Dodatečné informace č. 1 k zadávacím podmínkám k zadávacímu řízení s názvem „Provozování veřejných pohřebiší města Třince“
Dodatečné informace č. 1 k zadávacím podmínkám k zadávacímu řízení s názvem „Provozování veřejných pohřebiší města Třince“
Vážená paní / Vážený pane,
na základě zmocnění zadavatele – Město Třinec, Jablunkovská 160, 739 61 Třinec, IČ: 00297313 - Vám jako jeho zástupce poskytuji odpovědi na dotazy k zadávacím podmínkám k veřejné zakázce na služby s názvem: „Provozování veřejných pohřebiší města Třince“
Dotaz uchazeče A:
Veřejná zakázka je označena jako „Provozování veřejného pohřebiště“. Předmět veřejné zakázky (bod
3 zadávací dokumentace) je však označen jako správa veřejných pohřebišť města Třince včetně údržby zeleně na pohřebištích města Třince, stejně tak je označena jedna ze smluv – Mandátní smlouva na správu veřejných pohřebišť. Následně je uvedeno, že „správa“ spočívá v provozování pohřebišť podle § 18 odst. 1 a 2 zákona o pohřebnictví. Podle tohoto zákonného ustanovení však
„provozování pohřebišť“ v sobě zahrnuje - a) výkopové práce související s pohřbením a exhumací, b) pohřbívání lidských ostatků do hrobů nebo hrobek, c) provádění exhumací, ukládání, rozptyl a vsyp zpopelněných lidských pozůstatků, d) správu a údržbu veřejného pohřebiště, včetně komunikací a okolní zeleně, e) pronájem hrobových míst a f) vedení související evidence. Z toho vyplývá, že správa veřejného pohřebiště – viz pod písmenem d) je jednou z činností, tudíž užší pojem než provozování veřejného pohřebiště. Tedy jinak řečeno pod provozováním VP je zahrnuta i správa. V zadávací dokumentaci jsou však tyto pojmy ve vzájemném rozporu.
Dotazy: Pokud tedy následně jedna ze smluv je označena jako „Správa veřejných pohřebišť“, pak se jedná pouze o jednu dílčí činnost dle shora citovaného § 18 a tudíž se ptáme, na základě jaké smlouvy budou vykonávány ostatní činnosti spadající pod pojem provozování – viz činnosti pod písmeny a), b), c), e) a f) a je pod Vaším pojmem správa myšlena pouze správa veřejných pohřebišť tak, jak to má na mysli zákon o pohřebnictví nebo jste si tímto pojmem pozměnili zákonný pojem provozování veřejného pohřebiště? Máme ocenit správu za všechny činnosti dle definice správy VZ nebo pouze jako jednu z dílčích činností dle § 18 zákona o pohřebnictví?
Odpověď zadavatele na dotaz A:
Z právního hlediska je třeba vždy posuzovat právní úkony a to i včetně smluv podle jejich obsahu nikoli podle označení. Z předmětné smlouvy označené „Správa veřejných pohřebišť“ vyplývá naprosto přesně, jaký je rozsah činností dle této smlouvy a to z ustanovení 2.2.1 až 2.2.29. Činnosti uchazečem označené písmeny a), b), c), e) a f) jsou v těchto ustanoveních rovněž zahrnuty. Je nutné ocenit kompletní rozsah zakázky specifikovaný smlouvou.
Dotaz uchazeče B:
V zadávací dokumentaci (zadávací dokumentace.pdf, strana 4) a ve výzvě (2 výzva.pdf, strana 2) je vymezen rozsah veřejné zakázky takto: „Provozování veřejného pohřebiště zahrnuje výkopové práce související s pohřbením a exhumací, pohřbívání lidských ostatků do hrobů nebo hrobek, provádění exhumací, ukládání, rozptyl a vsyp zpopelněných lidských pozůstatků, správu a údržbu veřejného pohřebiště, včetně komunikací a okolní zeleně, pronájem hrobových míst a vedení související evidence. V zadávací dokumentaci dále není specifikován předpokládaný počet pohřbů a exhumací za rok (nebo v jiném časovém horizontu), rovněž není uvedeno jakým způsobem má být stanovena cena za výkopové práce související s pohřbíváním (tj. výkopy hrobů a související práce) a exhumací, ani není uvedeno, zda se má vybraná cena za tuto činnost odvádět zadavateli zakázky. V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace): 1_Příloha c. 2 - Návrh mandátní smlouvy správa - s plnou mocí je dle odstavce 2.1. Předmětem této smlouvy je správa pohřebišť v rozsahu daném touto smlouvou a podle ustanovení § 18 odst. 1 a 2 zákona č. 256/2001 Sb., o pohřebnictví (dále jen „Zákon“) a o změně některých zákonů, v platném znění na území města Třince, dle článku. 2.2.9. je ve znění : „ Zajištění úkonu pohřbení (demontáž hr. zařízení, provedení výkopu hrobu, otevření hrobky, uložení pozůstatků, zásyp hrobu, uzavření hrobky, úklid rovu po 6 týdnech, zpětná
montáž hr. zařízení, případné další sjednané služby – např. úklid sněhu a posyp nad rámec údržby) a dále dle čl. je v odstavci 4.1. stanoveno „ Za zajištění správy a provozu dle této MS přísluší mandatáři odměna ve výši Cena bez DPH: ..................................... Kč / 2 roky. Není ani zřejmé zda se mají příjmy za práce související s pohřbíváním a exhumací uvést do souboru „Rozpočet nákladů na správu a související činností na pohřebištích“, který bude použit pro výpočet nabídkové ceny (8.2. Způsob zpracování nabídkové ceny). Dotazy: Jakým způsobem se tedy budou hodnotit ceny za výkopové práce související s pohřbením a exhumací, pohřbívání lidských ostatků do hrobů nebo hrobek, provádění exhumací, ukládání, rozptyl a vsyp zpopelněných lidských pozůstatků? Nebo nejsou tyto práce a jejich ceny vůbec součástí veřejné zakázky, když tyto práce byly vymezeny v rozsahu veřejné zakázky a vyplývají z ustanovení § 18 odst. 1 a 2 zákona č. 256/2001 Sb., o pohřebnictví ( v příloze 1_Příloha c 2 - Rozpočet nákladů na správu pohřebišť je uvedeno : „vlastní správa v rozsahu dle výčtu činností vyjmenovaných v článku 2 této smlouvy vyjma bodů 2.2.8. až 2.2.10. (na náklady žadatele)“ ) ?
Podle ustanovení § 18 shora citovaného zákona v sobě provozování pohřebišť zahrnuje tyto činností:
・ výkopové práce související s pohřbením a exhumací,
・ pohřbívání lidských pozůstatků a lidských ostatků do hrobů nebo hrobek,
・ provádění exhumací, ukládání, rozptyl a vsyp zpopelněných lidských pozůstatků,
・ správu a údržbu veřejného pohřebiště, včetně komunikací a okolní zeleně, pronájem hrobových míst a vedení související evidence.
Vyčleněním údržby zeleně z logického a uceleného celku správy veřejných pohřebišť tedy došlo k nepochopitelnému roztříštění zákonem požadovaných činností pro provozování pohřebišť do dvou smluv. Z běžné praxe si nedovedeme představit oddělení údržby zeleně od správy pohřebišť. Podobně je to se zimní údržbou ploch a přípravou okolní zeleně v případě větších pohřbů, které se musí zabezpečit za jakéhokoliv počasí. Jsme přesvědčeni, že právě komplexní služba (soubor jednotlivých na sebe navazujících činností) vedly zákonodárce k definici § 18 shora citovaného zákona. Zeleň na hřbitově vyžaduje dle našeho názoru odlišný přístup k údržbě než plošná údržba veřejné zeleně na plochách ve městě.
Odpověď zadavatele na dotaz B:
Výkopové práce a další činnosti uvedené v rozpočtu „na náklady žadatele“ nejsou předmětem hodnocení této zakázky, protože tyto činnosti budou hrazeny samotnými objednavateli (žadateli) těchto služeb a částky za tyto výkony nebudou odváděny zadavateli. Dle MS xxxx 5.11 a 5.12 je mandatář povinen odvádět částky za vybrané nájemné a služby spojené s nájmem. Zmíněné práce a jejich ceny nejsou součástí ocenění zakázky a nebudou součástí hodnocení, proto není důvod, aby zadavatel předkládal podklady pro tvorbu těchto cen.
Co se týče údržby zeleně dle § 18 výše citovaného zákona, tak tato je rovněž předmětem zakázky, pouze ji upravuje samostatná smlouva, která však bude uzavřena se stejným dodavatelem jako smlouva s označením „Správa veřejných pohřebišť“, vzhledem k tomu, že všechny činnosti jsou předmětem jednoho zadávacího řízení a toto není rozděleno na části viz bod 3 zadávací dokumentace. Zimní údržba je součástí správy veřejných pohřebišť viz bod 2.2.23 smlouvy s označením „Správa veřejných pohřebišť“. Dodavatel tedy na základě zadávacího řízení bude poskytovat komplexní službu tak, jak uvádí uchazeč ve svém dotazu.
Dotaz uchazeče C:
V zadávací dokumentaci (zadávací dokumentace.pdf, strana 4) je stanoveno:
„ Údržba zeleně pohřebišť zahrnuje zejména:
・ údržbu biologických prvků (keřů, stromů, hrabání listí, kosení, hrabání a odvoz trávy)
・ údržbu technických prvků ( zametání chodníků a cest ) “
V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace): 1_Příloha c.3 - Návrh smlouvy údržba zeleně, je stanoveno dle odstavce 2.2. „Pod pojmem „práce“ se v této smlouvě rozumí veškeré činnosti, služby či dodávky nutné k provedení údržby pohřebišť definované v odst. 2.1 a 2.4. “ V odstavci 2.2 je stanoveno „Zhotovitel se zavazuje, na vlastní nebezpečí, odborně provádět pro
objednatele na základě schváleného harmonogramu prací pro daný rok a jednotlivých objednávek objednatele údržbu ploch na veškerých pozemcích dle grafického vymezení sektoru bez ohledu na vlastníka pozemku. Xxxxxxxxxx se zavazuje provádět údržbu pohřebišť v souladu s příslušnými právními předpisy a touto smlouvou s přihlédnutím k pokynům technického zástupce objednatele. Přitom v odstavci 2.1. je stanoveno :„Předmětem této smlouvy je závazek zhotovitele provádět dle požadavků objednatele údržbu zeleně na veřejných pohřebištích města Třince “ V odstavci 2.4. je následné vymezení : „ Specifikace a rozsah prací:
Předmět smlouvy je specifikován v přílohách:
č. 1. Grafické vymezení ploch pohřebišť a umístění prvků v něm;
č. 2. Standardní technologický předpis údržby zeleně na pohřebištích; č. 3. Rozpočet na 2 roky;
č. 5. Seznam subdodavatelů “
Zametání chodníků a cest není tedy stanoveno v příloze zadávací dokumentace: 1_Příloha c.3 – Návrh smlouvy údržba zeleně. Naopak v příloze zadávací dokumentace: 1_Příloha c. 2 - Návrh mandátní smlouvy správa - s plnou mocí-1 v článku 2.2.23 je stanoveno : „Provádění zimní údržby komunikací na pohřebištích v rozsahu stanoveném Řádem a během vegetační sezóny provádět jejich mechanické čištění zametáním na jaře (v týdnu před velikonocemi pokud není sněhová pokrývka), od
V. do IX. průběžně 1x měsíčně, 2 týdny a týden před „dušičkami“. Celkem tedy 8x za rok. “
Shrneme-li shora uvedené, pak pod pojem údržba zeleně byla zahrnuta i údržba technických prvků (zametání chodníků a cest), a tudíž smlouvu na údržbu zeleně by měla zahrnovat – s odkazem na tuto definici, také zametání chodníků a cest, přičemž tyto činnosti jsou zahrnuty do smlouvy na správu pohřebišť. Dotazy: Je tedy zametání chodníků a cest součástí „správy pohřebišť “ nebo „údržby zeleně pohřebištˇ“? Dle našeho názoru je vymezení do dvou smluv špatně a nesmyslně rozděleno. V souvislostí s rozdělením VZ do dvou smluv máme dotaz, proč, z jakého důvodu je jedna smlouva označena jako smlouva mandátní – tudíž mandatář bude vykonávat činnosti za mandanta a jeho jménem na jeho účet a druhá jako smlouva nepojmenovaná podle ustanovení
§ 269 obchodního zákoníku s použitím označení objednatel a zhotovitel, kde zhotovitel vlastním jménem a na vlastní odpovědnost vykonává činnosti, když podle zákona o pohřebnictví, § 16, je provozování veřejného pohřebiště službou ve veřejném zájmu zajišťovanou obcí v samostatné působnosti a podle odst. 2 téhož § zajišťuje-li provozovatel veřejného pohřebiště jeho provozování prostřednictvím jiné právnické nebo fyzické osoby, vztahují se na tuto osobu povinnosti, které zákon o pohřebnictví ukládá provozovateli veřejného pohřebiště. Co je zákonem myšleno pod pojem provozování pohřebiště bylo uvedeno shora, z jakého důvodu tedy jedna činnost bude vykonávána podle mandátní smlouvy a další podle smlouvy inominátní?
Odpověď zadavatele na dotaz C:
Zametání chodníků je stanoveno v obou smlouvách a to v návaznosti na činnosti, které těmito smlouvami mají být zajištěny. Podrobný popis v případě smlouvy na údržbu zeleně na pohřebištích je obsažen v přílohách této smlouvy a to v standardním technologickém předpise a položkovém rozpočtu. Jak již bylo uvedené výše, není rozhodující forma či název smlouvy, ale její obsah. V případě realizace údržby zeleně se obvykle používá smlouva o dílo, v tomto případě jelikož nebyly naplněny všechny znaky formy smlouvy o dílo, byla zvolena smlouva inominátní. I v tomto případě se na osobu, která bude údržbu vykonávat, vztahuje příslušná legislativa a zhotovitel je povinen jednat v souladu s pokyny objednatele.
Dotaz uchazeče D:
Vzhledem k našemu rozboru provedeném v bodě C) máme další dotaz: Existuje nějaký relevantní důvod pro rozdělení předmětu zakázky do dvou samostatných smluv?
V případě realizace takto zadané veřejné zakázky by mohlo dojít k situaci, že vybranému uchazeči (dodavateli) by byla vypovězena (bez udání důvodu nebo na základě hrubého porušení povinností zhotovitele) jedna ze dvou smluv SMLOUVA NA REALIZACI ÚDRŽBY ZELENĚ NA VEŘEJNÝCH POHŘEBIŠTÍCH MĚSTA TŘINCE nebo MANDÁTNÍ SMLOUVA „SPRÁVA
VEŘEJNÝCH POHŘEBIŠŤ MĚSTA TŘINCE“. DOTAZ: Prováděl by vybraný uchazeč činnost podle druhé smlouvy, pokud ano, které činnosti a v jakém rozsahu? Proč bylo stanoveno zadání zakázky pouze na 2 roky, když správa a údržba hřbitovů vzhledem ke své komplexnosti
a pietě vyžaduje potřebné technické vybavení, dobrou organizaci práce a dlouhodobě školené vedoucí zaměstnance?
Odpověď zadavatele na dotaz D:
Volbou dvou smluv zadavatel nijak neporušil zákon o veřejných zakázkách a neomezil uchazeče. Je zcela na zadavateli, jakou formou si zvolí zajištění obchodních podmínek po dodavateli. Pokud má dodavatel zájem realizovat zakázku, musí plně respektovat obchodní podmínky stanovené zadavatelem a to i včetně předepsané formy. Vzhledem k tomu, že zakázka není rozdělena na části, v případě ukončení jedné smlouvy, bude ukončena i smlouva druhá, aby mohlo být vypsáno nové zadávací řízení na komplexní předmět zakázky. Co se týče zadání zakázky na 2 roky, stanovení doby realizace zakázky je opět na zadavateli a zákon o veřejných zakázkách ani jiná legislativa mu nijak nestanoví min. dobu, na kterou musí zakázka zadána.
Dotaz uchazeče E:
V zadávací dokumentaci str. 6 je v odstavci 5. Kritéria pro hodnocení nabídek je věta:
„Nejvýhodnější nabídka má minimální hodnotu.“ Dotazy: Jaký význam má tato věta? Máme to chápat tak, že pokud uchazeč předloží nejnižší nabídkovou cenu – tedy nejvýhodnější, pak tato nabídka bude mít minimální hodnotu a nemá šanci na úspěch?
Další věta: „Nabídková cena musí obsahovat veškeré nutné náklady k realizaci předmětu zakázky“ Vzhledem k bodu B) a C) máme další dotaz: Můžete blíže specifikovat veškeré nutné náklady k realizaci předmětu zakázky, jedná se také o náklady na výkopové práce související s pohřbením a exhumací, pohřbívání lidských ostatků do hrobů nebo hrobek, provádění exhumací, ukládání, rozptyl a vsyp zpopelněných lidských pozůstatků?
Odpověď zadavatele na dotaz E:
Dle názoru zadavatele je hodnocení nabídek zcela jasné, vzhledem k tomu, že bylo stanoveno kritérium nejnižší nabídkové ceny, je tímto myšleno, že nejvýhodnější nabídka je ta, která má minimální hodnotu, tzn. nejnižší nabídkovou cenu.
Nutné náklady k realizaci jsou ty, které vzniknou při zajištění správy v souladu se zákonem, ale bez nákladů dle bodů 2.2.8 až 2.2.10. (na náklady žadatele). Tzn. cenu stanoví uchazeč dle rozpočtů, které jsou přílohou zadávacích podmínek. Způsob zpracování nabídkové ceny je uveden v bodě 8.2 zadávací dokumentace.
Dotaz uchazeče č. F:
V zadávací dokumentaci na straně 11 je požadováno toto: Způsob prokázání splnění těchto kvalifikačních předpokladů dle § 56 odst. 5 písm.b) zákona dokladů o vzdělání (diplom, maturitní vysvědčení, výuční list) a odborné kvalifikaci osob(certifikáty, oprávnění, autorizace apod.) na pozici hrobník. Dotaz: Proč je na pozici hrobník vyžadováno prokázání kvalifikačních předpokladů dle
§ 56 odst. 5 písm. b) zákona, když toto ustanovení vyžaduje prokázání kvalifikačních předpokladů vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení a osob odpovědných za poskytování příslušných služeb – viz odkaz číslo 48 v zákoně na § 9 odst. 3 Zákoníku práce. Požaduje tedy zadavatel, aby pozice hrobníka byla postavena na úroveň vedoucího zaměstnance?
Dále požadujete:
„hrobník (osoba zodpovědná za provádění výkopových prací na pohřebištích) musí mít kvalifikaci hrobník (kód: 69-005-E) nebo srovnatelnou kvalifikaci, a nebo min. 5 let praxe v oboru
administrátor pohřebiště musí mít ukončené středoškolské vzdělání, uživatelskou znalost práce na PC (Word, Excel) znalost legislativního rámce v oblasti pohřebnictví min. 1 rok praxe ve funkci administrátor pohřebiště nebo ve srovnatelné funkci,
pracovník v kanceláři pro styk s veřejností musí mít: min. 1 rok praxe ve funkci sjednavatel pohřbení nebo ve srovnatelné funkci
Dále uvádíte: „pracovník odpovědný za realizaci údržby zeleně musí mít min. středoškolské vzdělání v oboru zahradnictví či krajinná architektura či oboru obdobném, a min. 5 let praxe v oboru tzn. údržba zeleně, přičemž musel působit min. u tří obdobných zakázek jako je předmět výběrového řízení tj. údržba pohřebišť či péče o zeleň (údržba) a vegetační úpravy na veřejných prostranstvích ve finančním objemu min. 1.000.000,- Kč bez DPH za každou zakázku “
Domníváme se, že požadavky výše uvedené jdou nad rámec zákona o zadávání veřejných zakázek, když tento vyžaduje účast na obdobných zakázkách pouze u uchazeče ne u jednotlivých vedoucích zaměstnanců.
Dotazy: Domníváte se, že výše uvedení zaměstnanci se budou např. účastnit jednání se zadavatelem veřejné zakázky a budou zastupovat uchazeče, případně vyjednávat dodatky ke smlouvám? Co to znamená, že zaměstnanec musel působit u tří obdobných zakázek ve
finančním objemu min. 1.000.000,-Kč bez DPH za každou zakázku? Působil jeden den, nebo třeba jako dělník? Proč je vůbec požadováno u pracovníka odpovědného za realizaci údržby účast minimálně u 3 takových zakázek, zejména, když u uchazeče postačuje 1 zakázka?
Odpověď zadavatele na dotaz č. F:
Zadavatel nepožaduje, aby pozice hrobníka byla postavena na úroveň vedoucího zaměstnance, tato osoba spadá zcela logicky pod definici osoby odpovědné za poskytování příslušných služeb viz zákonné ustanovení, které uvedl uchazeč. O tom, kdo se bude za uchazeče účastnit jednání se zadavatelem veřejné zakázky, kdo bude zastupovat uchazeče, případně vyjednávat dodatky ke smlouvám zadavatel nerozhoduje.
Zadavatel požaduje v souladu se zákonem o veřejných zakázkách doložení realizace obdobné zakázky u uchazeče a rovněž v souladu § 56 odst. 2 písm. e) zákona prokázání odborné kvalifikace dodavatele nebo vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení a osob odpovědných za poskytování příslušných služeb. Zda je příslušná osoba nejlépe kvalifikována, pozná zadavatel s dosavadní praxe této osoby tzn. i z počtu realizovaných zakázek. Co se týče rozdílného počtu požadovaných zakázek, zadavatel tak stanovil proto, aby požadavkem na realizaci více obdobných zakázek neomezil uchazeče, kteří dělali za příslušné období (poslední tři roky) dlouhodobě jednu zakázku na provozování veřejných pohřebišť a na druhou stranu však zadavatel klade větší důraz na odbornost konkrétního pracovníka, který bude odpovědný za údržbu veřejné zeleně. Požadavek na působení této osoby u tří zakázek není časově omezen na poslední tři roky, tak jak je to u reference uchazeče. Požadavek na působení příslušné osoby u tří obdobných zakázek jako je předmět výběrového řízení tj. údržba pohřebišť či péče o zeleň (údržba) a vegetační úpravy na veřejných prostranstvích ve finančním objemu min. 1.000.000,- Kč bez DPH za každou zakázku, je myšlen tak, že tato osoba se sama podílela na realizaci těchto zakázek a je jedno, zda v postavení vedoucí osoby či v postavení dělníka.
Dotaz uchazeče G:
Zadavatel vůbec nespecifikoval požadavky na rychlost, kvalitu zimní údržby a mechanického zametání komunikací ploch, výkopy hrobů, exhumací apod. Přitom na základě zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách může požadovat popis technického vybavení a opatření používaných dodavatelem k zajištění jakosti a popis zařízení či vybavení dodavatele. Z tohoto vyplývá dotaz: Má zadavatel zájem zjistit technické vybavení uchazečů a kvalitu? Má zadavatel zájem na dosažení celkové kvality služeb při údržbě a správě pohřebišť v Třinci, když u většiny činností nespecifikoval požadavky na rychlost a kvalitu služeb?
Odpověď zadavatele na dotaz G:
U prací, které nesouvisejí přímo s pohřbením, např. údržba zeleně, jsou termíny prací uvedeny v standardním technologickém předpise, zimní údržba bude definována v řádu pohřebišť. MS definuje lhůty pro odvod nájemného, vedení El. evidence průběžně, zamykání pohřebišť dáno řádem pohřebišť. V řádu pohřebišť bude stanoven podrobně rozsah zimní údržby. Zadavatel nemá povinnost požadovat popis tech. vybavení uchazečů, zadavatel předpokládá, že požadované kvality služeb dosáhne tím, že uchazeč bude dodržovat podmínky, které si zadavatel stanovil v obchodních podmínkách, a ke kterým se uchazeč svým podpisem smluvně zaváže, a při nedodržení stanovených podmínek jsou v obchodních podmínkách sjednány sankce.
Dotaz uchazeče H:
V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace): 1_Příloha c. 2 - Návrh mandátní smlouvy správa - s plnou mocí je dle čl. 2.2.3. xxxxxxxxxx : „ ….provést kontrolu údajů v Elektronické evidenci pohřebišť v Třinci, které jsou povinné dle „zákona“, a chybějící údaje doplnit na základě vyžádání od nájemců či z dostupných podkladů správce pohřebiště do 31. 12. 2014 “ a dále v článku 2.2.17. je požadováno:
„Vedení průběžné kompletní evidence pohřebišť v systému Elektronická evidence pohřebišť v Třinci, který je ve správě mandanta. Neprodlené zavádění veškerých údajů o zemřelých, nájemcích, změně dispozic hrobového místa a další. Vše v rozsahu stanoveném Zákonem, Řádem, případně jiným nařízením mandanta.
Další článek 2.2.18 vyžaduje: „Měsíční odvod vybraných poplatků na základě výpisu z Elektronické evidence pohřebišť v Třinci do 15. dne následujícího kalendářního měsíce “. K tomu máme dotazy: Je Elektronická evidence pohřebišť (hrobových míst) k datu vypsání veřejné zakázky v provozu? Je vyžadováno zadavatelem prokázání schopnosti uchazeče tuto Elektronickou evidenci pohřebišť provádět a doplňovat? Pokud ano, jakým způsobem?
Odpověď zadavatele na dotaz H:
Elektronická evidence je ve zkušebním provozu, tudíž umožňuje správci vyzkoušet všechny možné druhy operací bez zásahu do skutečných dat. Jeho pokusy budou před ostrým provozem vymazány a nehrozí tedy navedení chybných údajů do ostré verze. Zadavateli stačí k prokázání schopnosti práce v el. ev. prokázat zadavatelem požadované kvalifikačními předpoklady na administrátora pohřebiště.
Dotaz uchazeče CH:
V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace) : 1_Příloha c. 2 - Návrh mandátní smlouvy správa - s plnou mocí je dle čl. 2.2.3. xxxxxxxxxx: „Zřídit kancelář pro styk s veřejností dostupnou do 15 min. pěší chůze od autobusového stanoviště v Třinci. Prostor samotný a bezprostřední okolí musí být důstojný natolik, aby neurážel cítění pozůstalých. Kromě kanceláře musí mít dveřmi oddělenou čekárnu s židlemi (min. 2) tak, aby klient nebyl nucen sdělovat údaje o sobě či zemřelém za účasti třetích osob. “
Dotazy: Kdy bude mandatář povinen požadovanou kancelář pro styk s veřejností zřídit? Je nutno doložit do nabídky uchazeče zajištění této kanceláře pro styk s veřejností (s požadovaným vybavením) dostupnou do 15 min. pěší chůze od autobusového stanoviště v Třinci?
Odpověď zadavatele na dotaz CH:
Předpokládá se, že mandatář bude požadovanou kancelář provozovat nejdříve od 2. 1. 2014, avšak tento termín je také závislý na ukončení zadávacího řízení. K zajištění této kanceláře splňující požadavky zadavatele se uchazeč zaváže podpisem obchodních podmínek v nabídce uchazeče, proto není nutné dokládat jiným způsobem zajištění této kanceláře v nabídce uhazeče.
Dotaz uchazeče I:
V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace): 1_Příloha c. 2 - Návrh mandátní smlouvy správa - s plnou mocí je stanoveno v odstavci 4.1. :
„Nestanoví-li tato MS jinak, vzniká mandatáři nárok na adekvátní podíl odměny dle součtu položek 1, 2 a 4 Rozpočtu za správu dle článku 2 této smlouvy za kalendářní měsíc, jen pokud v něm správu vykonával řádně, v souladu s touto MS. “K tomu máme dotaz: Co znamená pojem „adekvátní podíl odměny dle součtu položek 1, 2 a 4“?
Odpověď zadavatele na dotaz I:
Adekvátním podílem za kalendářní měsíc při rozpočtu na 1 rok je myšlena 1/12 odměny dle součtu položek 1, 2 a 4 Rozpočtu za správu za 1 rok (tj. 1/24 odměny stanovené za 2 roky).
Dotaz uchazeče J:
V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace) : 1_Příloha c. 2 - Návrh mandátní smlouvy správa - s plnou mocí je určeno dle odstavce 4.10.: „ Mandatář je povinen při fakturaci používat pouze jednotkové ceny, které jsou uvedeny v Rozpočtu “. Přitom v článku 2.2.29 je uvedeno : „ Mandatář je povinen vykonávat pro mandanta i další činnosti, které v této smlouvě výslovně specifikovány nejsou a které vyplývají pro provozovatele veřejných pohřebišť ze zákona č. 256/2001 Sb., o pohřebnictví a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, případně – kdyby tento právní předpis byl zrušen – z předpisu jej nahrazujícího. Rovněž podle odstavce 4.10 platí : „ V odměně dle čl. 4.1. jsou zahrnuty veškeré náklady mandatáře nutné pro zdárné splnění jeho závazku z této smlouvy ve sjednaném rozsahu a zisk mandatáře, mandatář není oprávněn mandantovi žádné další náklady účtovat, pokud přímo v této mandátní smlouvě není výslovně uvedeno jinak. “Dotaz: V příloze
zadávací dokumentace): 1_Příloha c. 2 - Návrh mandátní smlouvy správa - s plnou mocí nejsou obsaženy všechny činnosti a nejsou ve smlouvě specifikovány a mají být vykonávány ze zákona č. 256/2011 Sb., nemají být však fakturovány?
Odpověď zadavatele na dotaz J:
Nabídková cena má obnášet vše co vyžaduje zákon o pohřebnictví a zadavatelem definované činnosti ve smlouvách a jejích přílohách. Bude-li v budoucnu dodavatel pověřen jinou činností nutnou k provozování pohřebišť, nyní nedefinovanou, bude toto předmětem dodatku ke smlouvě a tedy i předmětem ocenění této činnosti.
Dotaz uchazeče K:
V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace): 1_Příloha č. 3 - Příloha návrhu smlouvy - Standardní technologický předpis údržby zeleně na pohřebištích je na straně 8 uvedeno, že původcem bioodpadu je zhotovitel, přitom je dále uvedeno na straně 7 až 8 bod 6) : „ V případě komunálního odpadu smí tento odpad sebraný v rámci údržby vegetačních prvků být vhozen do nádob na komunální odpad náležejících k danému hřbitovu.“ Původcem odpadu z údržby zeleně na hřbitovech v Třinci ( k.č. 20 02 01) je město Třinec.
Dotaz: Je možné tento nesoulad se zákonem napravit v zadávací dokumentaci?
Odpověď zadavatele na dotaz K:
Z hlediska zákona o odpadech se rozumí původcem odpadu právnická osoba nebo osoba oprávněná k podnikání, při jejichž činnosti vznikají odpady. Totéž platí v případě biologického odpadu vzniklého z údržby pohřebiště, kde na základě smlouvy osoba provádějící údržbu, se stává jeho původcem a zároveň na ní přecházejí veškeré povinnosti vyplývající z § 16 zákona č. 185/2001 Sb., o odpadech a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů (Povinnosti původců odpadů). V případě komunálních odpadů od občanů se stává původcem i vlastníkem odpadu město. Proto smí být komunální odpad uložen do nádob k tomu na pohřebištích určených. Jedná se tedy o úklid odpadků občanů města. (Pokosená tráva a shrabané listí, nevznikají ani činností občanů ani činností města.)
Dotaz uchazeče L:
V přiložené dokumentaci (příloha zadávací dokumentace): Příloha číslo 2 – Návrh mandátní smlouvy na správu – je pod bodem 2.2.23 uvedeno: Provádění zimní údržby komunikací na pohřebištích v rozsahu stanoveném Řádem …. Řád veřejných pohřebišť na území města Třinec – vnitřní směrnice č. 9/2008 – v celém svém obsahu nikde neuvádí rozsah zimní údržby.
Dotazy: V jakém rozsahu (kdy má být zahájena údržba, odstraňování a zmírňování závad ve sjízdnosti a schůdnosti na komunikacích a plochách na pohřebištích, mají se držet pohotovosti zimní údržby, jaké jsou priority - pořadí hřbitovů dle nástupu na odstraňování a zmírňování závad ve sjízdnosti a schůdnosti na komunikacích a plochách, atd.) tedy má být prováděna zimní údržba komunikací na pohřebištích? Podle čeho se tedy má uchazeč řídit a dle jakého rozsahu je třeba určit nabídkovou cenu těchto prací?
Odpověď zadavatele na dotaz L:
Zimní údržba bude podrobněji definována v novém řádu pohřebišť – kdy zahájit, v jakém rozsahu vykonat. Vzhledem k rozsahu zpevněných ploch na pohřebištích, nemá určení priorit vliv na cenu. Pro účely stanovení nabídkové ceny, jsou uchazeči povinni vycházet z předpokládaného rozsahu stanoveného v rozpočtu.
S ohledem na výše uvedené dodatečné informace se zadavatel rozhodl prodloužit lhůtu pro podání nabídek, tzn. ustanovení 11 zadávací dokumentace se mění následovně:
Obálka obsahující nabídku a doklady k prokázání splnění kvalifikace bude doručena doporučeně poštou nebo osobním podáním (v pracovních dnech v době od 8:00 do 15:00 hod.) na adresu osoby pověřené činnostmi zadavatele - McGreen a.s., nám. Svobody 527, 739 61 Třinec, a to nejpozději do konce lhůty stanovené pro podávání nabídek, tj. do 5. 12. 2013 do 08:30 hodin.
V návaznosti na výše uvedené se mění i ustanovení 12 zadávací dokumentace následovně:
Otevírání obálek s podanými nabídkami proběhne dne 5. 12. 2013 v 09:00 hodin v sídle zadavatele –
MěÚ Třinec, Jaxxxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxx.
V případě jakýchkoli dotazů či nejasností mne, prosím, kontaktujte na kontaktech uvedených níže.
S pozdravem a přáním hezkého dne
Mgr. et Xx. Xxxxx Xxxxxxx
Mobil: 000 000 000