Všeobecné podmínky čl. 16

VÝKLAD PODMÍNEK UZNATELNOSTI NÁKLADŮ

dle Všeobecných podmínek č. 6

Čl. 16, bod 2

„Uznané náklady musí být:

a) vynaloženy v souladu s cíli programu a musí bezprostředně souviset s řešením projektu,

b) způsobilými náklady,

c) prokazatelně zaplaceny příjemcem (prosincové náklady musí být uhrazeny do dne podání průběžné zprávy, nejpozději však v lednu následujícího roku),

d) doloženy průkaznými doklady (z dokladů musí být zřejmé, že byly splněny všechny podmínky uznatelnosti dle čl. 16 a 17),

e) přiměřené (musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým)

f) a vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti (minimalizace nákladů/výdajů při respektování cílů projektu), účelnosti (přímá vazba na projekt a nezbytnost pro řešení projektu) a efektivnosti (maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu), přičemž

splnění těchto podmínek se prokazuje v rámci hodnotících a kontrolních procesů, popř. na žádost poskytovatele.“

Vysvětlení

„Uznané náklady musí být způsobilými náklady“:

Způsobilými jsou dle zákona č. 130/2002 Sb., § 2 takové náklady nebo výdaje ve výzkumu, vývoji a inovacích, které mohou být příjemcem vynaloženy na činnosti ve výzkumu, vývoji a inovacích nebo v souvislosti s nimi.

„Uznané náklady musí být prokazatelně zaplaceny příjemcem (prosincové náklady musí být uhrazeny do dne podání průběžné zprávy, nejpozději však v lednu následujícího roku)“:

Příklad

Uznatelné jsou například tyto náklady:

Náklad za výzkumné služby realizované v prosinci, datum uskutečnění zdanitelného plnění

je v prosinci, faktura je uhrazena 16. 1. následujícího roku. Průběžná zpráva je odevzdána 31. 1. Prosincové mzdy vyplacené 14. 1. Průběžná zpráva je odevzdána 30. 1.

Neuznatelné jsou tyto náklady:

Náklad za výzkumné služby realizované v prosinci, datum uskutečnění zdanitelného plnění

je v prosinci, faktura je uhrazena 16. 1. následujícího roku. Průběžná zpráva je odevzdána 10. 1.

Náklad za výzkumné služby realizované v prosinci, datum uskutečnění zdanitelného plnění

je v prosinci, faktura je uhrazena v únoru následujícího roku. Průběžná zpráva je odevzdána 31. 1. Úhrada služby, která bude dodána v následujícím roce. (Přestože k úhradě dojde v prosinci, služba bude dodána až v následujícím roce. Účetně náklad vznikne také až v následujícím roce.)

„Uznané náklady musí být doloženy průkaznými doklady (z dokladů musí být zřejmé, že byly splněny všechny podmínky uznatelnosti dle čl. 16 a 17).“:

PRŮKAZNÉ DOKLADY = doklady, které prokazují splnění podmínek uznatelnosti, tzn. prokazují

existenci nákladu (smlouvy, faktury, jiné daňové doklady), že došlo k plnění (předávací protokol,

úhradu nákladu (výpis z běžného účtu,

souvislost s projektem a jeho nezbytnost pro realizaci výsledků a naplnění cíle (smlouvy, interní doklady např. objednávky, zprávy ze služebních cest) – v případě kontroly je možné i ústní vysvětlení

přiměřenost a hospodárnost nákladu (cenové nabídky, dokumentaci k výběrovému řízení, znalecký posudek, ceníky z období vzniku nákladu, …)

„Uznané náklady musí být přiměřené (musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým).“:

Přiměřenost nákladu úzce souvisí s časem a místem plnění.

Příklad

Hlavní řešitel projektu se bude účastnit konference, kde chce získat poznatky o nových možnostech řešení problému, který se vyskytl i v „jeho“ projektu. Konference se koná ve stejném termínu, v jakém se nedaleko koná i mezinárodní strojírenský veletrh. Vzhledem k vysoké poptávce po ubytování, navýšily hotely a penziony v tomto období cenu ubytování až o 100 %. Hotel, který řešitel dříve užíval při svých služebních cestách a kde se cena ubytování pohybuje mezi 1.200,- až 1.400,- Kč/osobu/noc, nyní nabízí nejlevnější ubytování za 2.300,- Kč. Zatímco v jiném termínu by tato cena byla nepřiměřená a nehospodárná, v čase konání konference se jedná o cenu, která je v místě a čase obvyklá a náklad by tedy splňoval podmínku přiměřenosti.

„Uznané náklady musí být doloženy průkaznými doklady (z dokladů musí být zřejmé, že byly splněny všechny podmínky uznatelnosti dle čl. 16 a 17).“:

HOSPODÁRNOST = použití minimálního množství prostředků k zajištění stanovených výstupů a cílů při dodržení odpovídající kvality. Zásada je naplněna buď transparentním postupem při výběru dodavatelů (dle zákona č. 134/2016 Sb., o veřejných zakázkách,

ve znění pozdějších předpisů) nebo posudky soudních znalců pro příslušné oblasti.

Příklad

Příjemce potřebuje pro projekt vyrobit speciální boxy pro chov hmyzu. Dodávky bude potřebovat průběžně po dobu 2 let, první boxy musí být k dispozici do půl roku. Požadavky na tyto boxy pošle 5potenciálním dodavatelům s žádostí o cenovou nabídku. Vrátí se mu 4 nabídky.

nabídka A: cena 230.000,- Kč, termín dodání za 12 měsíců od objednávky nabídka B: cena 600.000,- Kč, termín dodání do 10 pracovních dní od objednávky nabídka C: cena 380.000,- Kč, termín dodání do 2 měsíců od podpisu smlouvy nabídka D: cena 275.000,- Kč, termín dodání do 3 měsíců od objednávky

Uznatelné náklady jsou náklady dle varianty d). Neuznatelné náklady jsou náklady dle variant a), b), c).

Nejhospodárnější je sice varianta A, ale termín dodání neodpovídá požadavku příjemce. Druhá nejhospodárnější je varianta D. Varianta B by nesplňuje podmínku hospodárnosti nákladu, neboť se jedná o nejdražší variantu. Rovněž varianta C není nejhospodárnějším řešením,

a ačkoliv by příjemce rád tohoto dodavatele upřednostnil (má s ním velmi dobré zkušenosti), nebudou tyto náklady splňovat podmínky uznatelnosti a nelze ho tedy financovat z prostředků projektu.

Uznatelným nákladem bude částka 275.000,- Kč, tj. varianta D, která je nejhospodárnější varianta při splnění požadavků příjemce.

ÚČELNOST = každý způsobilý náklad musí být prokazatelně nezbytný pro realizaci projektu a mít přímý vztah k projektu.

Příklad 1 a 2

Jedním z výsledků projektu je uspořádání konference. Příjemce z důvodu nižších nákladů uspořádá konferenci mimo město, kde sídlí. Konference se zúčastní 2 řešitelé projektu, kteří budou v místě 1 noc ubytováni. → náklady na jejich ubytování jsou uznatelnými náklady projektu (při respektování zásad hospodárnosti).

Hlavní řešitel projektu se v posledním měsíci řešení projektu účastní konference, která se částečně týká tématu, které řeší projekt. Ze zprávy ze služební cesty vyplývá, že důvodem účasti

bylo získání nových poznatků k danému tématu. → Vzhledem k tomu, že tato účast na konferenci již nijak nepřispěla k realizaci výsledků projektu a jeho cíle, náklady na tuto služební cestu nesplňují podmínku účelnosti a nejsou tedy uznatelnými náklady projektu.

EFEKTIVNOST = takové použití prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených

na jejich plnění (tj. maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy).

Čl. 16, bod 3

„Za uznaný náklad se nepovažuje poskytnuté plnění mezi hlavním příjemcem a dalšími účastníky či dalšími účastníky navzájem.“

Vysvětlení

Každý účastník projektu si vykazuje náklady, které mu vznikly v souvislosti s řešením projektu sám, v rámci svého rozpočtu. Z tohoto důvodu jsou veškeré náklady fakturované jednomu účastníkovi projektu jiným účastníkem projektu neuznatelnými náklady projektu.

Příklad

Pro řešení projektu je nezbytná účast na konferenci XY. Mají se jí účastnit 2 členové řešitelského týmu, jeden z nich je zaměstnanec dalšího účastníka, druhý je zaměstnanec hlavního příjemce projektu.

Účastnický poplatek ve výši 2.000,- Kč/osobu je fakturován příjemci, který účast obou řešitelů zajišťoval. Příjemce pak vystaví dalšímu účastníkovi fakturu na 1 poplatek tj. 2.000,- Kč a současně uhradí organizátorovi konference oba poplatky, tj. 4.000,- Kč.

Uznatelným nákladem pro příjemce je konferenční poplatek za svého zaměstnance, tj. 2.000,- Kč. Náklad dalšího účastníka (doložený fakturou od příjemce) ve výši 2.000,- Kč, je neuznaným nákladem. POZN: Pokud chce další účastník tento náklad zahrnout do nákladů projektu, musí mít fakturu od organizátora projektu.

Čl. 16, bod 5

„Na každý náklad se pohlíží tak, jako by byl financován z poskytnuté podpory a neveřejného zdroje v poměru podle intenzity poskytnuté podpory daného účastníka na celou dobu řešení projektu...“

Vysvětlení

Prostředky projektu se skládají z veřejných prostředků poskytnutých na základě Smlouvy o poskytnutí veřejné podpory (dotace) a z prostředků, které do projektu vkládá příjemce. (Jejich výše je závislá

na intenzitě podpory.) Náklady projektu se pak hradí jak z dotace, tak z prostředků vložených příjemcem. Pro uznatelnost nákladů přitom není podstatné, z jakých prostředků se náklad skutečně hradí. Důležité je pouze to, zda náklad splňuje podmínky uznatelnosti. Pro potřeby kontrol

se pak na každý náklad pohlíží tak, jako by byl financován z poskytnuté podpory a neveřejného zdroje (prostředků vložených příjemcem) v poměru dle intenzity podpory.

Příklad

Projekt ve výši 2 mil. Kč je hrazen z 80 % z veřejných prostředků a 20 % dofinancovává příjemce. Jelikož osobní náklady projektu činí také 20 %, rozhodl se příjemce, že osobní náklady bude financovat z vlastních prostředků a veškeré ostatní náklady z prostředků dotace.

Při kontrole bylo zjištěno, že náklad za službu ve výši 50.000,- Kč nesplňuje podmínky uznatelnosti. Ačkoliv byl celý tento náklad hrazen z veřejných prostředků, v souladu s výše uvedeným ustanovením Všeobecných podmínek je na něj pohlíženo tak, jako by bylo 20 % hrazeno ze zdrojů příjemce a 80 % z dotace, tzn. že z dotace bylo hrazeno pouze 40.000,- Kč a neuznaným nákladem je tedy 40.000,- Kč.

Čl. 16, bod 8

„V případě, že příjemce je plátcem daně z přidané hodnoty a má nárok na odpočet daně dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění, nelze tuto daň z přidané hodnoty považovat za uznaný náklad.“

Vysvětlení

Daň z přidané hodnoty může být způsobilým nákladem/výdajem pouze za předpokladu,

že způsobilým nákladem/výdajem je rovněž plnění, ke kterému se daň vztahuje a příjemce/další účastník nemá nárok na její odpočet dle zákona č. 235/2004 sb. o dani z přidané hodnoty. (Pokud existuje nárok na odpočet DPH, není DPH způsobilé bez ohledu na to, zda byl odpočet

nárokován či nikoliv.)

Subjekty, které mohou uplatnit nárok na odpočet DPH částečně na základě koeficientu, použijí pro výpočet způsobilé části DPH koeficient dle posledního daňového přiznání. Pokud je plnění způsobilým nákladem pouze z části, je způsobilým nákladem rovněž pouze odpovídající část DPH vztahující se k tomuto plnění.

Všeobecné podmínky čl. 17

OSOBNÍ NÁKLADY

Čl. 17, bod 3

„Osobní náklady zahrnují mzdové náklady, zvýšené o další náklady, které za zaměstnance hradí zaměstnavatel, tj. povinné pojištění, část nákladů na sociální pojištění a část nákladů na všeobecné zdravotní pojištění. Dále sem patří náklady na povinnosti zaměstnavatele vyplývající z platných vnitřních předpisů (FKSP, příspěvek na penzijní, životní pojištění, sociální fond apod.). Odměny

dle § 134 a 134a zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce nebo obdobných předpisů mohou

být vypláceny jen pracovníkům, kteří jsou zaměstnanci podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a podílí se na řešení předmětného projektu (tj. prokazatelně pracují na projektu částí svého úvazku). Náklady na tyto odměny jsou uznatelné jen pokud jsou řádně zdůvodněny, a to do výše maximálně dvou měsíčních platů za práci na projektu dle platného mzdového/platového výměru nebo smlouvy o mzdě při zohlednění výše úvazku na projektu a počtu měsíců odpracovaných na projektu v daném kalendářním roce.

Mzdy nebo platy, odměny z dohod o pracovní činnosti či dohod o provedení práce musí odpovídat schválenému mzdovému, platovému výměru, dohodě o pracovní činnosti/provedení práce a případně internímu předpisu příjemce.

V případě náhrad jsou způsobilými náklady veškeré náhrady dle zákoníku práce (a to u pracovníka s pevně stanoveným pracovním úvazkem v projektu).

Osobě samostatně výdělečně činné jakožto samostatnému příjemci náleží odměna za činnost při řešení návrhu projektu, pokud odpovídá hodinové sazbě zaměstnanců s obdobnou kvalifikací či zkušeností (je v místě a čase obvyklá).

Mezi osobní náklady dále spadají stipendia uvedená v § 91 odst. 2 písm. c) zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), resp. jeho poměrnou část, pokud je z rozhodnutí o udělení stipendia zřejmé, že je uděleno na výzkumnou činnost v rámci projektu.“

Vysvětlení

OSOBNÍ NÁKLADY ZAHRNUJÍ:

a) veškeré složky mzdy/platu uvedené na mzdovém/platovém výměru

b) náhrady hrazené zaměstnanci zaměstnavatelem dle zákoníku práce (za dovolenou, návštěvu lékaře, za státní svátek, …)

c) povinné odvody a platby zaměstnavatele za zaměstnance (odvody za zaměstnance na sociální pojištění, odvody za zaměstnance na zdravotní pojištění, úrazové a jiné pojištění, pokud

je vyžadováno zvláštním právním předpisem)

d) platby hrazené na základě interní směrnice organizace musí vyplývat z interního předpisu platného již před zahájením projektu a platného pro celou organizaci a všechny zaměstnance

organizace

Příklad

Zaměstnavatel hradí na základě kolektivní smlouvy všem zaměstnancům příspěvek na penzijní pojištění ve výši 500,- Kč/měsíčně. Na projektu pracuje zaměstnanec A, a to úvazkem 0,5

a zaměstnanec B úvazkem 0,25. Dále hradí zaměstnancům pracujícím na projektech TA ČR příspěvek na životní pojištění 1.000,- Kč měsíčně.

Uznatelným nákladem projektu je u zaměstnance A část nákladů na penzijní připojištění ve výši 250,- Kč (úvazek 0,5 x 500,- Kč) a u zaměstnance B ve výši 125,- Kč (úvazek 0,25 x 500,- Kč).

Neuznatelným nákladem jsou veškeré náklady na životní pojištění, neboť příspěvek na životní pojištění je hrazen pouze zaměstnancům projektu. Náklad by byl neuznatelný i v případě, že by povinnost hradit příspěvek zaměstnancům projektů TAČR také vyplýval z kolektivní smlouvy. (Příspěvek musí být poskytován všem zaměstnancům bez ohledu na to, zda pracují na projektu TA ČR či nikoliv.)

e) náklady na mimořádné odměny za splnění mimořádného nebo zvlášť významného úkolu, a to maximálně do výše 2 platů na projektu (při výpočtu se vychází z částky uvedené

na mzdovém/platovém výměru)

Příklad 1 a 2

Zaměstnanec příjemce pracoval na projektu od dubna do prosince úvazkem 0,6. Jeho plat dle mzdového výměru činí 40.000,- Kč. □ Uznatelná výše nákladů na odměny = 36.000,- Kč

Výpočet: 2 x plat na projektu 2 x (0,6x40.000) = 48.000,- Kč, při odpracovaných 9 měsících činí max výše odměny: 48.000: 12 x 9 = 36.000,- Kč

Zaměstnanec má sjednánu mzdu takto: základ – 25.000,- Kč, osobní ohodnocení 7.000,- Kč. Na projektu pracuje úvazkem 0,25. Maximální výše odměn zahrnutých do projektu tedy činí

16.000,- Kč/rok (měsíční mzda x úvazek x 2). Pokud by tento zaměstnanec pracoval na projektu pouze 3 měsíce, pak jeho maximální odměna na projekt může být 4.000,- Kč.

f) stipendia – pouze pokud z rozhodnutí o udělení stipendia je zřejmé, že je uděleno na výzkumnou činnost v rámci projektu

Příklad

Student A odpracoval na projektu v daném měsíci 20 hodin. Tento student pobírá prospěchové stipendium ve výši 1.500,- Kč/měsíčně. Student B pobírá stipendium za výzkumnou práci na projektu XY ve výši 3.000,- Kč/měsíčně.

Uznatelné náklady jsou náklady na stipendium studenta X. Náklady na stipendium studenta A jsou neuznatelným nákladem.

Důležité pro uznání nákladů:

náklady se musí vztahovat k práci vykonané zaměstnanci v rámci projektu, práce musí vést k naplnění výsledků a cíle projektu

musí být zřejmý rozsah a druh práce vykonávané na projektu:

a) zaměstnanec má smluvně sjednaný úvazek na projektu, zpravidla formou dodatku k pracovní smlouvě nebo je uveden v dohodě o provedení práce/pracovní činnosti a stejným způsobem je upraven i popis práce vykonávané na projektu

b) zaměstnanec vyplňuje pracovní výkazy projektu – zaměstnanec vyplňuje každý měsíc pracovní výkaz, z něhož je zřejmý rozsah práce odvedené na projektu a jaké práce pro projekt konal. (Konkrétní podobu pracovního výkazu stanovuje příjemce.)

OSVČ

v případě, že OSVČ je příjemcem/dalším účastníkem projektu lze náklady na jeho odměnu za práci vykazovat jako osobní náklady;

odměna musí být přiměřená: za přiměřenou výši odměny se považuje odměna odpovídající odměně ostatních členů realizačního týmu, kteří pracují na projektu na základě pracovní smlouvy /DPP/DPČ nebo odměna, kterou OSVČ získala z předchozích zakázek (nutno doložit smlouvami o dílo, fakturami, výpisy z účtu)

podkladem pro vznik nákladu musí být pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti

Uznatelné mohou být pouze skutečné náklady, vyčíslené na základě sjednané mzdy a úvazku/počtu hodin na projektu.

Pokud příjemce pro výpočet osobních nákladů využívá hodinové sazby, je nutné vyčíslit hodinovou sazbu každého zaměstnance pracujícího na projektu a následně stanovit výši osobních nákladů

na konkrétního zaměstnance. Nelze tedy využít průměrnou sazbu ve firmě, ani interně stanovené sazby pro jednotlivé profese.

Jako nejjednodušší způsob výpočtu uznatelných nákladů ze doporučit tento postup:

Stanovení úvazku odpracovaného na projektu

úvazek na projektu může být sjednán pevně v dodatku k pracovní smlouvě nebo je evidována doba odpracovaná na projektu v pracovních výkazech. V případě, kdy je vykazován počet hodin na projektu, stanoví se úvazek jako podíl hodin odpracovaných na projektu k celkovému počtu odpracovaných hodin v daném měsíci;

očištění superhrubé mzdy od částek, které nesplňují podmínky uznatelnosti (např. odměny převyšující dvojnásobek platu/mzdy na projektu);

násobíme superhrubou mzdu výši úvazku na projektu a získáme maximální výši uznatelných osobních nákladů na daného zaměstnance.

Tento způsob lze použít pouze v případech, kdy zaměstnanec nemá sjednány různé osobní příplatky pro různé projekty či činnosti.

Příklad

Příjemce měl v daném roce tyto mzdové náklady:

a) zaměstnanec A (pracoval na projektu po celý rok úvazkem 0,2): sjednaná mzda: 30.000,- Kč/měsíčně

vyplacené odměny za rok: 100.000,- Kč

skutečná roční hrubá mzda dle mzdového listu (vč. náhrad a odměn): 485.000,- Kč

b) zaměstnanec B (pracoval na projektu od června do listopadu úvazkem 0,5) sjednaná mzda: 45.000,- Kč/měsíčně

vyplacené odměny za rok: 60.000,- Kč

skutečná roční mzda dle mzdového listu (vč. náhrad a odměn): 609.000,- Kč, z toho za období červen až listopad 305.500,- Kč

MAXIMÁLNÍ VÝŠE UZNATELNÝCH NÁKLADŮ:

a) zaměstnanec A:

uznatelná výše odměn: úvazek na projektu 0,2 x 60.000 (dvojnásobek mzdy) = 12.000,- Kč mzdové náklady na projekt: roční hrubá mzda – neuznatelná část odměn

= 485.000 – 88.000 = 397.000,- Kč

zákonné odvody odpovídající hrubé mzdě na projekt: 397.000 x 0,338 (odvody na sociální a zdravotní pojištění v r. 2020 činily 33,8 %) = 134.186,- Kč

b) zaměstnanec B:

hrubá mzda za období práce na projektu x úvazek: 305.500 x 0,5 = 152.750,- Kč zákonné odvody: 51.629,50 Kč

celkové osobní náklady projektu: 152.750 + 51.630 = 204.380,- Kč

NÁKLADY NA ODMĚNY VYPLÁCENÉ K ŽIVOTNÍM NEBO PRACOVNÍM JUBILEÍM NEJSOU UZNATELNÝMI NÁKLADY PROJEKTŮ TA ČR.

Doklady vyžadované při kontrole na místě:

přehled všech složek osobních nákladů za jednotlivé zaměstnance v jednotlivých měsících + roční součty

pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti vč. dodatků platové/mzdové výměry

mzdové listy

pracovní výkazy, pokud ve smlouvě není sjednán přímo druh práce na projektu a výše úvazku na projektu

vnitřní předpisy upravující tuto oblast

odůvodnění odměn, pakliže byly vyplaceny a zahrnuty do nákladů projektu další dle požadavků kontrolujících

Poznámka:

Při kontrole se nelze vyhnout předložení dokladů ani v případě, že doklady obsahují i údaje nesouvisející s projektem. Doporučujeme tedy mít informovaný souhlas zaměstnanců projektu dle platné legislativy ještě před zahájením projektu.

NÁKLADY NA INVESTICE

Čl. 17, bod 4

„Investice zahrnují výdaje na pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, který lze odepisovat podle zákona o dani z příjmu. Za způsobilé náklady na pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku potřebného pro řešení projektu je považována pouze ta část pořizovací ceny investice, která je rovna výši odpisů odpovídající délce trvání projektu, a době využívání majetku pro potřeby řešení projektu vypočtené pomocí zavedených účetních postupů. Při odepisování lze použít účetní nebo daňové odpisy. V případě, že budou využity účetní odpisy, délka odepisování nesmí být kratší než doba stanovená u daňových odpisů a výše ročních odpisů nesmí být vyšší než výše odpisů stanovená dle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.“

Vysvětlení

Do této položky rozpočtu se zahrnují náklady/výdaje vynaložené na nákup dlouhodobého majetku, který lze odepisovat podle zákona o dani z příjmu, tj. majetku s délkou použitelnosti větší než 1 rok

a pořizovací cenou vyšší než:

40.000,- u hmotného majetku 60.000,- u nehmotného majetku

UPOZORNĚNÍ:

1. V projektech, které jsou aktuálně v realizaci, nejsou náklady na investice povoleny!

2. Účetně není pořízení dlouhodobého majetku nákladem! Účetně jsou investice zachyceny

na účtech účtové třídy 0. (V případě pochybností, zda se jedná/nejedná o investici Vám jistě poradí účetní.)

3. Pokud majetek jednorázově spotřebuji např. při výrobě prototypu, pak se nejedná o investici, ale o materiál (doba použitelnosti je kratší než 1 rok).

Důležité pro uznání nákladů:

majetek musí být prokazatelně využíván pro projekt (doložit možno např. přístrojovým deníkem) částka uplatněná v projektu nesmí překročit výši daňových odpisů za dobu využívání majetku pro projekt

uznatelná je pořizovací cena do výše odpisů po celou dobu trvání projektu, po zohlednění využití majetku po celou dobu jeho životnosti

Příklad 1 a 2

Příjemce pořídí bezprostředně po zahájení projektu, který bude trvat 5 let, hmotný majetek

v pořizovací ceně 500.000,- Kč. Tento majetek bude dle zákona o dani z příjmu odepsán právě po 5 letech. Předpokládaná doba životnosti je 5 let, předpokládané využití v projektu je 80 %. Uznatelná výše nákladů je 400.000,- Kč (80 % z pořizovací ceny).

Příjemce pořídí pro potřeby 3letého projektu přístroj, jehož pořizovací cena bude 50.000,- Kč.

Tento přístroj bude využíván po dobu trvání projektu ze 100 % pro projekt a jeho využití

se předpokládá ještě 1 rok po skončení projektu. Ke stanovení výše uznatelných nákladů je třeba vycházet ze skutečnosti, že majetek bude využíván i po skončení projektu. Pořizovací cenu je tedy třeba rozpočítat dle míry využití majetku v projektu. Vzhledem k tomu, že daňové odpisy jsou stanoveny na 3 roky, využijeme v tomto případě účetní odpisy. Uznatelným nákladem budou účetní odpisy za 3 roky, tedy při rovnoměrném odepisování 37.500,- Kč (roční účetní odpis

je 12.500,- Kč).

Doklady vyžadované při kontrole na místě:

kupní smlouva, příp. objednávka faktura

doklad o zaplacení

doklad o dodání/převzetí/uvedení do užívání karta majetku

doklady k výběru dodavatele (prokázání hospodárnosti výdaje) jiné dle požadavků kontrolujících

NÁKLADY NA SUBDODÁVKY

Čl. 17, bod 5

„Náklady na subdodávky představují náklady na služby výzkumné povahy. Dodavatelem subdodávek nesmí být člen řešitelského týmu nebo osoba spojená (ve smyslu § 23 odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, s příjemcem. Náklady na subdodávky jsou omezeny 20 % z celkových uznaných nákladů všech účastníků projektu za celou dobu řešení; to neplatí ve veřejné zakázce ve výzkumu, vývoji a inovacích, kde tyto náklady může poskytovatel v souladu se ZZVZ omezit věcně v zadávacích podmínkách.“

Vysvětlení

Do této položky rozpočtu patří náklady/výdaje vynaložené na nákup subdodávek. O subdodávky se jedná pouze v případě, že dodavatel dělá část výzkumné, resp. vývojové činnosti. Ostatní služby (např. překlady, právní služby, doprava apod.) by měly být vykazovány v kategorii „Další provozní náklady“. Posouzení, zda se jedná o výzkumnou/vývojovou činnost, by měl vždy provést příjemce a své rozhodnutí musí být schopen vysvětlit a obhájit při případné kontrole.

Důležité pro uznání nákladů:

dodaná služba/subdodávka musí být dodána pro potřeby projektu, musí přispět k naplnění jeho cíle, či realizaci jeho výsledků

dodavatelem nesmí být osoba spojená (dle zákona o daních z příjmu), zaměstnanec nebo další účastník projektu

Příklad

Uznatelné jsou např. náklady:

Příjemce deleguje přesně vymezenou a specifikovanou část výzkumu na jinou společnost, která má lepší vybavení pro provedení této části výzkumu. Dodavatel za svou práci pravidelně fakturuje, a to v souladu se smlouvou o dílo, kterou s příjemcem uzavřel.

Neuznatelné jsou např. náklady na:

subdodávku dodanou dceřinnou společností příjemce;

výzkumné práce dodané jedním z řešitelů projektu (OSVČ) na základě Smlouvy o dílo; výzkumné práce dodané dalším účastníkem projektu;

účtované na projekt na základě tzv. vnitrofaktury, kdy dodavatelem je jiná organizační složka příjemce (Tyto náklady mohou být uznatelné v jednotlivých nákladových kategoriích po předložení primárních dokladů k osobním nákladům, spotřebě materiálu apod.)

UPOZORNĚNÍ:

Náklady na služby, které svým charakterem nejsou výzkumnou/vývojovou činností např. provádění rutinních měření, zpracování naměřených údajů do tabulek, servis a kalibrace přístrojů, příprava ploch k provádění experimentů (pokládka asfaltu, sečení, orba, výstavba oplocení, …), pronájem prostor nebo zařízení k řešení projektu apod. se pro účely projektů

TA ČR nepovažují za subdodávky, ale je třeba je vykazovat v rámci ostatních přímých nákladů.

Doklady vyžadované při kontrole na místě:

kupní smlouva, příp. objednávka faktura

doklad o zaplacení doklad o dodání/převzetí

doklady k výběru dodavatele další dle požadavků kontrolujících

OSTATNÍ PŘÍMÉ NÁKLADY

Čl. 17, bod 6

„Ostatní přímé náklady zahrnují:

náklady na ochranu práv duševního vlastnictví, která jsou deklarovaným výsledkem projektu (zejména související poplatky, rešerše, náklady na patentového zástupce) a náklady na ochranu již vznesených práv k duševnímu vlastnictví potřebného k řešení projektu,

další provozní náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením projektu, kterými jsou materiál, služby a drobný hmotný a nehmotný majetek,

náklady na opravy a údržbu hmotného a nehmotného majetku využívaného při řešení projektu, a to ve výši odpovídající délce období a podílu užití majetku pro projekt,

část ročních odpisů dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku ve výši odpovídající délce období a podílu skutečného užití tohoto majetku pro řešení projektu, který nebyl pořízen

z veřejných prostředků a není zahrnut do kategorie investice tohoto projektu, pokud nejsou odpisy hmotného majetku součástí nepřímých nákladů. Podíl odpisů na projekt je možné počítat

jak z účetních odpisů, tak z odpisů dle zákona o daních z příjmů, přičemž účetní odpisy nesmí být vyšší než odpisy dle zákona o daních z příjmů,

cestovní náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením projektu, pokud se služební cesty účastní zaměstnanec s úvazkem na projektu (náklady na pracovní pobyty, konferenční poplatky, a cestovní náhrady podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce), přičemž musí být prokazatelný přínos cesty pro řešení projektu, anebo pracovní cesta je již deklarována ve schváleném návrhu projektu.

Náhrady za využití soukromého vozidla jsou uznatelné pouze do výše nákladů na přiměřený způsob hromadné dopravy v uvedené době.

Náklady doložené pouze interními účetními doklady (vnitro fakturami) nejsou uznanými náklady projektu. Náklady na materiál účtované na základě interního dokladu (výdejky ze skladu) lze považovat za uznané náklady pouze při doložení interní směrnice na oceňování zásob a faktur za nákup daného materiálu z předchozího období.“

Vysvětlení

Náklady na ochranu duševního vlastnictví

Do této položky rozpočtu patří náklady na ochranu práv duševního vlastnictví,

které jsou deklarovaným výsledkem projektu a náklady na ochranu práv duševního vlastnictví, které není výsledkem projektu, ale jehož využívání je nutné pro realizaci projektu.

Další provozní náklady

Náklady na opravy a údržbu hmotného a nehmotného majetku využívané při řešení projektu

Do těchto položek rozpočtu patří ostatní přímé náklady projektu, nezahrnuté ve výše uvedených kategoriích (materiál, drobný majetek, služby nevýzkumné povahy, opravy apod.) V projektu se uplatní jen ta část nákladu, která odpovídá využití v projektu.

Příklad

Uznatelné jsou např. náklady:

laboratorní materiál spotřebovaný při realizaci projektu; kalibrace přístroje využívaného výhradně pro potřeby projektu; materiál pro výrobu užitného vzoru, který je výsledkem projektu; chemické a jiné rozbory potřebné k realizaci projektu;

pronájem prostor a vybavení pro realizaci konference, která je výsledkem projektu.

Neuznatelné jsou např. náklady na:

subdodávku dodanou dceřinnou společností příjemce;

výzkumné práce dodané jedním z řešitelů projektu (OSVČ) na základě Smlouvy o dílo; výzkumné práce dodané dalším účastníkem projektu;

14

Doklady vyžadované při kontrole na místě:

kupní smlouva, příp. objednávka faktura

doklad o zaplacení doklad o dodání/převzetí

DHM karta majetku k výběru dodavatele další dle požadavků kontrolujících

Část odpisů dlouhodobého majetku

Uznatelná je jen ta část odpisů, která odpovídá míře využití majetku v projektu vůči jeho celkovému využití. Příjemce tedy musí evidovat využití přístroje a musí mít odlišeno využití přístroje v rámci projektu a mimo něj.

Příklad

Majetek zařazený v 2. odpisové skupině (doba odepisování 5 let) se bude využívat právě po dobu 5 let. Daňový odpis pro aktuální rok činí 60.000,- Kč.

majetek je využíván pouze pro projekt a byl pořízen v listopadu → uznatelný je náklad ve výši 10.000, Kč (2/12 ročního odpisu);

majetek je využíván v rámci projektu po celý rok, a to cca ze 40 % (nutno doložit)

→ uznatelný je náklad ve výši 24.000,- Kč (40 % ročního odpisu);

majetek je využíván v projektu i poté, co je již dle zákona o daních z příjmů odepsán

→ náklady na odpisy jsou neuznatelnýmnákladem

UPOZORNĚNÍ:

Pokud jsou náklady na odpisy vykázány v přímých nákladech, nesmí být tyto náklady součástí nákladů nepřímých. Toto musí být příjemce schopen při případné kontrole prokázat.

Příjemce vykáže v rámci přímých nákladů projektu 50 % odpisů obráběcího stroje AB, který sloužil

v daném roce polovinu své provozní doby pro potřeby projektu. Současně však z interních předpisů vyplývá, že nepřímé náklady jsou tvořeny mimo jiné i odpisy. Příjemce však není schopen identifikovat jednotlivé položky nepřímých nákladů a není schopen prokázat, že část odpisů obráběcího stroje AB byla z nepřímých nákladů vyjmuta. - odpisy budou neuznatelným nákladem.

Příklad

Doklady vyžadované při kontrole na místě:

kupní smlouva, příp. objednávka faktury (k celkové pořizovací ceně)

karta majetku/inventární karta (vč. odpisového plánu) doklad prokazující využití majetku v projektu i mimo něj

doklad prokazující, že náklady na odpisy nejsou součástí nepřímých nákladů další dle požadavků kontrolujících

Náklady na cestovné

Jako náklady na cestovné lze vykazovat veškeré náklady, které souvisí se služebními cestami zaměstnanců v rámci projektu. Jedná se zejména o tyto náklady:

poplatky za účast na konferencích, seminářích apod. (nutno prokázat přínos pro projekt); ubytování při služebních cestách hrazené přímo zaměstnavatelem;

doprava hrazená přímo zaměstnavatelem (jízdenku kupuje zaměstnavatel) cestovní náhrady dle zákoníku práce:

stravné

náhradu za prokázané jízdní výdaje (jízdenka, letenka) nebo náhradu za použití soukromého vozidla

náhradu prokázaných výdajů za ubytování (pokud nehradil zaměstnavatel předem) náhradu ostatních výdajů

Musí být splněny tyto podmínky:

služební cesta musí být nezbytná pro realizaci projektu, tj. musí přispět k naplnění výsledků projektu a jeho cíle (samotná prezentace projektu zpravidla tuto podmínku nenaplňuje) služební cesty se musí účastnit zaměstnanec pracující na projektu, tzn. musí vykazovat úvazek na projektu

v případě, že je pro služební cestu zaměstnavatelem schváleno použití soukromého vozidla, budou zaměstnanci sice vyplaceny náhrady za jeho použití v plné výši dle platných předpisů, ale v projektu jsou tyto náklady uznatelné pouze do výše ceny jízdného hromadnou dopravou (pokud do místa jednání přímo hromadná doprava nejezdí, počítá se cena hromadné dopravy do nejbližší zastávky hromadné dopravy)

musí být dodrženy podmínky stanovené interním předpisem (např. maximální cena ubytování pro 1 osobu, maximální počet dní služební cesty před a po konání konference apod.)

za hospodárné jsou považovány náklady na veřejnou dopravu ve 2. třídě nebo“ economy class“, a to i v případě, že interní předpis umožňuje využití vyšší třídy

Zaměstnanci projektu pan Nový a paní Černá byli soukromým autem na služební cestě (sběr vzorků) v Jizerských horách, a to v okolí vodní nádrže Souš. Nejbližší zastávka Desná, Souš.

Cesta autem: Praha – Desná, Souš a zpět: 250 km

Příklad 1 a 2:

Jízdné dle informace z IDOS: 152,- Kč/osoba/cesta (zahrnuje jízdné: Praha Č.M. – Jablonec n/N.: 100,- Kč, Jablonec n/N. – Tanvald: 32,- Kč, Tanvald – Desná, Souš: 20,- Kč) Zaměstnanec, který použil své soukromé vozidlo obdrží náhradu za použití vozidla 1.645,- Kč (250 * 6,45). Cena hromadné dopravy pro 2 osoby: 608,- Kč (152,- * 4).

Uznatelné jsou náklady v max. výši 608,- Kč. Zbylá část náhrad za použití soukromého vozidla ve výši 1.037,- Kč jsou neuznatelné náklady a je třeba je financovat mimo projekt.

Řešitel projektu jel na jednání k dalšímu účastníkovi projektu, a to z důvodu projednání dalšího postupu projektu a konzultace při sestavování prototypu. Mimo stravného byly zaměstnanci vyplaceny i náhrady za prokázané jízdní výdaje, a to zpáteční jízdenka vlakem Praha – Ostrava,

1. třída, spoj třídy SC (Pendolino) v celkové ceně 1.622,- Kč. Cena jízdenky 2. třídy byla ve stejném spoji 808,- Kč.

Náklad za dopravu v 1. třídě nesplňuje podmínky hospodárnosti a je tedy neuznatelný. Uznatelné jsou pouze náklady na jízdenku ve 2. třídě, tj. 808,- Kč.

Poznámka:

Při využití služebního vozidla lze veškeré náklady na vozidlo zahrnout do nepřímých nákladů. (V případě, kdy je možné jednoznačně vyčíslit a doložit cenu PHM, lze náklady na PHM vážící se ke služební cestě vykazovat i jako přímé náklady projektu.)

Doklady vyžadované při kontrole na místě:

Faktury, pokladní doklady, jízdenky, … doklady o zaplacení

cestovní příkazy vč. vyúčtování zprávy ze služebních cest

knihu jízd s uvedením důvodu cesty (v případě uplatnění nákladů na PHM služebních vozidel) další dle požadavků kontrolujících

NEPŘÍMÉ NÁKLADY

Čl. 17, bod 7

Nepřímé náklady jsou náklady vzniklé v přímé souvislosti s řešením projektu, resp. pouze jejich část určená podle některé z následujících metod, např. administrativní náklady, nájemné, náklady na pomocný personál a infrastrukturu, energii a služby, pokud již nejsou uvedené v jiných kategoriích.

Nepřímé náklady lze vykazovat:

metodou „full cost“, kdy organizace má již existující systém rozdělování nepřímých nákladů na jednotlivá střediska, útvary, projekty apod., a to ve formě vnitřního předpisu, na jehož základě přiřazuje jednotlivé nepřímé náklady danému projektu, takto vykázané nepřímé náklady musí být podloženy kalkulací, výstupy z účetnictví, patřičnými účetními doklady a výše nepřímých nákladů není limitována, nebo

metodou vykazování nepřímých nákladů na základě pevné sazby, tzv. metodou „flat rate“, do výše 25 % ze součtu skutečně vykázaných osobních nákladů a ostatních přímých nákladů příjemce

v příslušném roce, (mimo nákladů na investice, kdy takto vykázané nepřímé náklady se nemusí dokládat patřičnými účetními doklady, dokládá se však celková výše nepřímých nákladů organizace a jejich rozdělení na střediska/projekty/úseky apod.

Vysvětlení

FULL-COST

je metoda, která stanovuje, jakým způsobem příjemce přiřazuje nepřímé náklady na jednotlivá střediska, zakázky, projektu atd.

musí být doložena interní směrnicí, z níž je zřejmý postup výpočtu nepřímých nákladů projektu musí být doložen výpočet a číselné údaje použité při výpočtu musí být doloženy výstupy

z účetnictví

náklady stanovené touto metodou musí být přeúčtovány na projekt

Příklady metody stanovení nepřímých nákladů na projekt:

a) pomocí výše osobních nákladů: příjemce vyčíslí poměr mezi celkovými nepřímými náklady organizace (očištěno od nezpůsobilých nákladů) a celkovými osobními náklady. Pro zjištění nepřímých nákladů projektu vynásobí osobní náklady projektu zjištěným koeficientem.

b) pomocí výnosů: příjemce vyčíslí poměr mezi celkovými nepřímými náklady organizace (očištěno od nezpůsobilých nákladů) a celkovými výnosy organizace. Zjištěným koeficientem pak násobí „výnosy projektu“, tedy poskytnutou výši dotace a dostane výši nepřímých nákladů projektu

PŘÍKLAD VÝPOČTU NEPŘÍMÝCH NÁKLADŮ POMOCÍ FULL-COST METODY:

Celkové nepřímé náklady organizace: 3.500.000,- Kč Celkové osobní náklady organizace: 1.250.000,- Kč Osobní náklady projektu: 380.000,- Kč

Dle interní směrnice FULL-COST se nepřímé náklady stanovují z osobních nákladů, pomocí koeficientu, který vyjadřuje poměr mezi celkovými nepřímými náklady a celkovými osobními náklady organizace.

Výpočet:

Poměr celkových nepřímých a celkových osobních nákladů: 3.500.000: 1.250.000 = 2,8 Nepřímé náklady projektu: 2,8 x 380.000 = 1.064.000,- Kč

Maximální výše nepřímých nákladů, kterou lze přiřadit projektu, činí1.064.000,- Kč

18

FLAT RATE

je způsob stanovení nepřímých nákladů projektu dle tohoto vzorce: 0,25 X (celková výše nákladů vykázaných v položce „osobní náklady“ + celková výše nákladů vykázaných v položce „ostatní přímé náklady“)

UPOZORNĚNÍ:

Prostředky převedené do FÚUP nelze považovat za skutečné náklady a nelze je tedy zahrnout do nákladů, z nichž se počítá flat rate. Skutečným nákladem se tyto prostředky stávají až v roce čerpání, tj. v roce, kdy byly použity na úhradu nákladu.

Doplnění závěrem:

Způsobilost nákladů na kurzové rozdíly

Způsobilé jsou veškeré náklady/výdaje související s pořízením dané služby/zboží, pokud

je tato služba/zboží nezbytná pro realizaci projektu a jsou splněny i ostatní podmínky způsobilosti (zejména účelnost, hospodárnost, efektivnost). Pokud je zahraniční faktura hrazena z korunového účtu, je způsobilým nákladem částka, která byla odepsána z účtu. Pokud je faktura hrazena z účtu vedeného v cizí měně, je způsobilým nákladem skutečně uhrazená částka přepočtená na Kč aktuálním kurzem (ke dni úhrady). Způsobilá je tedy vždy cena vč. kurzové ztráty, pokud byla uhrazena

nebo cena bez kurzového zisku.

Vnitrofakturace

Náklad doložený pouze tzv. vnitrofakturou není uznatelný náklad projektu. Náklady fakturované jednou organizační složkou příjemce druhé organizační složce není tedy možné hradit z prostředků projektu.

Převod prostředků do FÚUP (fond účelově určených prostředků)

Převod prostředků do FÚUP není v projektech TA ČR považován za skutečný náklad. Jedná

se pouze o přesun prostředků, které nebyly v daném roce spotřebovány a předpokládá se jejich spotřeba v následujícím roce. Náklad vzniká až v roce, kdy byly prostředky FÚUP skutečně použity (tj. v roce, kdy dochází ke zdanitelnému plnění). I u nákladů hrazených z FÚUP musí být doloženo splnění všech podmínek uznatelnosti. Při případné kontrole je uznatelnost tohoto nákladu prověřována v roce použití těchto finančních prostředků.

Document Metadata

Table of Contents

Všeobecné podmínky čl. 16

Document Metadata