SMLOUVA NA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SMLOUVA NA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
(dále jen „Smlouva“)
uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník“),
mezi smluvními stranami:
Správce: Česká republika – Ministerstvo životního prostředí
se sídlem: Xxxxxxxxx 0000/00, 000 00 Xxxxx 00
za kterého jedná: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxx, ředitel odboru fondů EU IČO: 00164801
bankovní spojení: ČNB Praha 1
číslo účtu: 7628001/0710 (dále jen „Správce“)
a
Zpracovatel: JUSTITIA TENDER PARTNERS, s.r.o.
se sídlem: Xxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxxx 0 – Xxxx Xxxxx
za kterého jedná: Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx, jednatel
IČO: 01551825
DIČ: CZ01551825
bankovní spojení: Fio banka, a.s.
číslo účtu: 2300687093/2010
zapsaný v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod spis. zn. 207971 (dále jen „Zpracovatel“)
(Správce a Zpracovatel dále jednotlivě také jako „Smluvní strana“ a společně jako „Smluvní strany“).
Smluvní strany se dohodly na následující úpravě práv a povinností, jak jsou uvedeny dále v této Smlouvě:
1. PŘEDMĚT SMLOUVY
1.1. Předmětem této Smlouvy je zpracování osobních údajů (dále jen „Plnění“) Zpracovatelem pro Správce dle čl. 4 odst. 2 nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“). Ke zpracování osobních údajů dochází na základě Příkazní smlouvy ev. č. 150177 mezi Českou republikou – Ministerstvem životního prostředí a JUSTITIA TENDER PARTNERS,
s.r.o. uzavřené dne 02.06.2016 (dále jen „Příkazní smlouva ev.č. 150177“).
1.2. Zpracováním osobních údajů ve smyslu této Smlouvy se rozumí zejména jejich shromažďování, ukládání na nosiče informací, používání, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace s využitím manuálních a automatizovaných prostředků (např. specializovaného softwaru pro vedení účetnictví) v rozsahu nezbytném pro zajištění řádného Plnění.
1.3. Zpracování Zpracovatelem se řídí touto Smlouvou, právním aktem Evropské Unie nebo právním předpisem České republiky (dále jen „ČR“, které zavazují Zpracovatele vůči Správci a v nichž je stanoven předmět a doba trvání zpracování, povaha a účel zpracování, typ osobních údajů a kategorie subjektů údajů, povinnosti a práva Správce.
2. MÍSTO A TERMÍNY POSKYTOVÁNÍ PLNĚNÍ
2.1. Místem poskytování Plnění je sídlo Zpracovatele uvedené u identifikace Smluvních stran na první straně této Smlouvy.
2.2. Realizace Plnění bude probíhat v souladu s GDPR a souvisejícími právními a prováděcími předpisy, popř. na základě pokynů oprávněných osob Správce definovaných v čl. 8. odst. 8.1. této Smlouvy, jež budou obsahovat specifikaci konkrétních požadovaných služeb v rámci realizace předmětu Plnění.
3. PODMÍNKY PLNĚNÍ
3.1. Účelem zpracování Osobních údajů je zajištění činností definovaných v Příloze č. 1 Příkazní smlouvy ev.č. 150177.
3.2. Osobní údaje subjektů údajů, kteří nejsou zaměstnanci Správce, budou zpracovány v rozsahu:
o jméno, příjmení a titul,
o datum narození,
o rodné číslo,
o podpis,
o poštovní adresa,
o e-mailová adresa,
o telefonní číslo,
o údaje o bankovním spojení,
o údaje o vzdělání, kvalifikaci a pracovní praxi,
o údaje o zařazení v rámci pracovního týmu a funkci apod.
3.3. Osobní údaje zaměstnanců Správce budou zpracovány v rozsahu:
o jméno, příjmení a titul,
o datum narození,
o poštovní adresa,
o e-mailová adresa,
o telefonní číslo
o pracovní/služební zařazení, funkce.
4. PRÁVA A POVINNOSTI ZPRACOVATELE
4.1. Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze na základě písemných pokynů Správce.
4.2. Zpracovatel je oprávněn předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci pouze na základě písemného pokynu Správce, s výjimkou případů, kdy mu toto zpracování ukládá právo Evropské Unie nebo právní předpis ČR. V takovém případě je Zpracovatel povinen Správce informovat o tomto právním požadavku před zpracováním s výjimkou případů, kdy by právo Evropské Unie nebo právní předpis ČR toto informování zakazovaly.
4.3. Zpracovatel je povinen zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány mlčenlivostí.
4.4. Zpracovatel je povinen přijmout všechna opatření požadovaná v čl. 32 GDPR. To znamená, že Zpracovatel je povinen provést vhodná technická a organizační opatření tak, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající možnému riziku porušení práva a svobody fyzických osob. Vhodnými technickými a organizačními opatřeními jsou zejména
o pseudonymizace a šifrování osobních údajů, schopnost zajistit neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování,
o schopnost obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů,
o proces pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.
4.5. Zpracovatel je povinen být správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má zpracovatel k dispozici.
4.6. Při zpracování osobních údajů je Zpracovatel povinen zohlednit povahu tohoto zpracování. Zpracovatel je povinen poskytnout Správci prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření veškerou součinnost pro splnění Správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených v kapitole
III. GDPR.
4.7. Zpracovatel je povinen poskytnout Správci veškerou součinnost při plnění povinností dle GDPR.
4.8. Na základě pokynu Správce je Zpracovatel povinen po skončení poskytování služeb spojených se zpracováním osobních údajů všechny osobní údaje buď vymazat, nebo je vrátit Správci, a vymazat existující kopie. Zpracovatel není povinen vymazat osobní údaje či jejich kopie pouze v případě, že právo Evropské Unie nebo právní předpis ČR požaduje uložení daných osobních údajů.
4.9. Zpracovatel je povinen na pokyn Správce poskytnout Správci veškeré informace, které má k dispozici, potřebné k doložení splnění povinností stanovené GDPR.
4.10. Zpracovatel je povinen na pokyn Správce umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo jiným auditorem, kterého Správce pověřil, a k těmto auditům poskytnout součinnost.
4.11. Zpracovatel je povinen neprodleně informovat Správce v případě, že podle jeho názoru určitý Správcův pokyn porušuje GDPR nebo jiné předpisy Evropské Unie nebo právní předpis ČR týkající se ochrany osobních údajů.
4.12. Zpracovatel je povinen na výzvu poskytnout Správci dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky GDPR a aby byla zajištěna ochrana práv subjektu údajů. Pokud Zpracovatel dodržuje schválený kodex chování uvedený v čl. 40 GDPR nebo schválený mechanismus pro vydávání osvědčení uvedený v čl. 42 GDPR, má se za to, že Zpracovatel doložil dostatečné záruky podle odstavců 1 a 4 tohoto článku.
4.13. Zpracovatel nesmí zapojit do zpracování osobních údajů žádného dalšího zpracovatele osobních údajů bez předchozího písemného souhlasu Správce.
4.14. Pokud Zpracovatel zapojí dalšího Zpracovatele, aby jménem Xxxxxxx provedl určité činnosti zpracování, je Zpracovatel povinen tomuto dalšímu Zpracovateli uložit stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jaké jsou uvedeny v této smlouvě nebo jiném právním aktu mezi Správcem a Zpracovatelem. Zpracovatel je povinen zejména požadovat poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky GDPR.
5. PRÁVA A POVINNOSTI SPRÁVCE
5.1. Správce je povinen předat včas Zpracovateli úplné, pravdivé a přehledné informace a podklady, jež jsou nezbytně nutné k Plnění, pokud z jejich povahy nevyplývá, že je má zajistit Zpracovatel v rámci své činnosti. Správce je povinen poskytovat Zpracovateli během Plnění v případě potřeby další součinnost v přiměřeném rozsahu.
5.2. Správce se zavazuje zajistit Zpracovateli zejména přístup k relevantním zdrojům interních informací, potřebným k plnění předmětu této Smlouvy a další potřebnou součinnost.
5.3. Správce je při plnění této Smlouvy povinen zajistit, že osobní údaje budou zpracovány vždy v souladu s GDPR a příslušným právním předpisem ČR, že tyto údaje budou aktuální, přesné a pravdivé, jakož i to, že tyto údaje budou odpovídat stanovenému účelu zpracování.
5.4. Správce je při plnění této Smlouvy povinen přijmout vhodná opatření, aby poskytl subjektům údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré
informace a učinil veškerá sdělení požadovaná GDPR a příslušným právním předpisem ČR.
6. SMLUVNÍ POKUTY
6.1. V případě, že Zpracovatel poruší jakoukoliv povinnost stanovenou v čl. 4. této Smlouvy, má Správce právo požadovat po Zpracovateli uhrazení smluvní pokuty ve výši 100,- Kč (slovy: jedno sto korun českých) za každý takový případ.
6.2. Smluvní pokuty jsou splatné do 21 kalendářních dnů ode dne doručení výzvy k jejich zaplacení. Zaplacením smluvní pokuty dle této Smlouvy není dotčena povinnost Zpracovatele nahradit škodu vzniklou Správci porušením smluvní povinnosti Zpracovatele, které se smluvní pokuta týká. Správce je oprávněn požadovat náhradu škody v plné výši bez ohledu na sjednanou smluvní pokutu.
7. DOBA TRVÁNÍ SMLOUVY, MOŽNOSTI PŘEDČASNÉHO UKONČENÍ SMLOUVY
7.1. Tato Xxxxxxx se uzavírá na dobu určitou, a to do 31.12.2030.
7.2. Tuto Smlouvu lze ukončit dohodou Smluvních stran nebo odstoupením.
7.3. Smluvní strany jsou oprávněny odstoupit od této Smlouvy z důvodů uvedených v Občanském zákoníku a dále z důvodu podstatného porušení této Smlouvy ve smyslu ustanovení § 2002 Občanského zákoníku, pokud podstatné porušení této Smlouvy, které je důvodem pro odstoupení od Smlouvy, nebylo způsobeno okolnostmi vylučujícími odpovědnost dle ustanovení § 2913 odst. 2 Občanského zákoníku (tyto vždy prokazuje Zpracovatel).
7.4. Za podstatné porušení Smlouvy ze strany Zpracovatele se považuje realizace Plnění v rozporu s ustanoveními této Smlouvy a/nebo jiných závazných dokumentů či předpisů nebo porušení povinnosti mlčenlivosti.
7.5. V případě ukončení této Smlouvy odstoupením ze strany Zpracovatele je Zpracovatel povinen činit veškerá neodkladná jednání tak, aby Správce neutrpěl na svých právech nebo oprávněných zájmech újmu, a to po dobu 30 kalendářních dnů po odstoupení od Xxxxxxx. To neplatí, pokud Správce Zpracovateli sdělí, že na splnění této povinnosti netrvá.
8. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
8.1. Za Správce jsou v záležitostech plnění této Smlouvy a poskytování Plnění oprávněni jednat:
o Xxxxx Xxxxxxxx (e-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx, tel.: x000 000 000 000);
o Xxxx Xxxxx (e-mail: xxxx.xxxxx@xxx.xx, tel.: x000 000 000 000).
Za Zpracovatele je v záležitostech plnění této Smlouvy a poskytování Plnění oprávněn jednat:
o Xxxxxxxxx Xxxxxxxx (e-mail: xxxxxxxxxx, xxxxxxxxxx, tel.: xxxxxxxxxx);
o Xxxxx Xxxxxxxx (e-mail: xxxxxxxxxx, xxxxxxxxxx, tel. xxxxxxxxxx).
Tyto osoby si budou sdělovat požadavky na potřebné podklady, případně pokyny dle této Smlouvy, a to prostřednictvím výše uvedených e-mailových adres, popř. telefonních čísel. Případnou změnu v kontaktních osobách oznámí
bezodkladně jedna Smluvní strana druhé Smluvní straně vždy písemně; tato změna však nevyžaduje vytvoření dodatku k této Smlouvě.
8.2. Xxxxxx touto Smlouvou výslovně neupravené se řídí GDPR a právním řádem České republiky.
8.3. Případná neplatnost, neúčinnost, neúplnost či nejasnost některého ustanovení této Smlouvy nemá za následek neplatnost ostatních ustanovení této Smlouvy či Smlouvy jako celku, přičemž Smluvní strany bezodkladně takové ustanovení nahradí novým ustanovením, které nejlépe vystihne vůli Smluvních stran a bude se svým obsahem nejvíce blížit účelu původního ustanovení.
8.4. Tato Smlouva může být měněna nebo doplňována pouze formou písemných, vzestupně číslovaných dodatků odsouhlasených a podepsaných oběma Smluvními stranami.
8.5. Veškeré případné spory vzniklé na základě této Smlouvy budou řešeny primárně dohodou Smluvních stran, v případě přetrvávající neshody pak před příslušnými obecnými soudy České republiky.
8.6. Smluvní strany na sebe přebírají nebezpečí změny okolností v souvislosti s právy a povinnostmi Smluvních stran vzniklými na základě této Smlouvy. Smluvní strany vylučují uplatnění ustanovení § 1765 odst. 1, § 1766 a § 2620 Občanského zákoníku na svůj smluvní vztah založený touto Smlouvou.
8.7. Tato Xxxxxxx nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami. Zpracovatel bezvýhradně souhlasí s uveřejněním celého znění této Smlouvy společně s Příkazní smlouvou ev.č. 150177, jejím dodatkem č. 1 a relevantními metadaty v Informačním systému Registr smluv (dále jen „ISRS“) dle podmínek stanovených zejména zákonem č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů, a na profilu Správce (jakožto zadavatele Xxxxxxx zakázky), popř. na dalších místech, v souladu s příslušnými právními předpisy. Uveřejnění této Smlouvy na místech požadovanými právními předpisy provede Správce.
8.8. Tato Smlouva je vyhotovena ve 3 stejnopisech, každý s platností originálu, přičemž 1 obdrží Zpracovatel a 2 obdrží Správce.
Smluvní strany prohlašují, že si Xxxxxxx přečetly, že porozuměly jejímu obsahu, že byla uzavřena po vzájemném projednání a že tuto Smlouvu uzavírají na základě své svobodné, pravé a vážné vůle, prosté omylu, nikoliv v tísni nebo za nápadně nevýhodných podmínek. Na důkaz toho připojují Smluvní strany níže své podpisy.
Za Správce: | Za Zpracovatele: |
V Praze, dne 05. 02. 2019 | V Praze, dne 01. 02. 2019 |
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxx ředitel odboru fondů EU Česká republika – Ministerstvo životního prostředí | Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx jednatel JUSTITIA TENDER PARTNERS, s.r.o. |