8.2 Pracovní cesta a podmínky jejího konání
8.2 Pracovní cesta a podmínky jejího konání
Pracovní cesta
Pracovní cestou je podle § 42 odst. 1 zákoníku práce časově omezená cesta k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu lze pouze na základě dohody s ním (tato dohoda však ne- musí být písemná).
Pro účely poskytování cestovních náhrad se však podle § 156 odst. 2 ZP za pracovní cestu považuje také cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvis- losti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pra- coviště. Vždy musí samozřejmě jít o cestu za účelem výkonu druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě podle § 34 zákoníku práce nebo takové činnosti, kterou zákoník práce za výkon práce považuje (např. prohlubování kvalifikace podle § 230 ZP).
Druh práce a místo výkonu práce musejí být se zaměstnancem sjednány v pracovní smlouvě. Místo pravidelného pracoviště v pracovní smlouvě sjednáno být nemusí. Pak se toto místo pro účely cestovních náhrad zjišťuje podle § 34a ZP.
Na pracovní cestu může zaměstnance vyslat v zásadě pouze jeho zaměstnavatel, a to po dohodě s ním. Takovýto souhlas může (ale nemusí) být uveden v pracovní smlou- vě. Souhlas zaměstnance nemusí být ani písemný. Má se dokonce za to, že pokud zaměstnanec na pracovní cestu nastoupil, souhlasil s vysláním na tuto cestu.
Podmínky konání pracovní cesty
Před vysláním zaměstnance na příslušnou cestu zaměstnavatel (nikoliv zaměstna- nec) určuje podmínky jejího konání. Musí tak učinit i před cestami, které sice pra-
covními cestami podle § 42 ZP nejsou, ale pro účely cestovních náhrad se za takovéto cesty považují (viz výše). Podle § 153 ZP musí zaměstnavatel před vysláním zaměst- nance na pracovní cestu písemně určit zejména:
§ 42 odst. 1 ZP
§ 156 odst. 2 ZP
§ 34 ZP
viz 2.1.3
§ 34a ZP
§ 42 ZP
§ 153 ZP
• dobu a místo nástupu a ukončení cesty,
• místo plnění pracovních úkolů,
• způsob dopravy,
Cestovní náhrady
• způsob ubytování,
• příp. může určit další podmínky.
Při stanovení podmínek konání cesty je zaměstnavatel povinen přihlížet k opráv- něným zájmům zaměstnance. Obecné, pro všechny zaměstnance platné podmínky přitom mohou být uvedeny ve vnitřním předpisu zaměstnavatele (např. směrnice, příkaz ředitele), specifické podmínky mohou být uvedeny na tiskopisu cestovního příkazu anebo v jiném dokumentu (zápis z porady, organizační opatření, příkaz k jíz- dě služebním vozidlem apod.), kterým je zaměstnanci pracovní cesta nařízena. Pou- žívání uvedených, ani jiných tiskopisů týkajících se pracovních cest není nařízeno žádným obecně platným předpisem a nemusí být používány. Je pouze na zaměstna- vateli, jakou vhodnou formu stanovení podmínek pro konání pracovní cesty a pro její vyúčtování sám zvolí. V řadě případů bude stačit např. vhodně upravená evidence docházky, při používání služebních vozidel vhodná kniha jízd či jiný (řádně vedený) záznam o provozu vozidla apod.
Jsou-li, vzhledem k okolnostem, práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, nemusí zaměstnavatel před pracovní cestou podmínky určit písemně. Pokud však přesto zaměstnanec na jejich písemném stanovení trvá, musí zaměstnavatel podmínky písemně stanovit, a to nejpozději před nástupem zaměst- nance na tuto cestu. Nejlepší formou je používání vhodných tiskopisů cestovních příkazů, které slouží také pro vyúčtování cestovních náhrad.
§ 153 odst. 1 ZP
§ 305 ZP
§ 153 odst. 2 ZP
§ 153 ZP
Cestovní náhrady
§ 153 ZP
§ 210 ZP
viz 9.2
Místo nástupu a ukončení pracovní cesty
Místem nástupu na pracovní cestu i místem jejího ukončení může být kterékoliv místo, které určí zaměstnavatel zaměstnanci před pracovní cestou. Toto místo sta- novuje zaměstnavatel svým rozhodnutím, nejde o dohodu mezi zaměstnancem a za- městnavatelem. Zaměstnavatel by ale měl přitom přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.
Příslušné místo, tj. např. místo pravidelného pracoviště zaměstnance, sídlo firmy, místo bydliště nebo pobytu zaměstnance, ale i jiné vhodné místo, pokud se tím ne- zastírá soukromá cesta zaměstnance (soukromou cestou zaměstnance je zpravidla vždy cesta mezi místem bydliště a místem pravidelného pracoviště), je nutno stano- vit zcela konkrétně a jednoznačně, např. adresou bydliště či pobytu, příp. jiným, ne- zaměnitelným způsobem. Nestačí uvést jen název obce. Místem nástupu a ukončení pracovní cesty tak může být např. také garáž služebního vozidla, které zaměstnanec na pracovní cestě použije k dopravě, zastávka veřejné hromadné dopravy, přechodné bydliště pracovníka apod.
Pokud je určeným místem nástupu na pracovní cestu např. bydliště zaměstnance, začíná pracovní cesta odchodem z bytu a i nárok na jízdní výdaje i na stravné začíná právě tímto okamžikem. Je-li jako místo nástupu na pracovní cestu určeno např. au- tobusové nádraží, začíná pracovní cesta odjezdem autobusu a cesta z místa bydliště zaměstnance na autobusové nádraží není součástí pracovní cesty.
Místo nástupu a ukončení pracovní cesty tak zaměstnavatel bude určovat v souvis- losti s ostatními podmínkami konání této cesty, tj. také podle toho, jaký dopravní prostředek k použití určil, zda má cesta začít a být ukončena v průběhu pracovní doby zaměstnance, kde má zaměstnanec bydliště, pravidelné pracoviště apod.
Doba trvání pracovní cesty
Doba trvání pracovní cesty je doba od nástupu na pracovní cestu v určeném místě až do doby návratu z pracovní cesty do určeného místa ukončení pracovní cesty včetně doby cesty do určeného místa, ve kterém má zaměstnanec stanovenou prá- ci vykonat, doby výkonu této práce, doby odpočinku, doby cesty zpět apod. Tuto dobu určí zaměstnavatel při stanovení podmínek konání pracovní cesty, jako čas předpokládaného zahájení pracovní cesty odchodem zaměstnance z určeného místa nástupu na pracovní cestu a předpokládaného návratu (většinou postačuje den) po ukončení výkonu práce do určeného místa ukončení pracovní cesty. Důležitou roli tak i v tomto případě má před pracovní cestou zaměstnavatelem konkrétně určené místo nástupu a místo ukončení pracovní cesty.
Při stanovení doby trvání pracovní cesty není zaměstnavatel ničím omezen. Pracov- ní cesta může trvat méně než 1 hodinu i několik měsíců.
V průběhu pracovní cesty nevykonává zaměstnanec práci nepřetržitě. Část pra- covní cesty stráví cestou v určeném dopravním prostředku do místa výkonu práce a po vykonání příslušné práce zpět do místa ukončení pracovní cesty, část výkonem práce, pro který byl na pracovní cestu do určeného místa zaměstnavatelem vyslán, část čekáním, odpočinkem apod. Za dobu výkonu práce na pracovní cestě přísluší zaměstnanci samozřejmě mzda nebo plat. Podle ustanovení § 210 ZP se doba strá- vená na pracovní cestě nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do pracovní doby, považuje za překážku na straně za- městnavatele a zaměstnanci se za tuto dobu mzda nebo plat nekrátí. Doba strávená na pracovní cestě mimo pracovní dobu zaměstnance, při které výkon práce nepro- vádí, však výkonem práce není a mzda nebo plat za tuto dobu mu nepřísluší.
Pro určení výše náhrad cestovních výdajů je také, kromě znění pracovní smlouvy, důležitá doba trvání pracovní cesty a pro určení výše mzdy nebo platu také pro pří- slušný kalendářní den rozvrhem směn stanovená pracovní doba zaměstnance a doba výkonu práce (plnění pracovních úkolů) v příslušném kalendářním dni. Za dobu
výkonu práce se přitom považuje výkon práce sjednaný v pracovní smlouvě, kterou zaměstnanec v souvislosti s pracovní cestou vykonává.
Samotnou dobu trvání pracovní cesty mimo stanovenou pracovní dobu není mož- no považovat za práci přesčas, neboť pro práci přesčas musí být splněna podstatná podmínka, a to výkon práce mimo pracovní dobu stanovenou rozvrhem směn pod- le § 81 a dalších zákoníku práce.
Uplatňuje-li pracovník pružnou pracovní dobu, postupuje se také podle ustanovení
§ 85 odst. 5 písm. a) ZP, podle kterého se při pracovní cestě pružná pracovní doba neuplatní a pro zaměstnance platí předem stanovené rozvržení týdenní pracovní doby do směn určené pro tento účel zaměstnavatelem.
Způsob dopravy
Také způsob dopravy je zaměstnavatel povinen určit nejpozději před nástupem za- městnance na pracovní cestu. Takovou dopravou může být např. použití služebního auta s řidičem, služebního auta řízeného tzv. referentsky příslušným pracovníkem, ja- kýkoliv dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy (místní hromadná doprava, autobus, vlak, letadlo, loď), taxislužba, jiný dopravní prostředek (kolo, sněžný skútr apod.). Zaměstnanec může také pracovní cestu uskutečnit pěšky.
Zaměstnavatel také může zaměstnance požádat, aby jako dopravní prostředek pou- žil silniční motorové vozidlo, které mu na pracovní cestu neposkytl, tj.
§ 85 odst. 5 písm. a) ZP
§ 153 ZP
• soukromé vozidlo zaměstnance,
• vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil, anebo
• vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu (vozidlo, které si zaměstnanec pořizu- je formou finančního leasingu anebo vozidlo, které má zaměstnanec pronajato z půjčovny vozidel apod.).
Ve smyslu ustanovení § 3 zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích, v platném znění, patří mezi silniční motorová vozidla motocykly a tříkolky, osobní automobily, nákladní automobily, autobusy, nákladní automobily a speciální automobily.
Stejně jako při stanovení jiných podmínek konání pracovní cesty, měl by zaměstna- vatel i v případě určení dopravního prostředku přihlédnout k oprávněným zájmům zaměstnance. Oprávněným zájmem zaměstnance bude např. povolení dopravy ta- xislužbou z jeho bydliště, které se nachází např. na okrajové části města (anebo mimo město), v noci (kdy je značně omezena např. MHD) na autobusové anebo vlakové nádraží, ze kterého odjíždí spoj veřejné hromadné dopravy, který má zaměstnanec jako dopravu na pracovní cestě použít.
Další podmínky
Kromě uvedené doby a místa nástupu a ukončení cesty, místa plnění pracovních úko- lů a způsobu dopravy a ubytování, by měl zaměstnavatel nejpozději před pracovní cestou také v případě:
a) tuzemské pracovní cesty
§ 3 z. č. 56/2001 Sb.
Cestovní náhrady
• stanovit anebo sjednat konkrétní výši stravného podle doby trvání pracovní cesty (§ 163 odst. 1 příp. § 176 odst. 1 ZP),
• stanovit nebo sjednat procento snížení stravného při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci na pracovní cestě (§ 163 odst. 2 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (to se netýká zaměstnavatele v příspěv- kové sféře),
• poskytnout zaměstnanci přiměřenou zálohu (§ 183 odst. 1 ZP),
b) zahraniční pracovní cesty
• sjednat nebo určit základní sazbu zahraničního stravného (§ 170 odst. 2 příp.
§ 179 odst. 2 ZP),
• stanovit nebo sjednat procento snížení zahraničního stravného při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci na pracovní cestě (§ 170 odst. 5 ZP), a to za kaž- dé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (to se netýká zaměstnavatele v příspěvkové sféře),
• rozhodnout případně o poskytnutí kapesného a stanovit jeho procentní výši ze zahraničního stravného (§ 180 ZP),
• poskytnout zálohu podle předpokládaného průběhu a podmínek pracovní cesty (§ 183 odst. 1 ZP).
§ 183 ZP
§ 160 ZP
§ 162 odst. 2 ZP
§ 163 odst. 5 ZP
Cestovní náhrady
§ 170 odst. 6 ZP
Pokud jde o zálohu na pracovní cestu, je v § 183 odst. 1 ZP stanovena zaměstnavateli povinnost poskytnout ji zaměstnanci, není-li dohodnuto jinak.
Zaměstnavatel by si měl být vědom toho, že vždy jde o vyslání zaměstnance na pracovní cestu a ne o schválení podmínek až po jejím ukončení. Je v zájmu nejen zaměstnavatele, ale také zaměstnance, aby uvedené podmínky a průběh pracovní cesty byly určeny před jejím započetím. Odpadnou tak zbytečná nedorozumění při vyúčtování nároků zaměstnance po pracovní cestě, zbytečné dohady o případném odškodnění úrazu zaměstnance, o náhradě škody po dopravní nehodě s poškozením vozidla zaměstnance apod. včetně z toho vyplývajících daňových dopadů.
Přerušení pracovní cesty
Zákoník práce připouští možnost přerušení pracovní cesty z důvodu na straně za- městnance, a to takového přerušení, po kterém již nenásleduje výkon práce, anebo obdobného přerušení pracovní cesty před začátkem výkonu práce. Přerušení pra- covní cesty v jejím průběhu však není zakázáno. Kromě náhrady jízdních výdajů do místa, kam byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu, příp. při přerušení cesty po ukončení výkonu práce za cestu zpět, zaměstnanci po dobu přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance zaměstnanci žádné náhrady nepřísluší.
Z praktického důvodu a k zamezení vzniku případných možných komplikací při určování výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, je nezbytné stanovit (do- hodnout) co nejpřesněji nejen podmínky konání pracovní cesty, ale také podmínky uvedeného přerušení pracovní cesty.
Změny v části sedmé zákoníku práce účinné od 1. 1. 2012 byly vyvolány potřebou zajistit, aby nebyl obcházen účel poskytování cestovních náhrad a nedocházelo k ne- hospodárnému nakládání s veřejnými prostředky. K vyloučení výkladových pochyb- ností byla zpřesněna dikce některých ustanovení a zdůrazněno, že náhrady cestov- ních výdajů zaměstnanci za stanovených podmínek přísluší. V případě poskytování cestovních náhrad v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn došlo ke zpřesnění, že důvod k poskytnutí cestovních náhrad je mimořádnost cesty, nikoliv výkonu práce, který je mimo rozvrh směn vždy mimořádný.
V souvislosti se zavedením možnosti dočasného přidělení zaměstnance k jinému za- městnavateli bylo doplněno, že zaměstnanci se poskytují cestovní náhrady i v přípa- dě, že mu při takovémto přeložení vznikly.
Cestovní náhrady
Myšlenková mapa č. 18 – Pracovní cesta
Cesta mimo místo výkonu práce (viz mapa č. 19)
PRACOVNÍ CESTA
Mimořádná cesta na pravidelné pracoviště mimo rozvrh směn
Cesta mimo pravidelné
pracoviště
(v 9)
iz mapa č. 1
Podmínky konání pracovní cesty
Přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance
Doba a místo nástupu
Další podmínky
– Pravidelné pracoviště
– Sídlo zaměstnavatele
– Bydliště zaměstnance
Místo ukončení
– Místo odjezdu
ostředku
dopravního pr
–
Místo
Jiné místo
plnění
pr o
acovníh
Způsob ubytování
úkolu
Veřejná h á
doprava
romadn
Způsob dopravy
– Pravidelné pracoviště
– Sídlo zaměstnavatele
– Bydliště zaměstnance
– Místo odjezdu
dopravního prostředku
–
Jiné místo
– autobus
– vlak
– MHD
– letadlo
– loď
taxi
Soukromé vozidlo
Služební vozidlo
Jiný způsob
– řidičský průkaz
– školení a přezkoušení
– zdravotní prohlídka
– technický průkaz vozidla
– zákonné pojištění (zelená karta)
– s řidičem
– referentsky řízené