ZADÁVACÍ DOKUMENTACE

ZADÁVACÍ DOKUMENTACE

ve smyslu ust. § 44 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“)

VEŘEJNÁ ZAKÁZKA

„Komplexní řešení nákupního systému II“

veřejná zakázka na služby zadávaná v otevřeném řízení podle ust. § 27 ZVZ jejíž předběžné oznámení dle § 86 ZVZ bylo odesláno k uveřejnění dne 14. 10. 2014

ZADAVATEL:

Moravskoslezský kraj

Sídlem 28. října 117, Ostrava – Moravská Ostrava, PSČ 702 18

IČ: 70890692

Stránka 1 z 31

Signature Not Verified

Digitally signed by Xxxx Xxxxxxxxx Date: 2014.11.19 10:26:52 CET

OBSAH:

1. IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE ZADAVATELE, DALŠÍ INFORMACE 3

2. PŘEDMĚT PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY 3

3. DOBA PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY 4

4. MÍSTO PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY 5

5. KVALIFIKAČNÍ PŘEDPOKLADY 5

6. SPOLEČNÁ USTANOVENÍ KE SPLNĚNÍ KVALIFIKAČNÍCH PŘEDPOKLADŮ 11

7. OBCHODNÍ A PLATEBNÍ PODMÍNKY 12

8. POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKOVÉ CENY 13

9. HODNOCENÍ 14

10. PODMÍNKY A POŽADAVKY NA ZPRACOVÁNÍ A PODÁNÍ NABÍDKY 17

11. ZÁVAZNOST POŽADAVKŮ ZADAVATELE 18

12. DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍM PODMÍNKÁM 19

13. LHŮTA A MÍSTO PRO PODÁNÍ NABÍDEK 19

14. OTEVÍRÁNÍ OBÁLEK 19

15. VÝHRADY ZADAVATELE 20

16. SEZNAM PŘÍLOH 20

1. Identifikační údaje zadavatele, další informace

1.1. Základní údaje o zadavateli

Název zadavatele	Moravskoslezský kraj
Sídlo zadavatele	28. října 117, 702 18 Ostrava – Moravská Ostrava
IČ zadavatele	70890692
Osoba oprávněná zastupovat zadavatele	Xxxxxxxx Xxxxx, hejtman kraje
Adresa profilu zadavatele	xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxx/xx0?xxxxxxxxxxxXxxxxxx/XXX

1.2. Kontaktní osoby zadavatele

Kontaktní osobou ve věcech souvisejících se zadáváním této veřejné zakázky je MT Legal s.r.o., advokátní kancelář, Xxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxx – Xxxxxxx Ostrava, e-mail: xxx@xx-xxxxx.xxx. Kontaktní osoba zajišťuje veškerou komunikaci zadavatele s dodavateli (tím není dotčeno oprávnění statutárního orgánu či jiné pověřené osoby zadavatele) a je v souladu s ust. § 151 ZVZ pověřena výkonem zadavatelských činností v tomto zadávacím řízení. Kontaktní osoba je pověřena také k přijímání případných námitek dodavatelů dle ust. § 110 ZVZ.

2. Předmět plnění veřejné zakázky

2.1. Předmět plnění veřejné zakázky

Předmětem plnění veřejné zakázky je:

1. zpracování analýzy nákupních procesů zadavatele (Moravskoslezského kraje) a jím zřízených příspěvkových organizací, vč. realizace pilotních nákupních procesů s využitím elektronického nástroje, který si pro účely realizace pilotních výběrových řízení zajistí dodavatel; výstupy (data) z pilotních nákupních procesů (výběrových řízení) budou sloužit jako podkladová data pro naplnění elektronického nákupního katalogu, který je součástí nákupního software dle odst. 2,

2. dodávka a implementace nákupního software, včetně nezbytných licenčních oprávnění, který bude sloužit jako základní nástroj pro řízení systému centralizovaných a sdružených nákupů v prostředí Moravskoslezského kraje a jeho příspěvkových organizací, včetně jeho servisní podpory po dobu neurčitou; součástí plnění je i nezbytné zaškolení uživatelů nákupního software,

3. poskytování konzultací dle ad hoc potřeb zadavatele v předpokládaném objemu 300 hodin případě, že bude mít zájem tyto konzultace využít,

Bližší specifikace předmětu plnění je obsažena v přílohách zadávací dokumentace.

Zavedením systému dojde ke sjednocení a efektivnějšímu řízení nákupních procesů u příspěvkových organizací kraje. Současně bude sníženo riziko nehospodárného, neúčelného či neefektivního nakládání s veřejnými prostředky příspěvkovými organizacemi, čímž dojde ke zlepšení kvality řízení všech příspěvkových organizací zadavatele.

2.2. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky

Předpokládaná hodnota veřejné zakázky určená zadavatelem postupem podle ust.

§ 13 a násl. ZVZ činí 4.944.400 Kč bez DPH.

Předpokládaná hodnota veřejné zakázky představuje současně nejvýše přípustnou výši nabídkové ceny; nerespektování tohoto požadavku ze strany uchazeče bude považováno za nesplnění zadávacích podmínek.

2.3. Klasifikace předmětu veřejné zakázky (CPV)

⮚ 79418000-7 - Poradenství v oblasti nákupu zboží,

⮚ 72000000-5 - Informační technologie: poradenství, vývoj programového vybavení, internet a podpora,

⮚ 48400000-2 - Balík programů pro obchodní transakce a soukromé podnikání,

⮚ 72263000-6 - Implementace programového vybavení,

⮚ 48810000-9 - Informační systémy,

⮚ 72265000-0 - Konfigurace programového vybavení.

3. Doba plnění veřejné zakázky

Předpokládaný termín uzavření smlouvy: leden 2015.

Doba plnění: do 8 měsíců ode dne uzavření smlouvy s vybraným uchazečem s tím, že do 6 měsíců od uzavření smlouvy musí být nákupní software uveden do zkušebního provozu; to vše vyjma poskytování konzultací, které mohou být dle ad hoc požadavků zadavatele poskytovány po dobu neurčitou od převzetí plnění do vyčerpání jejich maximálního objemu, a servisní podpory, která bude rovněž poskytována po dobu neurčitou od převzetí kompletního plnění.

Pro účely dílčího harmonogramu vyplní uchazeč v nabídce přílohu č. 3 závazného návrhu smluvních podmínek (návrh smlouvy).

4. Místo plnění veřejné zakázky

4.1. Místo plnění veřejné zakázky

Místem plnění veřejné zakázky, tj. místem předání výstupů a místem jednání, je budova Krajského úřadu, 28. října 117, 702 18 Ostrava, odbor kontroly a sdílených služeb, sídla příspěvkových organizací, jejichž zřizovatelem je zadavatel a pro přípravné práce sídlo vybraného uchazeče.

4.2. Prohlídka místa plnění

S ohledem na charakter veřejné zakázky, nebude zadavatel organizovat prohlídku místa plnění.

5. Kvalifikační předpoklady

Kvalifikovaným pro plnění veřejné zakázky je v souladu s ust. § 50 odst. 1 ZVZ dodavatel, který:

a) splní základní kvalifikační předpoklady podle ust. § 53 ZVZ,

b) splní profesní kvalifikační předpoklady podle ust. § 54 ZVZ,

c) předloží čestné prohlášení o své ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku, a

d) splní technické kvalifikační předpoklady podle ust. § 56 ZVZ.

5.1. Základní kvalifikační předpoklady dle ust. § 53 ZVZ

Základní kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel		Způsob prokázání splnění
a)	který nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin spáchaný ve prospěch organizované zločinecké skupiny, trestný čin účasti na organizované zločinecké skupině, legalizace výnosů z trestné činnosti, podílnictví, přijetí úplatku, podplacení, nepřímého úplatkářství, podvodu, úvěrového podvodu, včetně případů, kdy jde o přípravu nebo pokus nebo účastenství na takovém trestném činu, nebo došlo k zahlazení odsouzení za spáchání takového trestného činu; jde-li o právnickou osobu, musí tento předpoklad splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, a je-li statutárním orgánem dodavatele či členem statutárního orgánu dodavatele právnická	Výpis z evidence Rejstříku tresti. Je-li dodavatel právnickou osobou, musí být doložen výpis z evidence Rejstříku tresti jak ve vztahu k této právnické osobě-dodavateli, tak i ve vztahu ke všem statutárním orgánim nebo všem členim statutárního orgánu takové právnické osoby-dodavatele; je-li statutárním orgánem dodavatele či členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí být doložen výpis z evidence Rejstříku tresti jak ve vztahu k této právnické osobě, tak i ke statutárnímu orgánu nebo ke každému členu statutárního orgánu této právnické osoby.

Základní kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel		Způsob prokázání splnění
	osoba, musí tento předpoklad splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu této právnické osoby; podává-li nabídku či žádost o účast zahraniční právnická osoba prostřednictvím své organizační složky, musí předpoklad podle tohoto písmene splňovat vedle uvedených osob rovněž vedoucí této organizační složky; tento základní kvalifikační předpoklad musí dodavatel splňovat jak ve vztahu k území České republiky, tak k zemi svého sídla, místa podnikání či bydliště;
b)	který nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání dodavatele podle zvláštních právních předpisů nebo došlo k zahlazení odsouzení za spáchání takového trestného činu; jde-li o právnickou osobu, musí tuto podmínku splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, a je-li statutárním orgánem dodavatele či členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí tento předpoklad splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu této právnické osoby; podává-li nabídku či žádost o účast zahraniční právnická osoba prostřednictvím své organizační složky, musí předpoklad podle tohoto písmene splňovat vedle uvedených osob rovněž vedoucí této organizační složky; tento základní kvalifikační předpoklad musí dodavatel splňovat jak ve vztahu k území České republiky, tak k zemi svého sídla, místa podnikání či bydliště;	Výpis z evidence Rejstříku tresti. Je-li dodavatel právnickou osobou, musí být doložen výpis z evidence Rejstříku tresti jak ve vztahu k této právnické osobě-dodavateli, tak i ve vztahu ke všem statutárním orgánim nebo všem členim statutárního orgánu takové právnické osoby-dodavatele; je-li statutárním orgánem dodavatele či členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí být doložen výpis z evidence Rejstříku tresti jak ve vztahu k této právnické osobě, tak i ke statutárnímu orgánu nebo ke každému členu statutárního orgánu této právnické osoby.
c)	který v posledních 3 letech nenaplnil skutkovou podstatu jednání nekalé soutěže formou podplácení podle zvláštního právního předpisu;	Prohlášení dodavatele, z něhož jednoznačně vyplývá splnění tohoto kvalifikačního předpokladu.

Základní kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel		Způsob prokázání splnění
d)	vůči jehož majetku neprobíhá nebo v posledních 3 letech neproběhlo insolvenční řízení, v němž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku nebo insolvenční návrh nebyl zamítnut proto, že majetek nepostačuje k úhradě nákladů insolvenčního řízení, nebo nebyl konkurs zrušen proto, že majetek byl zcela nepostačující) nebo zavedena nucená správa podle zvláštních právních předpisů;	Prohlášení dodavatele, z něhož jednoznačně vyplývá splnění tohoto kvalifikačního předpokladu.
e)	který není v likvidaci;	Prohlášení dodavatele, z něhož jednoznačně vyplývá splnění tohoto kvalifikačního předpokladu.
f)	který nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele;	Potvrzení příslušného finančního úřadu. Prohlášení dodavatele ve vztahu ke spotřební dani, z něhož jednoznačně vyplývá splnění tohoto kvalifikačního předpokladu.
g)	který nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele;	Prohlášení dodavatele, z něhož jednoznačně vyplývá splnění tohoto kvalifikačního předpokladu ve vztahu ke všem zdravotním pojišťovnám.
h)	který nemá nedoplatek na pojistném a na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele;	Potvrzení příslušného pracoviště České správy sociálního zabezpečení, příp. úřadu dle právního řádu země sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele.
i)	který není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek;	Prohlášení dodavatele, z něhož jednoznačně vyplývá splnění tohoto kvalifikačního předpokladu.
j)	kterému nebyla v posledních 3 letech pravomocně uložena pokuta za umožnění výkonu nelegální práce podle zvláštního právního předpisu (ust. § 5 písm. e) bod 3 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů).	Prohlášení dodavatele, z něhož jednoznačně vyplývá splnění tohoto kvalifikačního předpokladu.

5.2. Profesní kvalifikační předpoklady dle ust. § 54 ZVZ

Profesní kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel, který předloží		Způsob prokázání splnění
a)	výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm dodavatel zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní dodavatel zapsán;	Výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm dodavatel zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní dodavatel zapsán
b)	doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky.	Doklady o oprávnění k podnikání (výpis ze živnostenského rejstříku) pokrývající v plném rozsahu předmět této veřejné zakázky,

5.3. Čestné prohlášení dodavatele o ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku

Dodavatel v souladu s ust. § 50 odst. 1 písm. c) ZVZ předloží čestné prohlášení podepsané oprávněnou osobou dodavatele, z něhož bude vyplývat, že je ekonomicky a finančně způsobilý splnit veřejnou zakázku.

5.4. Technické kvalifikační předpoklady dle ust. § 56 ZVZ

	Technické kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel, který předloží	Vymezení min. úrovně kvalifikačního předpokladu a způsob jeho prokázání
a)	seznam významných zakázek (služeb) realizovaných dodavatelem v posledních 3 letech;	Dodavatel předloží seznam významných zakázek realizovaných v posledních 3 letech, v němž budou uvedeny alespoň následující údaje: a) název objednatele, b) předmět významné zakázky a její popis, c) doba realizace významné zakázky, d) údaj o tom, že významná zakázka byla realizována řádně a včas, e) kontaktní osoba objednatele, u které bude možné realizaci významné zakázky ověřit, přičemž přílohou tohoto seznamu musí být alespoň kopie 1. osvědčení vydané veřejným zadavatelem, pokud zakázka byla realizována pro veřejného zadavatele, nebo 2. osvědčení vydané jinou osobou, pokud zakázka byla realizována pro jinou osobu než pro veřejného zadavatele, nebo

	Technické kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel, který předloží	Vymezení min. úrovně kvalifikačního předpokladu a způsob jeho prokázání
		3. smlouva s jinou osobou a doklad o uskutečnění plnění dodavatele, není-li současně možné osvědčení podle bodu 2 od této osoby získat z divodi spočívajících na její straně. Z osvědčení a seznamu významných zakázek musí jednoznačně vyplývat, že dodavatel v uvedeném období realizoval významné zakázky (služby) s následujícím předmětem plnění: 1. alespoň v jednom případě komplexní analýza nákupních procesi v oblasti sdružených či centrálních nákupi, přičemž tato analýza se týkala komodit s celkovou finanční hodnotou nejméně 100 mil. Kč bez DPH a současně byla řádným podkladem pro následnou optimalizaci nákupního procesu objednatele, 2. alespoň v jednom případě (i pro jiného objednatele než dle bodu 1.) dodávka a implementace nákupního software sloužícího k realizaci sdružených či centrálních nákupi, přičemž souhrnná finanční hodnota nákupi realizovaných prostřednictvím nákupního software musí alespoň v jednom referenčním roce činit minimálně 100 mil. Kč bez DPH, alespoň v jednom případě byla referenční zakázka dle písm. a) či b) realizována pro zadavatele veřejných zakázek a týkala se sdruženého či centralizovaného zadávání (nákupu) nejméně pro 5 subjekti, které jsou tímto zadavatele ovládány/řízeny/ podřízeny (např. dceřiné společnosti, organizační složky).

	Technické kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel, který předloží	Vymezení min. úrovně kvalifikačního předpokladu a způsob jeho prokázání
b)	seznam členů realizačního týmu a osvědčení o odborné kvalifikaci dodavatele, resp. členů realizačního týmu jako osob odpovědných za poskytování příslušných služeb.	Zadavatel v souvislosti s prokázáním splnění tohoto kvalifikačního předpokladu požaduje doložit alespoň 3 členný realizační tým a u příslušné osoby předložit vždy: o profesní životopis, z něhož bude vyplývat splnění požadavki zadavatele (u odborné kvalifikace dodavatel specifikuje údaje, z nichž bude ověřitelné splnění požadavku na zkušenosti členi realizačního týmu); a o údaj o tom, zda je osoba v pracovněprávním či jiném vztahu (v takovém případě uvede dodavatel v jakém) k dodavateli. Dodavatel předloží osvědčení o odborné kvalifikaci osob, které budou odpovědné za poskytování služeb, a to v následujícím rozsahu: 1. vedoucí realizačního týmu – tato osoba musí splňovat tyto předpoklady: - v posledních 3 letech se podílel na realizaci jedné významné služby, která naplňuje požadavky na referenční zakázku dle odst. 6.4 písm. a) výše; nemusí se přitom jednat o identickou referenční zakázku, prostřednictvím které uchazeč prokazuje splnění kvalifikace dle odst. 6.4 písm. a) zadávací dokumentace; - disponuje jazykovou znalostí českého (anebo slovenského) jazyka na úrovni pracovní komunikace. 2. 2 další specialisté - disponují jazykovou znalostí českého (anebo slovenského) jazyka na úrovni pracovní komunikace; - každý z nich min. 2 roky praxe za posledních 5 let v poskytování poradenství v oblasti sdružených

	Technické kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel, který předloží	Vymezení min. úrovně kvalifikačního předpokladu a způsob jeho prokázání
		(centrálních) nákupi ve veřejné správě.

6. Společná ustanovení ke splnění kvalifikačních předpokladů

6.1. Pravost dokladů prokazujících splnění kvalifikace

Dodavatel prokáže splnění kvalifikace ve všech případech příslušnými doklady předloženými v prostých kopiích. Zadavatel může před uzavřením smlouvy požadovat předložení originálů nebo ověřených kopií dokladů prokazujících splnění kvalifikace.

6.2. Stáří dokladů prokazujících splnění kvalifikace

Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí ke dni podání nabídky starší 90 kalendářních dnů.

6.3. Prokázání kvalifikace v případě zahraničních osob

Nevyplývá-li ze zvláštního právního předpisu jinak, prokazuje zahraniční dodavatel splnění kvalifikace způsobem podle právního řádu platného v zemi jeho sídla, místa podnikání nebo bydliště, a to v rozsahu požadovaném ZVZ a zadavatelem. Pokud se podle právního řádu platného v zemi sídla, místa podnikání nebo bydliště zahraničního dodavatele určitý doklad nevydává, je zahraniční dodavatel povinen prokázat splnění takové části kvalifikace čestným prohlášením. Není-li povinnost, jejíž splnění má být v rámci kvalifikace prokázáno, v zemi sídla, místa podnikání nebo bydliště zahraničního dodavatele stanovena, učiní o této skutečnosti čestné prohlášení. Doklady prokazující splnění kvalifikace předkládá zahraniční dodavatel v původním jazyce s připojením jejich úředně ověřeného překladu do českého jazyka, pokud zadavatel v zadávacích podmínkách nebo mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána, nestanoví jinak; to platí i v případě, prokazuje-li splnění kvalifikace doklady v jiném než českém jazyce dodavatel se sídlem, místem podnikání nebo místem trvalého pobytu na území České republiky. Povinnost připojit k dokladům úředně ověřený překlad do českého jazyka se nevztahuje na doklady ve slovenském jazyce.

6.4. Prokázání části kvalifikace prostřednictvím subdodavatele

Pokud není dodavatel schopen prokázat splnění určité části kvalifikace požadované zadavatelem podle ust. § 50 odst. 1 písm. b) a d) ZVZ (tj. profesní a technické kvalifikační předpoklady) v plném rozsahu, je oprávněn splnění kvalifikace v chybějícím rozsahu prokázat prostřednictvím subdodavatele (to neplatí v případě profesního kvalifikačního předpokladu podle ust. § 54 písm. a) ZVZ).

Dodavatel je v takovém případě povinen zadavateli předložit

a) doklady prokazující splnění základního kvalifikačního předpokladu podle ust.

§ 53 odst. 1 písm. j) ZVZ (prohlášení, že subdodavatel není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek) a profesního kvalifikačního předpokladu podle ust. § 54 písm. a) ZVZ (výpis z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence) subdodavatelem, a

b) smlouvu uzavřenou se subdodavatelem, z níž prokazatelně vyplývá závazek subdodavatele k poskytnutí konkrétního plnění určeného k plnění veřejné zakázky dodavatelem či k poskytnutí konkrétních věcí či práv, s nimiž bude dodavatel oprávněn disponovat v rámci plnění veřejné zakázky, a to alespoň v rozsahu, v jakém subdodavatel prokázal splnění kvalifikace podle ust. § 50 odst. 1 písm. b) a d) ZVZ.

6.5. Prokázání kvalifikace v případě společné nabídky

Má-li být předmět veřejné zakázky plněn několika dodavateli společně a za tímto účelem podávají společnou nabídku, je každý z dodavatelů povinen prokázat splnění základních kvalifikačních předpokladů a profesního kvalifikačního předpokladu podle ust. § 54 písm. a) ZVZ v plném rozsahu. Splnění kvalifikace podle ust. § 50 odst. 1 písm.

b) a d) ZVZ musí prokázat všichni dodavatelé společně.

V případě, že má být předmět veřejné zakázky plněn společně několika dodavateli, jsou tito dodavatelé povinni předložit zadavateli současně s doklady prokazujícími splnění kvalifikačních předpokladů smlouvu, ve které je obsažen závazek, že všichni xxxx dodavatelé budou vůči zadavateli a třetím osobám z jakýchkoliv právních vztahů vzniklých v souvislosti s veřejnou zakázkou zavázáni společně a nerozdílně, a to po celou dobu plnění veřejné zakázky i po dobu trvání jiných závazků vyplývajících z veřejné zakázky.

6.6. Důsledek nesplnění kvalifikace

Neprokáže-li dodavatel splnění kvalifikace v plném rozsahu, bude podle ust. § 60 odst. 1 ZVZ vyloučen ze zadávacího řízení.

7. Obchodní a platební podmínky

7.1. Xxxxxxx je povinen podat návrh smlouvy pokrývající celý předmět plnění veřejné zakázky.

7.2. Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče podepsán statutárním orgánem nebo osobou prokazatelně oprávněnou zastupovat uchazeče; v takovém případě doloží uchazeč toto oprávnění (např. plnou moc) v nabídce.

7.3. Uchazeč doplní příslušné údaje do přílohy č. 2 zadávací dokumentace „Návrh smlouvy o dílo – závazné obchodní podmínky“, přičemž není oprávněn činit další změny či doplnění návrhu smlouvy, s výjimkou údajů, které jsou výslovně vyhrazeny pro doplnění ze strany uchazeče.

7.4. Xxxxxxx je povinen upravit návrh smlouvy v části identifikující smluvní strany na straně uchazeče, a to v souladu se skutečným stavem, aby bylo vymezení uchazeče dostatečně určité. V případě nabídky podávané společně několika dodavateli (jako jedním uchazečem) jsou dodavatelé oprávněni upravit právní zkratky označující smluvní stranu zhotovitele (tj. nahrazení zkratky „zhotovitel“ zkratkou

„zhotovitelé“), a tomu odpovídající slovní tvary ve smlouvě a počet stejnopisů smlouvy.

7.5. Uchazeč je oprávněn zajišťovat plnění předmětu veřejné zakázky prostřednictvím subdodavatele(ů). V případě, že uchazeč v souladu s touto zadávací dokumentací prokázal splnění části kvalifikace prostřednictvím subdodavatele, musí tento subdodavatel i tomu odpovídající část plnění poskytovat. Uchazeč je oprávněn změnit subdodavatele, pomocí kterého prokázal část splnění kvalifikace, jen ze závažných důvodů a s předchozím písemným souhlasem zadavatele, přičemž nový subdodavatel musí disponovat minimálně stejnou kvalifikací, kterou původní subdodavatel prokázal za uchazeče; zadavatel nesmí souhlas se změnou subdodavatele bez objektivních důvodů odmítnout, pokud mu budou příslušné doklady předloženy.

8. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny

8.1. Základní požadavky zadavatele

Zadavatel požaduje, aby v nabídce (tj. zejm. v krycím listu a dále v návrhu smlouvy) byla uvedena nabídková cena za kompletní splnění předmětu veřejné zakázky v Kč, a to v členění Kč bez DPH, sazba a vyčíslení DPH a Kč vč. DPH. Odpovědnost za správnost stanovení sazby DPH nese uchazeč. DPH bude v nabídkách uvedena ve výši platné ke dni podání nabídky.

Nabídková cena bude stanovena jako nejvýše přípustná, obsahující veškeré náklady na splnění veřejné zakázky v rozsahu vymezeném v této zadávací dokumentaci a jejích přílohách. Nabídková cena (v Kč bez DPH) je překročitelná pouze při splnění podmínek dle odst. 8.2. zadávací dokumentace.

Uchazeč je povinen v nabídce předložit nabídkovou cenu v členění tabulky obsažené v rámci přílohy č. 3 zadávací dokumentace.

Případ, kdy nabídka nebude obsahovat položkový rozpočet vypracovaný podle této zadávací dokumentace, je nesplněním požadavku zadavatele uvedeného v zadávacích podmínkách.

8.2. Podmínky, za nichž je možno překročit výši nabídkové ceny

Nabídková cena může být dále měněna pouze za podmínek vyplývajících z přílohy č. 2 této zadávací dokumentace.

9. Hodnocení

9.1. Hodnotící kritéria

Hodnocení nabídek bude provedeno v souladu s ust. § 78 a § 79 ZVZ podle základního hodnotícího kritéria ekonomická výhodnost nabídky, a to dle následujících dílčích hodnotících kritérií (s využitím bodovací metody):

	Dílčí hodnotící kritérium	Váha
A.	Nabídková cena	50 %
B.	Kvalita navrhovaného řešení	50 %

ad A. Nabídková cena – váha kritéria 50 %

Bude hodnocena výše nabídkové ceny za celou veřejnou zakázku v Kč bez DPH uvedená uchazečem v návrhu smlouvy a stanovená v souladu s odst. 6.1. zadávací dokumentace. Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady spojené s poskytovanými službami a je nepřekročitelná. Jednotlivé nabídky uchazečů budou hodnoceny podle výše nabídkové ceny, vyšší nabídková cena znamená horší hodnocení.

ad B. Kvalita navrhovaného řešení – váha kritéria 50 %

Uchazečem předložený návrh řešení předmětu zakázky bude hodnocen na základě těchto jednotlivých subkritérií, kdy každé z těchto subkritérií má stejnou váhu (tj. každé 50 %):

1) Uchazeč jako součást nabídky předloží plán řešení veřejné zakázky, ve kterém bude co možná nejpodrobněji zpracován postup při naplňování předmětu zakázky v souladu s podmínkami stanovenými v zadávací dokumentaci, a to s vyznačeným milníků plnění; zadavatel bude hodnotit co možná nejvhodnější logickou, věcnou a časovou návaznost jednotlivých navržených kroků, aby byl garantován hladký a bezproblémový průběh prací. Současně bude hodnocena i podrobnost činností v rámci jednotlivých kroků, aby si zadavatel udělal co nejpřesnější představu ohledně postupu prací, a navržený způsob komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem v průběhu plnění (např. formou projektového řízení, které zadavatel preferuje), jakož i navržený model poskytování zaškolení (průběžných/závěrečných či jiných) v takové podobě, aby zaručoval plnou a řádnou způsobilost zaměstnanců zadavatele a jeho příspěvkových organizací užívat nákupní systém v okamžiku jeho předání zadavateli.

Zadavatel preferuje návrh, který bude zaručovat aktivně proklientský přístup uchazeče v oblasti komunikace a v oblasti konzultační podpory. Proklientským způsobem zadavatel rozumí takový návrh uchazeče, který:

• bude garantovat správnou identifikaci jednotlivých postupů a procesů,

• bude podávat precizní výčet postupů a procesů s jejich výkladem a odůvodněním nezbytnosti jejich realizace,

• bude zaručovat provázanost jednotlivých navržených kroků a ze kterého bude patrné, že jednotlivé dílčí kroky budou využitelné při následných činnostech,

• bude zadavateli zaručovat při nezbytné odborné způsobilosti zadavatele srozumitelnost navrhovaného řešení.

Pro hodnocení nabídky návrhu zaškolení zadavatel preferuje kreativní návrh školení, který bude směřován k cílové skupině (uživatelům nákupního software) a bude zároveň poskytovat zpětnou vazbu zadavateli. Zadavatel dále preferuje model, který bude kombinovat široký počet účastníků s individuálním přístupem (tzn. rozčlenění zaškolovacího procesu do menších účastnických skupin), který bude zohledňovat rozmanitost budoucích uživatelských rolí (tzn. jiná potřebnost pro zaměstnance zadavatele a jiná pro zaměstnance příspěvkových organizací) a který bude zohledňovat různé fáze nákupního systému (rozfázování zaškolovacího procesu v čase).

2) Vhodnost návrhu řešení nákupního software. Uchazeč předloží jako součást svého plnění grafické vyjádření navrhovaného SW řešení, včetně nezbytných popisů, které bude následně předmětem dodávky, přičemž zadavatel bude v rámci tohoto subkritéria hodnotit tato hlediska:

• Celkovou uživatelskou přívětivost navrhovaného SW řešení – zadavatel preferuje aplikaci s přehledným uživatelským prostředím a jednoduchým a intuitivním ovládáním, které bude umožňovat rychlou a jednoduchou práci na straně uživatele;

• komplexnost řešení softwarového nástroje – zadavatel preferuje takové řešení, které bude navrženo jako komplexní bez jednotlivých dílčích oddělených částí s různými způsoby používání a u kterého budou všechny jeho části provázané a budou tak tvořit komplexní systém,

• návrh výstupů nákupního software (controllingové sestavy) – zadavatel preferuje řešení, které bude zaručovat co možná nejvyšší přehlednost přednastavených sestav, širokou možnost modifikace přednastavených sestav a možnost tvorby vlastních sestav dle libovolných kritérií z údajů obsažených v nákupním software.

Pro účely hodnocení v rámci tohoto subkritéria zadavatel vyžaduje představení nákupního software ve formě prezentace v rozsahu maximálně 1 hodiny; k prezentaci bude uchazeč vyzván nejméně 7 dnů předem na kontaktní údaje uvedené v jeho nabídce. Prezentace musí zahrnovat zejm.:

1) ukázku administrace položek v elektronickém nákupním katalogu (vkládání, změna a odstranění položek),

2) ukázku procesu realizace a vyřizování objednávky,

3) ukázku párování objednávek a dodacích listů,

4) způsob nastavení controllingových mechanismů (výstupů),

5) návrh controllingových výstupů a reportů a jejich možné využití pro optimální řízení zadavatelem,

6) ukázku vyčíslování a vyhodnocování úspor z realizovaných nákupů.

Shora uvedená dokumentace určená pro účely hodnocení nabídek musí být konkrétní a přiměřeně obsáhlá tak, aby z popisu jednoznačně vyplývaly skutečnosti, které umožní posoudit kvalitu nabízeného plnění z výše uvedených hledisek. Z dokumentace doložené v nabídce musí vyplývat dodržení podmínek a požadavků zadavatele uvedených v této zadávací dokumentaci a jejích přílohách.

Údaje, které uchazeč nabídne pro účely hodnocení nabídek, jsou pro uchazeče závazné i z hlediska následného plnění smlouvy. Uchazeč je povinen údaje zapracovat přímo do návrhu smlouvy (doplnění na vyznačená místa v návrhu smlouvy a do příloh návrhu smlouvy).

9.2. Metoda hodnocení

Pro hodnocení nabídek použije hodnotící komise bodovací stupnici v rozsahu 0 až 100 bodů. Každé jednotlivé nabídce bude v rámci každého dílčího hodnotícího kritéria přiděleno takové bodové ohodnocení, které odráží úspěšnost předmětné nabídky v rámci hodnotícího kritéria.

V případě dílčího kritéria A. Nabídková cena se jedná o nákladové kvantitativní kritérium, u něhož jsou preferovány nižší hodnoty před vyššími; hodnocená nabídka získá bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k hodnocené nabídce. Následně bude přidělená bodová hodnota převážena vahou dílčího kritéria.

V rámci dílčího hodnotícího kritéria B. Kvalita navrhovaného řešení, u nějž nelze vyjádřit výslednou hodnotu číselně, se hodnotí tak, že hodnotící komise sestaví v závislosti na shora stanovená hlediska pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů a ostatním nabídkám takový počet bodů, který odpovídá míře splnění stanovených hledisek v poměru k nejvhodnější nabídce. Jako nejvhodnější bude vyhodnocena nabídka, která nejlépe splní zadavatelem stanovená hlediska.

Celkové bodové ohodnocení jednotlivých nabídek vznikne součtem převážených bodových hodnot dosažených v jednotlivých dílčích hodnotících kritériích, tj. součtem bodových ohodnocení v daných dílčích hodnotících kritériích převážených vahou příslušného dílčího hodnotícího kritéria. Zaokrouhlování bude prováděno na dvě desetinná místa.

Na základě celkového bodového ohodnocení stanoví hodnotící komise výsledné pořadí nabídek.

10. Podmínky a požadavky na zpracování a podání nabídky

10.1. Nabídky se podávají písemně v uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky s uvedením výzvy „Neotevírat“. Na obálce musí být uvedena adresa, na niž je možné dle ust. § 71 odst. 6 ZVZ vyrozumět uchazeče o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty nebo dle ust. § 71 odst. 7 ZVZ o tom, že zadavatel obdržel ve lhůtě pro podání nabídek pouze jednu nabídku. Nabídka bude obsahovat v souladu s ust. § 68 ZVZ návrh smlouvy podepsaný oprávněnou osobou uchazeče.

10.2. Nabídka musí být zpracována ve všech částech v českém jazyce (výjimku tvoří odborné názvy a údaje).

10.3. V nabídce musejí být na krycím listu uvedeny

- identifikační údaje uchazeče v rozsahu uvedeném v ust. § 17 písm. d) ZVZ,

- kontaktní adresa pro písemný styk (včetně e-mailové adresy) mezi uchazečem a zadavatelem, resp. osobou pověřenou zadavatelskými činnostmi,

- nabídková cena v členění celková nabídková cena bez DPH, DPH, celková nabídková cena vč. DPH,

- příp. další údaje.

10.4. Uchazeč předloží nabídku (v listinné verzi) v originále a případně (nepovinně) i v dalším 1 výtisku (kopii), přičemž originál nabídky bude výslovně jako originál označen, ostatní případné výtisky budou označeny jako „Kopie“. Veškeré součásti nabídky musí být poskytnuty v jedné obálce. Všechny listy nabídky budou navzájem pevně spojeny či sešity tak, aby byly dostatečně zabezpečeny před jejich vyjmutím z nabídky. Všechny výtisky budou řádně čitelné, bez škrtů a přepisů. Krycí list musí obsahovat, vedle čísla výtisku a označení, zda jde o Originál či Kopii, též údaje dle ustanovení odst. 10.3. zadávací dokumentace. Všechny stránky nabídky, resp. jednotlivých výtisků, budou očíslovány vzestupnou řadou.

10.5. Uchazeč předloží nabídku též případně na technickém nosiči dat (CD či DVD). Informace na technickém nosiči dat mají pouze informativní povahu. Na

technickém nosiči dat uchazeč předloží zejména návrh smlouvy na realizaci veřejné zakázky.

10.6. Nabídka musí být předložena v následující doporučené struktuře:

⮚ krycí list nabídky obsahující identifikační údaje uchazeče,

⮚ obsah nabídky s uvedením čísel stran kapitol nabídky, včetně seznamu příloh,

⮚ doklady prokazující splnění kvalifikace (předkládá-li nabídku více dodavatelů společně rovněž originál nebo úředně ověřenou kopii smlouvy o solidární odpovědnosti podle ust. § 51 odst. 6 ZVZ),

⮚ seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních 3 letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele,

⮚ má-li dodavatel formu akciové společnosti, seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek,

⮚ prohlášení uchazeče o tom, že neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zvláštního právního předpisu (tj. zákona č. 143/2001 Sb., o ochraně hospodářské soutěže a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou

⮚ nabídková cena (v požadovaném členění) a veškeré další údaje pro účely hodnocení nabídek dle dílčích hodnotících kritérií,

⮚ návrh smlouvy podepsaný oprávněnou osobou,

⮚ ostatní dokumenty, které mají dle uchazeče tvořit obsah nabídky,

⮚ informace o celkovém počtu listů nabídky.

10.7. Uvedené jednotlivé součásti nabídky uchazeč ve své nabídce zřetelně oddělí barevnými předělovými listy (uvedené má doporučující charakter).

11. Závaznost požadavků zadavatele

Informace a údaje uvedené v jednotlivých částech této zadávací dokumentace a v přílohách zadávací dokumentace vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Tyto požadavky je dodavatel povinen plně a bezvýhradně respektovat při zpracování své nabídky. Neakceptování požadavků zadavatele uvedených v této zadávací dokumentaci bude považováno za nesplnění zadávacích podmínek s následkem vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení.

V případě, že zadávací podmínky obsahují odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku za příznačné, patenty na vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, umožňuje zadavatel

výslovně použití i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení, které naplní zadavatelem požadovanou či odborníkovi zřejmou funkcionalitu.

12. Dodatečné informace k zadávacím podmínkám

Přestože tato zadávací dokumentace vymezuje předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky, mohou dodavatelé požadovat dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná (emailová) žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 6 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek.

Žádosti o žádosti o poskytnutí dodatečných informací mohou dodavatelé v písemné formě zasílat prostřednictvím emailové adresy xxx@xx-xxxxx.xxx k rukám osoby uvedené v odst. 0. této zadávací dokumentace. V žádosti o poskytnutí dodatečných informací musí být uvedeny identifikační a kontaktní údaje dodavatele a informace o tom, ke které veřejné zakázce se žádost vztahuje. Zadavatel v zákonné lhůtě odešle dodatečné informace k zadávacím podmínkám a případné související dokumenty, vč. přesného znění žádosti, všem dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí zadávací dokumentace nebo kterým byla zadávací dokumentace poskytnuta, a to prostřednictvím e-mailu. Zadavatel vždy současně uveřejní dodatečné informace včetně přesného znění žádosti na profilu zadavatele.

13. Lhůta a místo pro podání nabídek

Lhůta pro podání nabídek: do 15. 12. 2014, 11:00 hod.

Místo podání nabídek: MT Legal s.r.o., advokátní kancelář, Xxxxxxxxxxxx

30, Ostrava – Slezská Ostrava, na recepci (provozní doba v pracovní dny mezi 8.00 až 12.00 hodinou a

13.00 až 15.30 hodinou). Nabídka musí být podána nejpozději do konce lhůty pro podání nabídek stanovené výše. Za včasné doručení nabídky nese odpovědnost uchazeč. Obálku s nabídkou je nutno označit v souladu s pokyny uvedenými v zadávací dokumentaci.

14. Otevírání obálek

Otevírání obálek bude zahájeno po uplynutí lhůty pro podání nabídek, tj. bezprostředně po uplynutí lhůty uvedené v čl. 13 této zadávací dokumentace. Otevírání obálek s nabídkami se bude konat v sídle zadavatele. Otevírání obálek jsou oprávněni se účastnit všichni uchazeči (maximálně však dvě osoby za uchazeče, které se prokážou plnou mocí či pověřením, nejde-li o statutární orgán či jeho člena nebo uchazeče –

fyzickou osobu), kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek. Místnost, v níž se bude konat otevírání obálek s nabídkami, bude účastníkům sdělena v týž den na recepci zadavatele.

15. Výhrady zadavatele

15.1. Náklady spojené s účastí v zadávacím řízení nese každý účastník sám.

15.2. Zadavatel si vyhrazuje právo upravit zadávací podmínky v souladu s ZVZ.

15.3. Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit zadávací řízení v souladu s příslušnými ustanoveními ZVZ.

15.4. Zadavatel nepřipouští varianty nabídky.

15.5. Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit informace obsažené v nabídce uchazeče u třetích osob a uchazeč je povinen mu v tomto ohledu poskytnout veškerou potřebnou součinnost.

15.6. Zadavatel je oprávněn jakékoliv informace či doklady poskytnuté uchazeči použít, je-li to nezbytné pro postup podle ZVZ či pokud to vyplývá z účelu ZVZ.

15.7. Zadavatel výslovně upozorňuje dodavatele, že vybraný uchazeč je dle ust. § 2e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly.

16. Seznam příloh

Součástí zadávací dokumentace jsou následující přílohy:

Příloha č. 1 - Technická specifikace – požadavky na plnění

Příloha č. 2 - Návrh smlouvy o dílo – závazné obchodní podmínky Příloha č. 3 – Podrobný rozpis ceny

V Ostravě dne 19. 11. 2014

Moravskoslezský kraj právně zastoupený MT Legal s.r.o.,

advokátní kancelář

Xxx. Xxxxx Xxxxxxx LL.M., v. r. na základě plné moci

Elektronicky podepsáno: Xxxx Xxxxxxxxx

Příloha č. 1

Technická specifikace – požadavky na plnění

Objednatel - Moravskoslezský kraj (dále také „zadavatel“) - vykonává zřizovatelské funkce vůči 227 příspěvkovým organizacím (dále také „PO“) v odvětvových oblastech oblasti školství, sociálních věcí, zdravotnictví, kultury, dopravy a životního prostředí. Tyto příspěvkové organizace realizují své potřeby formou individuálních nákupů.

Smyslem tvorby systému sdružených nákupů (dále též „SN“) je sloučení individuálních potřeb příspěvkových organizací do souvislého celku. Vznikne tak potenciál pro realizaci úspor finančních prostředků na straně příspěvkové organizace včetně souvisejících výhod nefinančního typu (snížení rizik při nakládání s finančními prostředky, časová úspora u zaměstnanců zajišťujících nákupy a veřejné zakázky apod.). Dalším aspektem tvorby systému sdružených nákupů je nutnost zavedení nástrojů controllingu, reportingu a dalších provozních analýz. Tyto nástroje umožní jednak sledovat nákupní proces z pohledu příspěvkových organizací a jednotlivých komodit, vyhodnocovat jeho účinnost, ale poskytuje i přehled o míře plnění zavedených pravidel.

Princip celého systému musí směřovat do realizace sdružených nákupů prostřednictvím tzv. referenčního zadavatele. Dalším hlavním aspektem zamýšleného systému je tzv. sdílení cen resp. využití vysoutěžených cenových podmínek jako benchmarkového ukazatele. Referenčním zadavatelem se rozumí vybraná příspěvková organizace, jejíž nákupní potřeby jsou v dané komoditě či pro konkrétní zboží natolik reprezentativní, že může být zřizovatelem určena jako osoba realizující zakázku zpravidla malého rozsahu s využitím elektronického nástroje. Výsledky této zakázky budou jednak importovány do nákupního software, čímž bude umožněn přístup i ostatních příspěvkových organizací k vysoutěženým podmínkám a cenám.

Nákupní software lze charakterizovat jako e-shop, který umožní realizaci sdružených nákupů ostatním zařazeným příspěvkovým organizacím pro všechny vysoutěžené, případně i evidenci a nákup individuálně vložených položek komoditní skladby, od všech dodavatelů, kteří jsou na tento software napojeni. Zavedením tohoto systému dojde ke sjednocení a efektivnějšímu řízení nákupních procesů u Moravskoslezského kraje a jeho příspěvkových organizací. Současně bude sníženo riziko nehospodárného, neúčelného či neefektivního nakládání s veřejnými prostředky příspěvkovými organizacemi, čímž dojde ke zlepšení kvality řízení všech příspěvkových organizací zadavatele.

Zadavatel v rámci této veřejné zakázky poptává komplexní řešení, které spočívá ve vytvoření systému sdružených nákupů v prostředí Moravskoslezského kraje a jeho příspěvkových organizací. Toto řešení bude zahrnovat analýzu stávajícího stavu nákupů a nákupního procesu včetně vytvoření metodiky postupu, jak analyzovat analytické účty a metodiky postupu, jak provést detailní analýzu pro určení referenčního zadavatele a položkové skladby dané komodity, kterou nakupuje. Dále bude zahrnovat návrh pravidel zaváděného systému sdružených nákupů včetně kompletní dokumentace, která bude zahrnovat šablony dokumentace související s elektronickými výběrovými řízeními na veřejné zakázky malého rozsahu (zadávací dokumentace, obchodní podmínky, logistické podmínky) a metodiky nákupního software (portálu). Další částí poptávaného řešení je poskytnutí licence k nákupnímu software, kterým bude realizován systém sdružených nákupů u příspěvkových organizací zadavatele a který bude nastaven na základě vydefinovaných pravidel.

Součástí veřejné zakázky bude i realizace dvou pilotních výběrových řízení s využitím elektronického nástroje (oblast čistících a dezinfekčních prostředků a oblast kancelářských potřeb) a následný import vysoutěžených položek na dodávaného nákupního software tak, aby v okamžiku předání mohly být vysoutěžené a naimportované položky předmětem nákupů příspěvkových organizací zadavatele a aby tento proces mohl být testován v rámci zkušebního provozu. Uchazeč proto musí přípravné analytické činnosti uzpůsobit tak, aby na základě nich byl schopen tyto pilotní akce realizovat.

V rámci předmětu zakázky zadavatel nepoptává elektronický nástroj zajišťující realizaci veřejné zakázky resp. zadávacího řízení, ani elektronickou aukci.

Dílo se skládá ze dvou plnění, které na sebe věcně a časově navazují:

Část 1 – Analýza nákupních procesů

Část 2 – Dodávka a implementace nákupního software

ČÁST 1 – Analýza nákupních procesů

1. Řízení projektu

- vytvoření implementačního plánu projektu (rozfázování jednotlivých aktivit, rozdělení do jednotlivých kroků, zodpovědností, termínů a návazností)

- definice odpovědnostní matice (role a zodpovědnost členů projektového týmu)

- návrh komunikačních aktivit (snaha o eliminaci negativního postoje ke změně; setkání, komunikační portál, ostatní medializace)

- analýza rizik realizace předmětu zakázky, včetně návrhu opatření k jejich minimalizaci Xxxxxxxxx konečná podoba závěrů a návrhů v této části podléhá předchozímu projednání a schválení zadavatelem.

Výstup:

• Implementační plán

2. Zpracování analýzy stávajícího stavu nákupů a nákupních procesů u příspěvkových organizací

- zpracování analýzy nákladových účtů na reprezentativním vzorku (max. 20, dle požadavku zadavatele) příspěvkových organizací za poslední ukončené účetní období; výstup této části musí být podkladem pro vytvoření metodiky postupu, jak zanalyzovat analytické účty za účelem zmapování komoditní spotřeby PO v jednotlivých odvětvích (školství, sociální věci, zdravotnictví, kultura, doprava a životní prostředí)

- zpracování analýzy položkové skladby u jednotlivých komodit vhodných pro sdružené nakupování na vzorku příspěvkových organizací, výstup této části musí být podkladem pro vytvoření metodiky postupu, jak provést detailní analýzu pro určení referenčního zadavatele a položkové skladby dané komodity, kterou nakupuje

- výstupy této části budou zároveň nezbytným podkladem pro realizaci dvou pilotních nákupních procesů (viz níže)

Jakákoliv konečná podoba závěrů analýz zpracovaných uchazečem podléhá předchozímu projednání a schválení zadavatelem.

Výstup:

• Metodika postupu, jak zanalyzovat analytické účty za účelem zmapování komoditní spotřeby PO.

• Metodika postupu, jak provést detailní analýzu pro určení referenčního zadavatele a položkové skladby dané komodity, kterou nakupuje.

3. Zpracování návrhu nákupního procesu příspěvkových organizací

- definice jednotlivých uživatelů nákupního procesu, jejich rolí a oprávnění v procesu – tato část musí být využita pro část 2 – dodání nákupního software

- vypracování objednávacího postupu (workflow)

- vypracování schvalovacího postupu (workflow)

- vydefinování pravidel systému SN, tj. pravidel, která budou pro PO v rámci SN závazná a jejichž dodržování bude zadavatelem sledováno pomocí controllingových nástrojů

- plán a harmonogram implementace nákupního systému

Jakákoliv konečná podoba uchazečem zpracovaného návrhu podléhá předchozímu projednání a schválení zadavatelem.

Výstup:

• Pravidla nákupního systému.

• Plán a harmonogram implementace nákupního systému.

4. Realizace dvou pilotních nákupních procesů

- příprava a realizace výběrového řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu s využitím elektronické aukce u dvou zadavatelem vybraných komoditních celků pro všechny odvětvové oblasti – cílem je vydefinování konkrétního postupu a formy procesu zadávání s využitím analýz a metod zpracovaných uchazečem v předchozích částech; vybranými komoditními celky zadavatel rozumí:

o oblast čistících a dezinfekčních prostředků

o oblast kancelářských potřeb

- tvorba obecného pojmosloví systému sdružených nákupů

- kompletní dokumentace nákupního procesu s využitím elektronické aukce (v souladu s platnou legislativou) za účelem optimalizace nákupních cen při zachování požadované kvality a následné zahrnutí výsledků do poptávaného softwarového nástroje; dokumentace bude zahrnovat šablony související s elektronickými výběrovými řízeními (zadávací dokumentace, obchodní a logistické podmínky, aj.)

- návrh metodiky nákupního software (portálu); zahrnuje návrh funkcionalit nákupního

portálu, technickou a provozní uživatelskou dokumentaci pro práci s portálem (popis administrace, aktualizace, uživatelské práce dle jednotlivých uživatelských rolí), metodiku kontroly dodržování pravidel nastavených pravidel (popis sledování dodržování pravidel nastaveného systému uživateli, iniciace opatření pro jejich dodržování), metodiku průběžné analýzy realizovaných nákupů (popis postupu zajištění aktuálnosti nákupního katalogu) včetně návrhu možných controllingových sestav (statistické ukazatele nákladovosti, ukazatelé úspor, srovnávací analýzy a sumární sestavy dle jednotlivých uživatelů) a práce s nimi

Jakákoliv konečná podoba uchazečem navrhovaných postupů podléhá předchozímu projednání a schválení zadavatelem.

Výstup:

• Dokumentace nákupního procesu s využitím elektronické aukce včetně šablon dokumentace související s elektronickými výběrovými řízeními.

• Metodika nákupního portálu

• Soubory vysoutěžených položek zahrnutých do elektronického nákupního katalogu

5. Konzultační podpora

- jedná se o poskytnutí podpory uchazeče pro interní tým zadavatele v rámci projektu dle potřeb zadavatele pro plnění dle čl. 2.1 body 1 a 2 zadávací dokumentace, tj. nejedná se o poskytování konzultací dle ad hoc potřeb zadavatele (v předpokládaném objemu 300 hodin), ale o trvalou konzultační podporu při plnění.

- konzultační podpora musí směřovat do 3 oblastí

o výběr vhodných komodit do nákupního procesu

o podpora v oblasti konzultací k výběrovým řízením

o logistika a zajišťování skladby dodavatelů

- součástí konzultační podpory je i zaškolení zaměstnanců zadavatele a jeho příspěvkových organizací pro práci se softwarovým nástrojem; v rámci nabídky uchazeč stanoví rozsah školení (počet hodin a účastnická kapacita), které budou součástí ceny této položky (a tedy i celkové nabídkové ceny); školení v prostorách zajištěných zadavatelem musí respektovat diferenciaci uživatelských rolí dle návrhu uchazeče (školení se bude vztahovat na zaměstnance zadavatele v počtu 10 – 20 a zaměstnance příspěvkových organizací v počtu max. 300 osob, přičemž u obou skupin se předpokládá různá potřebnost zaměření zaškolovacího procesu a to dle uživatelských rolí či pozic v hierarchii celého nákupního systému zadavatele) a musí bezpodmínečně zahrnovat zaškolení uživatelů pro práci s nákupním software v takovém časovém okamžiku, aby v okamžiku jeho předání zadavateli byla možná okamžitá práce uživatelů s tímto softwarem

- součástí bude podpora v oblasti controllingu – popis controllingových ukazatelů v rámci nákupního procesu, které zajistí zadavateli dohled nad dodržováním pravidel nákupního systému

Po celou dobu realizace této části zakázky budou uchazeč i zadavatel postupovat ve vzájemné součinnosti. Veškerá činnost uchazeče, jím navrhované a realizované postupy a metody musí být v souladu s platnou legislativou České republiky.

ČÁST 2 – Dodávka a implementace nákupního software

Předmětem této části díla je poskytnutí nákupního SW, implementace a umožnění přístupu do softwarového nástroje, který bude zadavateli a jeho příspěvkovým organizacím sloužit jako nástroj pro realizaci sdružených či centralizovaných nákupů, jakož i poskytnutí nezbytných oprávnění pro jeho užívání zadavatelem a všemi příspěvkovými organizacemi, bez omezení počtu uživatelů. Součástí předmětu díla je i zajištění jeho zkušebního provozu do doby převzetí plnění.

Nástroj musí být funkční, prověřený a musí se jednat o komplexní softwarové řešení – aktivní informační systém. Postupy a metodika provozu nástroje musí vycházet z analýz realizovaných v dílčí části 1 veřejné zakázky.

Nástrojem se pro účel této veřejné zakázky rozumí webová aplikace, jejímž jádrem bude položkový katalog komoditní skladby (zboží). Komoditní skladba zboží vzejde vždy z jednotlivých dílčích veřejných zakázek realizovaných zpravidla formou elektronických aukcí. Příspěvkové organizace si tyto položky mohou v nákupním portále libovolně objednávat a to za podmínek, které byly vysoutěženy.

1. Části SW nástroje

Zadavatel požaduje, aby se uchazečem nabízený portál skládal ze tří základních částí:

a) Elektronický nákupní katalog

Požadujeme webovou aplikaci, tj. na straně klienta bude aplikace provozována výlučně v prostředí webového prohlížeče, s individuálním přístupem, tj. uživatelské účty pro zadavatele a všechny jeho příspěvkové organizace. Aplikace bude kompatibilní se všemi běžně dostupnými webovými prohlížeči, minimálně s Microsoft Internet Explorer (dále jen IE) 8., IE 9., Opera 12., Mozilla Firefox 12., Safari 5., Google Chrome 18 a jejich novějšími verzemi. V případě, že by z jakéhokoliv důvodu nebyl vybraný uchazeč schopen poskytovat plnění po dobu delší 3 měsíců, je zadavatel oprávněn a uchazeč mu umožňuje i nadále používat, spravovat a aktualizovat nákupní SW v aktuální verzi ke dni přerušení jinou osobou, a to i formou umožnění převodu/přenosu/migrace SW a jeho obsahu na HW určený zadavatelem.

- Jedná se o katalog jednotlivých položek zboží, které již byly nakupovány organizacemi. Nejedná se tedy o pevný katalog zboží určeného pro nákupy.

- Každá katalogová položka je charakteristická unikátním kódem, který určuje její zařazení v hierarchii katalogu a je nositelem konkrétních údajů (viz níže).

- Hlavním přínosem nástroje je jednotný e-shop pro všechny příspěvkové organizace zadavatele. E-shop bude napojený na dodavatele, kteří vzejdou z výběrových řízení na jednotlivé komoditní skupiny.

- Dalším přínosem je tzv. „sdílení cenových hladin“. Všechny příspěvkové organizace zadavatele mají možnost v rámci nástroje nakupovat vysoutěžené položky za stejných podmínek. Cenová hladina je využitelná jako tzv. benchmarkový ukazatel a zároveň jako kritérium hospodárnosti realizovaného nákupu.

Katalog umožní rychlou orientaci díky vyhledávání s našeptávačem (při zadání do pole se objeví rozšířená nabídka možných výrazů).

Každá položka musí být definována minimálně těmito atributy:

- Název zboží dle xxxxxxx

- Název zboží dle dodavatele

- Název zboží dle objednatele

- Popis zboží

- Měrná jednotka (m2, kg, kusy, balení, apod.)

- Identifikaci dodavatele – název, adresa a IČ dodavatele; katalog musí umožnit ke každé položce přiřadit až 3 možné dodavatele.

- Obrázek – ilustrativní vyobrazení položky

- Garantovaná cena – tj. nákupní cena zboží dosažená v elektronické aukci v členění v Kč bez DPH a s DPH

- Termín garance ceny – datum, kdy vyprší garantovaná cena a dodavatel již není povinen v této ceně dodávat.

b) Logistický nástroj

- umožní uživateli (příspěvkové organizaci) realizovat objednávky za ceny uvedené v elektronickém nákupním katalogu u dodavatelů, uvedených v tomtéž katalogu u příslušné položky.

- zaručuje veškerou další komunikaci mezi uživatelem a dodavatelem (např. dotazování, reklamace, zpětná vazby apod.) – slouží tedy jako schvalovací nástroj a zároveň jako komunikační kanál v nákupním procesu.

- eviduje veškeré objednávky uživatelů, které tak slouží k průběžné obnově portfolia komoditních položek a dále ke kontrole dodržování cenových hladin za strany zadavatele (zřizovatele); uživatel (příspěvková organizace) tak do nástroje vkládá veškeré objednávky zboží zařazeného do nákupního katalogu, tak i ty, které v něm zařazeny nejsou (se zdůvodněním realizace nákupu mimo katalog).

- systém zaručuje párování objednávek a dodávek což je zárukou systematického sledování

plnění ze strany dodavatelů.

- systém zaručuje evidenci uskutečněných objednávek, sledování jejich historie, vyhledávání, filtrování, apod.

- systém umožní uživatelům (příspěvkovým organizacím) vkládat vlastní položky tak, aby nákupní software umožňoval sledovat nejen nákupní transakce z výsledků zadávacích/výběrových řízení, ale i ty, které předmětem zadávacího/výběrového řízení prozatím nebyly.

c) Controllingový nástroj

- nástroj k průběžnému controllingu, tj. sledování výsledků projektu, vyhodnocování jednotlivých organizací, porovnávání objemů realizovaných nákupů v různých příspěvkových organizacích, sestavení databáze referenčních cen

- musí zaručovat průběžné sledování a srovnávání nákladů, které jednotlivé příspěvkové organizace vynaložily v nákupním procesu; sledované náklady musí být možné filtrovat dle navržených komoditních skupin

- musí umožňovat průběžné hodnocení plnění pravidel nastavených zadavatelem v pozici zřizovatele příspěvkových organizací (rating)

- musí umožňovat sledování nákupů u položek nákupního portálu a u nich definovaných cenových hladin

- musí umožňovat sledování nákupů mimo tento nástroj (z čehož vyplývá povinnost příspěvkových organizací vkládat do nástroje i položky, které byly nakupovány jinak, než na základě veřejné zakázky realizované prostřednictvím elektronického nástroje)

- musí umožňovat vyhodnocení provozních úspor a dodržování nastavených pravidel.

2. Minimální požadované funkcionality SW nástroje

Navržený nákupní software musí splňovat tyto minimální požadované funkcionality. Přesný a kompletní navržený výčet a popis funkcionalit bude vydefinován uchazečem v rámci nabídky a následně dále rozpracován v dílčí části 1 – Analýzy nákupních procesů.

Minimální rozsah funkcionalit musí odpovídat těmto položkám:

- Bude možná vlastní customizace vzhledu webových stránek (umístění loga apod.).

- Uživatelské účty zaměstnanců kraje a jeho příspěvkových organizací budou řízeny prostřednictvím systému pro správu uživatelů objednatele – identity managementu (dále jen IDM). Ostatní uživatelské účty, například dodavatelů, budou řízeny přímo v aplikaci nákupního SW.

- Uživatelské účty, řízené prostřednictvím IDM a jejich identitní údaje včetně rolí, budou do nákupního software přenášeny, aktualizovány a v něm rušeny (deaktivovány) prostřednictvím integrační vazby s IDM postavené na technologii webových služeb.

- Autentifikace uživatelů řízených prostřednictvím IDM bude probíhat prostředky objednatele na autentizační bráně jednotného přihlášení uživatelů – single sign on (dále jen SSO) oproti údajům vedeným v IDM. Autentizační brána objednatele funguje principem reverzní proxy. Mezi autentizační bránou a serverem nákupního software bude provedeno spojení protokolem HTTPS.

- Nákupní software bude uživatele přistupujícího z této brány považovat za ověřené a oprávněné. Informace o identitě uživatele, budou autentizační branou předány formou hlaviček HTTPS dotazu nebo bude uživatel identifikován formou „automatického“ vyplnění logovacího dialogu nákupního software autentizační branou (form autentifikace).

- Autorizace uživatelů bude probíhat formou přidělení role uživatelům s právem přístupu k nákupnímu portálu. Přidělování role bude provádět objednatel podle potřeb a vlastního uvážení.

- Systémy IDM a SSO nejsou součástí dodávky.

- Správu katalogu - nastavování přístupu k jednotlivým položkám katalogu a jejich úprava, přidávání položek a jejich customizace, apod.

- Objednávání – vygenerování objednávek na jednotlivé dodavatele z nákupního košíku, apod.

- Fakturace – vytvoření, odeslání a přijetí faktury, apod.

- Reklamace – vytvoření reklamačního protokolu, apod.

- Evidenci drobných nákupů – zpětná evidence nakoupených položek mimo softwarový nástroj (do určité finanční výše).

- Controlling – definování dvou typů controllingových výkazů: plánovací výkazy a výkazy přehledu nákupů.

-

3. Uživatelské role

Uživatelské role a z toho vyplývající oprávnění vzejdou a budou vydefinovány na základě výsledků dílčí části 1 – Analýzy nákupních procesů.

Dokumentace

Součástí dodávky bude zpracování technické a provozní uživatelské dokumentace v českém jazyce.

Servisní a technická podpora

a) Servisní a technická podpora zahrnuje:

- Průběžné provádění inovace díla, zejména update, legislativní update, upgrade a legislativní upgrade a zprovoznění inovovaného díla před termínem účinnosti změn příslušných právních předpisů.

- Technologická garance – provádění obecných změn díla v důsledku vývoje HW a SW prostředků.

- Služba Hot-line formou telefonické podpory pro zaměstnance objednatele a zaměstnance objednatelem zřizovaných organizací.

- Možnost oznámení problémů a závad do Service Desku objednatele nebo na elektronickou adresu xxxx@xxxx.xx dodavatele (doplní uchazeč).

- Odstraňování vad plnění.

Ke každé inovované verzi aplikace včetně update a legislativního update, upgrade a legislativního upgrade, je zhotovitel povinen dodat seznam změn a jejich popis v elektronické formě a aktualizovat uživatelskou dokumentaci.

b) Režim poskytování servisní a technické podpory

Podpora bude poskytována každý pracovní den vždy od 8:00 – 16:00.

c) Režim hlášení a odstraňování vad

Vady díla budou zástupci objednatele písemně hlášeny jedním z následujících způsobů:

▪ systémem Service Desk

▪ datovou schránkou:

▪ e-mailem:

▪ na adrese:

Oznámení bude obsahovat stručný a výstižný popis problému nebo závady.

Oznámení závady nebo problému jsou kromě objednatele oprávněni i uživatelé (zaměstnanci organizací zřízených objednatelem).

d) Naléhavost závady a reakční doby

Závady s vysokou naléhavostí mají dopad na celkovou dostupnost služby a služba je pro uživatele kompletně nedostupná nebo znemožňuje jeho využití pro stanovený účel.

Závady se střední naléhavostí mají dopad na částečnou dostupnost služby a služba je pro koncového uživatele částečně nedostupná (např. její jednotlivý modul, konkrétní funkce apod.), Jedná se tedy o závady, které omezují závažným způsobem funkčnost aplikace.

Závady s nízkou naléhavostí nemají dopad na celkovou dostupnost služby a služba je pro koncového uživatele kompletně dostupná. Jedná se o závady, které zásadním způsobem neznemožňují chod aplikace a její využití pro stanovený účel, ale omezují nežádoucím způsobem funkčnost aplikace.

Naléhavost	Reakční doba	maximální doba řešení
Vysoká	neprodleně (nejpozději do 4 hod.)	1 pracovní den
Střední	2 pracovní dny	6 pracovních dnů
Nízká	4 pracovní dny	10 pracovních dnů

e) Dostupnost služby

Aplikace je v standardně dostupná v pracovní dny od 8:00 do 16:00 hodin.

Doba jednotlivého výpadku nepřesáhne 10 hodin a celková doba výpadků za kalendářní rok nepřesáhne 150 hodin.

Poskytovatel je povinen informovat objednatele o plánovaných výpadcích služby v souvislosti s pravidelnou údržbou nebo jinými technickými zásahy minimálně 3 kalendářní dny předem na kontaktní e-mailovou adresu.

Poskytovatel je povinen plánované odstávky provádět mimo dobu od 8:00 do 16:00 hodin.

Zkušební provoz

Zkušební provoz slouží ke komplexnímu vyzkoušení poskytnutého plnění. Po řádně provedené implementaci, která musí být provedena nejpozději do 6 měsíců od uzavření smlouvy (v rámci těchto 6 měsíců musí být úspěšně realizovány i dvě pilotní výběrová řízení), proběhne zkušební provoz se zapojením zadavatelem určených příspěvkových organizací po dobu nejvýše 2 měsíců, kdy objednatel bude mít možnost testovat a ověřit veškerou funkčnost celého dodaného systému. O případném zkrácení zkušebního provozu rozhodne zadavatel.

Zkušební provoz bude probíhat v součinnosti zadavatele s dodavatelem.

Připomínkování a odsouhlasení funkčnosti aplikace bude popsáno v akceptačním protokolu po skončení zkušebního provozu, kdy finální akceptační kritéria musí být schváleny zadavatelem.

Příloha č. 2

Návrh smlouvy o dílo – závazné obchodní podmínky

Příloha č. 3

Podrobný rozpis ceny

(údaje doplní uchazeč)

	popis	cena v Kč bez DPH	DPH	Xxxx v Kč s DPH
1.	Analýza nákupních procesů
1.1.	Řízení projektu
Zpracování analýzy stávajícího stavu 1.2. nákupních procesů u příspěvkových organizací
Zpracování analýzy stávajícího nákupního 1.3. procesu příspěvkových organizací
1.4.	Realizace dvou pilotních nákupních procesů
1.5.	Konzultační podpora (v rámci projektu)
2.	Dodávka softwarového nástroje (realizační část)
2.1.	Elektronický nákupní katalog
2.2.	Logistický nástroj
2.3.	Controllingový nástroj
3.1.	Servisní a technická podpora – částka na 1 rok
3.2.	Servisní a technická podpora – částka na 4 roky
4.1.	1 hod služeb ad hoc konzultace ve vazbě na předchozí plnění
4.2.	Ad hoc konzultace v celkovém předpokládaném objemu 300 hodin (zadavatel není oprávněn tyto služby v plném rozsahu využít)
	CELKOVÁ NABÍDKOVÁ CENA (řádky 1 + 2 + 3.2.+ 4.2.)