EDUCA EXPO LIBEREC 2022
Všeobecné obchodní podmínky účasti vystavovatelů na veletrhu
EDUCA EXPO LIBEREC 2022
I. Smluvní strany
1) Pořadatelem veletrhu EDUCA EXPO LIBEREC 2022 (dále jen
„Veletrh“) je společnost SFM Liberec s.r.o., Jeronýmova 570/22,
460 07 Liberec 7, IČO: 44568118 (dále jen „Pořadatel“).
2) Vystavovatelem je právnická nebo fyzická osoba, která zašle Pořadateli vyplněný Registrační formulář (jak je tento pojem definován níže), (dále jen „Vystavovatel“).
II. Přihlášení Vystavovatele k účasti na Veletrhu
1) K účasti na Veletrhu se Vystavovatel přihlásí tak, že Pořadateli doručí (poštou, e-mailem na adresu xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx nebo osobním předáním) vyplněný a podepsaný registrační formulář (objednávku na Veletrh), který je dostupný na webových stránkách xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx (dále jen
„Registrační formulář“).
2) Registrační formulář zaslaný Pořadateli, je pro Vystavovatele závazný. Registrační formulář je možno Pořadateli zaslat nejpozději do 15. září 2022 Na Registrační formulář obdržený po tomto datu není Pořadatel povinen jakkoli reagovat.
3) Po obdržení Registračního formuláře zašle Pořadatel Vystavovateli e-mailem na kontaktní adresu uvedenou v Registračním formuláři potvrzení o přijetí Registračního formuláře (dále jen „Potvrzení“). Zasláním Potvrzení Vystavovateli je mezi Pořadatelem a Vystavovatelem uzavřena smlouva o účasti na Veletrhu (dále jen
„Smlouva“). Tyto všeobecné obchodní podmínky účasti Vystavovatelů na Veletrhu (dále jen „Podmínky“) jsou nedílnou součástí Smlouvy.
4) V Registračním formuláři je Vystavovatel povinen vymezit objednávanou výstavní plochu. Minimálním rozsah výstavní plochy, kterou si může Vystavovatel objednat jsou 4 m².
5) V případě, že Pořadatel již nemá k dispozici výstavní plochu v rozsahu požadovaném Vystavovatelem, má Pořadatel právo zaslat Vystavovateli potvrzení výstavní plochy ve zkráceném rozsahu, které je považováno za novou nabídku. K uzavření Smlouvy pak dochází okamžikem přijetí návrhu Pořadatele Vystavovatelem.
III. Nájemné za výstavní plochu, cena služeb
1) Vystavovatel se zavazuje zaplatit nájemné za využití vystavované plochy včetně vybavení, případně odměnu za poskytnutí jiných plnění ze strany Pořadatele, (dále jen „Cena služeb“), a to ve výši dle ceníku Pořadatele, který je zveřejněn na webových stránkách Veletrhu xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx (dále jen
„Ceník“), ev. dohodnutých mezi Vystavovatelem a Pořadatelem (bude-li se jednat o plnění, jehož cena není uvedena v Ceníku). Pořadatelem uvedené ceny poskytovaných služeb platí po celou dobu výstavy během Veletrhu.
2) Vystavovatel je povinen uhradit 100 % Ceny služeb včetně DPH před zahájením Veletrhu. Společně s Potvrzením Pořadatel Vystavovateli zašle fakturu k uhrazení Platby, resp. Ceny služeb (dále jako „Faktura“). Faktura je splatná do data uvedeného na faktuře. Úplné uhrazení Ceny služeb dle Faktury je podmínkou pro poskytnutí služeb ze strany Pořadatele, resp. Pořadatel není povinen až do připsání částky ve výši Ceny služeb na účet Pořadatele poskytnout jakékoliv služby, ani umožnit Vystavovateli účast na Veletrhu. V případě neuhrazení Ceny služeb ve splatnosti dle Faktury má Pořadatel právo od Smlouvy odstoupit.
3) Doobjedná-li si Vystavovatel jakékoli další služby či plnění ze strany Pořadatele dodatečně před zahájením Veletrhu nebo v jeho průběhu, je Vystavovatel povinen uhradit cenu těchto dodatečných služeb ve výši dle Ceníku (dále jen „Cena dodatečných služeb“), a to na základě faktury Pořadatele vystavené po skončení Veletrhu (dále jako „Dodatečná faktura“). Cenu dodatečných služeb je Vystavovatel povinen Pořadateli uhradit v termínu splatnosti uvedeném na Dodatečné faktuře.
4) Pokud se Vystavovatel neakredituje a nepřevezme objednanou výstavní plochu, stánek a/nebo další služby nejpozději do 13. října 2022, právo na jejich využití Vystavovateli zaniká a Pořadatel je oprávněn je využít jiným způsobem. Tím není dotčena povinnost Vystavovatele uhradit Cenu služeb a v případě, že byly Vystavovatelem objednány i dodatečné služby, také Cenu dodatečných služeb v plné výši.
5) Pořadatel si vyhrazuje právo z provozních důvodů přiměřeně zmenšit rozsah výstavní plochy Vystavovatele. V takovém případě se v poměru zmenšení výstavní plochy poměrně sníží rovněž Cena služeb, respektive nájemné za tuto výstavní plochu.
IV. Podmínky a zrušení účasti na Veletrhu
1) Vystavovatel je povinen zúčastnit se všech tří výstavních dnů Veletrhu, který se bude konat ve dnech 13. až 14. října 2022 v době od 9:00 do 18.00 hodin a dne 15. října 2022 od 9:00 do 13:00 hodin v Home Credit Areně v Liberci (adresa: Jeronýmova 570/22, 460 07, Liberec 7).
2) V případě, že Vystavovatel zvolí také svou prezentaci na Veletrhu v online variantě (dále jen „EDUCA Online“), je povinen zúčastnit se průběhu celého trvání EDUCA Online, který bude probíhat od
1. října 2022 do 1. března 2023.
3) Vystavovatel je povinen realizovat výstavu expozice na Veletrhu po celou dobu trvání Veletrhu až do okamžiku jeho oficiálního skončení. Před ukončením Veletrhu není povoleno rozebírat, balit nebo opustit expozice. V případě porušení této povinnosti Vystavovatelem je Vystavovatel povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč, a to do 3 (tří) dnů ode dne skončení Veletrhu.
4) V případě zrušení účasti na veletrhu Vystavovatelem po odevzdání Registračního formuláře, budou Vystavovateli účtovány stornovací poplatky, a to v následující výši. V době do 60 dnů před zahájením veletrhu činí výše storno poplatku 50 % z celkové ceny objednávky. V době od 60 dnů do 30 dnů před zahájením veletrhu činí výše storno poplatku 75 % z celkové ceny objednávky a v době od 30 dnů a kratší před zahájením veletrhu činí storno poplatek 100 % z celkové ceny objednávky, kdy se tento poplatek vztahuje i na neohlášené neúčasti Vystavovatele na veletrhu. Rozhodným dnem o oznámení neúčasti na veletrhu je den prokazatelného doručení tohoto oznámení Pořadateli.
5) Vznikem nároku Pořadatele na zaplacení smluvní pokuty není dotčen nárok Pořadatele na náhradu škody či jiné újmy.
6) Vystavovatel nesmí bez předchozího písemného souhlasu Pořadatele postoupit třetí straně jakákoliv práva ze Smlouvy, zejména není oprávněn třetí osobě přenechat výstavní plochu, stánek a/nebo další objednané služby, a to ani jejich část. Toto ustanovení se vztahuje i na rozšíření účasti přizváním spoluvystavovatele.
7) Vystavovatel nesmí vystavovat mimo výstavní plochu, která mu byla přidělena na základě Smlouvy. Rozšíření výstavní plochy je možné jen po předchozím souhlasu Pořadatele. V případě rozšíření výstavní plochy při realizaci stánku nebo při objednání dalších služeb či vybavení je Vystavovatel povinen zaplatit Cenu služeb také za takto dodatečně objednané služby/rozšíření výstavní plochy.
8) Nestandardní konstrukce nebo dekorace stánku mimo pronajatou výstavní plochu musí být vždy dopředu konzultovány a schváleny Pořadatelem.
9) Vystavovatel je oprávněn propagovat svou společnost, exponáty, zboží a výstavní materiály pouze tak, aby nebyl rušen provoz ostatních expozic a vždy v souladu s obecně závaznými právními předpisy a dobrými mravy.
10) Firemní označení, aranžérské prvky a jiné dekorace nesmí být připevněny (přilepeny, přibity apod.) ke stěnám a zařízení Home Credit Areny; v případě porušení zákazu je Vystavovatel Pořadateli uhradit škodu tímto způsobenou (zejména náklady na odstranění a/nebo opravu).
11) Reklamaci dodaných služeb může Vystavovatel uplatnit pouze v průběhu Veletrhu formou zápisu s garantem Pořadatele opatřeným podpisem obou stran.
12) Vystavovatel tímto uděluje Pořadateli množstevně a teritoriálně neomezenou licenci k užití názvu a loga Vystavovatele, jakož i jiných práv duševního vlastnictví, které Pořadateli v souvislosti s účastí na Veletrhu a/nebo EDUCA Online předá nebo které Pořadatel v průběhu Veletrhu pořídí (např. fotografie z Veletrhu), (dále jen „Materiály“), a to ke všem způsobům užití Materiálů v rozsahu potřebném nebo vhodném pro pořádání Veletrhu a/nebo EDUCA Online a jejich propagaci, po dobu trvání majetkových práv k Materiálům, (dále jen „Licence“). Vystavovatel prohlašuje, že je oprávněn Licenci udělit a zavazuje se předat Pořadateli pouze Materiály, jejichž užitím Pořadatelem v rozsahu Licence nedojde k porušení právních předpisů a/nebo práv třetích osob (práv duševního vlastnictví, osobnostních práv, práva na ochranu osobních údajů apod.). Pokud budou součástí Materiálů budou záznamy, které budou zachycovat projevy osobní povahy fyzické osoby (např. fotografie osoba apod.), zavazuje se Vystavovatel předat Pořadateli pouze Materiály, u nichž fyzické osoby udělily souhlas s užitím záznamů způsobem a v rozsahu dle Licence.
V. Pojištění a další povinnosti Vystavovatele
1) Vystavovatelé, kteří si realizují výstavní expozice sami, a firmy zabezpečující realizaci expozic, jsou povinny mít během montáže, veletrhu a demontáže uzavřené pojištění odpovědnosti za škody způsobené vlastní činností. Uvedené pojištění jsou povinni na požádání prokázat. V případě, že tato podmínka nebude splněna nebo nebude daný subjekt schopen tuto okolnost prokázat, je Pořadatel oprávněn zabránit jeho vstupu do výstavních prostor až do zřízení nápravy.
2) Vystavovatel musí vždy dodržovat všechny bezpečnostní zásady a požadavky vyplývající z platných právních předpisů, zejména respektovat ochranu osobních údajů při přijímání a zpracování CV a dalších informací o kandidátech (účastnících Veletrhu).
3) Vystavovatel je povinen zajistit dodržování označení obsluhy obdrženými akreditacemi. Akreditace budou Vystavovateli vydány při převzetí výstavní plochy nebo stánku.
4) Vystavovatel musí zajistit, aby veškeré jeho exponáty, zboží a výstavní materiály vyhovovaly všem aktuálním příslušným hygienickým, protipožárním a bezpečnostním předpisům. Vystavovatel je povinen respektovat hygienická opatření stanovená právními předpisy nebo závaznými rozhodnutím orgánů veřejné moci a zavazuje se, že taková pravidla budou dodržovat veškeré osoby, které budou Vystavovatele na Veletrhu reprezentovat nebo se budou v místě Veletrhu pohybovat z pověření Vystavovatele; v případě porušení je Pořadatel oprávněn jednostranně rozhodnout o ukončení účasti Vystavovatele na Veletrhu (povinnost Vystavovatele zaplatit Cenu služeb tím není dotčena).
5) Vystavovatel je povinen seznámit se s Xxxxxxxxxx a stejně tak s nimi seznámit všechny své zaměstnance, příp. další osoby povolané Vystavovatelem, které budou po dobu Veletrhu působit v místě konání.
6) Vystavovatel je zodpovědný za bezpečnost pronajaté výstavní
plochy.
7) Vystavovatel je povinen nahradit veškeré jím způsobené škody na majetku Pořadatele, zejména pronajatém výstavním stánku a vybavení a také majetku ostatních Vystavovatelů.
8) Pořadatel neodpovídá Vystavovateli ani jeho spoluvystavovateli za ztrátu, zničení, či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, v průběhu, nebo po skončení Veletrhu, nebo jiné akce realizované Pořadatelem. Vystavovatel k tomuto účelu uzavře pojištění s pojišťovnou podle vlastního výběru.
XX. Xxxxx Xxxxxxxxxx na změnu termínu či rozsahu Veletrhu
1) Pořadatel Veletrhu si vyhrazuje právo ze zvlášť závažných důvodů vzniklých nezávisle na vůli Pořadatele, změnit či upravit místo, termín či rozsah konání Veletrhu, a to bez nároku na možnost zrušení účasti Vystavovatele nebo jeho odškodnění. Pořadatel v takovém případě poskytne Vystavovatelům objednané služby v rozsahu, který bude vzhledem k okolnostem možný.
2) V případě i) nepředvídatelné nebo neodvratitelné události (vyšší moc, pandemie, živelné katastrofy, vládní opatření na ochranu zdraví atp.), vzniklé nezávisle na vůli Pořadatele nebo
ii) změny okolností, které Pořadatel nemohl ovlivnit (např. v důsledku veřejnoprávních opatření přijatých v souvislosti s šířením nákazy koronaviru označovaného jako SARS Cov-2 (COVID-19) nebo v důsledku nákazy koronavirem označovaným jako SARS Cov-2 (COVID 19) bude podstatná část zaměstnanců Pořadatele umístěna do karantény a bude tak výrazně omezeno nebo znemožněno pořádání Veletrhu, atp.), (dále jen
„Překážky“) může být konání Veletrhu Pořadatelem bez náhrady zrušeno. V případě zrušení Veletrhu z důvodu, že nastala Překážka není Pořadatel povinen vrátit Vystavovateli již zaplacenou Cenu služeb a Cenu dodatečných služeb a je oprávněn je použít na úhradu nákladů, které mu v souvislost s přípravami Veletrhu do té doby již vznikly. Jestliže Pořadatel nebude moci z důvodu Překážky Pořadatele uspořádat Veletrh tak, aby byla Vystavovateli poskytnuta celá objednaná plocha (např. z důvodu nutnosti dodržení rozestupů mezi stánky apod.), bez zbytečného odkladu tuto skutečnost sdělí Vystavovateli a poskytnutá plocha bude přiměřeně zmenšena. Vystavovatel v takovém případě má nárok na poměrné ponížení uhrazené částky za metr čtvereční výstavní plochy. Cena výstavní plochy se řídí aktuálním ceníkem zveřejněným na webových stránkách veletrhu.
VII. Ustanovení o zpracování osobních údajů
1) Pořadatel jako správce osobních údajů zpracovává osobní údaje Vystavovatele v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 94/46/ES (dále jen „GDPR“).
2) Pořadatel zpracovává osobní údaje Vystavovatele (je-li fyzickou osobou) nebo fyzických osob pověřených Vystavovatelem (zejména jeho zaměstnanců), které mu byly v rámci Registračního formuláře či jinak poskytnuty. Pořadatel provádí zpracování zejména pro účely a z důvodu plnění Smlouvy, plnění povinností vyplývajících z platných právních předpisů, ochrany oprávněných zájmů Pořadatele a v případě, že je mu udělen souhlas se zpracováním osobních údajů, pak k účelům, ke kterým byl takový souhlas udělen (např. marketingové účely).
3) Za účelem přípravy, organizace a souvisejících úkonů při zajištění průběhu Veletrhu zpracovává Pořadatel zejména tyto osobní údaje: jméno a příjmení Vystavovatele nebo jméno a příjmení jeho statutárního orgánu, jméno a příjmení kontaktní osoby Vystavovatele, emailovou adresu kontaktní osoby Vystavovatele, telefonní číslo kontaktní osoby Vystavovatele, adresu Vystavovatele a/nebo kontaktní osoby Vystavovatele. Z důvodu oprávněných zájmů Pořadatele spočívajících v zajištění možnosti propagace Veletrhu, dokumentace průběhu Veletrhu a jeho vyhodnocení jsou zpracovávány tyto osobní údaje: obrazové, zvukové a audiovizuální záznamy přítomných v expozici Vystavovatele a prostorách Veletrhu. Pro účely plnění Smlouvy budou kontaktní údaje uvedené v Registračním formuláři využity pro zasílání informací týkajících se organizace veletrhu. Na základě oprávněného zájmu na propagaci veletrhu pak budou na e-mailové adresy uvedené v Registračním formuláři zasílány newslettery týkající veletrhu EDUCA; zasílání newsletterů o veletrhu EDUCA lze odmítnout v Registračním formuláři, případně se lze z odběru kdykoliv odhlásit proklikem na odkaz
uvedený v e-mailu s newsletterem nebo zasláním sdělení na e- mailovou adresu xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.
4) Vystavovatel se současně zavazuje své zaměstnance a další Vystavovatelem pověřené osoby, které se budou Veletrhu účastnit, předem informovat o pořizování obrazových, zvukových a audiovizuálních záznamů na Veletrhu.
5) Informace o zpracování osobních údajů Pořadatelem naleznete na xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxx.
VIII. Závěrečná ustanovení
1) Uzávěrka pro zaslání podkladů k uveřejnění v katalogu vystavovatelů EDUCAzín je 15. září 2022. Po tomto termínu Pořadatel negarantuje uveřejnění inzerce ani uvedení
Vystavovatele v seznamu Vystavovatelů. Uzávěrka pro zaslání podkladů k ostatním doprovodným službám jako např. billboard, radio spot, PR článek atd. bude stanovena po vzájemné dohodě Pořadatele s Vystavovatelem a při jejich nedodání v domluveném termínu Pořadatel negarantuje realizaci těchto služeb.
2) Smlouva mezi Pořadatelem a Vystavovatelem dle těchto Podmínek se řídí právními předpisy České republiky. Veškeré spory vyplývající z těchto smluvních vztahů podléhají rozhodovací pravomoci soudů České republiky.
3) Pořadatel si vyhrazuje právo na změny nebo doplnění těchto Podmínek.
Vystavovatel podpisem registračního formuláře potvrzuje, že se seznámil s Všeobecnými obchodními podmínkami účasti vystavovatelů na veletrhu EDUCA EXPO LIBEREC 2022 (dále jen „VOP“), které jsou součástí tohoto registračního formuláře, a že souhlasí s podmínkami VOP, a to včetně čl. VI. odst. 2 VOP a čl. IV. odst. 3 VOP.