Výzva k podání nabídek včetně zadávací dokumentace

Výzva k podání nabídek včetně zadávací dokumentace

Veřejná zakázka malého rozsahu zadávaná mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ,,ZZVZ“), s názvem:

„IT modul agendy zahraničního oddělení – opakované řízení“

Zadavatel veřejné zakázky: Mendelova univerzita v Brně

IČO: 621 56 489 DIČ: CZ62156489

se sídlem: Zemědělská 1665/1, 613 00 Brno

Zastoupená: xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Ph.D., rektorkou

Základní údaje o veřejné zakázce
Název zadavatele:	Mendelova univerzita v Brně
Sídlo:	Zemědělská 1665/1, 613 00 Brno
IČO:	621 56 489
ID datové schránky:	85ij9bs
Zastoupen:	xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Ph.D., rektorkou
Kontaktní osoba ve věcech technických:	Ing. MSc. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Ph.D.
Kontaktní osoba ve věcech administrace veřejné zakázky:	Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, administrátor veřejné zakázky
Telefon:	x000 000 000 000
E-mail:	xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Druh veřejné zakázky:	Služby - Veřejná zakázka malého rozsahu ve smyslu § 27 ZZVZ zadávaná uzavřenou výzvou.
Předpokládaná hodnota veřejné zakázky:	Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je 950.000,- Kč (CZK) bez DPH. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je současně hodnotou limitní a byla stanovena s ohledem na maximální objem prostředků, kterými zadavatel disponuje pro veřejnou zakázku. Předložení nabídky s cenou přesahující předpokládanou hodnotu veřejné zakázky bude posouzeno jako nesplnění požadavků zadavatele vedoucí k vyřazení nabídky a k následnému vyloučení účastníka z další účasti ve výběrovém řízení. Zadavatel upozorňuje dodavatele, že limitní cena za 1 hodinu servisních nebo konzultačních služeb nad rámec 50 hodin ročně v Kč bez DPH je 2.500,- Kč bez DPH. Nabídky těch účastníků, které přesáhnou tuto limitní hodnotu, budou vyřazeny. Zadavatelem předpokládaný objem požadovaných servisních nebo konzultačních služeb (nad rámec 50 hodin ročně) po dobu 48 měsíců je 200 hodin. Dodavatelé mohou svoje nabídky podat i v jiné měně, než v české koruně (CZK). V takovém případě však platí, že nabídkové ceny budou přepočteny na české koruny, a to dle kurzu České národní banky ke dni otevírání nabídek. Toto ustanovení platí pro všechna místa Výzvy k podání nabídek včetně příloh, v nichž bude dodavatel uvádět svoji nabídkovou cenu, případně ta místa, na nichž bude uvedena měna (CZK).
Druh řízení:	Výběrové řízení mimo režim ZZVZ a v souladu s § 31 ZZVZ.

Vyhrazená práva zadavatele:	Analogicky s ust. § 39 zákona si zadavatel vyhrazuje právo provést hodnocení nabídek před posouzením splnění podmínek účasti ve výběrovém řízení
Rozdělení na části:	NE
Financování:	Projekt CRP 18+, provozní prostředky, projekty Erasmus+
Adresa profilu zadavatele:	xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx
Lhůta pro podání nabídek:	18. 5. 2021 v 10:00 hodin

1. Preambule

1.1 Tato zadávací dokumentace je podkladem pro podání nabídek dodavatelů v rámci veřejné zakázky malého rozsahu (dále jen „zakázka“) zadávané ve výběrovém řízení mimo režim ZZVZ

1.2 Právnické a fyzické osoby jsou pro účely této zakázky označovány jako „účastník výběrového řízení“ nebo „dodavatel“. Mendelova univerzita v Brně, vyhlašující zadání zakázky, je označena jako „zadavatel“.

1.3 Podáním nabídky do výběrového řízení přijímá dodavatel plně a bez výhrad zadávací podmínky obsažené v této zadávací dokumentaci včetně všech příloh a případných vysvětlení k této zadávací dokumentaci. Dodavatel je povinen si před podáním nabídky pečlivě prostudovat všechny pokyny, podmínky, termíny a specifikace obsažené v zadávací dokumentaci a řídit se jimi. Údaje uvedené v zadávacích podmínkách vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Těmito požadavky je dodavatel povinen se řídit při zpracování nabídky a předkládání dokladů k prokázání kvalifikace.

1.4 S ohledem na povahu veřejné zakázky neidentifikoval zadavatel další témata odpovědného zadávání, která by byla v souladu s vymezeným předmětem a účelem veřejné zakázky

2. Vymezení předmětu veřejné zakázky, podmínky plnění

2.1 Předmětem této veřejné zakázky je dodávka IT modulu agendy zahraničního oddělení.

2.2 Podrobná specifikace předmětu zakázky je uvedena v příloze č. 1 – Technická specifikace předmětu plnění veřejné zakázky.

2.3 Požadavky na předmět veřejné zakázky jsou vymezeny technickými a obchodními podmínkami ve formě závazného návrhu smlouvy o plnění předmětu zakázky – Smlouvy o dodávce, implementaci, následném servisu IT modulu agendy zahraničního oddělení dle ustanovení § 1746 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Tyto podmínky vymezují rámec budoucího smluvního vztahu, jsou pro dodavatele závazné a nemohou být měněny nebo doplňovány.

2.4 Předpokládaná hodnota veřejné zakázky činí celkem 950.000,- Kč bez DPH. Cena za

realizaci veřejné zakázky zahrnuje:

• implementaci, úvodní zaškolení a konzultace v rozsahu 20 hodin;

• poskytnutí licence na první čtyři roky zahrnující on-line / telefonické konzultace případně drobné servisní zásahy v rozsahu 50 hodin ročně, hosting, updates a releases (extra servisní

hodiny na vývoj nebo zásah přesahující 50 konzultačních hodin ročně v maximální výši 2.500,- Kč za hodinu);

• import dat aktuálních studentských mobilit a databáze partnerů respektive meziinstitucionálních smluv pro programové období 2021-2027, předmětových katalogů předmětů vyučovaných pro studenty Erasmus+ z UIS do modulu – SSO (Single Sign On); updates and new releases;

• zálohy systému;

• hosting;

• kompatibilitu s EWP (Erasmus Without Paper);

• správa partnerství – meziuniverzitních smluv;

• neomezené množství back-up users;

• dodání formulářů pro níže uvedené mobility nebo možnost vytvoření neomezeného množství formulářů pro mobilitní programy jak incoming, tak outgoing studentů případně zaměstnanců nebo připravené formuláře pro mobility programu Erasmus + (Student Mobility for Studies SMS, Student Mobility for Placement SMP, případně Staff Mobility for Teaching STA a Staff Mobility for Training STT) a v oblasti bilaterálních smluv;

• online/telefonické konzultace v českém jazyce případně drobné servisní zásahy v rozsahu 50 hodin ročně;

• SLA (Service-level Agreement).

• podpora IT modulu jazykových mutací v anglickém jazyce, českém jazyce a případně ruském jazyce;

• integrace IT modulu agendy zahraničního oddělení na informační systémy Mendelovy univerzity v Brně - Univerzitní informační systém, ERP systém SAP a elektronickou spisovou službu DERS. V rámci zakázky je požadována obousměrná aktualizace údajů o studentech, stážistech, praktikantech a zaměstnancích mezi IT modulem agendy zahraničního oddělení a Univerzitním informačním systémem a dále obousměrná aktualizace údajů o zaměstnancích mezi IT modulem agendy zahraničního oddělení a SAP, dále je požadováno napojení na elektronickou spisovou službu DERS pro účely tvory e-spisu o jednotlivých mobilitách a také dokumentaci fungování EWP v obecné rovině.

2.5 Cena licence je založena na ročním počtu administrovaných uchazečů/mobilit v IT modulu. Soutěžená cena je cenou za maximálně souhrně 1000 administrovaných osob ročně.

2.6 Počtem osob se rozumí:

1. Počtem osob se rozumí počet osob, které vycestovaly nebo přicestovaly na univerzitu během jednoho kalendářního roku, a to v případě, že se mobilita uskutečnila v on-line režimu.

2. V případě uchazečů je počet osob, počet přihlášených uchazečů na studium, kteří vstoupili do přijímacího řízení.

3. V případě jednoho účastníka více mobilit se počítá jen jako jedna mobilita.

4. Mobilita, u které došlo odmítnutí nebo zrušení před uskutečněním se nezapočítává do počtu mobilit.

2.7 Počet mobilit se kontroluje jednou ročně k datu 1. září.

2.8 Překročení počtu mobilit nesmí mít vliv na výkon IT modulu zahraničního oddělení.

2.9 Při překročení počtu mobilit v daném roce je potřeba doplatit licenci podle aktuálního ceníku dodavatele pro danou kategorii licence, tato cena je aplikována i v následujícím roce a podle počtu mobilit případně zredukována nebo navýšena.

2.10 Navyšování cen se děje skokově podle kategorií v jednotkách minimálně 100 mobilit ročně.

2.11 Roční cena údržby, konzultace a servisu se nemění, je pevně stanovena pro 50 hodin ročně, při překročení počtu hodin potom sazbou za hodinu víceprací.

3. Doba a místo plnění veřejné zakázky

Realizace díla bude probíhat s časovým harmonogramem:

Fáze	Fáze plnění veřejné zakázky	Milník
1	Přijetí objednávky zaslané prostřednictvím SAP	T
2	Zpřístupnění modulu (implementace) a analýza napojení na UIS a napojení na elektronickou spisovou službu (eSS)	T + 6 týdnů
3	Integrace modulu s UIS a eSS v rámci možností daných analýzou napojení na UIS pro agendu studentských mobilit a agendu kooperace s partnery, import dat současných studentských mobilit a meziinstitucionálních smluv	do 8 týdnů od ukončení fáze 2
4	Případně integrace modulu s UIS v rámci možností daných analýzou napojení na UIS pro agendu zaměstnaneckých mobilit	do 8 týdnů od ukončení fáze 3
5	Integrace vstupů / výstupů na ostatní systémy (SAP – zasílání výstupu k bankovnímu příkazu u stipendií, přijímání vstupů ze SAP ke kontrole čerpání projektu, informací a zaplacení pojištění studentem, výstup do SAP k platbě faktury v rámci zaměstnaneckých mobilit a symetricky vstup ze SAP o zaplacení faktury, výstup z IT modulu s daty studentů do spisové služby a vstup informací za spisové služby ke správě mobilit nebo projektu)	do 6 týdnů od ukončení fáze 4
6	Správa modulu, servis dle činností uvedených v bodě 2.4	po dobu 4 let od ukončení předchozí fáze 5

3.1 Místem plnění je sídlo zadavatele na adrese Mendelova univerzita v Brně, Zemědělská 1665/1, 613 00 Brno.

3.2 Předpokládaný termín uzavření smlouvy je červen 2021. Zadavatel si vyhrazuje právo posunutí termínu uzavření smlouvy, a to s ohledem na průběh a ukončení výběrového řízení.

3.3 Doba realizace veřejné zakázky je rozdělena na fáze. Realizace fází 1 – 5 je stanovena celkem na 28 týdnů od data nabytí účinnosti Smlouvy o dodávce, implementaci a následném servisu IT modulu zahraničního oddělení (přijetí objednávky zaslané prostřednictvím SAP). Doba realizace fáze 6 je stanovena na dobu 4 let od ukončení fáze 5.

4. Požadavky na kvalifikaci

4.1 Zadavatel požaduje v rámci nabídky účastníka prokázání splnění základní a profesní způsobilosti, a to v rozsahu stanoveném odst. 4.2 a 4.3 tohoto článku.

4.2 Základní způsobilost

Splnění základní způsobilosti prokáže účastník předložením čestného prohlášení, které musí být podepsáno osobou oprávněnou zastupovat účastníka.

Rozsah požadavků zadavatele na základní způsobilost je podrobně specifikován v příloze č. 3 této zadávací dokumentace, kterou tvoří vzor čestného prohlášení. Zadavatel zároveň doporučuje dodavatelům, aby k prokázání základní způsobilosti tento vzor využili.

4.3 Profesní způsobilost

Zadavatel požaduje v rámci nabídky prokázání profesní způsobilosti analogicky s §77 odst. 1 ZZVZ předložením:

a) výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje.

Účastník může prokázat splnění profesní způsobilosti předložením čestného prohlášení (příloha č. 3), které musí být podepsáno osobou oprávněnou zastupovat účastníka.

4.4 Doklady prokazující splnění kvalifikace může účastník předložit v prostých kopiích.

4.5 Zadavatel si vyhrazuje právo vyzvat vybraného dodavatele k předložení originálů nebo úředně ověřených kopií dokladů o kvalifikaci. Zadavatel vyloučí dodavatele, který tyto doklady nepředloží. Doklady prokazující základní a profesní způsobilost nesmí být starší 3 měsíců přede dnem podání nabídky.

4.6 Má-li být předmět veřejné zakázky plněn několika dodavateli společně a dodavatelé za tím účelem podávají společnou nabídku, musí prokázat splnění základní a profesní způsobilost (pouze výpis z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence) shora uvedeným způsobem každý dodavatel samostatně.

4.7 Zahraniční účastník prokazuje splnění kvalifikace způsobem podle právního řádu země, ve kterém byla kvalifikace získaná, a to v rozsahu požadovaném zadavatelem. Pokud se podle právního řádu platného v zemi sídla, místa podnikání nebo bydliště zahraničního účastníka daný doklad nevydává, je zahraniční účastník oprávněn předložit doklad o splnění kvalifikace formou čestného prohlášení.

Doklady prokazující splnění kvalifikace předkládá zahraniční účastník v původním jazyce s připojením překladu do českého jazyka. Zadavatel si vyhrazuje právo vyzvat vybraného dodavatele k doložení úředně ověřeného překladu dokumentů prokazující splnění kvalifikace do českého jazyka.

4.8 Pokud účastník není schopen prokázat splnění určité části kvalifikace dle odst. 4.4, je oprávněn splnění kvalifikace v chybějícím rozsahu prokázat prostřednictvím jiných osob. V takovém případě je účastník povinen předložit:

a) doklady prokazující splnění profesní způsobilosti podle odst. 4.3 písm. a) tohoto článku jinou osobou;

b) doklady prokazující splnění chybějící části kvalifikace prostřednictvím jiné osoby;

c) čestné prohlášení jiné osoby o splnění základní způsobilosti podle odst. 4.2 tohoto článku;

d) písemný závazek uzavřený s poddodavatelem, z něhož vyplývá závazek poddodavatele k poskytnutí plnění určeného k plnění zakázky účastníkem či k poskytnutí věcí či práv, s nimiž bude účastník oprávněn disponovat v rámci plnění zakázky, a to alespoň v rozsahu, v jakém jiná osoba prokázala splnění kvalifikace. Při posuzování splnění tohoto bodu bude zadavatel postupovat analogicky s § 83 odst. 2 ZZVZ.

4.9 Pokud po předložení dokladů nebo prohlášení o kvalifikaci dojde v průběhu výběrového řízení ke změně kvalifikace dodavatele, je dodavatel povinen tuto změnu zadavateli do 5 pracovních dnů oznámit a do 10 pracovních dnů od oznámení této změny předložit nové doklady nebo prohlášení ke kvalifikaci.

4.10 Účastník, který neprokáže splnění zadavatelem požadované kvalifikace v plném rozsahu, může být vyloučen z další účasti ve výběrovém řízení.

5. Vysvětlení zadávací dokumentace

5.1 Dodavatelé jsou oprávněni písemně požadovat po zadavateli vysvětlení zadávacích podmínek.

5.2 Písemná žádost musí být doručena zadavateli nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel odešle vysvětlení zadávacích podmínek nejpozději do 2 pracovních dnů po doručení žádosti. Zadavatel si vyhrazuje právo uveřejnit vysvětlení včetně přesného znění žádosti buď na základě dotazu dodavatele, nebo z vlastního podnětu.

5.3 Případná vysvětlení zadávací dokumentace budou uveřejňována na profilu zadavatele u předmětné veřejné zakázky:

xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx

6. Způsob hodnocení nabídek

6.1 Nabídky budou v souladu analogicky podle § 114 odst. 1 ZZVZ hodnoceny podle jejich ekonomické výhodnosti.

6.2 Kritéria hodnocení – V rámci ekonomické výhodnosti byla stanovena tato kritéria hodnocení s těmito vahami:

DÍLČÍ KRITÉRIA HODNOCENÍ	VÁHA
1. Xxxxxxx nabídková cena v Kč bez DPH	80 %
2. Sazba za 1 hodinu servisních nebo konzultačních činností nad rámec 50 hodin ročně v Kč bez DPH	20 %

6.3 Dílčí hodnotící kritérium – Xxxxxxxxx cena v Kč bez DPH

V rámci tohoto kritéria hodnocení bude zadavatelem hodnocena celková nabídková cena v Kč bez DPH za kompletní dodávku IT modulu agendy zahraničního oddělení a jeho následný servis a údržbu po dobu 4 let od akceptace fáze 5 harmonogramu plnění veřejné zakázky včetně servisních nebo konzultačních činností v rozsahu 50 hodin ročně.

V rámci tohoto dílčího kritéria, kde je nejvýhodnější nabídkou nabídka s nejnižší hodnotou, bude nejvýhodnější nabídce přiřazeno 100 bodů. Ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky k hodnotě hodnocené nabídky. Následně budou získané body násobeny vahou dílčího kritéria.

Počet bodů za předmětné kritérium hodnocení: a = amin / aNC * 100*0,80 (váha kritéria)

aNC – nabídková cena v Kč bez DPH dané nabídky

amin – nejnižší nabídková cena ze všech hodnocených nabídek v Kč bez DPH

Pozn.: Zadavatel upozorňuje dodavatele, že limitní celková nabídková cena v Kč bez DPH za kompletní dodávku a implementaci modulu agendy zahraničního oddělení je stanovena na 950.000,- Kč bez DPH. V případě, že dodavatel uvede nabídkovou cenu vyšší, než 950.000,- Kč bez DPH, bude taková nabídka vyřazena pro nesplnění zadávacích podmínek.

6.4 Dílčí hodnotící kritérium – Sazba za 1 hodinu servisních nebo konzultačních služeb nad rámec 50 hodin ročně v Kč bez DPH

V rámci tohoto kritéria hodnocení bude zadavatelem hodnocena nabídková cena dodavatele v Kč bez DPH za 1 hodinu poskytování servisních nebo konzultačních služeb, které případně přesáhnou rámec 50 hodin ročně, které jsou v ceně zakázky.

V rámci tohoto dílčího kritéria, kde je nejvýhodnější nabídkou nabídka s nejnižší hodnotou, bude nejvýhodnější nabídce přiřazeno 100 bodů. Ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky k hodnotě hodnocené nabídky. Následně budou získané body násobeny vahou dílčího kritéria.

Počet bodů za předmětné kritérium hodnocení: b = bmin / bNC * 100*0,20 (váha kritéria) bNC – nabídková cena v Kč bez DPH dané nabídky

bmin – nejnižší nabídková cena ze všech hodnocených nabídek v Kč bez DPH

Pozn.: Zadavatel upozorňuje dodavatele, že limitní cena za 1 hodinu servisních nebo konzultačních služeb nad rámec 50 hodin ročně v Kč bez DPH je 2.500,- Kč bez DPH. Nabídky těch účastníků, které přesáhnou tuto limitní hodnotu, budou vyřazeny.

Zadavatelem předpokládaný objem požadovaných servisních nebo konzultačních služeb (nad rámec 50 hodin ročně) po dobu 48 měsíců je 200 hodin.

6.5 Způsob celkového hodnocení

Zadavatel sečte vypočítané body za všechna kritéria hodnocení u dané nabídky a stanoví pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejvhodnější bude vybrána ta nabídka, která získá nejvyšší celkový počet bodů.

Vzorec pro výpočet celkového počtu bodů je tedy následující:

Celkový počet bodů hodnocené nabídky = a + b

a – počet bodů dané nabídky v rámci kritéria hodnocení „Nabídková cena v Kč bez DPH“

b – počet bodů dané nabídky v rámci kritéria hodnocení „Sazba za 1 hodinu servisních nebo konzultačních služeb nad rámec 50 hodin ročně v Kč bez DPH“

Zadavatel upozorňuje dodavatele, že je oprávněn provést hodnocení nabídek před posouzením splnění podmínek účasti ve veřejné zakázce.

6.6 V případě, že hodnoticí komise posoudí předloženou nabídku jako nabídku obsahující mimořádně nízkou nabídkovou cenu, bude zadavatel postupovat analogicky s § 113 ZZVZ.

6.7 V případě rovnosti celkového počtu bodů dodavatelů, kteří by se na základě zvolených hodnotících kritérií umístili na prvním až druhém místě, zadavatel posoudí jako výhodnější

nabídku tu, která bude mít nižší celkovou nabídkovou cenu v Kč bez DPH za kompletní dodávku IT modulu agendy zahraničního oddělení.

7. Způsob zpracování nabídkové ceny

7.1 Účastník stanoví nabídkovou cenu v libovolné měně s mechanismem přepočtu na CZK tak, jak je uvedeno na str. 2 Výzvy k podání nabídky. Nabídková cena bude stanovena jako cena maximální a „nejvýše přípustná“ a musí v ní být zahrnuty veškeré náklady dodavatele spojené s plněním veřejné zakázky.

7.2 Zadavatel si vyhrazuje možnost změny celkové nabídkové ceny v důsledku změny DPH. K nabídkové ceně sjednané ve smlouvě v Kč bez DPH bude účtována daň z přidané hodnoty vždy v zákonem stanovené sazbě a výši k datu uskutečnění zdanitelného plnění.

8. Obchodní podmínky a platební podmínky

8.1 Zadavatel jako součást zadávací dokumentace předkládá obchodní podmínky ve formě a struktuře Smlouvy o dodávce, implementaci, následném servisu IT modulu agendy zahraničního oddělení obligatorního charakteru (dále také jako „návrh smlouvy“).

8.2 Podáním nabídky do výběrového řízení účastník tyto obchodní podmínky plně a bez výhrad přijímá. Závazný návrh smlouvy není třeba přikládat jako součást nabídky.

8.3 Obchodní podmínky vymezují budoucí smluvní vztah. Zadavatel požaduje, aby účastníci zadavatelem předložený návrh smlouvy obligatorně a v plném rozsahu akceptovali. Pro účely podání nabídky, posouzení a hodnocení účastníci vyjádří souhlas s návrhem smlouvy formou čestného prohlášení (příloha č. 3).

8.4 Vybraný dodavatel předloží návrh smlouvy, vyplněný v souladu s požadavky zadavatele, v rámci výzvy zadavatele k součinnosti před podpisem smlouvy. Návrh smlouvy předkládaný vybraným dodavatelem nesmí obsahovat další ustanovení odlišná od zadavatelem předkládaného návrhu (příloha č. 4). Vybraný dodavatel předloží návrh smlouvy vč. příloh, které jsou její nedílnou součástí.

8.5 Vybraný dodavatel do zadavatelem předkládaného návrhu smlouvy doplní údaje nezbytné pro vznik smluvního vztahu (zejména vlastní identifikaci a nabídkovou cenu, případně další požadované údaje) a takto doplněné obchodní podmínky předloží jako návrh smlouvy.

8.6 Vybraný dodavatel není oprávněn měnit či doplňovat jakékoliv části textu smlouvy s výjimkou údajů, u nichž je tato možnost uvedena a požadována, tj. pasáže vyznačené žlutým podbarvením. Po vyplnění příslušných údajů dodavatel odstraní ze smlouvy žlutá místa (tj. smlouvu předkládá bez takto zažlucených míst). V případě, že dodavatel nesplní podmínky pro zpracování smlouvy, tj. změní text, jehož změnu zadavatel neumožnil, nebo uvede údaje, které jsou v rozporu s požadavky zadavatele, pak jeho nabídka nesplňuje zadávací podmínky a bude vyřazena.

8.7 Návrh smlouvy včetně příloh musí být s ohledem na zákon č. 340/2015 Sb. a následné uveřejnění v registru smluv předložen rovněž v otevřeném editovatelném formátu (*.doc,

*.docx, *.xls).

9. Požadavky na obsah nabídky

Nabídka musí obsahovat minimálně následující části:

a) Krycí list nabídky (příloha č. 2), vyplněný, datovaný a podepsaný osobou oprávněnou účastníka zastupovat;

b) Doklady k prokázání základní a profesní způsobilosti:

• Lze využít čestné prohlášení o splnění kvalifikace a o vázanosti zadávacími podmínkami (příloha č. 3);

c) Specifikaci a popis modulu, včetně popisu všech procesů a funkcionalit, které systém bude poskytovat (dle požadavků zadavatele, uvedených v příloze č. 1 – technické specifikaci)

d) Další dokumenty, jsou-li požadovány touto zadávací dokumentací (např. plná moc; apod.).

V případě, že bude v nabídce účastníka shledána nejasnost, může být účastník zadavatelem vyzván k doplnění nebo objasnění nabídky ve stanovené lhůtě.

10. Základní pokyny k podávání nabídek

10.1 Každý účastník je oprávněn podat pouze jednu nabídku.

10.2 Nabídky se podávají písemně, a to v elektronické nebo v listinné podobě prostřednictvím zadavatelem stanoveného elektronického nástroje E-ZAK (adresa profilu zadavatele: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx ). Zadavatel doporučuje provést akci

,,test nastavení prohlížeče“ v hlavní nabídce elektronického nástroje E-ZAK.

10.3 Nabídka musí být zpracována v českém, slovenském nebo anglickém jazyce.

10.4 Nabídka v listinné podobě musí být doručena v řádně zalepené obálce označené nápisem ,,IT modul agendy zahraničního oddělení – opakované řízení“ a nápisem ,,NEOTEVÍRAT“. Na obálce musí být uvedeny identifikační údaje dodavatele a kontaktní osoba.

10.5 V případě podání nabídky v listinné podobě dodavatel předloží nabídku vytištěnou v jednom vyhotovení a zároveň 1 x elektronicky na CD / DVD / USB disku.

10.6 Dodavatel v nabídce uvede kontaktní adresu pro písemný styk mezi dodavatelem a zadavatelem a e-mailovou adresu pro elektronický písemný styk mezi dodavatelem a zadavatelem. Dodavatel rovněž uvede ID funkční datové schránky.

10.7 Pokud podává nabídku více dodavatelů společně (společná nabídka), uvedou v nabídce kromě kontaktní adresy dle předchozí věty též osobu, která bude zmocněna zastupovat tyto dodavatele při styku se zadavatelem v průběhu výběrového řízení.

10.8 V případě, že nabídku podává společně několik dodavatelů, jsou povinni předložit zadavateli současně s doklady prokazujícími splnění kvalifikace smlouvu, ve které je obsažen závazek, že

všichni xxxx dodavatelé budou vůči veřejnému zadavateli a třetím osobám z jakýchkoliv právních vztahů vzniklých v souvislosti s veřejnou zakázkou zavázáni společně a nerozdílně, a to po celou dobu plnění veřejné zakázky i po dobu trvání jiných závazků vyplývajících z veřejné zakázky.

10.9 Veškeré doklady či prohlášení, u nichž je vyžadován podpis dodavatele, musí být podepsány statutárním orgánem dodavatele nebo osobou oprávněnou jednat za dodavatele. Pokud za dodavatele jedná zmocněnec na základě plné moci, musí být v nabídce přiložena plná moc alespoň v prosté kopii.

11. Lhůta pro podání nabídky, místo a způsob podání nabídky, otevírání nabídek

11.1 Nabídky se podávají písemně, a to v elektronické nebo listinné podobě prostřednictvím certifikovaného elektronického nástroje E-ZAK (adresa profilu zadavatele: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxx_0000.xxxx ).

11.2 Lhůta pro podání nabídek končí dne 18. 5. 2021 v 10:00 hod. V tento den a hodinu musí být nabídky již doručeny.

11.3 V případě podání nabídky v listinné podobě musí být nabídky doručeny do výše uvedené lhůty v sídle zadavatele:

Mendelova univerzita v Brně, Rektorát, Odbor veřejných zakázek a nákupu, k rukám Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Zemědělská 1665/1, 613 00 Brno.

Případně lze nabídku podat osobně, úřední hodiny podatelny:

- Pracovní dny 8:00 – 11:00 hod. a 13:00 – 15:00 hod.

- Mimo úřední hodiny podatelny je možné využít pro podání nabídky vrátnici v témže místě v přízemí vlevo.

11.4 O včasnosti doručení rozhoduje datum a čas doručení nabídky vyznačené na obálce podatelnou

/ vrátnicí zadavatele. Nabídky doručené po lhůtě pro podání nabídek dle bodu 11.2 této Výzvy zadavatel neotevře a nebudou zařazeny do hodnocení. Využívá-li dodavatel k doručení nabídky třetího subjektu, nese plné riziko včasného a řádného doručení nabídky, včetně neporušenosti obálky.

11.5 Nabídky přijaté po tomto termínu nebudou elektronickým nástrojem zpřístupněny, tudíž je zadavatel neotevře a nebudou zařazeny do hodnocení.

11.6 Otevírání nabídek proběhne dne 18. 5. 2021 bezodkladně po ukončení lhůty pro podání nabídek.

12. Další informace k výběrovému řízení

12.1 Zadavatel si vyhrazuje možnost zrušit výběrové řízení kdykoli do okamžiku uzavření smlouvy.

12.2 Zadavatel nepřipouští varianty nabídek.

12.3 Dodavatel nemá právo na náhradu nákladů spojených s účastí ve veřejné zakázce.

12.4 V případě, že dojde ke změně údajů uvedených v nabídce do doby uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem, je příslušný dodavatel povinen o této změně zadavatele bezodkladně písemně informovat. V případě, že dojde ke změně v kvalifikaci dodavatele, je třeba postupovat analogicky dle § 88 ZZVZ.

12.5 Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit informace obsažené v nabídce dodavatele u třetích osob, dodavatel mu je v tomto případě povinen poskytnout přiměřenou součinnost.

12.6 Dodavatel je dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly dle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění. Dodavatel umožní všem subjektům oprávněným k výkonu kontroly, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). Dodavatel je povinen uchovávat po dobu 10 let od skončení plnění zakázky doklady související s plněním této zakázky.

12.7 Vybraný dodavatel bere na vědomí povinnost uveřejnění kompletní smlouvy včetně přílohy / příloh na profilu zadavatele a v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) v registru smluv. Splnění této povinnosti zajišťuje zadavatel.

12.8 Zadavatel upozorňuje dodavatele, že je oprávněn provést hodnocení nabídek před posouzením splnění podmínek účasti ve výběrovém řízení. V takovém případě zadavatel provede posouzení nabídky pouze u vybraného účastníka.

12.9 Další vyhrazená práva zadavatele:

• uveřejnit vysvětlení zadávací dokumentace na profilu zadavatele,

• požadovat od dodavatelů doplňující informace a ověřit si skutečnosti uvedené v nabídkách.

12.10 Zpracování osobních údajů včetně jejich zvláštních kategorií, případně poskytnutých v průběhu výběrového řízení, je zadavatelem prováděno pouze za účelem zadání předmětné veřejné zakázky, přičemž zadavatel v celém procesu ochrany osobních údajů postupuje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“). Zadavatel dále postupuje v souladu s obecně závaznými právními předpisy a vnitřními předpisy zadavatele, které agendu ochrany osobních údajů upravují. Podrobnější informace týkající se zpracování osobních údajů naleznete na webových stránkách xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxxxx_00000.xxxx

13. Přílohy zadávací dokumentace

Nedílnou součástí této zadávací dokumentace jsou přílohy:

Příloha č. 1	Technická specifikace
Příloha č. 2	Krycí list nabídky
Příloha č. 3	Čestné prohlášení o splnění základní a profesní způsobilosti a o vázanosti zadávacími podmínkami
Příloha č. 4	Návrh Smlouvy o dodávce, implementaci, následném servisu IT modulu zahraničního oddělení
Příloha č. 5	Návrh Zpracovatelské smlouvy

V Brně

xxx. Xxx. Xxxxxx

Xxxxxxxx, Ph.D.

Digitálně podepsal xxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D. Datum: 2021.05.05

09:19:58 +02'00'

……………………………………………. xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., rektorka