Smlouva o zajištění ubytovacích, stravovacích a konferenčních služeb uzavřena dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů

Veřejná zakázka Letní škola – zajištění ubytování, stravování a konferenčních služeb

Příloha č. 3 zadávací dokumentace

Smlouva o zajištění ubytovacích, stravovacích a konferenčních služeb

uzavřena dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů

mezi:

I.

Smluvní strany

Kraj Vysočina

se sídlem: Žižkova 57/1882, Jihlava, PSČ 587 33

zastoupená: MUDr. Xxxxx Xxxxxxxxx, hejtmanem kraje

k podpisu smlouvy pověřena: Xxx. Xxxx Xxxxxxx, MBA, radní kraje

IČ: 70890749

DIČ: CZ70890749

bankovní spojení: Sberbank CZ

číslo účtu: 4200160680/6800

(dále jen „objednatel“)

a

(Pokyn pro dodavatele: dodavatel vyplní všechna místa v textu označená hranatými závorkami [_____])

[Obchodní firma, název nebo jméno a příjmení dodavatele]

se sídlem/místem podnikání [_____]

IČ: [_____]

DIČ: [_____]

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném [_____], sp. zn. [_____]

bankovní spojení: [_____]

číslo účtu: [_____]

zastoupená: [_____]

(dále jen „poskytovatel“)

II.

Předmět a účel smlouvy

1. Objednatel a poskytovatel uzavírají tuto smlouvu ve výběrovém řízení veřejné zakázky malého rozsahu na služby s názvem „Letní škola – zajištění ubytování, stravování a konferenčních služeb“ (dále jen výběrové řízení“ a „veřejná zakázka“) a za podmínek uvedených v zadávací dokumentaci veřejné zakázky.

2. Předmětem této Smlouvy je úprava podmínek týkajících se poskytování ubytování, stravování a konferenčních prostor pro účastníky letních škol realizovaných Objednatelem v rámci výše uvedeného projekt v ubytovacím zařízení poskytovatele na adrese: [_____].

3. Poskytovatel je povinen poskytovat služby odpovídající požadavkům Objednatele a minimálně v rozsahu stanoveném Objednatelem v této smlouvě.

III.

Požadavky objednatele

1. Objednatel bude realizovat letní školy v šesti následujících termínech:

• 19. – 21. 9. 2018

• 3. – 5. 6. 2019

• 19. – 21. 6. 2019

• 8-9/2019 – [_____]

• 5-6/2020 - [_____]

• 6/2020 - [_____]

2. Ve všech termínech budou realizovány letní školy v rozsahu 3 dní / 2 noci. V první den jednotlivých termínů zadavatel požaduje využití všech prostor (včetně ubytovacích) od 9:00 hod. a v den ukončení do 14:00 hod. (mimo ubytovací).

3. Objednatel požaduje zajištění poskytovatelem dostatečné parkovací kapacity pro parkování u ubytovacího zařízení.

4. Objednatel si vyhrazuje právo na změnu v konečném počtu osob ubytovaných a stravujících se na každém termínu (snížení) o max. 20 %, tj. 15 osob.

5. Fakturován bude vždy skutečný počet ubytovaných/stravujících se osob.

Konferenční (školící) místnost

• Poskytovatel se zavazuje zajistit konferenční místnosti dle požadavků Objednatele v dostatečném počtu (dvě místnosti) a velikosti tak, aby tyto prostory mohly pojmout minimálně 35 účastníků.

• Poskytovatel se zavazuje umožnit objednateli celodenní přístup do těchto místností.

• Poskytovatel se zavazuje zajistit školící místnost vyhovující práci ve skupinách, práci v kruhu, s dostatečným osvětlením, možnost přirozeného větrání a funkčním zastínění oken (pro potřebu projekce).

• Poskytovatel se zavazuje zajistit vybavení školících místností magnetickou tabulí s popisováním smazatelným fixem nebo papírovým flipchartem s fixy, dataprojektorem a promítacím plátnem (promítací plochou), připojením k Internetu a elektrickými zásuvkami pro běžné spotřebiče a pro připojení počítačů.

• Poskytovatel se zavazuje zajistit, že školící místnosti bude možno uzamknout pracovníky objednatele tak, aby bylo možné v místnostech ponechat bez rizika věci účastníků kurzů v průběhu přestávek, případně přes noc.

Ubytování

• Kategorie ubytovacího zařízení Hotel, Penzion, Školicí a konferenční centra.

• Poskytovatel zajistí ubytování až pro 75 osob.

• Poskytovatel zajistí, aby jednotlivé pokoje byly vybaveny sociálním zařízením (toaleta, sprcha, teplá voda).

• Kapacita jednoho pokoje max. 4 osoby.

• Vždy se bude jednat o pevná lůžka (bez přistýlek).

• Přesný počet účastníků každého termínu letní školy pro účely zajištění ubytování bude poskytovateli sdělen nejpozději 7 dnů před konáním akce.

Stravování

• Poskytovatel se zavazuje zajistit stravování v areálu ubytovacího zařízení nebo ve vzdálenosti max. do 200 m od tohoto zařízení.

• Objednatel požaduje, aby poskytovatel v místě konání letní školy zajistil vhodné stravovací prostory.

• Poskytovatel je povinen zajistit pro účastníky letních škol stravování v režimu:

• 1. den – coffebreak, oběd, coffebreak, večeře

• 2. den – snídaně, coffebreak, oběd, coffebreak, večeře

• 3. den – snídaně, coffebreak, oběd

• Poskytovatel je povinen zajistit stravování v následujícím rozsahu:

• Snídaně – formou švédských stolů

• Coffebreak - ovoce, desert, káva, čaj, voda

• Oběd - menu (polévka, hlavní chod, nápoj), vždy možnost výběru alespoň ze dvou hlavních jídel

• Večeře – servírované nebo formou švédských stolů

• Možnost zabalit jídlo s sebou.

• Stravování bude zajištěno v časech dohodnutých mezi objednatelem a poskytovatelem před konáním každého termínu, v návaznosti na skutečnou dobu trvání jednotlivých přednášek (kurzů, apod.).

• Přesný počet účastníků každého termínu letní školy pro účely zajištění stravování bude poskytovateli sdělen nejpozději 7 dnů před konáním akce.

IV.

Povinnosti poskytovatele

1. Poskytovatel bude v průběhu realizace s objednatelem úzce spolupracovat. Základem komunikace bude e-mail. Poskytovatel bude při poskytování služeb respektovat v mezích zákona písemné instrukce objednatele ohledně zaměření a rozsahu poskytovaných služeb.

2. Poskytovatel bude dostávat pokyny na jednotlivé úkony služby od osob objednatele uvedených v čl. IX této smlouvy. Tyto oprávněné osoby jsou oprávněny zadávat, konkretizovat a upřesňovat požadovaná zadání na poskytnutí služeb.

3. Poskytovatel se zavazuje poskytnout požadované služby dle požadavku objednatele za podmínek vyplývajících z této Smlouvy.

4. Poskytovatel je povinen zajistit maximální flexibilitu při plnění předmětu Smlouvy, zejména při řešení odůvodněných potřeb objednatele, které vyplynou v průběhu trvání Smlouvy.

5. Poskytovatel je povinen poskytnout součinnost jako osoba povinná spolupůsobit při výkonu finanční kontroly (viz § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů k poskytnutí součinnosti Objednateli i kontrolním orgánům při provádění finanční kontroly dle citovaného zákona.

6. Poskytovatel se zavazuje, že v souvislosti s poskytováním služeb objednateli nepřekročí následující finanční limity:

• Ubytování – max. 1300,- Kč na osobu / 1 noc (cena vč. DPH)

• Stravování

  • 1. den a 2. den – max. 400,- Kč na osobu / 1 den (cena vč. DPH)

  • 3. den – max. 150- Kč na osobu / 1 den (cena vč. DPH)

7. Vzhledem k tomu, že objednatel hodlá předmět plnění financovat částečně dotací ze strukturálních fondů Evropské unie prostřednictvím Operačního programu Výzkum, vývoj, vzdělávání v rámci projektu reg. č. CZ.02.3.68/0.0/0.0/16_034/0008656 – Implementace Krajského akčního plánu Kraje Vysočina I - Učíme se ze života pro život je prodávající povinen uchovávat veškeré doklady související s realizací předmětu této smlouvy do 31.12.2033 je objednatel dále povinen v této lhůtě podrobit se kontrolám, resp. auditům ze strany těchto kontrolních orgánů: MŠMT – ŘO, MF, OLAF, Evropská komise, Evropský účetní dvůr, Nejvyšší kontrolní úřad, Orgány finanční správy ČR ve smyslu zákona o Finanční správě ČR, a příp. kontrolorů a dalších kontrolních orgánů dle předpisů ČR a předpisů EU a je povinen vytvořit výše uvedeným orgánům podmínky k provedení kontroly vztahující se k realizaci projektu a poskytnout jim při provádění kontroly součinnost. O provedených kontrolách pak má prodávající povinnost informovat kupujícího a to ve lhůtě do 15 pracovních dní od ukončení kontroly.

V.

Povinnosti objednatele

1. Objednatel se zavazuje poskytovateli poskytovat včas úplné a pravdivé informace a předkládat mu veškeré potřebné materiály potřebné k řádnému poskytování služeb podle této smlouvy, jakož i poskytnout veškerou potřebnou součinnost; zejména stvrzuje pravdivost údajů, které Poskytovateli v souvislosti s jeho činností dle této Smlouvy poskytl, a je srozuměn s následky poskytnutí nepravdivých a neúplných informací s poskytováním služeb dle této Smlouvy.

2. Objednatel je povinen poskytovateli poskytnout a zajistit nezbytnou spolupráci.

3. Objednatel se zavazuje zajistit průběžnou dostupnost kontaktního pracovníka pro potřeby konzultací s pověřenými pracovníky Poskytovatele.

4. Objednatel se zavazuje informovat Poskytovatele o přesném počtu účastníků jednotlivých kurzů a dalších svých požadavcích v dostatečném předstihu, tj. ve lhůtě alespoň 7 dnů před konáním konkrétního termínu letní školy.

VI.

Obchodní podmínky

1. Nedílnou součástí této Smlouvy je zadávací dokumentace, jakož i nabídka Poskytovatele, podle níž budou posuzována práva a závazky stran v této Smlouvě výslovně neupravené; pokud bude zjištěn rozpor mezi smluvními ujednáními a zadávací dokumentací resp. nabídkou poskytovatele, který by měl nebo mohl mít za následek zhoršení postavení nebo jiné znevýhodnění objednatele, případně jakoukoli jinou újmu na jeho právech oproti zadávací dokumentaci resp. nabídce poskytovatele, bude se obsah práv a závazků řídit vždy úpravou obsaženou v zadávací dokumentaci, resp. nabídce poskytovatele.

2. Veškeré závazky poskytovatele, které uvedl v nabídce jako součást předpokladů, kritérií, standardů, podmínek, náležitostí, kvality či jiné okolnosti plnění veřejné zakázky z jeho strany pro objednatele, se považují za součást této Smlouvy.

VII.

Odměna poskytovatele a Platební podmínky

1. Smluvní strany se dohodly na smluvní odměně za poskytování služeb, přičemž celková cena zakázky je uvedena v následující tabulce. Níže uvedená celková cena včetně DPH je maximální a nepřekročitelná.

Nabídková cena dodavatele
Služba	Jednotková cena na osobu/pobyt bez DPH	Jednotková cena na osobu/pobyt včetně DPH	Xxxxxxx cena za pobyt 75 účastníků bez DPH	Výše DPH	Celková cena za pobyt včetně DPH
Ubytování	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]
Stravné	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]
Ostatní	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]
Nabídková cena	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]	[doplní dodavatel]

2. Poskytovatel bude fakturovat objednateli za uspořádání každé jednotlivé letní školy částku odpovídající množství služeb skutečně poskytnutých objednateli ze strany poskytovatele účastníkům, a to zejména v závislosti na počtu účastníků, které se dané letní školy skutečně zúčastní.

3. Dohodnutá odměna za služby zahrnuje veškeré a konečné náklady spojené s poskytováním těchto služeb.

4. Poskytovatel je oprávněn účtovat odměnu za zrealizovanou letní školu po ukončení. Objednatel se zavazuje zaplatit sjednanou odměnu za poskytnuté služby na základě vystaveného daňového dokladu – faktury.

5. Daňový doklad – faktura bude rozepsána na ubytování, stravování a ostatní služby.

6. Splatnost faktury je dohodou smluvních stran stanovena na 30 dnů ode dne jejího prokazatelného doručení objednateli. Pro splnění legislativního požadavku objednatel doporučuje na faktuře vyznačit termín splatnosti slovně ,,30 dnů od doručení faktury“. Faktura musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a zákona o DPH. Objednatel si vyhrazuje právo před uplynutím lhůty splatnosti vrátit fakturu, pokud neobsahuje požadované náležitosti nebo obsahuje nesprávné cenové údaje. Oprávněným vrácením faktury přestává běžet původní lhůta splatnosti. Opravená nebo přepracovaná faktura bude opatřena novou lhůtou splatnosti.

7. Faktura musí být dále označena reg. číslem a názvem projektu: CZ.02.3.68/0.0/0.0/16_034/0008656 – „Implementace Krajského akčního plánu Kraje Vysočina I - Učíme se ze života pro život“.

8. Při zvýšení sazby DPH je poskytovatel oprávněn fakturovat cenu položek pouze do výše ceny (s DPH) uvedené čl. VII. odst. 1 této smlouvy. V případě snížení sazby DPH je poskytovatel povinen promítnout toto snížení do ceny fakturované objednateli, tj. dodavatel je oprávněn fakturovat DPH nejvýše ve výši dle platných předpisů platných ke dni poskytnutí zdanitelného plnění.

9. Objednatel má právo na pozdržení, krácení nebo neposkytnutí ceny Poskytovateli v případě zjištěných a neprodleně neodstraněných nedostatků při plnění předmětu Smlouvy s tím, že využití takového práva Objednatelem vylučuje jeho prodlení s placením ceny.

VIII.

Odpovědnost poskytovatele

1. Poskytovatel odpovídá Objednateli za škodu, kterou mu způsobí výkonem činnosti v souvislosti s poskytováním služby dle této Smlouvy, a to i tehdy, byla-li by škoda způsobena jím zvolenou třetí osobou.

2. Poskytovatel se této odpovědnosti zprostí jen tehdy, pokud prokáže, že škodě nemohlo být zabráněno ani při vynaložení veškerého úsilí, které bylo možno na něm požadovat.

IX.

Sankce

1. V případě prodlení objednatele se zaplacením faktury vystavené poskytovatelem v souladu s článkem VI. této smlouvy je zhotovitel oprávněn požadovat na objednateli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z nezaplacené částky, a to za každý i započatý den prodlení.

2. Poskytovatel se zavazuje uhradit objednateli smluvní pokutu v případě následujících porušení Smlouvy:

• nedodržení jakéhokoli termínu plnění (prodlení) ve výši 2000 Kč, za každý i započatý den prodlení

• nedodržení kvality plnění ve výši 1.000,- Kč za každé zjištěné porušení povinnosti řádného plnění předmětu Smlouvy

3. Smluvní pokuty lze uložit i opakovaně za každý jednotlivý případ.

4. Zaplacením smluvní pokuty se poskytovatel nezbavuje povinnosti nahradit objednateli způsobenou škodu. Výše smluvních pokut se do výše náhrady škody nezapočítává.

5. Smluvní pokuty i náhradu škody je objednatel oprávněn započíst proti pohledávce poskytovatele.

X.

Odstoupení od Smlouvy

1. Objednatel je oprávněn odstoupit od Smlouvy, a to i částečně, v případě podstatného porušení smluvní nebo zákonné povinnosti Poskytovatelem. Za podstatné porušení smluvní povinnosti Poskytovatelem se rozumí zejména prodlení s poskytnutím služby z důvodů spočívajících výlučně na straně Poskytovatele.

2. Poskytovatel je oprávněn od Smlouvy odstoupit pouze v případě, že Objednatel bude v prodlení s úhradou svých peněžitých závazků vyplývajících z této Smlouvy po dobu delší než 90 kalendářních dní.

3. Účinky každého odstoupení od Xxxxxxx nastávají okamžikem doručení písemného projevu vůle odstoupit od této Smlouvy druhé smluvní straně.

IX.

Kontaktní osoby

Pro účely komunikace stanovují strany následující kontaktní osoby:

Za objednatele:

jméno, příjmení: Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx

e-mail: xxxxxxxx.x@xx-xxxxxxxx.xx

telefon: x000 000 000 000

Za poskytovatele: [_____]

jméno, příjmení: [_____]

e-mail: [_____]

telefon: [_____]

X.

Závěrečná ustanovení

1. Tuto smlouvu lze měnit nebo doplňovat pouze písemnými vzestupně číslovanými dodatky podepsanými oprávněnými zástupci obou smluvních stran.

2. Nastanou-li u některé ze smluvních stran skutečnosti bránící řádnému plnění této smlouvy, je povinna to ihned bez zbytečného odkladu oznámit druhé straně a vyvolat jednání zástupců oprávněných k podpisu smlouvy.

3. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu obou smluvních stran a účinnosti okamžikem uveřejnění v Registru smluv.

4. Pokud se kterékoli ustanovení této Smlouvy stane nebo bude shledáno neplatným nebo nevymahatelným, nebude tím dotčena platnost a vymahatelnost ostatních ustanovení této Smlouvy. Smluvní strany se zavazují řádně jednat za účelem nahrazení neplatného či nevymahatelného ustanovení ustanovením platným a vymahatelným v souladu s účelem této Smlouvy.

5. Vzhledem k veřejnoprávnímu charakteru objednatele poskytovatel výslovně prohlašuje, že je s touto skutečností obeznámen a souhlasí se zveřejněním textu smlouvy včetně podpisů v rozsahu a za podmínek vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejména zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

6. Smluvní strany této smlouvy prohlašují a stvrzují svými podpisy, že jsou plně svéprávné, a že tuto smlouvu uzavírají svobodně a vážně, že ji neuzavírají v tísni za nápadně nevýhodných podmínek, že si ji řádně přečetly a jsou srozuměny s jejím obsahem.

7. Práva a povinnosti smluvních stran výslovně v této smlouvě neupravené se řídí občanským zákoníkem.

Za poskytovatele: Za objednatele:

v ……………………… dne v Jihlavě dne

…………………………… ……………………………..

[Jméno a příjmení] Xxx. Xxxx Xxxxxxx [funkce] radní kraje