Contract
1. Žádost – elektronický formulář a jeho vyplnění 2
2. Smlouva – podpis a důležitá ustanovení 8
3. Další náležitosti plynoucí ze smlouvy, termíny 10
4. Závěrečná zpráva 12
5. Finanční vypořádání 13
6. Doručení na Krajský úřad Ústeckého kraje 21
7. Nejčastější chyby při vyúčtování 21
1. Žádost – elektronický formulář a jeho vyplnění
Žádost o dotaci lze vyplnit na webových stránkách Ústeckého kraje, pod záložkou Dotace – Oblast školství, mládež a tělovýchovy – Programové dotace-Regionální podpůrný fond Ústeckého kraje - Sport 2022.
Elektronický formulář žádosti bude ve složce Sport 2022 zveřejněn před začátkem lhůty pro přijímání žádostí.
Po kliknutí na odkaz se zobrazí formulář k vyplnění.
Doba existence žadatele v letech
Při kliknutí na „ano“ se zobrazí další pole k vyplnění
Do názvu právnické osoby vyplní žadatel OFICIÁLNÍ
NÁZEV dle zakládací listiny, nikoliv zkratku apod.
Liší-li se osoba odpovídající za projekt od osoby zastupující žadatele, zaškrtne žadatel políčko
„ano“ a zobrazí se další pole k vyplnění
Informace o osobě, která jedná za spolek (podepisuje žádost, popř. smlouvu atd.) a právní důvod zastoupení (v případě, že žadatel zaškrtne pole „plná moc“, je nutné plnou moc doložit jako přílohu (pověření k zastupování)
Informace o identifikaci osob v nichž má žadatel podíl a o výši tohoto podílu se týká OBCHODNÍCH KORPORACÍ (obchodními korporacemi jsou obchodní společnosti: veřejná obchodní společnost a komanditní společnost, společnost s ručením omezeným a akciová společnost, evropská společnost a evropské hospodářské zájmové sdružení; a družstva: družstvo a evropská družstevní společnost) (Zákon 90/2012 Sb., o obchodních korporacích).
Žadatelé do dotačního programu, kteří nejsou obchodní korporací (spolky) toto pole proškrtnou.
Dle zákona upravujícího evidenci skutečných majitelů mají i spolky majitele. Toho žadatel zjistí po nahlédnutí do evidence skutečných majitelů. Osoby uvedené
v evidenci jako skutečné majitele vyplní do žádosti a výpis vytiskne jako povinnou přílohu k žádosti! Odkaz na evidenci je zveřejněn na webových stránkách pod žádostí o dotaci.
Při kliknutí na „ano“ se zobrazí další pole k vyplnění
žadatel vybere pomocí rolovacích tlačítek kraj, okres a obec, ulici a č.p. a č.o. vyplní do textového pole
Žadatel zaškrtne bod podpory, do kterého jeho projekt spadá (možné je využít maximálně dva body podpory)
= stručný popis projektu v několika větách (co chce žadatel v projektu realizovat, co má být dosaženo, proč, jak, kdy a s kým)
Název projektu musí být zcela shodný s názvem uvedeným v příloze Projekt !
Přesný popis cílové skupiny projektu: počet účastníků (předpokládaný), věková skupina a další bližší specifikace
Na co KONKRÉTNĚ budou celkové finanční prostředky použity
V případě pořádání akce, soustředění apod. je potřeba uvést termín od kdy do kdy akce proběhne. Případný termín DO by se neměl shodovat
s termínem ukončení celého projektu, aby bylo možné vyúčtovat a zaplatit náklady vzniklé při samotné akci!
Př. 1. Akce proběhne 1. září – termín ukončení projektu: 30. září Př. 2. Akce proběhne 1. září – termín ukončení projektu: 1. září
Dle rozsahu akce a účastníků vybere žadatel
z nabízených možností
TERMÍN UKONČENÍ
PROJEKTU bude z žádosti přenesen do smlouvy o poskytnutí dotace jako ZÁVAZNÝ UKAZATEL, nelze ho tedy svévolně měnit. Projekt musí být fyzicky i finančně do tohoto termínu UKONČEN (všechny
uznatelné náklady musí VZNIKNOUT a být PROPLACENY před
tímto termínem!!!
Odůvodnění podání žádosti, proč se žadatel rozhodl žádost podat.
Předpokládaná výše finančních prostředků na danou položku v Kč
Součet bude proveden automaticky
Žadatel doplní požadovanou dotaci.
Ostatní spočítá žádost automaticky.
Žadatel vyplní konkrétní využití finančních prostředků v rámci jednotlivých položek, tedy na co budou finanční prostředky konkrétně použity
Položky rozpočtu, které je možné
v rámci dotačního programu uplatňovat
Žadatel vyplňuje barevně vyznačená pole
Položky nákladového rozpočtu
V rámci dotačního programu Sport 2021 lze uplatnit položky materiál (účtovaný na účet 501), služby (účtované na účet 518), cestovné (účtované na účet 512) a osobní náklady (účtované na účet 521).
Co a jak zařadit do jednotlivých položek
Materiál – nákup drobného hmotného neinvestičního majetku (všeho hmotného materiálu, darů, cen), přímo spojeného s projektem
(neinvestičního = nemá trvalý charakter, cena za jeden ks nepřesahuje 40 000 Kč)
Služby – pronájem, faktura za autobus objednaný pro skupinu, trenér na fakturu, faktura na zajištění akce apod.
Cestovné - jízdenky na MHD (autobus, vlak), cestovní příkazy
Osobní náklady – dohody o provedení práce nebo dohody o provedení činnosti
Dotace není určena na provoz klubů. Všechny náklady musí být výhradně a přímo spojené s projektem, musí vzniknout a být proplacené v době termínu realizace projektu a musí být vedeny pod samostatným účetnictvím (nelze je zahrnout do celkového účetnictví klubu).
Žadatel předkládá v papírové podobě všechny přílohy (viz Dotační program). Tedy musí být zaškrtnuta všechny políčka – před jejich zaškrtnutím zkontroluje, zda má všechny přílohy skutečně připravené.
V systému vyplní žadatel pouze barevné pole, ostatní vyplňuje rukou po vytištění formuláře
Podpisem žádosti žadatel prohlašuje, že se SEZNÁMIL
S PODMÍNKAMI DOTAČNÍHO PROGRAMU!
V poslední části formuláře postupuje žadatel dle pokynů uvedených přímo ve formuláři:
- do barevných polí vyplní e-mail, kam má přijít vyplněný formulář ve formátu PDF
- uloží si vyplněný formulář
- zkontroluje, zda data kompletně vyplnil
- formulář odešle do systému KÚ
ODESLÁNÍ PAPÍROVÉ FORMY ŽÁDOSTI
Po odeslání formuláře do systému KÚ přijde žadateli na e-mail, který zadal na poslední straně žádosti, formulář ve formátu PDF, který vytiskne. Na poslední straně označí razítkem organizace, podpisem STATUTÁRNÍHO ZÁSTUPCE, místem a datem vyplnění a žádost sešije sešívací sponou.
Následně zkontroluje a seřadí povinné přílohy dle pořadí uvedeném v dotačním programu (též v žádosti) a též je pouze sešije sešívací sponou.
S průvodním dopisem pak vloží vše do obálky, kterou označí heslem „SPORT 2022“, názvem a adresou žadatele (NIKOLIV osoby, která žádost podává na poštu!) a odešle
poštou na adresu:
Krajský úřad Ústeckého kraje
odbor školství, mládeže a tělovýchovy Velká Hradební 3118/48
400 02 Ústí nad Labem
nebo osobně doručí na podatelnu Krajského úřadu Ústeckého kraje na uvedenou adresu.
Jiné doručení žádosti není možné!
TJ Horní Dolní Stará 1
123 45 Horní Dolní
„SPORT 2022“
Krajský úřad Ústeckého kraje odbor školství, mládeže a tělovýchovy
Velká Hradební 3118/48 400 02 Ústí nad Labem
Po přijetí žádosti na odbor školství projde tato formální kontrolou a následně hodnocením Komise pro sport a volný čas Rady Ústeckého kraje. Ta doporučí Radě Ústeckého kraje konkrétní žádosti (projekty) k podpoření dotací. Po vydání usnesení z jednání Rady je seznam podpořených i nepodpořených žádostí zveřejněn na webu Ústeckého kraje, na stejném místě, jako elektronický formulář žádosti.
Sport 2022: Programové dotace – Regionální podpůrný fond Ústeckého kraje: Ústecký kraj (kr- xxxxxxx.xx)
2. Smlouva – podpis a důležitá ustanovení
Všichni úspěšní žadatelé jsou postupně informováni na e-mail, který zadali do žádosti o přidělení neinvestiční dotace.
V příloze e-mailu najdou připravenou smlouvu o poskytnutí neinvestiční dotace, podrobný rozpočet financování projektu a pokyny k jejímu podepsání a zaslání zpět k podpisu statutárním zástupcem Ústeckého kraje.
Kontrola smlouvy
- příjemce smlouvu pečlivě prostuduje a zkontroluje své údaje. V případě, že nalezne špatně uvedený údaj, kontaktuje zpět garanta dotačního programu (na e-mail, ze kterého smlouva přišla).
Podpis smlouvy
- smlouvu podepisuje vždy statutární zástupce, případně osoba, která je pověřena jednat jménem příjemce
- v případě, že bude smlouva podepsána v zastoupení, je nutné se smlouvou zaslat také pověření k podpisu smluv pro osobu, která v zastoupení smlouvu podepsala
- po zkontrolování údajů příjemce dotace smlouvu 2x vytiskne, opatří ji datem, podpisem statutárního zástupce a razítkem organizace.
Podrobný rozpočet financování projektu (dále jen „rozpočet“)
- rozpočet obdrží žadatel emailem spolu se smlouvou a vyrozuměním
- rozpočet je předvyplněný na základě informací z Žádosti o dotaci a příp. krácení dotace
- žadatel vyplňuje pouze zeleně vyznačená pole dle údajů vyplněné v Žádosti o dotaci (tabulka je nastavena tak, že vyplněná zelená pole sčítá a celkový součet se ukazuje v posledním šedém poli. Pro kontrolu: celkové plánované náklady se musí v obou šedých polích rovnat)
- tabulka má nastaveny určité parametry. Vpisovat je možné pouze do zeleně vyznačených polí (nikam jinam žadatel nic nevyplňuje). Tabulku není možné kopírovat a vyplňovat jinak.
vyplňuje žadatel na základě žádosti
! pole se musí rovnat !
Příjemce dotace rozdělí celkové plánované náklady projektu (již předvyplněné v rozpočtu) do jednotlivých položek tak, aby se obě šedá pole rovnala (viz obrázek výše).
Rozdělení nákladů do jednotlivých položek rozpočtu:
o nákup materiálu (finanční částka za všechen materiál, který žadatel plánuje k projektu pořídit – drobný hmotný neinvestiční majetek)
o nákup služeb (účty za provedené služby, faktury na provedení služeb poskytnutých k projektu – např. faktura k objednání autobusu, potisk oblečení, grafické práce, ubytování, služby trenérů na fakturu)
o úhrada cestovného (řádně vyplněné cestovní příkazy k osobním automobilům, jízdenky na veřejnou dopravu, letenky)
o osobní náklady (dohody o provedení práce, dohody o provedení pracovní činnosti)
Úprava rozpočtu při krácení dotace
- v případě, že bylo žadateli vyhověno částečně (žadateli je schválena nižší dotace, než byla požadována), jsou celkové náklady přizpůsobeny schválené dotaci se zachováním závazného ukazatele (procentuální podíl dotace na celkových nákladech projektu)
- v tomto případě si žadatel rozpočet oproti Žádosti o dotaci upraví dle svých potřeb, tzn., že sníží libovolné položky (nenavyšovat oproti žádosti!)
Podpis a odeslání
Rozpočet podepisuje statutární zástupce, případně osoba, která je pověřena jednat jménem příjemce (stejná osoba, která podepisuje smlouvu).
Po vyplnění jednotlivých finančních částek a kontrole rozpočtu jej žadatel 3x vytiskne a doplní místo, datum a podpis statutárního zástupce (popř. razítko).
Podepsané smlouvy (2x) a rozpočty (3x) vloží žadatel NESEŠITÉ do obálky a zašle obratem na adresu Krajského úřadu Ústeckého kraje:
Krajský úřad Ústeckého kraje - OSMT Velká Hradební 3118/48
400 02 Ústí nad Labem
Obálku opatří názvem dotačního programu: SPORT 2022
Po podpisu smlouvy statutárním zástupcem hejtmana ÚK bude jeden originál smlouvy a podrobného rozpočtu financování projektu zaslán zpět žadateli na adresu sídla/kontaktní adresu uvedenou v Žádosti o dotaci.
3. Další náležitosti plynoucí ze smlouvy, termíny
Před podpisem smlouvy si příjemce dotace smlouvu důkladně prostuduje – NA POZDĚJŠÍ CHYBY VE VYÚČTOVÁNÍ Z DŮVODU NEVĚDOMOSTI NELZE BRÁT ZŘETEL!
Některé náležitosti a povinnosti příjemce dotace plynoucí ze smlouvy, termíny:
Čl. I., odst. 1:
1.Poskytovatel v souladu s usnesením Rady Ústeckého kraje………… č. ….. ze dne ……. poskytuje příjemci ze svého rozpočtu neinvestiční dotaci ve výši ………….,- Kč (slovy: korun českých),
která bude převedena bezhotovostně na účet příjemce uvedený v záhlaví této smlouvy, pod UZ (účelovým znakem) , za podmínky, že ji příjemce stanoveným způsobem použije
nejpozději do ...................
Čl. II., odst. 4 a 5:
4. Xxxxxxxx ukončení realizace projektu je Pro příjemce je tento termín stanoven jako
závazný ukazatel.
5. Dotace je poskytnuta účelově (viz čl. II. odst. 1. smlouvy) a lze ji použít pouze na úhradu uznatelných nákladů přímo souvisejících s realizací projektu a vzniklých v době od do ……
(termín realizace projektu).
- termín ukončení projektu a tím uznatelnosti nákladů si určuje příjemce sám, v žádosti, ze které je přenesen do smlouvy
- všechny náklady projektu (celkové plánované náklady projektu) musí vzniknout a také být uhrazeny DO TOHOTO TERMÍNU – je potřeba počítat s náklady, které budou např. hrazeny až po ukončení hlavní akce projektu apod. a termín ukončení projektu volit již do žádosti s dostatečnou časovou rezervou (např. žádost o dotaci na uhrazení nákladů soustředění, které proběhne v termínu od 10. 7. do 15. 7. 2022 : termín zahájení projektu – 1. 1. 2022; termín ukončení projektu – 31. 8. 2022).
Čl. II., odst. 7:
7. Jako závazný ukazatel byl stanoven podíl dotace na celkových plánovaných uznatelných nákladech projektu v maximální výši %. Závazný ukazatel musí být dodržen ve vztahu
k celkovým uznatelným nákladům projektu za dodržení druhového členění plánovaného nákladového rozpočtu.
- maximální podíl dotace na celkových nákladech projektu (v procentech) je do smlouvy též přenesen z žádosti, tento závazný ukazatel nesmí být překročen (např. celkové náklady projektu jsou 42 857 Kč, dotace činí 30 000 Kč, maximální podíl dotace je 70% - vyúčtované celkové náklady projektu pak musí být minimálně 42 857 Kč a více).
Čl. III., odst. 4:
4. Odpovídat za hospodárné použití přidělených prostředků v souladu se schváleným plánovaným nákladovým rozpočtem projektu, který je přílohou této smlouvy, a jejich řádné a oddělené
sledování v účetnictví, pod daným účelovým znakem (UZ), vedeném v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a to jak z hlediska nákladů projektu hrazených z dotace, tak z hlediska celkových uznatelných nákladů projektu.
- CELKOVÉ NÁKLADY PROJEKTU, které příjemce předloží v rámci vyúčtování, musí být vedeny samostatně v účetnictví = tedy mimo ostatní účetnictví spolku (při vedení jednoduchého účetnictví musí být na všechny vyúčtované náklady projektu vedena samostatná účetní kniha; při vedení podvojného účetnictví musí být na celý projekt založeno samostatné středisko pod ÚZ uvedeným ve smlouvě.
Čl. III., odst. 6:
6. Předat poskytovateli písemnou závěrečnou zprávu o použití poskytnuté dotace, a to do 30 dnů od ukončení realizace projektu. Spolu se závěrečnou zprávou je příjemce povinen předložit finanční vypořádání dotace. Ze závažných důvodů může být termín předložení závěrečné zprávy na žádost příjemce, postupem dle Zásad, prodloužen. Pokud byl projekt realizován před
uzavřením této smlouvy, je příjemce povinen předložit poskytovateli finanční vypořádání poskytnuté dotace do 30 dnů od uzavření této smlouvy.
- Je-li ve smlouvě uveden termín ukončení realizace projektu 30. 8. 2022, musí být závěrečná zpráva s finančním vypořádáním dotace JIŽ DORUČENA na podatelně Krajského úřadu Ústeckého kraje nejpozději 29. 9. 2022 (tedy třicátý den od termínu ukončení realizace projektu)
- Formulář závěrečné zprávy a finančního vypořádání je zveřejněn na webu Ústeckého kraje (Dotace – Oblast školství, mládeže a tělovýchovy – Programové dotace-Regionální podpůrný fond Ústeckého kraje – Sport 2022)
Čl. IV. Porušení rozpočtové kázně
- v článku IV. jsou uvedeny sankce za porušení smluvního ujednání v případě:
• pozdního doručení závěrečné zprávy
• pozdního doručení doplnění závěrečné zprávy, ke kterému byl příjemce vyzván
• porušení povinnosti vést dotaci v samostatném účetnictví
• porušení povinnosti vést celkové náklady projektu v samostatném účetnictví
a dalších porušení ujednání, stanovených smlouvou
4. Závěrečná zpráva
Formulář závěrečné zprávy, společně s finančním vypořádáním je zveřejněn na webových stránkách Ústeckého kraje, pod záložkou Dotace – Oblast školství,
mládeže a tělovýchovy – Programové dotace-Regionální podpůrný fond Ústeckého kraje - Sport 2022 (stejně, jako je zveřejněna elektronická žádost o dotaci a další informace).
V Článku III., odstavci 6 Smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace je uvedena povinnost příjemce předat poskytovateli písemnou závěrečnou zprávu o použití poskytnuté dotace, a to DO 30 dnů od ukončení realizace projektu. Jak je uvedeno výše, je třeba, aby nejpozději třicátý den od ukončení termínu realizace projektu byla závěrečná zpráva s finančním vypořádáním zaevidována podatelnou Krajského úřadu Ústeckého kraje (není možné ji teprve třicátý den odesílat poštou). V případě, že je termín ukončení projektu 31. 12. 2022, musí být závěrečná zpráva na podatelně KÚ nejpozději 30. 1. 2023!
Vyplnění závěrečné zprávy:
Základní informace – hlavičku vyplní příjemce dle údajů uvedených ve smlouvě, popř. v rozpočtu
Informace z realizace projektu – není potřeba psát sáhodlouhé slohové práce, každý bod stačí popsat několika větami, vystihnout hlavní podstatu, činnost, hodnocení.
5. Finanční vypořádání (dále také vyúčtování)
Finanční vypořádání obsahuje:
a) přehled všech piíjmů projektu
b) přehled všech výdajů projektu + přehled výdajů hrazených z dotace
Povinnou přílohou k finančnímu vypořádání je:
• v případě, že příjemce vede JEDNODUCHÉ ÚČETNICTVÍ: kopie účetní knihy samostatného účetnictví projektu + kopie všech účetních dokladů k projektu (kopie musí být čitelné a identifikovatelné, s patrným datem vzniku a platby, řazené za sebou stejně, jako jsou zapsány v účetní knize a tabulce přehledu všech výdajů projektu).
• v případě, že příjemce vede PODVOJNÉ ÚČETNICTVÍ: výpis z odděleného účetnictví, ze kterého jsou identifikovatelné příjmy a výdaje projektu (výnosové účty, nákladové účty, pokladna/bankovní účet).
a) Do tabulky Celkový piehled piíjmů projektu vyplní žadatel všechny finanční prostředky, které v projektu použil: zdroj ze kterého je získal a částku.
Součet přijatých finančních prostředků nemůže být vyšší, než výdaje projektu.
b) Do tabulky Celkový piehled všech výdajů projektu je potřeba vyplnit:
Číslo dokladu – tak, jak ho žadatel vede ve svém účetnictví Datum platby – datum platby uvedený na dokladu Dodavatel – ten, kdo dodal zboží, služby apod.
Účel platby – za co žadatel zaplatil
Částka v Kč – kolik Kč celkem žadatel zaplatil
Z toho dotace - kolik Kč bylo hrazeno z dotace
Do tabulky musí být náklady vypsány jednotlivě na řádky tak, jak byly pořízeny a jsou vedeny v účetnictví příjemce dotace: např. pokud má příjemce 3 účetní doklady na: trička za 2 000Kč; kužely za 1 000Kč; poháry za 5 000Kč, nelze do tabulky zapsat souhrnně jeden náklad, např. sportovní potřeby 8 000Kč!
Náklady a částky v tabulce se shodují s údaji v zaslané účetní knize (resp. výpisu z účetnictví).
Vyúčtování jednotlivých položek
musí odpovídat rozpočtu plánovaných nákladů ve smlouvě.
Ve vyúčtování příjemce dotace překládá CELKOVÉ NÁKLADY PROJEKTU. Ty nesmí být nižší, než uvádí rozpočet ve smlouvě jako Celkové plánované náklady projektu. V případě vyúčtování nižších celkových nákladů, než uvádí rozpočet ve smlouvě, dojde k porušení závazného ukazatele = procentuálního podílu a příjemce dotace musí část dotace vrátit.
Vzhledem k tomu, že příjemce předkládá ve vyúčtování finanční prostředky z dotace + vlastní finanční prostředky jako spoluúčast (dohromady jsou to celkové náklady projektu), je nutné v každé naplánované položce vyúčtovat minimálně dotaci, tedy ten procentuální podíl, který uvádí rozpočet ve smlouvě, avšak v tom případě musí být náklady v jiné (libovolné položce) vyšší.
PŘÍKLADY - ROZPOČET VE SMLOUVĚ x VYÚČTOVÁNÍ
Rozpočet ve smlouvě:
Skutečnost 1:
Vyúčtování odpovídá smlouvě, ve všech položkách jsou vyúčtovány finanční prostředky alespoň ve výši dotace (= tedy min. 50% z částky, uvedené na danou položku v rozpočtu ve smlouvě).
Položka | Smlouva | Skutečnost |
Materiál | 10 000 | 7 000 |
50% z 10 000 Kč = 5 000 Kč skutečnost 7 000 je tedy OK
Služby | 44 000 | 52 000 |
Cestovné | 1 300 | 1 500 |
Osobní náklady | 4 700 | 2 350 |
Celkem | 60 000 | 62 850 |
Celkové náklady vyšší než ve smlouvě jsou v pořádku
50% z 4 700 Kč = 2 350 Kč položka je v pořádku
Vyšší náklady než udává smlouva jsou v pořádku
Skutečnost 2:
Vyúčtování neodpovídá smlouvě, v položce materiál musí být vyúčtováno minimálně 5 000 Kč (50% z 10 000 Kč – uvedeno v rozpočtu ve smlouvě). V případě, že příjemce není schopen danou položku vyúčtovat, bude nutné část dotace poskytovateli vrátit.
Skutečnost 3:
Vyúčtování neodpovídá smlouvě – jednotlivé položky splňují podmínky (vyúčtováno je alespoň minimálních 50% v každé položce, ale celkové náklady jsou nižší, než uvádí smlouva, tudíž je porušen závazný ukazatel – procentuální podíl dotace maximálně 50% (v tomto případě, kdy jsou vyúčtovány celkové náklady ve výši 53 300 Kč, je procentuální podíl dotace 56,29% ).
! P O Z O R !
Všechny výdaje projektu musí vzniknout a být zaplaceny (i zaúčtovány) nejpozději do termínu konce realizace projektu!
Vratka nevyčerpané části dotace
V případě, že příjemce není schopen vyúčtovat projekt dle rozpočtu ve smlouvě (jak je výše uvedeno), je potřeba část dotace vrátit poskytovateli.
Nezměněn musí zůstat závazný ukazatel, tedy procentuální podíl dotace.
Příklad: V případě výše uvedené skutečnosti 3, kdy dle smlouvy jsou celkové plánované náklady 60 000 Kč a procentuální podíl dotace je 50%, ale vyúčtováno je pouze 53 300 Kč je postup následující:
- 50% z celkových nákladů ve výši 53 300 Kč je 26 650 Kč (v případě celkových nákladů projektu 53 300 Kč je tedy při zachování 50% části dotace skutečně použitá část dotace ve výši 26 650 Kč).
- z obdržené dotace 30 000 Kč tedy příjemce odečte skutečně využitou část, tedy 26 650 Kč a rozdíl mezi těmito dvěma částkami potom vrací poskytovateli – v tomto případě 3 350 Kč.
V případě nevyčerpání celé dotace vyplní příjemce poslední tabulku v závěrečné zprávě:
Částka, kterou příjemce vrací
18 | S t r á n k a
Datum, kdy peníze odeslal zpět na účet poskytovatele
V případě vratky nedočerpaných finančních prostředků je žadatel vrací zpět na účet, ze kterého mu přišly (viz smlouva 1. strana), pod stejným variabilním symbolem.
Účet Ústeckého kraje, ze kterého jsou zasílány finanční prostředky z dotačního programu Sport
Zároveň s platbou je třeba zaslat informaci o vratce (části) dotace – AVÍZO, kde bude uvedeno, kdo peníze posílá, z jakého účtu jsou převáděny, částka a důvod jejich zaslání. Avízo stačí poslat e-mailem na adresu kontaktní osoby dotačního programu.
Účtování jednotlivých položek
nákup materiálu
- finanční částka za všechen materiál, věcné dary, které žadatel plánuje k projektu pořídit
- v případě podvojného účetnictví: účet 501-Materiál
- v případě jednoduchého účetnictví: vyúčtování těchto výdajů projektu dokladuje příjemce např. fakturami + výdajovými doklady nebo výpisem z účtu, účtenkami + výdajovými doklady nebo výpisem z účtu
nákup služeb
- účty za provedené služby, faktury na provedení služeb poskytnutých k projektu – např. faktura k objednání autobusu, potisk oblečení, grafické práce, ubytování, služby trenérů na fakturu
- v případě podvojného účetnictví: účet 518-Služby
- v případě jednoduchého účetnictví: vyúčtování těchto výdajů projektu dokladuje příjemce např. fakturami + výdajovými doklady nebo výpisem z účtu, účtenkami + výdajovými doklady nebo výpisem z účtu
úhrada cestovného
- Výši cestovních náhrad stanovuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
- v případě podvojného účetnictví: účet 512-Cestovné
- v případě jednoduchého účetnictví: k doložení výdajů slouží kopie vystaveného cestovního příkazu, vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady:
- veřejná doprava: výdaje za jízdenky veřejné dopravy a MHD, místenky
- soukromé vozidlo: amortizace dle vyhlášky MPSV, náhrada za pohonné hmoty (PHM) vypočtená dle ceny PHM a spotřeby vozidla, (paragon za nákupy PHM nebo výpočet dle platné vyhlášky)kopie velkého technického průkazu vozidla
- služební vozidlo: náhrada za PHM (paragon za nákupy PHM nebo výpočet dle platné vyhlášky)
- stravné: dle Zákoníku práce a v souladu s interními předpisy (doložit kopii)
- vedlejší výdaje: např. parkovné (účtenky)
- ubytování v případě vykázání v rámci cestovného: faktura, příp. zjednodušený daňový doklad
- doložena musí být také úhrada cestovních náhrad pracovníkovi projektu - např. výpis z účtu, pokladní výdajové doklady
- výdaje spojené s cestovními náhradami musejí odpovídat cenám obvyklým v místě a čase realizace projektu
osobní náklady
- při dokladování osobních nákladů příjemce dokládá jak existenci pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, tak objem a charakter práce, která byla v rámci projektu tímto zaměstnancem odvedena
- v případě podvojného účetnictví: účet 521-Mzdové náklady
- v případě jednoduchého účetnictví: vyúčtování těchto výdajů projektu (osobní náklady) dokladuje příjemce např. kopiemi následujících dokumentů, na nichž je vždy uvedena jednoznačná identifikace pracovníka – jméno, příjmení a zastávané funkce:
⮚ pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o provedení pracovní činnosti;
⮚ výplatní listina nebo výplatní pásky uvedených pracovníků, případně mzdové listy;
⮚ mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových uznatelných mzdových nákladů jednotlivých zaměstnanců za sledované období
Celkový přehled financování
Skutečné procento dotace na celkových výdajích
Všechny výdaje projektu
Výdaje, skutečně hrazené z dotace (v Kč)
Všechny finanční prostředky, které byly v projektu přijaty, včetně dotace
Do tabulky Celkový přehled financování je potřeba uvést skutečné údaje vyúčtování.
Částka celkových příjmů se vždy rovná částce celkových výdajů – v projektu nesmí být vykazován zisk.
Výdaje hrazené z dotace – v případě, že je použita celá dotace (tedy vyúčtování dle rozpočtu ve smlouvě) a příjemce nevrací žádné finanční prostředky, je tato částka vždy rovna obdržené dotaci.
Skutečný podíl dotace na celkových nákladech – v případě, že jsou celkové náklady stejné, jako celkové plánované náklady v rozpočtu ve smlouvě, je procentuální podíl stejný, jako v rozpočtu ve smlouvě. Jsou-li skutečné výdaje vyšší, než celkové plánované náklady
v rozpočtu ve smlouvě, je potřeba skutečný podíl dotace vypočítat.
Na závěr příjemce závěrečnou zprávu opatří podpisem statutárního orgánu spolku (popř. razítkem spolku) a doplní datum vyplnění.
6. Doručení na Krajský úřad Ústeckého kraje
Po vyplnění závěrečné zprávy a finančního vypořádání přiloží příjemce povinnou přílohu (sjetinu z účetnictví nebo účetní knihu a kopie účtů a faktur) a v obálce zašle POŠTOU nebo doručí OSOBNĚ NA PODATELNU Krajského úřadu Ústeckého kraje (z důvodu několikanásobné kontroly NELZE vyúčtování posílat DATOVOU SCHRÁNKOU) na adresu:
Krajský úřad Ústeckého kraje – OSMT Velká Hradební 3118/48
400 02 Ústí nad Labem
Obálku označí heslem: „SPORT 2022“
Závěrečnou zprávu je potřeba zaslat v dostatečném předstihu tak, aby byla na podatelně KÚ nejpozději třicátý den od termínu ukončení realizace projektu!
7. Nejčastější chyby ve vyúčtování
Nedostatečně vyplněná závěrečná zpráva – není potřeba psát dlouhé slohové práce, ale každý bod závěrečné zprávy musí být vyplněn, včetně počtu a věkové skupiny účastníků projektu.
Nedostatečně vyplněný Celkový přehled výdajů projektu – není možné vyplnit položky jednou souhrnnou částkou za několik nákladů, jednotlivé náklady je potřeba vypsat samostatně dle sjetiny z účetnictví či účetní knihy (jednotlivých účtů a faktur).
Chybějící povinná příloha – v případě jednoduchého účetnictví je nutné předložit účetní knihu, která je vedena na projekt samostatně (tedy mimo ostatní účetnictví spolku, organizace) a společně s ní i KOPIE účtů, faktur, výdajových dokladů, výpisů z účtů apod.
Vyúčtování neodpovídá rozpočtu ve smlouvě – rozpočet ve smlouvě je závazný, je nutné jej dodržet (viz. 4. Finanční vypořádání)
Pozdní zaslání závěrečné zprávy a finančního vypořádání – v odůvodněných a závažných případech lze písemně zažádat o prodloužení termínu předložení vyúčtování (viz smlouva čl. III., odst. 6). Žádost musí být na Krajský úřad Ústeckého kraje – odbor školství podána PŘED UKONČENÍM LHŮTY PRO PŘEDLOŽENÍ VYÚČTOVÁNÍ. V případě, že
příjemce nepředloží vyúčtování ve stanoveném termínu, ani nepodá žádost o prodloužení termínu předložení vyúčtování, dopustí se dle Smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace porušení rozpočtové kázně.
Tabulka Celkový přehled výdajů projektu nekoresponduje s povinnou přílohou – údaje a částky v tabulce celkového přehledu VÝDAJŮ projektu musí být stejné, jako v povinné příloze (sjetině z účetnictví nebo účetní knize), výdaje musí být uvedeny jednotlivě tak, jak je příjemce vede v účetnictví.