Veřejná zakázka: Služba digitalizace a dodávka vybavení krajské digitalizační jednotky

Veřejná zakázka: Služba digitalizace a dodávka vybavení krajské digitalizační jednotky

Příloha č. 3 – Rozsah plnění veřejné zakázky a další požadavky zadavatele

1. Specifikace rozsahu plnění veřejné zakázky pro část A - Služba digitalizace knih a dokumentů

Při realizaci zakázky je požadována úzká spolupráce zhotovitele s pracovníky Studijní a vědecké knihovny v Hradci Králové (dále jen SVK HK) formou osobních schůzek v sídle SVK HK, při nichž budou specifikovány konkrétní požadavky na jednotlivé činnosti (požadovaná kvalita skenů, rozsah bibliografického popisu, struktura předávaných souborů apod.). Nejednoznačné či sporné záležitosti budou se SVK HK konzultovány po celou dobu realizace projektu a bude vždy postupováno podle pokynů SVK HK.

Zhotovitel musí být pojištěn proti případné ztrátě, krádeži či zničení digitalizovaných materiálů na minimální hodnotu 5 mil. Kč.

S vítězným uchazečem bude uzavřena rámcová smlouva na dobu realizace projektu. Za tuto dobu musí být zhotovitel schopen digitalizovat dále uvedený rozsah s dostatečnou rezervou, zhotovitel proto musí disponovat odpovídající kapacitou.

Záruční lhůta:

Na plnění předmětu plnění se sjednává záruka za jakost v délce dvou let, není-li dále sjednáno jinak. Záruční doba počíná běžet okamžikem předání výstupu, tj. podpisem příslušného dílčího akceptačního protokolu.

1. Digitalizace knih

Službou, která je poptávána v rámci této části je digitalizace knih, tedy fondů, zahrnujících knižní monografie a periodika, a poskytnutí veškerých souvisejících služeb, činností a plnění vč. zajištění dopravy.

Většinu identifikovaných knih a periodik, vhodných pro digitalizaci tvoří fond krajské knihovny. Kromě toho byly k digitalizaci zařazeny vybrané kroniky obcí, část fondů městských a muzejních knihoven nebo staré matriční knihy. Cílem digitalizace knih je především zpřístupnit tyto fondy laické a odborné veřejnosti (badatelům), případně zachránit kulturní dědictví, tam kde se svazky rozpadají vlivem špatného stavu, kyselého papíru aj.

Typicky se jedná o veřejné materiály bez nutnosti ochrany informací, smlouva nebude klást důraz na mlčenlivost zhotovitele.

1. Požadovaný rozsah veřejné zakázky:

• Předpokládaný rozsah celkem 500 000 stran – zadavatel si vyhrazuje tento rozsah změnit na obě strany, bez omezení;

• 60% fondu velikost jedné stránky A5 až A3, 40% fondu velikost A2 (jedná se o předpoklad, skutečné rozložení se může lišit);

• 70% lze zpracovat automatizovaně (roboticky otáčené stránky) (jedná se o předpoklad, skutečné rozložení se může lišit),

• 50% rozlišení 300dpi plnobarevně, 50% rozlišení 300dpi ve stupních šedi (jedná se o předpoklad, skutečné rozložení se může lišit);

• Zhotovitel provede digitalizaci ve svých prostorách, materiály k digitalizaci mu budou předávány a digitalizované výstupy přebírány v jednotlivých dávkách v prostorách zadavatele cca 1x měsíčně;

• Výběr svazků k digitalizaci, jejich přípravu včetně zpracování předávacího protokolu, převoz na definované předávací místo, vlastní předání, následné zpětné převzetí svazků i jejich digitalizovaných výstupů a kontrolu jejich stavu zajistí zadavatel nebo jím pověřená osoba;

• Zhotovitel zajistí při převozu dokumentů a po dobu zpracování jejich bezpečné uložení a ochranu před poškozením a nežádoucími vnějšími vlivy (mikroorganizmy, hlodavci, hmyz, vlhkost, teplota atd.);

• Standardně bude předmětem plnění služba digitalizace monografií a periodik v dobrém stavu s tím, že výstupem budou:

  • archivní skeny – celá dvoustrana bez úprav, plné rozlišení v bezztrátovém nebo málo ztrátovém formátu – JPEG2000 lossless, TIFF (pro sken a úpravy), JPG, PDF (jeden z formátů dle výběru zadavatele)

  • náhledové skeny – každá strana zvlášť, s ořezem a úpravami, ztrátový formát – JPEG2000 lossy, JPG, PDF (jeden z formátů dle výběru zadavatele)

  • zpracovaná metadata včetně technických a administrativních metadat, která musí odpovídat standardům Národní digitální knihovny pro rok 2012 v aktuálním znění. Viz xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xx-xxxx-0000

• Standardní služba bude zahrnovat naskenování a technické zpracování obrazu, tj. ořez, narovnání, vyvážení barev a strojové OCR ve formátu METS ALTO, ALTO XML, TXT nebo jako součást PDF (jeden nebo více z těchto formátů dle výběru zadavatele a vhodnosti použití) a zpracování metadat;

• Digitalizované výstupy budou předávány objednateli na archívních DVD s prodlouženou trvanlivostí záznamu ve dvou kopiích;

Služby bude možno objednat dle smluvního ceníku i v jiném složení až do finančního limitu.

Součástí ceníku budou tyto další služby:

• Zpracování metadat podle jednotlivých standardů, vyžadovaných Národní knihovnou:

  • popisná metadata MODS, MARCXML, Dublin Core

  • administrativní metadata PREMIS, MIX

  • technická metadata PREMIS, MIX

  • strukturální metadata METS

Předpokládané typové složení objednaných činností

Činnost	Četnost odebrání činnosti *)
Svoz dokumentů (Vyzvednutí materiálu k digitalizaci, jeho bezpečné uložení a ochrana před poškozením a nežádoucími vnějšími vlivy po dobu zpracování a následně jeho vrácení po provedení digitalizace na předávacím místě dříve než 1x měsíčně) Cena za jeden transport bez ohledu na množství předávaného materiálu.	50
Digitalizace a zpracování 1 listu v dobrém stavu s tím, že bude dodán archivní sken – celá dvoustrana bez úprav, plné rozlišení v bezztrátovém nebo málo ztrátovém formátu – JPEG2000 lossless, TIFF (pro sken a úpravy), JPG, PDF (dle přání zadavatele) náhledový sken – každá strana zvlášť, s ořezem a úpravami (narovnání, vyvážení barev atd.), ztrátový formát – JPEG2000 lossy, JPG, PDF (dle přání zadavatele) Cena zahrnuje i přípravu, tj. případné rozešití nebo vyjmutí z vazby, případně další obdobné práce pokud to proces digitalizace vyžaduje, a následné uvedení materiálu do původního stavu. Cena zahrnuje i provedení strojního OCR strany ve standardní latince. Přebal knihy bude také digitalizován, považuje se za samostatnou stránku, na žádost zadavatele může být digitalizován v jiné kvalitě než zbytek knihy. Uveďte cenu za daný počet činností
formát do A5 včetně v rozlišení 300 dpi stupně šedi	60 000
formát do A5 včetně v rozlišení 300 dpi barevně	60 000
formát A4 v rozlišení 300 dpi stupně šedi	60 000
formát A4 v rozlišení 300 dpi barevně	60 000
formát A3 v rozlišení 300 dpi stupně šedi	30 000
formát A3 v rozlišení 300dpi barevně	30 000
formát A2 v rozlišení 300 dpi stupně šedi	100 000
formát A2 v rozlišení 300 dpi barevně	100 000
Zpracování metadat podle jednotlivých standardů Národní digitální knihovny podle specifikace dle Ceníku	500 000

*) Četnost odebrání činnosti není pro zadavatele závazná a může se měnit

Typicky se jedná o veřejné materiály bez nutnosti ochrany informací, smlouva nebude klást důraz na mlčenlivost zhotovitele.

2. Digitalizace dokumentů

Službou, která je poptávána v rámci této části, je digitalizace typicky jiných než knižních dokumentů a poskytnutí veškerých souvisejících služeb, činností a plnění vč. zajištění dopravy.

Jedná se typicky o běžné úřední dokumenty formátu A3/A4. Příkladem jsou stavební archivy obcí, archívy živnostenských úřadů nebo školské archivy. Dokumenty jsou buď nesvázané, nebo svázané jednoduchou rozebíratelnou vazbou (typicky spojení sešívačkou). Dokumenty často obsahují informace, které vyžadují ochranu podle některého zákona (osobní údaje, správní řízení aj.)

Typicky se jedná o neveřejné materiály, na které se vztahuje nějaký stupeň ochrany informací (osobní údaje, správní řízení, daňové řízení), služba proto vyžaduje smluvní zajištění mlčenlivosti zhotovitele pod odpovídající pokutou.

Cílem této digitalizace je zajistit digitální náhledy umožňující zamezit nebo minimalizovat práci s fyzickou předlohou, případně zachránit dokumenty a spisy ve špatném stavu.

1. Požadovaný rozsah veřejné zakázky:

• Rozsah 90 tisíc stránek A5-A3 – zadavatel si vyhrazuje tento rozsah změnit na obě strany, bez omezení

• většina dokumentů je zařazena do spisů a šanonů jako nesvázaná, po vyjmutí je lze většinou zpracovat automatizovaně (podavač);

• Typické rozlišení 300dpi ve stupních šedi, 300dpi plnobarevně;

• Zhotovitel provede digitalizaci ve svých prostorách, materiály k digitalizaci mu budou předávány a digitalizované výstupy přebírány v jednotlivých dávkách v prostorách zadavatele cca 1x měsíčně;

• Přípravu dokumentů včetně zpracování předávacího protokolu, převoz na definované předávací místo, vlastní předání, následné zpětné převzetí dokumentů i jejich digitalizovaných výstupů a kontrolu jejich stavu zajistí zadavatel nebo jím pověřená osoba;

• Zhotovitel zajistí při převozu dokumentů a po dobu zpracování jejich bezpečné uložení a ochranu před poškozením a nežádoucími vnějšími vlivy (mikroorganizmy, hlodavci, hmyz, vlhkost, teplota atd.);

• Výstupem budou náhledové skeny – s ořezem a úpravami, formát PDF nebo PDF/A (vícestránkový)

• Služba bude zahrnovat naskenování a technické zpracování obrazu, tj. ořez, narovnání, vyvážení barev a OCR;

• Digitalizované výstupy budou předávány objednateli na archívních DVD s prodlouženou trvanlivostí záznamu ve dvou kopiích;

Služby bude možno objednat dle smluvního ceníku i v jiném složení až do finančního limitu.

Předpokládané typové složení objednaných činností

Činnost	Četnost odebrání činnosti *)
Svoz dokumentů (Vyzvednutí materiálu k digitalizaci, jeho bezpečné uložení a ochrana před poškozením a nežádoucími vnějšími vlivy po dobu zpracování a následně jeho vrácení po provedení digitalizace na předávacím místě dříve než 1x měsíčně). Cena za jeden transport bez ohledu na množství předávaného materiálu.	50
Digitalizace a zpracování 1 stránky dokumentu v dobrém stavu s tím, že bude dodán náhledový sken – každá strana zvlášť, s ořezem a úpravami (narovnání, vyvážení barev atd.) ve ztrátovém formátu – JPEG2000 lossy, JPG, PDF (dle přání zadavatele). Cena zahrnuje i přípravu, tj. případné rozešití nebo vyjmutí z vazby, případně další obdobné práce pokud to proces digitalizace vyžaduje, a následné uvedení materiálu do původního stavu. Uveďte cenu za daný počet činností
dokument formátu A4 včetně v rozlišení 300 dpi stupně šedi	80 000
dokument formátu A4 včetně v rozlišení 300 dpi barevně	5 000
dokument formátu A3 v rozlišení 300 dpi stupně šedi	2 000
dokument formátu A3 v rozlišení 300 dpi barevně	2 000
fotografie do formátu A5 včetně v rozlišení 300 dpi barevně	1 000
Provedení strojního OCR jedné strany dokumentu, standardní latinka – uveďte pro jednotlivé formáty (cena za 1 stranu)
formát do A4 včetně	86 000
formát A3	4 000
Zpracování materiálů, které jsou ve špatném stavu a vyžadují zvláštní zacházení (nárůst ceny v % za 1 stranu)

*) Četnost odebrání činnosti není pro zadavatele závazná a může se měnit

2. Specifikace rozsahu plnění veřejné zakázky pro část B - Dodávka vybavení krajské digitalizační jednotky

1. Požadovaný rozsah veřejné zakázky:

• 1 kus knižní skener s manuálním otáčením listů

• 1 kus pracovní stanice pro skenování a primární úpravu skenů

• 1 kus pracovní stanice pro zpracování obrazu a přípravu metadat

• 1 licence software pro zpracování obrazu

• 1 licence software pro přípravu metadat

• Veškerý dodávaný SW bude v české lokalizaci

• Kompletní instalace, implementace a zprovoznění digitalizační jednotky jako celku včetně základního školení uživatelů a 3měsíčního zkušebního provozu

• Zpracování odpovídající projektové, technické a provozní dokumentace v českém jazyce. Veškerá dokumentace bude vypracována v písemné i elektronické editovatelné podobě, ve formátu MS Word/Excel, MS Visio

• Technická podpora a servis

2. Minimální parametry dodávky

   1. Knižní skener

      1. Technické parametry skeneru

• Knižní skener s integrovanou motorizovanou knižní kolébkou;

• Plocha skenování až do formátu A2;

• Vhodný i pro skenování svazků s tloušťkou až do 10 cm;

• Vhodný i pro skenování svazků s váhou až do 10 kg;

• Přítlačné sklo;

• Barevné režimy: 1bit černobíle, 8bit stupně šedé, 24bit barevně;

• Optické rozlišení až 300 dpi plnobarevně;

• Automatické zaostření;

• Automatické rozpoznání formátu;

• Automatické vyvážení bílé barvy;

• Osvětlení bez UV a IR záření;

• Rozhraní minimálně: 1 Gb Ethernet;

• CCD senzor

• Výstupní formáty minimálně: TIFF, JPEG, PDF;

• Skener musí umožňovat dodatečné rozšíření konfigurace a připojení dalších periferií

1. Skenovací software

• pracuje v operačním systému Windows 7 64bit a vyšší

• nastavování profilů podle typu předlohy

• Otáčení obrazu;

• Dávkové zpracování

1. Software pro zpracování obrazu (součást dodávaného skeneru)

• pracuje v operačním systému Windows 7 64bit a vyšší

• umí vyrovnat zvlněný text

• umí nastavit parametry obrázku (jas, kontrast, rozlišení, barvy, …)

• umožňuje automatický ořez, který

  • umí výřez podle okrajů stránek

  • umí natočit výřez podle textu

• výsledek automatického ořezu se dá upravit manuálně

• automatický ořez se dá vypnout úplně

• poslední nastavený ořez se dá bez nutnosti znovu zadávání použít na další obrázek

• umožňuje určit ořezy pro více obrázků a provést je bez nutnosti zásahu uživatele

  • ve stejné kvalitě a ve stejné nebo vyšší rychlosti jako při ovládání uživatelem

  • počet takto zpracovaných obrázků počet musí být bez omezení, anebo aspoň s omezením umožňujícím 24h efektivní práci bez zásahu uživatele

2. Pracovní stanice pro skenování a primární úpravu skenů

Dodávka 1 ks výkonné pracovní stanice s dostatečným množstvím výpočetního výkonu a operační paměti (8 GB), velkým (min 1 TB) harddiskem, dvěma velkými displeji (2x24“) s možností kalibrace barev a možností otočení na výšku, s možností připojení k síti LAN 1Gbit, s operačním systémem Windows 7 PRO CZ 64bit.

Je požadováno připojení dodávaného skeneru.

3. Pracovní stanice pro zpracování obrazu a přípravu metadat

Dodávka 1 ks výkonné pracovní stanice s dostatečným množstvím výpočetního výkonu a operační paměti (8 GB), velkým (min 1 TB) harddiskem, dvěma velkými displeji (2x24“) s možností kalibrace barev a možností otočení na výšku, s možností připojení k síti LAN 1Gbit, s operačním systémem Windows 7 PRO CZ 64bit. Součástí je SW pro zpracování obrázků a pro tvorbu metadat.

4. Software pro přípravu metadat

• SW pro zpracování metadat bude splňovat následující parametry:

  • pracuje v operačním systému Windows 7 64bit a vyšší

  • umožňuje přímou komunikaci se skenerem a identifikaci skenovaného dokumentu

  • vytváří popisná, strukturální (včetně popisu kapitol u monografií), administrativní a technická metadata ve struktuře Kramerius v. 4 (formáty MIX, PREMIS, METS, MODS, DUBLIN CORE) podle definovaných standardů Národní digitální knihovny (xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xx-xxxx-0000)

  • provádí export metadat ve formě validovaného výstupního balíčku PSP do struktury XML dle standardu NDK pro periodika a monografie.

  • umožňuje import metadat z XML a obrazových souborů (formát TIFF, JPG a DJVU, PDF jsou-li i s OCR texty pak i s možností jejich importu)

  • komunikace Z39.50 (načítání a ověřování bibliografických údajů do metadat)

  • propojení s Resolverem URN:NBN pomocí rozhraní REST

  • licence pro neomezený počet záznamů

• OCR software pro zpracování uvedeného rozsahu dokumentů

  • Integrovaný do dodávaného SW pro zpracování metadat

  • výstupní formáty dle standardů NDK

  • licence pro min. 10.000 stran/měsíc

5. Záruční doba

Záruční doba na funkčnost a kvalitu díla je sjednána na dobu minimálně 24 měsíců. Záruční doba začíná běžet ode dne protokolárního ukončení zkušebního provozu a předání předmětu plnění do rutinního provozu. Dodavatel zodpovídá za vady dodávky po celou záruční dobu.

6. Technická podpora a servis

   1. Obecné požadavky na rozsah technické podpory a servisu

• Zahrnuje metodickou a technickou podporu včetně licenčního poplatku za „maintenance“ po dobu udržitelnosti projektu;

• Technická podpora a servis budou poskytovány od počátku zkušebního provozu po celou dobu udržitelnosti projektu. (min 60 měsíců ode dne protokolárního ukončení zkušebního provozu a předání předmětu plnění do rutinního provozu.);

• Technická podpora a servis zařízení HW a SW budou realizovány dodavatelem případně prostřednictvím odpovídajícího servisního kanálu výrobce;

• Technická podpora a servis budou realizovány v místě zadavatele;

• Veškeré požadavky budou evidovány v systému servisní podpory zhotovitele;

• Kontaktní místo umožní příjem požadavku na servisní zásah v českém jazyce prostřednictvím služby Hot-line a služby HelpDesk;

• Hot-Line umožní příjem požadavku na servisní zásah v českém jazyce na telefonním čísle v režimu 5x12x365 v době 7:00-19:00, příjem požadavku bude zajištěn lidskou obsluhou;

• HelpDesk umožní příjem požadavku na servisní zásah v českém jazyce prostřednictvím webového rozhraní v režimu 7x24x365;

• HelpDesk umožní objednateli upřesnit nebo doplnit požadavek;

• HelpDesk poskytuje objednateli přístup i k uzavřeným požadavkům a způsobu jejich řešení, bude poskytovat podrobné údaje o historii požadavků od jejich nahlášení, po jejich vyřešení;

• HelpDesk umožňuje export dat, včetně obsahu požadavku a způsobu vyřešení. Tato funkcionalita je poskytována bezúplatně minimálně na vyžádání objednatele ve formátu *.xls

1. Požadavky na technickou podporu a servis knižního skeneru

• Zadavatel požaduje uzavření servisní smlouvy po celou dobu udržitelnosti projektu, která pokryje pravidelnou profylaxi, tj. vyčištění, rekalibraci a seřízení zařízení, případnou výměnu opotřebených součástí, s periodou 1x za 2 roky;

• V průběhu záruční lhůty garance zahájení servisního zásahu další pracovní den od nahlášení závady a vyřešení problému do 10 dnů, a to opravou nebo výměnou, případně zapůjčení odpovídající náhrady po dobu opravy;

• Uchazeč se musí ve smlouvě zavázat, že provozuje nebo má smluvně zajištěno servisní středisko na území v ČR s dostatečnou kapacitou techniků, které je schopné garantovat rychlost zahájení zásahu.

1. Požadavky na technickou podporu a servis pracovních stanic

• V průběhu záruční doby bude na HW a každou jeho část poskytována servisní podpora v rozsahu NBD (Next Bussiness Day);

Projekt „III. Digitalizace a ukládání“,
reg. č. CZ.1.06/2.1.00/08.07379, je spolufinancován z ERDF prostřednictvím Integrovaného operačního programu.

Strana 8 (celkem 8)