Smlouva na upgrade systému PaG
Smlouva na upgrade systému PaG
I.
Smluvní strany
1. Vysoká škola báňská – Technická univerzita Ostrava, Centrum informačních služeb (dále také CIS)
se sídlem: 17. listopadu 2172/15, 708 00 Ostrava – Poruba
Zastoupena: Ing. Xxxxxxxx Xxxxxx, ředitelem CIS
IČ: 619 89 100
DIČ: CZ61989100
Bankovní spojení: Československá obchodní banka Číslo účtu: 100954151/0300
ID datové schránky: d3kj88v
dále jen Objednatel
2.
Název společnosti/jméno, příjmení DERS Group s.r.o.
Sídlo Řehořova 932/27, 130 00 Praha Žižkov zapsaný v obchodním rejstříku: OR Měst.soud v Praze, oddíl C, vložka 205820 IČ : 27513149
DIČ : CZ27513149
Bankovní spojení: UniCredit Bank Czech Republic
Číslo účtu: 1387687584/2700
ID datové schránky: vzxmbxh
dále jen Zhotovitel
II.
Základní ustanovení
1. Smluvní strany se dohodly, že rozsah a obsah vzájemných práv a povinností z této smlouvy vyplývajících se bude řídit v souladu s ust. § 2586 a násl., zák. č. 89/2012 Sb. Občanského zákona, ve znění pozdějších předpisů.
2. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v čl. I. smlouvy a taktéž oprávnění k podnikání jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny
dotčených údajů oznámí neprodleně druhé smluvní straně. Strany prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny.
III.
Předmět smlouvy
1. Předmětem této zakázky je upgrade systému PaG (projekty a granty), provozovaný Objednatelem, spojený s rozšířením funkčností na DGS (doktorskou grantovou soutěž) a IGA (Interní grantovou agenturu). Podrobná technická specifikace předmětu smlouvy je uvedená v příloze č. 1 této Smlouvy.
2. Při poskytování výše uvedených služeb se Zhotovitel zavazuje postupovat podle vlastní úvahy, při využití všech svých odborných znalostí a zkušeností a při zachování potřebné odborné péče, přičemž při výkonu této činnosti bude přihlížet k oprávněným zájmům Objednatele a bude respektovat jeho oprávněné pokyny.
3. Objednatel se zavazuje uhradit Zhotoviteli odměnu za poskytnuté služby ve výši a za podmínek sjednaných v čl. IV této smlouvy. Objednatel se dále zavazuje poskytnout Zhotoviteli veškerou potřebnou součinnost nutnou ke splnění povinností vyplývajících z této smlouvy.
IV.
Odměna za poskytnuté služby
1. Cena za poskytnuté služby definované v čl. III této smlouvy je stanovena dohodou smluvních stran takto:
Položka | Cena bez DPH | DPH | Cena včetně DPH |
Upgrade PaG, DGS, IGA | 198 905,00 Kč | 41 770,05 Kč | 240 675,05 Kč |
Pilotní provoz, integrace na ostatní IS | 994 528,00 Kč | 208 850,88 Kč | 1 203 378,88 Kč |
Školení, předání do provozu | 795 622,00 Kč | 167 080,62 Kč | 962 702,62 Kč |
Celková cena | 1 989 055,00 Kč | 417 701,55 Kč | 2 406 756,55 Kč |
2. Tato smluvní cena uvedená v odst. 1. tohoto článku smlouvy, je dohodnuta jako cena nejvýše přípustná. V ceně jsou zahrnuty veškeré náklady nutné pro řádné splnění sjednaného předmětu smlouvy.
V.
Termín a místo plnění
1. Xxxxxxxxxx se zavazuje realizovat předmět této smlouvy nejpozději do 28. 2. 2022.
2. Smluvní strany se dohodly na dílčích plněních v průběhu doby plnění smlouvy, která proběhnou vždy na základě vystavené objednávky Objednatelem.
3. Milníky dílčích plnění jsou stanoveny takto:
Uprade PaG, DGS, IGA do 30.11.2020 (max. 10% z ceny díla)
Pilotní provoz, integrace na ostatní informační systémy do 28.2.2021 (max. 50% z ceny díla)
Školení, předání do provozu do 28.2.2022 (max. 40% z ceny díla)
4. Místem plnění předmětu této smlouvy je sídlo zadavatele na adrese 17. listopadu 2172/15, 708 00 Ostrava-Poruba.
VI.
Způsob poskytování služeb
1. Xxxxxxxxxx je při své činnosti vázán obecně závaznými právními předpisy a v jejich mezích pokyny Objednatele. Jsou-li pokyny Objednatele nevhodné, je Zhotoviteli povinen na toto Objednatele upozornit, stejně jako na nesprávnost či neúplnost předaných podkladů, jestli mohl tuto nevhodnost zjistit při vynaložení odborné péče.
2. Zhotovitel a Objednatel určili osoby odpovědné za komunikaci dle této smlouvy, jedná se konkrétně o tyto osoby:
a) za objednatele
jméno a příjmení tel. kontakt email
Xxx. Xxxxxx Xxxxx x000 000000000 xxxxxx.xxxxx@xxx.xx
b) za Zhotovitele
jméno a příjmení tel. kontakt email
XXXx. Xxxxxx Xxxxx x000 000 000 000 xxxxx@xxxx.xx
3. Zhotovitel se zavazuje informovat průběžně Objednatele o plnění předmětu této smlouvy a předávat mu všechny zpracované návrhy či jiné odborné nebo právní dokumenty.
VII.
Platební podmínky
1. Podkladem pro úhradu smluvní ceny poskytnutých služeb bude faktura, která bude mít náležitosti daňového dokladu dle § 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen faktura).
2. Smluvní strany se dohodly na fakturaci vždy po dokončení dílčího plnění realizovaného na základě vystavené objednávky Objednatelem.
3. Smluvní strany se dohodly na třech fakturačních milnících. První fakturační milník (max. 10 % z ceny díla) je stanoven k 30. 11. 2020 a nastane po dokončení provedení upgradu PaG, DGS,
IGA. Druhý fakturační milník (max. 50 % z ceny díla) je stanovenk 28. 2. 2021 a nastane po předání do pilotního provozu a integraci na ostatní informační systémy. Třetí fakturační milník (max. 40 % z ceny díla) je stanoven k 28. 2. 2022 a nastane po dokončení školení a předání do provozu.
4. Lhůta splatnosti faktur činí 30 kalendářních dnů ode dne doručení Objednateli. Faktury budou doručeny doporučenou poštou nebo osobně pověřenému zaměstnanci objednatele proti písemnému potvrzení. Stejná lhůta splatnosti platí i při placení jiných plateb (smluvních pokut, úroků z prodlení, náhrady škody apod.).
5. Povinnost zaplatit cenu za poskytnuté služby dle této smlouvy je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu kupujícího.
6. Veškeré platby dle této Smlouvy budou Objednatelem placeny na účet Zhotovitele uvedený v záhlaví této smlouvy.
7. Xxxxxxxxxx prohlašuje, že jeho bankovní účet uvedený v této smlouvě nebo ve faktuře je jeho účtem, který je správcem daně zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup v souladu s ust.
§ 96 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, v platném znění, dále jen zákon o DPH.
Zhotovitel je povinen uvádět ve faktuře pouze účet, který je správcem daně zveřejněn v souladu se zákonem o DPH. Dojde-li během trvání této Smlouvy ke změně identifikace zveřejněného účtu, zavazuje se Zhotovitel bez zbytečného odkladu písemně informovat Objednatele o takové změně. Vzhledem k tomu, že dle ust. § 109 odst. 2 písm. c) zákona o DPH ručí příjemce zdanitelného plnění za nezaplacenou daň z tohoto plnění, pokud je úplata za toto plnění poskytnuta zcela nebo zčásti bezhotovostním převodem na jiný účet než účet poskytovatele zdanitelného plnění, který je správcem daně zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup, provede Objednatel úhradu ceny díla pouze na účet, který je účtem zveřejněným ve smyslu ust. § 96 zákona o DPH. Pokud se kdykoliv ukáže, že účet Zhotovitele, na který Zhotovitel požaduje provést úhradu ceny díla, není zveřejněným účtem, není Objednatel povinen úhradu ceny díla na takový účet provést; v takovém případě se nejedná o prodlení se zaplacením ceny díla na straně Objednatele.
8. Ustanovení předešlého bodu se nevztahuje na neplátce DPH a na zahraniční subjekty, které nepodléhají povinnosti registrace podle zákona o DPH
VIII.
Sankční ujednání
1. Pro případ prodlení s poskytnutím realizace předmětu této smlouvy může Objednatel vůči Zhotoviteli uplatnit smluvní pokutu až do výše 0,01% z celkové ceny požadovaných služeb za každý započatý den zpoždění.
2. Pro případ prodlení se zaplacením dohodnuté ceny může Zhotovitel uplatnit vůči Objednateli úrok z prodlení ve výši 0,01 % z fakturované částky za každý započatý týden prodlení s platbou po lhůtě splatnosti.
3. Splatnost uvedených sankcí je deset pracovních dnů od doručení písemné výzvy k úhradě sankce.
X.
Závěrečná ujednání
1. Tuto smlouvu lze měnit na základě dohody stran pouze písemnými a vzestupně číslovanými dodatky podepsanými smluvními stranami. Jiné zápisy, protokoly apod. se za změnu smlouvy nepovažují.
2. Nastanou-li u některé ze smluvních stran skutečnosti bránící řádnému plnění této smlouvy o dílo, je dotčená smluvní strana povinná to ihned bez zbytečných odkladů oznámit druhé smluvní straně a vyvolat jednání oprávněných zástupců.
3. Zhotovitel bere na vědomí povinnosti objednatele zveřejnit údaje uvedené v této Smlouvě v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění, se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, se zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv a jinými obecně závaznými normami, a to způsobem, jenž vyplývá z uvedených předpisů či o němž rozhodne objednatel.
Smluvní strany se zavazují udržovat v tajnosti a nezpřístupnit třetím osobám diskrétní informace
– zachovat mlčenlivost – jak jsou vymezeny níže:
▪ veškeré informace poskytnuté zhotoviteli ve smyslu ustanovení § 218 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění,
▪ informace, na které se vztahuje zákonem uložená povinnost mlčenlivosti (např. osobní údaje, utajované skutečnosti)
▪ obchodní tajemství zhotovitele či případně jiný údaj chráněný dle zvláštních právních předpisů s odůvodněním takovéhoto zařazení, a to písemně před podpisem této smlouvy. Xxxxxxxxxx bere na vědomí, že tento postup nelze uplatnit ve vztahu k výši skutečně uhrazené ceny za plnění této Smlouvy a k seznamu poddodavatelů zhotovitele a dále u informací, jejichž sdělení se vyžaduje ze zákona.
4. Registraci této smlouvy dle ustanovení § 5 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv provede na základě dohody smluvních stran objednatel, a to tak, aby potvrzení o provedení registrace smlouvy bylo zasláno oběma smluvním stranám.
5. Zhotovitel nemůže bez souhlasu objednatele postoupit práva a povinnosti plynoucí ze smlouvy třetí osobě.
6. Tato smlouva nabývá platnosti podpisem oběma smluvními stranami a účinnosti registrací smlouvy dle ustanovení odstavce 4. tohoto článku smlouvy.
7. Tato smlouva je projevem svobodné a vážné vůle smluvních stran, což stvrzují svými podpisy. Příloha č.1 – Specifikace předmětu smlouvy
V Ostravě, V Praze
Sláma
Digitálně podepsal Xxx. Xxxxxx Xxxxx Datum: 2020.09.17
Ing. Xxxxxx
13:31:18 +02'00'
Elektronický podpis - 12.09.2020 Certifikát autora podpisu: Xxxxx: Xxx. Xxx Xxxx
Vydal: PostSignum Qualified CA 4
Platnost do: 17.12.2020
………………………………………… ……………………………………………. Za Objednatele: Za Zhotovitele:
Xxx. Xxxxxx Xxxxx, ředitel CIS Xxx. Xxx Xxxx, jednatel podepsáno elektronicky
Příloha č. 1 – Specifikace předmětu smlouvy – doplní dodavatel
Příloha č. 1 - Specifikace předmětu smlouvy
1. Popis navrhovaného řešení
Řešením je upgrade systému PaG (technické zhodnocení), které pokryje požadavky VŠB. Jedná se zejména o následující oblasti:
Softwarová podpora doktorské grantové soutěže
Základní vlastnosti
● implementace postupů dle pravidel doktorské grantové soutěže a dalších interních předpisů,
● nastavení a implementace procesu hodnocení, kontroly a vyhodnocení doktorské grantů,
● žádost o doktorský grant je hodnocena a vybrána k podpoře prostřednictvím soutěže na celouniverzitní úrovni organizované dle vědních oblastí,
● možnost zapojení externích odborníků do procesu hodnocení a kontroly, evidence hodnotitelů,
● žádost o doktorský grant je zpracována a podána v anglickém jazyce a ve všech fázích grantu (podávání žádostí, hodnocení, kontroly, ...),
● dodržení auditní stopy (žádosti o doktorský grant, hodnoticí posudky, seznamy doktorských grantů doporučených k financování, rozhodnutí o přidělení grantu atd.).
Rozšiřující vlastnosti
● přehledový výstup o průběhu hodnocení,
● funkcionalita pro řazení žádostí na základě hodnocení od posuzovatelů
Softwarová podpora administrace doktorských grantů
Základní vlastnosti
● řešitelský tým doktorského grantu složený z individuálního nebo hlavního řešitele a dalších řešitelů,
● kontrola minimální povinné výše pracovní kapacity řešitelů,
● jednotkové financování,
● kontrola na účast studentů zapojených do výzev - jeden student může být zapojený v daný moment pouze v jednom doktorském grantu,
● evidence shrnutí vzdělávacích cílů všech řešitelů a jejich zhodnocení naplnění na konci projektu (sebehodnocení),
● kalkulace personálních nákladů dle pravidel Výzvy pro předložení kontrolním
orgánům,
● kalkulace ostatních nákladů,
● podpora tvorby zpráv o činnosti včetně schválení v aplikaci po ověření identity uživatele a vedení auditní stopy,
● nastavení rozpočtu a finančního plánu. Rozšiřující vlastnosti
● kontrola čerpání rozpočtu integrací na finanční systém,
● kontrola čerpání rozpočtu integrací na mzdový systém,
● podpora tvorby závěrečné zprávy o činnosti.
2. Funkcionality nabízeného upgrade
Aplikace ve dvou jazycích CZ a EN
Kompletně dvojjazyčné uživatelské prostředí pro uživatele včetně číselníků. Možnost vynutit jazyk v definici soutěže.
Práce s různými typy projektů
● Účelové podpory
o Rozvojové
o Výzkum a vývoj
o Vzdělávání
o Operační programy
o Informační
o Mezinárodní spolupráce
● Institucionální podpory
o Specifický výzkum
o Výzkumné záměry
● Podpora z neveřejných prostředků
o Doplňková činnost
o Hospodářské smlouvy
● Podpora z veřejných zahraničních prostředků
o Vzdělávání
o Výzkum a vývoj
o Rámcový program (např. Horizont 2020)
● Podpora interních grantových schémat
o studentská grantová soutěž
o IGRA@ICT – soutěž podle výzvy č.02_19_073 Zvyšování kvality grantových schémat na VŠ
Práce se soutěžemi
● u každé je možné definovat vlastní práva na projekty v soutěži
● definice hodnotících protokolů pro jednotlivé hodnotící role
o zobrazování jiných struktur protokolů při vyplňování protokolu
o počítání známky z bodů vyplněných do protokolu dle definice
o možnost pro každou známku definovat počet bodů
● kopírování soutěží, protokolů a hodnotících fází
● nastavení číslování soutěže, popisů, exportů a struktury projektu
o různé termíny pro podání žádosti v závislosti na součásti univerzity
▪ pro jednu soutěž různé termíny dle součástí univerzity
o výběr požadovaných částí soutěží a jejich pojmenování + nápovědy
o výběr polí do částí jsou organizovány například formou záložek
▪ nápovědy, validace a typy polí + dynamická část
o nastavení kontrol na vybrané řešitele do projektu
o finance strukturovaným rozpočtem i s volitelnými pod položkami, které vyplní sám žadatel
o finance lze nastavit na roky nebo jako celkový rozpočet
o finance pro členy řešitelského týmu
o kontroly nastavených poměrů mezi řádky strukturovaného rozpočtu
o výběr publikační činnosti k jednotlivým řešitelům (z OBD)
● hodnotící skupiny
o tvorba skupin z interních i externích osob na organizace
o možnost generovat přístupy do aplikace pro externisty (podmínkou je ověřovací mechanismus)
o přidělování rolí pro členy skupin a jejich přebírání do fází hodnocení v soutěžích
o možnost hodnotící skupiny přebírat z hodnotící komise
o možnost tisku hodnotících protokolů
o možnost nastavení data zpřístupnění hodnotících protokolů (anonymizovaně)
Množina evidovaných atributů o projektu
U projektu musí být možné evidovat minimálně tyto údaje:
● Typ projektu
● Základní údaje
o Program
o Poskytovatel
o Název
o Číslo externí
o Číslo interní
o Číslo dle CEP, a zachovat přímé propojení do CEP databáze.
o Doba řešení projektu
o Stav řešení
● Doplňující údaje
o Název anglicky
o Nositel a role školy při řešení projekt
o Anotace česky, anglicky
o Klíčová slova česky
o Klíčová slova anglicky
o Poznámka
o Statistické informace pro potřeby výroční zprávy a přehledů
o Vazba na zakázky v účetnictví
● Řešitelský tým
o Řešitelská pracoviště – interní, externí
o Řešitelské osoby – interní, externí, studenti
o Zapojení pracovišť a osob do projektu
o Ročník studia
o Téma dizertační práce u hlavního řešitele
o Počet měsíců zapojených v projektu
o další
● Finance – plán, sledování čerpání jak finanční, tak mzdové o umožnit zadat rozpočet členěný po letech,
o umožnit zadat jeden rozpočet na celou dobu projektu (důležité pro zahraniční projekty, kde čerpání není vázané na roky).
o možnost si zvolit, zda je rozpočet v CZK nebo v EUR (přepočet fixním kurzem)
● Úložiště dokumentů napojené na centrální úložiště dokumentů VŠB
Výpisy přehledů a filtrování projektů
● Zobrazení základního seznamu s projekty, který obsahuje předdefinované filtry
● Možnost filtrem vybírat dle většiny atributů projektu
● Možnost filtr uložit
● Všechny výsledky filtru je možné exportovat do Excelu
● Zobrazit rychlý přehled, který umožní nad vybranou množinou projektů zvolit atributy projektu
● Možnost filtrovat a zobrazit přehledy financí, jejich export do Excelu a použitelné formáty
Číselníky Organizační struktura
Nabízené řešení obsahuje organizační strukturu, která obsahuje všechny její organizační jednotky a vazby mezi nimi. Tato struktura bude automaticky aktualizována napojením na zdrojový systém VŠB, aby byla zachycena aktuálnost dat. O organizační jednotce musí být evidovány minimálně tyto údaje:
● Název organizační jednotky
● Kód organizační jednotky
● Nadřízená organizační jednotka
Seznam osob
Nabízené řešení obsahuje seznam osob (typicky zaměstnanců a studentů VŠB, který bude automaticky aktualizován napojením na zdrojový systém VŠB, aby byla zachycena aktuálnost dat. O zaměstnancích musí být evidovány minimálně tyto údaje:
● Xxxxx a příjmení
● Akademické tituly
● Přihlašovací jméno
Číselník poskytovatelů
Nabízené řešení obsahuje číselník poskytovatelů. O poskytovateli jsou evidovány minimálně tyto údaje:
● Název poskytovatele
● Kód poskytovatele
● Informace zda se jedná o domácího nebo zahraničního poskytovatele
Číselník programů
Nabízené řešení obsahuje číselník programů. Programy primárně slouží k:
● slouží pro seskupení více projektů (soutěží)
● zobrazení vybrané množiny pro správce programu(ů)
● definice exportů pro celý program
O programu musí být evidovány minimálně tyto údaje:
● Název programu
● Kód kód programu
● Trvání
● Povinná, volitelná pole projektů
● Kontroly polí projektů
● Vazba na definici workflow
Číselník externích organizací
Nabízené řešení obsahuje seznam externích organizací.
Reporty
Pro potřeby tisků a reportů nabízené řešení umožňuje uživatelskou definici reportů/tisků a jejich přiřazení k typům projektů ve vazbě na stav projektu.
Workflow
Nabízené řešení umožňuje pro každý typ projektu definovat samostatné schvalovací workflow, které pokryje celý životní cyklus projektu. V počáteční instalaci musí nabízené řešení obsahovat minimálně dva typy workflow (jeden základní a pak variantu pro specifický výzkum) s možností jejich rozšíření. U jednotlivých typů projektů pak bude možné přeskakovat některé kroky workflow (může být řešeno jako další workflow).
Příklad stavů typického workflow:
1. Zadání návrhu projektu
2. Přezkoumání (na úrovni katedry)
3. Ověření (na úrovni fakulty, univerzitního pracoviště)
4. Možnost hodnocení oponenty (aspoň 2)
5. Schválení projektu
6. Vygenerování kódu pro financování
7. Doplnění výsledků (přenos z OBD) a odkaz na RIV
8. Doplnění dílčí nebo závěrečné zprávy
Notifikace
● Nastavení informačních zpráv
o o blížícím se konci termínu přihlášek do soutěže
o při řešení projektu pro řešitele nebo vlastníka projektu
o pro přiřazeného hodnotitele (oponenta)
● Možnost zobrazit notifikace na jednom místě například na úvodní stránce po přihlášení uživatele
● Uživatel, který obdrží notifikaci, nemusí být aktivní z pohledu workflow, může být pouze čtenářem (má možnost náhledu)
● Přehled všech notifikací pro správce systému
Integrace
Napojení na systém evidence publikací OBD
Nabízené řešení bude napojeno na evidenci výsledků tvůrčí činnosti OBD a bude poskytovat:
● Zobrazení evidovaných výsledků včetně jejich stavu
● Podporu pořízení výsledků z evidence projektů (např. vyvoláním obrazovky OBD s předvyplněnými údaji o projektu)
Napojení na ekonomický informační systém
Nabízené řešení bude na základě propojení s ekonomickým informačním systémem umožňovat:
● podporu pro založení SPP prvku (xxxxxxx) po přijetí projektu,
● zobrazení čerpání projektu.
Napojení na veřejnou evidenci RIV (xxxxx://xxx.xxxx.xx/)
Nabízené řešení umožní zobrazení vykázaných výsledků do RIV. Pokud je možná integrace s OBD.
Napojení na centrální úložiště dokumentů
Všechny dokumenty, které budou vloženy do Systému, budou fyzicky uloženy v centrálním úložišti dokumentů, které VŠB v současné době provozuje. Technologicky se jedná o ECM, které je zpřístupněné prostřednictvím webových služeb a standardního rozhraní systému.
Napojení na autentizační službu (dále AS)
Nabízené řešení bude napojeno na autentizační službu, která umožňuje ověřovat jméno a heslo uživatele při přihlašování do systému. V autentizační službě jsou
všichni uživatelé, kteří budou s nabízeným řešením pracovat. V autentizační službě se nachází také centrální role uživatele v podobě uživatelských skupin.
Napojení na AS je možné vynechat pouze v případě, kdy stejný typ ověření, který je požadován po autentizační službě bude realizován napojením na univerzitní SSO.
Napojení na seznam osob
Nabízené řešení bude umožňovat pravidelnou aktualizaci osob z centrálního systému správy uživatelů VŠB.
Napojení na organizační strukturu
Nabízené řešení bude umožňovat pravidelnou aktualizaci organizační struktury z centrálního systému VŠB.
Migrace dat
Součástí nabízeného řešení je také provedení migrace dat ze stávajícího PaG, který je předmětem upgrade. Případně migrace dat ze systémů poskytovatelů, která byla uložena před datem zprovoznění upgrade verze.
Bezpečnost
Nabízené řešení umožňuje řízení přístupu k projektům na základě oprávnění autentizovaných uživatelů. Přístup k projektu budou mít pověření pracovníci a budou zajištěny dle rolí. Tyto role budou:
a) Vyplývat z funkce na VŠB, například dle přiřazení v projektu (vedoucí katedry, děkan, ředitelé, apod.)
b) Typem činnosti, kterou je uživatel pověřen – správa soutěží, správa systému evidence grantů a projektů, fakultní správci, hodnocení (i externí) projektu, přezkoumání projektu, ověření projektu, tajemníci fakult, … (uloženo v AS a v centrální databázi uživatelů)
c) Tester - uživatel provádí činnosti v systému pro potřeby testování konfigurace a nastavení
Přístup k projektu bude rovněž řízen i prostřednictvím workflow. Součástí je přehled uživatelských rolí, které jsou součástí dodávky, včetně jejich popisu, co zobrazují.