ve věcech technických: xxxxx číslo smlouvy: PO 774/2023 dále jen „ČZU“
Níže uvedeného dne, měsíce a roku spolu uzavřely
Česká zemědělská univerzita v Praze
Se sídlem: Xxxxxxx 000, 000 00 Xxxxx - Xxxxxxx
IČO: 60460709, DIČ: CZ60460709
bankovní spojení: xxxxx
zastoupena: Ing. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, kvestorem
ve věcech technických: xxxxx číslo smlouvy: PO 774/2023 dále jen „ČZU“
Ústav organické chemie a biochemie AV ČR, v. v. i. Se sídlem: Xxxxxxxxxx xxxxxxx 000/0
160 00 Praha 6
IČO: 61388963, DIČ: CZ61388963
bankovní spojení: xxxxx
zastoupena: Prof. RNDr. Xxxxx Xxxxxxxxxxx, CSc.
Dále jen „ÚOCHB“
na straně jedné
a
GUARANT International spol. s r.o.
se sídlem Xxxxx 0, Xxxxxxxxxxxxx 0000/00, 190 00
IČO: 45245401, DIČ: CZ45245401
bankovní spojení:xxxxx
zastoupena: Ing. Luďkem Vocílkou a Xxxx Xxxxxx, jednateli společnosti dále jen „GUARANT“
společně dále také jen jako „smluvní strany“ nebo jednotlivě jako „smluvní strana“
tuto:
SMLOUVU O ORGANIZACI AKCE
I. PREAMBULE
ČZU a ÚOCHB jsou odborným garantem a držitelem pověření k uspořádání akce s názvem „39th Annual Meeting of the International Society of Chemical Ecology“ (dále jen „Akce“) organizované za účelem setkávání odborníků v multidisciplinárním oboru chemické ekologie, ve dnech 14. - 18.
7. 2024 (dále jen „Pověření“).
I.1. ČZU a ÚOCHB jsou oprávněny na základě Pověření udělit oprávnění k pořádání a organizaci
Akce. Toto Pověření tvoří Přílohu č. 1 k této smlouvě.
I.2. Toto Pověření zahrnuje mimo jiné oprávnění pořádat Akci, využívat případné know-how ČZU a ÚOCHB k této Akci se vztahující, dále oprávnění užívat související databáze, jméno a koncept, ochrannou známku, značku, logo atd. nebo jakákoliv jiná nehmotná majetková práva, vztahující se k Akci.
Za správnost: xxxx strana 1
22. 6. 2023 z 7
I.3. GUARANT je profesionální organizátor kongresů a konferencí a prohlašuje, že disponuje dostatečnými finančními a organizačními prostředky pro uspořádání Akce a tuto Akci uspořádá a zorganizuje dle ustanovení této smlouvy.
I.4. Předpokládaný počet platících účastníků je 300.
II. PŘEDMĚT SMLOUVY
II.1. Předmětem této smlouvy je udělení Pověření ČZU a ÚOCHB GUARANTu za účelem pořádání Akce včetně stanovení následujících podmínek:
a) GUARANT se zavazuje organizačně zajistit Akci vlastním jménem, z vlastních prostředků nebo za pomoci třetích osob s tím, že za výsledek jejich činnosti odpovídá. GUARANT se dle této smlouvy zejména zavazuje zajistit:
(i) kompletní organizaci celé Akce,
(ii) registraci účastníků Akce,
(iii) ubytování účastníků Akce,
(iv) občerstvení účastníků v rámci jednání Akce v dohodnutém rozsahu,
(v) veškeré tisky Akce,
(vi) potvrzení účasti,
(vii) podepisování objednávek, smluv a účtování všech plateb Akce,
(viii) vyúčtování Akce dle skutečnosti,
(ix) komunikaci se sponzory.
b) Organizací Akce se rozumí uspořádání Akce včetně zajištění potřebných služeb pro konání Akce, jak jsou uvedeny v Příloze č. 2 k této smlouvě – Předběžný rozpočet.
c) GUARANT ponese odpovědnost za finanční výsledek Akce podle podmínek uvedených
v této smlouvě, což zahrnuje odpovědnost za vyrovnaný rozpočet akce.
d) V případě, že očekávané příjmy Akce nedosáhnou výše, která pokryje náklady Akce, může GUARANT provést úpravu nákladů Akce tak, aby bylo dosaženo vyrovnaného rozpočtu. GUARANT navrhne ČZU a ÚOCHB veškerá možná řešení úpravy nákladů a v rámci hledání řešení zváží úpravu jednotlivých položek v rozpočtu. Pokud ČZU a ÚOCHB neodsouhlasí ani jeden z návrhů pro zachování vyrovnaného rozpočtu, je GUARANT oprávněn odstoupit od této smlouvy.
e) Poskytnutí Pověření k organizaci Akce dle čl. II. odstavec II.1. této smlouvy je
bezúplatné.
Za správnost: xxxxx strana 2
22. 6. 2023 z 7
II.2. ČZU a ÚOCHB jako garanti odborného programu Akce se zavazují k následujícímu:
a) ČZU a ÚOCHB ve spolupráci s GUARANTem zajistí propagaci Akce ve sdělovacích prostředcích a na mezinárodních a národních kongresech formou tiskovin v dohodnutém rozsahu.
b) ČZU a ÚOCHB budou aktivně spolupracovat s GUARANTem při získávání sponzorů a vystavovatelů na Akci s cílem zajistit úspěch Akce. Aktivní spoluprací se rozumí zejména poskytnutí kontaktů na potenciální sponzory a vystavovatele, zprostředkování úvodního kontaktu s těmito subjekty apod …
c) ČZU a ÚOCHB zajistí vytvoření odborného programu, výběr předsedů sekcí a pozvaných řečníků.
d) ČZU a ÚOCHB zajistí vyhodnocení přijatých abstrakt.
II.3. ČZU a ÚOCHB se dále touto smlouvou zavazují poskytovat GUARANTu zejména tyto informace potřebné k zajištění předmětu smlouvy:
a) o odborném programu Akce,
b) o předpokládaném počtu účastníků pro jednotlivé aktivity,
c) adresář potenciálních účastníků,
d) seznam a adresy potenciálních sponzorů,
e) seznam a adresy společností v oboru a dalších,
f) seznam řečníků a VIP osob,
g) podmínky a informace pro registraci účastníků, tak aby GUARANT mohl poskytovat náležité registrační a informační služby účastníkům Akce.
II.4. GUARANT nezajišťuje a není odpovědný za shora uvedený odborný program Akce a změny v programu, tuto činnost zajišťují ČZU a ÚOCHB jako garanti odborného programu Akce. GUARANT zajišťuje korespondenci s přednášejícími a autory abstrakt a další administrativní podporu ČZU a ÚOCHB a vědeckému výboru. Složení a bližší specifikace vědeckého výboru spolu s určením kontaktní osoby bude GUARANTu sdělena prostřednictvím emailové zprávy v dostatečném předstihu, aby mohl GUARANT své povinnosti podle tohoto odstavce řádně plnit.
II.5. Veškeré sjednané činnosti a termíny jejich plnění jsou obsahem Přílohy č. 3 k této smlouvě
– Harmonogram.
II.6. Pro všechny informace, které ČZU a ÚOCHB poskytli GUARANTu na základě této smlouvy a/nebo pro účely organizace Akce, jež představují osobní údaje, platí následující:
a) ČZU a ÚOCHB prohlašují, že jsou v souladu s právními předpisy na ochranu osobních údajů oprávněni osobní údaje GUARANTu předat k jejich zpracování za účelem organizačního zajištění Akce a všech činností s Akcí související, zejména že má pro takové předání souhlas subjektů údajů, pokud je z hlediska zákonnosti vyžadován, a
Za správnost: xxxxx strana 3
22. 6. 2023 z 7
že splnil vůči subjektům údajů informační povinnost ve smyslu článků 13 a 14
obecného nařízení o ochraně osobních údajů;
b) ČZU a ÚOCHB prohlašují, že žádné osobní údaje poskytované GUARANTu dle předchozího odstavce nepředstavují zvláštní kategorie osobních údajů nebo osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů dle článků 9 a 10 obecného nařízení o ochraně osobních údajů;
c) smluvní strany se zavazují k poskytnutí si vzájemné součinnosti při plnění právních povinností vyplývajících z ochrany osobních údajů poskytnutých ČZU a ÚOCHB GUARANTu, zejména výkonu práv subjektu údajů v rozsahu, který pro žádnou ze smluvních stran nebude představovat nepřiměřené úsilí a/nebo náklady;
III. PLATEBNÍ A FINANČNÍ VZTAHY
III.1. Veškeré příjmy ve prospěch Akce, např. registrační poplatky fyzických i právnických osob a veškeré příjmy ze sponzoringu a reklamy, příjmy z pronájmu výstavních ploch budou přijímány na bankovní účet GUARANTu a považovány za příjem GUARANTu. ČZU a ÚOCHB tímto výslovně prohlašují, že tyto příjmy náleží GUARANTu, který je odpovědný za jejich zaúčtování a řádné zdanění.
III.2. Nedílnou součástí této smlouvy je Příloha č. 2 – Předběžný rozpočet.
III.3. GUARANT se zavazuje rozpočet průběžně aktualizovat a na vyžádání předkládat ČZU a ÚOCHB. Ve lhůtě nejpozději 15. 6. 2024 bude GUARANTem zpracován aktualizovaný rozpočet, který po podpisu oběma smluvními stranami bude tvořit dodatek k této smlouvě.
III.4. Veškeré náklady Akce hradí a zajišťuje na svůj náklad GUARANT. GUARANT se zavazuje nejpozději do 30. 11. 2024 poskytnout závěrečný přehled příjmů a výdajů souvisejících s pořádáním Akce a tento předložit ČZU a ÚOCHB k odsouhlasení. Rozpočet je postaven jako vyrovnaný a nákladová stránka rozpočtu je hrazena z registračních poplatků účastníků.
IV. ODMĚNA ČZU A ÚOCHB
IV.1. GUARANT se zavazuje zaplatit (nebo využít podle jejich písemných pokynů) ČZU a ÚOCHB za jejich činnost dle článku II. odst. II.2. a II.3. této smlouvy každému odměnu ve výši 40 % finančního přebytku Akce. Finančním přebytkem Akce se rozumí rozdíl mezi celkovými příjmy sníženými o 10% management fee GUARANTu bez DPH a náklady bez DPH dle vyúčtování Akce.
IV.2. Náklady spojené s činností ČZU a ÚOCHB dle této smlouvy jsou již zahrnuty v odměně dle předchozího odstavce a ČZU a ÚOCHB nemají nárok na jejich samostatnou úhradu.
IV.3. GUARANT se zavazuje uhradit odměnu ČZU a ÚOCHB dle odstavce IV.1. tohoto článku na bankovní účet ČZU a ÚOCHB na základě faktury, vystavené ČZU a ÚOCHB a doručené GUARANTu nejpozději 21 dnů po odsouhlasení celkového vyúčtování akce dle článku III. odst. III. 4. této smlouvy.
Za správnost: xxxxx strana 4
22. 6. 2023 z 7
V. ZVLÁŠTNÍ UJEDNÁNÍ
V.1. Obě smluvní strany se budou včas a bez zbytečného odkladu informovat navzájem o důležitých skutečnostech případně ovlivňujících plnění této smlouvy v daném období.
V.2. Veškeré změny nebo doplňky k této smlouvě jsou platné pouze tehdy, pokud jsou oboustranně písemně potvrzeny, a to formou číslovaného dodatku k této smlouvě.
V.3.Tato smlouva nabývá platnosti okamžikem jejího podpisu všemi smluvními stranami a je uzavřena na dobu určitou do dne řádného ukončení smlouvy spočívající v předání závěrečného vyhodnocení akce s vyúčtováním GUARANTem a ve všestranném odsouhlasení tohoto vyúčtování a úplným uhrazením vzájemných závazků a pohledávek. Tato smlouva nabývá účinnosti v souladu se zněním zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů, nabývá účinnosti jejím uveřejněním v registru smluv.
V.4. Ukončení této smlouvy je možné pouze dohodou smluvních stran, s tím, že podstatnou částí této dohody je finanční vyrovnání smluvních stran.
V.5. Obě smluvní strany jsou oprávněny od této smlouvy odstoupit v případě, pokud druhá strana poruší smlouvu způsobem, s nímž tato smlouva spojuje právo od ní odstoupit, nebo pokud druhá strana poruší povinnost dle této smlouvy a nezjedná nápravu ani do patnácti (15) dnů ode dne, kdy ji k tomu druhá strana písemně vyzve. Nestanoví-li se jinak, je odstoupení od smlouvy účinné dnem, kdy je písemné oznámení o odstoupení doručeno druhé smluvní straně.
V.6. Smluvní strany nenesou odpovědnost za nedodržení závazků v případě, kdy výkon práva nebo povinnosti podle této smlouvy bude v prodlení nebo se neuskuteční vůbec z důvodů okolnosti vyšší moci. Vyšší mocí se rozumí např. živelná katastrofa, epidemie, stávka, občanské nepokoje, válka apod. V takovém případě ta ze stran, která se vyšší moci dovolává, je povinna o tom uvědomit bez zbytečného odkladu druhou smluvní stranu s tím, že po dobu trvání vyšší moci neběží lhůty a neuskutečňuje se plnění. Strana dovolávající se vyšší moci je povinna na požádání prokázat okolnosti vyšší moci.
V.7. Pokud se okolnosti od uzavření této smlouvy změní tak, že změna založí v právech a povinnostech smluvních stran zvlášť hrubý nepoměr, případně s ohledem na změnu okolností nebude možné práva a povinnosti dle této smlouvy realizovat, má každá ze smluvních stran právo domáhat se obnovení jednání o smlouvě, avšak pouze v případě, že změnu okolností nebylo možné ovlivnit, ani rozumně předpokládat.
V.8. Obsah této dohody a veškeré informace, které se jedna smluvní strana dozví o druhé smluvní straně v souvislosti nebo v průběhu Akce, bez ohledu na jejich formu, jsou důvěrné a smluvní strany se zavazují o nich dodržovat mlčenlivost. Za důvěrné se považují i jakékoliv rozmnoženiny informací dle předchozí věty. Na důvěrné informace se současně vztahuje ustanovení o dodržování obchodního tajemství. Obě smluvní strany se zavazují zabezpečit dodržení důvěrnosti těchto informací u všech svých pracovníků, kteří s nimi přijdou do styku, a to jak během trvání této smlouvy, tak po dobu nejméně 3 let po jejím skončení. Důvěrnými informacemi však nejsou informace, které jsou v době jejich zpřístupnění druhé smluvní straně již dostupné veřejnosti a stanou se veřejnosti dostupné jinak než jejich nepovoleným a neoprávněným zveřejněním nebo jsou poskytnuty smluvní straně třetí osobou, která je oprávněna tyto informace zpřístupnit.
Za správnost: xxxxx strana 5
22. 6. 2023 z 7
V.9. ČZU a ÚOCHB se zavazují, že budou dodržovat ustanovení zákona č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy v platném znění, zejména se zdrží jakéhokoliv jednání, které by mohlo být kvalifikováno jako porušení nebo jednání v rozporu s ustanoveními tohoto zákona. Berou na vědomí, že v takovém případě nese odpovědnost za porušení zákona a jejich jednání může být posouzeno jako správní delikt.
V.10. Obě smluvní strany se zavazují, že bez písemného souhlasu druhé smluvní strany nepřevedou nebo nepostoupí závazky nebo práva z této smlouvy na třetí osoby. Tím není dotčeno ustanovení článku II. odst. II.1. a) této smlouvy. Porušení tohoto ustanovení jednou smluvní stranou zakládá právo druhé smluvní strany od smlouvy odstoupit v souladu s článkem V. odst. V.5. této smlouvy.
V.11. Ve věcech týkajících se této smlouvy jsou za ČZU a ÚOCHB pověřeni jednat Xxx. Xxxxxx Xxxxx, Ph.D. (ÚOCHB) a Xxx. Xxxx Xxxxxxxx, Ph.D.(ČZU) , za GUARANT Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, projektová manažerka.
VI. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
VI.1. Tato smlouva je vyhotovena v počtu 6 výtisků, kdy ČZU obdrží dvě vyhotovení a ÚOCHB a
GUARANT obdrží dvě vyhotovení.
VI.2. Tato smlouva je sepsána a řídí se platným právem České republiky. Práva a povinnosti smluvních stran, vyplývající z této smlouvy se řídí ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Strany si dále ujednávají, že spory z této smlouvy nebo v souvislosti s jejím plněním bude řešit věcně a místně příslušný soud v místě sídla GUARANTu.
VI.3. Nedílnou součástí této smlouvy jsou následující přílohy:
a) Příloha č. 1 – Pověření
b) Příloha č. 2 – Předběžný rozpočet
c) Příloha č. 3 - Harmonogram
VI.4. Odpověď strany této smlouvy, podle § 1740 odst. 3 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, s dodatkem nebo odchylkou, není přijetím nabídky na uzavření této smlouvy, ani když podstatně nemění podmínky nabídky. To platí i na proces uzavírání dodatků k této smlouvě.
VI.5. Smluvní strany bezvýhradně souhlasí se zveřejněním plného znění smlouvy tak, aby tato smlouva mohla být předmětem poskytnuté informace ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.
VI.6. Smluvní strany berou na vědomí a souhlasí, že ČZU je osobou povinnou ve smyslu § 2 písm.
e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, a že ostatní smluvní strany jsou povinny plnit povinnosti vyplývající pro ně z výše citovaného zákona.
VI.7. Obě smluvní strany prohlašují, že tuto smlouvu uzavírají podle své pravé a svobodné vůle a na důkaz toho připojují své podpisy.
Za správnost: xxxxx strana 6
22. 6. 2023 z 7
V Praze dne: 22. 6. 2023
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx
GUARANT International spol. s x. x. xxxxxxx
České zemědělské univerzity v Praze
Xxx
M1IKSA
Xxx Xxxxx
GUARANT International spol. s r. o.
Prof. RNDr. Xxx Xxxxxxxxxx, XXx. Ústav organické chemie a biochemie AV ČR, v. v. i.
Za správnost: xxxxx strana 7
22. 6. 2023 z 7
Příloha č. 1 Poveření
The International Society of Chemical Ecology
Date: In Prague, June 15, 2023
Letter of credentials
The Executive Committee of the International Society of Chemical Ecology has voted in favor of the bid presented by Xxxx Xxxxxxxx to host the 39th Annual Meeting of the International Society of Chemical Ecology in Prague. According to the committee, Xxxx Xxxxxxxx, from the Faculty of Forestry and Wood Sciences at CULS Prague, and Xxxxxx Xxxxx, from IOCB Prague, AS CR, have been delegated to organize this meeting during the summer of 2024, specifically from July 14th to July 18th, on the campus of CULS Prague.
On behalf of the ISCE Executive Committee,
Xxxxx Xxxxxxxxx, ISCE Secretary
ISCE 2024 Enclosure No. 2
Preliminary Income
Date:
Calculated Venue: Number of Participants:
14. - 18. 7. 2024 Exchange Rate
CZK/EUR:
Czech University of Budget Prepared by: Lifescience
300 Prepared on:
23,50
Xxxxx Xxxxxx
23.05.2023
Number of Days: Proposal Valid through:
Number of Event: Contract & Event Type:
June 30, 2023
Present/VLR
Item Number
Price per Person in €/ item incl. VAT
Total Income in € Total VAT incl. VAT
Total Income in €
excl. VAT
1. Registration Fees General Admission (ISCE Member) | |||||
Regular | 105 | 500 € | 52 500 € | 9 112 € | 43 388 € |
Late | 20 | 580 € | 11 600 € | 2 013 € | 9 587 € |
General Admission (Non-ISCE Member) | |||||
Regular | 40 | 625 € | 25 000 € | 4 339 € | 20 661 € |
Later | 30 | 675 € | 20 250 € | 3 514 € | 16 736 € |
Student Admission (ISCE Member) | |||||
Regular | 40 | 250 € | 10 000 € | 1 736 € | 8 264 € |
Late | 10 | 300 € | 3 000 € | 521 € | 2 479 € |
Developing countries | |||||
Regular | 15 | 313 € | 4 688 € | 814 € | 3 874 € |
Late | 10 | 363 € | 3 625 € | 629 € | 2 996 € |
Student Admission (Non-ISCE Member) | |||||
Regular | 10 | 325 € | 3 250 € | 564 € | 2 686 € |
Late | 5 | 375 € | 1 875 € | 325 € | 1 550 € |
Invited Guests + VIP | |||||
Invited Guests + VIP | 15 | 0 € | 0 € | 0 € | 0 € |
Registration Fees Subtotal | 300 | 135 788 € | 23 566 € | 112 221 € | |
2. Conference Dinner | |||||
Conference Dinner (50 % delegates calculated) | 50 € | 0 € | 0 € | 0 € | |
Conference Dinner Subtotal | 0 € | 0 € | 0 € | ||
3. Sponsoring | |||||
Other sponsorship opportunities | 7 | 1 000 € | 7 000 € | 0 € | 7 000 € |
Sponsoring Subtotal | 7 000 € | 0 € | 7 000 € | ||
4. Exhibition | |||||
Exhibition Subtotal | 0 € | 0 € | 0 € | ||
Total Estimated Income in € | 142 788 € | 23 566 € | 119 221 € | ||
Total Estimated Income in CZK | 3 355 506 CZK | 553 811 CZK | 2 801 695 CZK | ||
Total revenue may be increased by the subvention of the city of Prague if the conditions of the application are fulfilled. For events to be held in 2023 a subvention was granted under the following conditions: Category A: The event must last at least 2 days and must have a minimum of 500 participants. The maximum amount of support per congress participant is CZK 450, and for one congress a total of CZK 2,000,000. Category B: The event must last at least 2 days and must have a minimum of 200 - 499 participants. The maximum amount of support per congress participant is CZK 300, and for one congress a total of CZK 149,700. At least 30% of in-person participants must use the acommodation in Prague at least one night.
ISCE 2024
Expected Expenditures
Date of the Event: Calculated Venue:
Calculated Number of Participants: Calculated Number of Days: Number of Event:
14. - 18. 7. 2024 Exchange Rate CZK/EUR: Czech University of Budget Prepared by:
Lifescience
300 Prepared on:
4 Proposal Valid through: 0 Contract & Event Type:
23,50
Xxxxx Xxxxxx
23.05.2023
June 30, 2023
Present/VLR
Item
1. Rental of Premises
Number of Days/ Hours
/ Pieces
Units/ Pax
Price per Person/ per Unit excl. VAT in CZK
Total for Service excl. VAT in CZK
Total for Service
excl. VAT in €
CUL Aula 1 1 229 200 CZK 229 200 CZK 9 753 €
Venue other costs - Aula mandatory costs 1 1 91 440 CZK 91 440 CZK 3 891 €
Faculty of Forrestry and Wood Science - rentals - 1 1 50 000 CZK 50 000 CZK 2 128 €
estimate
Information/navigation system - estimate 1 1 35 000 CZK 35 000 CZK 1 489 €
Security services 1 1 to be specified to be specified to be specified
Security check + staff 1 1 to be specified to be specified to be specified
Floral decoration 1 1 3 500 CZK to be specified to be specified
On-site rental management 1 32 600 CZK 19 200 CZK 817 €
(1 person, 8 hours/day, 4 days)
Rental of Premises Subtotal 424 840 CZK 18 078 €
2. Basic Technical Equipment
Estimated additional AV equipment 1 1 100 000 CZK 100 000 CZK 4 255 €
6 support for speakers 32 6 500 CZK 96 000 CZK 4 085 €
(8 hours a day, 4 days)
Speakers ready room 5 1 18 000 CZK 90 000 CZK 3 830 €
Double-sided poster boards 50 1 550 CZK 27 500 CZK 1 170 €
Transport of poster boards 1 1 5 000 CZK 5 000 CZK 213 €
Mobile application 1 1 35 000 CZK 35 000 CZK 1 489 €
Wifi 1 1 0 CZK to be specified to be specified
Translation services 1 1 0 CZK N/A N/A
Rental of on-site office equipment - estimate 1 1 25 000 CZK 25 000 CZK 1 064 €
Rental of on-site registration desks 1 1 10 000 CZK 10 000 CZK 426 €
On-site technical management 4 8 600 CZK 19 200 CZK 817 €
(1 person, 8 hours/day, 4 days)
Basic Technical Equipment Subtotal 407 700 CZK 17 349 €
3. Exhibition and Sponsorship
On-line system for sponsoring and exhibition 1 1 0 CZK 0 CZK 0 €
On-line prospectus 1 1 0 CZK 0 €
Shell scheme booth 1 1 10 000 CZK N/A N/A
Sponsorship and exhibition management - estimate 1 1 15 000 CZK 15 000 CZK 638 €
Exhibition and sponsorship management - on site (1 4 6 600 CZK 14 400 CZK 613 €
person, 6 hours, 4 days)
Exhibition and Sponsorship Subtotal 29 400 CZK 1 251 €
4. Catering
Coffee break (basic content) - 90% delegates counted, 8 270 220 CZK 475 200 CZK 20 221 €
provided by catering company
Lunch 90% - mensa - estimate (including main course 4 270 170 CZK 183 600 CZK 7 813 €
drinks and salat)
Service charge 1 300 300 CZK 90 000 CZK 3 830 €
Poster happy hour - estimate 1 1 25 000 CZK 25 000 CZK 1 064 €
Water fountains - estimate 1 1 5 000 CZK 5 000 CZK 213 €
Water for speakers - estimate 1 1 5 000 CZK 5 000 CZK 213 €
R Refreshment for committee meetings - estimate 1 1 5 000 CZK 5 000 CZK 213 €
R Cost of catering for staff on-site 10 person, 4 days - 10 4 353 CZK 14 120 CZK 601 €
estimate
Catering Subtotal 802 920 CZK 34 167 €
5. Social Events
Welcome Drink/ Opening Ceremony - rental of
premises 1 1 0 CZK including in rentals including in rentals
1 180 350 CZK 63 000 CZK 2 681 €
Welcome drink/Opening Ceremony Catering
(60% delegates counted)
Welcome Drink/Opening Ceremony - entertainment 1 1 15 000 CZK 15 000 CZK 638 €
4 3 330 CZK 3 960 CZK 169 €
Welcome Drink/ Opening Ceremony - hostesses
(4 persons for 3 hours)
Farewell Party/Closing Ceremony - rental of premises 1 1 0 CZK to be specified to be specified Farewell Party/Closing Ceremony - catering
(60% delegates counted) 1 180 0 CZK to be specified to be specified
Farewell Party/Closing Ceremony - entertainment 1 1 25 000 CZK to be specified to be specified Farewell Party/Closing Ceremony - hostesses
(3 persons for 5 hours) 4 3 330 CZK to be specified to be specified
Welcome Drink and Farewell Party - royalty fee 1 1 0 CZK to be specified to be specified Conference Dinner - catering (50
% delegates calculated) 1 150 2 500 CZK to be specified to be specified
Conference Dinner - entertainment 1 1 55 000 CZK to be specified to be specified Conference Dinner - rental of premises 1 1 0 CZK to be specified to be specified
Item
Number of Days/ Hours
/ Pieces
Units/ Pax
Price per Person/ per Unit excl. VAT in CZK
Total for Service excl. VAT in CZK
Total for Service
excl. VAT in €
Conference Dinner - royalty fee 1 1 0 CZK to be specified to be specified
Conference Dinner - tickets 1 150 15 CZK to be specified to be specified (3 persons for 5 hours)
Conference Dinner - hostesses in formal dress 3 Conference Dinner - guests transportation 1 | 5 1 | 500 CZK 0 CZK | to be specified to be specified | to be specified to be specified | |||
(3 persons for 5 hours) | |||||||
Social Events Subtotal | 81 960 CZK | 3 488 € | |||||
6. Transportation and Tours/Technical Excursions | |||||||
LOC transfer - on site | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Sightseeing Tours / Technical Excursions | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Sightseeing Tours / Transportation - coordination | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Transportation and Tours/Technical Excursions | Subtotal | 0 CZK | 0 € | ||||
7. Speakers | |||||||
Travel expenses - air tickets | 4 | 1 | 20 000 CZK | 80 000 CZK | 3 404 € | ||
Travel expenses - on-site (transfers) | 4 | 2 | 1 000 CZK | 8 000 CZK | 340 € | ||
Accommodation for speakers in 4-star hotel | 4 | 4 | 2 500 CZK | 40 000 CZK | 1 702 € | ||
(4 nights, 4 invited speakers calculated) | |||||||
Taxation of costs for speakers | 1 | 35% | 128 000 CZK | 44 800 CZK | 1 906 € | ||
Speakers Subtotal | 172 800 CZK | 7 353 € | |||||
8. Mandatory and Non-mandatory Persons | |||||||
Mandatory and Non-mandatory Persons Subtotal | 0 CZK | 0 € | |||||
9. Local Organizing Committee Expenses | |||||||
Local Organizing Committee expenses | 1 | 2 801 695 CZK | 0 CZK | 0 € | |||
Organizing and Scientific Committee administrative | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
support | |||||||
LOC accommodation | 1 | 1 | 0 CZK | 0 CZK | 0 € | ||
LOC travel expenses | 1 | 1 | 0 CZK | 0 CZK | 0 € | ||
LOC - costs connected with LOC participation on the | 1 | 1 | 0 CZK | 0 CZK | 0 € | ||
previous events | |||||||
Previous event participation | 1 | 1 | 40 000 CZK | 40 000 CZK | 1 702 € | ||
R | IOC meetings - catering | 1 | 1 | 0 CZK | 0 CZK | 0 € | |
Local Organizing Committee Expenses Subtotal | 40 000 CZK | 1 702 € | |||||
10. Promotion | |||||||
Promotion based on promotion plan - estimate | 1 | 1 | 45 000 CZK | 45 000 CZK | 1 915 € | ||
PR agency | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Site inspections IOC | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
R | Site inspections IOC - catering | 1 | 1 | 0 CZK | 0 CZK | 0 € | |
Site inspection before the event | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Expenses on the candidacy | 1 | 1 | 0 CZK | 0 CZK | 0 € | ||
Social media - estimate | 1 | 1 | 25 000 CZK | 25 000 CZK | 1 064 € | ||
Promotion Subtotal | 70 000 CZK | 2 979 € | |||||
11. Prints, Web, Graphics and Mailing | |||||||
Congress logo, graphic works - estimate | 1 | 1 | 40 000 CZK | 40 000 CZK | 1 702 € | ||
Promotional materials before the event - | 1 | 1 | 10 000 CZK | 10 000 CZK | 426 € | ||
printed/electronic version | |||||||
Badge / Tag | 1 | 330 | 35 CZK | 11 550 CZK | 491 € | ||
Congress bag, pencil, writing pad | 1 | 330 | 50 CZK | 16 500 CZK | 702 € | ||
Abstract book printed | 1 | 330 | 250 CZK | N/A | N/A | ||
Final programme | 1 | 330 | 75 CZK | 24 750 CZK | 1 053 € | ||
Certificate of attendance | 1 | 330 | 10 CZK | 3 300 CZK | 140 € | ||
Postage/mailings - estimate | 1 | 1 | 15 000 CZK | 15 000 CZK | 638 € | ||
Webpage | 1 | 1 | 30 000 CZK | 30 000 CZK | 1 277 € | ||
Webpage templates (registration, accommodation) | 1 | 1 | 30 000 CZK | 30 000 CZK | 1 277 € | ||
Prints, Web, Graphics and Mailing Subtotal | 181 100 CZK | 7 706 € | |||||
12. Abstracts | |||||||
Abstract handling per abstract | 1 | 100 | 350 CZK | 35 000 CZK | 1 489 € | ||
Abstract handling templates | 1 | 1 | 25 000 CZK | 25 000 CZK | 1 064 € | ||
Scientific Committee administrative support | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Abstracts in pdf file on the event website | 1 | 1 | 10 000 CZK | 10 000 CZK | 426 € | ||
Preparation and production of USB abstracts | 1 | 300 | 250 CZK | N/A | N/A | ||
Abstracts Subtotal | 70 000 CZK | 2 979 € | |||||
13. Accreditation | |||||||
Accreditation Subtotal | 0 CZK | 0 € | |||||
14. Awards | |||||||
Award for the best poster | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Award for the best lecture | 1 | 1 | 0 CZK | to be specified | to be specified | ||
Awards Subtotal | 0 CZK | 0 € | |||||
15. Meeting Secretariat | |||||||
Secretariat (registration of participants) | 1 | 300 | 350 CZK | 105 000 CZK | 4 468 € | ||
Registration on-site (2 persons 8 hours 4 days) | 2 | 32 | 350 CZK | 22 400 CZK | 953 € | ||
Cashier (1 persons 10 hours 4 days) | 1 | 40 | 600 CZK | 24 000 CZK | 1 021 € | ||
Item
Number of Days/ Hours
/ Pieces
Units/ Pax
Price per Person/ per Unit excl. VAT in CZK
Total for Service excl. VAT in CZK
Total for Service
excl. VAT in €
Local secretariat costs (transportation, copying, printing) - estimate | 1 | 1 | 10 000 CZK | 10 000 CZK | 426 € |
Meeting Secretariat Subtotal | 161 400 CZK | 6 868 € | |||
16. Others | |||||
Safe congress costs (disinfection, drapes, etc.) | 5 000 CZK | to be specified | to be specified | ||
Hostesses (1 persons 8 hours 4 days) | 1 | 32 | 350 CZK | 11 200 CZK | 477 € |
Staff T-shirts | 1 | 1 | 15 000 CZK | N/A | N/A |
Photographer during the event - estimate | 1 | 1 | 35 000 CZK | N/A | N/A |
Video recording during the event - estimate | 1 | 1 | 38 000 CZK | N/A | N/A |
Health service on-site Meeting Secretariat Subtotal | 1 | 1 | 0 CZK | N/A 11 200 CZK | N/A 477 € |
17. Bank Charges, Accounting | |||||
Bank charges of total income | 1 | 1,3% | 3 355 506 CZK | 43 622 CZK | 1 856 € |
Basic tax advisory | 1 | 1 | 0 CZK | 0 CZK | 0 € |
Financial management and bookkeeping, legal service | 1 | 0,5% | 3 355 506 CZK | 16 778 CZK | 714 € |
Bank Charges, Accounting Subtotal | 60 399 CZK | 2 570 € | |||
18. International Association Fee | |||||
International Association Fee Subtotal | 0 CZK | 0 € | |||
19. Taxes | |||||
Taxes | 1 | 1 | 7 403 CZK | 7 403 CZK | 315 € |
Taxes Subtotal | 7 403 CZK | 315 € | |||
Total Expenditures | 2 521 122 CZK | 107 282 € | |||
20. Summary | |||||
Total Estimated Expenditures | 2 521 122 CZK | 107 282 € | |||
Total Estimated Income | 2 801 695 CZK | 119 221 € | |||
Management Fee PCO = 10% from total estimated income | 280 170 CZK | 11 922 € | |||
Total Estimated Income - 10% Management fee PCO | 2 521 526 CZK | 107 299 € | |||
Financial Result | 404 CZK | 17 € | |||
All budgeted rates are 2023 prices in CZK excluding VAT. In case of exchange rate change budget could be modified. | |||||
V Praze dne:
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx
GUARANT International spol. s r. o.
Xxx XXXXX
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx kvestor
České zemědělské univerzity v Praze
CSc.
Xxx Xxxxx Prof. RNDr. Xxx Xxxxxxxxxx, XXx.
GUARANT International spol. s r. o. Ústav organické chemie a biochemie
Příloha č. 2 - Harmonogram
HARMONOGRAM PŘÍPRAV AKCE
Úkol Zodpovědnost Termín poznámka
Výběr místa konání GUA/ČZU/UOCHB hotovo
Návrh smlouvy a rozpočtu GUA/ČZU/UOCHB hotovo
Rezervace místa konání GUA/ČZU hotovo
Prezentace na kongresu v roce 2023 GUA/ČZU/UOCHB 23. - 27. července Bengaluru, Indie
Rezervace ubytovacích prostor GUA srpen/září 2023
Návrh sponzorské brožury GUA srpen/září 2023
Seznam případných sponzorů GUA/ČZU srpen/září 2023
Grafický návrh GUA/ČZU/UOCHB srpen/září 2023
Oslovení sponzorů emailem GUA srpen/září 2023
Příprava webových stránek GUA srpen/září 2023
Oznámení o akci GUA srpen/září 2023 První návrh cateringu a společenského programu GUA srpen/září 2023 Předběžné požadavky na AV techniku GUA/ČZU/UOCHB srpen/září 2023
Předběžné požadavky na ubytování, transfery a jiné pro řečníky a
hosty
ČZU prosinec 2023
Otevření příjmu abstrakt GUA/ČZU/UOCHB prosinec 2023
Otevření registrace GUA prosinec 2023
Ukončení přihlášení abstrakt GUA/ČZU/UOCHB duben 2024
Informace o přijetí/nepřijetí abstrakt ČZU květen 2024
Ukončení včasné registrace GUA květen 2024
Příprava navigačního a informačního systému GUA červen 2024
Tisk drobného materiálu (certifikáty, jmenovky, vstupenky,...) GUA červen 2024 Příprava finálního programu GUA/ČZU/UOCHB červen 2024
Finální upřesnění stravování GUA červen 2024
Scénář akce GUA červen 2024
Setkání a korespondence se sponzory GUA průběžně
Registrace GUA průběžně
Aktualizace webových stránek GUA průběžně
Aktualizace rozpočtu GUA/ČZU/UOCHB průběžně
Propagace akce GUA/ČZU/UOCHB průběžně
Aktualizace scénáře akce GUA/ČZU/UOCHB průběžně
Setkání s LOC GUA/ČZU/UOCHB průběžně
Přípravy na místě GUA 13. 7. 2024
„39th Annual Meeting of the International Society of Chemical Ecology“
Zveřejnění fotografií z akce na webových stránkách, poděkování sponzorům
GUA/ČZU/UOCHB 14. - 18. 7. 2024
GUA po akci
Vyúčtování akce GUA/ČZU/UOCHB prosinec 2024
Poznámky: OV = organizační výbor, GUA = GUARANT International
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx kvestor
České zemědělské univerzity v Praze
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx, GUARANT International spol. s r. o
c.
Prof.CRScN.Dr. Xxx XxXxxxxxxx: l2i0n23k.0a6.,30CSc.
Ústav organické chemie a biochemie
AV ČR, v. v. i.
Xxx Xxxxx, GUARANT International spol. s r. o.
Datum: Datum:
Název akce: ISCE - The International Society of Chemical Ecology
Termín konání: 14. -18. 7. 2024
Místo a země konání: Česká zemědělská univerzita, Xxxxxxx 000 000 00 Xxxxx - Xxxxxxx
Česká republika
DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE K ROZPOČTU
Aktuálně předpokládáme 300 účastníků z celého světa..
I. SEZNAM ŘEČNÍKŮ
Konkrétní osoby a počty budou upřesněny do 31. 3. 2024
II. SEZNAM POVINNÝCH OSOB NA AKCI
Aktuálně není.
III. NAŘÍZENÝ SPOLEČENSKÝ PROGRAM
Welcome drink, Conference Dinner – místo bude upřesněno
IV. OSTATNÍ POVINNOSTI
Aktuálně nejsou.
V Praze dne: 22. 6. 2023
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx
GUARANT International spol. s x. x. xxxxxxx
České zemědělské univerzity v Praze
Xxx Xxxxx GUARANT International spol. s r. o
Za správnost: Xxxxx Xxxxxx
P2r'0o0' f. RNDr. Xxx Xxxxxxxxxx, XXx.
Ústav organické chemie a biochemie AV ČR, v. v. i.
Za správnost: xxxxx strana 1
22. 6. 2023 z 1