Smlouva na zajištění realizace 5. zasedání Monitorovacího výboru OPZ uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“) a zákona č.134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“) (dále jen...

Smlouva

na zajištění realizace 5. zasedání Monitorovacího výboru OPZ

uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“) a zákona č.134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“) (dále jen „Smlouva“) mezi smluvními stranami:

Česká republika – Ministerstvo práce a sociálních věcí

se sídlem: Xx Xxxxxxxx xxxxx 000/0, 000 00 Xxxxx 0

zastoupená: Ing. Xxxxxxx Xxxxxxxx, zastupující vedoucí oddělení podpory implementace a projektového řízení

IČO: 00551023

název a adresa banky: Česká národní banka, xxxxxxx Xxxxx, Xx Xxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0

číslo účtu: 2229001/0710

ID datové schránky: sc9aavg

dále jen „Objednatel“ na straně jedné

a

…………………………………

sídlem: …………………………………………………….

zastoupená: …………………………………………………….

IČO: …………………………………………………….

bankovní spojení: …………………………………………………….

číslo účtu: …………………………………………………….

ID datové schránky: …………………………………………………….

dále jen „Poskytovatel“ na straně druhé

společně budou objednatel a poskytovatel dále též označováni jako „Smluvní strany“.

I.

Úvodní ustanovení

Na základě zadávacího řízení na veřejnou zakázku zadávanou v dynamickém nákupním systému pro technické a logistické zajištění standardních akcí pod názvem „DNS 03 (2017/07) Zajištění realizace 5. zasedání Monitorovacího výboru OPZ“ (dále jen „Veřejná zakázka“), Poskytovatel předložil v souladu se zadávací dokumentací Veřejné zakázky nabídku ze dne ………………….., a tato byla pro plnění Veřejné zakázky vybrána jako nejvhodnější. V návaznosti na tuto skutečnost se smluvní strany dohodly na uzavření této Smlouvy.

Zakázka bude spolufinancována z prostředků Evropského sociálního fondu, z projektu technické pomoci OPZ s názvem „Podpora implementace OPZ reg. číslo:CZ.03.5.125/0.0/0.0/15_012/0002730“.

II.

Předmět plnění smlouvy, termín a místo předmětu plnění

1. Předmětem plnění Smlouvy jsou služby spočívající v zajištění realizace 5. zasedání Monitorovacího výboru OPZ ,a to v rozsahu a v souladu s touto Smlouvou.

2. Poskytovatel se zavazuje zajistit 5. zasedání Monitorovacího výboru OPZ:

1. Počet účastníků: max. 55 osob

2. Termín konání: 3. – 4. 5. 2017

3. Místo konání: Karlovy Vary

3. Bližší specifikace předmětu plnění dle čl. II. odst. 1 a 2 je v Příloze č. 1 této Smlouvy.

III.

Cena a platební podmínky

1. Celková cena za předmět plnění Xxxxxxx, jehož rozsah je vymezen v čl. II. této Smlouvy, činí …………………………Kč (slovy: ……………………….. korun českých) bez DPH, tj. ………………………….. Kč (slovy: ………………………… korun českých) včetně DPH.

2. Celková cena předmětu plnění se skládá z cen jednotlivých položek, jež jsou uvedeny v Příloze č. 2 této Smlouvy.

3. Celková cena předmětu plnění dle této Smlouvy, jakožto i jednotlivé položky uvedené v Příloze
   č. 2 této Smlouvy, jsou konečné a nepřekročitelné, tj. zahrnující všechny případné dodatečné náklady Poskytovatele související s poskytováním smluvených služeb. Ceny je možné změnit pouze v souvislosti se změnou (zvýšení, snížení) sazby DPH.

4. Objednatel je povinen uhradit Poskytovateli za řádně a včas poskytnuté plnění dle této Smlouvy sjednanou cenu ve výši a dle podmínek stanovených v tomto článku této Smlouvy. Cena předmětu plnění Poskytovatelem bude Objednatelem placena na základě řádného daňového dokladu (faktury) vystavené Poskytovatelem, a to na základě jedné faktury souhrnně za celý předmět plnění dle čl. II. této Smlouvy. Faktura bude hrazena Objednatelem vždy bezhotovostním převodem na účet Poskytovatele. Včasným provedením platby se rozumí odepsání fakturované částky z účtu Objednatele ve prospěch Poskytovatele ve lhůtě splatnosti.

5. Celková cena za plnění veřejné zakázky bude v případě občerstvení, ubytování, tlumočení
   a překladu materiálů uhrazena podle nabídkové ceny za skutečně poskytnuté služby dle článku II. této Smlouvy, tj. fakturace a úhrada objednaných služeb bude provedena dle počtu překládaných normostran, dále dle počtu osob nahlášených před konáním akce, a dále také dle realizace či nerealizace tlumočení. Objednatel bude hradit jen skutečně odebrané služby. Poskytovatel je povinen respektovat finanční limity stanovené v Příloze č. 1 a 2 této Smlouvy.

6. Celková cena na faktuře bude členěna do tří položek; jmenovitě na souhrnnou cenu
   za občerstvení, souhrnnou cenu za ubytování dle článku II. této Smlouvy, a dále na cenu zajištění ostatních služeb v rámci dalších ustanovení článku II. této Smlouvy. Přílohou faktury bude položkový rozpočet ve struktuře Přílohy č. 2 této Smlouvy.

7. Poskytovatel je povinen uvést na faktuře cenu v Kč bez DPH, DPH a cenu včetně DPH. Faktura musí obsahovat všechny náležitosti řádného účetního a daňového dokladu ve smyslu příslušných právních předpisů, zejména zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
   ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

8. Splatnost faktury nesmí být kratší než 30 kalendářních dnů od jejího doručení Objednateli. V případě, že faktura nebude mít náležitosti stanovené v této Smlouvě, je Objednatel oprávněn ji vrátit ve lhůtě splatnosti zpět Poskytovateli k doplnění, aniž se tak dostane do prodlení s úhradou ceny. Lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného zaslání náležitě doplněného
   či opraveného dokladu.

9. Na faktuře musí být uvedeno číselné označení projektu (Objednatelem bude poskytnuto v rámci fakturace dle čl. III., odst. 5 a násl. této Smlouvy) a název projektu „Podpora implementace OPZ, reg. číslo: CZ.03.5.125/0.0/0.0/15_012/0002730“. Dále bude faktura obsahovat číslo požadavku na rozpočtový výdaj (dále jen „PRV“), tyto informace Objednatel sdělí Poskytovateli před vystavením faktury. Přílohou faktury bude přesná specifikace plnění ve struktuře dle článku III., odst. 2 a 5 této Smlouvy.

10. Platba bude probíhat výhradně v Kč (CZK), rovněž veškeré cenové údaje budou uváděny v této měně.

11. Objednatel nebude poskytovat zálohy.

IV.

Práva a povinnosti smluvních stran

1. Poskytovatel je povinen provádět předmět plnění Smlouvy řádně, s náležitou odbornou péčí a dle pokynů a potřeb Objednatele, nebudou-li v rozporu s právními předpisy.

2. Poskytovatel je povinen provádět činnosti dle této Smlouvy vlastním jménem, na vlastní účet
   a na vlastní odpovědnost.

3. Poskytovatel je povinen při plnění předmětu Smlouvy postupovat s odbornou péčí, přičemž jednotlivé činnosti se zavazuje svěřit pouze odborným a kvalifikovaným osobám.

4. Smluvní strany se zavazují si navzájem poskytnout veškerou součinnost potřebnou pro plnění předmětu plnění Smlouvy.

5. Poskytovatel je povinen konzultovat podle potřeby s Objednatelem plnění cílů a postup při realizaci předmětu plnění Smlouvy. Většina běžné komunikace mezi Objednatelem a Poskytovatelem bude probíhat osobně, telefonicky nebo e-mailem na základě požadavku Objednatele. Důležitá rozhodnutí a konzultační služby týkající se plnění cílů a postupu při realizaci předmětu plnění Smlouvy budou probíhat osobně v sídle Objednatele.

6. Objednatel se zavazuje předat Poskytovateli veškeré podklady a informace, které má a může je poskytnout a které přímo souvisejí s plněním předmětu Smlouvy, a to nejpozději do
   5. pracovního dne po jejich vyžádání, nedohodnou-li se obě strany jinak.

7. Objednatel si vyhrazuje právo konečného rozhodnutí v případě, že při plnění a realizaci předmětu plnění nedojde k dohodě s Poskytovatelem a Poskytovatel se zavazuje toto rozhodnutí akceptovat a provést, za předpokladu, že nebude v rozporu s právním předpisem.

8. Poskytovatel je povinen Objednateli neprodleně oznámit veškeré významné skutečnosti, které by měly vliv na předmět plnění Smlouvy. Takovou skutečností je zejména, nikoliv však výlučně, změna majetkoprávního postavení spočívající např. ve vstupu do likvidace, prohlášení konkurzu apod. Poskytovatel je povinen Objednatele neprodleně informovat o jakýchkoliv okolnostech, které mohou ohrozit řádné a včasné plnění jeho povinností plynoucích z této Smlouvy.

9. Poskytovatel je povinen na žádost Objednatele bezodkladně písemně poskytnout jakékoliv informace související s realizací předmětu plnění Smlouvy.

10. Poskytovatel je povinen řídit se při poskytování služeb platnými právními předpisy České republiky.

11. Objednatel je oprávněn provádět monitoring a kontrolu realizace předmětu plnění z pohledu naplňování účelu a předmětu plnění Smlouvy. V rámci monitoringu a kontrol je Poskytovatel povinen umožnit Objednateli přístup ke všem dokladům souvisejícím s realizací předmětu plnění. Objednatel je dále oprávněn provádět prohlídky konferenčních a ubytovacích prostor. V souvislosti s prohlídkou bude včas kontaktována kontaktní osoba dle článku VI. této Smlouvy.

12. Poskytovatel se zavazuje během plnění této Smlouvy a zároveň po dobu 10 let od ukončení projektu, přičemž tato lhůta začíná běžet 1. ledna následujícího kalendářního roku poté, kdy byla příjemci vyplacena závěrečná platba, příp. kdy příjemce poukázal přeplatek dotace stanovený na základě schváleného vyúčtování výdajů v závěrečné žádosti o platbu zpět poskytovateli, nejméně však po dobu danou právními předpisy ČR pro archivaci dokladů, umožnit zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů (MPSV ČR; Ministerstva financí ČR; Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu a dalších oprávněných orgánů státní správy) kontrolu účetních dokladů souvisejících s realizací Veřejné zakázky, na základě níž poskytuje předmět plnění Smlouvy. Poskytovatel má dále povinnost zajistit, aby obdobné povinnosti ve vztahu k předmětu plnění plnili také jeho případní poddodavatelé. Poskytovatel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.

13. Poskytovatel je povinen řádně uchovávat originál Smlouvy včetně jejích případných dodatků včetně příloh a veškeré originály účetních dokladů a další doklady související s realizací Veřejné zakázky, na základě níž Objednateli poskytuje předmět plnění Smlouvy, minimálně po dobu
    10 let od ukončení projektu, přičemž tato lhůta začíná běžet 1. ledna následujícího kalendářního roku poté, kdy byla příjemci vyplacena závěrečná platba, příp. kdy příjemce poukázal přeplatek dotace stanovený na základě schváleného vyúčtování výdajů v závěrečné žádosti o platbu zpět poskytovateli. Případně po dobu stanovenou právními předpisy ČR, pokud je tato lhůta delší. Účetní doklady budou uchovány způsobem uvedeným v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

14. Předmět plnění Smlouvy bude realizován v souladu s aktuálními Pravidly pro informování
    a komunikaci a vizuální identitu OPZ, kapitolou 19 Obecné části pravidel pro žadatele
    a příjemce v rámci Operačního programu Zaměstnanost (podklady pro stávající programové období jsou k dispozici na xxxx://xxx.xxxxx.xx).

15. Poskytovatel je v případě potřeby povinen umožnit prohlídku místa plnění v termínu dle dohody
    s Objednatelem.

16. Zhotovitel se zavazuje poskytnout objednateli součinnost nezbytnou ke splnění povinnosti objednatele vyplývající z ust. § 219 zákona a z ust. § 2 zákona č. 340/2015 Sb., zákon o registru smluv. Xxxxxxxxxx bere na vědomí uveřejnění této Smlouvy.

V.

Poddodavatelé

1. V případě užití třetí osoby pro plnění předmětu plnění, resp. jeho části, se Poskytovatel nemůže zprostit odpovědnosti za řádné provádění předmětu plnění Smlouvy, tedy odpovídá, jako by předmět plnění Smlouvy prováděl sám.

VI.

Kontaktní osoby smluvních stran, komunikace

1. Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím kontaktních osob uvedených níže v tomto článku této Smlouvy.

2. Kontaktní osobou Poskytovatele je …………………. (e-mail: ……………………; tel.: …………………..).

3. Kontaktní osobou Objednatele je Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx (e-mail: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xx;
   tel.: x000 000 000 000.

VII.

Sankční podmínky

1. V případě, že Poskytovatel neposkytuje předmět plnění řádně v souladu s čl. II. odst. 1 až 3 této Smlouvy, je povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 0,2 % z ceny v Kč bez DPH uvedené v čl. III. odst. 1 této Smlouvy, a to za každý jednotlivý případ porušení řádného plnění dle této Smlouvy.

2. V případě, že Poskytovatel nesplní povinnost dle čl. IV. odst. 11 až 13 této Smlouvy, zavazuje se Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení dané povinnosti.

3. V případě, že Poskytovatel nesplní povinnost dle čl. IV. odst. 14 této Smlouvy, zavazuje se Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč, a to za každý jednotlivý případ porušení dané povinnosti.

4. Smluvní pokuta je splatná do 30 kalendářních dnů od doručení písemné výzvy k plnění stanovených povinností. Ustanovení tohoto článku se nevztahují na prodlení prokazatelně nezaviněná jednou ze smluvních stran. Povinnost Poskytovatele uhradit smluvní pokutu nevznikne v případě, že prodlení s termínem předání výstupu nastalo z důvodu nedodání nezbytných podkladů či informací ze strany Objednatele. Na tento nedostatek musí být Objednatel Poskytovatelem předem upozorněn.

5. Při nedodržení termínu splatnosti faktury Objednatelem je Poskytovatel oprávněn požadovat úhradu úroku z prodlení ve výši dle nařízení vlády č. 351/2013 Sb., kterým se určuje výše úroků z prodlení a nákladů spojených s uplatněním pohledávky, určuje odměna likvidátora, likvidačního správce a člena orgánu právnické osoby jmenovaného soudem a upravují některé otázky Obchodního věstníku a veřejných rejstříků právnických a fyzických osob.

6. Vznikem nároku na zaplacení smluvní pokuty a zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok Objednatele na náhradu případně vzniklé škody nebo jiné újmy, kterou lze vymáhat samostatně vedle smluvní pokuty v celém jejím rozsahu.

7. Každá smluvní strana nese odpovědnost za způsobenou škodu v rámci platných právních předpisů.

VIII.

Ochrana důvěrných informací

1. Smluvní strany sjednávají, že za důvěrné informace se považují veškeré informace o skutečnostech týkajících se smluvních stran a jejich činnosti, jejichž zveřejnění by se mohlo jakýmkoli způsobem dotknout jejich oprávněných zájmů nebo jejich dobrého jména, získané v souvislosti s plněním této Smlouvy v jakékoli formě, s výjimkou informací všeobecně známých. Objednatel v souvislosti s tím upozorňuje Poskytovatele, že jako subjekt veřejné správy má povinnost uveřejnit veškeré smlouvy v hodnotě nad 50 tis. Kč v Registru smluv vedeném Ministerstvem vnitra ČR. Uveřejnění se nepovažuje za porušení mlčenlivosti a nenarušuje žádným způsobem ochranu důvěrných informací.

2. Obě smluvní strany se zavazují, že budou zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích, o nichž se dozví v souvislosti s plněním této Smlouvy, a to po dobu účinnosti této Smlouvy, pokud se důvěrné informace nestanou veřejně známými bez zavinění druhé strany.

3. Smluvní strany se zavazují, že důvěrné informace nepoužijí k jiným účelům než k plnění dle této Smlouvy a v souladu s obecně závaznými právními předpisy, a že budou zajišťovat jejich ochranu přiměřeným způsobem. V případě, že Poskytovatel využije k realizaci předmětu plnění Smlouvy třetí stranu, pak odpovídá za takové plnění při ochraně důvěrných informací, jako by plnil sám.

4. V případě závažného porušení povinnosti k zachování mlčenlivosti o důvěrných informacích se Poskytovatel zavazuje zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 20.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení.

5. Poskytovatel je oprávněn po předání celého předmětu plnění Smlouvy užít obecnou informaci o plnění dle této Smlouvy jako referenci. Se souhlasem Objednatele může obsah reference dohodnutým způsobem rozšířit.

IX.

Doba trvání smlouvy a její ukončení

1. Tato Xxxxxxx se uzavírá na dobu určitou, a to do splnění předmětu plnění Smlouvy dle čl. II. této Smlouvy a do vypořádání veškerých nároků ze smlouvy vyplývajících, zejména úhrady ceny plnění a majetkových sankcí.

2. Tato Smlouva může být ukončena písemnou dohodou obou smluvních stran.

3. V případě vzniku vážné překážky na straně Poskytovatele, která může mít vliv na plnění závazků z této Smlouvy vyplývajících, je Poskytovatel povinen toto neprodleně písemně oznámit Objednateli a smluvní strany se dohodnou na jejich odstranění. Nedohodnou-li se smluvní strany na odstranění překážky/překážek ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení písemného oznámení, má Objednatel právo od této Smlouvy odstoupit. Vznikne-li v takovém případě Objednateli škoda, bude nárokována u Poskytovatele.

4. V případě, kdy Objednatel zjistí, že konferenční a ubytovací prostory nesplňují požadavky
   a podmínky stanovené touto Smlouvou, je povinen toto neprodleně písemně oznámit Poskytovateli. V dotčeném oznámení Objednatel uvede popis shledávaných nedostatků
   a současně stanoví přiměřenou lhůtu k jejich odstranění. Nedojde-li k jejich odstranění ve lhůtě
   5 kalendářních dnů ode dne doručení písemného oznámení (nejpozději však do doby jednoho pracovního dne před termínem konání dle čl. II. odst. 2 této Smlouvy), má Objednatel právo od této Smlouvy odstoupit. Vznikne-li v takovém případě Objednateli škoda, bude nárokována
   u Poskytovatele.

5. Objednatel je oprávněn vypovědět tuto Smlouvu bez udání důvodu s jednoměsíční výpovědní lhůtou, přičemž tato počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi Poskytovateli. Během výpovědní doby musí být mezi smluvními stranami vypořádány veškeré pohledávky a závazky.

6. Kterákoliv ze smluvních stran je dále oprávněna odstoupit od této Smlouvy za podmínek stanovených občanským zákoníkem.

X.

Závěrečná ustanovení

1. Veškerá práva k výstupům, které vznikly během plnění dle této Smlouvy, přecházejí okamžikem předání a převzetí Objednatelem na Objednatele a tento s nimi může nakládat dle svého uvážení. Poskytovatel nesmí poskytnout žádný z těchto výstupů třetí straně bez předchozího písemného souhlasu Objednatele a je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech,
   o kterých se dozví v souvislosti s plněním předmětu Smlouvy.

2. Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.

3. Tuto Smlouvu lze měnit a doplňovat jen prostřednictvím písemných číslovaných dodatků odsouhlasených a podepsaných oběma smluvními stranami.

4. Tato Smlouva je vyhotovena ve čtyřech (4) stejnopisech, z nichž tři (3) vyhotovení obdrží Objednatel a jedno (1) vyhotovení obdrží Poskytovatel.

5. Veškeré vztahy vzniklé mezi oběma smluvními stranami na základě této Smlouvy a touto Smlouvou neupravené se řídí příslušnými ustanoveními občanského zákoníku.

6. Pokud by se měla stát jednotlivá ustanovení této Smlouvy neúčinnými nebo neproveditelnými nebo obsahuje-li Smlouva mezery, není tím dotčena účinnost zbývajících ustanovení. Neúčinné nebo neproveditelné ustanovení se smluvní strany zavazují nahradit ustanovením, které nejvíce odpovídá smyslu a účelu neúčinného ustanovení, resp. smyslu a účelu této Smlouvy.

7. Tato Xxxxxxx se bude řídit a vykládat v souladu se zákony České republiky a smluvní strany souhlasí s tím, že budou podléhat výlučné soudní pravomoci soudů České republiky.

8. Smluvní strany prohlašují, že si tuto Smlouvu přečetly, že vyjadřuje obsah jejich vůle, na důkaz čehož připojují podpisy svých oprávněných zástupců.

9. Nedílnou součást této Smlouvy tvoří tyto přílohy:

Příloha č. 1 – Specifikace předmětu plnění

(viz níže)

Bude předloženo již v nabídce účastníka zadávacího řízení.

Příloha č. 2 – Položkový rozpočet

Účastníkem zadávacího řízení vyplněný položkový rozpočet bude předložen již v jeho nabídce.

Za Poskytovatele:	Za Objednatele:
V Praze dne _____________	V Praze dne _____________
_________________________________ ………………………….. osoba zastupující Poskytovatele plná moc (je-li relevantní) 1	_________________________________ Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx zastupující vedoucí oddělení podpory implementace a projektového řízení Česká republika – Ministerstvo práce a sociálních věcí

Příloha č. 1 Smlouvy – Specifikace předmětu plnění

SPECIFIKACE PŘEDMĚTU PLNĚNÍ

Organizační zajištění realizace 5. zasedání Monitorovacího výboru OPZ v termínu od 3. 5. 2017 do
4. 5. 2017.

Předmět plnění se rozumí:

• Zajištění vhodného místa zasedání

• Zajištění tlumočnických služeb (anglický jazyk) včetně potřebné techniky

• Zajištění překladatelských služeb (překlad materiálů z ČJ do AJ před jednáním)

• Zajištění dopravy

• Zajištění ubytování

• Zajištění občerstvení

• Celkové organizační zajištění akce.

Monitorovací výbor je složen ze zástupců ministerstev, institucí zastupujících hospodářské
a sociální partnery, nestátní neziskové organizace, apod. Jeho zasedání se dále účastní zástupci Evropské komise (dále jen „EK“) a další hosté. S ohledem na významnost akce je kladen důraz na reprezentativnost místa konání i poskytovaných služeb. Reprezentativností prostoru
se rozumí prostor odpovídající úrovni charakteru pořádané akce a množství účastníků (viz níže).

Zajištěním místa zasedání se rozumí pronájem a příprava vhodných reprezentativních prostor včetně technického vybavení (viz níže).

Organizačním zajištěním se rozumí zajištění dopravy, ubytování včetně vhodných konferenčních prostor vybavených potřebnou technikou, zajištění překladatelských služeb (včetně překladu materiálů z ČJ do AJ před jednáním), zajištění tlumočení (anglický jazyk) a občerstvení pro celou dobu konání akce (včetně nápojů).

Termín plnění: 3. 5. 2017 – 4. 5. 2017

Místo plnění: Karlovy Vary

Předpokládaný počet účastníků: max. 55 osob

Počet účastníků prvního a druhého dne zasedání se může lišit. Přesný počet účastníků prvního dne zasedání, druhého dne zasedání a počet ubytovaných účastníků bude upřesněn do 27. 4. 2017 včetně.

Finanční limit na občerstvení: 400,- Kč vč. DPH na osobu a den (včetně nápojů)

Finanční limit na ubytování: 1 700,- Kč vč. DPH na osobu

Finanční limit na překlad: 605,- Kč vč. DPH za 1 normostranu

Orientační návrh programu zasedání (může dojít v průběhu přípravy zasedání k upřesnění):

3. 5. 2017

7:45 - 8:00 Sraz účastníků v Praze (autobusové nádraží Zličín) a odjezd do Karlových Varů

do 10:15 Příjezd do Karlových Varů

10:30 – 12:00 Registrace účastníků na projektu/Prohlídka projektu (včetně tlumočení)

12:10 – 12:30 Přesun do hotelu

12:30 – 13:00 Ubytování

13:00 – 13:45 Oběd

13:30 – 14:00 Registrace účastníků na jednání

14:00 – 16:00 1. část jednání (včetně tlumočení)

16:00 – 16:10 Coffee break

16:10 – 18:00 2. část jednání (včetně tlumočení)

18:30 – 19:30 Večeře

4. 5. 2017

7:30 – 8:45 Snídaně (přesný čas dle podmínek hotelu)

8:30 – 9:00 Registrace účastníků na jednání

9:00 – 10:30 3. část jednání (včetně tlumočení)

10:30 – 10:45 Coffee break

10:45 – 12:00 4. část jednání (včetně tlumočení)

12.00 – 13:00 Oběd

cca v 13:00 Odjezd do Prahy

1. Zajištění konferenčních prostor včetně technického vybavení

Pronájem prostor:

Prostory se budou nacházet v Karlových Varech v docházkové vzdálenosti od centra města
(max. 20 minut). Centrem města se rozumí Infocentrum města Karlovy Vary (Xxxxxxxx 0000/00).

Místo zasedání bude k dispozici v rámci hotelu, kde bude zajištěno ubytování. Pro pořádání akce požadujeme velký jednací sál pro min. 55 osob. Poblíž sálu požadujeme šatnu a prostory
pro občerstvení (tyto prostory tedy musí být mimo samotný sál). Konferenční prostory je nutné zajistit dne 3. 5. 2017 na dobu minimálně od 9:00 do 19:00 a dne 4. 5. 2017 na dobu minimálně od 6:30 do 15:30.

Zajištěním místa zasedání se rozumí pronájem a příprava vhodných reprezentativních prostor včetně technického vybavení (viz níže).

Reprezentativností prostoru se rozumí prostor s okny a přístupem denního světla, s možností zastínění oken při projekci, zajištění květinové výzdoby (1x květinové nízké aranžmá z řezaných květin na předsednický stůl a 1x květinové nízké aranžmá z řezaných květin na stůl pro prezenci)
a kvalitní vybavení jednacího sálu mobiliářem, včetně technického vybavení, a přiměřeností prostor vzhledem k charakteru akce i k počtu účastníků.

Uspořádání jednacího stolu a zasedací pořádek bude do písmene U (event. obdélníku) pro 55 účastníků s tím, že v čele bude místo pro 6 osob (předsednictvo a zástupci EK). Předsednický stůl bude opatřen skirtingem (rautovou sukní).

Místa pro sezení účastníků budou vyhrazena pouze vně stolů, vzdálenost stolu od stěn minimálně 1,5 m pro zajištění optimálního průchodu účastníků. Objednatel požaduje pro předsednictvo
a zástupce EK hloubku stolu minimálně 60 cm, pro ostatní účastníky bude hloubka stolu minimálně 50 cm. Součástí výzdoby budou vlajky ČR, EU a banner ESF (poskytne Objednatel před konáním zasedání, po předchozí domluvě).

Před vstupem do sálu (v předsálí) bude umístěn stůl pro registraci účastníků včetně židlí
pro hostesky.

Technické vybavení a související služby:

Tyto služby zahrnují ozvučení a osvětlení sálu, 6 pevných nastavitelných mikrofonů na předsednickém stole a 3 bezdrátové mikrofony, projekční plátno, dataprojektor, monitor (tzv. odkuk – obrazovka bude umístěna před předsednickým stolem s úhlopříčkou min. 100 cm) a notebook, tlumočnické zázemí (zvukově oddělené tlumočnické kabiny, viz níže), pořízení zvukového záznamu celého průběhu zasedání na elektronickém nosiči včetně záznamu tlumočení, úpravu prostor včetně směrových tabulí, wi-fi připojení k internetu v jednacím sále pro uvedený počet účastníků. Jednací sál musí být plně připraven nejpozději dne 3. 5. 2017 ve 12:30, včetně odzkoušení techniky. Pro jednání dne 4. 5. 2017 musí být sál plně připraven včetně odzkoušení techniky nejpozději do 7:30.

Organizační zajištění zakázky:

Dále bude po celou dobu jednání přítomen 1 technik a 3 hostesky (asistence u registrace a asistence v sále s mikrofonem, asistence při sčítání hlasů při hlasování apod.).

Poskytovatel zajistí rozmístění materiálů a jmenovek na stoly před jednáním (dle Objednatelem dodaného zasedacího pořádku), sluchátek pro všechny účastníky.

Před vstupem do sálu (v předsálí) bude umístěn stůl pro registraci účastníků, přičemž seznam účastníků a další relevantní dokumenty poskytne Objednatel před konáním zasedání, po předchozí domluvě. Poskytovatel také zajistí v místě konání směrové tabule, které budou dostatečně velké (minimálně formát A4) a vhodně umístěné (od vchodu směrem do sálu). Tyto směrové tabule budou vytištěny barevně a budou obsahovat loga EU, ESF, MPSV a název akce (loga poskytne Objednatel před konáním zasedání, po předchozí domluvě).

Poskytovatel zajistí úklid a přípravu sálu pro jednání.

Poskytovatel zajistí převoz publicitních a propagačních předmětů z pracoviště Objednatele (Xxxxxxxxxx 0, Xxxxx 0) do místa konání akce (po dohodě, minimálně však den před konáním akce), jejich uskladnění a jejich rozmístění v sále před konáním akce. Po ukončení akce Poskytovatel opět zajistí odvoz předmětů zpět na adresu Xxxxxxxxxx 0, Xxxxx 0.

2. Zajištění tlumočení

Na zasedání je předpokládána účast zástupců EK, pro které bude zajištěno simultánní tlumočení z/do anglického jazyka po dobu konání zasedání, včetně tlumočnické techniky (tlumočnická kabina pro
2 tlumočníky) a příslušného počtu sluchátek dle potvrzeného počtu účastníků. Předpokládaný časový rámec pro tlumočení je dne 3. 5. 2017 od 14:00 do 18:00 a dne 4. 5. 2017 od 9:00 do 12:00. Dále bude poskytnuto tlumočení z/do anglického jazyka pro zástupce EK dne 3. 5. 2017, bez techniky,
v průběhu návštěvy projektu, cca 2 hod. (cca 10:15 – 12:15). U tlumočníků je požadována znalost terminologie z oblasti strukturálních fondů EU, zkušenost s tlumočením této terminologie
a důsledné používání zavedených pojmů pro ESF (viz xxxx://xxx.xxxxx.xx). Tlumočení bude využito pouze v případě potvrzené účasti zahraničního zástupce EK, Objednatel uvědomí Poskytovatele před konáním zasedání, nejpozději však do 27. 4. 2017 včetně.

3. Zajištění občerstvení

Účastníkům zasedání bude poskytnuto občerstvení v následujícím rozsahu:

1. den 3. 5. 2016

• oběd ve formě rautu: polévka (bez variantního výběru), výběr minimálně ze 3 hlavních jídel,
  z toho 1 vegetariánské, k tomu dále salátový bar s výběrem min. ze 2 druhů zeleninových salátů, výběr minimálně ze 3 druhů sladkých zákusků a výběr z nealkoholických chlazených nápojů min. 1 ks na osobu, káva/čaj min. 1 ks na osobu, voda ve džbánech bez omezení)

• večeře ve formě rautu: (hlavní jídlo – výběr ze 2 jídel, z toho 1 vegetariánské, k tomu dále salátový bar s výběrem min. ze 2 druhů zeleninových salátů, výběr minimálně ze 3 druhů sladkých zákusků, nealkoholické chlazené nápoje min. 1 ks na osobu, káva/čaj min. 1 ks
  na osobu, voda ve džbánech bez omezení)

• coffee-break (po celou dobu konání jednání k dispozici káva, čaj, džus aj. nealkoholické nápoje, voda ve džbánech bez omezení, 2 ks obložených chlebíčků na osobu)

(Orientační časy pro občerstvení jsou uvedeny výše v návrhu programu, přesné časy budou upřesněny dle potřeb Objednatele. Občerstvení bude zajištěno v prostorách hotelu).

2. den 4. 5. 2016

• snídaně (káva/čaj min. 1 ks na osobu, džus min. 1 ks na osobu, pečivo slané min. 3 ks
  na osobu, uzeniny, sýry, jam, jogurt, ovoce)

• oběd ve formě rautu: polévka (bez variantního výběru), výběr minimálně ze 3 hlavních jídel,
  z toho 1 vegetariánské, k tomu dále salátový bar s výběrem min. ze 2 druhů zeleninových salátů, výběr minimálně ze 3 druhů sladkých zákusků a výběr z nealkoholických chlazených nápojů min. 1 ks na osobu, káva/čaj min. 1 ks na osobu)

• coffee-break (po celou dobu konání jednání k dispozici káva, čaj, džus aj. nealkoholické nápoje, voda ve džbánech bez omezení)

(Orientační časy pro občerstvení jsou uvedeny výše v návrhu programu, přesné časy budou upřesněny dle potřeb Objednatele. Občerstvení bude zajištěno v prostorách hotelu, coffee-break bude zajištěn poblíž jednacího sálu).

Na stolech v sále bude dne 3. 5. 2017 a 4. 5. 2017 pro všechny účastníky k dispozici lahev s neperlivou vodou v originálním balení o objemu 0,5l (tj. min. 1 lahve/os. 3. 5. 2017 a 1 lahev/os.
4. 5. 2017). V prostorách v místě zasedání poblíž jednacího sálu bude zajištěno občerstvení ve formě coffee-break (viz výše) po celou dobu konání akce.

Přesný počet účastníků pro občerstvení sdělí Objednatel Poskytovateli před konáním zasedání, nejpozději však do 27. 4. 2017 včetně.

4. Zajištění ubytování

Účastníkům zasedání (max. 55 osob) bude zajištěno ubytování přímo v místě zasedání
v jednolůžkových nebo dvoulůžkových pokojích (při obsazení pouze jednoho lůžka, výjimky jsou možné pouze dle dohody), v kategorii min. ***, vybavených vlastním WC a koupelnou, v rozsahu jednoho noclehu, počínaje dnem 3. 5. 2017.

Přesný počet ubytovaných účastníků zasedání sdělí Objednatel Poskytovateli před konáním zasedání, nejpozději však do 27. 4. 2017 včetně. Ubytování bude rezervováno pro všechny účastníky včetně zástupců EK. Zástupci EK si hradí ubytování samostatně, nikoli v rámci vyúčtování zakázky.

5. Zajištění dopravy

Účastníkům zasedání bude zajištěna dne 3. 5. 2017 osobní přeprava z Prahy (z autobusového nádraží Praha 5, Zličín) do Karlových Varů klimatizovaným autobusem. Za prvně z Prahy do místa navštíveného projektu (Úřad práce ČR, Závodní 385/98, 360 01 Karlovy Vary) a po-té do místa zasedání/ubytování). Druhý den dne 4. 5. 2017 doprava z hotelu zpět do Prahy (Praha 5, Zličín).

Poskytovatelem bude zajištěna i přeprava materiálu (vlajky ČR, EU, panel ESF, publicitní materiály a tištěné podklady pro jednání) minimálně den před konáním akce z adresy Xxxxxxxxxx 000/0,
Xxxxx 0 xx xxxxx konání akce a po ukončení akce zpět na uvedenou adresu. Předání těchto materiálů bude dohodnuto mezi kontaktními osobami dle této Smlouvy. Přesný počet přepravovaných osob sdělí Objednatel Poskytovateli před konáním zasedání, nejpozději však do 27. 4. 2016 včetně. Cena za dopravu bude zahrnovat veškeré související potřebné náklady.

6. Zajištění překladu materiálů před jednáním

Požadujeme překlad Objednatelem poskytnuté prezentace z českého do anglického jazyka v předpokládaném rozsahu počtu normostran maximálně 30. Překlad požadujeme doložit nejpozději do 1. 5. 2017 do 17:00h. Objednatelem poskytnutá prezentace, stejně tak Poskytovatelem přeložená prezentace, budou dodány v elektronické podobě ve formátu powerpointové prezentace (tj. *.ppt či *.pptx). Přesný počet normostran a prezentace k překladu bude Poskytovateli Objednatelem poskytnuta nejpozději do 28. 4. 2017 do 14.00h. Finanční limit na expresní překlad 1 normostrany
(tj. 1 800 znaků) je 605 Kč včetně DPH. Fakturováno bude dle skutečného počtu Poskytovatelem překládaných normostran (tj. dle počtu normostran textu poskytnutého Objednatelem).

1 V případě, že osoba zastupující Poskytovatele nebude statutárním orgánem společnosti, součástí této smlouvy bude rovněž plná moc, ze které bude zcela zřejmé, že osoba zastupující Poskytovatele je statutárním orgánem společnosti pověřená k příslušným úkonům.