K evidenci a ukládání obchodní dokumentace
Směrnice DU-DEGA, s.r.o.
K evidenci a ukládání obchodní dokumentace
Tento dokument obsahuje informace důvěrného charakteru a informace v něm obsažené jsou vlastnictvím společnosti DU-DEGA, s.r.o.Žádná část dokumentu nesmí být kopírována, uchovávána v dokumentovém systému nebo přenášena jakýmkoliv způsobem včetně elektronického, mechanického, fotografického či jiného záznamu a uveřejněna či poskytnuta třetí straně bez předchozí dohody a písemného souhlasu .
Obsah: str.
2. Evidence a ukládání dokumentace 3
3. Sankce a vymezení zodpovědnosti 4
1. Předmět a účel směrnice
Tato interní směrnice upravuje postupy při ukládání, evidenci a kontrole obchodní dokumentace. Směrnice dále vymezuje povinnosti podřízených pojišťovacích zprostředkovatelů (dále jen „PPZ“) a zaměstnanců (dále jen „zaměstnanci“) při správě pojistných smluv.
Tato směrnice je závazná i pro PPZ a zaměstnance DU-DEGA, s.r.o.
2. Evidence a ukládání dokumentace
V souladu se Zák. č.38/2004 Sb. a Zák. č.89/2012 Sb. jsou všichni PPZ a zaměstnanci povinni zajistit zpracování a ukládání obchodní dokumentace pojistných smluv, a to následujícím způsobem:
OBCHOD SJEDNÁN – AGENTSKY
1. Záznam z jednání PA – 1x originál, archivuje společnost, scan v informačním systému (dále jen „IS“)
2. Pojistná smlouva – scan v IS
OBCHOD SJEDNÁN – PŘEVOD AGENT
1. Žádost klienta o převod smlouvy – scan v IS
2. Pojistná smlouva – scan v IS
Nebo variantně
1. Všemi stranami podepsaná trojdohoda o převodu smluv – scan v IS
2. Pojistná smlouva – scan v IS
OBCHOD SJEDNÁN – MAKLÉŘSKY
1. Plná moc (výhradní, nevýhradní, na 1 PS, příkazní smlouva) – 1x originál archivuje společnost, scan v IS
2. Záznam z jednání PM – 1x originál – archivuje společnost, scan v IS (týká se i veškerých dodatků s povinností vyplnit záznam z jednání)
3. Analýza dle §21 zák. č.38/2004 Sb., pokud je poskytována – scan v IS
4. Pojistná smlouva nebo dodatek k PS – scan v IS
OBCHOD SJEDNÁN – PŘEVOD MAKLÉŘ
1. Plná moc (výhradní, nevýhradní, na 1 PS, příkazní smlouva) – 1x originál archivuje společnost, scan v IS
2. Pojistná smlouva – scan v IS
Je vhodné doložit i odvolání PM původnímu makléři. Při každém dodatku platí:
5. Záznam z jednání PM – 1x originál – archivuje společnost, scan v IS
6. Dodatek– scan v IS
OBCHOD SJEDNÁN – AGENTSKY NA DÁLKU (AKCEPTACE ZAPLACENÍM)
Pojistná smlouva je platná zaplacením pojistného, kdy klient tímto potvrdí souhlas s veškerou dokumentací, kterou před zaplacením obdržel.
1. Do IS musí být vložena (byť nepodepsaná) povinná dokumentace: tj. - záznam z jednání PA a pojistná smlouva.
2. V poznámce v IS bude uvedeno „sjednáno na dálku“ a k PS je povinnost připojit mailovou korespondenci, v níž je uvedeno, že klientovi byla před sjednáním (zaplacením) PS předána veškerá povinná dokumentace (včetně pojistných podmínek nebo odkazu na web, kde jsou k dispozici).
3. Sankce a vymezení odpovědnosti
V případě nesplnění povinností v odst. 2 směrnice nevzniká k příslušné PS právo na výplatu
provize.
V případě kontroly provedené regulátorem trhu, tedy ČNB a udělení případné pokuty (sankce) společnosti DU-DEGA, s.r.o. za neúplnost dokumentace bude tato plně přenesena a uplatňována na odpovědném PPZ nebo zaměstnanci.