Finanční pravidla KA220
Finanční pravidla KA220
Call 2023
Pro schválené příjemce
Všechny sektory
Oddělení kontroly a finančního řízení projektů (OKP)
OBSAH prezentace:
Finanční a informační toky mezi DZS a příjemci grantu
Typy nákladů Podpůrné dokumenty Finanční řízení grantů
Typy kontrol ze strany DZS u příjemců
Smluvní podmínky GD, Přehled údajů
Příloha 1 GD popis akce a předpokládaný rozpočet
Kde hledat finanční informace?
Příloha 2 GD Zvláštní pravidla
Guide 2023
Nový vzor Grantové Dohody (GD)
Prezentace na webu DZS
3
jednorázové částky = jednorázové příspěvky = Lump sum | |
Partnerství malého rozsahu - Small scale partnerships KA210 | 30 000 EUR |
60 000 EUR | |
Kooperativní partnerství – velké partnerství KA220 | 120 000 EUR |
250 000 EUR | |
400 000 EUR |
4
Toky informací a financí projektu mezi DZS a příjemci
Začátek
projektu
Průběh
projektu
Konec
projektu
• Grantová dohoda
• První záloha
• Průběžné zprávy podle Xxxxxxxx
• Xxxxxx podle Přehledu
• Závěrečná zpráva
• Doplatek (vratka)
Po ukončení
projektu
• Kontrola on-the spot After ze strany DZS
5
Projektové zprávy s dopadem na finance
Průběžné zprávy (PZ) Závěrečná zpráva (ZZ)
Technická část - obsahová Finanční část:
- Vykázání hotových WP/aktivit v hodnotě schválené
v žádosti (EUR)
- Výjimečně vykázání nedokončených WP/aktivit (kvůli VM, technické neproveditelnosti apod.) – reálné náklady přepočtené na EUR (viz dále)
- Rozpracované WP/aktivity nebereme v úvahu
- Vykázání, kolik bylo skutečně utraceno (EUR) z předchozích záloh, podle partnerů, přepočet podle vlastní interní směrnice
Podání přes template nebo v BM
Technická část -
obsahová
Finanční část Sebehodnocení
Podání v BM
Obsahové hodnocení
externími hodnotiteli
6
GD čl. 21.2
Přepočet na EURa
99% případů
K výpočtu, kolik bylo skutečně utraceno, použijte postup stanovený vaší interní směrnici
1% případů
V případě nutnosti přepočítat reálné náklady, které nejsou součástí WP/aktivit uvedených v příloze 1 (např. náklady spojené s vyšší mocí, náklady na nerealizovatelné WP/aktivity, neuznatelné náklady zjištěné při kontrole) se použije průměrný denní směnný kurz zveřejněný v řadě C Úředního věstníku Evropské unie vypočteného za vykazované období projektu (xxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxx.xx.xxxx)
GD čl. 21.3 7
Průměrný denní směnný kurz za vykazované období
xxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxx.xx.xxxx
8
Toky plateb za přidělený grant
• Od DZS k příjemci (koordinátorovi)
• Koordinátor by měl bez zbytečného odkladu rozdělit platby
9
Doporučujeme připravit finanční REZERVU
spolufinancováním
partnerům (podle partnerské smlouvy)
• Platby pouze v EUR
• Doporučujeme EURový účet
• Rozpis plateb v Přehledu údajů, pozor na krácení záloh při
slabém čerpání grantu (viz dále)
Krácení zálohy na základě slabého čerpání financí
Pokud při kontrole PZ bude zjištěno, že příjemce využil méně než 70% předchozích záloh, výše zálohy v Přehledu se sníží o rozdíl mezi částkou odpovídající 70% již vyplacených záloh a částkou, která byla skutečně využita (uvedena v PZ, potvrzena statutárem)
Pokud příjemce z předchozích záloh využil 70% a více, další záloha se nekrátí.
GD čl. 22.3.1
Příklad výpočtu krácení zálohy:
Plánovaná záloha = 50 eur
Již vyplacené zálohy = 100 eur Zatím využitý grant = 65 eur 70% ze záloh = 70 eur
Rozdíl = 70-65 = 5 eur
Nová záloha = 50-5 = 45 eur
10
Náklady na platby (vratky)
Náklady na platební převody ponesou strany GD takto:
Platby provedené poskytovatelem grantu se považují za provedené
v den, kdy jsou odečteny z jeho účtu.
− poskytovatel xxxxxx ponese náklady na převody účtované jeho bankou,
− příjemce xxxxxx ponese náklady na převody účtované jeho bankou,
− strana, která zapříčiní opakování určitého převodu, ponese veškeré náklady s takovým převodem spojené.
11
• Může vzniknout při odstoupení partnera od projektu.
• Vratka může vzniknout při kontrolách ZZ, DES, on-the-spot After
Vratky
při kontrole ZZ a DES má
odpovědnost za vratku koordinátor
při kontrole typu On-the-spot After má odpovědnost za vratku dotčený partner
při odstoupení má odpovědnost za
vratku dotčený partner
V případě vymáhání nezaplacené vratky mají odpovědnost všichni partneři vč. koordinátora
12
Lhůty pro platby
✓ PZ podle rozpisu v Přehledů údajů
✓ Podání ZZ do 60 dní po skončení projektového období
✓ DZS má 60 dní na vyhodnocení, určení konečné výše grantu, výpočet doplatku/vratky, zaslání dopisu s obsahovým a finančním vyhodnocením, zaslání doplatku
✓ Příjemce má dalších 30 dní od zaslání dopisu na zaslání
vratky
❖ V případě, že bude nutné zprávy doplnit, lhůta se přerušuje. Po doplnění se lhůta obnoví.
Novinka:
pokud pozastavení lhůty trvá déle než 2 měsíce, může koordinátor požádat DZS, aby potvrdil, zda bude pozastavení pokračovat
GD čl. 29 13
14
• Cestovní
• Pobytové
• Mzdové (osobní)
• Editace, publikace a tisk vzdělávacích materiálů
• Webové stránky, datová úložiště, SW, licence
• Administrativní
• Odpisy
15
náklady
• Uvedeny žádosti u WP/aktivit, které jsou
specifikovány v rozpočtu projektu (příloha 1 GD)
• Identifikovatelné a ověřitelné
Musí být součástí účetnictví projektu
• Uvedené v účetních záznamech v souladu s platnými účetními standardy a postupy účtování
• Nezbytné, přiměřené, odůvodněné, hospodárné, efektivní
• Splňují požadavky platných daňových a právních předpisů
16
Guide – obecné podmínky financování
náklady
Nebudou součástí účetnictví projektu
Guide – obecné podmínky financování
• kapitálový výnos a zisk vyplacený příjemcem
• dluh a poplatky za dluhovou službu
• rezervy na ztráty či závazky
• dlužné úroky
• pochybné pohledávky
• kurzové ztráty
• náklady na bankovní převody prováděné Komisí, jež
účtuje banka příjemce
• náklady, jež vykáže příjemce v rámci jiné akce, na niž je udělen grant financovaný z rozpočtu Unie
• příspěvky od třetích osob ve formě věcného plnění
• nepřiměřené nebo neuvážené výdaje
17
• odpočitatelná DPH
Uznatelný jednorázový příspěvek
je uvedený v příloze 1 (rozpočet WP/aktivit) a zároveň
WP nebo aktivity byly řádně realizovány a dokončeny v
projektovém období
a zároveň
WP/aktivity nejsou financované z jiných grantů EU
Neuznatelné jednorázové příspěvky budou zamítnuty
18
GD čl. 6.1.
Výjimka – práce/výstupy související s předložením závěrečné zprávy (např. uzavření účetnictví ke konci projektového období a po doplatku/vratce,
deinstalace výstavy apod.)
• Subdodávky musí být řádně opodstatněné a zdůvodněné – např. specifické odborné znalosti, kterými nedisponují zaměstnanci žádného z partnerů
Musí být schváleny v žádosti nebo popsány ve zprávě (PZ, ZZ)!
• Může jimi být implementována pouze nepodstatná část projektu
• Projektové řízení a výsledky projektu musí být vždy provedeny vlastními silami (zaměstnanci) v rámci partnerství (ne subdodávkou)
19
Nákup vs. subdodávka
GD kap. 1 čl. 2
20
Subdodavatel může podléhat kontrole DZS
Nákup – nemusí být součástí nákladů v příloze 1 GD (např. letenky, jednorázový jazykový překlad, tisk materiálů, výroba propagačního předmětu)
Subdodávka – zboží, práce, služby. Je součástí nákladů WP/aktivit uvedených v příloze 1 GD (např. práce na smlouvu o dílo, autorskou smlouvu, XXX a fakturace, externí grafik, který provádí nepodstatnou část projektu, externí účetní)
21
DOKLADY
Obecný smysl podpůrných dokladů
Příjemce dokládá DZS:
• že projektové aktivity byly skutečně realizovány
• důkaz o kvalitě realizace aktivit
• že aktivity proběhly v souladu se žádostí
22
V
případě nejasností může DZS vyžádat dodatečné doklady
Možnosti podpůrných dokladů
Prezenční listiny, program aktivit, zápis z aktivit Fotografie*, videa* a screenshoty* pořízené při aktivitách s
jednoznačnou určitelností konkrétní projektové aktivity
Dotazníková šetření, testy získaných znalostí či dovedností
Funkční link na úložiště projektových výsledků,
Fotografie* projektových výsledků dokazující jejich existenci,
výukové materiály, timesheety
Faktury, výpisy z účtů, pokladní výdajové/příjmové doklady, cestovní příkazy, pracovní smlouvy*, DPP/DPČ*, dobrovolnické smlouvy*, potvrzení plátce/neplátce DPH, účetní záznamy
Příjemci grantu musí poskytnout veškeré informace vyžádané za účelem ověření uznatelnosti vykázaných lump sum, řádné realizace projektu a dodržení
ostatních povinností v GD
GD Čl. 19.1.
23
Doporučení k podpůrným dokladům
* při pořizování myslete na GDPR + ověřitelnost kdy, kde a kým
byly doklady pořízeny
Podpůrné doklady pořizujte průběžně během projektu/aktivit Tvořte si přehledné úložiště podpůrných dokladů (papírových,
elektronických)
Jazykové mutace podpůrných dokladů – srozumitelné pro DZS Z dokladů by měly být patrné počty (účastníků, dnů trvání, výst
upů, jazykových mutací) tak, aby mohly být porovnány s počty
uvedenými v žádosti o grant
Podpůrné doklady mohou mít podobu fyzické nebo elektronické kopie. Při podezření si DZS může
požádat originály.
GD Čl. 19.1.,
příloha 2 kap. 8
24
25
KA220 Kooperativní partnerství
Dodatkem lze např. žádat o:
• přesun rozpočtu mezi WP
• přidání WP a jeho financování přesunem z jiných
WP
• zrušení WP a přesun jeho rozpočtu do jiných WP
Nelze přesouvat finance mezi WP a Projektovým
managementem
O dodatek lze žádat pouze pokud WP není ještě
dokončen (tj. není vykázán v PZ)
O změnách v projektu včas informujte DZS.
26
Mezi WP není rozpočtová flexilita, je možná jen s dodatkem
Mezi aktivitami v jednom WP je možná rozpočtová flexibilita.
<.. image(Obsah obrázku text Popis se vygeneroval automaticky.) removed ..>
Nutný dodatek:
• Přidání/odebrání WP s přesunem peněz na jiné WP
• Fyzická aktivita ve WP1 bude jen online, zbylé náklady budou přesunuty na jinou aktivitu do jiného WP2
Bez dodatku:
• Aktivita ve WP1 bude místo fyzické jen online, zbylé náklady na aktivitu se přesunou na jinou aktivitu v rámci
stejného WP1.
• Změna náplně aktivity bez změny rozpočtu
Žádost o dodatek musí být DZS doručena minimálně 30 dní před koncem
projektového období.
27
Tabulka krácení projektu nebo WP
Bodové hodnocení projektu/pracovního balíčku | % vyplaceného grantu |
70 - 100 | 100 % |
55 - 69 | 90 % |
40 – 54 | 60 % |
10 - 39 | 30 % |
0 – 9 | 0 % |
1. Pokud WP není proveden a není nahrazen jiným adekvátním WP, bude grant krácen o částku za daný WP, kterou byl oceněn v žádosti nebo v dodatcích.
A
2. krácení na úrovni projektu NEBO
3. pokud projekt získá celkem více než 70 bodů, ale počet bodů u jednoho nebo více WP je nižší než 70, uplatní se krácení grantu pouze na těchto WP
=> na základě zhodnocení realizace projektu, jeho kvality, dosažených výstupů, dodržení cílů atp.
28
Bodové hodnocení projektu/pracovního balíčku | % vyplaceného grantu |
70 - 100 | 100 % |
55 - 69 | 90 % |
40 – 54 | 60 % |
10 - 39 | 30 % |
0 – 9 | 0 % |
WP | % rozpočtu podle GD / dodatků | Aktivity | Podpůrné doklady | Bodové hodnocení |
WP2 | 20 % | 1.1, 1.2 | Fotografie 10 účastníků | 50 |
WP3 | 25 % | 2.1, 2.2, 2.3 | Link na 3 výstupy | 80 |
WP4 | 35 % | 3.1 | Prezenčka 15 účastníků | 70 |
Projekt celkem | 80 % (+ 20 % PM) | 77 |
Project management se samostatně bodově nehodnotí.
Výpočet bodů za projekt celkem = [(50*20)+(80*25)+(90*35)]/80 = 76,87 => 77
Výše krácení na základě nízkého počtu bodů za WP2 o 60 %:
400 000 x 0,2 x 0,4 = 32 000 EUR
<.. image(Obsah obrázku bílá tabule Popis se vygeneroval automaticky.) removed ..>
Příklad hodnocení ZZ projektu za 400 000 EUR
Bodové hodnocení projektu/pracovního balíčku | % vyplaceného grantu |
70 - 100 | 100 % |
55 - 69 | 90 % |
40 – 54 | 60 % |
10 - 39 | 30 % |
0 – 9 | 0 % |
Výpočet bodů za projekt celkem
[(50*20)+(80*25)+(70*35)]/80 =
=
68,125 => 68.
Výše krácení na základě nízkého počtu bodů za projekt o 10 %:
WP | % rozpočtu podle GD / dodatků | Aktivity | Podpůrné doklady | Bodové hodnocení |
WP2 | 20 % | 1.1, 1.2 | Fotografie 10 účastníků | 50 |
WP3 | 25 % | 2.1, 2.2, 2.3 | Link na 3 výstupy | 80 |
WP4 | 35 % | 3.1 | Prezenčka 15 účastníků | 70 |
Projekt celkem | 80 % (+ 20 % PM) | 68 |
400 000 x 0,1 = 40 000 EUR
Výše uznaného grantu 400 000 – 40
<.. image(Obsah obrázku bílá tabule Popis se vygeneroval automaticky.) removed ..>
000 = 360 000 EUR
Příklad hodnocení ZZ projektu za 400 000 EUR
− brání některé ze stran ve splnění jejích povinností
vyplývajících z této dohody,
− byla nepředvídatelná a výjimečná a mimo kontrolu
stran,
− nebyla způsobena chybou nebo nedbalostí stran (nebo
dalších zúčastněných subjektů zapojených do akce) a
− ukáže se jako nevyhnutelná navzdory vynaložení veškeré
náležité péče.
Strany musí okamžitě učinit všechny nezbytné kroky k omezení škod způsobených
vyšší mocí a vynaložit veškeré úsilí, aby bylo možné realizaci akce co nejdříve
obnovit.
Jakýkoli případ vyšší moci je potřeba neprodleně oznámit DZS
GD článek 35
31
Jak bude uznána vyšší moc?
Předběžný přepočet nákladů na VM v PZ,
popsat v kapitole o průběhu projektu
Finální přepočet nákladů VM až při závěrečné zprávě, popsat v kapitole o průběhu projektu
Uznání VM bude součástí uznání
WP/aktivity
32
Zásah vyšší moci neposuzujeme jako porušení pravidel programu Erasmus+
Další možnosti snížení grantu při porušení:
Řádné realizace (článek 11) Nezabránění střetu zájmů (článek 12) Důvěrnosti a bezpečnosti (článek 13) Porušení etických norem (článek 14)
Porušení povinnosti ochrany údajů (článek 15) Práv duševního vlastnictví (článek 16)
Komunikace, šíření a zviditelnění (článek 17) Zvláštní pravidla pro realizaci v příloze 2 (článek 18) Obecná informační povinnost (článek 19) Uchovávání záznamů (článek 20)
Povinnosti předkládání zpráv (průběžné, závěrečné) (článek 21)
33
OBECNÉ PRINCIPY FINANCOVÁNÍ
34
Obecné finanční principy:
Spolufinancování - předpokládá se, že náklady projektu jsou vyšší než
přidělený grant
Neziskovost – účelem ani důsledkem grantu nesmí být zisk
Zákaz retroaktivity – projektové aktivity jen v projektovém období
Zákaz kumulace – double funding
Xxxxx nemůže být navýšen
Podle nejlepších schopností, v dobré víře, podle nejvyšších etických
norem
35
• Důvěrnost – GDPR – 5 let po závěrečné platbě
• Archivace záznamů (originály podpůrných dokladů, účetní doklady a záznamy, smlouvy+) po dobu 5 let (KA220) nebo 3 roky (KA210) po závěrečné platbě
GD Přehled údajů
Pokud vnitrostátní
právní předpisy nevyžadují dobu delší
36
KONTROLY
Kontrola průběžné a závěrečné zprávy -
všechny projekty
Deskcheck - kontrola kopií podpůrných dokladů
On-the-spot DURING – v průběhu projektu, návštěva aktivity
On-the-spot AFTER – po skončení projektu,
kontrola originálů dokladů a účetnictví
Všechny kontroly jsou oznámeny předem
Systémový audit – kontrola portfolia projektů tzv.
top receivers (KA1 + KA2)
GD čl. 25 38
U všech kontrol může vzniknout vratka (kromě during a PZ)
Audit DZS: Xxxxx XXXX, EPPO, EÚD:
účetní záznamy osobní náklady
jiné osobní údaje (např. smlouvy)
Za celé partnerství
účetní záznamy výplatní pásky
jiné osobní údaje (např. smlouvy)
Za celé partnerství
39
GD Čl. 25.1.3. GD Čl. 25.4.
• Použité zkratky
• BM – Beneficiary modul – IT nástroj pro vyplňování údajů o projektu, přebírá data z grantové žádosti, nástupce Mobility Toolu
• GD – grantová dohoda, grantová smlouva
• NA - národní agentura = DZS = poskytovatel grantu
• PZ – půběžná zpráva
• WP – work package = pracovní balíček – souhrn aktivit uspořádaných do dílčího celku, definován v žádosti a v příloze 1 GD
• ZZ - závěrečná zpráva
40
<.. image(Obsah obrázku bílá tabule Popis se vygeneroval automaticky.) removed ..>
• Stanovte si jasná pravidla uvnitř partnerství (ideálně písemně)
• Vytvořte si interní postupy, směrnice, metodiky ve vaší organizaci
• Informujte DZS o všech změnách a problémech včas
41
<.. image(Obsah obrázku text, klipart Popis se vygeneroval automaticky.) removed ..>
Děkujeme za pozornost
Kontakty na Oddělení kontroly a finančního řízení projektů (OKP):
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Xxxxxxx Xxxxxx
43