Pokyny pro dodavatele LOG - LC a REC („Manuál“)

▪ Vaše společnost (jakožto Dodavatel) a společnost Alza (jakožto Odběratel) spolu uzavřely Rámcovou smlouvu o dodávkách zboží (dále jen „Rámcová smlouva“), jejíž součástí jsou také Všeobecné obchodní podmínky pro Dodavatele („VOP“) dostupné online na adrese xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxx-xxx-xxxxxxxxxx .

▪ Dle čl. 4 VOP tvoří součást Rámcové smlouvy taktéž tento Manuál, který slouží ke stanovení technických podrobností pro dodání Zboží Dodavatelem do skladu Alzy.

▪ Co je obsahem tohoto Manuálu:

▪ Pokyny a požadavky, které musíte splnit, aby mohlo dojít k úspěšnému a řádnému dodání Zboží do skladů Alzy a jeho následné expedici k zákazníkům Alzy;

▪ Místa dodání Zboží (včetně kontaktních údajů a adres).

▪ Je tento Manuál závazný?

▪ Ano, je. V Rámcové smlouvě jste se zavázali dodržovat pokyny pro dodávky Zboží dle tohoto Manuálu. V případě nedodržení těchto podmínek může Alza odmítnout převzít a naskladnit Vámi dodávané Zboží (to Alze umožňuje čl. 4 VOP).

▪ Alza je povinna vypsat tzv. „checklist“, který obsahuje podrobnější informace. Bez této dokumentace nesmí Alza zboží odmítnout.

1. EDI - elektronická výměna dat (Electronic Data Interchange)

▪ Dodavatel je povinen implementovat stejnou nebo obdobnou technologii, která bude plně kompatibilní s tzv. EDI komunikací Alzy, a to nejpozději do 1 měsíce od podpisu Rámcové smlouvy, nebude-li výslovně uvedeno jinak. Alza má nárok na úhradu EDI poplatku dle Rámcové smlouvy v případě, že Dodavatel tuto povinnost řádně a včas nesplní a bude zasílat příslušné doklady jinak než prostřednictvím EDI.

▪ Dodavatel je oprávněn využívat EDI komunikaci i prostřednictvím webového rozhraní. EDI komunikace se užívá především pro sdílení daňových dokladů a obdobných dokumentů mezi smluvními partnery.

▪ Dodavatel zapojený do EDI má povinnost odeslat řádně (bez chyb) DESADV před fyzickým dodáním Zboží, a to nejdříve 3 dny před, a nejpozději 12 hodin před vykládkou tak, aby tato zpráva byla řádně přijata v systému Alzy. Pokud Xxxxxxxxxx přijde chybová zpráva o odmítnutí, musí včas poslat opravenou zprávu.

▪ V případě, že je Zboží opatřeno sériovým číslem a/nebo IMEI, musí být toto v dokumentaci uvedeno také.

▪ Data uvedená v papírové podobě dodacího listu, stejně jako data zaslaná v rámci EDI (DESADV) a uvedená na etiketách (čárový kód SSCC) se musí naprosto shodovat.

▪ V opačném případě Alza není povinna zásilku převzít.

Podklady pro napojení EDI komunikace s Alza naleznete zde: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxx- komunikace/alza-cz

2. Způsoby dodávaní zboží pro Logistická centra:

▪ Dodavatel je povinen zajistit dodávky Zboží do všech Míst dodání, tj. do všech skladů Alza uvedených pod následujícím odkazem xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxx. Pokud nebude Zboží dodáváno do všech Míst dodání, má Alza nárok na zaplacení Poplatku za selekci závozu dle Rámcové smlouvy.

▪ Všechny přepravní jednotky, které jsou zasílané na sklady Alza, musí být označené fyzickým čárovým SSCC kódem.

▪ 1 přepravní jednotka = 1 SSCC kód

▪ Fyzické umístění čárového SSCC kódu na přepravní jednotku musí souhlasit s rozdělením produktů jak fyzicky, tak v datech DESADV zprávy odeslané přes EDI

▪ Velká bílá technika, která není zasílaná na paletách, má jeden kód pro celý kamion (kontejner)

▪ V případě dopravců, kteří nepovolují vlastní čárový kód na přepravní jednotce (balíku), lze využít čísla a čárového kódu přepravní jednotky přidělené dopravcem. Tyto údaje pak musí být zaslané v elektronickém dodacím listu DESADV

▪ Je možné zaslat několik SSCC kódů na jednom dodacím listě, stejně tak jeden SSCC na několika dodacích listech. Záleží na fyzickém balení přepravní jednotky

▪ Musí být zarezervované vykládkové okno přes webovou aplikaci Gatebooking dle čl. 5. tohoto Manuálu.

▪ Dodací list ke Zboží musí Dodavatel zaslat Xxxx přes EDI a s předstihem, tak aby cílový sklad Xxxx měl data k dispozici ještě před samotným převzetím Zboží.

▪ Dodavatel v procesu zapojování do EDI, je povinen dodat spolu se zásilkou i fakturu, a to fyzicky na dodávaném Zboží nebo e-mailem na xxxxx@xxxx.xx.

▪ V žádném případě nesmí být součástí dodávky nového Zboží produkty, které byly předmětem reklamačního řízení mezi Dodavatelem a Alzou.

▪ Reklamace musí být zasílány samostatně na adresu reklamačního oddělení a viditelně označená „REKLAMACE“ nebo „RMA“.

SSCC kód

Serial Shipping Container Code / Sériové číslo logistické jednotky Kódování: GS1-128 (dříve EAN-128)

Velikost etikety: Variabilní:

▪ Pokud je na etiketě uvedeno více informací, je doporučen formát A5

▪ Pokud je na etiketě uveden jen název firmy, SSCC kód a OB reference, je doporučen formát A6

Výška čárového kódu: Doporučeno 32 mm.

2.1 Přepravní jednotka (balík/y)

▪ Na každé přepravní jednotce musí být čitelně uvedeno referenční číslo objednávky Alza (OB…).

▪ Faktury a dodací listy musí být viditelně označeny na přepravní jednotce. (Platí po dobu zapojování Dodavatele do EDI komunikace).

▪ Doklady musí být umístěny v nalepovací pošetce či obálce a nalepené na jedné z přepravních jednotek viz obr. níže.

▪ Na dodacím listě musí být uvedeno číslo objednávky (OB…) a to musí být čitelné již při přebírání balíku.

▪ Sekvence balíků (1/3, 2/3, 3/3), pokud ji dopravce neudává na svých štítkách automaticky nebo jsou součástí SSCC štítků po zapojení do EDI komunikace.

▪ Po napojení EDI komunikace s SSCC kódy bude rozšířená o podmínky:

▪ Na každé přepravní jednotce musí být uveden viditelně a skenovacím zařízením čitelný čárový SSCC kód.

▪ Dodavatele musí zasílat veškeré doklady pouze elektronicky prostřednictvím EDI

▪ Balíky viditelně poškozené nebo přelepované bezpečnostní páskou přepravce může Xxxx odmítnout převzít.

Objem dodaných přepravních jednotek (balíků) do logistického centra, u jednoho Dodavatele v den závozu Zboží nesmí přesahovat objem 0,5 m3 nebo 30 kusů balíků. Pokud bude jedna z těchto hodnot překročena, je Dodavatel povinen zajistit dodání Zboží na paletových přepravních jednotkách. V tom případě platí podmínky dodání viz bod. 2.2. Přepravní jednotka (paleta).

2.2 Přepravní jednotka (paleta)

▪ Na každé přepravní jednotce musí být čitelně uvedeno referenční číslo objednávky Alza (OB…).

▪ Informace o čísle objednávky musí být dále uvedena v dokumentaci (dodací list, faktura, přepravní list atd.), kterou předkládá řidič Dodavatele.

▪ Zásilka musí být v z důvodu ochrany před poškozením opatřena smršťovací fólií a bezpečnostní páskou dle obr. níže.

▪ Zásilka musí být dodávána na standardních euro paletách o rozměrech 120 x 80 cm nebo na paletách rozměrově a konstrukčně obdobných. Palety musí být v dobrém stavu umožňujícím manipulaci s nimi. To neplatí v případech, kdy jiné rozměry palety odůvodňuje povaha Zboží (např. Zboží je rozměrově příliš malé pro klasickou euro paletu) nebo pokud se strany písemně dohodou jinak.

▪ Výška palety nesmí přesáhnout 180 cm.

▪ Hmotnost palety může být maximálně 500 kg.

▪ Je možný double-stock.

▪ U Zboží bude dodrženo vyskládání na paletě, dle šipek uvedených na produktech a přepravních obalech produktů.

▪ Zboží na paletě nesmí přesáhnout půdorys palety.

▪ Zboží na paletě musí být naskládáno tak, aby nedošlo k poškození.

▪ Zboží musí být naskládané na paletách tak, aby čárové kódy produktu, případně čárové kódy SN/IMEI, byly zvenku palety, pokud to velikost zboží umožňuje.

▪ Umístit na jednu o více druhů Zboží (tzv. mixovaná paleta) je v rámci jedné dodávky možné pouze v případě jedné zbytkové palety. Takovou paletu je třeba označit informací, že se jedná o Mix paletu.

▪ Pokud je v některém balení/kartonu umístněném na paletě, odlišný počet kusů Zboží, než je uvedeno výrobcem na obalu Zboží, musí být taková balení viditelně označena barevnou páskou a popisem „mix karton/neúplný karton“.

▪ Takové balení/karton musí být uloženo na vrchní vrstvě daného artiklu v paletě nebo na vrchu samotné palety.

▪ Euro palety, na kterých je zboží dodáváno, vrací Xxxx ihned při závozu 1:1 příslušnému přepravci/Dodavateli. Alza neeviduje vůči Dodavatelům žádná saldo konta euro palet.

▪ Toto pravidlo se neuplatní, pokud je na předávacích dokumentech jasně vyznačeno „paleta/y uhrazena/y“. V takovém případě přechází palety nejpozději okamžikem jejich fyzického převzetí Alzou do vlastnictví Xxxx a nevrací se zpět Dodavateli.

▪ Po napojení EDI komunikace s SSCC kódy je Dodavatel povinen viditelně uvádět na každé přepravní jednotce skenovacím zařízením čitelný čárový SSCC kód.

2.3 Přepravní jednotka (Volně ložené zboží XL/VB)

▪ Velkou bílou elektroniku (lednice, pračky, myčky apod.) je možné dodávat volně ložené bez palet.

▪ Minimální výška samotného kontejneru (vnitřní čistá výška) pro uskladnění velké bílé elektroniky je 260 cm.

▪ Pokud je Zboží naloženo ve 3 a více vrstvách na sobě, musí být nad horními kusy minimálně 25 cm volného prostoru k vnitřní horní hraně kontejneru.

▪ Od vnitřní boční strany k uskladněnému Zboží na každé straně musí být minimální rezerva v délce 10 cm.

▪ Jednotlivé kusy velké bílé elektroniky musí být natočeny tak, aby mohly být vyloženy čelním vozíkem s kleštěmi bez předchozího otáčení, a to vždy tak, aby byly splněny podmínky pro nakládání s daným Zbožím stanovené výrobcem a vyznačené na jeho balení.

▪ Zboží musí být dodáno v originálních obalech, u kterých nebude docházet při správném používání vozíku s kleštěmi k poškození Zboží nebo poškození jeho obalu.

▪ Zboží, které dle manipulačních pravidel nelze vykládat vozíkem s kleštěmi, musí být dodáno na paletách dle odst. 2.2. tohoto Manuálu.

▪ Nadrozměrné zboží XL

▪ Je rozměrné zboží, které je umístěno na atypickém rozměru palety nebo jehož rozměr přesahuje klasickou euro paletu, nebo které je volně ložené v prostoru auta.

▪ Pokud to povaha Zboží umožňuje, musí být i nadrozměrné zboží XL umístěno na manipulačním podkladu (paletě).

3. Zboží

Správně dodané a označené Zboží

▪ Dodavatel se zavazuje dodat Zboží Alze v počtu, standardu a kvalitě požadovaném Alzou.

▪ Zboží musí být zabaleno v originálních neporušených baleních spolu s nalepenými čárovými kódy produktu (EAN), eventuálně kódem sériového čísla a/nebo IMEI, včetně veškeré související dokumentace a příslušenství, které má být spolu se Zbožím poskytováno, tak aby mohlo být Zboží dále uváděno na trh v zemích Evropského hospodářského prostoru.

▪ Zboží musí být dodáno v souladu s podmínkami stanovenými výrobcem.

Nemá-li produkt vlastní EAN přidělený výrobcem, je dodavatel povinen dodat Zboží řádně označené náhradním EANem tzv. Alza EAN.

Postup pro vygenerování Alza EAN je následující:

▪ Odpovědný pracovník Alzy z oddělení SPD poskytne Dodavateli tzv. kód produktu. Ten se skládá ze skupiny alfanumerických znaků, např. SAMO1234.

▪ Tento kód produktu následně necháme vygenerovat do požadovaného tvaru, tak aby výsledný štítek obsahoval čárový kód + kód produktu Alzy (například pomocí níže uvedených online generátorů čárových kódů).

▪ Zdarma dostupné generátory čárových kódů:

▪ xxxx://xxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxx.xxx/ - základní nastavení GS1-128

▪ xxxx://xxx.xxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/X0/xx/xxxxx.xxx - základní nastavení CODE-128

▪ xxxx://xxxxxxx.xxx-xx.xxx/xx - základní nastavení Code-128

▪ Vygenerovaným Alza EAN kódem následně polepí Dodavatel Zboží.

3.1 Master xxxx (přepravní obal)

Master obal (nebo také přepravní obal) je ochranný obal, kterým je Zboží zabaleno při přepravě a ve kterém je zpravidla zabalen víc než 1 kus Zboží.

3.2 Ochranný obal

Zboží musí být řádně zabaleno v ochranném materiálu (např. kartonu, papírovém obalu, folii apod.), aby nedošlo k jeho znehodnocení či poškození při manipulaci a během skladování.

3.3. Sety a bundly

▪ Skládá-li se Zboží (1 prodejní položka) ze 2 a více kusů, Dodavatel je dodá Zboží ve výsledném stavu (setu), který objednala Alza, tj. Zboží zkompletovat (bundlovat) takovým způsoben, aby výsledný stav Zboží mohl být považován za 1 kus Zboží určeného k prodeji.

▪ Maximální váha setu nesmí přesáhnout 40 kg a nesmí být rozměrově větší než 120 x 120 x 80 cm.

▪ Takový set musí být označen čárovým kódem produktu. V případě, že je u produktu evidováno SN/IMEI (sériové číslo) musí být tato informace uvedena na produktu.

▪ Velké těžké sety bude Dodavatel umisťovat tak, aby všechny části setu byly na jedné paletě, která bude obalena folií a opatřena čárovým kódem produktu. V takovýchto případech je maximální možná váha palety 500 kg a jedna takováto paleta může obsahovat pouze jeden set (bundle).

▪ Pokud není možné takto set (bundle) dodat, je nutná domluva s odpovědným pracovníkem Alzy, aby byl produkt rozdělen na podpoložky a bylo možné naskladnit každou část setu zvlášť.

3.4. Jeden EAN na produktu

Na 1 kusu Zboží může být uveden pouze 1 specifický EAN kód. Pokud je na Zboží uvedeno více EAN kódů, zbylé EAN kódy musí být znehodnoceny (např. ručně přeškrtnuty), jinak bude Zboží vráceno Dodavateli.

3.5. Expirace, Šarže

Informace o datu spotřeby, minimální trvanlivosti a šarži Zboží musí být vždy uvedena z vnější strany každého kusu (prodejní jednotky) a přepravního obalu. Dodavatel je povinen dodat Alze pouze takové Zboží, u kterého v den jeho dodání do skladu Alzy zbývá do konce minimální doby trvanlivosti alespoň 2/3 z celkové doby minimální trvanlivosti Zboží (nebude-li mezi stranami jiné výslovné předchozí dohody).

3.6. Návody, manuály, záruční listy a ostatní dokumentace

Musí být neoddělitelnou součástí Zboží a zabezpečeny tak, aby nedošlo k jejich ztrátě během přepravy či manipulace.

3.7. Ostatní ustanovení

▪ V případě, že Dodavatel dodá Alze Zboží poškozené nebo v rozporu s objednávkou (např. jiný typ Zboží, nebo dodá menší počet kusů Zboží než je uvedeno v objednávce), je Dodavatel povinen vystavit dobropis na hodnotu takového Zboží.

▪ Pozdější dodání Zboží nebo jeho obalů Dodavatelem není možné.

▪ Škodní protokol se vypisuje v případě nalezení vnějšího poškození při vykládce.

4. Specifikace vykládkových ramp (Gate) pro vozidla dodavatelů:

4.1 Logistické centrum Zdiby - Česká republika (LCZ) a Chrášťany – Česká republika (CZLC4)

▪ Dodavatel je povinen přivézt Zboží takovým druhem auta s návěsem, aby jej bylo možné vyložit na běžné nakládací rampě, jejíž minimální výška od země pro sklopení činí 85 cm a vnitřní šířka prostoru 203 cm a/nebo v autě se zadní vykládkou o celkové maximální výšce 275 cm a šířce 280 cm.

▪ Podlaha vozidla musí být pevná a nepoškozená, aby mohla být užita skladová manipulační technika.

▪ V případě nedodržení těchto podmínek pro vykládku Zboží není Alza povinna zásilku Zboží převzít. Dodavatel je povinen následně provést do 3 pracovních dnů náhradní dodání Zboží s vozidlem splňujícím požadavky pro vykládku v určeném Místě dodání, anebo ve stejné lhůtě vystaví dobropis v hodnotě nedodaného Zboží.

4.2 Logistické centrum: Úžice - Česká republika (LCU) a Senec - Slovenská republika (LCS)

▪ Podlaha vozidla musí být pevná a nepoškozená, aby mohla být užita skladová manipulační technika.

▪ V případě, že Dodavatel dodává Alze Zboží charakteru tzv. velké bílé elektroniky, je povinen zajistit následující parametry jednotlivých dodávek takového Zboží, a to:

▪ minimální výška samotného kontejneru pro uskladnění velké bílé elektroniky představuje 260 cm.

▪ pokud jsou pračky, sušičky, lednice nebo jiné spotřebiče naloženy ve 3 vrstvách na sobě, musí být nad horními kusy minimálně 25 cm volného prostoru k vnitřní horní hraně kontejneru.

▪ jednotlivé kusy velké bílé elektroniky musí být natočeny tak, aby mohly být vyloženy vozíkem s bočními kleštěmi bez předchozího otáčení, a to vždy tak, aby byly splněny podmínky pro nakládání s daným Zbožím stanovené výrobcem a vyznačené na balení daného produktu, přičemž musí být zachována od vnitřní boční strany kontejneru na kamionu k uskladněnému Zboží na každé straně minimální rezerva v šířce 10 cm.

▪ Zboží nesmí být Dodavatelem přepravováno v rozporu s podmínkami skladování/manipulace stanovenými výrobcem, např. lednice s výškou 180 cm nesmí být při přepravě položená bok.

4.3 Regionální centrála Praha Holešovice - Česká republika (P7)

▪ Příjem skladu se nachází vedle prodejny Mountfield na parkovišti Holešovické tržnice s vjezdem z ulice Komunardů. Sklad má pouze jedno vykládkové místo. Na vykládkovém místě není rampa – Zboží je vykládáno pouze pomocí VZV. Některé vykládkové časy jsou rezervované pro interní dopravu Alza, která má na vykládce vždy

přednost před ostatními přepravci. Proto maximálně doporučujeme využívat rezervační portál GateBooking.

5. GateBooking a Kontakty

Portál GateBooking slouží k zarezervování vykládkového okna pro jednotlivé dodavatele nebo přepravce a obsahuje kontakty a informace k jednotlivým vykládkovým skladům (Místům dodání).

▪ Pro vyložení Zboží si Dodavatel musí založit rezervační vykládkové okno na rezervačním portálu Alza.

▪ Dodavatel a dopravce se musí vzájemně domluvit, kdo bude rezervaci zakládat, aby nebyla rezervace vytvořená duplicitně a nedošlo tak k blokaci slotů pro jiné dodavatele. V případě, kdy Xxxxxxxxx zamluvený časový slot nevyužije, nebo nezruší včas jeho rezervaci, může mu být účtován poplatek za nevyužití rezervovaného slotu dle Rámcové smlouvy.

▪ Řidič dodavatele předkládá před vykládkou Zboží v Místě dodání číslo rezervace (REZ…) v psané nebo elektronické podobě.

▪ Do poznámky rezervace vykládkového slotu uvede Dodavatel čísla objednávek Alza (ve tvaru OByyxxxxxx).

▪ Počet palet uvedených v rezervačním slotu GateBooking musí odpovídat počtu palet, které Dodavatel skutečně přiveze na Místo dodání.

▪ Alza toleruje odchylku ve výši 10% z Dodavatelem předem avizovaného počtu palet.

▪ Vozidlo Dodavatele musí dorazit nejpozději 5 minut před začátkem rezervace.

▪ V opačném případě si Xxxx vyhrazuje právo odbavit vozidlo až v okamžiku, kdy bude mít volné časové okno pro vybranou rampu/gate, případně vozidlo v daný den vůbec neodbavit a stanovit Dodavateli čas náhradní rezervace v následujících dnech.

▪ Rezervaci vykládkového slotu lze zrušit nejpozději do 18:00 hodin dne předcházejícího dni, ve kterém si Dodavatel rezervoval vykládkový slot.

▪ Volně ložené zboží a definice rezervovaných palet pro GateBooking:

▪ Určuje se dle využité plochy volně loženého zboží ve vozidle, které by zabralo místo fyzické palety o rozměru 120x80 cm.

Odkazy na rezervační systém GateBooking:

▪ Rezervační portál xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxx.xx/

▪ Rezervační portál – kontakty xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxx

6. Soubory ke stažení

Veškeré soubory ke stažení pro účely interní i externí distribuce např. (dodavatel) jsou přístupné Pokyny dodavatelům pro příjem nového zboží [xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxx- noveho-zbozi]

Document Metadata

Table of Contents

Pokyny pro dodavatele LOG - LC a REC („Manuál“)

Document Metadata