OBSAH
Uživatelská příručka
Vlastnoruční digitální podpis
OBSAH
4. Příprava smlouvy pro podepsání VDP 4
6.2. Pravý panel s ovládacími prvky 7
6.4. Odeslání dokumentu ke zpracování 8
7. Doručení podepsaného dokumentu klientovi 10
Kapitola: Úvod
1. Úvod
Tato příručka obsahuje návod, jak pracovat s vlastnoručním digitálním podpisem (VDP) v prostředí SUS Plus společnosti ČPP s využitím signpadu či na dotykové obrazovce vašeho zařízení. Věříme, že Vám tato příručka usnadní práci a přejeme mnoho úspěšně podepsaných smluv.
2. Použité pojmy
Pojem | Popis |
VDP | Vlastnoruční digitální podpis |
signpad | Podepisovací zařízení připojené k počítači USB kabelem |
driver, ovladač | Program zajišťující komunikaci podpisové aplikace se signpadem |
pop-up | Nově otevřené okno přes původní okno prohlížeče |
3. Před používáním VDP
Pokud se chcete podepisovat pomocí signpadu, pak:
• před prvním použitím VDP zkontrolujte, zda máte nainstalované ovladače pro signpad a že používáte podporované zařízení a internetový prohlížeč (viz Instalační příručka k VDP),
• před zahájením podepisování zkontrolujte, zda je váš signpad připojený k vašemu počítači pomocí USB kabelu.
Pokud chcete podepisovat přímo na displeji tabletu, smartphonu (s operačními systémy iOS či Android) či na dotykové obrazovce notebooku (s operačním systémem Windows), pak:
Kapitola: Úvod
• není nutná instalace ovladačů. Pouze případně zkontrolujte, zda používáte podporovanou verzi operačního systému a internetového prohlížeče (viz Instalační příručka k VDP).
4. Příprava smlouvy pro podepsání VDP
Použít VDP je možné za těchto předpokladů:
1. Jste zavedeni ve správě uživatelů SUS Plus s možností sjednávat pojistné smlouvy s VDP
2. Máme funkční připojení k internetu
3. Pojistník má vyplněny platné kontakty pro elektronickou komunikaci (e-mail, mobil)
4. Daný typ produktu lze podepsat VDP
5. Smlouva obsahuje požadované elektronické přílohy
V příslušné kalkulačce SUS Plus v sekci osobních údajů pojistníka zaškrtněte „Ano“ u položky „Bude smlouva podepsána digitálně“ (viz Obrázek 1). U pojistníka je rovněž v tomto případě nutné zadat e- mailovou adresu a telefon.
Obrázek 1: Nastavení digitálního podpisu smlouvy
Kapitola: Příprava smlouvy pro podepsání VDP
Po vyplnění ostatních parametrů klikněte v kalkulačce na tlačítko „Vytvořit smlouvu“. V zobrazeném dialogu je potřeba kvůli kontrole znovu zadat e-mailový kontakt na pojistníka, jelikož na tento e-mail bude odeslána podepsaná kopie smlouvy a další související dokumenty. Následující krok dialogu je souhrnný a po kliknutí na „Ano“ dojde ke změně stavu smlouvy.
Obrázek 2: Potvrzení uzamčení smlouvy před přesměrováním na její podpis
Následně máte možnost zvolit si, zda se podepíšete na zařízení, na kterém právě pracujete, nebo chcete k podpisu využít jiné zařízení (viz Obrázek 3). Na základě volby se na vybraném zařízení otevře okno, ve kterém se načte smlouva připravená k podpisu (viz popis v kapitole 6 Podepsání smlouvy).
Upozornění: Pokud se vám nové okno neotevře, zkontrolujte, zda máte povolené otevírání pop-up oken v SUS Plus, viz Instalační příručka pro VDP.
Obrázek 3: Potvrzení uzamčení smlouvy před přesměrováním na její podpis
Pro podpis na jiném zařízení slouží QR kód, které je třeba načíst chytrým telefonem nebo tabletem. Zařízení s iOS mají čtečku QR kódu integrovanou v aplikaci Fotoaparát. U zařízení s Androidem se situace liší dle výrobce a modelu, nejjistější je stáhnout některou z aplikací pro čtení QR kódu, které jsou k dispozici zdarma.
5. Distanční VDP
Distanční VDP je variantou vlastnoručního digitálního podpisu, která umožní klientovi podepsat se na dálku na svém zařízení. Proces podpisu je v tomto případě rozdělený pro jednotlivé podepisující.
V příslušné kalkulačce SUS Plus v sekci osobních údajů pojistníka zaškrtněte checkbox „Použít VDP na zařízení klienta“ (viz Obrázek 4). Rovněž je v tomto případě nutné zaškrtnout „Ano“ u položky „Bude smlouva podepsána digitálně“ a zadat e-mailovou adresu a telefon pojistníka.
Kapitola: Distanční VDP
Obrázek 4: Nastavení distančního VDP
Aby byl checkbox „Použít VDP na zařízení klienta“ aktivní, je nutné splnit určené podmínky. Podmínky je možné v kalkulačce zobrazit přes symbol vedle checkboxu. Jinak je proces v kalkulačce totožný s klasickým VDP (viz Příprava smlouvy pro podepsání VDP).
Po přesměrování na podpisový server jsou aktivní pouze Vaše podpisová pole. S podpisovými poli klienta není v rámci Vašeho podpisu možné nijak pracovat. Podepište svá aktivní podpisová pole (viz Podepsání smlouvy) a proces dokončete potvrzením vyskakovacího okna, které se objeví po posledním podpisu, nebo tlačítkem „Dokončit“.
V okamžiku dokončení části procesu na Vaší straně odejde klientovi email s odkazem na podpisový server a SMS s heslem, kterým se bude muset před podpisem autentizovat. Smlouva zatím zůstává v SUS Plus ve stavu „B“ a na dokončení celého procesu (Váš podpis a podpis klienta) je limit 24 hodin od zahájení procesu distančního podpisu. Jakmile klient podepíše všechna svá podpisová pole a dokončí proces potvrzením vyskakovacího okna, které se objeví po posledním podpisu, nebo tlačítkem
„Dokončit“, přechází smlouva do originálu a podepsaný dokument je odeslán do provozního systému ke zpracování.
6. Podepsání smlouvy
1. Horní lišta s názvem dokumentu
2. Hlavní panel zobrazující dokument, popis viz kapitola 6.1.
3. Pravý panel s ovládacími prvky, popis viz kapitola 6.2. Tento panel je na mobilních zařízeních zobrazen pod hlavním panelem ve spodní části displeje
Kapitola: Podepsání smlouvy
Obrázek 5: Vzhled podepisovací stránky
6.1. Hlavní Panel
Hlavní panel zobrazuje samotný dokument, resp. konkrétní stránku dokumentu. Na stránce jsou pak zobrazena vložená podpisová pole.
• Nepodepsaná pole
o Kliknutí na tato pole vyvolá podpisový dialog
• Podepsaná pole
o Zobrazují grafickou podobu zachyceného podpisu. Po potvrzení podpisu je možné podpis smazat pomocí křížku v pravém horním rohu a následně pole podepsat znovu
Ve spodní části se pak nachází ovládací prvky pro zjednodušení listování jednotlivými stranami
dokumentu.
PŘED PODEPSÁNÍM NEPODEPSANÉHO POLE JE NEZBYTNÉ SEZNÁMIT KLIENTA S OBSAHEM TÉ ČÁSTI DOKUMENTU, KTEROU STVRZUJE SVÝM PODPISEM.
6.2. Pravý panel s ovládacími prvky
Tento panel obsahuje seznam ovládacích prvků:
• „Najít můj podpis“ – zobrazí v hlavním panelu obsah dokumentu na místě, kde je umístěné další podpisové pole určené k podpisu
• „Dokončit“ – odešle podepsaný dokument ke zpracování. Aby bylo možné dokument odeslat, musíte s klientem nejprve podepsat všechna povinná podpisová pole. Po posledním podpisu je nutné odeslání dokumentu potvrdit ve vyskakovacím okně, nebo kliknout na tlačítko
„Dokončit“, jinak nebude proces VDP úspěšně dokončen!
• „Zrušit“ – bez dalšího potvrzení zruší podpisový proces a zobrazí se vám zpráva o tom, že podepisování dokumentu bylo zrušeno
o Upozornění – pokud kliknete na toto tlačítko „Zrušit“, ukončí se tím proces uzavření pojistné smlouvy. Pokud budete chtít smlouvu znovu uzavřít, musíte vytvořit kopii smlouvy a proces podpisu opakovat.
• „Zobrazení“ – slouží ke změně způsobu zobrazení jednotlivých stránek a jejich procházení
• „Podpisy“ – zobrazuje seznam podpisových polí určených k podpisu a stav jejich podepsání
Kapitola: Podepsání smlouvy
o Číslo před lomítkem označuje počet podepsaných polí, číslo za lomítkem pak celkový počet podpisových polí (podepsaných i nepodepsaných)
o Následuje seznam názvů jednotlivých podpisových polí, která se v dokumentu nacházejí. Modrá fajfka před názvem označuje již podepsaná pole. Kliknutím na položku v tomto seznamu zobrazíte v hlavním panelu část dokumentu, kde se dané podpisové pole nachází
6.3. Podpisový dialog
Vložení podpisu do podpisového pole zahajte kliknutím na nepodepsané pole v dokumentu (viz kapitola 6.1). Po kliknutí se zobrazí nové okno, tzv. podpisový dialog, vyzývající k zadání podpisu. Podepište se podle toho, jaké zařízení máte k dispozici:
• signpad – dojde zároveň k aktivaci signpadu, na který se klient podepíše (viz Obrázek 6). Tah podpisovým perem na signpadu je online přenášen a zobrazován též v okně prohlížeče, můžete tedy na monitoru kontrolovat vkládání podpisu.
• tablet, smartphone či dotyková obrazovka notebooku bez využití signpadu – podepište se prstem či stylusem přímo na displej zařízení (doporučujeme k podpisu používat stylus)
Obrázek 6: Pop-up okno podpisového dialogu pro podepsání na signpadu
V dialogovém okně (a na signpadu) jsou tato 3 akční tlačítka:
1. Potvrdit (OK) – provede validaci vloženého podpisu, a pokud je v pořádku, vloží jej do
dokumentu
2. Vymazat (Clear) – smaže doposud zachycený podpis a uživatel může pokus opakovat
3. Křížek (Cancel) – ukončí podpisový dialog daného podpisu a zavře pop-up okno, nic neuloží
6.4. Odeslání dokumentu ke zpracování
Kapitola: Podepsání smlouvy
Upozornění – tlačítko „Dokončit“ není funkční, dokud nejsou vyplněna všechna podpisová pole ve smlouvě.
Obrázek 7: Výsledek podpisu
Otevřené okno prohlížeče můžete nyní zavřít.
V tuto chvíli je smlouva odeslána do ČPP. Pokud se nyní klient rozmyslí, že chce smlouvu zrušit, či změnit její parametry, je nutné provést standartní storno, resp. změnu pojistné smlouvy.
6.5. Opakování procesu VDP
Pokud nebyl proces VDP úspěšně dokončen, je možné v kalkulačce vyvolat jeho opakování. Pokud je smlouva ve stavu „B“, nachází se v kalkulačce tlačítko „Podepsat znovu“ (viz Obrázek 8). Po kliknutí na toto tlačítko se smlouva vrátí zpět do rozpracovaného stavu, je možné v ní dělat úpravy a sjednat ji znovu pomocí VDP i klasického podpisu.
I v případě úspěšně dokončeného VDP procesu zůstává smlouva ve stavu „B“ několik minut, než na pozadí doběhnou všechny nutné procesy. Pokud v takovém případě kliknete na tlačítko „Podepsat znovu“, dojde ke zrušení celého procesu a smlouva nevznikne ani v případě, že byl proces VDP správně dokončen. V takovém případě, aby smlouva vznikla, je nutné proces opakovat.
Kapitola: Podepsání smlouvy
Obrázek 8: Tlačítko „Podepsat znovu“ v dolním panelu životní kalkulačky SUS Plus
7. Doručení podepsaného dokumentu klientovi
Klient po podepsání pojistné smlouvy obdrží na e-mail (uvedený v pojistné smlouvě) odkaz na zmíněnou speciální webovou stránku dočasného úložiště. Po kliknutí na tento odkaz bude klient vyzván k zadání potvrzujícího kódu (viz Obrázek 9), který mu přijde v SMS na jeho mobilní telefon zpravidla do 5 minut. Odkaz má omezenou časovou platnost (90 dní) a po uplynutí této doby přestane platit. Poté, co klient zadá kód a klikne na tlačítko „Zobrazit“, otevře se seznam dokumentů, které přísluší podepsané pojistné smlouvě. Tyto dokumenty si klient může uložit, prohlédnout nebo vytisknout.
Kapitola: Doručení podepsaného dokumentu klientovi
Obrázek 9: Zadání potvrzovacího kódu
Kapitola: Doručení podepsaného dokumentu klientovi
Obrázek 10: Seznam dokumentů ke stažení
8. Cesta dokumentu
Na obrázku (viz Obrázek 11) je znázorněna cesta dokumentu ze SUS Plus od jeho vytvoření, přes podepsání, až do uložení v archivu pojišťovny. Klient obdrží e-mailovou zprávou přístup do dočasného uložiště, kde bude mít ke stažení podepsaný dokument (viz kapitola 7 Doručení podepsaného dokumentu klientovi).
Kapitola: Cesta dokumentu
Obrázek 11: Znázornění cesty dokumentu
9. Stavy pojistných smluv
Stav | Popis |
R | Rozpracovaná PS. Smlouvu lze otevřít a libovolně upravovat. Rozpracovaná PS ještě nemá přidělené číslo PS. |
B | Xxxxxxx odeslána k podpisu. Smlouvě již bylo přiděleno číslo PS, ale nebyl dokončen proces podpisu pomocí vlastnoručního digitálního podpisu. Proces podpisu je možné opakovat. |
P | Smlouva je podepsána. Smlouvě již bylo přiřazeno číslo PS a nelze ji editovat. Lze vytvořit kopii smlouvy. V nejbližší době budou data odeslána do provozního systému. |
O | Originál PS. Xxxxxxx již bylo přiřazeno číslo PS. Byla odeslána data a smlouva byla opatřena vlastnoručním digitálním podpisem. Smlouvu již pod přiděleným číslem PS nelze editovat. Lze vytvořit kopii smlouvy. |
E | Chybová PS. Při práci se SUS Plus došlo k chybě. Smlouva byla uzamčena a nelze s ní již pracovat. Je nicméně možné vytvořit její kopii ve stavu R. |
10. Časté chyby a problémy
Chyba | Popis | Způsob řešení |
Ztráta internetového připojení v průběhu podpisového procesu | V průběhu podpisového procesu dojde k výpadku internetového připojení, spadne server či klientská stanice, nebo dojde k zavření webového prohlížeče. | |
Ztráta internetového připojení při ukončení podpisového procesu | Internetové připojení není k dispozici, resp. vypadne v okamžiku kliknutí na tlačítko „Dokončit“. Uživateli tak není zobrazena stránka s potvrzením, že dokument byl úspěšně podepsán. | procesu VDP). |
Kapitola: Časté chyby a problémy
V případě potřeby jsme Vám k dispozici na obvyklých kontaktech Helpdesk.