RÁMCOVÁ SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ KONGRESOVÝCH SLUŽEB
RÁMCOVÁ SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ KONGRESOVÝCH SLUŽEB
uzavřená podle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“)
Smluvní strany:
Objednatel:
Česká republika – Státní pozemkový úřad
se sídlem: Husinecká 1024/11a, 130 00 Praha 3 – Žižkov zastoupena:
IČO: 01312774
DIČ: CZ01312774
Bankovní spojeni: Česká národní banka Číslo účtu: 3723001/0710
(dále jen „ objednatel“) na straně jedné a
Poskytovatel: Hotel Olšanka s.r.o.
se sídlem: Xxxxxxxxxx 0000/00, 000 00 Xxxxx 3 zastoupen: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, jednatelem IČO: 26418703
DIČ: CZ 26418703
Bankovní spojení: Česká Spořitelna a.s.
Číslo účtu: 14011309/0800 (dále jen „poskytovatel“) na straně druhé
(objednatel a poskytovatel společně dále jen jako „smluvní strany“)
uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto smlouvu o zajištění vzdělávání státních zaměstnanců (dále jen „smlouva“):
Čl. I
Úvodní ustanovení
1. Tato smlouva se mezi výše uvedenými smluvními stranami uzavírá v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“), na základě výsledku veřejné zakázky malého rozsahu s názvem „ Optimalizace procesu vzdělávání zaměstnanců Státního pozemkového úřadu“, v němž byla nabídka poskytovatele na s tímto spojeným zajištěním kongresových služeb vybrána jako nejvhodnější.
2. Účelem této smlouvy je vymezení práv a povinností smluvních stran při zajišťování kongresových služeb.
3. Poskytovatel tímto výslovně prohlašuje, že se seznámil s rozsahem a povahou předmětu plnění této smlouvy, že mu jsou známy podmínky nezbytné pro realizaci předmětu plnění této smlouvy, a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, včetně technického a personálního zázemí, které jsou nezbytné pro realizaci předmětu plnění této smlouvy.
4. Poskytovatel tímto prohlašuje, že mu nejsou známy žádné nejasnosti nebo pochybnosti, které by znemožňovaly řádné plnění jeho závazků dle této smlouvy.
Čl. II
Předmět smlouvy
1. Předmětem této smlouvy je závazek poskytovatele zajistit objednateli kongresové služby v souvislosti se vzdělávacími akcemi objednatele, které proběhnou v období 4 roků od nabytí účinnosti této rámcové dohody, spočívající zejména v pronájmu prostor pro pořádání akcí, poskytnutí stravování, ubytování a další vyžádané služby. Objednatel se zavazuje termíny jednotlivých vzdělávacích akcí písemně objednávat, poskytovatel se zavazuje rezervovat sály a salonky dle volné kapacity.
2. Objednatel prohlašuje, že se na základě dříve projeveného zájmu a za podmínek uvedených dále v této smlouvě rozhodl uspořádat v prostorách poskytovatele vzdělávací akce v dohodnutých termínech a poskytovatel přijímá závazek mu toto umožnit.
3. Objednatel tímto prohlašuje, že veškeré služby objednává svým jménem a tuto smlouvu uzavírá svým jménem a na svůj účet.
4. Objednatel se touto smlouvou zavazuje platit poskytovateli za řádně a včasně poskytnuté služby ceny ve výši a způsobem podle Článku IV. této smlouvy.
Čl. III
Místo a lhůta plnění
1. Místem plnění je Hotel Olšanka, na adrese Xxxxxxxxxx 0000/00, 000 00 Xxxxx 0 - Xxxxxx.
2. Objednatel se zavazuje doručovat poskytovateli objednávky na požadované služby alespoň 30 dní přede dnem konání každé vzdělávací akce. Termín a čas konání vzdělávací akce bude objednatel alespoň 40 dní předem konzultovat s poskytovatelem.
3. Oba účastníci této smlouvy prohlašují, že nedílnou součástí každé objednávky bude specifikace všech požadovaných služeb v denním rozložení včetně místa a času plnění, předběžný počet osob a termín, ve kterém je jejich uskutečnění vyžadováno.
4. Objednatel se zavazuje upřesnit 10 dní před začátkem akce veškerou specifikaci vyžadovanou v předchozím odstavci. Objednavatel se zavazuje poskytnout poskytovateli informaci o počtu závazně objednaného stravování nejpozději 2 dny před konáním akce.
Čl. IV
Cena a platební podmínky
1. Řádným provedením objednané služby vznikne poskytovateli nárok na zaplacení smluvní ceny.
2. Cena je stanovena v nabídce poskytovatele a činí:
a) Cena pronájmů sálů a salonků (vč. DPH):
Sál | Polodenní pronájem 4 hod. | Celodenní pronájem 8 hod. |
Přednáškový sál | 8 000 | 14 000 |
Praha 1+2+3 | 11 000 | 15 000 |
Ostrava | 5000 | 3000 |
Telč | 5000 | 3000 |
Tábor | 5000 | 3000 |
Plzeň | 5000 | 3000 |
b) Cena občerstvení (vč. DPH):
Typ občerstvení | Složení | Cena/osoba |
Xxxxxx přestávka Welcome | Káva s mlékem, čaj, voda 0,33l | 90,- |
Kávová přestávka Standard | Káva s mlékem, čaj, voda 0,33l, sladké/slané občerstvení-1ks | 140,- |
Oběd v samoobslužné restauraci | 4 chody (výběr z 5ti hlavních jídel, 2 polévek, salátový bar, dezerty) | 175,- |
c) Cena ubytování:
Typ ubytování | Jednolůžkový pokoj Business | Dvoulůžkový pokoj Business | ||
Sezona | Nízká | Vysoká | Nízká | Vysoká |
Speciální cena pro firmu | 1000,- | 1250,- | 1200,- | 1600,- |
Cena nízká platí v období 2. 1. – 28. 2. a v období 1. 11. – 28. 12. každého kalendářního roku.
3. Uvedené ceny jsou platné za pokoj a noc a zahrnují DPH, místní poplatky, snídani Premium formou bufetu, volný vstup do bazénu a fitness, Wi-Fi připojení, 20% slevu v restauraci, Coffee & tea set na pokoji, možnost storna bez poplatků do 24 hod před příjezdem a slevu na pronájem prostor a služby pro business meeting do 10ti osob. Ceny pro skupiny, dlouhodobé pobyty, meetingy a konference budou sjednány mimo rámec této dohody.
4. Ceny případných dalších objednaných služeb budou stanoveny pro jednotlivé vzdělávací akce zvlášť.
5. Platby za jednotlivé vzdělávací akce budou hrazeny na základě finálních faktur po skončení každé sjednané akce a to až do celkové částky 300 000 Kč bez DPH.
6. Podkladem pro úhradu smluvní ceny za provedení služby je daňový doklad – faktura (dále jen
„faktura“), vystavený v české měně poskytovatelem. Poskytovatel zašle objednateli fakturu do 10 dnů po odsouhlasení jednotlivých částí této zakázky objednatelem. Faktura musí mít náležitosti daňového dokladu stanovené právními předpisy, zejména zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a občanským zákoníkem. Přílohou každé faktury musí být přehled všech poskytnutých služeb odsouhlasený objednatelem.
7. Poskytovatel vystaví finální fakturu po skončení každé sjednané akce. Součástí faktury bude přehled všech služeb poskytnutých poskytovatelem.
8. Objednatel si vyhrazuje právo vrátit fakturu ve lhůtě splatnosti zpět poskytovateli, pokud nebude obsahovat náležitosti daňového dokladu nebo přesáhne sjednanou odměnu nebo provedené práce nebudou odpovídat svou kvalitou či rozsahem předmětu služby nebo nebude její součástí seznam všech poskytnutých služeb odsouhlasený objednatelem. V těchto případech se objednatel nedostane do prodlení se splatností, lhůta splatnosti počíná běžet znovu od doručení opravené faktury objednateli způsobem uvedeným v předchozím odstavci.
9. Splatnost faktury činí 30 (třicet) kalendářních dnů ode dne jejich doručení objednateli na adresu Státní pozemkový úřad, Husinecká 1024/11a, 130 00 Praha 3. Faktura musí být doručena doporučenou listovní zásilkou, datovou schránkou nebo osobně pověřenému zaměstnanci objednatelem proti písemnému potvrzení o jejím převzetí.
10. Cena bude poukázána na účet poskytovatele uvedeného v záhlaví této smlouvy.
11. Ceny vyúčtované poskytovatelem se pokládají za zaplacené okamžikem odepsání příslušné částky z účtu objednatele ve prospěch účtu poskytovatele.
12. Ceny uvedené v této smlouvě lze měnit pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů týkajících se daně z přidané hodnoty, a to o výši, která bude odpovídat takové legislativní změně.
13. Poskytovatel bere na vědomí, že objednatel je organizační složkou státu a jeho stav účtu závisí na převodu finančních zdrojů ze státního rozpočtu. Poskytovatel souhlasí s tím, že v případě nedostatku finančních prostředků na účtu objednatele, dojde s ohledem na povahu závazku k prodloužení doby splatnosti faktury na dobu 60 (šedesáti) dnů. Objednatel se zavazuje, že v případě, že tato skutečnost nastane, oznámí ji neprodleně, a to písemně, poskytovateli nejpozději do 5 (pěti) pracovních dní před původním termínem splatnosti faktury, popř. do 3 (tří) pracovních dnů od okamžiku, kdy se objednatel dověděl o vzniku této skutečnosti, nastane-li ve lhůtě kratší než 5 (pět) pracovních dní před původním termínem splatnosti faktury. Časová prodleva z těchto důvodů nemůže být považována za zavinění prodlení na straně objednatele a z tohoto důvodu nelze vůči objednateli uplatňovat žádné sankce.
14. Poskytovatel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „zákon o finanční kontrole“) osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou služeb z veřejných výdajů.
1. Storno objednaných prostor
Čl. V
Storno podmínky
Objednatel je oprávněn upřesnit 10 dní před začátkem akce veškerou specifikaci požadovaných služeb podle čl. III odst. 4. V případě, že Objednatel zcela zruší závazně objednané prostory, je poskytovatel oprávněn požadovat po Objednateli uhrazení storno poplatků (smluvní pokuty).
Sál Přednáškový a Praha
Více než 30 dní před termínem akce bez storno poplatků
29-15 dní před termínem akce 50% z ceny prostor
14 – 7 dní před termínem akce 75% z ceny prostor
do 6 dní před začátkem akce 100% z ceny prostor
Malé salonky (Ostrava, Telč, Tábor, Plzeň)
více než 14 dní před termínem akce bez storno poplatků
13-7 dní před termínem akce 50% z ceny prostor
do 6 dní před začátkem akce 100% z ceny prostor
2. Storno objednaného stravování:
Objednavatel se zavazuje poskytnout poskytovateli informaci o počtu závazně objednaného stravování nejpozději 2 dny před konáním akce. Objednatel je oprávněn učinit bezplatnou redukci z objednaného počtu osob na stravu, bez účtování storno poplatků ze strany poskytovatele, nejdéle 48 hodin před termínem začátku akce a ve výši maximálně 10% z potvrzeného počtu účastníků. Pokud bude akce, u které má být konzumováno jídlo, stornována v době 48 hodin a kratší před termínem začátku akce, bude objednavateli účtováno 50% hodnoty objednané stravy. Pokud dojde ke stornu až v den začátku konání akce, bude cena za stravu účtována v plné výši.
3. Storno objednaného ubytování:
Objednatel se zavazuje poskytnout poskytovateli informaci o počtu závazně objednaných pokojů při fixním potvrzení akce, resp. do data uzavření této smlouvy, a tento počet upřesnit
nejpozději 30 dní před konáním akce. Seznam hostů včetně všech náležitostí dodá objednatel poskytovateli nejpozději 10 dní před příjezdem ubytovaných osob. Pokoje jsou k dispozici od 14:00 hodin v den nájezdu. Pokoje musí být uvolněny do 10:00 hodin v den odhlášení z hotelu. Snídaně se podává v hotelové restauraci od 7:00 do 10:00 hodin.
Objednatel je oprávněn upřesnit 10 dní před začátkem akce celkový počet ubytovaných osob podle čl. III odst. 4. V případě, že objednatel zcela zruší závazně objednané ubytovací kapacity, je poskytovatel oprávněn požadovat po objednateli uhrazení následujících storno poplatků (smluvní pokuty):
40 dnů před příjezdem bez storno poplatků
39 – 21 dnů před příjezdem 30% z celkové ceny
20 – 7 dnů před příjezdem 50 % z celkové ceny
Méně než 7 dní před příjezdem 100 % z celkové ceny
U skupinových rezervací může poskytovatel potvrdit objednateli bezplatnou redukci předem domluveného počtu objednaných pokojů bez účtování storno poplatků ze strany poskytovatele.
4. Objednatel je oprávněn jednostranně započíst svou pohledávku za poskytovatelem z titulu smluvní pokuty vůči jakékoli splatné pohledávce poskytovatele za objednatelem.
5. Pro případ prodlení objednatele se zaplacením smluvní ceny na základě důvodně a řádně vystavené faktury ve lhůtě její splatnosti se objednatel zavazuje uhradit zhotoviteli z jakékoliv neoprávněně neuhrazené části faktury zhotovitele úrok z prodlení ve výši stanovené nařízením vlády č. 351/2013 Sb., ve znění pozdějších předpisů, za každý den prodlení vůči dnu splatnosti faktury.
Čl. VI
Kontrola poskytovaných služeb
1. Objednatel nebo jím pověřená osoba je oprávněna průběžně kontrolovat rozsah a kvalitu služeb, a to svou účastí při realizovaných vzdělávacích akcích.
2. Objednatel upozorní písemně poskytovatele na zjištěné závady a nedostatky provedených služeb a to do 5 dnů po jejich zjištění. O zjištěných závadách se pořizuje písemný záznam.
3. Poskytovatel se zavazuje do 5 dnů po obdržení písemného upozornění objednatele, zjištěné závady a nedostatky odstranit. V případě, že nedojde k odstranění vad a nedostatků ve stanovené lhůtě, je poskytovatel povinen uhradit objednateli smluvní sankci ve výši 0,05% z celkové ceny konkrétní objednávky.
Čl. VII
Další práva a povinnosti smluvních stran
1. Poskytovatel se zavazuje poskytovat objednateli služby podle této smlouvy ve sjednaném rozsahu a ve sjednaných termínech, řádně a v profesionální kvalitě. V případě, že bude na základě reference ubytovaných osob dodatečně zjištěno, že služby nebyly poskytnuty řádně a v profesionální kvalitě, je objednatel oprávněn doručit ve lhůtě 10 dnů poskytovateli reklamační protokol, ve kterém budou vyčteny všechny relevantní vady a nedostatky poskytnutých služeb. Poskytovatel se zavazuje poskytnout objednateli součinnost při projednání závad vyčtených v reklamačním protokolu a v případě jejich uznání je poskytovatel povinen poskytnout objednateli slevu ve výši 10 % z celkové ceny konkrétní objednávky.
2. Poskytovatel se tímto zavazuje, že pokud v souvislosti s realizací této smlouvy při plnění svých práv a povinností vyplývajících z této smlouvy přijde poskytovatel, či jeho pověření zaměstnanci do styku s osobními nebo citlivými údaji ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“) a platného nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), přijme veškerá technická a bezpečnostní opatření. V rámci poskytovatele s nimi budou seznámeni jen zaměstnanci a partneři poskytovatele, kteří je
v souvislosti s realizací této smlouvy nezbytně potřebují, a poskytovatel nezpřístupní data třetím osobám. Poskytovatel prohlašuje, že je oprávněn shromažďovat, používat, přenášet, ukládat nebo jiným způsobem zpracovávat (souhrnně “Zpracovávat”) informace předávané objednatelem, včetně osobních údajů, jak jsou definovány příslušnými právními předpisy, konkrétně zákonem o ochraně osobních údajů. Poskytovatel se zavazuje, že bude s dostupnými osobními údaji pracovat jen v nezbytném rozsahu a neuloží si je bez vědomí objednatele na jiné uložiště, aby nedošlo k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož aby i jinak nedošlo k porušení zákona o ochraně osobních údajů. Poskytovatel nese plnou odpovědnost a právní důsledky za případné porušení tohoto zákona z jeho strany. Poskytovatel se zavazuje při správě a zpracování osobních údajů dodržovat postup v souladu s aktuální platnou a účinnou legislativou, a to po celou dobu trvání skartační lhůty ve smyslu § 2 písm. s) zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Čl. VIII
Doba trvání a ukončení smlouvy
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou, a to na dobu 4 (čtyř) roků od nabytí účinnosti.
2. Objednatel je oprávněn tuto smlouvu kdykoli i bez udání důvodu vypovědět. Výpovědní lhůta je 1 měsíc a počne běžet prvého dne kalendářního měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi druhé smluvní straně.
3. Kterákoli ze smluvních stran je oprávněna od této smlouvy jednostranně odstoupit s účinky do budoucna v případě podstatného porušení smluvních povinností druhou smluvní stranou s tím, že za podstatné porušení se považuje zejména:
a. porušení kterékoli z povinností uvedené v Čl. VII,
b. opakované prodlení poskytovatele s plněním závazků nebo opakované porušení závazků podle této smlouvy, byl-li poskytovatel na předchozí prodlení s plněním svých závazků nebo porušením závazků písemně upozorněn,
c. prodlení objednatele s úhradou řádně vystavené faktury o více než 30 (třicet) kalendářních dnů,
d. skutečnost, že poskytovatel přestal být právně způsobilým subjektem, je v likvidaci nebo vůči jeho majetku probíhá insolvenční řízení.
4. Odstoupení od smlouvy je účinné dnem jeho písemného doručení na adresu sídla druhé smluvní strany, která je uvedena v záhlaví této smlouvy. Výpovědní doba činí 30 dní.
5. Odstoupením od této dohody nejsou dotčena práva smluvních stran na zaplacení splatné smluvní pokuty a případnou náhradu škody.
6. V případě předčasného ukončení této smlouvy jsou smluvní strany povinny poskytnout si navzájem veškerou potřebnou součinnost tak, aby žádné ze smluvních stran nevznikla škoda.
Čl. IX
Závěrečná ustanovení
1. Objednatel i poskytovatel prohlašují, že právní vztahy ze smlouvy vyplývající i vztahy smlouvou neupravené se řídí občanským zákoníkem a ZZVZ.
2. Objednatel jako správce osobních údajů dle výše citované legislativy, tímto informuje ve smlouvě uvedený subjekt osobních údajů, že jeho údaje uvedené v této smlouvě zpracovává pro účely realizace, výkonu práv a povinností dle této smlouvy.
3. Neplatnost nebo neúčinnost některého ustanovení této smlouvy nezpůsobuje neplatnost celé smlouvy.
4. Poskytovatel i objednatel berou na vědomí, že jakékoliv informace, které se vztahují k činnosti objednatele a poskytovatele, mají důvěrný charakter.
5. Jakékoli změny či doplnění této smlouvy jsou vázány na souhlas smluvních stran a je možné činit výhradně formou písemných a vzestupně číselně označených dodatků ke smlouvě podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
6. Tato smlouva podléhá povinnosti jejího zveřejnění podle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o registru smluv“), přičemž uveřejnění této smlouvy v registru smluv zajistí bez zbytečného odkladu po jejím uzavření objednatel.
7. Tato smlouva je vyhotovena ve třech stejnopisech s platností originálu, z nichž 2 (dva) jsou určeny pro objednatele a 1 (jeden) pro poskytovatele.
8. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv dle ustanovení § 6 zákona o registru smluv.
9. Smluvní strany tímto prohlašují, že tato smlouva byla sepsána na základě jejich svobodné vůle, souhlasí s jejím obsahem a na důkaz toho připojují své podpisy.
za objednatele:
V Praze dne 26. 10. 2018
…………………………………… Xxx. Xxxxxx Xxxx
Ředitel Sekce řízení ústředí
Česká republika – Státní pozemkový úřad
za poskytovatele:
V Praze dne 26. 10. 2018
……………………………………… Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx
Jednatel
Hotel Olšanka, s.t.o.