Příloha č. 7

Příloha č. 7

Řízení projektu

Obsah

1 Řízení projektu 3

1.1 Organizační struktura projektu 3

1.2 Základní projektové role a odpovědnosti 4

1.3 Matice činností a odpovědností VP, TD a Projektového manažera Dodavatele 6

1.4 Řídící dokumentace 8

1.5 Projektové výstupy 8

1.6 Projektové postupy a pravidla komunikace 9

1Řízení projektu

Tato Příloha Smlouvy popisuje základní prvky a pravidla řízení dodávky Díla, které budou rozvedeny v Řídící dokumentaci a dále adaptovány pro řízení dodávky Služeb.

Metodiku řízení dodávky Díla a Služeb určuje Objednatel a je pro Dodavatele závazná.

1.1Organizační struktura projektu

Dodávka Díla bude probíhat v rámci systémově integračního projektu (dále jen „projekt“), zahrnujícího kromě dodávky Díla i implementaci infrastruktury a implementaci souvisejících procesů na straně Objednatele (dále též „Ministerstva financí“ nebo „MF“).

Implementaci a následné provozní služby infrastruktury, včetně služeb ServiceDesku a CKB, zajistí Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s.p. (dále jen „SPCSS“). Přehled standardů a služeb SPCSS je uveden v Příloze č. 6 Smlouvy - Požadavky na implementaci a na Návrh řešení Plnění.

SPCSS dále zajistí služby systémové integrace (SI) - vedení systémově integračního projektu (VP) a technický dozor (TD) - které bude vykonávat jménem Objednatele.

Řízení projektu je založeno na následující organizační struktuře a rolích:

Konkr0tní struktura projektových týmů (realizačních i organizačních) a účast jednotlivých rolí na práci týmů bude určena v Řídící dokumentaci na základě návrhu struktury Realizačních týmů Dodavatele.

1.2Základní projektové role a odpovědnosti

Řídící komise (dále jen „ŘKO“) je nejvyšším řídícím orgánem projektu a nejvyšší eskalační autoritou pro veškeré záležitosti rojektu. Členy ŘKO jsou Xxxxxxx projektu ze strany MF a zástupci zúčastněných stran, jmenovaní každou ze Smluvních stran po podpisu Smlouvy.

Vedení projektu (dále jen „VP“) odpovídá za řízení systémově integračního rojektu jako celku. Součástí VP jsou projektoví manažeři a projektoví administrátoři.

Technický dozor (TD) je poradním orgánem VP a poskytuje odborné kontrolní a poradenské služby ve všech fázích projektu, přičemž primární odpovědností technického dozoru je:

• Kontrola dodržování všech dohodnutých parametrů a postupů projektu

• Kontrola správnosti realizace rojektu v souladu se zadáním a nabídkou Dodavatele

• Identifikace a eskalace technických rizik projektu

Pracovníci TD mají přístup ke všem pracovním dokumentům, vstupům a výstupům vedení projektu i projektových týmů, podle potřeby se účastní projektových a pracovních jednání a kontrolují stav vývojového a dokumentačního prostředí. Pracovníci TD konzultují a předběžně připomínkují výstupy projektu jménem Objednatele.

Projektový manažer MF řídí součinnosti a interní aktivity související s rojektem na straně MF, spolupracuje s VP.

Garanti (věcný garant a technický garant) jsou nositelé znalosti odborné problematiky v dané oblasti, poskytují odborné konzultace a informací ve formě interních dokumentů rezortu MF, účastní se akceptačních procesů. Garanti při těchto činnostech spolupracují s TD.

Projektový manažer Dodavatele odpovídá za řízení dodávky Dodavatele v rozsahu dle Smlouvy, včetně komunikace s VP, řízení součinností a úkolů v rámci rojektu. Dalšími kontaktními osobami Dodavatele jsou Architekt řešení, Vedoucí vývoje a Manažer datové migrace.

Realizační týmy vykonávají analytické, návrhové, vývojové, testovací, dokumentační a instalační práce AISG. Odpovědnost za vedení týmů v oblasti dodávky Dodavatele, tj. i za jejich výstupy a další odpovědnosti (úkoly, součinnosti, rizika …) má Dodavatel. Pokud není určen jiný pracovník Dodavatele, roli vedoucího realizačního týmu naplňuje Projektový manažer Dodavatele.

Struktura realizačních týmů bude upravena v Řídící dokumentaci na základě návrhu Xxxxxxxxxx. Minimálním požadavkem na strukturu týmů Dodavatele je ustanovení samostatného týmu odpovědného za bezpečnost řešení.

Jmenné seznamy orgánů projektu i realizačních týmů budou součástí Řídící dokumentace (Nominace členů organizačních a realizačních týmů).

1.3Matice činností a odpovědností VP, TD a Projektového manažera Dodavatele

	Vedení projektu	Technický dozor	Projektový manažer Dodavatele Vedoucí týmu Dodavatele
Projektové řízení a postupy
Příprava a změny Řídící dokumentace	Odpovídá	Konzultuje	Konzultuje
Výkon jednotlivých projektových postupů a procesů, práce s projektovou dokumentací včetně jejího obsahu, úplnosti, oběhu a ukládání. Dodržování komunikačního plánu a zásad pro ochranu informací	Odpovídá na úrovni projektu	Konzultuje Kontroluje na úrovni týmů	Odpovídá na úrovni Dodavatele/týmu
Příprava (a případně úpravy) detailního projektového harmonogramu	Odpovídá na úrovni projektu	Konzultuje	Odpovídá na úrovni Dodavatele/týmu
Plnění detailního projektového harmonogramu, identifikace časových problémů a rizik, návrh dalšího postupu	Odpovídá na úrovni projektu	Konzultuje Kontroluje na úrovni týmů	Odpovídá na úrovni Dodavatele/týmu
Identifikace a řízení projektových rizik a návrhů dalšího postupu	Odpovídá na úrovni projektu	Konzultuje Kontroluje na úrovni týmů	Odpovídá na úrovni Dodavatele/týmu
Identifikace a řízení konkrétních součinností projektových týmů	Odpovídá na úrovni projektu	Konzultuje Kontroluje na úrovni týmů	Odpovídá na úrovni Dodavatele/týmu
Zajištění vzájemné kompatibility částí systému a externích integrací	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá za dohled a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Řídí na úrovni Dodavatele/týmu Odpovídá za návrhy řešení
Změnové řízení	Odpovídá	Konzultuje	Konzultuje
Kontrola a řízení návrhu a implementace technického řešení
Odborné konzultace a potřebná podpora pracovníkům Zadavatele v průběhu projektu	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá	Řídí na úrovni Dodavatele/týmu Konzultuje
Připomínkování analytických a návrhových výstupů, identifikace problematických oblastí z pohledů dodávky jednotlivých týmů i celkové integrace a souladu se zadáním a požadavky Zadavatele	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá za připomínky a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Řídí na úrovni Dodavatele/týmu
Průběžný dohled nad kvalitou, úplností a funkčností implementovaných částí informačního systému	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá za dohled a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Odpovídá za návrhy řešení
Kontrola zdrojového kódu	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá za dohled a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Řídí na úrovni Dodavatele/týmu
Dohled nad dodržováním souladu se ZKB	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá za dohled a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Řídí na úrovni Dodavatele/týmu Odpovídá za návrhy řešení
Dohled nad náplní a kvalitou školení	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá za dohled a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Řídí na úrovni Dodavatele/týmu Odpovídá za návrhy řešení
Posuzování testovacích scénářů	Řídí na úrovni projektu	Xxxxxxxx za připomínky a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Odpovídá za návrhy řešení
Dohled nad prováděnými testy včetně způsobu zaznamenání výsledku a vyhodnocení	Řídí na úrovni projektu	Odpovídá za dohled a identifikaci problémů Konzultuje návrhy řešení	Odpovídá za návrhy řešení
Účast na akceptačních řízeních za stranu Zadavatele	Řídí	Účastní se

1.4Řídící dokumentace

Řídící dokumentace projektu bude obsahovat následující:

• Plán projektu (včetně organizační struktury, řízení harmonogramu, řízení výstupů a akceptací)

• Rámcový harmonogramu projektu

• Plán výstupů a akceptací

• Metodiku řízení kvality, rizik a změn

• Komunikační plán a projektové postupy (pravidla komunikace, reporting)

• Šablony a formáty dokumentů a výstupů

• Nominace členů organizačních a realizačních týmů

První verze Řídící dokumentace projektu bude vytvořena MF a SPCSS na základě obsahu této Přílohy Smlouvy, obecně platných norem projektového řízení (standardů metodiky PRINCE2 nebo jiného obecně uznávaného ekvivalentu této metodiky) a nabídky Dodavatele a bude předána Dodavateli bezodkladně po podpisu Smlouvy. Součástí Řídící dokumentace se stane akceptovaný dílčí výstup etapy 1A Podrobný popis etap Díla.

Změny Řídící dokumentace mohou být iniciovány ŘKO, Projektovým manažerem MF, Projektovým manažerem Dodavatele nebo VP. Procesní postup změn Řídící dokumentace bude obsažen v Řídící dokumentaci, přičemž platí, že změny Řídící dokumentace v průběhu projektu schvaluje Řídící komise.

Na úrovni Vedení Projektu bude dále podle pravidel daných Řídící dokumentací spravována sada řídících dokumentů projektu, m.j.

• Detailní harmonogram

• Registr úkolů a součinností

• Registr otevřených otázek

• Registr rizik a problémů

• Registr změn

• Zprávy a reporty

• Zápisy z jednání

• Akceptační, schvalovací a předávací protokoly

1.5Projektové výstupy

Smluvní akceptace jednotlivých realizačních etap je doplněna schvalováním jednotlivých dílčích etap na projektové úrovni. Úspěšné schválení všech dílčích etap dané etapy je doplňující podmínkou smluvní akceptace etapy. Specifikace dílčích etap a dílčích výstupů je obsažena v Příloze č.4 - Popis realizačních etap Díla.

Schválení dílčích etap je prováděno formou schválení projektových výstupů. Projektové výstupy mají buď charakter dokumentu, nebo závěrečné zprávy z testování, školení, případně jiných projektových aktivit, probíhajících pod dohledem VP a TD. Každá dílčí etapa musí mít definován minimálně jeden projektový výstup. Seznam projektových výstupů pro jednotlivé dílčí etapy navrhne Dodavatel v nabídce podle struktury řešení a bude dále rozpracován a schválen Objednatelem v rámci Etapy 1A a zařazen do Řídící dokumentace (Plán výstupů a akceptací). V rámci Etapy 1A bude pro každý projektový výstup stanoven jeho rámcový obsah. Na začátku každé dílčí fáze bude pro projektové výstupy dané fáze navržena a schválena jeho detailní struktura a obsah.

Schvalovací kritéria jednotlivých výstupů budou definována a schválena Objednatelem v rámci Etapy 1A, přičemž hlavním schvalovacím kritériem je soulad výstupů se Smlouvou, Řídící dokumentací a dříve schválenými projektovými výstupy.

Schvalovací procedury jednotlivých výstupů budou definovány a schváleny Objednatelem v rámci Etapy 1A, přičemž výchozím bodem jejich definice jsou procedury akceptačního řízení etap dle Smlouvy.

1.6Projektové postupy a pravidla komunikace

Projektové schůzky

Projektové a realizační schůzky jsou svolávány a organizovány vedoucím příslušného projektového týmu nebo VP. Pořízení a schválení zápisu je odpovědností každého vedoucího týmu, včetně vypracování a odeslání pravidelných reportů.

Porada vedení projektu (dále jen „PVP“) je pravidelným týdenním jednáním VP, projektových manažerů MF a Dodavatele a vedoucích všech realizačních týmů. PVP svolává VP. Hlavním cílem PVP je řízení a vzájemná koordinace všech projektových týmů.

Schůzky Řídící komise jsou svolávány a organizovány Vedením Projektu na podnět kteréhokoliv člena řídící komise, na základě potřeby eskalace otevřených otázek, problémů a rizik, nebo na základě Plánu akceptací.

Reporting

Pravidla, na jejichž základě se provádí reporting, jsou závazná pro všechny projektové týmy. Za vypracování, obsahovou správnost a odeslání dle domluvených termínů zodpovídá vedoucí daného týmu.

Zpráva	Kdo předkládá	Xxxx předkládá
Týdenní zpráva týmu	Vedoucí realizačních týmů	Vedení projektu
Týdenní zpráva projektu	Vedení projektu	Řídící komisi
Měsíční zpráva o stavu projektu	Vedení projektu	Řídící komisi

Týdenní zpráva týmu obsahuje informace o činnosti daného realizačního týmu, stavu úkolů, požadavky na součinnost, seznam otevřených otázek, identifikovaná rizika a problémy k řešení na úrovni Vedení projektu.

Týdenní zpráva projektu a Měsíční zpráva o stavu projektu jsou souhrnnými zprávami připravovanými Vedením projektu na základě týdenních zpráv týmů.

Harmonogram projektu

Harmonogram projektu je zpracováván v prostředí MS Excel, MS Project nebo obdobném jako:

• rámcový harmonogram, spravovaný VP,

• podrobný harmonogram zpracovávaný na úrovni projektových týmů.

Milníky a kontrolní body projektu (zejména dílčí etapy) jsou uvedeny v Plánu projektu, který je součástí Řídící dokumentace.

Rámcový harmonogram obsahuje hlavní aktivity projektu v členění na aktivity projektových týmů. Obsahuje všechny milníky projektu a vazby mezi harmonogramy jednotlivých týmů.

Detailní harmonogram je zpracován v návaznosti na rámcový harmonogram projektu a obsahuje podrobnější rozvedení aktivit projektových týmů minimálně na aktuální a příští dílčí etapu. Podle detailního harmonogramu sleduje VP stav činností a plánuje a řídí součinnosti.

Řízení otevřených otázek v projektu

Otevřené otázky identifikované v rámci týmů jsou eskalovány v rámci týdenních zpráv na VP. Závažné otevřené otázky vyžadující okamžité řešení jsou eskalovány a řešeny VP v nejkratším možném čase a zpětně zaznamenány v týdenních zprávách.

Na úrovni projektu probíhá řízení otevřených otázek na základě globálního seznamu otevřených otázek.

Úkoly a součinnosti

Součástí plnění Dodavatele je i plnění úkolů a poskytování součinností vyžádaných MF a SPCSS v rámci implementace jejich projektu. Dodavatel zároveň může požádat o součinnost SPCSS nebo MF. Všechny úkoly a součinnosti musí být v souladu s cíli a rozsahem projektu dle této Smlouvy a musí být schváleny Vedením projektu.

Neplnění úkolů a součinností může VP zohlednit při schvalování příslušných dílčích etap a eskalovat na ŘKO.

Součinnost mezi jednotlivými realizačními týmy v rámci projektu je koordinována VP. Požadavky na součinnost a stav jejich plnění jsou součástí pravidelné týdenní zprávy.

Projektová dokumentace

Pro tvorbu projektové dokumentace budou používány šablony, jejichž formální úprava a způsob uložení bude popsán podrobně v Řídící dokumentaci. V projektu budou vznikat zejména následující dokumenty:

• řídící dokumenty projektu (Řídící dokumentace, Reporty a zprávy, Zápisy z jednání, Předávací, schvalovací a akceptační protokoly)

• výstupní dokumenty projektu dle seznamu výstupů

Řízení rizik a kvality projektu

Rizika identifikovaná v projektu budou součástí týdenní zprávy realizačních týmů, předkládané VP. Další řízení rizik přebírá Vedení projektu. Vážná rizika budou neprodleně eskalována na Řídící komisi. Řízení rizik probíhá na základě seznamu identifikovaných rizik projektu, které budou evidovány v Registru rizik.

Řízení změn

Požadavky na změny vzešlé v rámci práce realizačních týmů jsou předkládány vedoucími týmů na VP. Závažné změny vyžadující okamžité řešení budou eskalovány na VP a ten je podle závažnosti může dále eskalovat na Řídící komisi. Řízení změn bude probíhat na základě posouzení dopadů na projekt, v rámci požadované realizace předložené změny. Změny budou řízeny na základě centrálního registru změn.

Pokud výsledek změnového řízení bude představovat dopad do ceny, je Dodavatel povinen, při jednání o finančním objemu změnového požadavku, uvést přesný rozpad činností na jednotlivé role, které budou danou změnu realizovat.

Pravidla komunikace

Pravidla komunikace v rámci projektu určují hlavní zásady komunikace a sdílení informací. S cílem zajistit včasnou a odpovídající výměnu, sdílení, evidenci a uchovávání všech informací týkajících se projektu budou dodržovány následující zásady:

• Veškeré projektové dokumenty jsou ukládány na projektovém úložišti dokumentů.

• Ústní komunikace i všechny písemné dokumenty projektu budou v českém jazyce, pokud nebude v jednotlivých případech dohodnuto jinak. V takovém případě bude dalším jazykem angličtina.

• Všechny výstupy musí být předávány ve standardních šablonách uvedených v Řídící dokumentaci a splňovat všechny předepsané formální znaky.

• Všechny výstupy (hlavně dokumenty, ale i programové úpravy) budou před jejich finální distribucí vždy validovány vedoucím daného realizačního týmu nebo projektovým manažerem. Není přípustné, aby jakékoli výstupy byly zasílány bez kontroly.

• Hlavním formálním komunikačním nástrojem bude e-mail. Veškerá komunikace v rámci projektu musí být zasílána v kopii na jednotnou určenou adresu projektu.

• Vedlejším komunikačním nástrojem bude telefon. Všechny významnější dohody provedené prostřednictvím telefonu však musí být dodatečně potvrzeny e-mailem nebo písemně formou zápisu z jednání.

• Z každého významnějšího osobního jednání bude pořízen zápis. Všechny zápisy ŘKO musí být podepsány přítomnými členy ŘKO.

• Zápisy z jednání jednotlivých realizačních týmů sepíše organizátor jednání následující pracovní den (nejpozději do 2 pracovních dnů) po ukončení jednání a odešle návrh elektronickou poštou k odsouhlasení určeným účastníkům jednání ke schválení či připomínkám.

• Účastníci jednání zareagují na obdržený návrh zápisu z jednání následující pracovní den (nejpozději do 2 pracovních dnů) od obdržení návrhu. V případě že připomínky k návrhu zápisu nebudou uplatněny v tomto termínu, je dokument považován za odsouhlasený.

• Všechny konečné, odsouhlasené verze zápisů z jednání, výstupních dokumentů a požadavků na změnu budou v písemné podobě předány Vedení projektu.