ISO 9001:2015 (ČSN EN ISO 9001:2016), ISO 14001:2015 (ČSN EN ISO 14001:2016), BS OHSAS 18001:2007 (ČSN OHSAS 18001:2008),
Smlouva č. 15917 / 16217
o provedení převzetí opakované certifikace (recertifikace) systému řízení dle norem:
ISO 9001:2015 (ČSN EN ISO 9001:2016), ISO 14001:2015 (ČSN EN ISO 14001:2016), BS OHSAS 18001:2007 (ČSN OHSAS 18001:2008),
ISO/IEC 27001:2013 (ČSN EN ISO/IEC 27001:2014), ISO/IEC 20000-1:2011 (ČSN
ISO/IEC 20000-1:2012)
uzavřená mezi Smluvními stranami (dále jen „Smlouva“)
1. Smluvní strany
T Cert, s.r.o. (dále jen „Dodavatel„)
Se sídlem: Evropská 846/176a, 160 00 Praha 6 Zastoupená: Xxx. Xxxx Xxxxx, jednatel
Bankovní spojení: MONETA Money Bank, a.s. Číslo účtu: 204607701/0600
IČO: 26747910
DIČ: CZ26747910
Společnost je zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze oddíl C, vložka 91225.
a
Státní pokladna Centrum sdílených služeb, s. p. (dále jen „Odběratel „)
Se sídlem: : Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3 - Žižkov Jednající: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, generální ředitel
Bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s. Číslo účtu: 6303942/0800
IČO: 03630919
DIČ: CZ03630919
Společnost je zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze oddíl A, vložka 76922.
2. Předmět Smlouvy
Předmětem Smlouvy je provedení opakované certifikace (dále jen recertifikace) systému řízení dle norem ISO 9001:2015 (ČSN EN ISO 9001:2016), ISO 14001:2015 (ČSN EN ISO 14001:2016), BS OHSAS 18001:2007 (ČSN OHSAS 18001:2008), ISO/IEC 27001:2013 (ČSN EN ISO/IEC 27001:2014), ISO/IEC 20000-1:2011 (ČSN
ISO/IEC 20000-1:2012) pro rozsah činností a služeb uvedených v nabídce č. 15917
/16217 ze dne 2. 1. 2017, která je nedílnou součástí Smlouvy (dále jen „Příloha č. 3“). Dále tato Smlouva obsahuje podmínky pro používání značky T Cert.
3. Plnění Dodavatele a Odběratele
3.1 Plnění Dodavatele
3.1.1 Dodavatel se zavazuje provést certifikaci systémů řízení Odběratele v rozsahu činností a služeb uvedených Odběratelem v Příloze č. 3 (Nabídka), která je nedílnou součástí Smlouvy a za cenu uvedenou v odstavci 4.
3.1.2 Dodavatel se zavazuje zacházet se všemi informacemi o Odběrateli, poskytnutými během auditu, jako s důvěrnými, přičemž současně bere na vědomí, že veškeré informace o Odběrateli, resp. informace poskytnuté mu Odběratelem, jsou obchodním tajemstvím dle § 504 zák. č. 89/2012 Sb. Zákon občanský zákoník v platném znění. Nebude tyto informace poskytovat třetí straně. Z toho je vyloučeno poskytnutí informací akreditačnímu orgánu (ČIA), nebo rozhodčímu orgánu při řešení sporů. Odběratel může povolit použití informací i z jiných, dohodnutých důvodů.
3.1.3 Dodavatel provádí recertifikační audit a následnou dozorovou činnost podle pravidel vycházejících z příslušných mezinárodních norem, specifikací apod.
3.1.4 Dodavatel informuje Odběratele – držitele certifikátu o změnách v certifikačních postupech, jež se Odběratele přímo týkají.
3.1.5 Dodavatel vede a uveřejňuje (zejména na své www stránce) seznam jím certifikovaných společností, včetně rozsahu platnosti certifikátu.
3.1.6 Dodavatel přijímá stížnosti Odběratele k certifikačním postupům písemně a informuje Certifikační radu Xxxxxxxxxx. Nedojde-li k dohodě, rozhodne Certifikační rada Dodavatele o zapojení rozhodčího místa. Při stížnostech na Dodavatele má zákazník právo obrátit se přímo na Certifikační radu Dodavatele.
3.1.7 Výstupem certifikačního auditu bude doručení originálních vyhotovení certifikátu v listinné podobě – tři paré v českém jazyce a tři paré v anglickém jazyce Odběrateli.
3.1.8 Platnost certifikátu začíná datem udělení a trvá tři roky, za předpokladu, že pololetní, eventuálně roční dozorové (kontrolní) audity budou mít pozitivní výsledek. Ve zvlášť zdůvodněných případech může mít dozorový audit i kratší intervaly.
3.2 Plnění Odběratele
3.2.1 Odběratel dá k dispozici (nahlédnutí, popř. uschování) Dodavateli cca 4 týdny před auditem (recertifikačním, dozorovým auditem) veškerou potřebnou dokumentaci, vztahující se k manažerskému systému řízení (příručka systému řízení, příp. směrnice) popř. další, individuálně vyžádané materiály (např. o provedených interních auditech, neprodlený přístup k registrovaným stížnostem držitele certifikátu apod.).
3.2.2 Odběratel provede do recertifikačního auditu interní audit minimálně všech prvků systému řízení (dále jen MS) a vývoje a přezkoumání MS.
3.2.3 Odběratel zabezpečí auditorskému týmu během auditu možnost nahlédnutí do všech záznamů o MS v rozsahu jeho platnosti a poskytne mu přístup k organizačním jednotkám, pobočkám apod.
3.2.4 Odběratel umožní auditorskému týmu během platnosti této Smlouvy návštěvu všech míst podléhajících certifikaci, která jsou uvedena v Příloze 1 této Smlouvy. Pokud se Příloha 1 v průběhu platnosti certifikace jakkoli změní, (zrušení certifikovaného, nebo vznik nového pracoviště), má Odběratel povinnost okamžitě o této skutečnosti Dodavatele informovat, bude domluven postup uvedení certifikátu/přílohy do souladu
se skutečností (neposkytnutí takovéto informace bude bráno za zneužití certifikace a bude jednáno podle postupu TC o pozastavení Certifikace).
3.2.5 Odběratel si vyhrazuje právo požádat o výměnu člena auditorského týmu, který bude provádět certifikační a auditní služby, pro opakovanou nespokojenost s kvalitou jím odváděné práce nebo pro nedostatečnou komunikaci s Odběratelem. Veškeré případné náklady související s výměnou člena auditorského týmu nese výlučně Dodavatel. Dodavatel je povinen této žádosti vyhovět do 15 dnů od doručení písemné výzvy Odběratele.
3.2.6 Odběratel před provedením auditu oznámí Xxxxxxxxxx odpovědnou osobu za předmětný systém.
3.2.7 Po udělení certifikátu je Odběratel povinen neprodleně sdělit certifikačnímu místu všechny důležité změny MS jako je:
▪ změna firemní struktury
▪ změna certifikovaného oboru
3.2.8 Odběratel je povinen zaznamenávat všechna svá nápravná a preventivní opatření a způsob jejich vypořádání předložit při auditu.
3.2.9 Odběratel informuje Dodavatele o záměrech využití poradenských služeb v oblasti MS, aby se zabránilo konfliktním situacím, zejména nepřípustným střetům zájmů z hlediska ustanovení pro jednotlivé systémy řízení. Tato informace slouží pro účely Dodavatele, aby zachoval plnou nezávislost (tedy nevědomky nevyužil auditora, který by mohl být jakýmkoli způsobem spojen s poradenskou společností).
3.2.10 V rámci udržování akreditace Dodavatele, umožní Odběratel případné provedení tzv. „Witness auditu“ (prověřovací audit za přítomnosti akreditačního orgánu ČIA). Dodavatel je povinen oznámit Odběrateli termín takového auditu minimálně 5 pracovních dní před jeho provedením.
3.2.11 Odběratel se zavazuje plnit při procesu certifikace všechny podmínky auditu a jejich nesplnění neodkladně ohlásit Dodavateli.
3.2.12 Odběratel uděluje Xxxxxxxxxx souhlas se zpracováním osobních údajů a zejména s jejich zveřejněním v seznamu udělených certifikátů včetně rozsahu platné certifikace. Odběratel má právo souhlas odvolat v případě, že Xxxxxxxxx zpracovává, nebo uveřejňuje osobní údaje v rozporu se Smlouvou nebo s platnou legislativou. Odběratel musí souhlas odvolat písemně.
4. Cenové ujednání, platební podmínky a termíny provedení
Cena za poskytování certifikačních a auditních služeb dle norem ISO na celé období dle článků 1.2 a 2.1 zadávací dokumentace
Název | Jednotková nabídková cena v Kč bez DPH | Počet | Xxxxxxx nabídková cena v Kč bez DPH |
Certifikační audit pro certifikaci systému ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 | 63 000,- | 2 | 126 000,- |
Periodický audit pro certifikaci systému ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 | 36 000,- | 4 | 144 000,- |
Certifikační audit pro certifikaci systému ISO 20000-1, ISO 27001 | 84 000,- | 2 | 168 000,- |
Periodický audit pro certifikaci systému ISO 20000-1, ISO 27001 | 48 000,- | 4 | 192 000,- |
Celková nabídková cena v Kč bez DPH | 630 000,- | ||
4.1.1 Ceny jsou kalkulovány bez 21% DPH. Cena zahrnuje veškeré náklady (přímé i nepřímé).
4.1.2 Faktura za audit bude vystavena po provedení auditu se zdanitelným plněním k poslednímu dni měsíce za poskytování služby se splatností minimálně 30 dnů od doručení faktury zadavateli na e-mail xxxxxxxxxx@xxxxx.xx nebo prostřednictvím datové schránky, přičemž vystavení všech certifikátů v českém a anglickém jazyce je zahrnuto v ceně recertifikačního auditu. Na uhrazení faktury je vázáno předání certifikátu.
4.1.3 Faktura za dozorový audit bude vystavena po provedení auditu se zdanitelným plněním k poslednímu dni měsíce za poskytování služby se splatností minimálně 30 dnů od doručení faktury zadavateli na e-mail xxxxxxxxxx@xxxxx.xx nebo prostřednictvím datové schránky. Dozorové audity se musí uskutečnit nejpozději do 12 měsíců (1. dozorový audit) respektive 24 měsíců (2. dozorový audit) od provedení recertifikačního auditu. Předběžný harmonogram dozorových auditů následuje a je také v Příloze č. 3 (Nabídka) včetně nákladů, která je nedílnou součástí Smlouvy.
Harmonogram:
I. | Převzetí platné certifikace ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Konec platnosti certifikátů IS0 9001 a ISO 14001 končí k 15.9.2018, předpokládá se integrovaný audit včetně OHSAS 18001 (kde platnost končí 12.1.2019), pokud nebude domluveno jinak. | Září 2018 | ||
II. | II. Kontrolní audity (dozorové audity) ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Provedení dozorových činností do 12. měsíců od certifikace/recertifikace – dle mezinárodních požadavků. | Září 2019 | ||
Provedení dozorových činností do 24. | |||
měsíců od certifikace/recertifikace dle | Září 2020 | ||
mezinárodních požadavků. | |||
I. | Recertifikace ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Provedení recertifikace v termínu 3-letého cyklu. | Září 2021 | ||
II. | II. Kontrolní audity (dozorové audity) ISO 9001, 14001, OHSAS 18001) | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Provedení dozorových činností do 12. měsíců od certifikace/recertifikace – dle mezinárodních požadavků. | Září 2022 | ||
Provedení dozorových činností do 24. | |||
měsíců od certifikace/recertifikace – | Září 2023 | ||
dle mezinárodních požadavků. | |||
I. | Převzetí platné certifikace ISO 20000-1, ISO 27001 | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Konec platnosti certifikátů ISO 20000- 1, ISO 27001 k 14.12.2018, předpokládá se integrovaný audit obou norem do tohoto data. | listopad/prosinec 2018 | ||
II. | II. Kontrolní audity (dozorové audity) ISO 20000-1, ISO 27001 | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Provedení dozorových činností do 12. měsíců od certifikace/recertifikace – dle mezinárodních požadavků. | listopad/prosinec 2019 | ||
Provedení dozorových činností do 24. měsíců od certifikace/recertifikace – dle mezinárodních požadavků. | listopad/prosinec 2020 | ||
I. | Recertiffikace ISO 20000-1, ISO 27001 | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Provedení recertifikace v termínu 3-letého cyklu. | listopad/prosinec 2021 | ||
II. | II. Kontrolní audity (dozorové audity) ISO 20000-1, ISO 27001 | Zdůvodnění: | předpokládaný termín |
Provedení dozorových činností do 12. měsíců od certifikace/recertifikace – dle mezinárodních požadavků. | listopad/prosinec 2022 | ||
Provedení dozorových činností do 24. měsíců od certifikace/recertifikace – dle mezinárodních požadavků. | listopad/prosinec 2023 | ||
4.1.4 Pro obnovení/udržení platnosti certifikace, musí být všechny recertifikační činnosti ukončeny nejpozději do 6 měsíců od vypršení data platnosti certifikace. V tomto případě je datum ukončení platnosti certifikace založeno na předchozím certifikačním cyklu.
5. Podmínky pro používání značky T Cert
5.1 Rozsah práva k používání značky T Cert
5.1.1 Po udělení certifikátu Dodavatel písemně schválí používání značky T Cert (viz Příloha 2.)
5.1.2 Vzhled certifikátu a značky T Cert určuje Dodavatel.
5.1.3 Používání této značky se týká výhradně certifikované oblasti společnosti Odběratele. Použití značky pro jinou oblast není dovoleno.
5.1.4 Značka T Cert smí být používána pouze ve formě uvedené v Příloze 2. Musí být snadno čitelná a zřetelně viditelná. Odběratel není oprávněn provádět změny v certifikátu. Certifikát nesmí být použit pro účely klamavé reklamy.
5.1.5 Značka T Cert smí být použita jen Odběratelem a v bezprostředním spojení s firemním jménem či logem Odběratele. Nesmí být použita na výrobky nebo ve vztahu k výrobku, službě a/nebo postupu Odběratele.
5.1.6 Značka T Cert nesmí být bez souhlasu Dodavatele použita třetí stranou, nebo nástupcem Odběratele. To lze provést pouze na základě Smlouvy, případně provedením nového auditu.
5.1.7 Akreditační značka ani značka T Cert nesmí být Odběratelem, v případě že se jedná o certifikovanou laboratoř, použita na jeho protokolech o zkouškách ani kalibračních protokolech.
5.1.8 Pokud budou třetí stranou uplatňovány na Dodavatele nároky ze zásad ručení za výrobek/službu, které vznikly neoprávněným použitím značky či certifikátu Odběratele, je tento povinen Dodavatele od těchto nároků osvobodit. To se týká i klamavé reklamy.
5.1.9 Odběratel se zavazuje k tomu, že bude značku/certifikát T Cert používat v soutěži jen ve vztahu k doložení své certifikace. Odběratel dále musí zajistit, aby nevznikl v rámci soutěže dojem, že se při certifikaci Dodavatelem jednalo o úřední přezkoušení.
5.1.10 Odběratel získává nepřenosné a nevýlučné právo používat značku T Cert při dodržování výše uvedených pravidel. Používání značky T Cert nepodléhá dalším poplatkům, její používání je zahrnuto v odměně dle článku 4 této Smlouvy.
5.2 Pozastavení a ukončení užívacího práva
5.2.1 Právo Odběratele užívat značku T Cert a vlastní certifikát končí bez nutnosti výpovědi vždy, když:
5.2.1.1. certifikovaný systém Odběratele trvale nebo vážně selhává při plnění požadavků vyplývajících z certifikace, včetně požadavku na efektivitu systému řízení
5.2.1.2. Odběratel neoznámí Dodavateli okamžité změny, nebo známky těchto změn ve své společnosti mající rozhodující vztah k certifikaci (také změna lokalit podléhajících certifikaci viz článek 4.2.4. této Smlouvy)
5.2.1.3. nemohly být provedeny dozorové audity z důvodů zavinění Odběratelem
5.2.1.4. výsledek dozorových auditů nepotvrdí další platnost certifikátu
5.2.1.5. Odběratel dobrovolně požádá o pozastavení platné certifikace.
V uvedených případech má Dodavatel právo pozastavit nebo omezit platnost certifikace.
5.2.2 Při pozastavení platnosti certifikace Dodavatel přezkoumá důkazy porušení a dohodne se na provedení nápravy s Odběratelem. Časový „prostor“ pro nápravu je podle náročnosti odstranění maximálně 4 měsíce. Po tuto dobu se pozastavuje platnost certifikátu a Dodavatel má právo na svých www stránkách uvést informaci
o pozastavení platnosti certifikátu. Pokud je doba pozastavení delší než 4 měsíce, musí se před obnovením certifikace provést mimořádný dozorový audit v rozsahu dozorového auditu. Tento bude fakturovaný jako dozorový audit (viz bod 4.1.3 této Smlouvy). V případě neprovedení nápravy do 6 měsíců od pozastavení platnosti certifikace dochází k odebrání certifikátu.
5.2.3 O obnovení platnosti certifikace musí Odběratel písemně požádat Dodavatele.
5.2.4 Právo Odběratele používat značku T Cert a vlastní certifikát končí bez nutnosti výpovědi vždy, když:
5.2.4.1. Odběratel nevykonal nápravu do 6 měsíců od pozastavení platnosti certifikace
5.2.4.2. je certifikát neoprávněně používaný
5.2.4.3. výsledek dozorových auditů nepotvrdí další platnost certifikátu
5.2.4.4. Odběratel nedodržel podmínky stanovené v bodu. 5.1 této Smlouvy
5.2.4.5. Nedojde-li k provedení dozorového auditu v termínu stanoveném příslušnou normou (do 12, respektive 24 měsíců po provedení certifikačního auditu)
5.2.4.6. Odběratel neuhradí Dodavateli závazky za provedení předchozího auditu ani v dodatečné lhůtě 30 dní od doručení písemného upozornění Odběratele Dodavatelem
5.2.4.7. na majetek Dodavatele je vyhlášen konkurz, nebo je odmítnutý soudní návrh na zahájení konkurzu pro nepodloženost
5.2.4.8. je správním nebo soudním rozhodnutím zakázána certifikace nebo platnost certifikace.
V uvedených případech má Dodavatel právo odebrat certifikát, který pozbyl platnosti a Dodavatel má právo na svých www stránkách uvést informaci o neplatnosti certifikace. Odběratel má povinnost vrátit certifikát Dodavateli.
5.2.5 Dodavatel je povinen při pozastavení nebo zániku práva na používání značky T Cert nebo při omezení rozsahu certifikace tuto skutečnost písemně oznámit Odběrateli.
5.2.6 Pokud k vykonání auditu podle bodu 5.2.4.5 nedojde z důvodu na straně Dodavatele, Dodavatel nahradí Odběrateli veškeré škody způsobené neuskutečněním auditu.
5.2.7 Certifikát je majetkem Dodavatele a je Xxxxxxxxxx zapůjčen Při ukončení užívacího práva je Xxxxxxxxx povinen certifikát vrátit Xxxxxxxxxx a/nebo jeho nástupci.
6. Společné a závěrečné ustanovení
6.1.1 Smlouva se uzavírá na dobu 6 let (2 certifikační cykly).
6.1.2 Na další období se Smlouva prodlužuje v případě objednávky recertifikačního auditu ze strany Odběratele.
6.1.3 Smlouvu je možno měnit jen písemným dodatkem se souhlasem obou smluvních stran.
6.1.4 Dodavatel uděluje souhlas s uveřejněním Smlouvy v celém rozsahu včetně případných jejích příloh a dodatků v souladu s požadavky vyplývajícími ze zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) v platném znění dále s uveřejněním této Smlouvy na profilu Odběratele jakožto zadavatele dle ust. § 219 ZZVZ.
6.1.5 Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom vyhotovení.
6.1.6 Smlouva nabývá platnosti dnem podpisu obou Smluvních stran a účinnosti dnem uveřejnění Smlouvy v registru smluv dle zák. č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) v platném znění.
6.1.7 Nebyla-li Smlouva, která nabývá účinnosti nejdříve dnem uveřejnění uveřejněna prostřednictvím registru smluv ani do tří měsíců ode dne, kdy byla uzavřena, platí, že je zrušena od počátku.
Za Odběratele: | Za Dodavatele: | ||||
v | Praze | dne | v | Praze | dne |
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx | Xxx. Xxxx Xxxxx | ||||
generální ředitel | jednatel | ||||