Podmínky ochrany osobních údajů
Podmínky ochrany osobních údajů
1. O společnosti První rodinná a.s.
Společnost První rodinná a.s., IČ: 05360668, se sídlem Olivova 0000/0, Xxxx Xxxxx, 000 00 Xxxxx 0, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B 21832 (dále jen „Společnost“) v souvislosti s činností, kterou vykonává, shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje o některých fyzických osobách. Těmito osobami jsou zejména její zákazníci, dodavatelé a obchodní partneři dodavatelů a jiné osoby, se kterými je Společnost v určitém vztahu či s nimi komunikuje.
Tyto podmínky ochrany osobních údajů (dále jen „Podmínky“) popisují, jak je ve Společnosti prováděno zpracování osobních údajů. Dále zajišťují, aby zpracování osobních údajů bylo v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů - GDPR) (dále jen „GDPR“), aby práva subjektů údajů byla náležitě chráněna, a aby subjekty údajů měli dostatečné informace o svých právech a postupech Společnosti v rámci zpracování osobních údajů.
Tyto Podmínky dopadají na veškeré osobní údaje zpracovávané Společností, bez ohledu na účel či právní titul jejich zpracování.
2. Kontaktní údaje
Dotazy ohledně zpracování osobních údajů lze zaslat Společnosti na korespondenční adresu:
Xxxxxxx 0000/0, Xxxx Xxxxx, 000 00 Xxxxx 0, na e-mail xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx Rovněž jsme k dispozici na telefonním čísle 260 260 260.
3. Zásady zpracování osobních údajů
Společnost zpracovává korektní a aktuální osobní údaje na základě zákonného titulu, transparentně, pouze pro jasně vymezené a legitimní účely, v minimálním nutném rozsahu, ukládá je ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů pouze po nezbytnou dobu ve vztahu k účelu a zajišťuje jejich integritu a důvěrnost pomocí vhodných technických a organizačních opatření a náležitého zabezpečení před jejich neoprávněným či nezákonným zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Společnost zajišťuje, aby nekorektní údaje byly bezodkladně vymazány nebo opraveny, a to v souladu s účelem, pro který se zpracovávají.
4. Účel zpracování osobních údajů
Před zahájením jakéhokoli zpracování osobních údajů Společnost stanovuje účel, pro který zpracovává osobní údaje. Takovým účelem je typicky uzavření smlouvy (včetně jednání směřujících k uzavření smlouvy) či plnění smlouvy se zákazníkem, kontaktování stávajících i potenciálních zákazníků za účelem nabídky produktů a služeb, plnění zákonných povinností zejména v oblasti energetiky, ochrany spotřebitele, účetnictví a daní.
Za jakým účelem jsou osobní údaje subjektu údajů zpracovávány, se subjekt údajů dozví z informací obsažených v těchto Podmínkách. Zpracování osobních údajů je po celou dobu prováděno výhradně v nezbytně nutném rozsahu a způsobem, který vede k dosažení předem stanoveného účelu.
Jakmile je účel zpracování naplněn, Společnost osobní údaje v souladu se zásadou minimalizace údajů a omezení uložení vymazává, pokud je není třeba uchovávat pro jiný účel.
5. Jaké osobní údaje zákazníka jsou zpracovávány, za jakým účelem, v jakém
rozsahu a po jakou dobu
V případě, že je subjekt údajů zákazníkem Společnosti a udělil jí souhlas ke zpracování osobních údajů (ke každé činnosti se souhlas uděluje zvlášť), zpracovává Společnost údaje k účelům, ke kterým byl souhlas udělen. Těmito účely (v závislosti na souhlasu) mohou být:
i. Účel zpracování
Sjednání smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, a plnění z ní (především o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu, kupní smlouvy aj.).
Právní základ zpracování: Zpracování je nutné v souvislosti s uzavřením a plněním, změnou nebo ukončením smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se platební historie, platební údaje, četnost a výše záloh, další údaje týkající se plnění závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (včetně např. emailové komunikace, upomínek apod.), a v případě smluv o sdružených službách dodávek
elektřiny/plynu identifikační údaje odběrného místa, velikost a případně průběh spotřeby elektřiny/plynu, další osobní údaje nezbytné pro zajištění služeb distribuční soustavy.
Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů.
ii. Účel zpracování
Určení, výkon a obhajoba právních nároků Společnosti po ukončení závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (především o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu, kupní smlouvy aj.)
Právní základ zpracování: Zpracování je nezbytné z důvodu oprávněných zájmů Společnosti.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Shodné jako v bodě 5.i (sjednání a plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů).
Doba zpracování: Po dobu trvání promlčecích lhůt potenciálních nároků po skončení závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, případně po dobu delší, pokud dojde např. ke stavění promlčecí lhůty.
iii. Účel zpracování
Vedení účetnictví a plnění daňových povinností
Právní základ zpracování: Plnění zákonné povinnosti.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje zákazníka a odběrného místa, kontaktní údaje, platební údaje, údaje týkající se platební historie, faktury.
Doba zpracování: Po dobu 5 let od vytvoření dokumentu (jde o zákonnou lhůtu).
iv. Účel zpracování
Přímý marketing
Právní základ zpracování: Zpracování je nezbytné z důvodu oprávněných zájmů Společnosti.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Shodné jako v bodě 5.i (sjednání a plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů).
Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů,
a dále po dobu 1 roku od ukončení závazku z této smlouvy.
v. Účel zpracování
Předcházení podvodům nebo jinému protiprávnímu jednání a ochrana majetku Společnosti
Právní základ zpracování: Zpracování je nutné z důvodu oprávněného zájmu Společnosti. Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, osobní údaje týkající se platební historie.
Doba zpracování: Po dobu jednání směřujícího k uzavření smlouvy a následně po dobu trvání závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu, případně jiné smlouvy sjednané se Společností.
vi. Účel zpracování
Předání osobních údajů zákazníka týkajících se plnění jeho peněžních závazků a platební morálky ze strany Společnosti třetím osobám zabývajícím se ověřováním platební morálky a důvěryhodnosti zákazníka, které jsou provozovateli registru podle zákona o ochraně spotřebitele, a jejich další zpracovávání v jimi vedených databázích pro účely smluvního ověřování bonity, důvěryhodnosti a platební morálky pro další subjekty
Právní základ zpracování: Oprávněný zájem Společnosti.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se platební historie, další údaje týkající se plnění závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu, případně jiné smlouvy sjednané se Společností (včetně např. emailové komunikace, zasílání upomínek apod.).
Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu, případně jiné smlouvy sjednané se Společností.
vii. Účel zpracování
Kontaktování a zasílání nabídek dalších produktů včetně nabídek služeb Společnosti nebo jiných spolupracujících poskytovatelů produktů a služeb, které přímo nesouvisí s dodávkou elektřiny/plynu (např. finanční produkty a služby, dodávka energetických řešení apod.), a to i na elektronické kontakty zákazníka (marketingový souhlas).
Právní základ zpracování: Souhlas zákazníka.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se platební historie a vyhodnocování kreditního rizika, další údaje týkající se plnění závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (údaje o spotřebě elektřiny/plynu atd.).
Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů.
viii. Účel zpracování
Kontaktování a zasílání nabídek produktů včetně nabídek služeb Společnosti nebo jiných spolupracujících poskytovatelů produktů a služeb po zániku závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu nebo jiné smlouvy sjednané se Společností (marketingový souhlas)
Právní základ zpracování: Souhlas zákazníka.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se platební historie a vyhodnocování kreditního rizika, další údaje týkající se plnění závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (údaje o spotřebě elektřiny/plynu atd.).
Doba zpracování: Po dobu 3 let od ukončení závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, sjednané se Společností.
ix. Účel zpracování
Telefonické kontaktování za účelem zkvalitnění péče o zákazníky a marketingových kampaní ze strany Společnosti nebo jiných spolupracujících poskytovatelů produktů a služeb po dobu trvání a po zániku závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu nebo jiné smlouvy sjednané se Společností
Právní základ zpracování: Souhlas zákazníka.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se platební historie a vyhodnocování kreditního rizika zákazníka, údaje o spotřebě elektřiny/plynu, další osobní údaje týkající se plnění závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu nebo jiné smlouvy sjednaní zákazníkem. Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy a po dobu 3 let od ukončení závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu nebo jiné smlouvy sjednané se Společností.
x. Účel zpracování
Předání osobních údajů zákazníka týkajících se plnění jeho peněžních závazků a platební morálky ze strany Společnosti třetím osobám zabývajícím se ověřováním bonity, platební morálky a důvěryhodnosti zákazníka, které nejsou provozovateli registru podle zákona o ochraně spotřebitele, a jejich další zpracovávání v jimi vedených databázích pro účely smluvního ověřování bonity, důvěryhodnosti a platební morálky pro další subjekty
Právní základ zpracování: Souhlas zákazníka.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, údaje týkající se platební historie a plnění peněžních povinností ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu, nebo z jiného typu smlouvy.
Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu.
6. Příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů Příjemcem osobních údajů je výše specifikovaná společnost První rodinná a.s. Zpracování osobních údajů pro Společnost provádí:
▪ zprostředkovatelé, jejichž prostřednictvím došlo k uzavření smlouvy mezi
Společností a subjektem údajů;
▪ spolupracující poskytovatelé produktů a služeb;
▪ společnosti poskytující Společnosti IT služby a dodávku IT systémů včetně servisních služeb;
▪ společnosti poskytující Společnosti služby v oblasti skórování, hodnocení platební morálky a solventnosti zákazníka;
▪ společnost OTE, a.s., IČO: 264 63 318, se sídlem Sokolovská 192/79, 186 00 Praha 8 – Karlín, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským
soudem v Praze, sp. zn. B 7260;
▪ provozovatelé distribučních soustav, pokud předávání osobních údajů zákazníků nebo jiných osob ukládá zákon nebo jiný právní předpis;
▪ ostatní účastníci trhu s elektřinou či plynem, pokud předávání osobních údajů zákazníků nebo jiných osob ukládá zákon nebo jiný právní předpis.
Dále mohou být příjemcem osobních údajů orgány veřejné moci, např. Energetický regulační úřad, Ministerstvo průmyslu a obchodu, Česká obchodní inspekce, soudy, či policie aj. za podmínek stanovených právními předpisy.
7. Informace o automatizovaném individuálním rozhodování, včetně profilování
Společnost neprovádí automatizované individuální rozhodování o subjektech údajů.
8. Zákonný titul zpracovávání osobních údajů
Společnost zpracovává osobní údaje vždy na základě alespoň jednoho ze zákonných titulů vyjmenovaných v článku 6 GDPR (právní základ pro zpracování). Nejčastěji uplatňovanými zákonnými tituly pro zpracování osobních údajů zákazníků prováděné Společností jsou:
a) uzavření nebo plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
b) plnění právní povinnosti, která se na Společnost jako správce vztahuje;
c) oprávněný zájem Společnosti či třetí strany, který převažuje nad zájmy a základními právy a svobodami subjektu údajů vyžadujícími ochranu osobních údajů; nebo
d) souhlas subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů.
8.1 Uzavření nebo plnění smlouvy
Společnost za účelem uzavření smlouvy získává a zpracovává údaje o potencionálních zákaznících. Konkrétně se jedná o údaje, které Společnost potřebuje k uzavření smlouvy a k určení ceny daného produktu. Následně zpracovává osobní údaje zákazníků, které
souvisejí s plněním smlouvy. Jedná se zejména o identifikační údaje zákazníka, identifikaci odběrného místa, kontaktní údaje, platební údaje, výše spotřeby elektřiny/plynu, četnost a výše záloh, další osobní údaje nezbytné pro zajištění služby distribuční soustavy, další osobní údaje nezbytné pro plnění smlouvy a údaje o samotném smluvním plnění (platební historie zákazníka, emailová komunikace, upomínky apod.).
8.2 Plnění právní povinnosti
Zpracování za účelem plnění právní povinnosti stanoví zákon, nebo na jeho základě vydaný podzákonný právní předpis, nebo předpis evropského práva. Společnost za tímto účelem zpracovává pouze ty osobní údaje zákazníků, jejichž zpracování jí ukládá zákon, případně ty, které potřebuje ke splnění zákonné povinnosti.
8.3 Oprávněný zájem Společnosti
Oprávněný zájem Společnosti určuje Společnost. Společnost před tím, než začne osobní údaje podle stanoveného oprávněného zájmu zpracovávat, poměří tento zájem s oprávněnými zájmy a základními právy a svobodami subjektů údajů, jejichž osobní údaje zpracovává (provede tzv. balanční test). Pokud Společnost shledá podle výsledku balančního testu, že může osobní údaje subjektu údajů zpracovávat na základě titulu oprávněného zájmu, informuje vždy subjekt údajů o této skutečnosti (tj. že zpracovává údaje na základě oprávněného zájmu), pokud tak již neučinila dříve jiným způsobem.
Je-li titulem pro zpracování osobních údajů subjektu údajů oprávněný zájem Společnosti, je subjekt údajů oprávněn podat námitku (podrobně viz čl. 12.7 těchto Podmínek) a žádat výmaz (podrobně viz čl. 12.4 těchto Podmínek).
Společnost zpracovává osobní údaje na základě oprávněných zájmů, jako je například předcházení podvodům, ochrana majetku, vymáhání právních nároků, přímý marketing (pokud Společnost zpracovává osobní údaje pro účely plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, je oprávněna informovat subjekt údajů o zboží nebo službách a zasílat obchodní sdělení na e- mailovou adresu uvedenou subjektem údajů), aj.
8.4 Souhlas se zpracováním osobních údajů
Souhlas subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů může být udělen pro jeden nebo více konkrétních účelů – tento titul využívá Společnost pouze v těch případech, kdy není oprávněna zpracovávat osobní údaje na základě jiného právního titulu.
Souhlas se zpracováním osobních údajů může subjekt kdykoli odvolat. Pokud subjekt údajů svůj souhlas se zpracováním odvolá, neznamená to, že by zpracování osobních údajů před takovým odvoláním bylo nezákonné – odvolání souhlasu nemá zpětný účinek a zpracování osobních údajů vycházející z tohoto souhlasu před jeho odvoláním jím není dotčeno. O této skutečnosti je subjekt údajů informován před tím, než vyjádří souhlas se zpracováním osobních údajů.
9. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické formě automatizovaným i neautomatizovaným způsobem, v tištěné (listinné) podobě neautomatizovaným způsobem.
10. Po jakou dobu zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje budou zpracovávány pouze po dobu potřebnou k naplnění účelu zpracování osobních údajů, která je určena individuálně. Nad rámec takto stanovené doby je Společnost oprávněna zpracovávat osobní údaje subjektu údajů po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy nebo po dobu potřebnou k vymáhání práv Společnosti vůči subjektu údajů. Konkrétní dobu, po kterou budou osobní údaje daného subjektu údajů zpracovávány, se subjekt údajů dozví v čl. 5 těchto Podmínek.
11. Jaká práva má subjekt údajů?
Každý subjekt údajů má následující práva:
1) právo na informace o zpracování osobních údajů;
2) právo na přístup k osobním údajům včetně kopie osobních údajů;
3) právo na opravu;
4) právo na výmaz (právo být zapomenut);
5) právo na omezení zpracování;
6) právo na přenositelnost údajů;
7) právo vznést námitku;
8) právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování;
9) právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo k jinému příslušnému dozorovému úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
12. Kde a jak uplatnit práva subjektu údajů?
Práva uvedená výše ad 1) – 8) může subjekt údajů uplatnit vůči Společnosti:
a) prostřednictvím svého uživatelského účtu na stránkách xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
b) elektronicky na e-mailové adrese xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx;
c) telefonicky na čísle 260 260 260 nebo
d) písemně na adrese sídla Společnosti.
Právo uvedené výše ad 9) může subjekt uplatnit u Úřadu pro ochranu osobních údajů:
a) elektronicky na e-mailové adrese xxxxx@xxxx.xx;
b) prostřednictvím datové schránky ID: qkbaa2n;
c) telefonicky na čísle 234 665 111 nebo
d) písemně na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,
případně u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
13. Za jakých podmínek předáváme osobní údaje?
Osobní údaje může Společnost jako správce zpracovávat přímo svými zaměstnanci, anebo prostřednictvím třetích osob (dále jen „Zpracovatel“ nebo „Zpracovatelé“). Společnost v souladu s čl. 28 GDPR uzavřela s každým Zpracovatelem smlouvu o zpracování osobních údajů.
Zpracovatelé osobních údajů jsou uvedeni v čl. 6 těchto Podmínek.
Zpracovatelé poskytli Společnosti dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky GDPR a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů. Všichni Zpracovatelé doložili Společnosti dostatečné záruky nakládání s předávanými osobními údaji.
14. Závěrečná ustanovení
Kde se používá v těchto Podmínkách výraz „smlouva o sdružených službách dodávek elektřiny/plynu“, rozumí se tím i „smlouva o dodávkách elektřiny/plynu“ podle § 50 odst. 1 zákona č. 458/2000 Sb.
Tyto Podmínky byly schváleny představenstvem společnosti dne 1. 5. 2018 a nabývají účinnosti dne 25. 5. 2018.