Rámcová dohoda na zajištění konferencí č.: SML/2023/0296

uzavřená dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“), ve spojení s ust. § 131 an. zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění (dále jen „zákon“)

Níže uvedeného dne, měsíce a roku spolu:

Dům zahraniční spolupráce

se sídlem: Xx Xxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxxx 0 zastoupen: Xxxxxxxx Xxxxx, ředitelem DZS IČO: 61386839

ID DS: tj8vfp3 Kontaktní osoba: xxx

e-mail: xxx@xxx.xx tel.: 221 850 xxx

dále jen „objednatel“

Moudrý překlad, s.r.o.

se sídlem: Xxxxxxxxx xxxxxxx 0/000, 000 00 Xxxxx0 xxxxxxxxx: Xxxxxxx Xxxxxxx, jednatelem

IČO: 27156052

DIČ: CZ27156052

Bankovní spojení: xxx/0300, ČSOB, a.s., Xxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0 Kontaktní osoba: Xxxxxx Xxxxxx

e-mail: xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx tel.: xxx

dále jen „poskytovatel č. 1“¨

XXXX Xxxxxxx, s.r.o.

se sídlem: Na Letné 57, 779 00 Olomouc zastoupen: Mgr. Xxxxxxxx Xxxxx, jednatelem IČO: 27802221

DIČ: CZ27802221

Bankovní spojení: xxx/5500, Raiffeisenbank, a.s.

Kontaktní osoba: xxx

e-mail: xxx@xxxx.xx tel.: xxx

dále jen „poskytovatel č. 2“¨

Omnis Olomouc, a.s.

se sídlem: Horní Lán 1310/10a, 779 00 Olomouc zastoupen: Ing. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, předsedou správní rady IČO: 25844822

DIČ: CZ25844822

Bankovní spojení: xxx/2010 Kontaktní osoba: xxx

e-mail: xxx@xxxxx.xx tel.: xxx

dále jen „poskytovatel č. 3“

Xxxxxx RG Česká republika, spol. s r.o.

se sídlem: Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0 zastoupen: Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, jednatelem IČO: 26763567

DIČ: CZ26763567

Bankovní spojení: xxx / 0800, Česká spořitelna, a.s., Kontaktní osoba: xxx

e-mail: xxx@xxxxxx.xxxxxx tel.: +xxx

dále jen „poskytovatel č. 4“¨

poskytovatel č. 1, 2, 3 a 4 společně dále jen „poskytovatelé“ na straně druhé, objednatel a poskytovatelé společně dále jen „smluvní strany“ uzavřely tuto dohodu:

Čl. I.

Preambule

1. Tato rámcová dohoda (dále jen „dohoda“) je uzavřena na základě výsledku zadávacího řízení vedeného objednatelem na profilu objednatele xxxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxx/XXX pod názvem

„Uzavření Rámcové dohody na zajištění služeb pro konference pořádané zadavatelem 2023–2025“ pod identifikátorem č. N006/23/V00020735.

2. Předmětem nadlimitní veřejné zakázky dle odst. 1 tohoto článku byl výběr poskytovatelů, kteří budou pro objednatele zajišťovat pronájem konferenčních místností, technického a jiného vybavení a zajišťovat ubytování a catering pro konference a semináře a další související společensko- kulturní akce zaměřené na oblast propagace vzdělávání pořádané objednatelem včetně souvisejících služeb, a to v kterémkoli kraji / městě v České republice (dále jen „konference“).

3. Na základě provedeného zadávacího řízení je tato dohoda uzavřena s poskytovateli, jejichž nabídky vyhověly podmínkám stanoveným zákonem a zadavatelem v zadávací dokumentaci, a kteří prokázali splnění požadované kvalifikace a postupně se umístili v zadávacím řízení na prvním až desátém místě.

4. Požadavky uvedené v zadávací dokumentaci veřejné zakázky uvedené v odst. 1 tohoto článku, stejně tak jako nabídky podané jednotlivými poskytovateli, jsou pro poskytovatele v rámci plnění této dohody závazné.

5. Objednatel je společensky odpovědnou organizací (viz. Strategie CSR DZS, která je k dispozici na odkazu xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/0000-00/Xxxxxxxxx-XXX-0000.xxx), je registrován ve dvou asociacích: Platformě zainteresovaných stran CSR a Asociaci společenské odpovědnosti. Objednatel se také pravidelně účastní společensky odpovědných akcí. V roce 2014 a 2016 byl DZS oceněn Radou kvality ČR v kategorii Národní cena ČR za společenskou odpovědnost – Společensky odpovědná organizace – veřejná správa. S ohledem na společenskou odpovědnost objednatel snižuje svou ekologickou stopu a totéž požaduje i po svých dodavatelích. V rámci této dohody a dílčích minitendrů může objednatel preferovat plnění požadovaných služeb s důrazem na enviromentální a/nebo sociální aspekt. V souladu se shora uvedenými skutečnostmi objednatel výslovně prohlašuje, že v rámci svých dodavatelsko-odběratelských vztahů vyžaduje, aby dodavatelé v rámci své činnosti postupovali v souladu s principy společenské odpovědnosti. Podpisem této dohody každý z poskytovatelů výslovně prohlašuje a potvrzuje, že se v plném rozsahu seznámil s principy, které jsou shrnuty v dokumentu s názvem Etický kodex dodavatele Domu zahraniční spolupráce, který je k dispozici na internetovém odkazu xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/0000-00/Xxxxx%X0%XX%00xxxxx%00xxxxxxxxxx.xxx, a zavazuje se specifikované principy v rámci poskytování služeb na základě této dohody a dílčí smlouvy v plném rozsahu dodržovat.

Čl. II.

Předmět dohody

1. Předmětem této dohody je závazek poskytovatele poskytovat objednateli služby specifikované v této dohodě a v Příloze č. 1 – Seznam požadovaných služeb (dále jen „Příloha č. 1“) a dílčích smlouvách a objednatel se zavazuje k řádnému a včasnému převzetí plnění dle předmětu dohody a zaplacení ceny za jeho realizaci dle podmínek sjednaných touto dohodou. Předmětem této dohody je rovněž pověření poskytovatelů objednatelem ke zpracování osobních údajů, což je blíže upraveno v čl. XV. této dohody.

2. Poskytovatelé budou objednateli v souladu s touto dohodou a pokyny objednatele poskytovat zejména následující služby:

a. ubytovací služby;

b. pronájem konferenčních prostor;

c. zajištění technického a jiného vybavení konferenčních prostor;

d. catering;

e. odborný personál poskytující související služby s výše uvedenými službami.

3. Poskytovatelé jsou povinni poskytovat objednateli objednané služby výhradně s využitím členů týmu uvedených v Příloze č. 2 – Jmenný seznam členů týmu (dále jen „Příloha č. 2“). Přítomnost alespoň jednoho člena týmu uvedeného v Příloze č. 2 a plnění dalších povinností poskytovatele (zejména řešení případných vad prostředky na dálku), bude při přípravách a realizaci každé jednotlivé konference zajištěna v souladu s čl. VIII. odst. 4-6 a dalšími aplikovatelnými ustanoveními této dohody. Člen týmu a jeho kontaktní údaje dle tohoto odstavce bude uveden v nabídce poskytovatele. Výměna člena týmu je možná pouze se souhlasem objednatele a za předpokladu, že nový člen týmu bude splňovat nejméně totožné požadavky jako bývalý člen týmu, tedy požadavky uvedené v zadávací dokumentaci k veřejné zakázce specifikované v čl. I. odst. 1 této dohody. Smluvní strany shodně prohlašují, že za účelem výměny člena týmu uvedeného v Příloze č. 2 není třeba sjednávat samostatný dodatek. Postačí toliko písemný návrh nového člena ze strany poskytovatele s doložením splnění podmínek dle 4. věty tohoto odstavce a písemné odsouhlasení návrhu objednatelem. Objednatel je oprávněn odmítnout změnu člena týmu pouze ze závažných objektivních důvodů, nebo z důvodu nesplnění podmínek dle 4. věty tohoto odstavce.

4. Za účelem zajištění konferencí je objednatel v souladu s ust. § 100 odst. 1 zákona a realizovaným zadávacím řízením oprávněn poptávat i jiné služby související s předmětem plnění této dohody, avšak v Příloze č. 1 výslovně neuvedené, které budou v technických možnostech poskytovatelů a jimi odsouhlaseny podáním nabídky do minitendru. Objednatel se zavazuje, že tímto postupem neumožní podstatnou změnu závazku předvídanou ust. § 222 zákona.

5. Četnost plnění předmětu této dohody je závislá na aktuální potřebě objednatele, přičemž jednotlivá plnění předmětu této dohody budou objednatelem požadována na základě a v souladu s touto dohodou dle čl. III., IV. a Přílohy č. 1, 2 a 3.

6. Veškerá písemná komunikace mezi objednatelem a poskytovateli bude probíhat výhradně prostřednictvím národního elektronického nástroje (dále jen „NEN“), vyjma postupů upřesňování podmínek jednotlivých konferencí zejména dle čl. IX. odst. 3 a 4 této dohody, které budou probíhat prostřednictvím e-mailu.

7. Je-li v této dohodě uvedeno, že objednatel oznámí určitou skutečnost poskytovatelům, má se za to, že tato skutečnost bude oznámena prostřednictvím NENu, a to všem poskytovatelům, se kterými je uzavřena tato dohoda, pokud z kontextu nevyplývá něco jiného.

8. Je-li v této dohodě uváděn pojem „poskytovatelé“, rozumí se tím jak každý poskytovatel (všichni poskytovatelé), tak dle povahy věci i jednotliví poskytovatelé (kterýkoliv z poskytovatelů), není-li výslovně stanoveno jinak.

Čl. III.

Výběr poskytovatele

1. Pro konkrétní plnění na základě této dohody bude poskytovatel vybrán vždy formou obnovené soutěže mezi všemi poskytovateli podle této dohody (dále jen „minitendr“) v souladu s ust. § 135 zákona. Lhůta pro podání nabídek bude obvykle stanovena na 5 pracovních dnů, která je smluvními stranami shodně považována za přiměřenou povaze předmětu plnění dle této dohody.

2. Předmětem minitendru budou vybrané služby dle Přílohy č. 1 pro konference pořádané objednatelem, nejde-li o případ dle čl. II. odst. 4 této dohody.

3. Objednatel je oprávněn činit jednotlivé minitendry a související objednávky nerovnoměrně dle aktuální potřeby, přičemž není povinen objednávat veškeré položky uvedené v Příloze č. 1.

4. Poskytovatelé nejsou oprávněni domáhat se zadání minitendru a související objednávky v případě, že se je objednatel rozhodne nezadat.

5. Poskytovatelé budou k podání nabídky do minitendru vyzváni prostřednictvím NENu. Vyzvaní poskytovatelé jsou následně oprávněni podat prostřednictvím NENu nabídku do minitendru, a to ve lhůtě pro podání nabídky. Později podané nabídky nebudou otevřeny a z minitendru budou vyřazeny.

6. Výzva, resp. položkový rozpočet, jehož vzor je v Příloze č. 3 této dohody, bude vždy obsahovat nejméně:

a. identifikační údaje objednatele;

b. lhůtu a způsob podání nabídky;

c. název nebo obdobné označení či popis konkrétní konference;

d. termín a město / kraj konání konkrétní konference;

e. předpokládaný počet účastníků konkrétní konference;

f. požadavky na přítomnost člena týmu v souladu s čl. VIII. odst. 4 – 6 této dohody;

g. specifikaci rozsahu a druhu požadovaných služeb.

7. Výzva, resp. položkový rozpočet může dále obsahovat zejména:

a. nejvyšší možnou celkovou cenu za realizaci konkrétní konference, která nesmí být překročena;

b. podrobnou specifikaci požadavků objednatele na objekt;

c. požadavky na dopravní dostupnost místa konání konference;

d. další požadavky objednatele, např. požadavek na předložení HACCP (systému kritických bodů) v souvislosti se zajištěním cateringu.

8. V případě, že budou mít poskytovatelé za to, že požadavky objednatele neodpovídají podmínkám této dohody či proběhlého zadávacího řízení, nebo že konkrétní výzva obsahuje chybu nebo nepřesnost, jsou oprávněni objednatele na tuto skutečnost upozornit, a to do následujícího pracovního dne ode dne odeslání výzvy. Ve stejné lhůtě jsou poskytovatelé oprávněni obracet se na objednatele k případnému vysvětlení příslušné výzvy. Objednatel bez zbytečného odkladu zkontroluje své požadavky a v případě, že vyhoví upozornění poskytovatelů, oznámí tuto skutečnost opravenou výzvou. Nesdělí–li poskytovatelé objednateli bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 24 hodin od obdržení opravené výzvy, že vyžadují prodloužení lhůty pro podání nabídek, zůstane původní lhůta pro podání nabídek zachována i přes provedené opravy. Objednatel je oprávněn lhůtu pro podání nabídek prodloužit i bez požadavku poskytovatelů. Poskytovatelé jsou povinni seznámit se důkladně se zadáním příslušného minitendru; v případě, že poskytovatel ve stanovené lhůtě nevznese dotaz nebo žádost o vysvětlení, považuje se zadání minitendru (podmínky výzvy) okamžikem podání nabídky za odsouhlasené ze strany příslušného poskytovatele bez výhrad.

9. Poskytovatelé jsou povinni stanovit jednotkové ceny poptávaných položek v minitendru nabídkovými cenami, absolutní částkou v českých korunách, v členění cena za jednotku bez DPH, nabídková cena celkem bez DPH, výše DPH a nabídková cena celkem vč. DPH. Jednotkové ceny musí být stanoveny jako nejvýše přípustné, není možné je překročit a nabídková cena musí být nákladově orientovaná s přiměřenou obchodní marží, musí se tedy odrážet od veškerých reálných nákladů nutných pro kvalitní splnění předmětu minitendru, včetně případné přiměřené rezervy. Objednatel má právo na kontrolu nákladovosti nabídkových položek, k čemuž mu poskytovatelé poskytnou veškerou potřebnou součinnost včetně předložení odpovídajících dokladů. Nedodržení podmínek dle tohoto ustanovení představuje podstatné porušení této dohody.

10. Objednatel sestaví za účelem hodnocení a posouzení nabídek poskytovatelů tříčlennou komisi včetně jejího předsedy. Komise rozhoduje většinou všech členů. Členové komise nesmí být ve vztahu k minitendru ve střetu zájmů, za tímto účelem podepíšou čestné prohlášení ke střetu zájmů. V případě potřeby může komise rozhodovat per rollam prostřednictvím e-mailu (avšak mimo úkon otevírání nabídek), nebo se může sejít opakovaně.

11. Otevírání nabídek bude s ohledem na elektronické podání nabídky vždy neveřejné.

12. Otevírání nabídek proběhne bez zbytečného odkladu po uplynutí lhůty pro podání nabídky, a to v sídle objednatele. Prominutí zmeškání lhůty pro podání nabídky s ohledem na ustanovení § 135 odst. 1 písm. c) a § 109 zákona a s ohledem na zajištění zásady transparentnosti není možné.

13. Doručené nabídky komise zkontroluje, ověří, zda splňují všechny požadavky stanovené minitendrem, a vyřadí ty, které požadavky nesplňují. Poskytovatel, jehož nabídka byla vyřazena, bude z minitendru vyloučen.

14. Nabídky splňující požadavky objednatele komise zhodnotí na základě hodnotícího kritéria, jímž je ekonomická výhodnost nabídky, přičemž bude automatickou metodou hodnocení prostřednictvím NENu posuzovat nejnižší nabídkovou cenu. Nejlépe hodnocena bude tedy nabídka s nejnižší nabídkovou cenou.

15. Komise je oprávněna provést posouzení splnění podmínek účasti v minitendru až po hodnocení nabídek. U vybraného poskytovatele musí komise provést posouzení splnění podmínek účasti v minitendru a hodnocení jeho nabídky vždy.

16. Komise neprovede hodnocení nabídek, pokud by měla hodnotit nabídku pouze jednoho poskytovatele. V takovém případě pouze zkontroluje, zda nabídka splňuje všechny požadavky a obsahuje všechny náležitosti stanovené v minitendru. Objednatel následně rozhodne, zda tuto nabídku přijme jako nejvhodnější, nebo minitendr zruší.

17. V případě shody nabídkových cen bude jako vítězná přijata nabídka poskytovatele, která byla do

NENu doručena dříve.

18. Objednatel je oprávněn zrušit minitendr bez udání důvodu, a to až do okamžiku zaslání objednávky vybranému poskytovateli.

19. Předseda komise pořídí písemnou zprávu o výběru poskytovatele, ve které uvede identifikaci minitendru, složení komise, seznam hodnocených nabídek a popis hodnocení, popřípadě informaci o tom, že minitendr byl zrušen. Na základě písemné zprávy bude vyhotovena zpráva o výsledku minitendru, jejíž bude písemná zpráva přílohou.

20. O výsledku každého jednotlivého minitendru budou informováni poskytovatelé, kteří se tohoto minitendru zúčastnili. O jeho případném zrušení budou informováni všichni poskytovatelé.

21. Poskytovatelé, kteří podali nabídku do minitendru, jsou oprávněni podat odůvodněné námitky proti svému vyloučení či výběru poskytovatele, a to nejdéle do 3 pracovních dnů ode dne oznámení výběru poskytovatele. Objednatel podané námitky přezkoumá a ve lhůtě 3 pracovních dnů je vypořádá, tedy jim buď vyhoví a přijme vhodné opatření k nápravě, nebo je zamítne. Podání námitek nemá v souladu s ust. § 135 odst. 3 zákona odkladný účinek.

22. V případě neposkytnutí součinnosti ze strany vybraného poskytovatele může být v souladu s čl. IV. odst. 2 a 4 této dohody oznámen výběr nového poskytovatele, který se umístil jako další v pořadí.

23. V případě, že výše uvedeným postupem nedojde k výběru poskytovatele, je objednatel oprávněn zajistit plnění požadovaných služeb mimo tuto dohodu.

Čl. IV.

Objednávka

1. Pověřená osoba objednatele vystaví na základě provedeného minitendru objednávku.

2. V případě, že vybraný poskytovatel odmítne plnit zaslanou objednávku, ať už před či po její akceptaci, je objednatel oprávněn objednat plnění u poskytovatele, který se umístil jako druhý v pořadí v proběhlém minitendru. V případě odmítnutí plnění poskytovatelem, který se umístil jako druhý v pořadí, platí uvedený postup dále obdobně. Za odmítnutí plnění se považuje i situace, kdy vyjde najevo, že poskytovatel nebude schopen splnit požadované podmínky (např. nezajištění konferenčních prostor specifikovaných v nabídce).

3. Objednávka v písemné formě zaslaná vybranému poskytovateli prostřednictvím NENu bude obsahovat nejméně:

a. identifikační údaje objednatele;

b. název konkrétní konference (případně jiné obdobné označení či popis konference v souladu se zadávací dokumentací);

c. termín a místo konání konkrétní konference;

d. předpokládaný počet účastníků konkrétní konference;

e. specifikaci rozsahu a druhu požadovaných služeb;

f. případně další požadavky objednatele.

V objednávce budou dále uvedeny identifikační údaje vybraného poskytovatele.

4. Vzhledem ke skutečnosti, že NEN obsahuje údaje o přečtení zaslaných zpráv, je zaslaná objednávka vybranému poskytovateli akceptována okamžikem jejího přečtení, nesdělí-li vybraný poskytovatel objednateli bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 48 hodin od jejího přečtení prostřednictvím NENu, že objednávku neakceptuje. Akceptací objednávky je uzavřena dílčí smlouva. V souladu s požadavkem na součinnost poskytovatele dle čl. VIII odst. 6 je považována zpráva za přečtenou v pracovních dnech mezi 8:00 hod. a 17:00 hod., a to nejdéle do 24 hodin od okamžiku obdržení objednávky.

5. V případě, že ujednání obsažené v jednotlivé dílčí smlouvě se bude odchylovat od ustanovení obsaženého v této dohodě, má ujednání obsažené v dílčí smlouvě přednost před ustanovením obsaženým v této dohodě, ovšem pouze ohledně plnění objednaného v dané dílčí smlouvě a za předpokladu, že nedojde k podstatné změně práv a povinností smluvních stran vyplývajících z této dohody.

6. Veškeré dílčí smlouvy tvoří nedílnou součást této dohody.

Čl. V.

Doba trvání dohody

1. Tato dohoda je uzavřena na dobu určitou, a to na dobu do vyčerpání finančních prostředků dle čl.

VII. odst. 1 této dohody, nejdéle však na dobu 24 měsíců od účinnosti této dohody, přičemž plnění na základě dílčí smlouvy uzavřené v době účinnosti rámcové dohody mohou být za dodržení limitu dle čl. VII. odst. 1 této dohody uskutečněna i po této lhůtě.

2. Smluvní strany jsou oprávněny v případě nevyčerpání finančních prostředků dle čl. VII. odst. 1 této dohody nejpozději týden před koncem účinnosti tuto dohodu dodatkem prodloužit, a to nejvýše o 24 měsíců, nejdéle však do vyčerpání stanovených finančních prostředků.

Čl. VI.

Místo plnění dohody

1. Místo plnění této dohody je místo konání každé jednotlivé konference.

Čl. VII.

Cena, platební podmínky

1. Smluvní strany se dohodly, že finanční prostředky vyčleněné na všechny objednávky učiněné v průběhu plnění předmětu této dohody nesmí překročit celkovou částku 50.000.000,- Kč bez DPH (slovy: padesátmiliónůkorunčeských). K ceně bude připočtena zákonná sazba DPH.

2. Smluvní strany se dohodly, že ceny uvedené v položkovém rozpočtu každého jednotlivého minitendru zahrnují veškeré poplatky, výdaje a další náklady potřebné k řádnému plnění předmětu této dohody, resp. dílčí smlouvy. Jakákoli změna položkového rozpočtu či ceny musí být dopředu odsouhlasena objednatelem, jinak je neplatná, a posouzena s ohledem na naplnění podmínek § 222 zákona. Objednatel si vyhrazuje právo k naplnění potřeby objednatele, definované zadáním příslušného minitendru, v mezích stanovených zákonem o zadávání veřejných zakázek odebrat plnění ve větším rozsahu (více kusů předpokládaných rozpočtových položek, které nelze předem vždy přesně předvídat), než jaký je uveden ve výzvě v rámci příslušného minitendru; k tomu může vyžadovat vyhrazení přiměřené finanční rezervy neočekávaných nákladů, jejíž použití bude podmíněno potřebou objednatele.

3. Objednatel je oprávněn na základě žádosti poskytovatelům poskytnout zálohu na platbu v maximální výši 50 % z hodnoty (bez DPH) objednaného plnění dle dílčí smlouvy, ovšem pouze v případě, že hodnota objednaného plnění dosahuje částky nejméně 300.000,- Kč bez DPH. Záloha dle tohoto odst. bude poskytovatelům v případě odsouhlasení objednatelem vyplacena nejdříve 90 dní před prvním dnem konání konference na základě zálohové faktury splňující veškeré náležitosti takového dokladu.

4. V případě, že dojde k vyplacení zálohy dle odst. 3 tohoto článku a současně ke stornu konference ze strany objednatele postupem dle čl. XI. této dohody, jsou poskytovatelé oprávněni započíst poskytnutou zálohu na splatné nároky na storno poplatky či smluvní sankce dle této dohody. Poskytnutou zálohu jsou ve zbývající části, tedy po případném provedení započtení, poskytovatelé povinni vrátit ve prospěch účtu, ze kterého byla vyplacena, a to nejdéle do 30 dnů ode dne storna konference.

5. Plnění poskytnuté objednateli na základě dílčí smlouvy poskytovatelé vyúčtují objednateli formou faktury, jež musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a § 435 občanského zákoníku. Přílohou faktury bude vždy kopie dílčí smlouvy, ke které se faktura vztahuje. Splatnost faktury činí 30 dnů od jejího doručení objednateli. Faktura bude zaslána elektronicky na adresu xxxxxxxxx@xxx.xx. Smluvní strany pro vyloučení případných pochybností výslovně souhlasí s použitím daňových dokladů v elektronické podobě v souladu s ust. § 26 odst. 3 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.

6. Pokud faktura neobsahuje všechny zákonem a dohodou stanovené náležitosti, je objednatel oprávněn ji do data splatnosti vrátit s tím, že poskytovatelé jsou poté povinni vystavit novou fakturu s novým třicetidenním termínem splatnosti. V takovém případě není objednatel v prodlení s úhradou.

7. Veškeré platby budou poukázány bankovním převodem na účty poskytovatelů uvedené na faktuře, které jsou vždy účty řádně zveřejněnými správcem daně způsobem umožňujícím dálkový přístup (je-li příslušný poskytovatel plátcem DPH). Za okamžik zaplacení je považován den, kdy je částka odepsána z účtu objednatele.

Čl. VIII.

Povinnosti poskytovatelů

1. Poskytovatelé se zavazují během plnění této dohody a po jejím ukončení zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví od objednatele v souvislosti s plněním dohody. Pro vyloučení případných pochybností strany prohlašují, že součástí závazku mlčenlivosti je rovněž zákaz vlastní propagace poskytovatele v souvislosti s poskytováním služeb v rámci plnění dílčí smlouvy, a to ve vztahu k přípravě příslušné akce, v jejím průběhu i po jejím ukončení. Poskytovatel nesmí bez předchozího písemného souhlasu objednatele užít k propagaci (např. formou zveřejnění ve své internetové prezentaci) jakoukoliv informaci o poskytování služeb pro objednatele nebo plnění této dohody.

2. Poskytovatelé se zavazují poskytovat veškeré služby s odbornou péčí, ve sjednané kvalitě, a není- li výslovně stanovena, v kvalitě obvyklé, dle svých nejlepších znalostí a schopností, přičemž jsou při své činnosti povinni sledovat a chránit zájmy a dobré jméno objednatele a postupovat v souladu s jeho pokyny.

3. Poskytovatelé se zavazují provádět plnění této dohody v souladu s ustanoveními této dohody, Přílohou č. 1 a jednotlivými dílčími smlouvami.

4. V případě konání jednodenních konferencí se poskytovatelé zavazují v rámci přípravy i realizace předmětu této dohody zajistit v místě konání přítomnost člena týmu, který bude objednateli k dispozici pro řešení případných problémů, vad a požadavků objednatele, a to nejméně dvě hodiny před počátkem konání, po celou dobu trvání a nejméně jednu hodinu po oficiálním ukončení jednotlivé konference. Poskytovatelé se zavazují prostřednictvím člena týmu zajistit dohled nad plněním požadavků objednatele.

5. V případě konání vícedenních konferencí se poskytovatelé zavazují v rámci přípravy i realizace předmětu této dohody zajistit v místě konání přítomnost člena týmu pro řešení případných problémů, vad a požadavků objednatele, a to během prvního dne konání konference nejméně dvě hodiny před jejím začátkem a v průběhu posledního dne konání konference a nejméně dvě hodiny po oficiálním ukončení programu. Následující dny postačí přítomnost člena týmu pouze na vyžádání objednatele tak, aby člen týmu na konferenci dorazil nejdéle do dvou hodin od telefonického kontaktování objednatelem. V odůvodněných případech bude člen týmu přítomen na konferenci po celou dobu jejího konání, přičemž tato skutečnost bude předem uvedena v podmínkách minitendru. V případě, že není požadována přítomnost člena týmu po celou dobu konání konference, je člen týmu povinen bezodkladně reagovat na veškeré připomínky a požadavky prostřednictvím online prostředků komunikace (například telefon, nebo videohovor).

6. Člen týmu je povinen poskytovat řádnou a dostatečnou součinnost při komunikaci s objednatelem, čímž se rozumí zejména zajištění prohlídky místa plnění konference, a to nejdéle do 5 pracovních dnů od takového požadavku objednatele, přičemž člen týmu je povinen se takové prohlídky osobně účastnit, dále pak zodpovídání dotazů objednatele, či poskytování informací objednateli v pracovních dnech mezi 8:00 hod. a 17:00 hod., a to nejdéle do 24 hodin od okamžiku obdržení dotazu, či sdělení informace. Komunikace v souladu s tímto odstavcem bude probíhat prostřednictvím e-mailu/NEN či telefonicky. V případě potřeby jsou poskytovatelé povinni zajistit zástupce člena týmu a bez zbytečného odkladu o této skutečnosti informovat objednatele.

7. Poskytovatelé se zavazují reagovat na veškeré připomínky a reklamace objednatele, na které se nevztahují odst. 4 - 6 tohoto článku, nejvýše do 48 hodin od jejich uplatnění objednatelem. Objednatel je oprávněn uplatňovat připomínky a reklamace v souladu s tímto odstavcem prostřednictvím NENu.

8. Poskytovatelé se zavazují informovat objednatele o jakékoliv změně oproti ujednání v této dohodě či dílčí smlouvě, zejména jde-li o místo konání, čas, catering, nebo ubytování, a to jakmile se o takové změně dozví. Jakékoli změny musí být v souladu s podmínkami uzavřené dílčí smlouvy a mohou být provedeny až po písemném odsouhlasení objednatelem, s výjimkami specifikovanými

v čl. IX. odst. 3. a 4. této dohody. Smluvní strany sjednávají, že ke změně provedené podle tohoto odstavce není třeba vyhotovovat samostatný dodatek. Změny dle tohoto odstavce se nesmí týkat cenových ujednání v dílčí smlouvě.

9. Poskytovatelé jsou povinni vyúčtovat objednateli cenu za realizaci jednotlivé konference a služeb s ní souvisejících pouze dle skutečného počtu účastníků, kteří se jí účastnili, to neplatí v případě nedodržení lhůty k upřesnění počtu účastníků dle čl. IX. odst. 3 této dohody. V případě nedodržení lhůty pro upřesnění počtu účastníků je pro vyúčtování rozhodný objednaný počet účastníků dle dílčí smlouvy.

10. Poskytovatelé jsou povinni vyúčtovat objednateli cenu za catering výhradně v souladu s upřesněním dle čl. IX. odst. 4 této dohody. V případě nedodržení lhůty pro upřesnění ze strany objednatele je pro vyúčtování rozhodný objednaný catering dle dílčí smlouvy.

11. Poskytovatelé jsou povinni objednateli zajistit nerušený průběh konferencí, a to zejména hlukem či jinými rušivými zvuky, jakož i z hlediska bezpečnosti, především přijetím opatření k neumožnění přístupu jiných než oprávněných osob do prostor konání konference.

12. Poskytovatelé se při poskytování plnění podle příslušné dílčí smlouvy zavazují především v souvislosti se zajištěním cateringu a podáváním potravin a nápojů dodržovat hygienická pravidla vyplývající z obecně závazných právních předpisů nebo aplikovatelných norem (ČSN 56 9606) a v případě, že je uvedený požadavek objednatele obsažen v rámci výzvy k podání nabídek do konkrétního minitendru, rovněž objednateli předložit HACCP a postupovat v souladu s postupy definovanými v uvedeném dokumentu.

13. Poskytovatelé berou na vědomí, že dílčí služby v souvislosti s konáním příslušné akce objednateli mohou být poskytovány i ze strany třetích osob (např. moderování konference, hudební program, streaming apod.). Poskytovatelé se zavazují k poskytnutí potřebné součinnosti takovým třetím osobám, identifikovaným objednatelem, v rámci poskytování služeb pro uskutečnění konkrétní akce podle pokynů objednatele a v zájmu zajištění bezproblémového průběhu akce. Spolupráce bude spočívat především ve vytvoření požadovaných podmínek pro činnost třetí osoby v mezích předmětu dílčí smlouvy, koordinaci vzájemné činnosti (zejména ve vztahu k zajištění vzájemně kompatibilního technického vybavení) a komunikaci v rámci přípravy a průběhu příslušné akce. Neposkytnutí nezbytné součinnosti může být považováno za vadu plnění poskytovaného na základě příslušné dílčí smlouvy.

14. Poskytovatelé se zavazují na vyžádání prostřednictvím NENu informovat objednatele o stavu čerpání finančních prostředků, přičemž poskytovatelé jsou povinni uvést, kolik Kč bez DPH bylo celkem od účinnosti této dohody již vyčerpáno.

Čl. IX.

Práva a povinnosti objednatele

1. Objednatel je povinen poskytovat poskytovatelům součinnost nezbytnou k řádnému plnění předmětu této dohody a příslušné dílčí smlouvy.

2. Objednatel je povinen objednávat u poskytovatelů konference dle minitendrů (tedy vystavit na základě provedeného minitendru objednávku) nejpozději 2 týdny před plánovaným termínem konání konference, v případě konference s předpokládaným počtem účastníků přesahujícím 50 osob nejpozději 3 týdny před plánovaným termínem konání konference. Poskytovatelé berou stanovenou minimální lhůtu na vědomí jako přiměřenou a podáním nabídky do příslušného minitendru vyjadřují souhlas s podmínkami příslušného minitendru včetně lhůty pro jeho vyhlášení. Při nedodržení této lhůty nejsou poskytovatelé povinni plnění poskytnout (tj. objednávku akceptovat) a objednateli v takovém případě nenáleží poplatek dle čl. XI. odst. 4. této dohody, s výjimkou případu, kdy je minitendr vypsán opětovně z důvodů na straně poskytovatele vybraného v původním minitendru.

3. Objednatel si vyhrazuje právo písemně prostřednictvím e-mailu a bez uplatnění jakékoliv sankce upřesnit, tedy i snížit, množství jednotek požadovaných v rámci jednotlivé položky rozpočtu u příslušné dílčí smlouvy až o 10 % z původně předpokládaného množství, a to nejdéle 5 celých dnů před plánovaným skutečným termínem konání konference (podmínka je splněna, je-li počet upřesněn např. takto: konference se koná ve středu, upřesnění počtu bylo zasláno ve čtvrtek předcházejícího týdne). Snížením podle předchozí věty se rozumí odpovídající snížení množství jednotek konkrétní položky uvedené v rozpočtu dle příslušné dílčí smlouvy (je-li např. požadováno ubytování pro 10 osob na 3 noci, celkem tedy 30 jednotek – nocí, může objednatel postupem podle ustanovení tohoto odstavce bez sankce snížit množství dané položky o 3 noci). Pro vyloučení případných pochybností smluvní strany prohlašují, že práh stanovený v tomto odstavci (10 %) se posuzuje samostatně ve vztahu k úpravě každé jednotlivé položky. V případě snížení množství jednotek o více než 10 % z množství původně uvedeného u příslušné položky v položkovém rozpočtu, mají poskytovatelé právo uplatnit storno poplatek dle čl. XI. odst. 3 této dohody. Poskytovatelé provedenou změnu písemně prostřednictvím e-mailu objednateli potvrdí; změna provedená ze strany objednatele je však účinná i v případě prodlení poskytovatele s potvrzením.

4. Objednatel si vyhrazuje právo písemně prostřednictvím e-mailu a bez uplatnění jakékoliv sankce upřesnit počet a výběr konkrétních jídel, a to nejdéle 2 celé dny před plánovaným termínem konání jednotlivé konference. Výše zmíněné upřesnění se vztahuje také na vyhrazení speciálního složení cateringu s dietními omezeními (především bezlepková, bezlaktózová dieta apod.) Poskytovatelé provedenou změnu písemně prostřednictvím e-mailu objednateli potvrdí; změna provedená ze strany objednatele je však účinná i v případě prodlení poskytovatele s potvrzením.

5. Smluvní strany sjednávají, že ke změnám provedeným na základě odst. 3 a 4 tohoto článku není třeba vyhotovovat samostatný dodatek.

Čl. X.

Odpovědnost poskytovatelů za vady a jakost

1. Za vadu týkající se zajištění cateringu se dle této dohody považuje zejména:

a. studené, či teplé občerstvení nesestává z kvalitních čerstvých potravin;

b. občerstvení, které má být teplé, není servírované v odpovídající teplotě;

c. občerstvení není dodáno v požadovaném množství (počet porcí, velikost jednotlivé porce);

d. nezajištění požadované vegetariánské či jiné speciální varianty občerstvení;

e. občerstvení nemá požadovaný počet chodů;

f. nezajištění požadovaného počtu míst k sezení u stolů pro všechny účastníky konference;

g. zajištění cateringových prostor, které nebudou kapacitně vhodné (dostatečné) s ohledem na celkový počet účastníků konference, a to i s přihlédnutím k případným epidemiologickým omezením;

h. nezajištění obslužného personálu (nebo nezajištění v dostatečném nebo požadovaném počtu), který je nutný pro bezproblémový průběh;

i. občerstvení není zajištěno v požadovanou dobu;

j. nezajištění požadovaného počtu výdejních míst.

2. Za vadu týkající se zajištění ubytování se dle této dohody považuje zejména:

a. nezajištění požadovaného počtu pokojů;

b. nezajištění požadovaného druhu pokoje;

c. nezajištění požadované lokality k ubytování;

d. nezajištění požadovaného vybavení pokoje (zejména samostatné sociální zařízení);

e. nezajištění požadovaného bezbariérového ubytování;

f. nezajištění výhradně nekuřáckých prostor;

g. neodpovídající kvalita zajištěného ubytování (např. znečištěný pokoj, neodpovídající hygienické podmínky apod.).

3. Za vadu týkající se zajištění pronájmu místností pro konferenci se dle této dohody považuje zejména:

a. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaných odpovídajících konferenčních prostor;

b. zajištění neodpovídajícího počtu a neodpovídající kvality požadovaných prostor;

c. zajištění konferenčních prostor neodpovídající kapacity, či neodpovídajících rozměrů vzhledem k počtu účastníků konference;

d. sloupy bránící výhledu ze všech míst zahrnutých do požadované kapacity konferenčního prostoru na řečníka i promítací plátno;

e. nezajištění požadovaného bezbariérového přístupu do konferenčních prostor;

f. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaného vnitřního vybavení konferenčních

a ostatních prostor;

g. hluk, kouř, zápach nebo jiná skutečnost narušující řádný průběh konference;

h. nezajištění vhodných teplotních podmínek dle Přílohy č. 1 k Nařízení vlády č. 361/2007 Sb. kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci v platném znění (třída práce I, tj. 20°C

- 27°C);

i. nezajištění odpovídající kapacity sociálních zařízení pro plánovaný počet účastníků konference;

j. nezajištění řádné přípravy prostor (např. není proveden dostatečný úklid, probíhají stavební/malířské práce apod.).

4. Za vadu týkající se zajištění technického vybavení se dle této dohody považuje zejména:

a. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaného technického vybavení;

b. zajištění neodpovídajícího počtu požadovaného technického vybavení;

c. zajištění neodpovídajícího typu/druhu požadovaného technického vybavení;

d. zajištění nefunkčního požadovaného technického vybavení (případně zajištění technického vybavení nekompatibilního nebo pouze částečně kompatibilního s dalším technickým vybavením nezbytným k řádnému průběhu akce, např. vybavením dalších dodavatelů objednatele podílejících se na zajištění akce);

e. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaného připojení na internet (především neodpovídající kvalita připojení s ohledem na počet účastníků, nedostatečná kvalita sítě apod.);

f. nezajištění přítomnosti technického pracovníka disponujícího potřebnou kvalifikací k obsluze požadovaného technického vybavení.

5. Za vadu se dle této dohody rovněž považuje zajištění plnění předmětu této dohody v rozporu s uzavřenou dílčí smlouvou.

6. Dále se za vadu považuje porušení smluvní povinnosti uvedené v čl. II. nebo VIII. této dohody.

7. V případě, že plnění dílčí smlouvy probíhá za přítomnosti člena týmu, je tento povinen řešit případné vady předmětu plnění přímo na místě během konání konference, a to bez zbytečného

odkladu po jejich zjištění či (ústním) oznámení pověřenou osobou objednatele. Zástupci obou smluvních stran jsou povinni o vzniklé vadě předmětu plnění a jejím řešení sepsat a podepsat protokol, jehož obsahem může být i vyčíslení případného nároku objednatele vůči poskytovateli z důvodu vadného plnění podle čl. X. odst. 9 této dohody.

8. V případě, že plnění dílčí smlouvy probíhá za částečné přítomnosti člena týmu, jak předvídá čl. VIII. odst. 5 této dohody, použije se pro řešení případných vad postup dle odst. 7 tohoto článku obdobně v případech, kdy je člen týmu přítomen na konferenci. Tam, kde to povaha oznámené vady připouští, je poskytovatel oprávněn řešit reklamaci prostředky na dálku (telefon, e-mail, internet), a to bez zbytečného odkladu po oznámení výskytu vady oprávněnou osobou objednatele. V ostatních případech je poskytovatel (resp. příslušný člen týmu) povinen dorazit v určené lhůtě dvou hodin na místo a opět postupovat obdobně dle odst. 7 tohoto článku.

9. V případě výskytu vady u plnění poskytnutého ze strany poskytovatele se uplatní podmínky dle čl.

XII. odst. 2 této dohody. Pověřená osoba objednatele oznámí členovi týmu poskytovatele výskyt vady bez zbytečného odkladu poté, co se na místě konání konference dozví o vadném plnění.

Čl. XI.

Storno podmínky

1. Objednatel si vyhrazuje právo kdykoli po uzavření dílčí smlouvy zrušit konání konference či konferencí, a to i bez uvedení důvodu, na základě odstoupení od příslušné dílčí smlouvy označeného zpravidla jako „storno“.

2. V případě storna konání jednotlivé konference, tedy odstoupení od dílčí smlouvy ze strany objednatele, náleží příslušnému poskytovateli následující poplatek:

Storno učiněné před konáním konference	Výše poplatku v % z ceny bez DPH jednotlivé konference
Více než 30 dnů	Bez poplatku
30 dnů – 20 dnů	10 %
19 dnů - 10 dnů	30 %
9 dnů – 2 dnů	70 %
1 den – 0 dnů	100 %

3. V případě snížení množství jednotek podle čl. IX. odst. 3 této dohody (nejdéle 5 celých dnů před konáním konference) o více než 10 % z původně předpokládaného množství má poskytovatel možnost uplatnit storno poplatek ve výši ceny příslušné jednotky dle položkového rozpočtu, nejvýše však 1.000,- Kč (slovy jedentisíckorunčeských), za každou zrušenou jednotku příslušné položky (např. jednu noc v případě ubytování) z množství přesahujícího hranici 10 %. To neplatí v případě, že poskytovateli v důsledku snížení počtu účastníků o více než 10 % z původně předpokládaného počtu nevznikne povinnost k zaplacení částky (např. storno poplatku) svému dodavateli, zejména ve vztahu k ubytování či cateringu.

4. V případě storna konference, tedy odstoupení od dílčí smlouvy ze strany vybraného poskytovatele po jejím uzavření, náleží objednateli následující poplatky:

Odstoupení od dílčí smlouvy učiněné před konáním

konference

Výše poplatku v % z ceny bez

DPH jednotlivé konference

Více než 91 dnů	Bez poplatku
90 dnů – 71 dnů	20 %
70 dnů – 51 dnů	50 %
50 dnů – 31 dnů	70 %
30 dnů – 0 dnů	100 %

Čl. XII.

Sankce

1. Za porušení povinnosti mlčenlivosti specifikované v čl. VIII. odst. 1 této dohody jsou poskytovatelé povinni uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

2. V případě prodlení poskytovatele s plněním předmětu této dohody (resp. dílčí smlouvy) ve stanoveném termínu, nebo v případě vadného plnění, má objednatel nárok na slevy až do výše 50

% z celkové ceny jednotlivé konference (tedy celkové nabídkové ceny dle příslušné dílčí smlouvy), přičemž výši slevy za každý jednotlivý případ porušení povinnosti závazně stanoví objednatel dle následujícího klíče vzhledem k závažnosti porušení:

a. 2 % z celkové ceny jednotlivé konference, nejméně však 5.000,- Kč, při běžném porušení nemajícím podstatný vliv na průběh konference, které však bylo zaznamenáno objednatelem či účastníky, pročež plnění dílčí smlouvy nelze považovat za řádné;

b. 5 % z celkové ceny jednotlivé konference, nejméně však 10.000,- Kč, při porušení způsobujícím prodlení (průtahy) při konání konference či jakoukoliv obdobnou provozní komplikaci běžného charakteru (půjde především o různá zpoždění v plnění oproti předpokládaným časům);

c. 10 % z celkové ceny jednotlivé konference, nejméně však 25.000,- Kč, při porušení, které způsobí podstatnou komplikaci v průběhu konference (např. nedostatek pokojů, nefunkční technika), nebo jinak podstatně ztěžuje či omezuje průběh konference;

3. Je-li porušení dílčí smlouvy ze strany poskytovatele natolik závažné, že znemožní konání konference (před zahájením nebo v jejím průběhu), nebo vede-li ke vzniku závažné újmy na straně objednatele (včetně reputační újmy) a/nebo účastníků, je objednatel oprávněn požadovat zaplacení smluvní pokuty ve výši 50 % z celkové ceny jednotlivé konference.

4. Za porušení povinnosti přítomnosti člena týmu uvedené v čl. II. odst. 3 této dohody, jsou poskytovatelé povinni uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

5. Za porušení stanovené reakční doby člena týmu uvedené v čl. VIII. odst. 5 této dohody jsou poskytovatelé povinni uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

6. Za porušení povinnosti součinnosti člena týmu uvedené v čl. VIII. odst. 6 této dohody jsou poskytovatelé povinni uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

7. Za porušení informační povinnosti poskytovatelů uvedené v čl. VIII. odst. 8 této dohody jsou poskytovatelé povinni uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

8. Za porušení povinnosti týkající se ochrany osobních údajů dle čl. XV. této dohody, jsou poskytovatelé povinni uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 100.000,- Kč (slovy: jednostotisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

9. Za porušení povinnosti poskytovatelů uvedené v čl. VIII. odst. 12 této dohody nebo za nedodržení postupu dle HACCP v případě, že je předložení HACCP vyžadováno ze strany objednatele v podmínkách příslušného minitendru, jsou poskytovatelé povinni uhradit objednateli smluvní pokutu ve výši 10.000,- Kč (slovy: desettisíckorunčeských), a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.

10. V případě prodlení objednatele s úhradou fakturované částky mají poskytovatelé nárok na úrok

z prodlení v zákonné výši.

11. Zaplacením smluvních sankcí není dotčena povinnost poskytovatelů dále řádně plnit předmět této dohody. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody v plné výši. Vzniknou-li na straně objednatele v důsledku porušení dílčí smlouvy ze strany poskytovatele dodatečné náklady (např. udělená pokuta), je příslušný poskytovatel povinen objednateli takové náklady nahradit.

12. Objednatel je oprávněn započíst smluvní sankce podle ustanovení tohoto článku na splatnou část ceny za realizaci předmětu této dohody, resp. dílčí smlouvy.

Čl. XIII.

Vyšší moc

1. Smluvní strany se zprostí odpovědnosti za škody vzniklé v důsledku okolností vylučujících odpovědnost ve smyslu ust. § 2913 občanského zákoníku (dále jen „vyšší moc“) pouze v případě, že bez zbytečného odkladu písemně uvědomí druhou stranu o vzniku, předpokládaném trvání či ukončení okolností představujících vyšší moc. Pro vyloučení případných pochybností smluvní strany prohlašují, že za vyšší moc ve smyslu ustanovení tohoto článku se rozumí i nemožnost konání akce v důsledku přijatých protiepidemických opatření. Pokud je to možné, musí upozornění obsahovat návrh opatření vedoucích ke zmírnění nebo vyloučení důsledků okolností představujících vyšší moc a rovněž odhad nákladů takových opatření. V ostatních případech bude upozornění obsahovat pouze nejbližší možný termín, ve kterém může být návrh řešení s vynaložením přiměřeného úsilí poskytnut.

2. Jestliže některá ze smluvních stran v důsledku okolností představujících vyšší moc není schopna dostát svým závazkům podle této dohody, resp. příslušné dílčí smlouvy, nebo se dostala do prodlení v důsledku okolností představujících vyšší moc, sjednávají smluvní strany, že v těchto případech není povinná smluvní strana v prodlení, a tedy nedošlo k porušení smluvních závazků z této dohody. Ve výše uvedených případech není povinná smluvní strana po dobu trvání okolností představujících vyšší moc povinna k plnění výše uvedených závazků z této dohody a současně není povinna hradit smluvní sankce či storno poplatky za porušení těchto smluvních povinností.

3. Působení okolností představujících vyšší moc je povinná smluvní strana bez zbytečného odkladu po vzniku takových okolností povinna písemně oznámit druhé smluvní straně.

4. V případě, že působení okolností představujících vyšší moc trvá déle než 30 (slovy: třicet) dní, je smluvní strana, u které není dáno působení vyšší moci, oprávněna od této dohody písemně odstoupit; odstoupením zanikne dohoda vůči smluvní straně, u níž je dána okolnost mající povahu vyšší moci (např. vůči konkrétnímu poskytovateli).

Čl. XIV.

Ukončení dohody/dílčí smlouvy

1. Tato dohoda může zaniknout:

a. písemnou dohodou smluvních stran;

b. písemnou výpovědí této dohody;

c. písemným odstoupením od této dohody v případě podstatného porušení povinnosti z této dohody či dílčí smlouvy některou ze smluvních stran.

2. Smluvní strany mohou tuto dohodu vypovědět i bez udání důvodu. Výpovědní lhůta činí 1 měsíc a počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž byla písemná výpověď doručena druhé smluvní straně. Výpovědí zanikne účast poskytovatele, který tuto dohodu vypověděl, resp. dohoda jako celek v případě výpovědi ze strany objednatele.

3. Podstatným porušením povinností se rozumí nesplnění této dohody či dílčí smlouvy poskytovateli ve stanoveném termínu, nebo kvalitě, v případě poskytnutí objektu neodpovídajícího dílčí smlouvě, nezaplacení splatného závazku objednatele i přes písemnou výzvu poskytovatelů, nebo závažné nebo opakované porušení povinnosti dle čl. VIII. této dohody.

4. Dílčí smlouva může zaniknout písemným odstoupením, a to v případě neschopnosti smluvní strany dostát svým závazkům z dílčí smlouvy, ať už byla tato neschopnost plnění způsobena zaviněním smluvní strany, či nikoliv. V případě postupu dle tohoto odstavce se uplatní podmínky dle čl. XI.

5. Odstoupení od této dohody či dílčí smlouvy je účinné dnem, kdy bylo písemné oznámení o odstoupení doručeno druhé smluvní straně. Odstoupením od této dohody zanikne účast toho poskytovatele, z jehož strany nebo vůči němuž ze strany objednatele bylo od této dohody odstoupeno, nestanoví-li objednatel, že odstupuje od dohody jako celku.

6. Odstoupením od této dohody či dílčí smlouvy nejsou dotčena práva smluvních stran na úhradu splatné smluvní sankce, úroků z prodlení a náhrady škody.

7. Tato dohoda může rovněž za podmínek stanovených v tomto článku zaniknout i pouze mezi objednatelem a jedním z poskytovatelů, přičemž v takovém případě dohoda zaniká pouze vůči tomuto poskytovateli a ve vztahu k ostatním poskytovatelům zůstává v platnosti, zůstávají-li stranou dohody nadále alespoň tři poskytovatelé; v opačném případě účinností odstoupení dohoda zanikne.

8. V pochybnostech se má za to, že písemné vyrozumění o výpovědi/odstoupení od této dohody či dílčí smlouvy bylo druhé smluvní straně doručeno třetím pracovním dnem ode dne jeho odeslání.

Čl. XV.

Ochrana a zpracování osobních údajů

1. Smluvní strany berou na vědomí, že vzhledem k tomu, že s plněním této dohody je spojeno zpracování osobních údajů osob užívajících služeb poskytovaných poskytovateli (dále jen „osobní údaje“) ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“), je pro účely této dohody objednatel v postavení správce osobních údajů (pro účely tohoto článku dále jen

„správce“) a poskytovatelé v postavení zpracovatele osobních údajů (pro účely tohoto článku dále jen „zpracovatel“) a předmětem této dohody je rovněž pověření zpracovatele správcem ke zpracování osobních údajů v rozsahu této dohody pro správce.

2. Zpracovatel se zavazuje zpracovávat osobní údaje na základě této dohody v souladu s platnými právními předpisy, zejména s GDPR a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

jakožto prováděcím předpisem ke GDPR (dále jen „zákon o zpracování osobních údajů“), případně rovněž s jednotlivými ISO normami, pokud na zpracování osobních údajů dopadají, a dále v souladu s touto dohodou. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem poskytování plnění pro účely této dohody, resp. příslušné dílčí smlouvy, a s osobními údaji je poskytovatel oprávněn nakládat výhradně pro účely poskytování plnění dle této dohody, resp. příslušné dílčí smlouvy, a se zachováním všech výše uvedených předpisů o bezpečnosti a ochraně osobních údajů a jejich zpracování.

3. Budou – li informace poskytnuté objednatelem či třetími stranami, které jsou nezbytné pro plnění dle této dohody, obsahovat data podléhající režimu zvláštní ochrany podle zákona o zpracování osobních údajů, zavazuje se poskytovatel zabezpečit splnění všech povinností, které citovaný zákon pro taková data požaduje, a obstarat předepsané souhlasy subjektů osobních údajů předaných ke zpracování, budou – li třeba.

4. Účelem zpracování osobních údajů dle této dohody je zajištění poskytování služeb specifikovaných

v čl. II. dohody.

5. Zpracovatel bude zpracovávat osobní údaje v souvislosti s plněním povinností dle této dohody a za

účelem stanoveným v odst. 4 tohoto článku v následujícím rozsahu:

a. jméno a příjmení;

b. datum narození, rodné číslo;

x. xxxxx cestovního pasu nebo jiného cestovního dokladu, včetně data vydání a expirace;

d. e-mailový kontakt;

e. adresa;

f. telefonní číslo.

6. Zpracováním osobních údajů ve smyslu této dohody se rozumí zejména jejich shromažďování, ukládání na nosiče informací, používání, třídění nebo kombinování, a likvidace s využitím manuálních a automatizovaných prostředků (např. specializovaného softwaru) v rozsahu nezbytném pro zajištění řádného plnění této dohody.

7. Předmětem zpracování osobních údajů dle této dohody nejsou citlivé údaje ve smyslu GDPR.

8. Práva a povinnosti zpracovatele:

a. zpracovatel se zavazuje zpracovávat osobní údaje dle této dohody pouze na základě pokynů správce, které budou jednoznačně správcem uděleny a zpracovatelem případně následně doloženy, včetně v otázkách předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládá právo Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje.

b. Zpracovatel se zavazuje informovat správce o tom, že je podle jeho názoru určitý pokyn

v rozporu s GDPR nebo jiným právním předpisem.

c. Zpracovatel se zavazuje dodržovat veškeré povinnosti vyplývající pro zpracovatele z GDPR, zejména pak povinnosti uvedené v čl. 28 GDPR. Zpracovatel se zavazuje poskytnout správci veškeré informace potřebné k doložení povinností uvedených v předcházející větě tohoto odstavce a v této souvislosti umožnit audity, včetně inspekcí, prováděných správcem nebo jiným auditorem, kterého správce pověřil, a k těmto auditům přispět.

d. Zpracovatel se zavazuje osobní údaje zpracovávat pouze na pracovištích zpracovatele nebo jeho dodavatelů (subdodavatelů, poddodavatelů) dopředu schválených písemně správcem.

e. Zpracovatel se zavazuje přijmout technická a organizační opatření, která jsou nutná k zabezpečení zpracování osobních údajů v souladu s čl. 32 GDPR. Zpracovatel se zejména zavazuje, že:

i. technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití, aby byly personálně a organizačně nepřetržitě po dobu zpracování osobních údajů zabezpečeny veškeré povinnosti zpracovatele, vyplývající z právních předpisů vč. GDPR a ISO norem, pokud na zpracování osobních údajů dopadají;

ii. ochrana osobních údajů podléhá jeho interním bezpečnostním předpisům v rámci jeho systému řízení bezpečnosti informací;

iii. zpracování osobních údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:

a) k osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby zpracovatele, které budou mít stanoveny podmínky a rozsah zpracování osobních údajů a každá taková osoba bude přistupovat k osobním údajům pod svým jednoznačným identifikátorem;

b) osobní údaje budou zpracovávány v prostorách zpracovatele, do nichž budou mít přístup pouze oprávněné osoby zpracovatele;

c) zpracovatel se zavazuje vést řádnou evidenci o pohybu písemných dokumentů obsahujících osobní údaje;

d) oprávněné osoby zpracovatele, které zpracovávají osobní údaje podle této dohody, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo jejich zabezpečení, přičemž zpracovatel se zavazuje zajistit jejich prokazatelné zavázání k této povinnosti. Zpracovatel rovněž zajistí, že tato povinnost pro zpracovatele i oprávněné osoby bude trvat i po skončení pracovněprávního nebo jiného vztahu ke zpracovateli;

e) osobní údaje v elektronické podobě budou uchovávány na zabezpečených serverech nebo na nosičích dat, ke kterým budou mít přístup pouze oprávněné osoby zpracovatele na základě přístupových kódů či hesel a zpracovatel bude osobní údaje pravidelně zálohovat;

f) zpracovatel zajistí dálkový přenos osobních údajů buď pouze prostřednictvím veřejně nepřístupné sítě, nebo prostřednictvím zabezpečeného přenosu po veřejných sítích, a to v souladu s dohodou s objednatelem o úrovni daného zabezpečeného přenosu;

g) zpracovatel bude v co největší míře zpracovávat pouze pseudonymizované a šifrované osobní údaje, je-li takové opatření vhodné a nezbytné ke snížení rizik plynoucích ze zpracování osobních údajů;

h) zpracovatel zajistí neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování.

f. Zpracovatel se současně zavazuje být správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má zpracovatel k dispozici.

g. Zpracovatel není oprávněn předat osobní údaje žádné třetí osobě. Pokud by bylo třeba zapojit do zpracování osobních údajů dalšího zpracovatele, zpracovatel je povinen si vyžádat povolení správce dle postupu uvedeného v odst. 8 písm. j. a písm. k. tohoto článku.

h. Zpracovatel je povinen oznámit správci do 24 hodin jakékoliv porušení (vč. Uvedení rozsahu a způsobu) zabezpečení osobních údajů, a to prostřednictvím datové schránky. Zpracovatel se zavazuje přijmout veškerá vhodná opatření k odstranění závadného stavu a o přijatých opatřeních správce písemně informovat.

i. Zpracovatel se zavazuje k součinnosti při plnění správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů.

j. Zpracovatel se zavazuje, že nezapojí do zpracování osobních údajů žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení správce. V případě obecného písemného povolení zpracovatel správce informuje o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení, a poskytne tak správci příležitost vyslovit vůči těmto změnám námitky.

k. V případě, že dojde postupem dle této dohody k zapojení dalšího zpracovatele, aby jménem správce provedl určité činnosti zpracování, musí být tomuto dalšímu zpracovateli uloženy zpracovatelem na základě smlouvy stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, které jsou stanoveny v této dohodě mezi správcem a zpracovatelem.

9. Práva a povinnosti správce:

a. Správce se zavazuje zajistit, že osobní údaje budou zpracovávány vždy v souladu s GDPR a zákonem o zpracování osobních údajů, a že tyto údaje budou aktuální, přesné a pravdivé, a dále že budou odpovídat stanovenému účelu dle odst. 4 tohoto článku.

b. Správce se dále zavazuje přijmout vhodná opatření, aby poskytl subjektům údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace a učinil veškerá sdělení požadovaná GDPR a zákonem o zpracování osobních údajů.

c. Správce je oprávněn kdykoliv kontrolovat dodržování GDPR a ostatních povinností vyplývajících z této dohody zpracovatelem, a to i bez předchozího upozornění.

10. Smluvní strany se zavazují předávat si osobní údaje v šifrované nebo jinak zabezpečené podobě tak, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k těmto údajům nebo k jakémukoliv zneužití neoprávněnou osobou.

11. Smluvní strany se dále zavazují navzájem se informovat o všech okolnostech významných pro zpracování osobních údajů dle této dohody a současně postupovat v souladu s dalšími požadavky GDPR a zákona o zpracování osobních údajů, zejména dodržovat obecné zásady zpracování osobních údajů, plnit své informační povinnosti, nepředávat osobní údaje třetím osobám bez potřebného oprávnění, respektovat práva subjektů údajů a poskytovat v této souvislosti nezbytnou součinnost.

12. Maximální doba trvání zpracování a doba uchování osobních údajů dle této dohody je pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování, a zahrnuje i dobu nutnou pro uchovávání faktur ve vztahu k osobním údajům uvedeným na takových fakturách. Po uplynutí této doby budou osobní údaje předány správci nebo prokazatelně na základě písemného sdělení správce zlikvidovány, přičemž zpracovatel se zavazuje po uplynutí doby stanovené v první větě tohoto odstavce vymazat veškeré existující kopie příslušných osobních údajů, pokud neexistuje zákonný nebo touto dohodou stanovený důvod k uložení daných osobních údajů. Zpracovatel je povinen bezodkladně, nejpozději však do 14 dnů po doručení písemného sdělení správce, osobní údaje zlikvidovat.

13. Ukončením této dohody či dílčí smlouvy nezanikají povinnosti zpracovatele týkající se bezpečnosti a ochrany osobních údajů až do okamžiku jejich protokolární úplné likvidace či protokolárního předání správci, příp. jinému zpracovateli.

Čl. XVI.

Závěrečná ustanovení

1. Poskytovatelé jsou podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, osobami povinnými spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. V této souvislosti jsou poskytovatelé povinni uchovávat po dobu 10 let od skončení plnění této dohody doklady související s poskytnutým

plněním dle této dohody a umožnit osobám oprávněným k výkonu finanční kontroly provést kontrolu těchto dokladů.

2. Poskytovatelé podpisem dohody výslovně souhlasí s uveřejněním celého znění této dohody a jednotlivých dílčích smluv, a to s ohledem na zákonnou povinnost uveřejnění dohody prostřednictvím registru smluv. Pro případ pochybností smluvní strany shodně prohlašují, že tato dohoda a jednotlivé dílčí smlouvy neobsahují obchodní tajemství, utajované informace, či další údaje, které nemohou být uveřejněny prostřednictvím registru smluv.

3. Smluvní strany se dohodly, že splnění zákonné povinnosti uveřejnění dohody a dílčích smluv prostřednictvím registru smluv zajistí objednatel, přičemž v případě jeho prodlení s uveřejněním dohody či dílčí smlouvy zajistí tuto povinnost nejdéle do 30 dnů ode dne uzavření dohody či dílčí smlouvy poskytovatelé.

4. Smluvní strany berou na vědomí, že objednatel je oprávněn scan podepsané dohody a dílčích smluv v elektronické podobě v souladu se svými dalšími zákonnými povinnostmi uveřejnit, a to bez časového omezení.

5. Poskytovatelé berou na vědomí, že jejich osobní údaje specifikované v této dohodě a dílčí smlouvě jsou ze strany objednatele zpracovávány v souvislosti s plněním povinností dle této dohody a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 obecného nařízení o ochraně osobních údajů, což je ze strany objednatele specifikováno v dokumentech Zásady zpracování osobních údajů a Oznámení o zpracování osobních údajů dostupných na webových stránkách objednatele (xxx.xxx.xx).

6. Poskytovatelé prohlašují, že nejsou osobami podléhajícími mezinárodním sankcím vyplývajícím z aplikovatelných právních předpisů nebo rozhodnutí orgánů Evropské unie nebo České republiky (zejména podle nařízení Rady (EU) č. 833/2014, je-li aplikovatelné s ohledem na hodnotu veřejné zakázky, nařízení Rady (EU) č. 269/2014, nařízení Rady (EU) č. 208/2014 nebo Rady (ES) č. 765/2006 nebo podle prováděcích předpisů) a není ve vztahu k němu nebo k plnění, které je předmětem veřejné zakázky (tedy např. v souvislosti se s dodávkami), naplněna žádná z podmínek, která by z dodavatelů mohla učinit osoby podléhající sankcím, případně z poskytovaného plnění takové plnění, které by bylo v rozporu se shora specifikovanými aplikovatelnými sankcemi; tento stav se poskytovatelé zavazují udržovat po celou dobu plnění veřejné zakázky na základě této smlouvy a o případné změně nebo vzniku pochybnosti jsou povinni objednatele bez zbytečného odkladu obratem informovat. Porušení povinnosti podle ustanovení tohoto odstavce může být důvodem pro ukončení závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, zejm. podle ustanovení § 223 odst. 2 nebo 4 zákona o zadávání veřejných zakázek.

7. Veškeré právní vztahy touto dohodou výslovně neupravené se řídí občanským zákoníkem a

zákonem, popřípadě zákonem o zpracování osobních údajů.

8. Smluvní strany se zavazují, že v případě sporů o obsah a plnění této dohody či dílčích smluv vynaloží veškeré úsilí, které lze spravedlivě požadovat, k tomu, aby tyto spory byly vyřešeny smírnou cestou, zejména aby byly odstraněny okolnosti vedoucí ke vzniku práva od této dohody odstoupit nebo způsobující její neplatnost. Pokud by se v důsledku změny právních předpisů nebo jiných důvodů stala některá ujednání této dohody neplatnými nebo neúčinnými, budou tato ustanovení uvedena do souladu s právními normami a smluvní strany prohlašují, že tato dohoda je ve zbývajících ustanoveních platná, neodporuje-li to jejímu účelu nebo nejedná-li se o ustanovení, která oddělit nelze.

9. Smluvní strany sjednávají, že v případě sporu vzniklého při plnění, nebo v souvislosti s touto dohodou, jsou příslušné k jeho řešení obecné soudy České republiky.

10. Jakékoliv změny či doplňky této dohody či dílčí smlouvy je možné činit pouze formou písemných vzestupně číslovaných dodatků vyjma případu dle čl. II. odst. 3, čl. VIII. odst. 8, čl. IX. odst. 3 a 4 této dohody.

11. Tato dohoda je vyhotovena elektronicky, po připojení elektronických podpisů smluvních stran bude mít každá smluvní strana v držení digitální originál.

12. Tato dohoda nabývá platnosti dnem podpisu poslední smluvní strany a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv. Jednotlivé dílčí smlouvy, s hodnotou plnění nad 50.000,- Kč bez DPH, nabývají účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv, ostatní dílčí smlouvy nabývají účinnosti jejich uzavřením, tedy akceptací ze strany poskytovatelů.

13. Smluvní strany prohlašují, že tato dohoda byla sepsána podle jejich pravé a svobodné vůle, že si dohodu přečetly, s jejím obsahem souhlasí a na důkaz toho připojují své elektronické podpisy.

Přílohy: Příloha č. 1 – Seznam požadovaných služeb Příloha č. 2 – Jmenný seznam členů týmu

Příloha č. 3 – Vzor – položkový rozpočet minitendr Příloha č. 4 – Vzor protokolu o zjištěných vadách

12.12.2023

_ _ _ _

Xxxxxx Xxxxxx Xxx. Xxxxxx Xxx

jednatel jednatel

poskytovatel č. 1 poskytovatel č. 2

_ _ _ _

Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx předseda správní rady jednatel

poskytovatel č. 3 poskytovatel č. 4

_ _

Xxxxxx Xxx ředitel DZS objednatel

Popis
ubytování	min. ***hotel - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ***hotel - 2 lůžkový pokoj (oddělená lůžka) s vlastním sociálním zařízením
	min. ****hotel - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ****hotel - 2 lůžkový pokoj (oddělená lůžka) s vlastním sociálním zařízením
	*****hotel - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	*****hotel - 2 lůžkový pokoj (oddělená lůžka) s vlastním sociálním zařízením
	min. *penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. *penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. **penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. **penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ***penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ***penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	****penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	****penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	ekocentrum, komunitní centrum - pokoj dle možností objektu (oddělená lůžka) s vlastním sociálním zařízením / sociální zařízení na chodbě
konferenční prostory	konferenční místnost s kapacitou dle počtu účastníků - školní uspořádání (možnost hýbat nábytkem)
	malé konferenční místnosti s kapacitou cca 20 - 30 osob (dle požadavku) - školní uspořádání (možnost hýbat nábytkem)
	uzamykatelná místnost pro přivezené vybavení a zázemí lektorů
	stolky pro materiály
	prostory pro registraci - 2 stolky se židlemi v blízkosti konferenční místnosti
	šatna bez obsluhy
	šatna s obsluhou
	zajištění navigačních cedulí pro účastníky
	parkování u objektu, kde se konferenční a ubytovací prostory nachází
	pronájem dataprojektoru + plátna nebo LCD (dle možností, kterými disponuje objekt)
	flipchartový stojan se 100 papíry + 10 fixy
	ozvučení konferenční místnosti vč. zapůjčení mikrofonu
	připojení na internet prostřednictvím WiFi
	podpora technického pracovníka
	možnost kopírování

Catering*	občerstvení při registraci (voda/minerálka, káva, čaj, juice, ovoce – min. 200 g/osoba, slané nebo sladké pečivo – 2 ks/osoba - bezlepková varianta na vyžádání)
	snídaně formou bufetu (min. 300 g porce na osobu: ovoce, sladké (např. jablečný závin, koláček) nebo slané obložené pečivo, včetně vegetariánské varianty - bezlepková varianta na vyžádání) + nápoj (káva, čaj, studené nealko nápoje) vždy musí být obsaženo: jogurt, müsli, džem, med, sýr, salám, pečivo (celozrnný chléb, obyčejný chléb, rohlíky – bezlepková varianta na vyžádání), čaj
	snídaně formou balíčku (min. 300 g porce na osobu: ovoce, sladké nebo slané obložené pečivo, včetně vegetariánské varianty) + nápoj (káva, čaj, studené nealko nápoje)
	občerstvení na coffee break (min. 300 g porce na osobu: ovoce, sladké (jablečný závin, xxxxxxx apod.) nebo slané obložené pečivo, včetně vegetariánské varianty – bezlepková varianta na vyžádání) + nápoj (káva, čaj, studené nealko nápoje) vždy musí být obsaženo: čaj (černý a zelený), káva, voda (postačuje voda z kohoutku), mléko (ne jednotlivě balené smetany), ovoce
	oběd formou bufetu (polévka, výběr ze tří druhů teplých jídel včetně vegetariánských pokrmů – bezlepková varianta na vyžádání, min. 400 g porce na osobu), zeleninový salát, k dispozici džbán s vodou (postačuje voda z kohoutku) a citronem, džus, čaj, káva s mlékem
	oběd formou servírovaného menu (výběr ze tří druhů jídel), vždy musí být obsažena polévka a 1 ks nápoje 0,5 l
	oběd formou balíčku (plnohodnotný oběd - 1 ks celé bagety o velikosti alespoň 25 cm se šunkou a sýrem, voda, ovoce, sušenka), vegetariánská varianta
	večeře formou bufetu (výběr ze tří druhů teplých pokrmů včetně vegetariánské varianty – bezlepková varianta na vyžádání, min. 400 g porce na osobu), zeleninový salát, k dispozici džbán s vodou a citronem, džus, čaj, káva s mlékem
	večeře formou studeného rautu (min. 200 g na osobu, chlebíčky, jednohubky, uzeniny, pečivo, krájená zelenina – bezlepková varianta na vyžádání), 2 ks nealko nápojů na účastníka (výběr z: džus, limonáda, voda)
	večeře formou servírovaného menu (výběr ze tří druhů jídel), vždy musí být obsažen 1 ks nápoje 0,5 l
	večeře formou balíčku (min. 400 g porce na osobu: ovoce, sladké nebo slané obložené pečivo - 1 ks celé bagety o velikosti alespoň 25 cm se šunkou a sýrem, včetně vegetariánské varianty – bezlepková varianta na vyžádání), k dispozici džbán s vodou a citronem, džus, čaj, káva s mlékem
	voda k dispozici po celou dobu konání konference, ve džbánech s dostatkem čistých sklenic nebo malá balená 0,5 l (2 ks na účastníka na den)

*Veškerá občerstvení obsahují varianty pro základní diety jako vegetariánská, bezlepková, bezlaktózová.

Příloha č. 2

Jmenný seznam členů týmu

Poskytovatel č. 1:

1. xxx

2. xxx

Poskytovatel č. 2:

1. xxx

2. xxx

Poskytovatel č. 3:

1. xxx

Poskytovatel č. 4:

1. xxx

2. xxx

Vzor – Položkový rozpočet minitendr

POLOŽKOVÝ ROZPOČET pro MINITENDR z RÁMCOVÉ DOHODY NA ZAJIŠTĚNÍ KONFERENCÍ 2023 - 2025 č. SML/2023/0296

Adresa objednatele:	Dům zahraniční spolupráce, Xx Xxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxxx 0
Zastoupen:	Xxxxxxxx Xxxxx, ředitelem DZS
IČO:	61386839

Lhůta pro podání nabídky:	do xx. xx. 2022 do xx:xx hodin
Způsob podání nabídky:	elektronicky, zasláním vyplněného položkového rozpočtu do elektronického nástoroje NEN

Označení akce:
Termín konání:
Město / kraj konání:
Předpokládaný počet účastníků konference:
Nejvyšší možná celková cena, která nesmí být překročena v Kč bez DPH:
Stanovení dopravní dostupnosti:
Konferenční místnost se musí nacházet ve stejném objektu jako ubytování a catering:	ANO / NE
Jiné požadavky na objekt:
Další požadavky objednatele:
Požadována přítomnost člena týmu po celou dobu konání konference:	ANO / NE
Nabídka poskytovatele - název:
Nabídka poskytovatele - IČO:
Člen týmu zodpovědný za realizaci:
Kontaktní údaje na člena týmu (e-mail a telefon):
Nabídka místa konání (název objektu):
Název (označení) nabízené konferenční místnosti (v případě, že je jich v objektu více):

	Specifikace druhu požadovaných služeb	Počet jednotek (pokojů/ jednotek/ osob/ks/místností apod.)	Poznámka	Datum	Délka pronormal (celý den, dopoledne, odpoledne)	Cena za jednotku bez DPH	Cena celkem bez DPH	DPH samostatně	Cena celkem včetně
ubytování (nekuřácké pokoje)	min. ***hotel - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ***hotel - 2 lůžkový pokoj (oddělená lůžka) s vlastním sociálním zařízením
	min. ****hotel - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ****hotel - 2 lůžkový pokoj (oddělená lůžka) s vlastním sociálním zařízením
	*****hotel - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	*****hotel - 2 lůžkový pokoj (oddělená lůžka) s vlastním sociálním zařízením
	min. *penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. *penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. **penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. **penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ***penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	min. ***penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	****penzion - 1 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	****penzion - 2 lůžkový pokoj s vlastním sociálním zařízením
	ekocentrum, komunitní centrum - pokoj dle možnostní objektu (oddělenálůžka) s vlastním sociálním zařízením / sociální zařízení na chodbě
	konferenční místnost s kapacitou dle počtu účastníků - školní uspořádání (možnost hýbat nábytkem)
	malé konferenční místnosti s kapacitou cca 20 - 30 osob (dle požadavku) - školní uspořádání (možnost hýbat nábytkem)
	uzamykatelná místnost pro přivezené vybavení a zázemí lektorů
	stolky pro materiály

konferenční prostory (nekuřácké prostředí)	prostory pro registraci - 2 stolky se židlemi v blízkosti konferenční místnosti
	šatna bez obsluhy
	šatna s obsluhou
	zajištění navigačních cedulí pro účastníky
	parkování u objektu, kde se konferenční a ubytovací prostory nachází
	pronájem dataprojektoru + plátna
	flipchartový stojan se 100 papíry + 10 fixy
	ozvučení konferenční místnosti vč. zapůjčení mikrofonu
	připojení na internet prostřednictvím WiFi
	podpora technického pracovníka
	možnost kopírování
catering (nekuřácké prostředí)	občerstvení při registraci (voda/minerálka, káva, čaj, juice, ovoce – min. 200 g/osoba, slané nebo sladké pečivo – 2 ks/osoba - bezlepková varianta na vyžádání)
	snídaně formou bufetu (min. 300 g porce na osobu: ovoce, sladké (např. jablečný závin, koláček) nebo slané obložené pečivo, včetně vegetariánské varianty - bezlepková varianta na vyžádání) + nápoj (káva, čaj, studené nealko nápoje) vždy musí být obsaženo: jogurt, müsli, džem, med, sýr, salám, pečivo (celozrnný chléb, obyčejný chléb, rohlíky - bezlepková varianta na vyžádání), čaj
	snídaně formou balíčku (min. 300 g porce na osobu: ovoce, sladké nebo slané obložené pečivo, včetně vegetariánské varianty) + nápoj (káva, čaj, studené nealko nápoje)
	občerstvení na coffee break (min. 300 g porce na osobu: ovoce, sladké (jablečný závin, xxxxxxx, apod.) nebo slanéobložené pečivo, včetně vegetariánské varianty - bezlepkovávarianta na vyžádání) + nápoj (káva, čaj, studené nealko nápoje) vždy musí být obsaženo: čaj (černý a zelený), káva, voda (postačuje voda z kohoutku), mléko (ne jednotlivě balené smetany), ovoce
	oběd formou bufetu (polévka, výběr ze tří druhů teplých jídel včetně vegetariánských pokrmů - bezlepková varianta na vyžádání, min. 400 g porce na osobu), zeleninový salát, k dispozici džbán s vodou (postačuje voda z kohoutku) a citronem, džus, čaj, káva s mlékem
	oběd formou servírovaného menu (výběr ze tří druhů jídel), vždy musí být obsažena polévka a 1 ks nápoje 0,5 l
	oběd formou balíčku (plnohodnotný oběd - 1 ks celé bagety o velikosti alespoň 25 cm se šunkou a sýrem, voda, ovoce, sušenka), vegetariánská varianta
	večeře formou bufetu (výběr ze tří druhů teplých pokrmů včetně vegetariánské varianty - bezlepková varianta na vyžádání, min. 400 g porce na osobu), zeleninový salát, k dispozici džbán s vodou a citronem, džus, čaj, káva s mlékem
	večeře formou studeného rautu (min. 200 g na osobu, chlebíčky, jednohubky, uzeniny, pečivo, krájená zelenina - bezlepková varianta na vyžádání), 2 ks nealko nápojů na účastníka (výběr z: džus, limonáda, voda)
	večeře formou servírovaného menu (výběr ze tří druhů jídel), vždy musí být obsažen 1 ks nápoje 0,5 l
	večeře formou balíčku (min. 400 g porce na osobu: ovoce, sladké nebo slané obložené pečivo - 1 ks celé bagety o velikosti alespoň 25 cmsešunkou a sýrem, včetněvegetariánské varianty - bezlepková varianta na vyžádání), k dispozici džbán s vodou a citronem, džus, čaj, káva s mlékem
	voda k dispozici po celou dobu konání konference, ve džbánech s dostatkem čistých sklenic nebo malá balená 0,5 l (2 ks na účastníka na den)

Cena celkem bez DPH:
DPH samostatně:
Cena celkem včetně DPH:

Protokol dle čl. X. odst. 7. Rámcové dohody č. SML/2023/0296 (dále jen „dohoda“)

o zjištěných vadách během konání konference / semináře s názvem

……………………………………………………………………., konané/ho ve dnech …………………………………

Smluvní strany:

Dům zahraniční spolupráce

se sídlem: Xx Xxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxxx 0

zastoupen: Xxxxxxxx Xxxxx, ředitelem

IČO: 61386839

pověřená osoba: ……………………………………

dále jen „objednatel“

…………………………………………….

se sídlem: ……………………………………

zastoupen: ……………………………………

IČO: ……………………………………

pověřená osoba: ……………………………………

dále jen „poskytovatel“

Na základě uzavřené dílčí smlouvy, objednávka č , byl/a poskytovatelem realizován/a

výše uvedená/ý konference / seminář (dále jen „konference“).

Pověřená osoba objednatele v průběhu konání konference zjistila či oznámila (ústně) členovi týmu poskytovatele níže uvedený soupis vad (vyberte dle zjištěných či oznámených vad):

1. Vady týkající se cateringu:

a. studené, či teplé občerstvení nesestává z kvalitních čerstvých potravin;

b. občerstvení není dodáno v požadovaném množství;

c. nezajištění požadované vegetariánské či jiné speciální varianty občerstvení;

d. občerstvení nemá požadovaný počet chodů;

e. nezajištění požadovaného počtu míst k sezení u stolů pro všechny účastníky konference;

f. zajištění cateringových prostor, které nebudou kapacitně vhodné s ohledem na celkový počet účastníků konference;

g. nezajištění obslužného personálu, který je nutný pro bezproblémový průběh.

h. občerstvení není zajištěno v požadovanou dobu

2. Vady týkající se ubytování:

a. nezajištění požadovaného počtu pokojů;

b. nezajištění požadovaného druhu pokoje;

c. nezajištění požadované lokality k ubytování;

d. nezajištění požadovaného vybavení (zejména samostatné sociální zařízení) pokoje;

e. nezajištění požadovaného bezbariérového ubytování;

f. nezajištění výhradně nekuřáckých prostor;

g. neodpovídající kvalita zajištěného ubytování (např. znečištěný pokoj, neodpovídající hygienické podmínky apod.).

3. Vady týkající se pronájmu místností pro konferenci:

a. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaných odpovídajících konferenčních prostor;

b. zajištění neodpovídajícího počtu a kvality požadovaných prostor;

c. zajištění konferenčních prostor neodpovídající kapacity, či neodpovídajících rozměrů vzhledem k počtu účastníků konference;

d. sloupy bránící výhledu ze všech míst zahrnutých do požadované kapacity konferenčního prostoru na řečníka i promítací plátno;

e. nezajištění požadovaného bezbariérového přístupu do konferenčních prostor;

f. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaného vnitřního vybavení konferenčních a ostatních prostor;

g. hluk, kouř či zápach narušující řádný průběh konference;

h. nezajištění vhodných teplotních podmínek dle Přílohy č. 1 k Nařízení vlády č. 361/2007 Sb. kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci v platném znění, (třída práce I, tj. 20°C - 27°C)“;

i. nezajištění odpovídající kapacity sociálních zařízení pro plánovaný počet účastníků konference.

j. nezajištění řádné přípravy prostor (např. není proveden dostatečný úklid, probíhají stavební/malířské práce apod.).

4. Vady týkající se technického vybavení:

a. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaného technického vybavení;

b. zajištění neodpovídajícího počtu požadovaného technického vybavení;

c. zajištění neodpovídajícího typu/druhu požadovaného technického vybavení;

d. zajištění nefunkčního požadovaného technického vybavení;

e. nedostatečné zajištění, či nezajištění požadovaného připojení na internet;

f. nezajištění přítomnosti technického pracovníka.

5. Slovní popis:

…………………………………………………….…………………………………………………….……

6. Jiné porušení smluvní povinnosti uvedené zejm. v čl. II. a VIII. dohody:

…………………………………………………….…………………………………………………….……

Výše uvedené vady byly řešeny takto:

…………………………………………………….…………………………………………………….…………

V dne

pověřená osoba objednatele kontaktní osoba poskytovatele

Document Metadata

Table of Contents

Rámcová dohoda na zajištění konferencí č.: SML/2023/0296

Document Metadata