VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ PODMÍNKY 01.05.2018

VŠEOBECNÉ OBCHODNÍ PODMÍNKY 01.05.2018

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto Všeobecné obchodní podmínky č. 2015/02 (dále také VOP) jsou určené pro Klienty společnosti 3EC International, s.r.o. se sídlem: Xxxxxxxxxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxx 10, IČO: 284 41 231, zapsané v obchodním rejstříku oddíl C, vložka číslo 141718 Městského soudu v Praze (dále také 3EC).

1.2 Tyto VOP byly vydány ve smyslu ustanovení příslušných ustanovení platných právních předpisů a jsou uvedeny jako Příloha č. 1 SMLOUVY O CERTIFIKACI, RECERTIFIKACI, PŘEVODU CERTIFIKACE (dále také „smlouva“), uzavřené mezi 3EC a Klientem.

1.3 Certifikovaný klient, nikoliv certifikační orgán (3EC International, s.r.o.) má odpovědnost za konzistentní dosahování požadovaných výsledků implementace norem systémů managementu a plnění požadavků na certifikaci.

2. Definice pojmů

• 3EC - nezávislá certifikační společnost,

• Klient - jakákoli osoba ve smyslu platného občanského zákoníku, požadující provedení certifikace systému managementu,

• audit systému managementu (např. QMS, EMS,…apod.) - posouzení funkce systému managementu na základě souboru dílčích auditů vůči požadavkům referenční normy zvolené Klientem, který je proveden autorizovanými/registrovanými auditory 3EC,

• audit Spotřebitelského řetězce lesních produktů – CoC - posouzení funkce systému CoC na základě souboru dílčích auditů vůči požadavkům referenční normy zvolené Klientem, a to v souladu se systémem certifikace PEFC v České republice, technického dokumentu TD CFCS 2002 v platném znění, který je proveden autorizovanými/registrovanými auditory/specialisty 3EC,

• certifikační audit systému managementu - první prověření systému managementu Klienta,

• dozorový audit systému managementu - dozor nad systémem managementu provedený formou pravidelných ročních auditů systému managementu,

• následný audit systému managementu - fyzické ověření implementace nápravných opatření navržených Klientem v odezvě na neshodu anebo neshody zjištěné při certifikačním, dozorovém nebo jiném auditu; aplikuje se pouze ve výjimečných případech,

• mimořádný audit systému managementu - prověření systému managementu mimo program předpokládaný schématem 3EC nad systémem managementu. Provádí se výhradně v následujících případech:

- pokud si Klient přeje rozšířit nebo zúžit rozsah certifikace,

- pokud dojde k podstatným změnám v systému managementu Klienta, které to podmiňují, rozhoduje vedení CO,

- pokud dojde např. k mimořádně vážné situaci u klienta (havárie se zanedbáním legislativy, stížnost na systém managementu organizace apod.); o tom, že audit bude nutno provést, rozhoduje výkonný ředitel 3EC nebo manažer kvality podle povahy vzniklé situace;

• recertifikační audit systému managementu - prověření systému managementu po uplynutí 3 letého certifikačního cyklu, v případě CoC po 5 letech,

• standardy 3EC – „Politika pro používání certifikační značky a log 3EC International, s.r.o.“ a případně další dokumenty v platném znění, jak s nimi byl Klient seznámen,

• VOP – Všeobecné obchodní podmínky.

3. Pravidla prezentace certifikace a certifikační značky

3.1 Klient v souvislosti s prezentací certifikace veřejnosti je povinen dodržovat tato pravidla:

• nesmí používat certifikaci takovým způsobem, který by pro certifikační orgán nebo systém certifikace znamenal ztrátu reputace nebo důvěry veřejnosti,

• musí být při odkazování na stav své certifikace ve sdělovacích prostředcích (např. na internetu, v brožurách, reklamě nebo v jiných dokumentech) v souladu s požadavky 3EC,

• nesmí vydávat či připustit žádná zavádějící prohlášení ohledně své certifikace,

• nesmí využívat či připustit využití certifikačního dokumentu nebo jeho části zavádějícím způsobem,

• nesmí připustit používání odkazů na svou certifikaci systému managementu takovým způsobem, který by naznačoval, že certifikační orgán certifikoval produkty, služby nebo procesy,

• nesmí naznačovat, že certifikace platí pro činnosti a místa, která jsou mimo rozsah certifikace,

• při omezení rozsahu certifikace musí v rozsahu omezení změnit všechny reklamní materiály,

• na základě pokynů certifikačního orgánu nesmí při ukončení certifikace nadále využívat reklamní materiály obsahující odkaz na certifikaci.

3.2 Klient se tímto zavazuje, že při používání certifikačních značek 3EC se řídí zásady a pokyny podle platného dokumentu Politika používání certifikačních značek 3EC, dokument zasílá elektronickou formou kancelář 3EC.

3.3 3EC musí uplatňovat řádnou kontrolu vlastnických práv klienta a v případě nesprávných odkazů na stav certifikace nebo zavádějícího použití certifikačních dokumentů, certifikačních značek nebo zpráv z auditu musí přijmout opatření k řešení (8.8)

4. Důvěrnost

4.1 Za důvěrné se smluvními stranami považují implicitně všechny informace, které by mohly být součástí obchodního tajemství, tj. zejména:

• jakékoli záznamy z jednání o smlouvě a jiných obchodních jednáních mezi 3EC a Klientem,

• obsah smlouvy a jiných smluv nebo dohod Klienta s 3EC,

• standardy 3EC, obchodní nebo marketingové plány, koncepce a strategie nebo jejich části,

• informace o výsledcích hospodaření, o vztazích s obchodními partnery, o pracovně-právních otázkách,

• informace o Klientovi, pocházející z jiných zdrojů, než od klienta (např. od stěžovatelů, dozorových orgánů)

• všechny další informace, jejichž zveřejnění by druhé straně mohlo způsobit škodu, a to za předpokladu, že je předmětná informace skutečností chráněnou ve smyslu platných právních předpisů, případně pokud je při jejím poskytnutí jasně a prokazatelně označená jako informace tvořící předmět duševního vlastnictví, informace důvěrná nebo soukromá. Povinnost mlčenlivosti se vztahuje na všechny případy a informace, o kterých se dá předpokládat, že na jejich utajení má druhá smluvní strana zájem. V případě pochybností se předpokládá, že informace je důvěrná a vztahuje se na ni povinnost mlčenlivosti.

4.2 Smluvní strany se zavazují bez ohledu na dobu trvání smluvního vztahu:

• zachovávat ve vztahu k důvěrným informacím přinejmenším stejnou míru utajení jako ve vztahu k vlastním důvěrným informacím,

• využívat, reprodukovat nebo rozesílat důvěrné informace výlučně pro účely, na které byly poskytnuté,

• omezit zpřístupnění důvěrných informací pouze pro ty své zaměstnance, kteří se potřebují seznámit s důvěrnými informacemi na základě definovaného účelu jejich poskytnutí,

• nezveřejňovat důvěrné informace jakékoliv třetí straně bez předcházejícího písemného souhlasu druhé strany,

• Klient souhlasí s tím, že pracovníci akreditačního orgánu mohou nahlížet do složek Klienta.

4.3 Zpřístupněním důvěrné informace nezískává druhá strana jakéhokoli jiného práva k duševnímu vlastnictví chráněnému patentem, autorským právem, ochrannou známkou, nebo jakéhokoli jiného práva k průmyslovému vlastnictví nebo k jinému duševnímu vlastnictví.

5. Informační a oznamovací povinnost o změnách a o certifikačních činnostech a požadavcích

5.1 Informační a oznamovací povinnost Klienta

5.1.1 Klient je povinen bezodkladně oznámit 3EC všechny změny údajů zapisovaných do obchodního rejstříku a změny údajů uvedených ve smlouvě, zejména pak:

• změnu sídla nebo kontaktní adresy,

• změnu v právním, organizačním (zřízení nové provozovny, nové pobočky, odštěpného závodu, organizační složky nebo založení dceřiné společnosti) či obchodním statutu nebo vlastnictví

• že je v úpadku, nebo byl na jeho majetek podán návrh na zahájení insolvenčního řízení nebo bylo rozhodnuto o úpadku, případně byl prohlášen konkurs, nebo byl zamítnut návrh na zahájení insolvenčního řízení z důvodu nemajetnosti, nebo třetí osoba provedla kroky k výkonu rozhodnutí exekucí nebo soudním výkonem rozhodnutí vůči dodavateli,

• že zrušil společnost a vstoupil do likvidace, nebo zrušil společnost bez likvidace, v případě fyzické osoby podnikatele zaniklo živnostenské oprávnění resp. jiné oprávnění k podnikání, došlo ke zbavení nebo omezení způsobilosti pro provádění právních úkonů Klientem,

• že zastavil své obchodní aktivity, nebo neprovádí podnikatelskou činnost a tato skutečnost může mít za následek zrušení oprávnění na podnikatelskou činnost ve smyslu příslušných platných právních předpisů.

5.1.2 Klient je povinen bezodkladně informovat 3EC o podstatných změnách a záležitostech, které mohou ovlivnit způsobilost systému managementu trvale plnit požadavky normy, podle níž se realizuje certifikace či o jakýchkoliv významných změnách svých činností nebo produktů (výrobků nebo služeb) v systému managementu nebo o změně jakýchkoli jiných okolností, které by mohly ovlivnit platnost certifikátu.

Za takové záležitosti či podstatné a významné změny lze považovat např.:

• změny v procesu řízení,

• změnu předmětu činností v rámci certifikovaného systému managementu resp. změnu předmětu certifikace,

• změny vztahující se k podstatným změnám systému managementu a procesů,

• změny vztahující se ke Klientovi a jeho managementu (tj. ke klíčovému manažerskému nebo technickému, resp. rozhodujícímu personálu,

• změnu počtu zaměstnanců apod.

• klient je také povinen sdělit 3EC informace, pokud je ve správním řízení s orgány státní správy ve věci porušení legislativy BOZP a životního prostředí.

5.1.3 Za významnou změnu podle tohoto ustanovení se považuje všechno, co může být důvodem pro provedení mimořádného auditu a případné změny vystaveného certifikátu.

5.1.4 Tyto informace je povinen Klient poskytnout 3EC prostřednictvím platného formuláře F01, který je dostupný na xxx.0xx.xx. Sdělené informace vyhodnotí vedení certifikačního orgánu a Klientovi sdělí další postup.

5.1.5 Klient je dále povinen vést evidenci veškerých reklamací a stížností, tyto dokumentovat, a předložit 3EC jejich řešení.

5.2 Informační a oznamovací povinnost 3EC o změnách a o certifikačních činnostech a požadavcích

5.2.1 3EC poskytuje Klientovi níže uvedené informace (vč. jejich aktualizací):

• podrobný popis prvotní certifikace a návazných činností, včetně žádosti, úvodních auditů, dozorových auditů a procesů udělení a udržování certifikace, rozšíření a omezení rozsahu certifikace, obnovení, pozastavení nebo obnovení platnosti nebo odnětí certifikace,

• normativní požadavky na certifikaci,

• poplatky za certifikaci (jsou uvedené ve smlouvě o certifikaci).

• požadavky na Klienta zahrnující povinnosti Klienta být v souladu s požadavky na certifikaci, učinit všechna nezbytná opatření pro realizaci auditů, včetně opatření pro prověření dokumentace a

přístupu ke všem procesům a oblastem, záznamům a osobám pro účely počáteční certifikace, dozoru, recertifikace a řešení stížností a tam, kde je to možné, učinit opatření k zabezpečení přítomnosti pozorovatelů (např. posuzovatelů akreditačního orgánu nebo auditorů v zácviku),

• dokumenty popisující práva a povinnosti certifikovaného Klienta, včetně požadavků na odkazování na certifikaci při komunikaci v souladu s požadavky pravidel prezentace certifikace

• postupy vyřizování stížností a odvolání.

5.2.2 3EC oznámí certifikovanému Klientovi všechny případné změny svých požadavků, týkajících se certifikace, přičemž si musí ověřit, že certifikovaný klient je ve shodě s těmito novými požadavky.

5.2.3 3EC informuje Klienta o všech informacích, které zamýšlí zveřejnit a které se ho týkají.

5.2.4 Veškerá korespondence bude Klientovi doručována na adresu, kterou nahlásil jako svou korespondenční adresu naposledy, jinak na adresu uvedenou ve smlouvě.

6. Předmět smlouvy o certifikaci

6.1 Předmětem smlouvy je provedení certifikačního (resp. recertifikačního, dozorového nebo převodového) auditu systému managementu Klienta podle referenční normy (např. ISO 9001:2008 apod.) nebo výrobkové certifikace PEFC podle norem CFCS a dalších auditů, souvisejících s procesem vystavení certifikátu na systém managementu Klienta nebo výrobku a dozoru nad systémem managementu Klienta, za což se Klient zavazuje zaplatit 3EC dohodnutou odměnu.

6.2 3EC se přitom zavazuje uskutečnit posouzení a certifikaci systému managementu/výrobku Klienta v souladu s platnými referenčními normami, podle platných zásad a postupů a v dohodnutém čase.

6.3 Klient se zavazuje v průběhu celé doby platnosti smlouvy poskytovat 3EC veškerou potřebnou součinnost související s plněním předmětu smlouvy ze strany 3EC a zavazuje se umožnit audit na všech potřebných pracovištích / lokalitách, které mají být zahrnuty do certifikace organizace. Toto musí Klient jasně sdělit 3EC prostřednictvím standardního formuláře F01, který je dostupný na xxx.0xx.xx. Klient také zajistí přístup ke všem potřebným procesům, osobám a záznamům a zajistí přítomnost odpovědných pracovníků.

6.4 Klient se zavazuje poskytnout 3EC úplné, pravdivé a přesné informace a dokumenty potřebné pro zpracování a realizaci smlouvy.

6.5 Klient se dále zavazuje řídit se doporučeními 3EC, jejichž cílem je úspěšný certifikační proces, na základě kterého může 3EC vystavit Klientovi certifikát.

6.6 Jakkoli je certifikát udržovaný v souladu s příslušnou referenční normou a standardy 3EC, zavazuje se Klient plnit v průběhu doby platnosti smlouvy požadavky podmiňující vystavení a udržování vystaveného certifikátu na systém managementu včetně všech souvisejících norem, ustanovení a předpisů, podle kterých byl certifikát vystaven. Z tohoto důvodu je Klient také povinen umožnit 3EC přístup k prověřování plnění uvedených požadavků včetně požadavků „Pravidel používání loga a certifikačních značek 3EC International, s.r.o.“, které obdrží elektronicky spolu s certifikátem.

6.7 Vydání certifikátu a udělená certifikace nezbavuje Klienta povinnosti plnit ustanovení a pravidla, týkající se certifikovaných výrobků nebo služeb, předepsaných příslušnou referenční normou a legislativou.

7. Platební podmínky

7.1 Klient se zavazuje zaplatit 3EC dohodnutou odměnu za provedené služby ve smyslu příslušných ustanovení smlouvy. Pokud Klient požádá o poskytnutí dalších služeb, které nejsou zahrnuty ve smlouvě, 3EC stanoví za tyto služby na základě svých aktuálních sazeb cenu, kterou se v případě akceptování zavazuje Klient uhradit. Poskytnutí dalších služeb a stanovení ceny za tyto služby bude řešeno písemným dodatkem smlouvy.

7.2 V případě vzájemné dohody má 3EC právo na náhradu cestovních a jiných nákladů týmu auditorů. Dohoda o náhradě těchto nákladů je uvedena přímo ve smlouvě uzavřené mezi 3EC a Klientem.

7.3 3EC má právo na odměnu za mimořádné audity, která se vypočte na základě skutečné časové potřeby, odsouhlasené Klientem, a která se přepočítá podle ceny, stanovené ve smlouvě. Tyto audity se konají pouze v případech podle čl. 2 těchto VOP a jsou předmětem písemného dodatku platné smlouvy o certifikaci.

7.4 V případě následných auditů má 3EC právo na odměnu, stanovenou podle aktuálních sazeb 3EC, pokud není jinak ve smlouvě výslovně uvedeno. Speciální následný audit se aplikuje pouze ve výjimečných případech, kdy se jedná o velmi vážná porušení požadavků normy. Rozhoduje o tom výkonný management na základě doporučení vedoucího auditora, který audit vykonal.

7.5 V případě, že Klient změní termín objednaných služeb ve lhůtě kratší než 5 pracovních dnů před dohodnutým termínem, může 3EC požadovat náhradu nákladů, které auditorovi v této souvislosti vzniknou.

7.6 V případě dohodnuté nebo ve smyslu aktuálních sazeb stanovené odměny 3EC bude Klientovi účtováno DPH ve smyslu platných právních předpisů v ČR. Při platbách ze zahraničí není DPH fakturováno.

7.7 Faktury 3EC jsou splatné do 14 dnů od jejich doručení Klientovi. Ve zvláštních případech lze dohodnout též jinou splatnost.

7.8 V případě prodlení plateb Klienta má 3EC možnost uplatnit právo na úrok z prodlení ve výši 0,03% z fakturované částky za každý den prodlení. I zde však upřednostňuje 3EC cestu dohody.

7.9 3EC si vyhrazuje právo vystavit Klientovi schvalovací certifikát pouze po uhrazení jeho závazku vůči 3EC za provedený audit, nebo podle zvláštní dohody.

8. Certifikační proces

8.1 Prvotní certifikace

Prvotní certifikace je zahájena počátečním certifikačním auditem, který je vždy prováděn ve dvou stupních, prvním a druhém stupni.

8.1.1 První stupeň

3EC musí provést první stupeň s cílem zejména:

• přezkoumat dokumentované informace o systému managementu klienta,

• vyhodnotit specifické podmínky Klienta a projednat připravenost Klienta na druhý stupeň,

• získat nezbytné informace o rozsahu systému managementu,

• dohodnout s Klientem podrobnosti ohledně provedení druhého stupně,

• vyhodnotit zda jsou interní audity, přezkoumání systému managementu Klienta plánována a prováděna, což je předpoklad pro provedení druhého stupně.

První stupeň se zpravidla provádí na místě u Klienta, v případech systému managementu s jednoduchými procesy je možné první stupeň provést administrativně, mimo prostory Klienta.

Výstupem auditu 1. stupně je písemná zpráva z auditu. Ta poskytuje Klientovi informace o jeho připravenosti na druhý stupeň auditu.

8.1.2 Druhý stupeň

3EC musí provést druhý stupeň, který probíhá vždy na místě a pracovištích u Klienta. Cílem je zejména:

• najít důkazy o shodě systému managementu klienta se všemi požadavky příslušné normy systému managementu nebo dalších normativních dokumentů,

• potvrdit schopnost a výkonnost systému managementu Klienta plnit smluvní závazky a závazky aplikovatelných požadavků zákonů a předpisů,

• prověřit zda monitorování, měření, reportování a přezkoumání výkonnosti koresponduje s výkonnostními cíli a cílovými hodnotami procesů systému managementu Klienta.

Výstupem auditu 2. stupně je písemná zpráva z auditu. Ta poskytuje Klientovi informace o

• shodě a efektivnosti jeho systému managementu s požadavky příslušné normy systému managementu,

• způsobilosti systému managementu Klienta plnit aplikovatelné požadavky,

• procesech interních auditů a přezkoumání systému managementu.

8.2 Plánování prvotní certifikace

8.2.1 Kancelář 3EC komunikuje s klientem ohledně plánování termínu 1. stupně.

8.2.2 Vedoucí týmu po provedení 1. stupně dohodne s Klientem termín pro provedení 2. stupně a zpracuje plán na provedení 2. stupně. Plán doručí Klientovi ve lhůtě nejpozději 5 dnů před zahájením 2. stupně auditu. Plán je zaslán elektronickou poštou.

8.2.3 Klient má za povinnost odsouhlasit a potvrdit připravenost provést 2. stupeň podle připraveného plánu v daném termínu. Činí tak písemně, elektronickou poštou.

8.3 Vydávání certifikátů

8.3.1 3EC je oprávněna udělit Klientovi certifikát pouze v případě, pokud jsou uzavřeny všechny neshody, resp. pokud jsou prokazatelně provedena nápravná opatření a jsou odsouhlasena mezi Klientem a auditorským týmem 3EC. Certifikát osvědčuje údaje na něm uvedené, zejména splnění kritérií na něm uvedených, včetně doby platnosti osvědčovaných skutečností. Certifikát má charakter veřejné listiny a jako takový nesmí být měněn ani upravován.

8.3.2 Udělený certifikát upřesňuje jednak referenční normu, pod kterou bylo dosaženo shody a dále předmět certifikace, tj. činnosti anebo produkty, které jsou jím pokryty.

8.3.3 Průvodním dokumentem pro vystavený certifikát je dokument „Pravidla používání loga a certifikační značky 3EC International s.r.o.“. Klient je oprávněn je používat v souladu s těmito pravidly.

8.3.4 Klienti, kteří obdrží schvalovací certifikát podle TD CFCS 2002 - tj. výrobkový certifikát, mohou požádat PEFC Česká republika o značku PEFC. Jejich používání a řízení je stanoveno PEFC ČR a je předmětem samostatné smlouvy s PEFC ČR. Samostatně je podle platného ceníku PEFC účtován i poplatek PEFC za každý audit, který 3EC za Klienta odvádí PEFC. Tento poplatek se může měnit podle rozhodnutí Rady PEFC ČR a bude fakturován Klientovi 3EC podle platného sazebníku PEFC ČR v daném roce.

8.3.5 Všechny poskytnuté certifikační značky jsou výhradním majetkem 3EC s výjimkou loga PEFC. 3EC má právo a povinnost průběžně kontrolovat jejich používání v průběhu dozorových auditů u Klienta. 3EC však uděluje Klientovi výslovný souhlas na bezplatné používání těchto certifikačních značek 3EC za účelem prokázání certifikace uděleným certifikátem před třetími osobami na daný systém (ISO 9001,….) nebo výrobek (TD CFCS 2002).

8.4 Udržování certifikace, recertifikace

8.4.1 3EC ověřuje funkčnost a stupeň implementace systému managementu formou dozorových auditů u Klienta, které si smluvní strany dohodly a naplánovaly na celé smluvní období. Účelem dozorových auditů je potvrdit oprávněnost předcházejícího úspěšného certifikačního procesu. Totéž platí i pro výrobkovou certifikaci.

8.4.2 V případě, že na konci prvního smluvního období (to se kryje s platností certifikátu), jsou výsledky dozorových auditů vyhovující, následuje opakovaná certifikace (recertifikace) systému managementu Klienta. Pokud Klient projeví vůli pokračovat v certifikačním procesu, je možné ve smluvním vztahu pokračovat druhým smluvním obdobím, avšak za předpokladu, že se výchozí podmínky u Klienta, které vedly ke stanovení rozsahu auditů, nezměnily. V tomto případě je Klient povinen sdělit 3EC potřebné informace prostřednictvím standardního formuláře F01. V případě, že Klient nechce pokračovat ve spolupráci, oznámí 3EC toto rozhodnutí nejpozději 3 měsíce před uplynutím předcházejícího smluvního období.

8.4.3 Pravidlo podle 8.4.2 prodlužování doby platnosti smlouvy se přiměřeně aplikuje také na další smluvní období.

8.4.4 Činnosti recertifikačního auditu mohou vyžadovat realizaci prvního stupně v případě, že došlo k významným změnám systému managementu, organizace nebo kontextu, ve kterém systém managementu funguje (např. změny legislativy).

8.4.5 Recertifikační audit musí zahrnovat audit na místě, který pokrývá zejména:

• Posouzení efektivnosti systému managementu s ohledem na interní a externí změny

• Aplikovatelnost systému managementu vzhledem k předmětu certifikace

• Prokázání závazku udržování a zlepšování výkonnosti systému managementu s ohledem na celkovou výkonnost společnosti

Výstupem z auditu je písemná zpráva z auditu.

8.4.6 Recertifikace může navázat na původní certifikaci v případě, že 3EC ukončí recertifikační audit (včetně uzavření případných významných neshod) před vypršením platnosti certifikátu.

8.4.7 V případě neukončení recertifikačního auditu do doby platnosti certifikátu, může být obnovena platnost certifikace, pokud bude recertifikační audit dokončen v průběhu 6 měsíců od vypršení platnosti certifikátu. V opačném případě 3EC nedoporučí recertifikaci a nemůže prodloužit platnost stávající certifikace. O této skutečnosti 3EC Klienta informuje.

8.5 Rozšiřování rozsahu udělené certifikace

Na žádost Klienta o rozšíření již udělené certifikace rozhodne 3EC, zda a za jakých podmínek může být rozšíření certifikace uděleno. Záznam o rozhodnutí je v kompetenci výkonného ředitele a je uveden v F 01.

8.6 Narychlo oznámené nebo neoznámené audity

3EC může provést narychlo oznámené nebo neoznámené audity u svých certifikovaných Klientů v souvislosti s prošetřením stížností, nebo na základě změny související s certifikovaným systémem managementem klienta nebo z důvodu pozastavení certifikace Klienta. 3EC sdělí Klientovi složení týmu, který bude audit realizovat. 3EC ustanoví tým auditorů s ohledem na nekonfliktnost provedení tohoto auditu.

8.7 Přístup akreditační organizace

Klient se zavazuje umožnit národní anebo mezinárodní akreditační společnosti (např.: ČIA, SNAS, apod.), nebo jejímu zástupci přístup ke všem etapám auditu a všem potřebným dokumentům z důvodu přesvědčení se, že auditorský tým 3EC postupuje správně, a že audit probíhá v souladu s referenční normou, vůči které chce být Klient certifikován. Po dobu trvání smlouvy na certifikaci s 3EC Klient nesmí odmítnout podobný požadavek, pokud je vznesen akreditační organizací, jejím zástupcem nebo 3EC.

8.8 Pozastavení, odnětí nebo omezení rozsahu certifikace

8.8.1 3EC má stanovenou politiku pro pozastavení, odnětí nebo omezení rozsahu certifikace včetně následných opatření. 3EC má právo pozastavit nebo odejmout jím vystavený certifikát, případně omezit jeho rozsah, na základě vlastních zjištění či získaných informací, pokud Klient, který má certifikovaný systém managementu, neplní pravidla stanovená smlouvou pro udělení a udržování certifikace, resp. není-li v souladu s akreditačními a certifikačními pravidly případně při neplnění finančních závazků Klientem vůči 3EC.

8.8.2 3EC pozastaví platnost certifikace v případě, kdy certifikovaný systém managementu Klienta selhává při plnění certifikačních požadavků nebo Klient nedovolí provedení dozorových auditů nebo recertifikačních auditů, nebo Klient požádal o pozastavení certifikace.

8.8.3 Při pozastavení certifikace je certifikace systému managementu Klienta dočasně neplatná, přičemž pozastavení certifikace není ve většině případů delší než 6 měsíců.

8.8.4 3EC obnoví platnost pozastavené certifikace, pokud byly vyřešeny problémy, které k pozastavení vedly. Pokud nedojde k vyřešení problémů, které vedly k pozastavení platnosti certifikace, 3EC rozhodne o odnětí certifikace vůbec nebo o omezení rozsahu udělené certifikace.

8.8.5 3EC omezí rozsah udělené certifikace s cílem vyloučit ty části rozsahu certifikace, které nesplňují požadavky, pokud certifikovaný Klient trvale nebo vážně neplní certifikační požadavky týkající se části předmětu uděleného rozsahu certifikace.

8.8.6 3EC má povinnost zveřejnit skutečnost o pozastavení nebo odejmutí certifikátu, týkající se dotčeného Klienta.

9. Vymáhání nedoplatků a jiných nároků

9.1 Jakákoli stranami dohodnutá smluvní pokuta, pokud je sjednána ve smlouvě, je splatná do 14 dnů od doručení oznámení 3EC o uplatnění smluvní pokuty. Přílohou oznámení je příslušná faktura 3EC. 3EC však preferuje cestu oboustranné dohody ohledně řešení vzniklé situace.

9.2 V případě, že klient řádně nehradí své závazky vůči 3EC, je 3EC oprávněna předat vymáhání pohledávky specializované společnosti.

10. Odpovědnost za škodu

10.1 Smluvní strana, která poruší svoji povinnost ze smluvního vztahu, je povinna vzniklou škodu tím způsobenou druhé smluvní straně nahradit. Této odpovědnosti se zbaví, pokud prokáže, že porušení povinností bylo způsobeno okolnostmi vylučujícími její odpovědnost.

10.2 Klient odpovídá za škodu způsobenou 3EC neoprávněným používáním vystaveného certifikátu (zejména však používáním certifikačních značek v rozporu se smlouvou nebo s dokumentem „Pravidla používání loga a certifikační značky 3EC International“).

11. Odvolání a stížnosti

11.1 Pokud Klient nesouhlasí s konečným rozhodnutím 3EC o udělení, resp. neudělení certifikace nebo pozastavení nebo odejmutí certifikace, může vůči němu podat odvolání. Odvolání musí být v písemné formě a musí být uplatněno do 14 dnů od data rozhodnutí 3EC. Postupuje se v souladu s TS 06 (více na xxx.0xx.xx)

11.2 Pokud 3EC obdrží stížnost, musí rozhodnout, zda se stížnost vztahuje k certifikačními činnostem, za které je 3EC odpovědné nebo se stížnost týká certifikovaného klienta. Postupuje se v souladu s TS 07 (více na xxx.0xx.xx).

11.3 Odvolání nebo stížnost musí být podány v první instanci u vedení 3EC. O odvolání nebo stížnosti Klienta rozhodne 3EC písemně nejpozději do 20 pracovních dnů od jejich doručení a rozhodnutí písemně oznámí Klientovi nejpozději ve lhůtě následujících 10 pracovních dnů.

11.4 V případě, že odvolání nebo stížnost nebudou akceptovány 3EC jako první instancí, má Klient právo obrátit se písemně na příslušnou akreditační společnost.

11.5 3EC má zájem výše uvedené spory primárně vyřešit dohodou, nedojde-li k dohodě, jsou pro případné spory příslušné soudy ČR.

12. Skončení platnosti smlouvy na certifikaci v průběhu smluvního období

12.1 Platnost smlouvy mohou smluvní strany ukončit v průběhu prvního smluvního období nebo v dalších smluvních obdobích a mimo pravidel uvedených ve smlouvě také vzájemnou písemnou dohodou.

12.2 Kterákoli smluvní strana je dále oprávněna vypovědět smlouvu v 3měsíční výpovědní lhůtě bez udání důvodu s tím, že výpovědní lhůta začíná běžet první den měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.

12.3 Kterákoli smluvní strana může platnost smlouvy okamžitě ukončit v případě:

• že dojde k porušení povinností smlouvy, pokud nebylo toto porušení odstraněno ani v průběhu lhůty 15 dnů od doručení oznámení o tomto porušení druhé smluvní straně,

• stane-li se jedna ze smluvních stran nespolehlivou osobou ve smyslu zákona o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., v platném znění,

• pokud jedna ze smluvních stran vstoupí do likvidace, bude na její majetek podán návrh na zahájení insolvenčního řízení, nebo bude rozhodnuto o úpadku, případně bude prohlášen konkurs,

• pokud jedna ze smluvních stran ztratí své podnikatelské oprávnění (v úplném nebo částečném rozsahu) související s předmětem uzavřené smlouvy; v tomto případě není oprávněna druhá strana vymáhat jakoukoliv související škodu,

• že dojde k porušení povinností Klientem ve smyslu čl. 5.1 a 6.4 těchto VOP.

12.4 V případě, že platnost smlouvy na certifikaci skončí z jakéhokoli důvodu uvedeného ve smlouvě nebo v těchto VOP, vystavené certifikáty 3EC se stávají neplatnými a Klient je povinen je 3EC vrátit. Toto se netýká případu, kdy klientovi končí řádné smluvní tříleté období.

13. Závěrečná ustanovení

13.1 Podpisem smlouvy Klient prohlašuje, že se seznámil s obsahem platných VOP, a že souhlasí s tím, aby se vztahy mezi ním a 3EC řídily ustanoveními podepsané smlouvy a platnými VOP. VOP platí v plném rozsahu, pokud ve smlouvě není stanoveno jinak.

13.2 Právní vztahy vzniklé mezi 3EC a Klientem se řídí platným právním řádem ČR. 3EC a Klient se ve smyslu ustanovení zákonů v platném znění dohodli, že v případě uzavření smlouvy se jejich vztah, blíže upravený ve VOP, smlouvě, či konkrétní objednávce bude řídit platnými právními předpisy ČR.

13.3 3EC a Klient se dohodli, že 3EC je oprávněna měnit VOP v případě rozumné potřeby, zejména změny příslušné legislativy nebo v souvislosti s požadavky platných norem ISO/IEC 17021-1 a ISO 17065 a to v odpovídající míře s tím, že o těchto změnách bude Klienta vhodným způsobem, zejména písemně (elektronickou formou) informovat. Klient má právo změny odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu vypovědět v 3měsíční výpovědní lhůtě s tím, že výpovědní lhůta začíná běžet první den měsíce následujícího po doručení výpovědi 3EC. V případě, že do 14 pracovních dnů ode dne oznámení o změně VOP Klient neoznámí svůj nesouhlas s uvedenou změnou, má se za to, že s předmětnými změnami souhlasí. Aktuální znění VOP je vždy k nahlédnutí v sídle 3EC v Praze a na xxx.0xx.xx společnosti 3EC.

13.4 Veškerá dokumentace smluvních stran, zejména dodatky ke smlouvě, faktury, dobropisy, apod., pokud není uvedeno ve smlouvě nebo ve VOP jinak, vyžaduje pro svoji platnost písemnou formu.

14. Prohlášení ke GDPR

14.1 S ohledem na skutečnost, že 3EC International, s.r.o. je správcem OÚ (osobních údajů) souvisejících s výkonem auditů, které provádí na základě smluvního vztahu, není zapotřebí písemného, ani jinak sděleného souhlasu od subjektů OÚ ke zpracování nezbytných výstupů z auditů (zprávy a povinné záznamy v souladu s požadavky ISO/IEC 17021-1), viz Nařízení Evropského parlamentu a rady EU 2016/679, čl. 6, písm. b).

V Praze dne 1. 5. 2018 Xxx. Xxxxx Xxxxxx

jednatel 3EC International, s.r.o.