SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Příloha č. 2 Smlouvy č.j.: UKRUK/287662/2023
SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Univerzita Karlova, Rektorát
se sídlem: Ovocný trh 560/5, Praha 1, PSČ 116 36
IČO: 00216208
DIČ: CZ00216208
Za kterou jedná: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, kvestor UK
ID datové schránky: piyj9b4
Kontaktní e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxxx.xx
(dále tako jako „Správce“)
a
[DOPLNIT]
se sídlem: [DOPLNIT]
IČO: [DOPLNIT]
DIČ: [DOPLNIT]
Za kterou jedná: [DOPLNIT]
ID datové schránky: [DOPLNIT]
Kontaktní e-mail: [DOPLNIT]
(dále tako jako „Zpracovatel“)
Správce a Zpracovatel dále také každý jako „Smluvní strana“ nebo oba jako „Smluvní strany“ uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku podle čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), ve znění II. a III. Korigenda (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“) a podle § 34 odst. 2 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“)
tuto
SMLOUVU O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
I.
Úvodní ustanovení
Smluvní strany mezi sebou uzavřely smlouvu s č.j.: UKRUK/287662/2023, jejímž předmětem je dodání služby spočívající v poskytování poradenských a konzultačních služeb souvisejících se zabezpečením povinností Univerzity Karlovy (dále jen „UK“) v případě výjezdů a příjezdů zaměstnanců (dále jen „Smlouva hlavní“). V rámci plnění Smlouvy hlavní bude docházet ke zpracování osobních údajů zaměstnanců UK, kterými jsou subjekty údajů Správce.
Smluvní strany prohlašují, že každá z nich je oprávněna uzavřít tuto smlouvu a plnit závazky z této smlouvy vyplývající.
Pojmy používané v této smlouvě mají stejný význam jako v obecném nařízení o ochraně osobních údajů nebo v zákoně o zpracování osobních údajů. Dozorovým úřadem se rozumí Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem v Praze.
Subjekty údajů se zde rozumí osoby, vůči nimž dochází ke zpracování osobních údajů Zpracovatelem pro Správce.
Účel zpracování osobních údajů, subjekty údajů, zpracovávané osobní údaje, činnosti Správce, v rámci kterých budou osobní údaje zpracovávány, jakož i další podrobnosti zpracování jsou upřesněny dále v této smlouvě.
Správce a Zpracovatel berou vzájemně na vědomí a činí mezi sebou nesporným, že Správce je ten, kdo je odpovědný za určení účelů a prostředků zpracování, tj. za určení
které osobní údaje subjektů budou zpracovávány Zpracovatelem pro Správce,
subjektů údajů, jejichž osobní údaje budou zpracovávány Zpracovatelem pro Správce,
pro jaký účel budou osobní údaje zpracovávány a na základě jakého právního důvodu,
po jakou dobu mají být osobní údaje Zpracovatelem pro Správce zpracovávány a uchovávány.
II.
Předmět a účel smlouvy
Předmětem této smlouvy je úprava podmínek zpracování osobních údajů, ke kterému bude docházet v souvislosti s plněním Smlouvy hlavní. Předmětem této smlouvy je dále úprava vzájemných práv a povinností Správce a Zpracovatele.
Předmětem této smlouvy není zpracování zvláštních kategorií osobních údajů.
Účelem této smlouvy je ochrana osobních údajů zpracovávaných Zpracovatelem pro Správce v souvislosti s plněním Smlouvy hlavní.
Zpracovatel se touto smlouvou zavazuje zpracovávat osobní údaje pro Správce podle této smlouvy, pokynů Správce a v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů, zákonem o ochraně osobních údajů a ostatními právními předpisy.
Správce se zavazuje poskytovat Zpracovateli součinnost a pokyny ke zpracování osobních údajů podle této smlouvy.
III.
Zpracovávané osobní údaje, vymezení subjektů údajů, účel zpracování, právní důvod zpracování, povaha zpracování a doba zpracování
Zpracovávané osobní údaje: Jméno a příjmení, datum narození, e-mail, adresa místa trvalého pobytu, typ pracovního úvazku, délka úvazku, výše mzdy, místo výkonu práce, identifikační číslo pro sociální a zdravotní pojištění, daňové identifikační číslo
Kategorie subjektů údajů: Zaměstnanci UK
Účel zpracování: Registrace zaměstnanců UK pro účely odvodů sociálního a zdravotního pojištění a daní u příslušných úřadů, výpočet pravidelných měsíčních mezd a odvodů a další periodická vyúčtování pojistného a daní a administrativní činnosti v souvislosti s výše uvedeným
Právní důvod zpracování: Plnění právní povinnosti podle platných právních předpisů České republiky a dotčených zemí (v návaznosti na pracovněprávní vztah) v oblasti sociálního zabezpečení a daní
Povaha zpracování: Převážně automatizovaně na prostředcích Správce i Zpracovatele v systémech Správce i Zpracovatele, částečně bez použití prostředků výpočetní techniky
Doba zpracování: Po dobu trvání Smlouvy hlavní
IV.
Předání osobních údajů Správci po uplynutí doby pro jejich zpracování
Po uplynutí doby zpracování osobních údajů stanovené výše Zpracovatel bez zbytečného odkladu osobní údaje předá Správci, a to včetně všech případných kopií.
Do doby předání osobních údajů podle odstavce 1 je Zpracovatel povinen s osobními údaji nakládat podle podmínek stanovených v této smlouvě.
V.
Práva a povinnosti Smluvních stran
Zpracovatel zpracovává pro Správce výše uvedené osobní údaje jen podle této smlouvy a doložených pokynů Správce, a to včetně, nikoli však výlučně v otázkách předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci. Při zpracování osobních údajů podle této smlouvy Zpracovatel postupuje v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů a zákonem o zpracování osobních údajů.
Zpracovatel je oprávněn po Správci požadovat potřebnou součinnost a pokyny potřebné k řádnému zpracování osobních údajů podle této smlouvy.
Zpracovatel je oprávněn zapojit do zpracování osobních údajů podle této smlouvy dalšího zpracovatele uvedeného v příloze č. 1 této smlouvy. Dalšího zpracovatele, neuvedeného v příloze č. 1 této smlouvy, je Zpracovatel oprávněn zapojit do zpracování po předchozím písemném ohlášení Správci a písemném odsouhlasení takového dalšího zpracovatele Správcem. Správce má právo se vyjádřit, zda se zapojením dalšího zpracovatele neuvedeného v příloze č. 1 této smlouvy souhlasí nebo nesouhlasí do 15 dnů po ohlášení Zpracovatelem podle předchozí věty. Pakliže Správce nesouhlasí se zapojením dalšího zpracovatele neuvedeného v příloze č. 1 této smlouvy, nemůže být takový zpracovatel zapojen do zpracování osobních údajů podle této smlouvy.
Jestliže má být do zpracování osobních údajů podle této smlouvy zapojen další zpracovatel uvedený v příloze č. 1 této smlouvy nebo další zpracovatel neuvedený v příloze č. 1 této smlouvy, kterého Správce odsouhlasil podle předchozího ustanovení, je Zpracovatel povinen zajistit, že tento další zpracovatel bude osobní údaje podle této smlouvy zpracovávat ve stejném rozsahu povinností a s obdobnou úrovní ochrany jako Zpracovatel podle této smlouvy. Za dodržování povinností dalšího zpracovatele ve vztahu ke zpracovávání osobních údajů podle této smlouvy odpovídá Správci Zpracovatel, jako by tyto povinnosti plnil sám.
Zpracovatel zajistí, aby osobní údaje podle této smlouvy byly zpracovávány jen oprávněnými osobami, kterými jsou zaměstnanci Zpracovatele. Zpracovatel dále zajistí, aby tyto oprávněné osoby měly sjednanou povinnost mlčenlivosti ke zpracování osobních údajů podle této smlouvy.
Zpracovatel se zavazuje za účelem zpracování osobních údajů podle této smlouvy přijmout vhodná technická a organizační opatření tak, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení ochrany osobních údajů odpovídající danému riziku, včetně, nikoli však výlučně
pseudonymizace a šifrování osobních údajů,
zajištění odolnosti systémů a služeb zpracování,
schopnosti obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě incidentů,
zajištění procesu pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.
Zpracovatel poskytuje Správci součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů týkajících se jejich práv v souvislosti se zpracováváním osobních údajů podle této smlouvy Zpracovatelem pro Správce.
Zpracovatel poskytuje Správci součinnost při plnění povinnosti Správce v souvislosti se zabezpečením osobních údajů, ohlašováním případů porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu, oznamováním případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů, posouzením vlivu na ochranu osobních údajů. Zpracovatel má povinnost jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných podle této smlouvy oznámit Správci bez zbytečného odkladu. Oznámení musí obsahovat
popis porušení zabezpečení a je-li to možné uvedení kategorií a přibližného počtu dotčených klientů Správce,
popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení osobních údajů.
Zpracovatel je povinen po skončení doby zpracování uvedené v této smlouvě a předání zpracovávaných osobních údajů včetně všech kopií Správci dále již osobní údaje nezpracovávat.
Zpracovatel je povinen strpět audit ze strany Správce nebo jím pověřené osoby za účelem kontroly plnění povinností stanovených touto smlouvou a právními předpisy.
Správce je oprávněn po Zpracovateli požadovat informace dokladující, že Zpracovatel plní v souvislosti se zpracováním osobních údajů podle této smlouvy povinnosti stanovené touto smlouvou a právními předpisy. Správce je oprávněn za tímto účelem vykonávat u Zpracovatele audity.
Správce má právo vyžádat si od Zpracovatele informace týkající se konkrétních technických a organizačních opatření Zpracovatele k plnění jeho povinností vhodně zabezpečit ochranu osobních údajů zpracovávaných podle této smlouvy.
Správce je oprávněn požadovat od Zpracovatele součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů týkajících se jejich práv v souvislosti se zpracováváním osobních údajů podle této smlouvy Zpracovatelem pro Správce.
Správce je povinen na oprávněnou žádost Zpracovatele podat mu bližší vysvětlení, pokud jde o typy zpracovávaných osobních údajů, jejich rozsah, účel zpracování nebo titul.
VI.
Odpovědnost za škodu
Zpracovatel odpovídá Správci za škodu nebo nemajetkovou újmu, která Správci vznikne porušením povinnosti Zpracovatele podle této smlouvy.
VII.
Teritoriální působnost a předávání osobních údajů do zahraničí
Ke zpracování osobních údajů podle této smlouvy dochází na území České republiky, na území Evropské Unie i mimo území Evropské Unie.
VIII.
Kontaktní údaje
Smluvní strany sjednávají, že ve věcech týkajících se této smlouvy spolu mohou komunikovat také prostřednictvím kontaktních osob, kterými jsou
Za Správce
Jméno a příjmení: Xxx. Xxxxx Xxxxx
Pracovní zařazení: koordinátor pro zahraniční mzdovou agendu
E-mail: xxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx
Telefon: 000 000 000
Ve věcech technických: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, vedoucí UK Point, xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxx.xx
Mgr. Xxxxxx Xxxxx, vedoucí CU Staff Welcome Centre
xxxxxx.xxxxx@xxx.xxxx.xx
Kontaktní e-mailová adresa Správce, pokud jde o hlášení porušení zabezpečení osobních údajů, ke kterému došlo na straně Zpracovatele v souvislosti s touto smlouvou, je xxxx@xxxx.xx.
Za Zpracovatele
Jméno a příjmení: [DOPLNIT]
Pracovní zařazení: [DOPLNIT]
E-mail: [DOPLNIT]
Telefon: [DOPLNIT]
IX.
Společná a závěrečná ustanovení
Tato smlouva se řídí obecným nařízením o ochraně osobních údajů, zákonem o zpracování osobních údajů a dále obecnými právními předpisy České republiky, zejména pak občanským zákoníkem.
Povinnostem Zpracovatele stanoveným v této smlouvě odpovídá právo Správce i v případě, že to v této smlouvě není výslovně stanoveno. Povinnostem Správce stanoveným v této smlouvě odpovídá právo Zpracovatele i v případě, že to v této smlouvě není výslovně stanoveno.
Strany sjednávají, že v záležitostech týkajících se této smlouvy spolu budou komunikovat v českém jazyce.
Tato smlouva může být měněna, či doplněna pouze písemně na základě písemné dohody Smluvních stran.
Příloha č. 1 tvoří nedílnou část této smlouvy.
Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou, po dobu trvání Smlouvy hlavní. Tuto smlouvu lze před uplynutím doby určité ukončit písemnou dohodou, výpovědí nebo odstoupením Smluvních stran. Závazky z této smlouvy nepřechází na právní nástupce Správce nebo Zpracovatele.
Smluvní strany jsou oprávněny tuto smlouvu vypovědět s výpovědní dobou v délce 3 měsíců. Výpovědní doba počíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po dni, ve kterém byla výpověď doručena druhé Smluvní straně.
Smluvní strany jsou oprávněny od této smlouvy odstoupit z důvodů podle § 2002 občanského zákoníku.
Správce je oprávněn od smlouvy odstoupit, jestliže Zpracovatel zapojí do zpracování osobních údajů podle této smlouvy dalšího zpracovatele neuvedeného v příloze č. 1, se kterým Správce nesouhlasil. Takové jednání Zpracovatele se považuje za podstatné porušení povinností vyplývajících z této smlouvy.
Správce je dále oprávněn od této smlouvy odstoupit, jestliže se u Zpracovatele jeho vlastnická struktura v průběhu trvání závazku podle této smlouvy změní v tom smyslu, že bude Zpracovatel z více než 50% přímo nebo nepřímo vlastněný nebo ovládaný ruským státním příslušníkem, fyzickou či právnickou osobou nebo jiným subjektem či orgánem se sídlem v Rusku.
V případě, že je některé z ustanovení této smlouvy neplatné nebo neúčinné, a týká-li důvod neplatnosti nebo neúčinnosti jen takové části právního jednání, kterou lze od jeho ostatního obsahu oddělit, je neplatnou nebo neúčinnou jen tato část, lze-li předpokládat, že by k právnímu jednání došlo i bez neplatné nebo neúčinné části, rozpoznala by kterákoli ze smluvních stran neplatnost včas.
Smluvní strany souhlasí, že této smlouvě porozuměly, souhlasí s jejím obsahem, že je projevem jejich svobodné a vážné vůle a že nebyla uzavřena v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek.
Příloha č. 1 - Seznam dalších zpracovatelů podle čl. V.3
[DOPLNIT]
8