Obsah
POKYNY PRO PRÁCI V DATABÁZI PRODUKTŮ | |
Číslo vydání: | 1 |
Datum účinnosti: | 24. 4. 2018 |
Počet stran | 15 |
Obsah
2.1.1 Načasování vložení produktů 5
2.3 Generování a podpis licenční či podlicenční smlouvy 11
2.5 Produkt vrácen k přepracování 15
2.7 Možné stavu produktů v databázi 15
1 Úvod
Podmínkou poskytnutí podpory z OPZ je závazek příjemce, umožnit volné šíření takových produktů projektu, u kterých lze předpokládat, že budou užitečné organizacím, jež řeší obdobné problémy, resp. obdobné potřeby cílové skupiny jako řešil příjemce v projektu pomocí prostředků z OPZ. Příjemce je povinen nabídnout ŘO produkt projektu v elektronické formě za účelem umístění produktu na portálu xxx.xxxxx.xx a umožnění jeho stahování třetími osobami. Pro usnadnění splnění této povinnosti byla v rámci portálu xxx.xxxxx.xx vytvořena Databáze produktů Evropského sociálního fondu, v rámci které jsou produkty vytvořené z prostředků OPZ předávány a rovněž zveřejňovány k volnému použití.
Databáze produktů obsahuje rovněž produkty, které vznikly díky prostředkům z operačních programů v gesci MPSV v předchozích programových obdobích: Programu Iniciativy Společenství EQUAL, operačního programu Rozvoj lidských zdrojů a Jednotného programového dokumentu pro Cíl 3 regionu NUTS2 hlavní město Praha v období 2004-2006 a operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost v období 2007-2013.
ŘO jako produkty s potenciálem podpořit cíle OPZ volným šířením vymezil zejména:
⚫ metodické dokumenty pro přípravu a realizaci vzdělávacích kurzů, vzdělávacích programů a poradenství včetně osnov kurzů a obdobných materiálů,
⚫ metodické a podpůrné materiály pro přípravu business plánů subjektů sociální ekonomiky,
⚫ metodické, informační, učební a výukové dokumenty a pomůcky pro práci s cílovou skupinou nebo pro cílovou skupinu,
⚫ výsledky obecných a specifických analýz problémových oblastí, tj. analýzy, které nejsou zaměřeny pouze na situaci v konkrétní organizaci,
⚫ výstupy z konferencí, seminářů a obdobných akcí (např. sborníky, příklady dobré praxe apod.), které v rámci projektu pořádá příjemce podpory nebo jeho partner; do této kategorie nepatří prezentace (ve formátu Power Point a obdobných) určené na tyto akce.
Závazek k volné šiřitelnosti produktů projektu se nevztahuje na projekty, kterým jsou prostředky z OPZ poskytovány v režimu veřejné podpory nebo režimu de minimis.
2 Databáze produktů
2.1 Základní nastavení
Databáze produktů je součástí portálu xxx.xxxxx.xx a je plně integrována do prostředí IS ESF 2014+. Každý uživatel, který je registrován na portálu xxx.xxxxx.xx má proto automaticky přístup také do databáze produktů se stejným přihlašovacím jménem a heslem jako např. do IS ESF 2014+. Přiřazení zástupce příjemce k danému projektu probíhá obdobným způsobem, jako v případě IS ESF 2014+, tzn. z MS2014+ je na projekt přenesen údaj o kontaktní osobě, navíc jsou do databáze produktů automaticky přeneseni zástupci příjemce, kteří mají aktivovaný účet v IS ESF 2014+.
V databázi produktů jsou na rozdíl od IS ESF 2014+ zařazeny i projekty, které nesledují indikátory týkající se účastníků projektu vykazované prostřednictvím IS ESF 2014+. V případě těchto projektů jsou jako zástupci příjemce předávány pouze osoby, které jsou aktuálně zadány na projektu v MS2014+ na záložce „Subjekty“. V databázi produktů nemá příjemce možnost přidávat další osoby podílející se na administraci projektu; v případě potřeby připojení dalších osob k projektu v databázi produktů je tedy třeba, aby uživatel doplnil požadované osoby na příslušném projektu v MS2014+ na záložce „Subjekty“, a to prostřednictvím žádosti o změnu podané v IS KP14+.
Pro přístup do databáze produktů zvolí uživatel po přihlášení do portálu xxx.xxxxx.xx v horním vodorovném menu tlačítko „Správa dat“, poté se objeví v levém navigačním menu záložka zobrazující dostupné aplikace. Uživatel v tomto menu klikne na možnost „Databáze produktů“.
Po rozkliknutí modulu databáze produktů se zobrazí záložky, které zahrnují již zveřejněné produkty z programových období 2004–2006, 2007–2013 a 2014–2020. V modulu je dále k dispozici záložka „Veřejný seznam produktů“, ve kterém je možné vyhledat konkrétní produkt dle názvu a registračního čísla projektu, v rámci kterého byl produkt vytvořen. V modulu je k dispozici záložka „Seznam mých produktů“, která obsahuje všechny produkty, ke kterým je uživatel připojen v roli zástupce příjemce.
Pro přidání produktu na svůj projekt pracuje uživatel na záložce „Seznam mých produktů“.
V případě, že je uživatel přiřazen jako zástupce příjemce na projekt v databázi produktů, má možnost vybrat z číselníku „Výběr projektu pro přidání produktu“. Po kliknutí na ikonu se zobrazí všechny projekty, u kterých je daný uživatel přiřazen v roli zástupce příjemce.
Ve spodní části obrazovky označené „Seznam produktů“ se zobrazuje přehled již zadaných produktů na projektech, u kterých je daný uživatel přiřazen v roli zástupce příjemce.
2.1.1 Načasování vložení produktů
Databáze produktů byla připravena tak, aby v ní docházelo také k uzavírání licenční či podlicenční smlouvy mezi příjemcem a ŘO.1 Licenční smlouva je relevantní u produktů, jejichž autorem je realizátor projektu (příjemce), podlicenční smlouva u produktů, jejichž autorem je partner projektu nebo dodavatel, příp. jiný subjekt.
DOPORUČUJEME předávat všechny produkty vzniklé v jednom projektu, u nichž ŘO nabude licenci, vždy společně v jedné skupině. Obdobně to platí pro všechny produkty, u nichž ŘO získá podlicenci. (A je možné obě skupiny předat najednou, anebo v odlišný časový okamžik; pro obě bude uzavírána samostatná smlouva.) Tento přístup zjednoduší administrativu na straně příjemce i ŘO.
2.2 Přidání produktu
Pro přidání produktu se uživatel pohybuje na záložce PRODUKTY/Seznam mých produktů. Uživatel má zvolený projekt, ke kterému chce založit produkt, a stiskne tlačítko .
1 Ve výjimečných případech, kdy příjemce je organizační složka státu, pak se nejedná o smlouvu, ale o specifický záznam.
Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář pro vyplnění detailů o produktu, na kterém jsou žlutě označená pole povinná k vyplnění a šedě označená pole jsou již předvyplněná. Při vyplňování se postupuje odshora dolů. V horní části obrazovky se nachází tlačítka pro změny stavu záznamu, tj. pro odeslání produktu ke kontrole, a také tlačítko „Uložit“.
Přehled dostupných položek druhů produktu, cílových skupin a uživatelů produktu je následující:
Specifikace produktu
• Název produktu
Doporučujeme zvolit název tak, aby z něj bylo možné odvodit, základní charakter produktu. Zároveň je vhodné, aby název nebyl příliš dlouhý.
• Autor produktu
o Tento parametr má vliv na volbu typu smlouvy v případě poskytnutí práv k produktu ŘO (varianty jsou licenční nebo podlicenční smlouva).
o Zvolte „Realizátor projektu“ v případě, že autorem produktu je sám realizátor projektu - příjemce.
o Zvolte „Partner/dodavatel projektu“ v případě, že autorem produktu je partner projektu (uvedený v projektové žádosti) nebo dodavatel, příp. jiný subjekt.
• Druh produktu
o Zvolte druh produktu – zaškrtněte odpovídající položku/položky v seznamu druhů produktu, vždy však nejméně jednu; přehled položek viz snímek obrazovky výše.
o K jednomu produktu je možné přiřadit více druhů. V případě, že uživatel zvolí možnost „Jiné“, zobrazí se nové povinné pole vyžadující přesnou specifikaci.
• Cílová skupina
o Cílové skupiny jsou skupiny osob, které mohou mít z produktu užitek. Zpravidla se shodují s cílovými skupinami projektu.
o Zvolte cílové skupiny produktu – zaškrtněte odpovídající položku/položky v seznamu, vždy však nejméně jednu.
o K jednomu produktu je možné přiřadit více cílových skupin. V případě, že uživatel zvolí možnost „Jiné“, zobrazí se nové povinné pole vyžadující přesnou specifikaci.
• Uživatelé produktu
o Uživateli produktu jsou organizace, které potenciálně využijí produkt při práci se svými cílovými skupinami.
o Zvolte typ uživatele produktu – zaškrtněte odpovídající položku/položky v seznamu, vždy však nejméně jednu.
o K jednomu produktu je možné přiřadit více uživatelů. V případě, že uživatel zvolí možnost „Jiní“, zobrazí se nové povinné pole vyžadující přesnou specifikaci.
• Popis produktu
Popište stručně a výstižně produkt – uveďte jeho základní charakteristiky, cíle, rozsah apod. Neuvádějte informace, které jsou uvedeny v jiných polích tabulky (např. cílové skupiny, druh, uživatelé). Zde také můžete uvést další informace k produktu, které usnadní jeho další využití v jiných organizacích (silné a slabé stránky, užitečnosti a přenositelnosti, příklad dobré praxe), pokud je to pro daný produkt relevantní.
• Možnost předání a zveřejnění
V poli „Způsob předání produktu“ uživatel vybere jednu ze tří možností:
A) Produkt nemůže být předán poskytovateli dotace – tuto volbu vyberte, pokud produkt nemůžete předat v podobě elektronického souboru ŘO, např. z důvodu, že produktem jsou webové stránky
B) Produkt může být předán poskytovateli dotace, avšak nemůže být zveřejněn – využití této volby není předpokládáno (protože v podmínkách poskytnutí podpory z OPZ je ukotveno, že příjemce musí zajistit, aby ŘO mohl vymezené produkty volně šířit; produkty mimo ty, které jsou vymezené v pravidlech OPZ, není potřeba do databáze produktů ani předávat)
C) Produkt může být předán poskytovateli dotace a může být zveřejněn – všechny ostatní případy
Pro produkty určené ke zveřejnění je nutné zvolit možnost „C) Produkt může být předán poskytovateli dotace a může být zveřejněn“. Jiné varianty neumožňují zveřejnění produktu v databázi produktů, a proto v případě, že produkt nemůže být předán poskytovateli, případně nemůže být zveřejněn, uveďte zdůvodnění v poli „Zdůvodnění způsobu předání produktu“.
Blok „Doplňující údaje“ by měl mít automaticky načtenou informaci o nabyvateli produktu. V případě, že je pole prázdné a nevyplněné, je třeba tento nedostatek nahlásit do schránky xxxx@xxxx.xx (pracovníci technické podpory na základě e-mailu tuto vazbu doplní).
V této části může uživatel změnit typ vztahu mezi nabyvatelem produktu (MPSV) a příjemcem.
• Přednastaven je nejčastější typ vztahu, kdy příjemce je soukromoprávní subjekt nebo orgán samosprávy.
• Jiný typ vztahu je třeba zvolit, pokud je příjemce organizační složkou státu. V tom případě uživatel klikne na odkaz „Editace doplňujících údajů“ a vybere z číselníku jednu z možností na poli „Typ vztahu mezi příjemcem a nabyvatelem licence“.
o Konkrétně jsou k dispozici možnosti „Příjemce je organizační složkou nabyvatele“ – pokud je příjemce MPSV, nebo „Příjemce a nabyvatel jsou různé orgány státní správy“, pokud je příjemce jinou organizační složkou státní správy než MPSV.
Volba správného typu vztahu mezi příjemcem a nabyvatelem produktu pak má vliv na výběr správného typu šablony, ze které je generována (pod)licenční smlouva, resp. zápis (mezi dvěma organizačními složkami státu), příp. záznam (uvnitř organizační složky státu).
Dále v bloku „Doplňující údaje“ uživatel vyplní část „Signatář licenční smlouvy“, konkrétně do políček „jméno kontaktní osoby“ a „e-mail kontaktní osoby“ vyplní jméno a příjmení a e-mailový kontakt na osobu, která bude uvedena na vygenerované (pod)licenční smlouvě, resp. zápisu, příp. záznamu jako osoba jednající za příjemce. Je třeba, aby se jednalo
o osobu, která má dle údajů v IS KP14+ oprávnění k jednání za příjemce. Pokud je takových osob více, doporučujeme uvedení té osoby, která bude vygenerovanou smlouvu elektronicky podepisovat (viz dále). Údaje vyplněné o signatáři licenční smlouvy na jednom produktu se přenáší na všechny produkty daného projektu, k nimž je ŘO poskytována licence, resp. pokud je signatář vyplněn u produktu, u kterého ŘO získá podlicenci, tak na všechny produkty v režimu podlicenční smlouvy.
Do části „Produkty ke stažení“ uživatel uloží produkty v elektronické podobě, které budou následně v databázi produktů k dispozici veřejnosti.
V pravé horní části stiskne uživatel tlačítko „přidat dokument“ a zvolí požadovaný soubor a následně stiskne tlačítko OK. Tímto způsobem lze uložit produkt v elektronické formě. Uživatel může kromě dokumentů vložit i URL adresu produktu. V případě produktů, které nelze předat ŘO (viz výše), nemusí být připojen žádný soubor.
Možnost přidávat dokumenty k produktu je možná pouze do doby, než uživatel vygeneruje (pod)licenční smlouvu.
V případě, že v projektu vzniklo více produktů, pokračuje uživatel takovým způsobem, že se vrátí znovu na záložku „Seznam mých produktů“ a zadá další produkty, které se k projektu váží. Tento postup zopakuje tolikrát, dokud nezadá všechny produkty, které byly v rámci projektu vytvořeny a které mají potenciál podpořit cíle OPZ volným šířením.
DOPORUČUJEME předávat všechny produkty vzniklé v jednom projektu, u nichž ŘO nabude licenci, vždy společně v jedné skupině. Obdobně to platí pro všechny produkty, u nichž ŘO získá podlicenci. (A je možné obě skupiny předat najednou, anebo v odlišný časový okamžik; pro obě bude uzavírána samostatná smlouva.) Tento přístup zjednoduší administrativu na straně příjemce i ŘO.
2.3 Generování a podpis licenční či podlicenční smlouvy
Tato kapitola je relevantní pouze v případě, že je v rámci projektu předáván alespoň jeden produkt, který je určen ke zveřejnění. Pokud produkt, resp. všechny produkty daného projektu mají v části „Možnosti předání produktu“ označenou variantu
„Produkt nemůže být předán“, resp. variantu „Produkt může být předán, avšak nemůže být zveřejněn“, pak nedochází ke generování smlouvy. V těchto případech uživatel nemá k dispozici tlačítko „Vygenerovat smlouvu“.
Licenční, případně podlicenční2 smlouva3 se generuje v okamžiku, kdy příjemce zadal všechny produkty vážící se ke konkrétnímu projektu a je připraven tuto skupinu předat k další administraci na ŘO.
Postup pro generování licenční smlouvy
Uživatel rozklikne jakýkoliv produkt, u kterého je uveden autor produktu „Realizátor projektu“ a roluje pomocí myši zcela dolů na konec formuláře k oddílu „Smlouva mezi příjemcem a nabyvatelem licence produktu“. Stiskne tlačítko „Vygenerovat smlouvu“. Po stisku tlačítka dojde ke generování smlouvy.
Jakmile je smlouva vygenerována, je vidět v přehledové tabulce u smlouvy. Uživatel může smlouvu stáhnout a zkontrolovat všechny doplněné údaje – tzn. informace o nabyvateli licence a příjemci (poskytovateli licence) a informace o produktech.
Pokud je vygenerovaná smlouva v pořádku, může uživatel přistoupit k jejímu elektronickému podpisu (viz dále).
Postup pro generování podlicenční smlouvy
Uživatel rozklikne jakýkoliv produkt, u kterého je uveden autor produktu „Partner/dodavatel projektu“ a roluje pomocí myši zcela dolů na konec formuláře k oddílu „Smlouva mezi příjemcem a nabyvatelem licence produktu“. Postupuje stejným způsobem jako v předchozím případě, liší se pouze typ smlouvy.
2 Licenční smlouva se generuje u všech produktů, jejichž autorem je realizátor projektu (příjemce), podlicenční smlouva se generuje u všech produktů, jejichž autorem je partner projektu nebo dodavatel, příp. jiný subjekt.
3 Resp. zápis (mezi dvěma organizačními složkami), příp. záznam (uvnitř organizační složky).
Připojení podpisu
Jakmile je smlouva vygenerovaná, připojí příjemce elektronický podpis. Je třeba, aby smlouvu podepsal statutární zástupce příjemce, případně osoba, která má v projektu na záložce Plné moci záznam dokládající oprávnění této osoby (tzv. zmocněnce) k jednání za příjemce. Ten, kdo bude smlouvu podepisovat, musí disponovat kvalifikovaným elektronickým podpisem (typ: osobní kvalifikovaný certifikát).
Uživatel klikne na vygenerovaný soubor se smlouvou a zobrazí se okno s detailem vygenerovaného souboru smlouvy. Uživatel následně stiskne tlačítko „Přidat podpis“.
Po této akci se spustí komponenta pro elektronický podpis a zobrazí se nabídka dostupných certifikátů. Vyžadován je kvalifikovaný elektronický podpis (typ: osobní kvalifikovaný certifikát). Uživatel stiskne tlačítko „Podepsat“ a následně je vyzván k zadání hesla či PIN.
V případě, že se vyskytne problém při podpisu, zobrazí se informativní hláška, která nabídne odkaz na nápovědu a pokyny pro instalaci komponenty pro elektronický podpis.
Po úspěšně provedeném elektronickém podpisu vypadá detail podepsané smlouvy tak, že jsou vyplněny údaje o autorovi podpisu, platnosti elektronického podpisu a datu podpisu (pod)licenční smlouvy.
2.4 Předání produktů na ŘO
Po vyplnění všech částí formuláře, vložení dokumentů k produktu a připojení podpisu k (pod)licenční smlouvě4 provede uživatel změnu stavu produktu na „Předat ke kontrole“. Po předání je produkt pro příjemce uzamčen k editaci.
Pokud je v rámci jednoho projektu předáváno více produktů, DOPORUČUJEME předávat všechny produkty vzniklé v jednom projektu, u nichž ŘO nabude licenci, vždy společně ve skupině z hlavní obrazovky produktů projektu. Obdobně to platí pro všechny produkty, u nichž ŘO získá podlicenci. Uživatel označí všechny předávané produktu a stiskem tlačítka „Odeslat ke kontrole“ je předá pracovníkům ŘO. Tento přístup zjednoduší administrativu na straně příjemce i ŘO.
Pokud je předáván jen jeden produkt, lze tento krok provést v horní části obrazovky pomocí tlačítek pro změnu stavu záznamu produktu. Uživatel stiskne tlačítko „Provést přechod“ a následně tlačítko uložit.
4 Smlouva je relevantní pouze v případě, že je v rámci projektu předáván alespoň jeden produkt, který je určen ke zveřejnění, tj. alespoň jeden produkt daného projektu má v části „Možnosti předání produktu“ označenou variantu
„Produkt může být předán a může být zveřejněn“.
2.5 Produkt vrácen k přepracování
Po předání produktu ke kontrole je pracovníky ŘO ověřeno, zda produkt splňuje požadované podmínky pro jeho publikaci, zda je správně určen typ vztahu mezi příjemcem a nabyvatelem produktu a také zda vygenerovaná (pod)licenční smlouva zahrnuje správné údaje.
V případě, že produkt obsahuje některý z uvedených nedostatků, může dojít k situaci, kdy je produkt vrácen k přepracování příjemcem. V takovém případě se změní stav produktu na
„rozpracovaný“ a příjemce je e-mailem vyzván k opravě nedostatků.
2.6 Schválení produktu
V případě, že pracovník ŘO během kontroly produktu nenajde žádné nedostatky, může provést schválení produktu. Pokud příjemce zvolil u způsobu předání produktu variantu
„C) Produkt může být předán poskytovateli a může být zveřejněn“, dojde okamžikem schválení produktu k jeho zveřejnění v databázi produktů a jeho stav se změní na
„Schválen“. Takový produkt je ve finálním stavu a není editovatelný. O schválení produktu je příjemce informován e-mailem. Přílohou e-mailu je (pod)licenční smlouva mezi příjemcem a nabyvatelem produktu ve formátu PDF.
U produktů, které nemohou být předány nebo nemohou být zveřejněny, nedojde jejich schválením ze strany ŘO k jejich zveřejnění v databázi produktů.
2.7 Možné stavu produktů v databázi
V návaznosti na stav záznamu produktu se uživateli v databázi zobrazují následující stavy produktů.
Název stavu | Popis |
Rozpracovaný | Vkladatel produktů (příjemce) ještě finálně neodeslal produkt ke kontrole. Produkt je možné editovat. V tomto stavu jsou také produkty, které byly vráceny k opravě na základě kontroly pracovníků ŘO. |
Kontrola | Produkt byl vkladatelem produktu předán ke kontrole pracovníkům ŘO. Pro vkladatele produktu je v tomto stavu produkt needitovatelný. |
Ke schválení | Produkt úspěšně prošel procesem kontroly ze strany příslušného projektového manažera ŘO a nyní je předložen ke schválení vedoucímu pracovníkovi ŘO. |
Zamítnutý | Finální stav – produkt byl zamítnut ze strany příslušného projektového manažera ŘO. Produkt nebude zveřejněn ani vrácen příjemci k opravě. |
Schválený bez publikace | Finální stav – produkt byl schválen, ale není zveřejněn v databázi produktů. |
Schválený | Finální stav – produkt byl schválen a je zveřejněn v databázi produktů. Příjemci je zaslána notifikace, jejíž přílohou je (pod)licenční smlouva ve formátu pdf. |
Neschválený | Finální stav – produkt byl neschválen ze strany vedoucího pracovníka ŘO. Produkt nebude zveřejněn ani vrácen příjemci k opravě. |