VNITŘNÍ PŘEDPIS O ZAVEDENÍ VNITŘNÍHO OZNAMOVACÍHO SYSTÉMU
COLORLAK, a.s.
PANTER COLOR a.s.
COLORLAK maloobchod s.r.o.
VNITŘNÍ PŘEDPIS O ZAVEDENÍ VNITŘNÍHO OZNAMOVACÍHO SYSTÉMU
V záhlaví uvedené obchodní společnosti (dále jen „Vydavatelé“) vydávají tento vnitřní předpis o zavedení vnitřního oznamovacího systému:
Článek 1 Úvodní ujednání
(1) Whistleblowing je proces, během něhož je oznamovatel oprávněn stanoveným způsobem a v dobré víře oznámit protiprávní jednání, o kterém se dozvěděl v souvislosti s výkonem práce.
(2) Whistleblowing je založen na principu důvěrnosti, ochrany, transparentnosti a
odpovědnosti.
Článek 2
Předmět vnitřního předpisu
(1) Předmětem tohoto vnitřního předpisu je úprava podávání a postupu posuzování oznámení o možném protiprávním jednání.
(2) Předmětem tohoto vnitřního předpisu je dále úprava podmínek o poskytování ochrany fyzické osobě, která učinila oznámení (dále jen „Oznamovatel“).
(3) Tento vnitřní předpis má za cíl vytvořit a podporovat prostředí, ve kterém mohou zaměstnanci i jiné třetí osoby bez obav z odvetného opatření upozornit na nezákonné, neetické nebo nesprávné praktiky a jednání, které se v rámci vydavatelů vyskytují v souvislosti s výkonem práce.
Článek 3
Zavedení vnitřního oznamovacího systému
(1) Vydavatelé tímto v souladu s ustanoveními zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „ZOO“) zavádí vnitřní oznamovací systém.
(2) Vnitřní oznamovací systém je tvořen oznamovacím kanálem Vydavatelů, kterými jsou speciálně zřízené e-mailové adresy xxxxxxxxxxx0@xxxxxxxx.xx a xxxxxxxxxxx0@xxxxxxxx.xx (dále jen „Oznamovací kanál“).
Strana 1 (celkem 6)
(3) Oznamovací kanál je důvěrný a zajištuje bezpečné oznamování a komunikaci kompetentní osoby s Oznamovatelem a veškerá oznámení jsou vyřizována normalizovaným a rychlým řízení spočívajícím v důvěrném, profesionálním a transparentním zpracování kompetentní osobou.
(4) Oznamovatel je také oprávněn obrátit se s jakýmkoli oznámením, dotazem či jiným podnětem na nadřízeného zaměstnance nebo na kompetentního zaměstnance personálního útvaru. Vydavatelé podporují sdružovací právo zaměstnanců, a proto jim je umožněno zakládat odbory a orgány pro zastupování zaměstnanců, které jsou taktéž kompetentními k přijímání všech oznámení.
(5) Vydavatelé jsou povinni určit příslušnou osobu, případně více příslušných osob
k výkonu činnosti spočívající ve vedení vnitřního oznamovacího systému (dále jen
„Příslušná osoba“). Výkon činnosti Příslušné osoby bude založen podepsáním Dohody o výkonu činnosti vedení vnitřního oznamovacího systému (dále jen „Dohoda“). Příslušnou osobu Vydavatelé dále poučí o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají z ZOO. O poučení Vydavatelé a Příslušná osoba sepíšou záznam.
Článek 4 Příslušná osoba
(1) Příslušnou osobou může být pouze fyzická osoba bezúhonná, zletilá a plně svéprávná.
(2) Příslušná osoba učiní prohlášení, že ke dni podpisu Dohody nebyla pravomocně odsouzena pro úmyslný trestný čin, za který trestní zákoník stanoví trest odnětí svobody s horní hranicí trestní sazby více než 2 roky, nebo pro trestný čin spáchaný v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, ledaže její odsouzení pro tyto trestné činy bylo zahlazeno nebo se na ni z jiného důvodu hledí, jako by nebyla odsouzena a dále, že nebyla v posledních 5 letech pravomocně uznána vinnou z přestupku souvisejícího s povinnostmi příslušné osoby dle ustanovení § 24 a § 25 ZOO.
(3) Příslušná osoba je povinna osvědčit svoji bezúhonnost, a to postupem uvedeným
v Dohodě.
(4) V případě, že Příslušná osoba přestane splňovat podmínku bezúhonnosti, je povinna Vydavatelům oznámit tuto skutečnost, a to do 10 dnů ode dne, kdy k takové
skutečnosti došlo. Toto je důvodem pro ukončení činnosti Příslušné osoby.
(5) Označení Příslušné osoby, její telefonní číslo, adresa elektronické pošty nebo jiná adresa pro doručování jsou Vydavatelé povinni zveřejnit na takovém místě, aby tyto informace byly dostupné všem dotčeným osobám a způsobem umožňující dálkový přístup.
Článek 5
Oznámení
Strana 2 (celkem 6)
(1) Došlo-li nebo vzniklo-li podezření, že má dojít k jednání, které má znaky trestného činu, porušuje ustanovení ZOO, porušuje ustanovení tohoto vnitřního předpisu nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie, může osoba, která se o tomto protiprávním jednání dozvěděla (dále jen „Oznamovatel“) učinit oznámení obsahující informace i možném protiprávním jednání (dále jen „Oznámení“).
(2) K tomuto protiprávnímu jednání musí dojít ze strany osoby, pro niž Oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou Oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti.
(3) Mezi obsahové náležitosti Oznámení patří údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele, ledaže jsou tyto údaje Příslušné osobě již známy.
(4) Je-li Oznámení učiněno ústně, pořídí se jeho zvuková nahrávka nebo záznam věrně zachycující podstatu ústního Oznámení. Nahrávku či záznam však lze pořídit pouze se souhlasem Oznamovatele. Oznamovatel je oprávněn se k záznamu následně vyjádřit. Vyjádření tvoří přílohu záznamu.
(5) Vydavatelé jsou povinni zajistit, aby se s podaným Oznámeními mohla seznámit pouze Příslušná osoba.
(6) Je zakázáno bránit v učinění Oznámení a je zakázána jakákoliv forma diskriminace vůči
Oznamovateli.
Článek 6
Činnost Příslušné osoby
(1) Činnost Příslušné osoby spočívá v přijímání a posuzování Oznámení podaného prostřednictvím Oznamovacího kanálu a v navrhování opatření k nápravě nebo předcházení protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení.
(2) Příslušná osoba postupuje tak, aby nedošlo k prozrazení totožnosti osoby Oznamovatele, ale také osoby, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti, osoby, která je ve vztahu k Oznamovateli osobou blízkou, jeho kolegou nebo zaměstnancem, osoby, pro kterou Oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, osoby Oznamovatelem ovládanou a dále totožnost právnické osoby v níž má Oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou, právnické osoby, jejíhož voleného orgánu je Oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou a totožnost svěřeneckého fondu, je Oznamovatel nebo právnická osoba zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou Oznamovatel nebo právnická osoba osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti (dále jen „Chráněná osoba“).
Strana 3 (celkem 6)
(3) Příslušná osoba dále plní pokyny zástupce Vydavatelů. V případě, že by pokyny zástupce Vydavatelů ohrožovaly nebo mařily výkon činnosti Pověřené osoby, má Pověřená osoba právo takového pokynu neuposlechnout.
(4) Příslušná osoba je povinna při výkonu své činnosti postupovat nestranně.
(5) Příslušná osoba je povinna zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení výkonu této činnosti.
(6) Za řádný výkon činnosti dle této dohody nesmí být Příslušná osoba žádným způsobem postihována.
(7) Příslušná osoba je plně srozuměna se svojí povinností mlčenlivosti a s povinností přestupkovou. V případě, že bude Příslušná osoba vykonávat činnost v rozporu tímto vnitřním předpisem, Dohodou nebo v rozporu s ustanoveními ZOO, dopouští se přestupku dle tohoto zákona a odpovídá za své protiprávní jednání.
Článek 7
Postup po podání Oznámení
(1) Oznámení se činí písemně, mailem, telefonicky, nebo osobně. Požádá-li o to Oznamovatel, je Příslušná osoba povinna Oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to Oznamovatel požádal.
(2) O přijetí oznámení je Příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět Oznamovatele. Vyrozumění není třeba požádal-li Oznamovatel výslovně Příslušnou osobu, aby jej o přijetí nevyrozumívala nebo je-li zřejmé, že vyrozuměním by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
(3) Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost Oznámení. O výsledcích posouzení je Příslušná osoba povinna písemně vyrozumět Oznamovatele, a to do 30 dnů ode dne přijetí Oznámení.
(4) Jedná-li se o případ skutkově či právně složitý, je Příslušná osoba oprávněna prodloužit tuto lhůtu až o 30 dnů. Lhůtu lze prodloužit maximálně dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.
(5) Vyhodnotí-li Příslušná osoba Oznámení jako důvodné, navrhne Vydavateli opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.
(6) V případě, že Vydavatel nepřijme opatření navržené Příslušnou osobou, je povinna přijmout k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření.
(7) Příslušná osoba je povinna Oznamovatele taktéž vyrozumět zjistí-li při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle ZOO.
Strana 4 (celkem 6)
(8) Příslušná osoba je dále povinna Oznamovatele taktéž vyrozumět vyhodnotí-li Oznámení jako nedůvodné to bez zbytečného odkladu Příslušná osoba vyrozumí Oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v Oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že Oznámení se zakládá na nepravdivých informacích. Příslušná osoba dále poučí Oznamovatele o právu podat Oznámení u orgánu veřejné moci.
(9) Je-li Oznámení podáno u Příslušné osoby Vydavatelů, pro který oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje Příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Tato osoba o přijatém opatření bez prodlení vyrozumí Příslušnou osobu. Příslušná osoba je následně povinna o přijatém opatření písemně vyrozumět Oznamovatele.
Článek 8
Poskytování informaci
(1) Příslušná osoba není oprávněna poskytovat informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání Oznámení.
(2) Informace o Chráněných osobách může Příslušná osoba poskytnout jen s jejich
písemným souhlasem.
(3) Písemného souhlasu Chráněné osoby s poskytnutím informací o její totožnosti není třeba, jsou-li tyto informace poskytovány příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. O poskytování informací orgánům veřejné moci je Příslušná osoba povinna Chráněnou osobu předem vyrozumět společně s důvody poskytování a je povinna umožnit Chráněné osobě, aby se k poskytnutí informací vyjádřila.
Článek 9
Odvetná opatření
(1) Jednání spočívající v konání nebo opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností Oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním Oznámení a které Oznamovateli může způsobit újmu je odvetným opatřením (dále jen „Odvetné opatření“).
(2) Odvetnému opatření nesmí být vystavěn Oznamovatel ani Chráněné osoby.
(3) Vydavatelé jsou povinni činit veškeré kroky a opatření k tomu, aby nebylo umožněno vystavení Oznamovatele nebo Chráněné osoby Odvetnému opatření.
(4) V případě, že by Oznamovatel nebo Chráněná osoba byli vystaveny Odvetnému opatření a byla-li by odvetným opatřením způsobena nemajetková újma, vzniká takové osobě právo na přiměřené zadostiučinění.
Strana 5 (celkem 6)
(5) Učinil-li Oznamovatel Oznámení v dobré víře, požívá ochrany před jakoukoliv formou
Odvetného opatření.
Článek 10
Evidence Oznámení
(1) O údajích o přijatých oznámení je Příslušná osoba povinna vést elektronickou evidenci.
(2) Rozsah evidence spočívá v údajích týkajících se data přijetí oznámení, jména, příjmení, data narození a kontaktní adrese Oznamovatele, shrnutí obsahu Oznámení a identifikace osoby, proti které Oznámení směřovalo, datum ukončení posouzení důvodnosti Oznámení Příslušnou osobou a jejich výsledek.
(3) Oznámení a dokumenty s nimi související je Příslušná osoba povinna uchovávat po dobu 5 let ode dne přijetí Oznámení.
(4) K přístupu do evidence je oprávněna pouze Příslušná osoba.
(5) Po uplynutí archivační doby jsou Vydavatelé povinni zajistit bezpečnou likvidaci Oznámení.
Článek 11
Ostatní ujednání
(1) Tento vnitřní předpis platí pro všechny manažery, ředitele, zaměstnance Vydavatelů, bez ohledu na jejich pracovní pozici a také pro dodavatele Vydavatelů.
(2) Vydavatelé jsou povinni zveřejnit tento vnitřní předpis na takovém místě, aby byl dostupný všem dotčeným osobám a způsobem umožňující dálkový přístup, aby tyto osoby měly možnost se s ním řádně seznámit.
(3) V případě, že by Příslušná osoba nespolupracovala či úmyslně nevyšetřovala jakékoliv Oznámení, bude podrobena disciplinárnímu řízení, případně s ní bude ukončen pracovní poměr nebo bude celá věc řešena trestněprávně. Stejně tak bude řešeno i úmyslné zneužití vnitřního oznamovacího systému.
Ve Starém Městě dne 15. prosince 2023
Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx předseda správní rady | Xxx. Xxxx Xxxxxx jednatel | Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx předseda správní rady |
XXXXXXXX, a.s., | COLORLAK maloobchod s.r.o. | PANTER COLOR a.s. |
Strana 6 (celkem 6)