Online databáze projektu
Online databáze projektu
Manuál
Obsah
2. Osoby s oprávněním k vstupu do databáze 3
2.1. Ředitel školy, kontaktní osoba 3
4.2. Vygenerování Smlouvy o spolupráci 5
4.3. Vygenerování dodatku ke Smlouvě o spolupráci 5
5.1. Vygenerování Dohody o provedení práce a souhlasu GDPR lektora 6
5.2. Vygenerování Dodatku k Dohodě o provedení práce 7
............................................................................................................................................................. 8
Vytvořil: Xxxxx Xxxxxx
Platnost od: 1. 1. 2020
Online databáze projektu Sportuj ve škole (dále jen „databáze“) je informační systém, který spravuje realizátor projektu, kterým je Asociace školních sportovních klubů ČR, z.s. V databázi účastníci projektu provádí administraci související s projektem, především generování smluvních dokumentů a výkazů práce. Zároveň poskytuje účastníkům projektu aktuální informace o stavu administrace projektu na dané škole.
2. Osoby s oprávněním k vstupu do databáze
2.1. Ředitel školy, kontaktní osoba
Ředitel školy je hlavní osobou zodpovědnou za průběh projektu na dané škole a spravuje profil školy, která se projektu účastní. Ředitel školy může správu profilu školy v databázi delegovat na jiného zaměstnance školy, takzvanou kontaktní osobu, která tak získá stejná oprávnění. Kontaktní osobu je možné vytvořit při registraci školy do projektu nebo poté kdykoliv v průběhu projektu
v profilu školy.
Ředitel a kontaktní osoba:
- mohou měnit údaje v profilu školy
- generují v databázi Smlouvu o spolupráci, Dodatek ke Smlouvě o spolupráci a další
dokumenty
- přidávají lektory, kteří působí na dané škole a generují jim přihlašovací údaje
- mají přehled o stavu projektové dokumentace za školu
Lektora může k dané škole přidat ředitel školy či kontaktní osoba. Lektor je osoba, která vede hodiny pohybových aktivit v projektu. V případě, že ředitel školy či kontaktní osoba je zároveň lektorem, je třeba tuto osobu také přidat jako lektora.
Lektor:
- vyplňuje v profilu osobní údaje potřebné k vystavení Dohody o provedení práce
- generuje v databázi Dohodu o provedení práce (a případné Dodatky) a Souhlas GDPR lektora
- vyplňuje v databázi svůj výkaz práce za jednotlivé kalendářní měsíce
- má přehled o stavu své projektové dokumentace a výkazech práce
Zájemce o účast v projektu vyplní registrační formulář na stránkách xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx. Ve formuláři je třeba vyplnit všechny povinné údaje. Ředitel školy zvolí, zda bude kontaktní osobou ředitel školy či jiná osoba. Po vyplnění všech údajů zájemce klikne na tlačítko „Odeslat žádost o registraci“. Přihlášku poté posoudí projektový tým. Po schválení přihlášky projektovým týmem obdrží ředitel školy a kontaktní osoba (pokud je uvedena) informační email s potvrzením účasti v projektu a přístupovými údaji do profilu školy. V případě, že bude přihláška neschválena, bude ředitel školy informován emailem.
Do profilu školy se ředitel školy či kontaktní osoba přihlašují přes internetové stránky xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx nebo po zadání této emailové adresy: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/XXXX- SVS/adm/
Přihlašovacím jménem je email uvedený při registraci. Heslo je zasíláno emailem po potvrzení přihlášky projektovým týmem. V případě, že si uživatel heslo nepamatuje, může využít odkazu pro zaslání zapomenutého hesla.
V profilu školy má uživatel možnost provádět zejména následující kroky:
4.2. Vygenerování Smlouvy o spolupráci
Po vyplnění všech povinných údajů má ředitel či kontaktní osoba možnost vygenerovat Smlouvu o spolupráci ve formátu pdf. Smlouvu je možné vytisknout kliknutím na tlačítko „Tisk PDF“. Poté, co bude podepsaný dokument doručen na sekretariát AŠSK, změní se stav dokumentu z
„Nedoručeno na AŠSK“ na „Přijata: datum“. Podepsat Smlouvu o spolupráci může pouze osoba způsobilá k zastupování školy.
4.3. Vygenerování dodatku ke Smlouvě o spolupráci
Ve chvíli, kdy bude Xxxxxxx o spolupráci doručena a zpracována sekretariátem AŠSK, je možné po konzultaci s řídícím týmem projektu měnit počet hodin týdně, které na škole probíhají, pomocí Dodatku ke Smlouvě o spolupráci. Ředitel či kontaktní osoba zvolí v kolonce „Počet hodin“ nový rozsah hodin týdně a změnu potvrdí tlačítkem „Uložit změny“. V tuto chvíli se stav změní na „Dodatek nedoručen na AŠSK“. Dodatek ke Smlouvě o spolupráci je nutné vytisknout kliknutím na tlačítko „Tisk PDF“. Poté, co bude podepsaný dokument doručen na sekretariát
AŠSK, změní se stav na „Přijata: datum“. Podepsat Dodatek ke Smlouvě o spolupráci může pouze osoba způsobilá k zastupování školy.
Ředitel školy či kontaktní osoba má možnost k dané škole přidat nového lektora. Pro přidání
lektora je třeba vyplnit příjmení, jméno a email (telefonní číslo je nepovinný údaj) a poté potvrdit tlačítkem „Přidat lektora“.
Po přidání nového lektora je na uvedený email automaticky zasláno přístupové heslo, kterým se může přihlásit do svého profilu. Po kliknutí na tlačítko „Generuj“ je lektorovi vygenerováno nové heslo.
Přihlašování do profilu lektora probíhá stejným způsobem jako přihlašování do profilu školy, viz.
kapitola 4.1
V profilu lektora má uživatel možnost provádět zejména následující kroky:
5.1. Vygenerování Dohody o provedení práce a souhlasu GDPR lektora
Po vyplnění povinných údajů má lektor možnost vygenerovat Dohodu o provedení práce a svůj souhlas GDPR ve formátu pdf. Oba dokumenty je možné vytisknout kliknutím na tlačítko s ikonou tiskárny. Po najetí kurzorem na ikonu tiskárny se zobrazí stav dokumentu. Poté, co bude
podepsaný dokument doručen na sekretariát AŠSK, změní se stav dokumentu z „Nedoručeno na
AŠSK“ na „Přijato dne: datum“. Dokument podepisuje jako zaměstnanec lektor. Zaměstnavatelem lektora je Asociace školních sportovních klubů.
5.2. Vygenerování Dodatku k Dohodě o provedení práce
Ve chvíli, kdy bude Xxxxxx o provedení práce doručena a zpracována administrátory projektu, je
možné provést změnu bankovního účtu lektora pomocí Dodatku k Dohodě o provedení práce. Lektor v kolonce „Číslo bankovního účtu“ uvede nové číslo účtu a změnu potvrdí tlačítkem „Uložit změny“. V tuto chvíli se stav změní na „DPP nedoručena na AŠSK“. Dodatek k Dohodě o
provedení práce je nutné vytisknout kliknutím na tlačítko s ikonou tiskárny. Poté, co bude podepsaný dokument doručen na sekretariát AŠSK, změní se stav na „Přijato dne: datum“.
Lektor pomocí databáze vyplňuje výkazy práce za jednotlivé měsíce. Elektronický výkaz práce je naprogramovaný, aby ohlídal pravidla projektu, týkající se především maximálního rozsahu
projektu na škole, který je daný Smlouvou o spolupráci.
Pro přidání nového záznamu (lekce) je třeba vyplnit den v daném měsíci, začátek lekce (konec
lekce se doplní automaticky), náplň lekce, počet dětí a následně potvrdit tlačítkem přidat záznam. Nový záznam se chronologicky zařadí mezi již přidané lekce. V případě, že chce lektor již přidaný záznam smazat, může tak provést kliknutím na tlačítko „Smazat“ u příslušného řádku.
Za každé 3 realizované lekce v daném měsíci má lektor nárok na vykázání 1 přípravné hodiny a to až do maximálního počtu, který je daný Smlouvou o spolupráci. Přidat či ubrat přípravnou hodinu ze svého výkazu může lektor pomocí tlačítka „Přidat přípravnou hodinu“ či „Odebrat přípravnou hodinu“.
Výkaz práce může lektor vyplňovat průběžně během daného měsíce. Pokud klikne na tlačítko
„Zpět do přehledu“, budou záznamy uloženy a bude přesměrován zpět do svého profilu lektora. Na konci měsíce po posledním dni docházky je třeba výkaz práce uzavřít a to kliknutím na
„Uzavřít měsíční výkaz“. Poté již nebude možná editace výkazu. Takto uzavřený výkaz práce je
třeba vytisknout, podepsat a zaslat do 3 pracovních dnů po konci měsíce na adresu sekretariátu AŠSK.
Poté, co lektor kurzorem myši najede na ikonku výkazu, zobrazí se mu, v jakém stavu výkaz aktuálně je. Xxxxxx tak uvidí, zda byl výkaz doručen na AŠSK a také zda již byl proplacen.