Smlouva na zajištění Optimalizace procesů ÚOOÚ
Příloha č. 8 | Xxxxxxx |
Generální dodavatel služeb souvisejících s realizací aktivit projektu „Optimalizace procesů ÚOOÚ“
Uchazeči v dále uvedené smlouvě řádně a správně doplní údaje na žlutě vyznačených místech dle své předkládané nabídky.
Smlouva na zajištění Optimalizace procesů ÚOOÚ
(dále jen „Smlouva“)
Smluvní strany
Úřad pro ochranu osobních údajů
se sídlem Pplk. Sochora 27/727, Praha 7, Holešovice, 170 00 IČ: 708 37 627 DIČ: CZ-70837627
jednající RNDr. Xxxxxx Xxxxxx, předsedou bankovní spojení: Česká národní banka
číslo účtu: 19-5825001/0710
kontaktní osoba: Xxx. Xxxxx Xxxxxx
tel.: x000 000 000 000 e-mail: xxxxx.xxxxxx@xxxx.xx na straně jedné jako Objednatel
a
……………………………………………….……………………………………………………………………………………….. |
se sídlem……………………………………………………………………………………...……………………………….…….. |
IČ:……………………………………..………………………DIČ:………………………………………………….………………… |
zastoupený …………………………………………………………………………………….…………………….……………... |
zapsaný v ………………………………………………………………………………….……………..………………………….. |
bankovní spojení, číslo účtu ………………………………………………………………………………………………… |
kontaktní osoba: …………………………………………………………………………………..…………………………..…. |
kontaktní údaje: telefon:………………………………………………., e-mail:……….………………………..……… |
na straně druhé jako Dodavatel
uzavírají podle § 269 odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „obchodní zákoník“) následující Smlouvu.
Preambule
Poskytování služeb, které jsou předmětem této Smlouvy, je založeno schváleným projektem evidovaným pod registračním číslem CZ.1.04/4.1.00/48.00038, vedeným pod názvem: Optimalizace procesů ÚOOÚ a Podmínkami použití prostředků pro realizaci projektu vydanými poskytovatelem dotace. Celý projekt je financován z prostředků Evropského sociálního fondu, Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (dále jen „OP LZZ“), prioritní osa: 4.4a, Veřejná správa a veřejné služby (Konvergence), oblast podpory: Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy, název výzvy: Efektivní správní úřad a z rozpočtu České republiky, a jako takový je vázán dodržováním pravidel specifikovaných v metodické dokumentaci vedené pod názvem Desatero příruček dostupných na xxxx://xxx.xxxxx.xx/00- 13/oplzz/desatero-op-lzz.
Předmět činnosti této Smlouvy spočívá v provádění činností, které jsou vymezeny touto Smlouvou, podmínkami stanovenými v zadávací dokumentaci (včetně všech jejích příloh) předmětné veřejné zakázky a nabídkou Dodavatele na účast ve veřejné zakázce, tzn. Přílohami č. 1 a 2 této Smlouvy.
Objednatel jako zadavatel veřejné zakázky vedené pod názvem: Generální dodavatel služeb souvisejících s realizací aktivit projektu „Optimalizace procesů ÚOOÚ“ (dále jen „veřejná zakázka“) vybral v zadávacím řízení provedeném podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen „zákon o veřejných zakázkách“), nabídku Dodavatele, která splnila požadavky Objednatele uvedené v zadávací dokumentaci, podmínky zákona o veřejných zakázkách a byla vyhodnocena jako nejvhodnější. Dodavatel je povinen při plnění dále specifikovaného předmětu činnosti dodržovat mimo této Smlouvy také všechny výše uvedené dokumenty.
1. Předmět plnění, harmonogram plnění
Předmět plnění této Smlouvy je rozdělen na dvě hlavní etapy, které spočívají v poskytnutí služeb souvisejících s realizací aktivit projektu (dále jen „PRVNÍ ETAPA“) a v poskytnutí služeb zákaznické a technické podpory implementovaných řešení (dále jen „DRUHÁ ETAPA“). Projekt je realizován v oblasti nastavení systému řízení interních procesů a projektového řízení. Je primárně zaměřen na zvýšení kvality a efektivity personálních, ekonomických a provozních procesů, u kterých se dosáhne zjednodušení a automatizace činností za pomoci implementace jednotného informačního systému, ve kterém bude možno tyto procesy řídit, sledovat a sdílet. Projekt také počítá s nastavením systému projektového řízení, což je dáno potřebou zajistit bezchybnou a bezproblémovou realizaci projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů Evropské unie.
Dodavatel bude zajišťovat v PRVNÍ ETAPĚ v souladu s projektovou žádostí kompletní realizaci aktivit plánovaných v rámci projektu. Konkrétně se jedná o:
• automatizaci vybraných vnitřních procesů,
• vytvoření projektové kanceláře,
• evaluaci realizace projektu včetně identifikace rizikových oblastí.
V DRUHÉ ETAPĚ bude Dodavatel zajišťovat komplexní zákaznickou a technickou podporu specifikovanou dále v textu této Smlouvy, odst. 1.2.
Projekt je charakteristický svými aktivitami, jejich vzájemnou provázaností a specifickými podmínkami organizace Objednatele. Dodavatel bude odpovědně a jednotně zajišťovat optimalizaci veškerých úkonů, jelikož po celou dobu realizace bude pracováno s jednotnými vstupy i výstupy.
V rámci organizace Objednatele byly identifikovány tři oblasti procesů (personální, ekonomické a provozní), jež jsou zásadní pro řízení organizace a zefektivnění její činnosti. Na základě identifikace procesů Dodavatel vytvoří procesní mapu, zanalyzuje klíčové procesy a zajistí optimalizaci a automatizaci vybraných procesů. Součástí předmětu plnění v PRVNÍ ETAPĚ je i nastavení systému projektového řízení. Tato aktivita bude rozdělena do dvou fází, kdy pro potřeby optimálního nastavení systému je nutné prvotní provedení vstupních analýz, které vyústí ve zpracování metodiky řízení projektů a integraci informačního systému.
V rámci realizace bude probíhat i průběžná evaluace, jejímž cílem je zajistit správné nastavení funkčnosti interních procesů, nastaveného systému projektového řízení a implementovaného informačního systému. Po ukončení plnění PRVNÍ ETAPY Objednatel získá na základě této Smlouvy veškerá majetková i uživatelská práva pro neomezené vlastnictví a užívání Dodavatelem všech během projektu vyvinutých, implementovaných a pronajímaných systémů bez jakéhokoliv omezení, a to včetně vlastnictví zdrojových kódů aplikací s neomezenou možností jejich použití (úpravy, rozšíření, doplnění). Dodavatel vypracuje a předá Objednateli kompletní technickou a provozní dokumentaci k celému systému.
Podrobná specifikace požadovaných projektových služeb je obsahem dalšího textu a schválené projektové žádosti (viz. Příloha č. 2 související zadávací dokumentace).
Předmětem plnění této Smlouvy je poskytování služeb pro Objednatele ve výše uvedených oblastech v následujícím rozsahu:
1.1. PRVNÍ ETAPA
I. Oblast optimalizace procesů
A. Vytvoření mapy podpůrných procesů organizace ve finanční, provozní a personální oblasti Mezi tyto podpůrné procesy patři zejména:
Personální oblast:
• změna organizační struktury,
• změny osob v organizaci,
• vznik a ukončení pracovního poměru zaměstnanců,
• změny pracovního místa,
• identity management a správa oprávnění,
• průběžné vzdělávání zaměstnanců,
• tvorba komunitních prostorů na intranetu. Provozní oblast:
• rezervační systém (jednací místnosti a místa na školeních),
• správa katalogu služeb a procesů,
• podpora řízení provozních služeb (Service Desk),
• dislokace a stěhování,
• správa autoprovozu,
• správa nepřítomnosti zaměstnanců,
• plánování a schvalování významných akcí v provozní oblasti,
• řízená dokumentace (směrnice). Ekonomická oblast:
• rozpočetnictví (tvorba, změny a čerpání rozpočtu),
• finanční kontrola (vnitřní kontrolní systém).
Procesy budou zpracovány ve standardním formátu dokumentu MS Xxxxx 2007.
B. Výběr procesů vhodných pro zpracování detailní analýzy
• Metodiku a kritéria pro výběr vhodných procesů dodá Dodavatel.
C. Analýza vybraných procesů a zpracování návrhu optimalizace a implementace procesů do organizace
• Požaduje se zpracování analýzy v BPMN (Business Process Modeling Notation) a ve standardním formátu dokumentu MS Visio 2007.
• Návrh optimalizace a implementace se požaduje ve formátu MS Word 2003-2007.
D. Implementace vybraných procesů do organizace Objednatele, včetně integrace se
stávajícím mzdovým systémem (Avensio od společnosti Alfa Software), ekonomickým systémem (EIS od společnosti MÚZO) a provozním systémem (GIS Works od společnosti DYNATECH)
Organizační implementace:
• Zavedení závazných jednotných metodik a úprava organizačních směrnic pro ukotvení procesů.
• Proškolení zaměstnanců organizace zadavatele a dalších účastníků procesů.
Systémové (softwarové) ukotvení:
• Dodání a implementace jednotného informačního systému pro podporu, řízení, sledování a hodnocení procesů (BPMS – Business Process Management Suite).
• Zaškolení koncových uživatelů a správců systému.
II. Oblast projektového řízení
A. Specifikace požadavků na vytvoření projektové kanceláře a optimalizaci projektového řízení organizace Objednatele
Dodavatel společně s Objednatelem utvoří specifikaci požadavků na vytvoření projektové kanceláře v souladu s optimalizací projektového řízení v organizaci Objednatele.
B. Analýza aktuálního stavu projektového řízení, analýza požadavků, identifikace prostoru pro zlepšení a návrh řešení optimalizace
Dodavatel zajistí pro Objednatele vytvoření analýzy aktuálního stavu projektového řízení a analýzu požadavků, identifikaci prostoru pro zlepšení a návrh řešení vytvoření projektové kanceláře a optimalizace projektového řízení organizace Objednatele.
• Analýzy aktuálního stavu budou zpracovány v BPMN a MS Xxxxx 2007.
• Návrh optimalizace a implementace bude zpracován ve formátu MS Word 2003-2007.
C. Implementace navržených opatření pro optimalizaci a poskytnutí aplikace pro podporu projektového řízení v organizaci Objednatele
Dodavatel zajistí pro Objednatele implementaci navržených opatření pro optimalizaci projektového řízení organizace Objednatele a poskytne a implementuje aplikace pro podporu projektového řízení v organizaci Objednatele.
III. Oblast evaluace systému a identifikace slabých míst, případné přenastavení implementovaného systému
Prostřednictvím evaluace předchozích činností v I. a II. oblasti bude vyhodnoceno správné nastavení funkčnosti implementovaných procesů včetně systému projektového řízení s cílem zjištění všech případných nedostatků vzniklých v průběhu dosavadní realizace a jejich odstranění.
• Součástí této aktivity bude i kvalitativní analýza hodnotící míru a efektivnost postupů zavedených v rámci projektové činnosti, včetně návaznosti na systém zavedený v rámci organizace před započetím realizace projetu.
• Dodavatel bude v rámci této aktivity realizovat ve spolupráci s Objednatelem prezentaci výstupů směrem k ostatním potenciálním zájemcům o implementaci systému z řad organizací veřejné správy (tyto organizace budou z řad obdobně organizačně i funkčně vymezených zástupců veřejného sektoru: např. Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, Nejvyšší kontrolní úřad, Energetický regulační úřad, Česká školní inspekce, Český telekomunikační úřad, Česká obchodní inspekce apod.; je počítáno s účastí zástupců těchto úřadů na pravidelných workshopech). Prezentace bude připravena formou workshopů v předpokládaném rozsahu 7 akcí, probíhajících v místě sídla Objednatele. Termíny a bližší specifikace jednotlivých akcí bude upřesněna Objednatelem v průběhu realizace projektu v dostatečném časovém předstihu, nejméně 20 dní před plánovaným termínem konání prezentační akce. Cílem prezentace je kromě představení systému dalším potenciálním uživatelům, naplnění povinné publicity projektu. Dodavatel proto bude povinen zajistit důsledný soulad s danou metodikou upravující pravidla povinné publicity projektu.
Evaluace bude prováděna Dodavatelem průběžně, dle harmonogramu uvedeného ve schválené projektové žádosti, eventuelně v případných dodatcích ke schválené žádosti a ve spolupráci se zaměstnanci organizace Objednatele. Důraz bude kladen mimo jiné na nastavení udržitelnosti projektu a průběžné aktualizace nastavení systému. Evaluace bude organizačně i obsahově zajištěna Dodavatelem dle pokynů Objednatele.
1.1.1. Po ukončení plnění PRVNÍ ETAPY Dodavatel Objednateli předá veškerá majetková i uživatelská práva pro neomezené vlastnictví a užívání všech během projektu vyvinutých, implementovaných a pronajímaných systémů bez jakéhokoliv omezení a to včetně vlastnictví zdrojových kódů aplikací s neomezenou možností jejich použití (úpravy, rozšíření, doplnění).
1.1.2. Dodavatel bude postupovat v souladu s dále uvedeným harmonogramem realizace plnění a ve vzájemné návaznosti výše uvedených oblastí v souladu s požadovanou lhůtou plnění uvedenou v čl. 5 této Smlouvy a dalšími souvisejícími dokumenty (schválená žádost, předepsané metodiky apod.):
Název, stručný popis činnosti | Termín dokončení | |
1.1.3. Dodavatel bude mít povinnost při realizaci výše uvedených aktivit dbát na povinnost naplnění schválených monitorovacích indikátorů projektu a jejich hodnoty, uvedených v kapitole 14. schválené projektové žádosti (příloha č. 2 související zadávací dokumentace). Plnění uvedeného požadavku bude probíhat v součinnosti s Objednatelem a v souladu s metodikou monitorovacích indikátorů, která je obsažena v Desateru příruček dostupných na xxxx://xxx.xxxxx.xx/00- 13/oplzz/desatero-op-lzz.
1.2. DRUHÁ ETAPA - Poskytnutí služeb zákaznické a technické podpory implementovaných řešení pro podporu procesního a projektového řízení na ÚOOÚ
Dodavatel zajistí pro Objednatele dodávku služeb pro podporu implementovaných řešení v rámci procesního řízení a projektové kanceláře v organizaci Objednatele po celou dobu realizace předmětu plnění, minimálně v dále uvedeném rozsahu a specifikaci. Doba trvání realizace této etapy je stanovena na pět let od měsíce následujícího po měsíci, ve kterém byl ukončen související projekt.
I. Požadavky na služby zákaznické podpory
Specifikace činností
Zajištění zákaznické podpory s cílem podpory provozu dodaného řešení z pohledu koncových uživatelů.
V rámci dodávky služeb zákaznické podpory je Dodavatel povinen zajistit pro Objednatele následující činnosti:
• účast na pravidelných jednání s pracovníky Objednatele v místě jeho sídla – min 1x za 14 dní, termín a rozsah setkání budou průběžně stanovována Objednatelem v dostatečném časovém předstihu;
• poskytování konzultací k optimalizaci analyzovaných podnikových procesů a pracovních postupů a konzultace v oblasti zpracování dat pro vybrané procesy formou ústní (telefonické, osobně v místě sídla Objednatele nebo na jiném, Objednatelem určeném místě) i písemnou (elektronickou nebo jinou formou dle potřeby a požadavků Objednatele);
• v případě potřeby poskytování dalšího zaškolení nad rámec školení při zavádění systému požadovaných v rámci PRVNÍ ETAPY (např. pro skupiny minimálně dvou nových zaměstnanců, při změnách aplikace, při legislativních změnách apod.) v užívání dodaného řešení v rozsahu a formě stanovené Objednatelem;
• podílení se na zpracování a úpravě organizačních norem (organizační řád, směrnice, apod.) související s provozem odpovídající části Informačního systému organizace Objednatele.
Způsob realizace
Služby zákaznické podpory budou Dodavatelem poskytovány jako paušální služba, což znamená, že Objednatel bude čerpat tyto služby v rozsahu minimálně 40 hodin měsíčně, a to po celou dobu udržitelnosti projektu v délce trvání pěti let od ukončení realizace projektu. Dodavatel v rámci této činnosti dále také garantuje případné výše specifikované proškolení pracovníků po celou předpokládanou dobu udržitelnosti projektu.
Reakční lhůty
V rámci dodávky služeb zákaznické podpory je Dodavatel povinen garantovat Objednateli následující reakční lhůty:
Činnosti | Dny v týdnu | |||
Všechny činnosti konzultačních služeb | Po-Pá | 7:00- 17:00 | 4 hodiny | 10 pracovních dnů od nahlášení |
Reakční lhůty příslušných úkonů běží pouze v definovaném časovém rozsahu. Všechny uvedené reakční lhůty se počítají od okamžiku nahlášení požadavku odpovědnému pracovníkovi Dodavatele. Dodavatel oznámí jméno nebo označení, případně pozici uvedeného odpovědného pracovníka Objednateli ke dni podpisu této Smlouvy. V případě jakýchkoliv změn týkajících se odpovědného pracovníka, je Dodavatel povinen prokazatelně informovat Objednatele nejpozději do dvou pracovních dnů ode dne, kdy změna nastala. Objednatel je oprávněn učinit výzvu formou telefonické komunikace s následným potvrzením elektronickou cestou (e-mail), kde bude uveden přesný čas telefonické výzvy a formulace požadavku, elektronickou cestou s uvedením požadavku a žádostí o potvrzení o přijetí zprávy nebo formou osobního jednání s potvrzením přijetí požadavku písemně na místě nebo následnou formou elektronické komunikace s potvrzením přesného času výzvy, formulací požadavku a žádostí o potvrzení přijetí zprávy. Rovněž je možno použít Helpdesk Dodavatele nebo obdobný systém hlášení poruch s dálkovým přístupem (provozuje-li takový systém).
II. Požadavky na služby technické podpory
Specifikace činností
Dodavatel zajistí technickou podporu řešení s cílem podpory správců systému, tj. zajištění provozu dodaného řešení po technické stránce, zejména řešení souvisejících technických problémů tak, aby systém fungoval ve shodě s dokumentací systému.
V rámci dodávky služeb technické podpory je Xxxxxxxxx povinen zajistit pro Objednatele následující činnosti:
• zprovoznění nefunkčních dodaných aplikací pro podporu procesů a projektové kanceláře,
• odstranění všech chyb a závad bránících efektivnímu využívání implementovaných aplikací,
• v případě potřeby poskytnutí zaškolení nad rámec školení při zavádění systému požadovaných v rámci PRVNÍ ETAPY (např. pro skupiny minimálně dvou nových zaměstnanců, při změnách
1 Jedná se pouze o pracovní dny, tedy dny mimo sobotu, neděli a oficiální státní svátky.
2 Provozní hodiny jsou hodiny, ve kterých je poskytována servisní role.
3 Odezva je úkon, při kterém dojde ze strany Dodavatele k telefonickému nebo písemnému potvrzení akceptace požadavku ze strany Objednatele a stanovení začátku realizace požadavku.
4 Maximální doba odezvy je lhůta, ve které je povinen dodavatel zajistit realizaci požadavku s tím, že tato lhůta může být upravena po vzájemné dohodě Dodavatele a Objednatele.
aplikace, při legislativních změnách apod.) v užívání dodaného řešení v rozsahu a formě stanovené zadavatelem,
• drobné úpravy implementovaných aplikací,
• udržování technické a provozní dokumentace v aktuálním stavu.
Způsob realizace
Reakční lhůty
V rámci dodávky služeb technické podpory je Dodavatel povinen garantovat Objednateli následující reakční lhůty. Reakční lhůty příslušných úkonů běží pouze v definovaném časovém rozsahu. Všechny uvedené reakční lhůty se počítají od okamžiku nahlášení požadavku odpovědnému pracovníkovi Dodavatele.
Činnosti | Dny v týdnu | Max. doba odezvy | Max. doba realizace | |
Zprovoznění nefunkčních provozních aplikací | Po-Pá | 7:30- 17:00 | 1 hodina | do 5 |
Odstranění všech podstatných chyb a závad bránících efektivnímu využívání provozních aplikací | Po-Pá | 7:30 – 17:00 | 3 hodiny | do 2 týdnů od |
Drobné úpravy provozních aplikací | Po-Pá | 7:30 – 17:00 | 24 hodin | do 1 měsíce |
Ostatní služby
Dodavatel se zavazuje v případě potřeby a na základě výzvy Objednatele poskytnout Objednateli další služby zákaznické a technické podpory související s předmětem plnění dle této Smlouvy nad rámec výše specifikovaných služeb zákaznické a technické podpory v rozsahu těchto profesí:
Název profese | Stručná charakteristika |
Smluvní hodinová odměna nad rámec smluvní odměny za celý předmět plnění této Smlouvy za využití těchto služeb je stanovena v čl. 3, odst. 3.5. této Smlouvy. Tyto služby je Objednatel oprávněn využívat
5 Jedná se pouze o pracovní dny, tedy dny mimo sobotu, neděli a oficiální státní svátky.
6 Provozní hodiny jsou hodiny, ve kterých je poskytována servisní role.
7 Kritická závada – 1 den (nefunguje), běžná – 3 dny (lze obejít závadu), ostatní – 5 dnů od nahlášení
8 V závislosti na rozsahu a závažnosti problému. Objednatel poskytne součinnost při upřesnění a řešení problému. Termín se může
prodloužit v případě, že prodlení je na straně zadavatele požadavku nebo z důvodu zásahu vyšší moci.
pouze na základě vlastního uvážení a vlastní potřeby, poskytnutí služeb není ze strany Dodavatele nárokovatelné.
2. Práva a povinnosti smluvních stran
2.1. Dodavatel je povinen při realizaci zakázky zabezpečit soulad plnění s veškerými relevantními právními předpisy platnými v České republice a platnou legislativou EU vztahující se k předmětu veřejné zakázky.
2.2. Dodavatel je povinen zajistit, aby plnění předmětu této Smlouvy bylo odváděno odpovědnými osobami disponujícími potřebným vzděláním, znalostmi a zkušenostmi v oblasti realizace předmětu plnění.
2.3. Dodavatel bude předávat předmět plnění v rámci PRVNÍ ETAPY v jednotlivých krocích vždy po ukončení každé realizované logické části předmětu plnění v rámci jednotlivých oblastí (viz odst. 1.1., I., II. a III.), předání bude potvrzeno vždy písemně formou předávacího protokolu a všech jeho příloh s podpisy obou stanovených vedoucí realizačních týmů na straně Objednatele a Dodavatele.
2.4. Dodavatel umožní Objednateli kontrolu průběhu realizace předmětu plnění pracovníky Objednatelem určeného nezávislého subjektu. V případě zjištění nedostatků v plnění způsobených Dodavatelem, Objednatel písemně na tyto nedostatky Dodavatele upozorní a uloží dle závažnosti nedostatku náhradní lhůtu, v níž mají být nedostatky odstraněny. V případě, že nebude náprava ve stanovené lhůtě provedena, je Objednatel oprávněn v souladu s čl. 6 této Smlouvy od této smlouvy odstoupit s okamžitou platností a účinností s tím, že Dodavatel odpovídá Objednateli v tomto případě v plném rozsahu za každou škodu, která mu tím vznikla.
2.5. Dodavatel je povinen k datu účinnosti této Smlouvy mít uzavřeno pojištění, které bude krýt odpovědnost Dodavatele za škodu způsobenou v souvislosti s poskytováním plnění dle této Smlouvy s tím, že limit pojistného plnění nesmí být nižší než 10 000 000 ,- Kč. Dodavatel je povinen udržovat pojištění po celou dobu realizace předmětu plnění a na požádání Objednatele doložit existenci Smlouvy s uvedenými parametry.
2.6. Dodavatel je povinen mít k datu účinnosti této Smlouvy platnou certifikaci řady
……………………………….. systému řízení jakosti vydaného podle českých technických norem akreditovanou osobou nebo rovnocenný doklad vydaný v členském státě Evropské unie, případně jiný doklad o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti. Dodavatel je povinen udržovat platnost uvedené certifikace po celou dobu realizace předmětu plnění a na požádání Objednatele tuto certifikaci v platném znění doložit.
2.7. Objednatel souhlasí s možností, že část plnění této veřejné zakázky nejvýše v rozsahu 20% bude Dodavatel plnit prostřednictvím subdodavatelů. Dodavatel je povinen uvést nejpozději ke dni podpisu této Smlouvy, jaký rozsah předmětu plnění veřejné zakázky má v úmyslu zadat jednomu či více subdodavatelům, uvést identifikační údaje každého subdodavatele, předložit řádně uzavřenou smlouvu s příslušným subdodavatelem. Za tu část předmětu, jejíž plnění bude prováděno třetí osobou, nese Dodavatel plnou odpovědnost, jako by ji zajišťoval vlastními prostředky.
2.8. Dodavatel je povinen neprodleně oznámit Objednateli, pokud se dostane do úpadku ve smyslu zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), v platném znění nebo pokud mu úpadek hrozí.
2.9. Dodavatel je povinen informovat Objednatele o každé změně na jeho straně, která může mít vliv na plnění závazků z této Smlouvy vzniknuvších.
2.10. Dodavatel je povinen Objednateli v souvislosti s předmětem plnění této Smlouvy poskytovat veškerou nezbytnou součinnost.
3. Cena a platební podmínky
3.1. Dodavatel bude odvádět službu pro Objednatele stanovenou touto Smlouvou a dalšími souvisejícími dokumenty v této Smlouvě uvedenými za úplatu, pokud není v této Smlouvě uvedenou jinak.
3.2. Objednatel neposkytuje zálohy.
3.3. Za činnost v rozsahu PRVNÍ ETAPY specifikované v čl. 1 této Smlouvy se strany dohodly na celkové ceně, která činí ……………………. Kč bez DPH (slovy ), DPH ve výši 20 % ke dni podpisu
této Smlouvy činí ………………. Kč a cena včetně uvedeného DPH činí Kč.
3.3.1. Dodavatel je oprávněn fakturovat v rámci PRVNÍ ETAPY dílčí platby vždy po ukončení realizace každé jednotlivé oblasti specifikované v odstavci 1.1., I., II. a III. této Smlouvy a dále dvakrát v rámci I. oblasti a jednou v rámci II. a jednou v rámci III. oblasti v průběhu jejich realizace, a to vždy po ukončení a předání logického uzavřeného celku. Za předání se považuje oboustranný podpis na předávacím protokolu ve smyslu odstavce 2.3. této Smlouvy.
3.3.2. Předmět plnění je v rozsahu PRVNÍ ETAPY z 85% financován z přiděleného dotačního zdroje ze strukturálních fondů Evropské unie a z 15% ze státního rozpočtu České republiky. Daňový doklad v rámci PRVNÍ ETAPY bude vždy povinně obsahovat název projektu: „Optimalizace procesů ÚOOÚ“, registrační číslo projektu, odkaz na tuto Smlouvu a označení čísla etapy, doporučený formát výše uvedeného odkazu je: : „Tento projekt vedený pod názvem „Optimalizace procesů ÚOOÚ“, registrační číslo CZ.1.04/4.1.00/48.00038 je spolufinancován z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu ČR. Daňový doklad je vystaven na základě smlouvy číslo , PRVNÍ ETAPA.“
3.4. Za činnost v rozsahu DRUHÉ ETAPY specifikované v čl. … této Smlouvy se strany dohodly na celkové ceně ve výši ……………………. Kč bez DPH (slovy: ………………………..), DPH ve výši …. % ke dni podpisu této Smlouvy činí ………………. Kč a cena včetně uvedeného DPH činí Kč.
3.4.1. Dodavatel je oprávněn v rámci DRUHÉ ETAPY fakturovat souhrnně čtvrtletně pravidelné měsíční paušální částky, a to vždy k poslednímu dni daného čtvrtletí, s výjimkou posledního čtvrtletí v kalendářním roce. Daňový doklad na tuto platbu obdrží Objednatel od Dodavatele nejpozději do
15. 12. daného roku.
3.5. Předmět plnění v rámci DRUHÉ ETAPY bude realizován v následném pětiletém období udržitelnosti projektu a bude financován v celém rozsahu ze státního rozpočtu České republiky. Dodavatel se zavazuje v případě potřeby a na základě výzvy Objednatele poskytnout Objednateli další služby zákaznické a technické podpory související s předmětem plnění dle této Smlouvy nad rámec služeb zákaznické a technické podpory specifikovaných v odst. 1.2., Ostatní služby, této Smlouvy za smluvenou hodinovou cenu ve výši:
Název profese | Xxxxxxxx cena bez DPH |
3.6. Smluvené ceny jsou stanoveny jako nejvýše přípustné ceny včetně všech poplatků a veškerých dalších nákladů spojených s plněním předmětu této Smlouvy. Objednatel nepřipouští překročení výše uvedených dohodnutých cen za předmět plnění, ani v jeho jednotlivých etapách či dílčích plněních.
3.7. Splatnost daňových dokladů je v obou etapách nejméně 14 kalendářních dnů. Dodavatel je povinen vystavit daňový doklad vždy nejpozději do 15 kalendářních dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění a předat tento doklad nejpozději do 20 kalendářních dnů od uskutečnění zdanitelného plnění, s výjimkou čtvrtého čtvrtletí – v prosinci musí být daňový doklad Objednateli doručen nejpozději do
15.12. Za den předání se považuje den, ve kterém Objednatel prokazatelně daňový doklad obdržel. Prokazatelným doručením se rozumí osobní doručení s potvrzením na kopii dokladu nebo doručení doporučenou poštovní přepravou.
3.8. Platba bude probíhat výhradně v českých korunách.
3.9. Úrok z prodlení vůči Objednateli bude stanoven maximálně v zákonné výši, Dodavatel nebude vůči zadavateli uplatňovat žádné další sankce.
3.10. Daňový doklad musí obsahovat všechny povinné náležitosti definované zejména v § 28, odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění.
3.11. V případě, že daňový doklad (faktura) nebude mít odpovídající náležitosti, je Objednatel oprávněn předat ho ve lhůtě splatnosti zpět Dodavateli k doplnění či úpravě, aniž se tak dostane do prodlení se splatností; lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného prokazatelného doručení náležitě doplněného či opraveného dokladu.
3.12. Dodavatel je povinen ukončit všechna svá plnění v rámci PRVNÍ ETAPY a předat konečné vyúčtování za řádně ukončená plnění do 30. června 2013.
3.13. Objednatel si vyhrazuje výjimečnou možnost úhradu ve splatnosti Dodavateli jednostranně prodloužit na nezbytně dlouhou dobu, a to pro případ, že prokazatelně neobdrží finanční prostředky od své nadřízené organizace nebo od dotačního orgánu. Tím se nevylučuje právo Dodavatele na smluvenou odměnu.
4. Utajení a výlučnost, licence pro Objednatele
4.1. Veškeré informace, které Xxxxxxxxx obdrží v souvislosti s plněním předmětu této Smlouvy, jsou pokládány za přísně důvěrné.
4.2. Dodavatel je povinen veškeré informace a údaje, se kterými se seznámí v souvislosti s prováděním služeb, zachovávat v tajnosti a tyto nezpřístupnit třetím osobám, a to po dobu minimálně třech let od ukončení platnosti Smlouvy.
4.3. Dodavatel není oprávněn jakkoliv využít informace, údaje a dokumentaci, která mu byla zpřístupněna v souvislosti s prováděním služeb, ve prospěch svůj nebo ve prospěch třetí osoby. Dodavatel je povinen dodržovat tyto povinnosti také po ukončení smluvního vztahu mezi Objednatelem a Dodavatelem po dobu tří let od ukončení platnosti této Smlouvy, nebo až do doby, kdy bude těchto povinností zproštěn.
4.4. Smluvní stany se v souladu s § 6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění, dohodly, že Dodavatel se pro účely plnění této smlouvy a na celou dobu její platnosti stává zpracovatelem osobních údajů ve smyslu § 4 písm. k) zmíněného zákona, a to pro zpracování osobních údajů v rozsahu jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození a místo bydliště zaměstnanců Objednatele a dalších případných zúčastněných osob. Účelem
zpracování osobních údajů bude zejména výkon personální agendy a evidence zaměstnanců. V této souvislosti se Dodavatel zavazuje dodržovat všechny povinnosti vyplývající mu v souvislosti se zpracováním osobních údajů ze zákona č. 101/2000 Sb., zejména jeho § 5, § 11, § 12, § 13, § 21 a § 22, a zvláštních právních předpisů.
4.5. Dodavatel se zavazuje učinit veškerá nezbytná technická a organizační opatření k ochraně informací a získaných údajů nebo údajů zpřístupněných mu Objednatelem.
4.6. Dodavatel uděluje, a pokud takové právo nemá, zavazuje se pro Objednatele zajistit, licenci k veškerým případným předmětům duševního vlastnictví, které jsou potřeba k provedení díla, přičemž licence bude udělena za následujících podmínek:
• bezplatně;
• v neomezeném časovém trvání od okamžiku, kdy bude předmět duševního vlastnictví předán Objednateli;
• nevýhradně, pokud jde o Předmět duševního vlastnictví, který byl vytvořen nezávisle a pro plnění podle této Smlouvy pouze licencován, nebo výhradně v případě, že Předmět duševního vlastnictví byl pro plnění této Smlouvy zvlášť vytvořen;
• převoditelně tím způsobem, že Objednatel může udělit jiným osobám právo užívat Předmět duševního vlastnictví, nebo své právo na jinou osobu zcela převést.
4.7. Dodavatel je povinen licenci k užití práv duševního vlastnictví, která budou vytvořena na základě činnosti Dodavatele založené touto Smlouvou poskytnout na výzvu Objednatele dále také Poskytovateli dotace, ze které je financován předmět plnění této Smlouvy. A to na základě a ve znění povinnosti Objednatele ve vztahu k Poskytovateli dotace stanovené v Podmínkách, čl. 20, Práva duševního vlastnictví.
5. Místo plnění, termín platnosti
5.1. Místem plnění předmětu této Smlouvy je sídlo Objednatele. Objednatel je ve výjimečných případech oprávněn požadovat plnění i na dalších místech v rámci České republiky.
5.2. PRVNÍ ETAPA bude probíhat v období realizace předmětného projektu a předpokládaný termín ukončení projektu je 31. 8. 2013.
5.3. DRUHÁ ETAPA bude uskutečňována v následném pětiletém období udržitelnosti s předpokládaným termínem ukončení 31. 8. 2018.
5.4. Smlouva nabývá účinnosti a platnosti dnem podpisu obou smluvních stran a uzavírá se na dobu určitou. Platnost Smlouvy končí ukončením pětileté doby udržitelnosti projektu, nebo nejpozději dnem 31. 12. 2019. K nejzazšímu dni trvání platnosti této Smlouvy, tzn. k 31. 12. 2019, musí být vypořádány všechny platby s konečnou platností.
6. Ukončení Smlouvy
6.1 Smlouva může být ukončena:
6.1.1. Uplynutím lhůty, na kterou byla Smlouva uzavřena.
6.1.2. Písemnou dohodou Objednatele a Dodavatele.
6.1.3. Okamžitým odstoupením od Smlouvy v případech, kdy jedna ze smluvních stran hrubě poruší některou povinnost uvedenou v této Smlouvě, případně obecně závazné právní předpisy. Okamžitě odstoupit od Xxxxxxx je oprávněna ta smluvní strana, která svou povinnost
neporušila; odstoupení od Xxxxxxx musí být učiněno písemně a prokazatelně doručeno druhé smluvní straně. Za hrubé porušení povinností uvedených v této Smlouvě je zejména považováno:
a) prodlení Dodavatele s plněním povinností po dobu delší třiceti kalendářních dnů; nároky Objednatele na odstoupení od Smlouvy dle ustanovení obchodního zákoníku upravující podmínky, za kterých je smluvní strana oprávněna od Smlouvy odstoupit, tím nejsou dotčeny;
b) prodlení Objednatele s úhradou oprávněné platby po dobu delší než třicet kalendářních dnů, s výjimkou ustanovení 3.13. této Smlouvy;
c) další porušení zjištěná kontrolou Objednatele, nadřízeného dotačního orgánu Objednatele nebo jimi pověřeného nezávislého subjektu v průběhu realizace plnění zahájené z vlastní pravomoci nebo na výzvu třetí strany.
6.1.4. K okamžitému odstoupení od Xxxxxxx je Objednatel oprávněn také v případě, že se Dodavatel dostane do úpadku ve smyslu zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), v platném znění nebo se prokáže, že údaje uvedené v nabídce na realizaci veřejné zakázky, která je předmětem činnosti této Smlouvy, jsou nebo byly nepravdivé.
6.1.5. Písemnou výpovědí Objednatele bez udání důvodu ve dvouměsíční výpovědní lhůtě, přičemž tato lhůta počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi Xxxxxxxxxx, a to i jen jedné ze smluvních stran na straně Dodavatele.
6.2 Dodavatel je oprávněn předčasně ukončit Smlouvu pouze v případech předvídaných zákony, kterými se Smlouva řídí.
7. Odpovědnost za škodu a smluvní pokuty
7.1 Dodavatel odpovídá za škodu způsobenou Objednateli v souvislosti s realizací zakázky. Povinnost k náhradě škody není dotčena tím, že Objednatel udělí Xxxxxxxxxx souhlas s realizací zakázky prostřednictvím třetích osob.
7.2 Každá ze smluvních stran nese odpovědnost za způsobenou škodu v rámci platných právních předpisů.
7.3 Dodavatel neodpovídá za vady, které byly způsobeny použitím podkladů převzatých od Objednatele, u kterých Dodavatel ani při vynaložení veškeré odborné péče nemohl zjistit jejich nevhodnost, případně na ně upozornil Objednatele, ale ten na jejich použití trval.
7.4 Dodavatel neodpovídá Objednateli za škodu, která Objednateli vznikne z nedokončení realizace předmětu plnění, pokud se tak stane z důvodů nepředvídatelných a neodvratitelných událostí, kterým Dodavatel nemohl ani při vynaložení řádné péče zabránit.
7.5 V případě prodlení Dodavatele s plněním povinností vyplývajících z harmonogramu plnění, který je přílohou této Smlouvy v rámci nabídky Dodavatele (příloha č. 2) a neplnění povinností stanovených v odstavcích 2.9. a 2.10. této Smlouvy náleží Objednateli smluvní pokuta ve výši 0,05% za každý den prodlení z celkové smluvené ceny za příslušnou ETAPU, v průběhu které škoda vznikla. Rozhodná je vždy příslušnost věcná, nikoliv časová. Tímto není vyloučeno povinnost Dodavatele k náhradě škody.
8. Zvláštní ujednání
8.1. Při realizaci veřejné zakázky je Dodavatel povinen dodržovat plnění politik Evropských společenství, zejména pravidel hospodářské soutěže a veřejné podpory, principů udržitelného rozvoje a prosazování rovných příležitostí.
8.2. Dodavatel je povinen při realizaci předmětu plnění PRVNÍ ETAPY dbát na naplnění schválených monitorovacích indikátorů projektu a jejich hodnoty, uvedených v kapitole 14. schválené projektové žádosti (příloha č. 2 související zadávací dokumentace). Plnění uvedeného požadavku bude probíhat v součinnosti s Objednatelem v souladu s metodikou monitorovacích indikátorů (viz. Desatero příruček).
8.3. Dodavatel je povinen po celou dobu realizace veřejné zakázky dodržovat informační povinnost dle Manuálu pro publicitu OP LZZ a dalších souvisejících relevantních dokumentů (viz. xxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxxx/0000/), zejména uvádět informace o financování z prostředků ESF prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu ČR na všech souvisejících dokumentech. Náklady spojené s dodržováním výše uvedené povinné publicity jdou v celém rozsahu k tíži Dodavatele.
8.4. Dodavatel je povinen řídit se při realizaci veřejné zakázky relevantními ustanoveními tzv. Desatera příruček OP LZZ dostupného na xxx.xxxxx.xx, a to ve verzích platných v den učinění příslušného úkonu nebo v den porušení příslušného ustanovení podmínek této Smlouvy.
8.5. Dodavatel bere na vědomí, že podpisem této Smlouvy se stává osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly ve smyslu § 2, písm. e) zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění.
8.6. Obě smluvní strany mají povinnost po dobu let od skončení plnění zakázky uchovávat doklady související s plněním zakázky a umožnit dále všem osobám, oprávněným k výkonu kontroly projektu (zejména se jedná o Objednatele, poskytovatele dotace, Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR, Ministerstvo financí ČR, Nejvyšší kontrolní úřad ČR, Evropská komise, Evropský účetní dvůr a další), z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu originálních dokladů. Desetiletá lhůta začíná běžet od
1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, kdy došlo k finančnímu vypořádání poslední odvedené služby v rámci PRVNÍ ETAPY.
8.7. Neplnění výše uvedených povinností může způsobit nezpůsobilost výdajů, vynaložených na realizaci této veřejné zakázky a jejich zpětné odejmutí poskytovatelem dotace.
9. Závěrečná ustanovení
9.1. Tato Xxxxxxx se vyhotovuje ve čtyřech vyhotoveních, z nichž dvě obdrží Objednatel a dvě Dodavatel.
9.2. Tato Smlouva může být měněna nebo doplňována pouze písemně prostřednictvím číslovaných dodatků.
9.3. Nedílnou součástí této Smlouvy jsou Přílohy č. 1 a 2 vyjmenované níže.
9.4. Pozbude-li některé z ustanovení této smlouvy platnosti, zůstávají ostatní tímto nedotčena. Neplatné ustanovení se nahradí takovým, které odpovídá, nebo je co nejblíže původnímu záměru a účelu smlouvy.
9.5. Smluvní strany jsou povinny se navzájem bez zbytečného odkladu informovat o případných změnách na své straně, které mohou mít vliv na vztahy z této smlouvy vyplývající.
9.6. Případné spory budou smluvní strany řešit přednostně dohodou. V případě, že nedojde ke smírnému řešení, bude spor řešen u místně a věcně příslušného soudu.
9.7. Smluvní strany prohlašují, že si tuto Smlouvu přečetly, jejímu obsahu porozuměly a bez výhrad s ním souhlasí, na důkaz čehož připojují jejich oprávnění zástupci své podpisy.
9.8. Otázky v této Smlouvě nebo dílčích Dohodách neupravené nebo upravené jen částečně se řídí příslušnými ustanoveními obchodního zákoníku a předpisy souvisejícími, vždy v platném znění.
9.9. Na důkaz svého souhlasu tuto Smlouvu obě smluvní strany potvrzují svými podpisy.
V ……………dne ………….. 2010 V ……………. dne 2010
…………………………………………. …………………………………….. za Objednatele za Dodavatele
Příloha č. 1: Zadávací dokumentace veřejné zakázky
Příloha č. 2: Nabídka dodavatele do souvisejícího zadávacího řízení