VADEMECUM 2024

Výpočet způsobilých osobních nákladů v programu Horizont Evropa (HE) vychází z dní odpracovaných na projektu a denní sazby. Tento výpočet musí být proveden pro kaž- dého člověka a vykazované období samostatně. Denní sazba konkrétního člověka na projektu HE je určena/vypočtena různě pro různé kategorie osobních nákladů i situace.

ZPŮSOBILÉ OSOBNÍ NÁKLADY

DNY ODPRACOVANÉ NA PROJEKTU

DENNÍ SAZBA

V následující kapitole jsou rozebrány některé typické situace, které vznikají u českých příjemců s ohledem na různé způsoby odměňování a možnost práce pro příjemce na základě různých smluv, a to paralelně (ve stejný okamžik) či konsekutivně (následně po sobě). Tyto různé situace mohou vést k různému způsobu určení/vypočtení denní sazby.

Dokument je expertním výkladem národních kontaktních pracovníků pro finanční a právní otázky programu Horizont Evropa z TC Praha. Vychází z aktuálních informací k září 2024 uvedených v Anotované modelové grantové dohodě programu Horizont Evropa (AGA) a z diskusí s Evropskou komisí (odkazy na konkrétní pasáže jsou uvedeny přímo níže v textu). Slouží jako doplnění informací uvedených v publikaci VADEMECUM Pravidla financování projektů Horizontu Evropa. Jeho účelem je objasnění nejasností a poskytnutí možného výkladu pravidel, avšak není právně závazný.

Rádi bychom upozornili, že každý případ je třeba posuzovat individuálně s ohledem na specifika dané organizace. Rovněž je důležité zdůraznit, že výklad uvedený v této brožuře nepředstavuje jedinou možnou interpretaci, a jiné odůvodněné přístupy nemusí být chybné. Pravidla programu týkající se způsobilosti nepřímých nákladů jsou někdy nejednoznačná a umožňují různé interpretace. Naším cílem bylo nabídnout logický přístup, který by příjemcům usnadnil orientaci. Konečná odpovědnost za zvolený postup a jeho obhajobu při auditu však zůstává na straně příjemců.

Využity jsou následující zkratky:

PS pracovní smlouva

D dohoda o pracovní činnosti/dohoda o provedení práce (DPČ/DPP)

A1 náklady zaměstnanců (pracujících pro příjemce na základě pracovní smlouvy)

A2 náklady fyzických osob pracujících pro příjemce na základě jiné než pracovní smlouvy (např. DPČ/ DPP)

1A standardní přístup

1B projektové odměňování

HE program Horizont Evropa

2

Varianty smluv

a výpočet denní sazby

2.1 Zaměstnanec s jednou pracovní smlouvou

2.2 Zaměstnanec s jednou dohodou

2.3 Zaměstnanec s dvěma pracovními smlouvami

2.4 Zaměstnanec s dvěma dohodami

2.5 Zaměstnanec s dvěma dohodami na stejném projektu HE

2.6 Zaměstnanec s pracovní smlouvou a dohodou na projektu HE

2.7 Zaměstnanec s dvěma dohodami na různé projekty HE

2.8 Zaměstnanec s pracovní smlouvou na projektu HE a dohodou

2.9 Zaměstnanec s dohodou na projektu HE a pracovní smlouvou

V této kapitole se podrobně zaměříme na různé typy pracovních smluv a dohod, které mohou být uzavřeny při implementace projektů HE, a vysvětlíme, jak tyto různé smluvní vztahy ovlivňují výpočet denní sazby pro způsobilé osobní náklady.

2.1 Zaměstnanec s jednou pracovní smlouvou

A1 (1A nebo 1B)

Zaměstnanec má u příjemce v dané reportovací periodě pouze jeden pracovní poměr, a to PS. V rámci této PS pracuje na projektu HE (výhradně nebo vedle jiných aktivit).

• Pokud není projekt HE zatížen vyšší denní sazbou než ostatní aktivity v rámci PS, jedná se o standardní odměňování. Jedná se např. o situaci, kdy je v rámci PS mzda rovnoměrně rozdělena mezi zdroje financování podle odpracovaných hodin/ dní/výše úvazku, případně je vyšší sazbou zatížen zdroj institucionální.

DENNÍ SAZBA

SKUTEČNÉ OSOBNÍ NÁKLADY

(za vykazované období)

MAXIMÁLNÍ MOŽNÝ POČET DEKLAROVATELNÝCH

DNÍ (za vykazované období)

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

Case 1A: employee whose remuneration is fixed, i.e. same remuner- ation, regardless of whether they are involved in specific projects or not.

• Pokud je projekt HE zatížen vyšší denní sazbou než ostatní aktivity v rámci PS, jedná se o projektové odměňování. Jedná se např. o situaci, kdy je ze zdrojů projektu vyplace- na odměna, která vede k vyšší denní sazbě.

V případě projektového odměňování je denní sazba identifikována ve dvou krocích. Nej- dříve je nutné vypočítat projektovou denní sazbu a tu poté porovnat s národní referenční sazbou1. Pro výpočet způsobilých osobních nákladů bude využita ta z nich, která je nižší.

PROJEKTOVÁ REFERENČNÍ SAZBA

SKUTEČNÉ OSOBNÍ NÁKLADY ČLOVĚKA ZA

PRÁCI NA PROJEKTU HE (za vykazované období)

DNY ODPRACOVANÉ NA PROJEKTU HE

(za vykazované období)

NÁRODNÍ REFERENČNÍ SAZBA

CELKOVÉ OSOBNÍ NÁKLADY ČLOVĚKA – OSOBNÍ NÁKLADY

V EU PROJEKTECH (v posledním uzavřeném roce)

215 – DNY ODPRACOVANÉ NA EU PROJEKTECH

(v posledním uzavřeném roce)

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

Case 1B: employees whose remuneration increases through supple- mentary payments depending on whether they work in specific projects. It should be used for employees (or equivalent) whose level of remuner- ation (daily rate, hourly rate) increases when and because the employee works in (EU, national or other) projects. Example: An employee who gets a bonus for working in a project.

1 ⁄ V případě, že je výše odměňování zaměstnankyň a zaměstnanců v národních projektech definována písemným vnitřním předpisem organizace příjemce (což nicméně není v současné době situace většiny českých příjemců), bude pro výpočet národní referenční sazby využita tato výše. Pro lepší představu vytvořili národní kontaktní pracovníci pro finanční a právní otázky programu Horizont Evropa z TC Praha šablonu směrnice o projektovém odměňování.

2.2 Zaměstnanec s jednou dohodou

Zaměstnanec má u příjemce v dané reportovací periodě pouze jeden pracovněprávní vztah, a to D, v jejímž rámci pracuje na projektu HE.

• Denní sazba se v tomto případě určí jedním z následujících způsobů:

• V případě, že smlouva specifikuje denní sazbu, použije se tato denní sazba (pokud smlouva specifikuje hodinovou sazbu, je nutno ji přepočítat na denní sazbu použitím koeficientu „denní sazba = hodinová sazba x 8“).

• Pokud smlouva stanoví fixní částku za odvedenou práci a počet dní, které mají být odpracovány, vychází denní sazba z těchto dvou ukazatelů (v případě, že smlouva stanoví počet hodin, je opět nutno přepočítat na dny použitím koeficientu „1 den = 8 hodin“).

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

Natural persons with direct contract (A.2) cover the costs of self-em- ployed natural persons (e.g. some types of in-house consultants) who work on the action for the beneficiary under conditions similar to those of an employee, but under a contract that is legally not an employment contract.

2.3 Zaměstnanec s dvěma pracovními smlouvami

PS (HE)

1A (jednotná denní sazba) nebo 1B

PS (HE)

Zaměstnanec má v dané reportovací periodě dvě PS (paralelně nebo po sobě). V rámci PS1 pracuje na projektu HE (výhradně nebo vedle jiných aktivit2) a v rámci PS2 na jiných činnostech (např. PS1 na výzkum a PS2 na výuku či klinickou praxi).

• Pokud v rámci PS1 není projekt HE zatížen vyšší denní sazbou než ostatní aktivity v rámci této PS, jedná se o standardní odměňování. V tomto případě je nutné zohlednit výši odměňování v PS1 i PS2, a to tak, že pro výpočet denní sazby se obě PS sečtou (počítá se jednotná denní sazba).

• Pokud je v rámci PS1 projekt HE zatížen vyšší denní sazbou než ostatní aktivity v rámci této PS1, jedná se o projektové odměňování. V tomto případě je nutné denní sazbu nárokovanou v projektu HE porovnávat s denní sazbou všech ostatních aktivit realizovaných v rámci PS1 i PS2 v posledním uzavřeném roce (tzv. národ- ní referenční sazbou). Pro výpočet způsobilých osobních nákladů bude využita za z nich, která je nižší.

2 ⁄ I pokud zaměstnanec pracuje výhradně na projektu HE, nepředpokládáme, že pracovní smlouva byla uzavřena účelově jen kvůli účasti zaměstnance na tomto konkrétním projektu HE. Spíše se jedná o smlouvu na výzkumné aktivity, v jejímž rámci zaměstnanec pracuje na různých projektech (v daném období například jen na jednom projektu).

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

If an individual is employed with two (or more) employment con- tracts with the beneficiary during the reporting period, but none of them is triggered by his/her participation in the HE action with an increased salary: the beneficiary will calculate a single daily rate. The actual personnel costs will be the sum of the costs of all these employment contracts during the months within the reporting period. The maximum declarable day-equivalents will be the sum of the maximum declarable day-equivalents calculated individually for each of these employment contracts during the months within the reporting period.

A2 (sazba z dohody HE)*

* pokud D (národní projekt) s nižší sazbou: 1B

2.4 Zaměstnanec s dvěma dohodami

D (HE)

Zaměstnanec má v dané reportovací periodě dvě D (paralelně nebo po sobě). Má pouze D, nemá PS. V rámci D1 pracuje na HE, v rámci D2 na jiné činnosti (např. vedení, posudky, překlady či výuka).

• Jedná se o situaci A2 a pro určení denní sazby se vezme v úvahu pouze D1.

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

If an individual has two (or more) direct contracts with a beneficiary falling under Article 6.2.A.2 of the HE MGA, whether parallel or consecutive, and no employment contract, the beneficiary will take into account only the costs stemming from the relevant contract under which the given individual is actually performing the work in the HE project. This will not be considered as project-based remuneration and the daily-rate will have to be calculated following the standard rules detailed under Article 6.2.A.2. of the HE MGA.

POZOR

Pokud v rámci D2 vykonává jako činnost jinou aktivitu na národním projektu3 s nižší sazbou než v rámci D1 na projektu HE, jedná se o projektové odměňování.

2.5 Zaměstnanec s dvěma dohodami na stejném projektu HE

D (HE)

A2 (D1) + A2 (D2)

Zaměstnanec pracuje na projektu HE nejdříve na základě jedné D a následně na základě druhé D (s jinou sazbou). Důvody pro odlišnou sazbu jsou objektivní (např. seniorita či role v projektu).

• Jedná se o situaci A2 a pro určení způsobilých osobních nákladů se nejdříve vezme denní sazba z D1, kterou se násobí dny odpracované na D1, a následně denní sazba z D2, kterou se násobí dny odpracované na D2. Takto spočítané způsobilé náklady z D1 a D2 příjemce následně sečte.

3 ⁄ „Národní projekty“ je třeba chápat v širším slova smyslu, tedy jako všechny typy projektů financovaných v rámci jakéhokoli typu národního (veřejného nebo soukromého) systému financování, včetně projektů spolufinancovaných z fondů EU, které jsou spravovány členskými státy EU.

1A (PS) + A2 (D) nebo 1B

2.6 Zaměstnanec s pracovní smlouvou a dohodou na projektu HE

PS (HE)

D (HE)

PS (HE)

D (HE)

Zaměstnanec pracuje na projektu HE nejdříve na základě PS a následně na základě D (nebo obráceně) s jinou sazbou. Důvody pro odlišnou sazbu jsou objektivní (např. seniorita či role v projektu, obvyklá praxe instituce).

• Pokud v rámci PS není projekt HE zatížen vyšší denní sazbou než ostatní aktivity v rám- ci této PS, jedná se o standardní odměňování. U D se jedná o situaci A2. V tomto případě je nutné pro výpočet způsobilých osobních nákladů samostatně vypočítat osobní náklady a denní sazbu pro PS dle 1A a samostatně pro D dle A2 a následně sečíst (nepočítá se jednotná denní sazba).

• Pokud v rámci PS je projekt HE zatížen vyšší sazbou než ostatní aktivity v rámci této PS, jedná se o projektové odměňování. V tomto případě je nutné denní sazbu nárokova- nou v projektu porovnat s denní sazbou všech ostatních aktivit realizovaných v rámci PS (HE) i D (HE) v posledním uzavřeném roce (tzv. národní referenční sazbou). Pro výpočet způsobilých osobních nákladů bude využita ta z nich, která je nižší.

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

It would have to be clarified if, in such situation, the end of the employ- ment contract and the issuance of the direct contract have been done in view of getting a higher salary to work on the HE project:

• If it is the case, and as explained in our previous helpdesk reply (for the case 224807, June 14, 2022), the project-based remuneration rules will apply.

• If not the case, or if the persons gets a lower remuneration as com- pared to the one under his/her previous employment contract, this will not fall under the project-based remuneration rules. There will be no

calculation of a single daily rate for both contracts. The way the daily rate will have to be calculated following the ‘standard’ rules for 6.2.A.1 or 6.2.A.2 respectively

A2 (D1) ... A2 (D2)

2.7 Zaměstnanec s dvěma dohodami na různé projekty HE

D (HE1)

D (HE2)

D (HE1)

Zaměstnanec má v dané reportovací periodě dvě dohody na dva různé projekty HE (paralelně nebo po sobě). Důvody pro odlišnou sazbu jsou objektivní (např. seniorita či role v projektu).

• Jedná se o situaci A2 a pro určení denní sazby se vezme v úvahu pouze D1 (pro pro- jekt HE1) a pouze D2 (pro projekt HE2).

PS (HE)

1A (pouze PS)* nebo 1B

* pokud D (národní projekt) s nižší sazbou: 1B

2.8 Zaměstnanec s pracovní smlouvou na projektu HE a dohodou

PS (HE)

Zaměstnanec má v dané reportovací periodě PS a dohodu (paralelně nebo po sobě). V rámci PS pracuje na projektu HE (výhradně nebo vedle jiných aktivit) a v rámci D na jiných činnostech (např. vedení, posudky, překlady či výuka).

• Pokud není projekt HE realizovaný v rámci PS zatížen vyšší denní sazbou než ostatní aktivity v rámci této PS, jedná se o standardní odměňování. V tomto případě bude vycházet výpočet denní sazby pouze z PS (D se nebere v úvahu).

• Pokud je v rámci PS projekt HE zatížen vyšší sazbou než ostatní aktivity v rámci této PS, jedná se o projektové odměňování. V tomto případě je nutné denní sazbu náro- kovanou v projektu HE porovnat s denní sazbou všech ostatních aktivit realizovaných v rámci PS (HE) i D v posledním uzavřeném roce (tzv. národní referenční sazbou). Pro výpočet způsobilých osobních N bude využita ta z nich, která je nižší.

OTÁZKA

NA EVROPSKOU KOMISI

If the person works at the same time (i.e. parallel) under EMPLOY- MENT CONTRACT (HE action and other activities) and under DIRECT CONTRACT (Article 6.2.A.2 MGA; other researcher’s activities than HE action and he/she gets a DIFFERENT (hourly or daily) rate (higher or lower) than in his/her employment contract), the beneficiary calculates standard case (1A) and only the employment contract under which the person is working on the HE action will be taken into consideration for the calculation of the personnel costs (there will be no calculation of a single daily rate summing up costs of both the employment contract and direct contract). Is it correct?

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

If the work on the HE action is performed under the existing employ- ment contract without any increase in the remuneration of the person, the beneficiary will calculate the personnel costs according to the so-called ‘standard case 1A’ described in the AGA, only based on the employment contract.

OTÁZKA

NA EVROPSKOU KOMISI

If the person works consecutive (not parallel) under EMPLOYMENT CONTRACT (HE action and other activities) and under DIRECT CON- TRACT (Article 6.2.A.2 MGA; other researcher’s activities than HE action and he/she gets a DIFFERENT (hourly or daily) rate (higher or lower) than in his/her employment contract), the beneficiary calculates standard case (1A) and only the employment contract under which the

person is working on the HE action will be taken into consideration for the calculation of the personnel costs (there will be no calculation of a single daily rate summing up costs of both the employment contract and direct contract). Is it correct?

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

If the work on the HE action was performed under the previous em- ployment contract without any increase in the remuneration of the person, the beneficiary will calculate the personnel costs according to the so-called ‘standard case 1A’ described in the AGA, only based on the previous employment contract.

POZOR

Pokud v rámci D vykonává jako činnost jinou aktivitu na národním projektu3 s nižší sazbou než v rámci PS, jedná se o projektové odměňování.

D (HE)

1B nebo A2 (pouze D)

D (HE)

2.9 Zaměstnanec s dohodou na projektu HE a pracovní smlouvou

D (HE)

Zaměstnanec má v dané reportovací periodě PS a dohodu (paralelně nebo po sobě). Na projektu HE pracuje v rámci D, v rámci PS pracuje na jiných činnostech.

• Pokud je sazba v rámci D vyšší než v rámci PS, jedná se o projektové odměňování (porovnání provedeme postupem analogickým jako při výpočtu projektového odměňo- vání: sazba na D = projektová referenční sazba, sazba v PS = národní referenční sazba).

• Pokud je sazba v rámci D nižší než v rámci PS, jedná se o situace A2. V tomto případě bude vycházet výpočet denní sazby pouze z D (PS se nebere v úvahu).

VYSVĚTLENÍ EVROPSKÉ

KOMISE

If an individual has an employment contract falling under Article

6.2.A.1 of the HE MGA and, in parallel, a direct contract falling un- der Article 6.2.A.2 of the HE MGA under which the given individual is actually performing the work under HE, one of the two following possibilities will apply:

a. The remuneration received under the direct contract is higher than that under the employment contract, the way the daily rate will have to be calculated will follow the project-based remuneration rules laid down in Article 6.2.A.1 of the HE MGA, i.e. the daily rate determined based on Article 6.2.A.2 of the HE MGA will be compared to the national project daily rate as defined under Article

6.2.A.1 of the HE MGA;

b. The remuneration received under the direct contract is lower than that under the employment contract, the daily rate will have to be calculated on the basis of the direct contract only and following standard rules detailed under Article 6.2.A.2. of the HE MGA.

Osobní náklady – různé smlouvy a denní sazba

Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

Grafická úprava: orange5 creative studio s.r.o.

Vydání brožury je financováno MŠMT z projektu sdílených činností

„Prohloubení integrace výzkumného a inovačního ekosystému ČR do Evropského výzkumného prostoru a podpora intenzivní mezinárodní spolupráce výzkumných organizací a podniků ČR ve výzkumu, vývoji a inovacích“ (identifikační kód MS2103).

ISBN: 978-80-86794-95-2

Document Metadata

Table of Contents

VADEMECUM 2024

Document Metadata