Smlouva na provozní podporu elektronického sytému spisové služby

Smlouva na provozní podporu elektronického sytému spisové služby

I.

Smluvní strany

1. Vysoká škola báňská – Technická univerzita Ostrava,

Centrum informačních služeb (dále také CIS)

se sídlem: 17. listopadu 2172/15, 708 00 Ostrava – Poruba

Zastoupena: Ing. Xxxxxxxx Xxxxxx, ředitelem CIS

IČ: 619 89 100

DIČ: CZ61989100

Bankovní spojení: Československá obchodní banka

Číslo účtu: 100954151/0300

ID datové schránky: d3kj88v

dále jen Objednatel

2.

Název společnosti/jméno, příjmení ………………………………………

Sídlo ………………………………………

zapsaný v obchodním rejstříku ………………………………………

IČ: ………………………………………

DIČ: ………………………………………

Bankovní spojení: ………………………………………

Číslo účtu: ………………………………………

ID datové schránky: ………………………………………

dále jen Zhotovitel

Plnění ze smlouvy bude spolufinancováno z prostředků Evropské unie prostřednictvím Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, za účelem realizace projektu s reg.č. NPO_VŠB-TUO_MSMT-16605/2022.

II.

Základní ustanovení

1. Smluvní strany se dohodly, že rozsah a obsah vzájemných práv a povinností z této smlouvy vyplývajících se bude řídit v souladu s ust. § 2586 a násl., zák. č. 89/2012 Sb. Občanského zákona, ve znění pozdějších předpisů.

2. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v čl. I. smlouvy a taktéž oprávnění k podnikání jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí neprodleně druhé smluvní straně. Strany prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny.

III.

Předmět smlouvy

1. Předmětem této smlouvy je rozšíření stávajícího elektronického systému spisové služby (dále také ESSS) ICZ e-Spis® o doplňkové moduly. Jedná se o modul CzechPoint@Office a modul pro automatizovanou konverzi z analogových dokumentů na digitální. . Podmínky rozšíření služby jsou uvedeny v příloze č. 1 této smlouvy.

2. Při poskytování výše uvedených služeb se Zhotovitel zavazuje postupovat podle vlastní úvahy, při využití všech svých odborných znalostí a zkušeností a při zachování potřebné odborné péče, přičemž při výkonu této činnosti bude přihlížet k oprávněným zájmům Objednatele a bude respektovat jeho oprávněné pokyny.

3. Objednatel se zavazuje uhradit Zhotoviteli odměnu za poskytnuté služby ve výši a za podmínek sjednaných v čl. IV této smlouvy. Objednatel se dále zavazuje poskytnout Zhotoviteli veškerou potřebnou součinnost nutnou ke splnění povinností vyplývajících z této smlouvy.

IV.

Odměna za poskytnuté služby

1. Cena za poskytnuté služby definované v čl. III této smlouvy je stanovena dohodou smluvních stran takto:

Celková cena ………………….. Kč bez DPH

Celková cena ………………….. Kč s DPH

2. Tato smluvní cena uvedená v odst. 1. tohoto článku smlouvy, je dohodnuta jako cena nejvýše přípustná. V ceně jsou zahrnuty veškeré náklady nutné pro řádné splnění sjednaného předmětu smlouvy.

V.

Termín a místo plnění

1. Zhotovitel se zavazuje provést plnění ze smlouvy do 30. 04. 2024.

2. Místem plnění předmětu této smlouvy je sídlo zadavatele na adrese 17. xxxxxxxxx 0000/00, 000 00 Xxxxxxx-Xxxxxx.

VI.

1. Způsob poskytování služeb

1. Zhotovitel je při své činnosti vázán obecně závaznými právními předpisy a v jejich mezích pokyny Objednatele. Jsou-li pokyny Objednatele nevhodné, je Zhotoviteli povinen na toto Objednatele upozornit, stejně jako na nesprávnost či neúplnost předaných podkladů, jestli mohl tuto nevhodnost zjistit při vynaložení odborné péče.

2. Zhotovitel a Objednatel určili osoby odpovědné za komunikaci dle této smlouvy, jedná se konkrétně o tyto osoby:

a) za objednatele

jméno a příjmení tel. kontakt email

Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxx x000 000000000 xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

b) za Zhotovitele

jméno a příjmení tel. kontakt email

………….… …………… ………(doplní dodavatel)

3. Xxxxxxxxxx se zavazuje informovat průběžně Objednatele o plnění předmětu této smlouvy a předávat mu všechny zpracované návrhy či jiné odborné nebo právní dokumenty.

VII.

Platební podmínky

1. Podkladem pro úhradu smluvní ceny poskytnutých služeb budou faktury, které budou mít náležitosti daňového dokladu dle § 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen faktura). Faktura musí obsahovat alespoň tyto náležitosti:

• číslo a datum vystavení faktury,

• registrační číslo projektu NPO_VŠB-TUO_MSMT-16605/2022,

• označení smluvních stran včetně IČO a DIČ, pokud jsou přidělena,

• označení banky a čísla účtu, na který musí být zaplaceno,

• předmět plnění (konkretizovaný kvalitativně i kvantitativně),

• cena bez DPH a platební podmínky,

• doba a místo plnění.

2. Lhůta splatnosti faktury činí 30 kalendářních dnů ode dne doručení Objednateli. Faktura bude doručena elektronicky. Stejná lhůta splatnosti platí i při placení jiných plateb (smluvních pokut, úroků z prodlení, náhrady škody apod.).

3. Povinnost zaplatit cenu za poskytnuté služby dle této smlouvy je splněna dnem připsání příslušné částky na účet Zhotovitele.

4. Veškeré platby dle této Smlouvy budou Objednatelem placeny na účet Zhotovitele uvedený v záhlaví této smlouvy.

5. Zhotovitel prohlašuje, že jeho bankovní účet uvedený v této smlouvě nebo ve faktuře je jeho účtem, který je správcem daně zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup v souladu s ust. § 96 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, v platném znění, dále jen zákon o DPH. Zhotovitel je povinen uvádět ve faktuře pouze účet, který je správcem daně zveřejněn v souladu se zákonem o DPH. Dojde-li během trvání této Smlouvy ke změně identifikace zveřejněného účtu, zavazuje se Zhotovitel bez zbytečného odkladu písemně informovat Objednatele o takové změně. Vzhledem k tomu, že dle ust. § 109 odst. 2 písm. c) zákona o DPH ručí příjemce zdanitelného plnění za nezaplacenou daň z tohoto plnění, pokud je úplata za toto plnění poskytnuta zcela nebo zčásti bezhotovostním převodem na jiný účet než účet poskytovatele zdanitelného plnění, který je správcem daně zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup, provede Objednatel úhradu ceny díla pouze na účet, který je účtem zveřejněným ve smyslu ust. § 96 zákona o DPH. Pokud se kdykoliv ukáže, že účet Zhotovitele, na který Zhotovitel požaduje provést úhradu ceny díla, není zveřejněným účtem, není Objednatel povinen úhradu ceny díla na takový účet provést; v takovém případě se nejedná o prodlení se zaplacením ceny díla na straně Objednatele. 

6. Ustanovení předešlého bodu se nevztahuje na neplátce DPH a na zahraniční subjekty, které nepodléhají povinnosti registrace podle zákona o DPH

VIII.

2. Sankční ujednání

1. V případě prodlení s poskytnutím služeb je objednatel oprávněn účtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 0,1 % z celkové ceny díla za každý i započatý den prodlení.

2. Smluvní pokuta za nedodržení lhůty plnění může být uložena maximálně do výše 20 % z celkové ceny bez DPH.

3. Pro případ prodlení se zaplacením dohodnuté ceny může Zhotovitel uplatnit vůči Objednateli úrok z prodlení ve výši 0,1 % z fakturované částky za každý započatý týden prodlení s platbou po lhůtě splatnosti.

4. Splatnost uvedených sankcí je deset pracovních dnů od doručení písemné výzvy k úhradě sankce.

X.

3. Závěrečná ujednání

1. Tuto smlouvu lze měnit na základě dohody stran pouze písemnými a vzestupně číslovanými dodatky podepsanými smluvními stranami. Jiné zápisy, protokoly apod. se za změnu smlouvy nepovažují.

2. Nastanou-li u některé ze smluvních stran skutečnosti bránící řádnému plnění této smlouvy o dílo, je dotčená smluvní strana povinná to ihned bez zbytečných odkladů oznámit druhé smluvní straně a vyvolat jednání oprávněných zástupců.

3. Zhotovitel bere na vědomí povinnosti objednatele zveřejnit údaje uvedené v této Smlouvě v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění, se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, se zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv a jinými obecně závaznými normami, a to způsobem, jenž vyplývá z uvedených předpisů či o němž rozhodne objednatel.

Smluvní strany se zavazují udržovat v tajnosti a nezpřístupnit třetím osobám diskrétní informace – zachovat mlčenlivost – jak jsou vymezeny níže:

• veškeré informace poskytnuté zhotoviteli ve smyslu ustanovení § 218 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění,

• informace, na které se vztahuje zákonem uložená povinnost mlčenlivosti (např. osobní údaje, utajované skutečnosti)

• obchodní tajemství zhotovitele či případně jiný údaj chráněný dle zvláštních právních předpisů s odůvodněním takovéhoto zařazení, a to písemně před podpisem této smlouvy. Xxxxxxxxxx bere na vědomí, že tento postup nelze uplatnit ve vztahu k výši skutečně uhrazené ceny za plnění této Smlouvy a k seznamu poddodavatelů zhotovitele a dále u informací, jejichž sdělení se vyžaduje ze zákona.

2. Registraci této smlouvy dle ustanovení § 5 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv provede na základě dohody smluvních stran objednatel, a to tak, aby potvrzení o provedení registrace smlouvy bylo zasláno oběma smluvním stranám.

3. Zhotovitel nemůže bez souhlasu objednatele postoupit práva a povinnosti plynoucí ze smlouvy třetí osobě.

4. Tato smlouva nabývá platnosti podpisem oběma smluvními stranami a účinnosti registrací smlouvy dle ustanovení odstavce 4. tohoto článku smlouvy.

5. Tato smlouva je projevem svobodné a vážné vůle smluvních stran, což stvrzují svými podpisy.

Příloha č.1 – Specifikace předmětu smlouvy

V Ostravě, V …….. …………….,

………………………………………… …………………………………………

Za Objednatele: Za Zhotovitele:

Xxx. Xxxxxx Xxxxx, ředitel CIS

Příloha č. 1

Výkon spisové služby na VŠB-TUO od roku 2017 vykonáváme v elektronickém systému spisové služby ICZ e-Spis®. Koncem roku 2021 CzechPoint zveřejnil rozhraní pro provádění automatizované autorizované konverze z moci úřední, včetně popisu a postupů. Vytvořené rozhraní společně se změnou znění ustanovení § 6 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů umožňuje orgánům veřejné moci zvýšit, případně zjednodušit, proces digitalizace výkonu spisové služby za cenu minimálních provozních nákladů a bez nadbytečného zvýšení administrativní zátěže.

Předmětem plnění smlouvy je rozšíření stávajícího elektronického systému spisové služby ICZ e-Spis® o doplňkové moduly. Jedná se o modul CzechPoint@Office a modul pro automatizovanou konverzi z analogových dokumentů na digitální.

Předmětem plnění smlouvy je dodávka, implementace včetně zaškolení klíčových uživatelů a maintenance níže uvedených rozšiřujících modulů elektronického systému spisové služby ICZ e-Spis®.

Modul CzechPoint@Office

umožňuje zaevidování výstupu z autorizované konverze z moci úřední v elektronickém systému spisové služby ICZ e-Spis®. Modul obsahuje oba dva typy konverzí, z listinné podoby do elektronické a z elektronické podoby do listinné. Dokument z provedené konverze získá v systému ICZ e-Spis® veškeré potřebné atributy vyžadované platnou legislativou a uloží v systému ICZ e-Spis® výstupy z provedené konverze včetně ověřovací doložky.

Modul automatizované konverze z analogových dokumentů na digitální

umožňuje provést automatizovanou konverzi z listinné podoby doručených dokumentů přímo na podatelně v momentě příjmu dokumentů. Umožní konverzi do elektronické podoby a zaevidování výstupu z autorizované konverze z moci úřední do ICZ e-Spis®. Vzniklý elektronický dokument z provedené konverze získá v ICZ e-Spis® veškeré potřebné atributy vyžadované platnou legislativou a uloží v systému ICZ e-Spis® včetně ověřovací doložky.

-7-