RÁMCOVÁ DOHODA na pronájem multifunkčních tiskových zařízení se servisními službami

Příloha č. 2 zadávací dokumentace – návrh rámcové dohody

RÁMCOVÁ DOHODA

na pronájem multifunkčních tiskových zařízení se servisními službami

č. 2018/O/…

uzavřená podle ust. § 1746 odst. 2 a 2201 a násl. zákona č. 89/2012, občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů

1. Smluvní strany

Společnost: …………………………….(doplní dodavatel)

zapsaný v obchodním rejstříku vedeném …………………..oddíl………………….vložka…….(doplní dodavatel)

Sídlo: …………………………….(doplní dodavatel)

IČ: …………………………….(doplní dodavatel)

DIČ: …………………………….(doplní dodavatel)

Zastoupený/á: …………………………….(doplní dodavatel)

bankovní spojení: …………………………….(doplní dodavatel)

č. účtu: …………………………….(doplní dodavatel)

Kontaktní osoba: …………………………….(doplní dodavatel)

(dále jen „pronajímatel“ na straně jedné),

a

Univerzita Karlova, Lékařská fakulta v Hradci Králové

Sídlo: Šimkova 870, 500 03 Hradec Králové

IČ: 00216208

DIČ: CZ00216208

Zastoupená: prof. MUDr. RNDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, XXx. – děkan

Kontaktní osoba: „bude doplněno před uzavřením smlouvy“

(dále jen „nájemce“ na straně druhé),

pronajímatel a nájemce dále společně též jako „smluvní strany“ nebo jednotlivě jako „smluvní strana“

2. Úvodní ustanovení

1. Smluvní strany uzavřely tuto Rámcovou dohodu na pronájem multifunkčních tiskových zařízení se servisními službami (dále jen „rámcová dohoda“) na základě výsledku výběrového řízení k veřejné zakázce malého rozsahu s názvem „LF HK – Pronájem multifunkčních zařízení 2018 - 2021“.

3. Předmět smlouvy

1. Předmětem rámcové dohody je závazek pronajímatele přenechávat nájemci na základě dílčích smluv multifunkční tisková zařízení, jež jsou předmětem nájmu specifikovaným v této smlouvě a jejich přílohách, k dočasnému užívání a závazek nájemce platit za to pronajímateli nájemné.

2. Tato rámcová dohoda je uzavírána pouze s jedním pronajímatelem a obsahuje úpravu veškerých podmínek mezi nájemcem a pronajímatelem při zadávání jednotlivých dílčích nájemních smluv se servisními službami (dále jen „dílčí smlouva“), zadávaných na základě této rámcové dohody po dobu její platnosti, a veškeré podmínky jejich následné realizace.

3. Předmětem nájmu dle této rámcové dohody jsou multifunkční tisková zařízení, jejichž druh a bližší specifikace je uvedena v Příloze č. 1 této rámcové dohody (dále jen „zboží“ nebo také „předmět nájmu“). Přesné výrobní označení zboží odpovídající parametrům dle přílohy č. 1 této rámcové dohody bude specifikováno v dílčích smlouvách.

4. Podmínky stanovené v této rámcové dohodě platí pro všechny dílčí smlouvy, které budou uzavírány na základě této rámcové dohody.

3. Uzavírání dílčích smluv

1. Jednotlivé dílčí smlouvy na dílčí plnění mezi smluvními stranami budou uzavírány výhradně na základě uvážení a podle aktuálních potřeb nájemce. Rámcová dohoda nezavazuje nájemce k odběru zboží v jakémkoliv minimálním množství a/nebo rozsahu.

2. Nájemce vyzve pronajímatele k uzavření dílčí smlouvy zasláním návrhu na uzavření smlouvy prostřednictvím elektronické pošty – e-mailu.

3. Pronajímatel je povinen do 5 pracovních dnů od doručení návrhu na uzavření smlouvy předložit nájemci podepsanou dílčí smlouvu.

4. Nebude-li v jednotlivých dílčích smlouvách dohodnuto jinak, budou se tyto dílčí rámcové smlouvy a vztahy z nich vyplývající řídit touto smlouvou.

5. Dílčí smlouvy na pronájem multifunkčních tiskových zařízení budou vždy uzavírány na dobu určitou, a to na 60 měsíců od doby uzavření dílčí smlouvy.

6. Po ukončení nájmu v délce 60 měsíců od doby uzavření dílčí smlouvy je nájemce oprávněn si předmět nájmu odkoupit za cenu uvedenou v Příloze č. 1 této smlouvy.

7. Jednotlivé dílčí smlouvy mohou být ukončeny:

   1. uplynutím doby, na kterou byla dílčí smlouva uzavřena,

   2. písemnou dohodou obou smluvních stran,

   3. výpovědí s výpovědní dobou 3 měsíce, která počne běžet prvým dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně,

   4. okamžitým odstoupením od smlouvy v případech, kdy některá ze smluvních stran závažným způsobem poruší povinnosti uvedené v této dílčí smlouvě a rámcové dohodě. Odstoupit od této smlouvy je oprávněna ta smluvní strana, která svou povinnost neporušila. Odstoupení od smlouvy musí být učiněno písemně a doručeno druhé smluvní straně.

3. Doba trvání smlouvy a místo plnění

1. Rámcová dohoda se uzavírá na dobu určitou, na období do 31. 12. 2021 nebo do vyčerpání celkového objemu stanoveného v zadávacích podmínkách ve výši 1.900.000,- Kč bez DPH.

2. Místem plnění veřejné zakázky jsou budovy nájemce, a to:

1. budova teoretických ústavů a Radioozotopových laboratoří a vivária Lékařské fakulty Univerzity Karlovy v Hradci Králové, Šimkova 870, 500 03 Hradec Králové;

2. budova Na Hradě Lékařské fakulty v Hradci Králové, Xx Xxxxx 00/0, 000 00 Xxxxxx Xxxxxxx

3. budova Výukového centra Lékařské fakulty v Hradci Králové, Sokolská 581, 500 05 Hradec Králové;

4. budova Výukového a výzkumného centra Lékařské a Farmaceutické fakulty UK v Hradci Xxxxxxx, Xxxxxxxxx 0000, 000 00 Xxxxxx Králové.

Konkrétní budova a místnost bude upřesněna při podpisu jednotlivých dílčích smlouv.

3. Technická specifikace předmětu nájmu

1. Předmět nájmu musí splňovat parametry uvedené v Příloze č. 1 této rámcové dohody a musí vyhovovat všem technickým, bezpečnostním, právním a jiným obecně závazným předpisům.

2. Předmět nájmu musí dále splňovat tyto podmínky:

1. nabízená multifunkční tisková zařízení musí splňovat požadavky zákona č. 22/1997, o technických požadavcích na výrobky a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

2. nabízená multifunkční tisková zařízení musí splňovat požadavky zákona č. 185/2001 Sb., o odpadech a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a to zejména ve vztahu ke směrnici Evropského parlamentu a Rady 2011/65/EU, o omezení používání některých nebezpečných látek v elektrických a elektronických zařízení (RoHS Direktive),

3. nabízená multifunkční tisková zařízení musí splňovat normy pro energetický výkon ENERGY STAR, stanovené rozhodnutím Evropské komise 2009/347/ES,

4. Pronajímatel je povinen při plnění předmětu této rámcové dohody postupovat ve smyslu zákona č. 477/2001 Sb., o obalech a o změně některých zákonů (zákon o obalech), ve znění pozdějších předpisů, tzn., zajistit zpětný odběr obalů z dodávaného zboží.

7. Dodací podmínky

1. Pronajímatel se zavazuje předmět nájmu přenechat nájemci do užívání do 14 dnů po uzavření dílčí smlouvy, nedohodnou-li se smluvní strany v dílčí smlouvě jinak. Přenecháním zboží do užívání se rozumí zejména jeho dodání, včetně dopravy, instalace a případně zaškolení osob určených nájemcem.

2. Pronajímatel je povinen na své nebezpečí a svoje náklady dodat zboží nové, řádně zabalené, ve standardní kvalitě, bez vad a v dohodnutém množství, jakosti a provedení v souladu s podmínkami této smlouvy a předat nájemci doklady, které jsou nutné k řádnému užívání tiskových služeb, zejména k provozování multifunkčních tiskových zařízení, a to zejména návod k obsluze multifunkčních tiskových zařízení v českém jazyce.

3. Nájemce není povinen zboží převzít, bude-li toto zboží či obaly jevit jakékoliv znaky poškození či jiné zjevné vady.

4. O předání a převzetí zboží bude pronajímatelem vyhotoven protokol o předání a převzetí zboží ve dvou vyhotoveních, který bude podepsán oběma smluvními stranami a každá ze smluvních stran obdrží po jednom vyhotovení protokolu.

7. Cena za pronájem tiskových multifunkčních zařízení a platební podmínky

1. Nájemce se za podmínek uvedených v této smlouvě zavazuje zaplatit Pronajímateli za řádný pronájem multifunkčních tiskových zařízení nájemné dle cen, které jsou uvedeny v Příloze č. 1 této rámcové smlouvy.

2. Výše DPH bude stanoveno dle platných právních předpisů.

3. Nájemné se skládá z jednotkových cen za pronájem multifunkčních tiskových zařízení a z jednotkových cen servisních služeb, kdy jednotkové ceny jsou stanoveny takto:

1. jednotková cena za užívání (pronájem) multifunkčních tiskových zařízení, je cena užívání (nájmu) jednoho multifunkčního tiskového zařízení za 1 měsíc,

2. jednotková cena servisních služeb je cena za 1 vytištěnou/zkopírovanou stranu A4/A3.

4. Cena za měsíční užívání (pronájem) multifunkčních tiskových zařízení v sobě zahrnuje:

1. pronájem multifunkčních tiskových zařízení,

2. expedici, dopravu,

3. dodávku a instalaci multifunkčních tiskových zařízení v příslušných místech plnění,

4. připojení k datové síti dle požadavků provozních techniků nájemce a zprovoznění skenerů,

5. zaškolení osob určených nájemcem, a to dle potřeb nájemce,

6. odvoz prázdných tonerů,

7. odinstalování multifunkčních tiskových zařízení a paměťových médií po ukončení nájmu nebo v případě odvozu multifunkčních tiskových zařízení k opravě.

5. Cena za servisní služby v sobě zahrnuje:

1. cenu za jednotlivé vytištěné/zkopírované strany formátu A4/A3 dle ceníku, ve které jsou zahrnuty následující položky:

• veškerý servis a pravidelná údržba (stanovená výrobcem zařízení) zajišťující nepřetržitou funkčnost multifunkčních tiskových zařízení včetně dopravného,

• dodávky a výměna veškerých náhradních dílů nutných pro provoz multifunkčních tiskových zařízení včetně dopravného tak, aby byla zajištěna jeho nepřetržitá funkčnost,

• dodávky veškerého spotřebního materiálu doporučeného výrobcem (vyjma xerografického papíru) a jejich výměna (vyjma tonerů), včetně dopravného tak, aby byla zajištěna nepřetržitá funkčnost multifunkčního tiskového zařízení,

2. oboustranný tisk je účtován jako 2 vytištěné/zkopírované strany formátu A4/A3,

3. veškeré skenování je zdarma.

6. Vyúčtování a platby za pronájem multifunkčních tiskových zařízení bude prováděno na základě faktury vystavené pronajímatelem, a to vždy za období uplynulého kalendářního měsíce. Faktura bude pronajímatelem vystavena vždy do 10. dne následujícího měsíce, a to souhrnně pro všechny do té doby uzavřené dílčí smlouvy s tím, že podkladem bude podrobné rozúčtování po jednotlivých dílčích smlouvách.

7. Pronajímatel je povinen zasílat nájemci faktury elektronicky na e-mail: xxxxxx@xxxx.xxxx.xx nebo v papírové podobě na adresu sídla nájemce.

8. Daňové doklady – faktury musí obsahovat kromě lhůty splatnosti, která činí 14 dní ode dne jejich doručení do sídla nájemce, náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. V případě, že faktura bude obsahovat nesprávné nebo neúplné náležitosti či údaje, je smluvní strana oprávněna ji zaslat ve lhůtě splatnosti zpět k doplnění nebo opravě s uvedením důvodu vrácení, aniž se tak dostane do prodlení se splatností. Lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného doručení náležitě doplněného či opraveného dokladu. Připadne-li termín splatnosti na den pracovního volna nebo pracovního klidu, posouvá se termín splatnosti na nejbližší následující pracovní den po dni pracovního volna nebo pracovního klidu.

5. Skutečný počet vytištěných/zkopírovaných stran bude zjištěn odečtem z počítadla multifunkčních tiskových zařízení, kdy celkový objem vytištěných/zkopírovaných stran za měsíc bude vynásoben cenou za jednu vytištěnou/zkopírovanou stranu dle ceníku. Odečet vytištěných/zkopírovaných stran bude prováděn automatizovaným systémem dálkové diagnostiky a monitoringu.

6. V případě, že multifunkční tiskové zařízení bude dodáno a nainstalováno nebo odinstalováno v průběhu měsíce, bude pronajímateli uhrazen pouze alikvotní podíl nájemného [jednotková cena za užívání (nájem) multifunkčních tiskových zařízení] k příslušnému měsíci. Tento podíl bude stanoven na základě propočtu kalendářních dní relevantního měsíce k počtu dní v daném měsíci, po který bylo možné dané multifunkční tiskové zařízení užívat nájemcem (plné zprovoznění zařízení v místě plnění). Za rozhodný den pro fakturaci je den, kdy bylo multifunkční tiskové zařízení předáno a převzato do užívání nájemci, tj. kdy bylo multifunkční tiskové zařízení plně zprovozněno v místě plnění.

7. Jednotkové ceny za pronájem multifunkčních tiskových zařízení a jednotkové ceny servisních služeb, které jsou uvedeny v Příloze č. 1, jsou stanoveny jako ceny nejvýše přípustné, konečné a nepřekročitelné. V těchto jednotkových cenách musí být započítány veškeré předpokládané i nepředpokládané náklady související s nájmem multifunkčních tiskových zařízení, tedy veškeré náklady, které mohl pronajímatel s vynaložením veškeré odborné péče v době uzavření této dohody předpokládat, tj. zejména náklady na dopravu, servis, výměny náhradních dílů a spotřebního materiálu, jakož i náklady v této smlouvě výslovně neuvedené. Dohodnuté nájemné lze měnit pouze při změně DPH. Nájemce zálohové platby neposkytuje.

8. Platby budou probíhat výhradě v Kč (CZK), rovněž veškeré cenové údaje budou v této měně.

9. Peněžité závazky vyplývající z této smlouvy jsou hrazeny bezhotovostně na účet oprávněné smluvní strany na základě obdržené faktury, není-li dále stanoveno jinak. Smluvní strany se dohodly, že peněžitý závazek je splněn dnem odepsání předmětné částky z účtu povinné smluvní strany ve prospěch účtu oprávněné smluvní strany.

10. Je-li na faktuře uvedena odlišná doba splatnosti, platí doba splatnosti ujednaná podle této rámcové dohody.

7. Práva a povinnosti smluvních stran

1. Pronajímatel je povinen dodat multifunkční tisková zařízení nájemci dle konkrétních požadavků nájemce a zajistit jejich kontinuální a bezporuchový chod.

2. Pronajímatel je povinen a zavazuje se zajistit nájemci poskytování servisních služeb za těchto podmínek:

1. nahlašování požadavku bude prováděno nájemcem na servisní e-mail, helpdesk nebo na servisní telefon pronajímatele uvedený v dílčí smlouvě (dále jen „help desk pronajímatele“),

2. standardní pracovní doba help desku pronajímatele je v pracovních dnech (po-pá) v době pracovních hodin od 8:00 do 16:00 hodin,

3. reakční doba: do 2 pracovních hodin od nahlášení požadavku na help desk pronajímatele,

4. nástup technika na servisní zásah: do 6 pracovních hodin od nahlášení na help desk pronajímatele,

5. vyřešení nahlášeného požadavku: do následujícího pracovního dne od nahlášení požadavku na help desk pronajímatele, pokud nebude smluvními stranami dohodnuta jiná lhůta,

6. závady diagnostikovat nebo řešit na dálku odborným pracovníkem servisu pronajímatele. To může probíhat za pomoci nástrojů dálkové diagnostiky, tam kde je to možné, s cílem urychlit vyřešení problému nebo zjistit detailnější informace o stavu zařízení před vysláním pracovníka na místo.

7. instalaci náhradního multifunkčního tiskového zařízení stejných parametrů nejpozději následující pracovní den po uplynutí 24 hodin od nahlášení závady na stávajícím zařízení na help desk pronajímatele, pokud nebude stávající multifunkční tiskové zařízení ve lhůtě 24 hodin od nahlášení závady zprovozněno nebo pokud nebude smluvními stranami dohodnuta jiná lhůta.

3. Nájemce se zavazuje používat zařízení jako řádný hospodář v souladu s účelem, ke kterému je určena a pouze v souladu s pokyny výrobce nebo pronajímatele, včetně doplňování a/nebo výměn spotřebního materiálu, předem odsouhlaseného pronajímatelem, popř. odstraňování poruch dle manuálu nebo pokynů pronajímatele. Nájemce je povinen chránit zařízení před poškozením, ztrátou nebo zničením.

4. Pokud na zařízení vznikne škoda tím, že nájemce, jeho zaměstnanci nebo jiné pro něho jednající osoby nakládají se zařízením v  rozporu s tímto ustanovením, nese nájemce veškeré náklady na opravu,

5. Bez prodlení nahlásit na help desk skutečnosti, jako jsou závady, varovná hlášení na panelu zařízení a podobně, které by mohly způsobit nebo již způsobily omezení provozuschopnosti zařízení.

6. Nájemce není oprávněn provést opravu sám, a pokud by ji provedl, nemá právo na náhradu účelně vynaložených nákladů, nedohodnou-li se smluvní strany jinak. Revize zařízení zajišťuje nájemce sám na své náklady.

7. Nájemce je povinen používat pronajímatelem dodávaný spotřební materiál pouze k provozu zařízení, na které se vztahuje tato smlouva.

8. Nájemce umožní pronajímateli po dobu platnosti a účinnosti této smlouvy přístup k předmětu nájmu v rámci dohodnuté pracovní doby.

7. Smluvní pokuta a ukončení smlouvy

1. V případě, že pronajímatel nedodá zboží řádným způsobem a v dohodnutém čase plnění, zaplatí nájemci smluvní pokutu ve výši 0,1% z ceny nedodaného zboží dané dílčí smlouvy za každý den prodlení.

2. V případě prodlení nájemce se zaplacením faktury pronajímatele, zaplatí pronajímateli smluvní pokutu ve výši 0,1% z fakturované částky za každý, byť i započatý den prodlení se splněním této povinnosti.

3. Smluvní pokuta je splatná do 14 kalendářních dnů ode dne, kdy bude písemná výzva jedné smluvní strany v tomto směru druhé smluvní straně doručena.

4. Uplatnění smluvní pokuty nezbavuje povinnosti dodatečně splnit stanovenou povinnost.

5. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno ani omezeno právo na náhradu škody, a to i ve výši přesahující smluvní pokutu.

6. Tato smlouva může být ukončena:

   1. uplynutím doby, na kterou byla smlouva uzavřena,

   2. vyčerpáním maximální částky na plnění dle této smlouvy,

   3. písemnou dohodou obou smluvních stran,

   4. výpovědí s výpovědní dobou 3 měsíce, která počne běžet prvým dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně,

   5. okamžitým odstoupením od smlouvy v případech, kdy některá ze smluvních stran závažným způsobem poruší povinnosti uvedené v této smlouvě. Odstoupit od této smlouvy je oprávněna ta smluvní strana, která svou povinnost neporušila. Odstoupení od smlouvy musí být učiněno písemně a doručeno druhé smluvní straně.

7. Závěrečná ustanovení

1. Právní vztahy a skutečnosti neupravené touto smlouvou se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku ve znění pozdějších předpisů a dalšími souvisejícími předpisy.

2. Smluvní strany prohlašují, že při vzájemné písemné komunikaci budou používat adresy uvedené v úvodu této smlouvy, neoznámí-li si písemně jejich změnu. Veškeré písemnosti zaslané na tyto adresy budou považovány za doručené třetí den po odeslání.

3. Pronajímatel není oprávněn postoupit jakákoliv práva a převádět povinnosti z této smlouvy na třetí osobu bez předchozího písemného souhlasu nájemce, a to ani částečně. Pronajímatel není oprávněn plnit dle této smlouvy prostřednictvím jakékoliv třetí osoby bez předchozího souhlasu nájemce. Pronajímatel se v takovém případě nemůže zprostit odpovědnosti za plnění podmínek vůči nájemci poukazem na tuto třetí osobu.

4. Smluvní strany se dohodly, že případné spory vzniklé ze vztahů založených touto smlouvou budou přednostně řešit smírně, vzájemným jednáním a dohodou. Teprve v případě, že nebude dosaženo oboustranně přijatelného řešení, bude věc předložena k rozhodnutí věcně a místně příslušnému soudu.

5. Strany dále souhlasí s uveřejněním smlouvy včetně případných dodatků v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany prohlašují, že skutečnosti uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu § 504 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů a svolují k jejich zveřejnění bez stanovení jakýchkoliv dalších podmínek.

6. Tato smlouva nabývá platnosti podpisem smluvních stran a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv.

7. Tuto smlouvu lze měnit pouze po vzájemném odsouhlasení smluvních stran a to písemně formou očíslovaných dodatků ke smlouvě.

8. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom vyhotovení, které má platnost originálu. 

9. Smluvní strany potvrzují, že s obsahem této dohody jsou dobře seznámeny a srozuměny a že smlouva je vyjádřením jejich pravé a svobodné vůle.

Nedílnou součástí smlouvy je Příloha č. 1 – specifikace předmětu plnění.

V ……………….…dne……… V Hradci Králové dne ……………………………

„doplní uchazeč“

...................................................... .................................................................................

za pronajímatele - „doplní uchazeč“ Univerzita Karlova, Lékařská fakulta v Hradci Králové

prof. MUDr. RNDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, XXx. - děkan