Koordinační dohoda
Koordinační dohoda
uzavřená dle § 1746 an. zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
Ústav experimentální botaniky AV ČR, v. v. i.
se sídlem: Xxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxx 0 - Xxxxxxxx
IČ: 61389030
veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR
zastoupená: RNDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, CSc., ředitelem
(dále jen „zadavatel č. 1“)
Archeologický ústav AV ČR, Praha, v. v. i.
se sídlem: Xxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 0
IČ: 67985912
e-mail:
veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR
zastoupená: ředitelem
(dále jen „zadavatel č. 2“)
Historický ústav AV ČR, v. v. i.
se sídlem: Xxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0
IČ: 67985963
e-mail:
veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR
zastoupená: ředitelem
(dále jen „zadavatel č. 3“)
Ústav anorganické chemie AV ČR, v. v. i.
se sídlem: Husinec – Řež 1001, 250 68 Řež
IČ: 61388980
e-mail:
veřejná výzkumná instituce, zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy ČR
zastoupená: ředitelem
(dále jen „zadavatel č. 4“)
Dále společně jen jako „zadavatelé“ uzavírají níže uvedeného dne tuto koordinační dohodu dále jen „dohoda“.
I.
Předmět dohody
1. Zadavatelé uzavřeli dne 23.3.2021 smlouvu o sdružení zadavatelů (dále jen „smlouva“), jejímž předmětem je úprava vzájemných práv a povinností zadavatelů k třetím osobám a k sobě navzájem v souvislosti se společným zadáním veřejné zakázky s názvem
„Poskytování provozní podpory a údržby ekonomického informačního systému “ (dále také jen jako „veřejná zakázka“), jejímž předmětem je provedení instalace ekonomického informačního systému (EIS) do prostředí uzlu zadavatelů, včetně poskytnutí práv k užití (licencí) EIS a dále zajištění souvisejících služeb provozní podpory a údržby, včetně zajištění služeb součinnosti při případném budoucím přechodu na jiný informační systém.
2. V rámci veřejné zakázky byl vybrán vítězný uchazeč, se kterým zadavatelé uzavřeli smlouvu o poskytování provozní podpory a údržby (dále jen „servisní smlouva“). Předmětem této dohody je vzájemné uspořádání práv a povinností, které budou zadavatelům jako objednatelům z uvedené implementační a servisní smlouvy plynout.
II.
Uspořádání práv a povinností zadavatelů jako objednatelů ze servisní smlouvy – Servisní služby
1. Zadavatelé jsou si vědomi, že jako účastníci servisní smlouvy na straně objednatele budou poskytovateli solidárně odpovědni za závazky ze servisní smlouvy. Zadavatelé se dohodli, že závazky vůči poskytovateli za poskytnuté paušální servisní služby dle čl. 6.1. servisní smlouvy bude hradit zadavatel – koordinátor.
2. Zadavatelé se dohodli na následujících poměrech na uhrazené ceně plnění dle implementační smlouvy pro jednotlivé zadavatele:
- poměr zadavatele č. 1 činí 49%
- poměr zadavatele č. 2 činí 23%
- poměr zadavatele č. 3 činí 15%
- poměr zadavatele č. 4 činí 13%
Pokud se u jakéhokoliv zadavatele změní stav jeho zaměstnanců minimálně o 20 %, je kterýkoliv zadavatel oprávněn navrhnout změnu výše uvedených poměrů pro následující období počínaje od výročí servisní smlouvy.
3. Vzhledem k tomu, že úhrady za paušální servisní služby budou vždy po celý kalendářní rok probíhat v měsíční frekvenci a ve stejné výši, dohodli se zadavatelé, že zadavatel – koordinátor vystaví vždy do 10. dne každého kalendářního čtvrtletí fakturu každému z dalších zadavatelů, a to ve výši odpovídající poměru dle odst. 2 tohoto článku z částky rovnající se ceně servisních služeb za tři měsíce. Zadavatelé se dohodli, že splatnost těchto faktur bude 14 dnů. Zadavatelé berou na vědomí, že první takto vystavené faktury budou obsahovat i úhradu za instalaci EIS do uzlu objednatele dle čl. 5.1 servisní smlouvy.
4. Zadavatelé současně berou na vědomí, že případné smluvní pokuty, které budou poskytovateli účtovány dle servisní smlouvy, započte zadavatel – koordinátor vůči nároku poskytovatele na uhrazení části ceny plnění dle servisní smlouvy, čímž se rovnou sníží uhrazená částka. V případě, že by poskytovatel požadoval uhrazení smluvní pokuty za prodlení s uhrazením části ceny plnění, půjde tato smluvní pokuta plně k tíži zadavatele - koordinátora. Pokud ovšem důvodem pozdní úhrady ze strany zadavatele – koordinátora bude (i) pozdní uhrazení dotace ze strany AV ČR nebo (ii) pozdní proplacení faktur ze strany ostatních zadavatelů, bude tato smluvní pokuta po uhrazení zadavatelem –
koordinátorem (i) rozpočtena mezi všechny zadavatele rovněž dle uvedeného poměru v odst. 2., resp. (ii) bude plně přefakturována tomu zadavateli, který pozdě uhradil fakturovanou částku, tedy svůj poměr na platbě poskytovateli.
III.
Uspořádání práv a povinností zadavatelů jako objednatelů ze servisní smlouvy – ad- hoc Servisní služby
1. Zadavatelé se dohodli, že úhradu za ad–hoc servisní služby bude dle vystavené faktury poskytovatele hradit vždy zadavatel – koordinátor. Následně zadavatel - koordinátor zašle těm zadavatelům, kteří si ad-hoc servisní služby přes zadavatele – koordinátora objednali, faktury na částku odpovídající za objednané ad-hoc servisní služby dle dohody mezi zadavateli. Pokud ad-hoc servisní služby nejsou spojené s čerpáním pro konkrétního zadavatele, uplatní se rozdělení dle poměru uvedeném v čl. II odst. 2 této dohody.
2. Zadavatelé se dohodli, že při objednávání ad-hoc servisních služeb budou postupovat společně tak, aby bylo dosaženo efektivního využití hodin, se kterými zadavatelé mohou po dobu platnosti servisní smlouvy disponovat.
IV.
Komunikace mezi zadavateli
1. Zadavatelé spolu komunikují prostřednictví e-mailů uvedených v záhlaví této dohody či na koordinačních schůzkách. Pokud v této dohodě není výslovně uvedeno jinak, musí se zadavatelé jednomyslně shodnout na jakémkoliv jednání vůči dodavateli či poskytovateli a k přímému jednání s dodavatelem a poskytovatelem je oprávněn zadavatel – koordinátor.
2. Na koordinační schůzce se zejména prodiskutuje dosavadní fungování EIS, přístup Poskytovatele a spokojenost se službami jím poskytovanými, zadavatelé prověří evidenci uvedených hodin za poskytnuté ad-hoc servisní služby. Případně zadavatelé rozhodnou o odstoupení od servisní smlouvy anebo o podání výpovědi ze servisní smlouvy. Zadavatelé rovněž mohou rozhodnout o změně na pozici zadavatele – koordinátora, ke změně je potřeba nadpoloviční poměr hlasů, kdy pro tento typ hlasování má každý ze zadavatelů takovou váhu hlasu jako je jeho poměr k povinnosti hradit cenu plnění dle čl. II. odst. 2 této dohody.
3. Každý ze zadavatelů je oprávněn svolat koordinační schůzku prostřednictvím e-mailové komunikace. V návrhu na svolání koordinační schůzky musí být uveden důvod pro svolání koordinační schůzky a navrhovaný termín. Ostatní zadavatelé mají právo navrhnout další program pro jednání a jiný termín ovšem s tím, že koordinační schůzka se musí uskutečnit nejpozději do 14 dnů od jejího svolání.
4. Zadavatelé jsou povinni reagovat na zaslaný e-mail od ostatních zadavatelů nejpozději do pěti pracovních dnů ode dne odeslání e-mailu, nevyjádří-li se k zaslanému návrhu v uvedené lhůtě má se za to, že se zaslaným návrhem souhlasí. Každý zadavatel je povinen bez zbytečného odkladu zaslat ostatním zadavatelům změnu veškerých údajů uvedených v záhlaví této dohody včetně e-mailové adresy, pokud tak neučiní, mají e-mailové zprávy odeslané na stávající e-mailovou adresu důsledky uvedené v této dohodě.
5. Zadavatele na koordinačních schůzkách zastupují vedoucí THS, pokud není konkrétním zadavatelem rozhodnuto jinak. Stejně tak v rámci e-mailové komunikace se mohou za zadavatele vyjadřovat a činit jednotlivá rozhodnutí pouze vedoucí THS či jimi nebo za ně určení zástupci.
6. Pokud se zadavatelé na úrovni vedoucích THS nedohodnou v záležitosti, ke které je dle této dohody zapotřebí jednomyslný souhlas všech zadavatelů, bude se daná otázka eskalovat na ředitele zadavatelů, kteří o dané otázce musejí jednat nejpozději do 1 měsíce od neúspěšného jednání vedoucích THS.
V.
Závěrečná ustanovení
1. Zadavatelé se dohodli, že ostatní skutečnosti neupravené touto dohodou se řídí občanským zákoníkem.
2. Dohodu lze měnit a doplňovat pouze písemnými vzestupně číslovanými dodatky se souhlasem všech zadavatelů.
3. Tato dohoda bude podepsána elektronicky. V případě, že by tato dohoda byla vyhotovena v listinné podobě, obdrží po jejím podpisu každý zadavatel jedno vyhotovení.
4. Tato dohoda nabývá platnosti okamžikem jejího podpisu všemi smluvními stranami a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv. Zadavatelé se dohodli, že dohodu zveřejní v registru smluv zadavatel – koordinátor.
5. Tato dohoda je platná do vypořádání veškerých nároků ze servisní smlouvy mezi zadavateli jako objednateli a poskytovatelem.
V Praze dne 16.8.2021
………………………………………………………… Ústav experimentální botaniky AV ČR, v. v. i. zastoupen: RNDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, CSc., ředitelem
………………………………………………………..
Archeologický ústav AV ČR, Praha, v. v. i.
zastoupen: ředitelem
……………………………………………………….
Historický ústav AV ČR, v. v. i.
zastoupen: ředitelem
……………………………………………………….
Ústav anorganické chemie AV ČR, v. v. i.
zastoupen: I ředitelem