o ochraně oznamovatele

S okamžitou platností pro pobočku Hradec Králové!

Příkaz vedení společnosti č. 61 dle Směrnice Evropského parlamentu a Rady

o ochraně oznamovatele

1. Účel dokumentu

Tato Směrnice upravuje u společnosti Fa XXXX a.s., IČ 15061931, se sídlem Bratří Štefanů 886/67, Slezské Předměstí, 500 03 Hradec Králové (dále již jen „společnost“) podmínky podávání a posuzování oznámení podle Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 a podle právního předpisu českého práva, jež bude k implementaci výše uvedené Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 dle jejího textu přijat (dále též jen „dotčené předpisy“), a ochranu osob, které porušení či hrozící porušení práva či ohrožení jinak definovaného veřejného zájmu oznamují (dále jen

„Směrnice“).

2. Vnitřní oznamovací systém

Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

3. Oznámení

3.1. Oznámením se pro účely Směrnice rozumí oznámení fyzické osoby (dále již jen

„oznamovatel“) obsahující informace o možném protiprávním jednání (či hrozícím protiprávním jednáním), které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie, či jiným způsobem, poškozuje veřejný zájem, o jehož spáchání či přípravě se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností (dále též jen „veřejný zájem“). Veřejným zájmenem je ochrana oblasti finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů, daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů, bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat, radiační ochrany a jaderné bezpečnosti, zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže, ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory.

3.2. Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely Směrnice rozumí zejména

a. zaměstnání,

b. samostatná výdělečná činnost,

c. výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,

d. výkon funkce člena orgánu právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povolán,

e. odborná praxe, stáž, nebo

f. výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

3.3. Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely Směrnice rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.

3.4. Oznámení lze podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti nebo ministerstvu a za podmínek podle dotčeného právního předpisu jej lze též uveřejnit. Oznámení lze učinit rovněž ústně. Podmínky učinění oznámení jsou touto Směrnicí v podrobnostech stanoveny níže.

3.5. Ministerstvem se dle předchozího odstavce rozumí Ministerstvo spravedlnosti ČR, které provozuje oznamovací systém on-line na webových stránkách xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx.

3.6. Oznamovatel nesmí být v souvislosti s oznámením učiněným dle této směrnice cílem odvetných opatřením stran společnosti.

3.7. Odvetnému opatření nesmí být vystavena vedle oznamovatele ani:

a. osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,

b. osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,

c. osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení,

d. osoba oznamovatelem ovládaná,

e. právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,

f. osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,

g. osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost,

h. svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmen e) nebo zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmen e) nebo f) osobou, která zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.

3.8. Odvetným opatřením společnosti se pro účely této Směrnice rozumí jakékoliv jednání společnosti, jímž bude oznamovateli či osobě uvedené v odstavci 3.7. této Směrnice způsobena újma ve spojení s oznámením učiněným dle této Směrnice či dotčeného právního předpisu.

3.9. Práva na ochranu před odvetným opatřením se nelze vzdát.

3.10. Oznamovatel či osoba uvedená v odstavci 3.7. této Směrnice má právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li jim odvetným opatřením způsobena újma.

4. Povinnosti společnosti

4.1. Společnost je dle dotčeného právního předpisu povinných subjektem v systému ochrany oznamovatelů a zavádí touto Směrnicí vnitřní oznamovací systém.

4.2. Vedením vnitřního oznamovacího systému je pověřen/a předseda/kyně představenstva společnosti jako předsedkyně statutárního orgánu společnosti, jako povinného subjektu (dále též jen „pověřená osoba“).

4.3. Pověřená osoba určuje (ustanoví do funkce) příslušnou osobu/y k výkonu činnosti podle bodu 5, přičemž označení příslušné osoby, její telefonní číslo a e-mailová či jiná adresa, jsou spolu s touto Směrnicí a informací o způsobech oznamování vnitřním oznamovacím systémem zveřejněny na webových stránkách společnosti xxx.xxxxxx.xx

4.4. Společnost prostřednictvím pověřené osoby příslušnou osobu řádně o jejích povinnostech a právech poučí, přičemž o splnění této povinnosti sepíše záznam, který obsahuje mimo jiné též rozhodnutí o ustanovení příslušné osoby do její funkce dle této Směrnice, souhlas příslušné osoby se svým určením (ustanovením do funkce) a potvrzení příslušné osoby o svém poučení.

4.5. Společnost prostřednictvím pověřené osoby dále zajistí:

a. příslušné osobě materiální podmínky k výkonu její činnosti podle tohoto příkazu vedení společnosti a dotčeného právního předpisu,

b. aby oznamovateli bylo umožněno podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně a na jeho žádost osobně,

c. aby se s podanými oznámeními mohla seznamovat pouze příslušná osoba a aby byl dodržen zákaz poskytnout údaje,

d. řádné posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou,

e. aby oznamovateli bylo o přijetí oznámení a výsledky jeho posouzení včetně odůvodnění řádně oznámeny,

f. přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu nebo ohrožení veřejného zájmu v návaznosti na podané oznámení,

x. xxxxxxxxxx zaměstnanců společnosti pro řádně prošetření podnětu oznamovatele příslušnou osobou.

5. Příslušná osoba

5.1. Příslušnou osobou může být pouze osoba, která je bezúhonnou. Jaká osoba se považuje za bezúhonnou, stanovuje dotčený právní předpis. Pokud příslušná osoba ztratí svou bezúhonnost, je povinna to oznámit bez prodlení pověřené osobě, nejpozději však do 10 dnů, kdy se o této skutečnosti dozví.

5.2. Příslušná osoba

a. přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a vedeno o nich evidenci dle této Směrnice,

b. navrhuje společnosti opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu či narušení veřejného zájmu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osob uvedených v odstavci 3.7. této Směrnice,

x. xxxxxxxxx mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle Xxxxxxxx, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Směrnice nestanoví jinak,

d. postupuje při výkonu své činnosti podle Xxxxxxxx nestranně a dodržuje rovněž dotčené právní předpisy,

e. plní pokyny společnosti, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle této Směrnice a dotčených právních předpisů,

f. je povinna zajistit přepis ústně podaného oznámení ve formě protokolu a vyjádření oznamovatele k obsahu přepisu.

5.3. Příslušná osoba nesmí být za řádný výkon své činnosti postihována.

5.4. Příslušná osoba v rámci své povinnosti mlčenlivosti řádně pečuje, uschovává, eviduje a archivuje veškerá oznámení, podněty, podklady a dokumenty přijaté od oznamovatele/ů či třetích osob (v souvislosti s prováděným šetřením přijatých oznámení), a to tak aby k nim zamezila přístup společnosti, jejích zaměstnanců a třetích osob. Tím nejsou dotčeny povinnosti vyplývající právních předpisů upravujících nakládání s osobními údaji, stejně tak jako povinnosti příslušné osoby stanovené níže.

5.5. Příslušná osoba nemusí být zaměstnancem společnosti. Pokud příslušná osoba zaměstnance společnosti je, končí její funkce ke stejnému datu, kdy zaniká její pracovní poměr ke společnosti, pokud není mezi společností a příslušnou osobou dohodnuto jinak.

5.6. Činnost příslušné osoby jí nemůže být na újmu. Dohoda o úhradě nákladů spojených s činností příslušné osoby se mezi společností a příslušnou osobou uzavírá samostatně.

6. Vnitřní oznamovací systém

6.1. Vnitřní oznamovací systém společnosti je tvořen elektronickými komunikačními kanály zřízenými ve prospěch příslušné osoby a zabezpečeným způsobem zajišťujícím, aby přístup k elektronickým materiálům a oznámením/podnětům oznamovatele, měla pouze příslušná osoba, jež byla o svých povinnostech poučena. Vnitřní oznamovací přístup je dálkově oznamovatelům přístupný.

6.2. Písemnosti přijaté příslušnou osobou od oznamovatele (včetně listin identifikujících oznamovatele) vede příslušná osoba odděleně od všech ostatních materiálů a ukládá je ve fyzicky zabezpečeném prostoru. Stejným způsobem zabezpečuje též protokoly o ústně přijatých oznámeních.

6.3. S ukončením své činnosti příslušná osoba předá veškeré shromážděné podklady, listiny a důkazy příslušné osobě jmenované na její místo. Pokud to není možné, zajistí převod a předání materiálového vybavení, podkladů, listin a důkazů nové příslušné osobě pověřená osoba a to tak, aby zamezila seznámení se s jejich obsahem. O takovém způsobu předání sepíší pověřená osoba a nová příslušná osoba protokol, v němž se zejména uvede jakákoliv pochybnost o narušení mlčenlivosti a důvěrnosti podkladů.

6.4. Oznamovatel má vždy právo obrátit se se svým oznámením na Ministerstvo spravedlnosti ČR, které provozuje oznamovací systém on-line na webových stránkách xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx. Příslušná osoba je pak v takových případech povinna oznamovateli k podání oznámení dle předchozí věty poskytnout součinnost a pomoc.

7. Postup příslušné osoby po podání oznámení

7.1. Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému lze oznámení podat ústně nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 30 dnů.

7.2. O přijetí oznámení podle odstavce 1 je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže

a. oznamovatel výslovně požádal o příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení vyrozumívala, nebo

b. je zřejmé, že vyrozumění o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

7.3. Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o dalších 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení příslušná osoba oznamovatele písemně vyrozumí před jejím uplynutím. Odstavec 7.2., písm. a) a b) se použije obdobně.

7.4. Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle této Směrnice, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

7.5. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne písemně statutárnímu orgánu společnosti a pověřené osobě opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Nepřijme-li společnost opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření tak, aby byl ochráněn veřejný zájem. O přijatém opatření ředitel neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele. Odstavec 2 se použije obdobně.

7.6. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala oznámení důvodným a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu příslušného veřejné moci či soudu.

8. Zákaz poskytnout údaje

8.1. Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Tuto povinnost má i jakákoliv třetí osoba.

8.2. Informace o totožnosti oznamovatele a osob odstavce 3.7. této Směrnice, je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů; to platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení.

8.3. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

9. Evidence a uchovávání oznámení

9.1. Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu

a. datum přijetí oznámení,

b. jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li ji tyto údaje známy (anonymní oznámení nemůže být vyřízeno postupem dle této Směrnice a bude považováno toliko za podnět k nápravě),

c. shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li ji její totožnost známa,

d. datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a její výsledek.

9.2. Příslušná osoba je povinna archivovat oznámení podaná prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.

9.3. Do evidence podle tohoto článku, do jednotlivých položek a do archívu přijatých oznámení a podkladů má přístup pouze příslušná osoba.

V Hradci Králové, dne 18.5. 2022

……………………………………………………… Za Fa XXXX a.s.

Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, MBA Předsedkyně představenstva

Jmenovací dekret osoby vyřizující podněty

dle směrnice Fa XXXX a.s., IČ 15061931, se sídlem Bratří Štefanů 886/67, Slezské Předměstí, 500 03 Hradec Králové ohledně podmínek podávání a posuzování oznámení podle Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 a podle právního předpisu českého práva, jež bude k implementaci výše uvedené Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 dle jejího textu přijat (dále též jen „dotčené předpisy“), a ochranu osob, které porušení či hrozící porušení práva či ohrožení jinak definovaného veřejného zájmu oznamují.

Předseda představenstva Fa XXXX a.s. jmenuje tímto dekretem

pana Xxxxxx Xxxxx, narozeného 1.10.1978,

Obě strany prohlašují, že xxx Xxxxx Xxxx je osobou bezúhonnou pro výkon této funkce. V Hradci Králové dne 18.5.2022

Za Fa XXXX a.s.

Xxx Xxxx Xxxxx pověření přijímá a prohlašuje, že byl proškolen a informován, jakým způsobem výkon funkce vykonávat.

Xxxx Xxxxx

S příkazem byli seznámeni:

Xxxxx	XXXXXX	………………………….
Xxxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXX	………………………….
Xxxxxxxx	XXXXXXXXXX	………………………….
Xxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXXXXXX	…..........................
Xxx	XXXXXXXXX	………………………….
Xxxxx	XXXXXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXXXXX	…………………………
Xxxx	XXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxx	XXXXXXXXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXXXX	…..........................
Xxxxxxxxx	XXXX	…..........................
Xxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxxxxx	XXXXXX	…..........................

Xxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxxx	LOS	…..........................
Xxxxxxxxx	XXXXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXX	…..........................
Xxxxxxxx	XXXXXXXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXXXXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXX	…..........................
Xxxxxx	XXXXXXXX	…..........................
Xxxxxxxxx	XXXXXXX	…..........................
Xxxxx	XXXXXXX	………………………….
Xxxxxx	XXXXXX	………………………….
Xxxxx	XXXXXXX	………………………….

Xxxxxx	XXXXXXXXXX	………………………….
Xxxxxxxxx	XXXXX	………………………….
Xxxxxx	XXXXXXX	………………………….
Xxx	XXXXXX	………………………….
Xxx	XXXXX	………………………….
Xxxxx	XXXXXXX	………………………….
Xxxxxx	XXXXXXX	………………………….
Xxxxxxxxx	XXXXX	………………………….
Xxxxx	XXXXXX	………………………….
Xxxxx	XXXXXXXXX	………………………….
Xxxxxx	XXXXX	………………………….
Xxxxxxxxx	XXXXXXXXXX	………………………….
Xxxxxx	XXXXXXX	………………………….
Xxxxx	XXXXXXXXXX	…………………………
Xxxxx	XXXXXXXXX	.………………………..
Xxxxxxx	XXXXXXX	…………………………
Xxxxxxx	XXXXXXXX	…………………………
Xxxxxxx	XXXXXXX	…………………………