SMLOUVA o zpracování osobních údajů

SMLOUVA o zpracování osobních údajů

uzavřená podle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“)
(„Zpracovatelská smlouva“)


Mendelova univerzita v Brně

se sídlem: Zemědělská 1665/1, 613 00 Brno
zastoupená: xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Ph.D., rektorkou

Ke smluvnímu jednání oprávněni: xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D., rektorka

Xxx. Xxxxx Xxxxxx, Dis., kvestor

IČO: 62156489

DIČ: CZ62156489

veřejná vysoká škola univerzitního typu podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů, 

dále jen „Správce“,


a

XXXXX společnost založená a existující podle právního řádu České republiky, sídlo XXXXX, IČO: XXXXX, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem XXXXX, oddíl X, vložka XXXXX dále jen „Zpracovatel“

(„Správce“ a „Zpracovatel“ společně „Smluvní strany“, a každý z nich samostatně „Smluvní strana“)

Preambule

  1. Smluvní strany uzavřely dne  …………………………… smlouvu o dodávce, implementaci a následné podpoře a rozvoji elektronického systému spisové služby (dále jen „Smlouva“), na základě které se Zpracovatel zavázal zhotovit a dodat, Mendelově univerzitě v Brně a následně podporovat a rozvíjet elektronický systém spisové služby (dále jen „ESSS“) a to na dobu neurčitou.


  1. Poskytování ESSS Zpracovatelem vyžaduje mimo jiné i zpracování osobních údajů uživatelů ESSS (dále jen „Osobní údaje“), které bude pro Správce provádět Zpracovatel. 


  1. S ohledem na výše uvedené, Smluvní strany uzavírají dle ustanovení čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“) a ve spojení se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „ZZOÚ“), v platném znění, následující Zpracovatelskou smlouvu.


  1. Předmět smlouvy

    1. Předmětem této Zpracovatelské smlouvy je stanovení práv a povinností Smluvních stran v souvislosti s prováděním zpracování Osobních údajů za podmínek této Zpracovatelské smlouvy a v souladu s Nařízením, a to za následujícími účely: operace s dokumenty Správce a to zejména jejich příjem, evidencí, vyhotovování, vyřizování, odesílání, označování, uzavírání a uchovávání.


    1. Společnost XY bere na vědomí, že se ve smyslu všech výše uvedených právních předpisů považuje a bude považovat za Zpracovatele se všemi pro něj vyplývajícími důsledky a povinnostmi. Mendelova univerzita v Brně je a nadále bude považována za Správce se všemi pro ni vyplývajícími důsledky a povinnostmi.


    1. Ustanovení o vzájemných povinnostech Správce a Zpracovatele při zpracování Osobních údajů zajišťuje, že nedojde k nezákonnému použití Osobních údajů týkajících se Subjektů údajů ani k jejich předání do rukou neoprávněné třetí strany. Smluvní strany se dohodly na podmínkách zajištění odpovídajících opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů a základních práv a svobod Subjektů údajů při zpracování Osobních údajů Zpracovatelem.


  1. Zpracování Osobních údajů

    1. Zpracovatel se zavazuje zpracovávat pouze a výlučně Osobní údaje, které jsou nutné k provozu a rozvoji ESSS na základě Smlouvy.

    2. Osobní údaje budou zpracovány v rozsahu:

      1. oslovení,

      2. křestní jméno,

      3. příjmení,

      4. dřívější příjmení,

      5. pohlaví,

      6. akademický titul,

      7. datum narození,

      8. místo narození

      9. stát narození,

      10. rodné číslo,

      11. univerzální číslo osoby v Univerzitním informačním systému správce,

      12. datum úmrtí,

      13. občanství,

      14. rodinný stav,

      15. údaje o dokladech totožnosti,

      16. zdravotní pojišťovna,

      17. druh pobíraného důchodu,

      18. „pasová“ fotografie

      19. adresa místa trvalého pobytu,

      20. kontaktní adresa,

      21. fakturační adresa,

      22. sídlo podnikání,

      23. IČO,

      24. DIČ,

      25. vlastnoruční podpis,

      26. telefon,

      27. mobilní telefon,

      28. fax,

      29. e-mailová adresa,

      30. ID datové schránky,

      31. IP adresa,

      32. cookies,

      33. autentizační certifikáty,

      34. elektronický podpis,

      35. identifikátory v sociálních sítích a komunikačních platformách

      36. lokalizační údaje zařízení subjektu údajů,

      37. vzdělání,

      38. název, typ a obsah závěrečné práce,

      39. datum odevzdání závěrečné práce,

      40. datum obhájení závěrečné práce,

      41. název a typ studijního programu,

      42. název studijního oboru, specializace

      43. záznamy o studiu a studijních aktivitách

      44. studijní výsledky, studijní ocenění

      45. fakulta studia,

      46. znalost cizích jazyků,

      47. odborná kvalifikace,

      48. znalosti a dovednosti,

      49. číslo bankovního účtu,

      50. výše plateb,

      51. výše mzdy,

      52. výše pohledávky,

      53. záznamy o práci a pracovních aktivitách,

      54. zaměstnavatel,

      55. pracoviště,

      56. pracovní zařazení a pozice,

      57. předchozí zaměstnání,

      58. publikační činnost,

      59. hodnocení RIV,

      60. impact factor,

      61. citace,

      62. údaje o odborných aktivitách,

      63. účasti na konferencích,

      64. zapojení do projektů,

      65. údaje o pracovních či studijních cestách

      66. údaje o rodinných příslušnících zaměstnanců

    1. Zvláštní kategorie Osobních údajů budou zpracovány v rozsahu:

      1. zdravotní stav,

      2. údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů (získané z výpisů z Rejstříku trestů fyzických osob),

      3. údaje o členství v odborech.

    1. Kategorie subjektu údajů zahrnuje:

      1. dodavatele, odběratele a další subjekty dle charakteru smluvního vztahu,

      2. uchazeče o práci,

      3. zaměstnance a další spolupracující osoby (členy orgánů Správce, oponenty závěrečných prací, konzultanty v rámci studií a projektů),

      4. bývalé zaměstnance,

      5. rodinné příslušníky zaměstnanců,

      6. uchazeče o studium,

      7. studenty,

      8. účastníky kurzů zabezpečovaných správcem

      9. bývalé studenty,

      10. veřejnost.

    1. Smluvní strany se dohodly, že zpracování Osobních údajů na základě této Zpracovatelské smlouvy je bezplatné. Touto Zpracovatelskou smlouvou není dotčen nárok Zpracovatele na odměnu za poskytnutí služby podpory ESSS.


  1. Doba zpracování Osobních údajů

    1. Zpracovatel je oprávněn zpracovávat Osobní údaje dle této Zpracovatelské smlouvy pouze a výlučně po dobu účinnosti stanovenou v čl. 12 této Zpracovatelské smlouvy.

    2. Po skončení účinnosti této Zpracovatelské smlouvy, je Zpracovatel povinen všechny Osobní údaje, které má v držení vymazat, a pokud je dosud nepředal Správci, předat je Správci a dále vymazat všechny existující kopie. Povinnost uvedená v tomto článku neplatí, stanoví-li právní předpis EU, případně vnitrostátní právní předpis Zpracovateli Osobní údaje ukládat i po skončení účinnosti této Zpracovatelské smlouvy. Pro účely této Zpracovatelské smlouvy je „Dobou zpracování“ doba, po kterou bude dle pokynů Správce prováděno Zpracování Osobních údajů a následně na základě pokynů Správce pro ukončení Zpracování doba ne delší než 15 dnů od takového pokynu.


  1. Vázanost doloženými pokyny Správce

    1. Zpracovatel je povinen se při zpracování Osobních údajů řídit výslovnými pokyny Správce, budou-li mu takové uděleny, ať již ústní či písemnou formou. Za písemnou formu se považuje i elektronická komunikace, včetně emailu. Zpracovatel je povinen neprodleně Správce informovat, pokud dle jeho názoru udělený pokyn Správce porušuje Nařízení nebo jiné předpisy upravující ochranu osobních údajů.


  1. Mlčenlivost

    1. Zpracovatel je povinen zajistit, aby osoby, jimiž bude provádět plnění dle této Zpracovatelské smlouvy, se zavážou k mlčenlivosti ohledně veškeré činnosti související s touto Zpracovatelskou smlouvou, zejm. pak k mlčenlivosti ve vztahu ke všem Osobním údajům, ke kterým budou mít přístup, nebo se kterými přijdou do kontaktu. Zpracovatel vede seznam osob oprávněných zpracovávat Osobní údaje Správce a osob, které mají k těmto Osobním údajům přístup, přičemž sleduje a pravidelně přezkoumává, že se jedná o osoby dle tohoto odstavce.

    2. Povinnost mlčenlivosti osob, jimiž bude Zpracovatel provádět plnění dle této Zpracovatelské smlouvy, trvá i po skončení účinnosti této Zpracovatelské smlouvy.


  1. Dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření

    1. Zpracovatel je povinen ve smyslu čl. 32 Nařízení přijmout vhodná technická a organizační opatření s ohledem na stav techniky, náklady na provedení, povahu, rozsah, kontext a účely zpracování i s přihlédnutím k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, tak aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, zejména pak Osobní údaje zabezpečit vůči náhodnému či nezákonnému zničení, ztrátě, změně, zpřístupnění neoprávněným stranám, zneužití či jinému způsobu zpracování v rozporu s Nařízením.


  1. Porušení bezpečnosti zpracování Osobních údajů

    1. Zpracovatel je povinen písemně seznámit Správce s jakýmkoliv podezřením na porušení nebo skutečným porušením bezpečnosti zpracování Osobních údajů podle ustanovení této Zpracovatelské smlouvy, např.: jakoukoliv odchylkou od udělených pokynů, odchylkou od sjednaného přístupu pro Správce, plánovaným zveřejněním, upgradem, testy apod., kterými může dojít k úpravě nebo změně zabezpečení nebo zpracování Osobních údajů, jakýmkoliv podezřením z porušení důvěrnosti, jakýmkoliv podezřením z náhodného či nezákonného zničení, ztráty, změny, zpřístupnění neoprávněným stranám, zneužití či jiného způsobu zpracování Osobních údajů v rozporu s Nařízením. Správce bude bez zbytečného odkladu a v každém případě nejpozději do 24 hodin seznámen Zpracovatelem s jakýmkoliv podstatným porušením těchto ustanovení o zpracování dat.


  1. Zapojení dalších zpracovatelů

    1. Zpracovatel není oprávněn, ve smyslu čl. 28 Nařízení, zapojit do zpracování Osobních údajů dalšího zpracovatele (zákaz řetězení zpracovatelů), bez předchozího schválení a písemného souhlasu Správce.


  1. Součinnost se správcem

    1. Zpracovatel se zavazuje k veškeré součinnosti se Správcem, o kterou bude požádán v souvislosti se zpracováním Osobních údajů nebo která mu přímo vyplývá z Nařízení. Zpracovatel je povinen na vyžádání zpřístupnit Správci svá písemná technická a organizační bezpečnostní opatření a umožnit mu případnou kontrolu dodržování předložených technických a organizačních bezpečnostních opatření.

    2. Zpracovatel je Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi dle čl. 32 až 36, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Zpracovatel k dispozici.



  1. Komunikace smluvních stran

    1. Jakékoliv oznámení nebo dokument, který má být doručen podle této Zpracovatelské smlouvy, může být doručen osobně nebo zaslán doporučenou poštovní zásilkou na kontaktní údaje Stran v záhlaví této Zpracovatelské smlouvy.

    2. Každá Smluvní strana je povinna oznámit bez zbytečného odkladu druhé Smluvní straně jakékoliv změny kontaktních údajů formou doporučeného dopisu a zaslaného na adresu uvedenou v záhlaví této Zpracovatelské smlouvy (ve znění případných pozdějších řádných změn). Řádným doručením tohoto oznámení dojde ke změně doručovací adresy Smluvní strany bez nutnosti uzavření dodatku k této Zpracovatelské smlouvě.


  1. Řešení sporů

    1. Zpracovatelská smlouva se řídí a bude vykládána v souladu s právním řádem České republiky, zejména OZ. Smluvní strany se dohodly, že obchodní zvyklosti nemají přednost před žádným ustanovením zákona, a to ani před ustanoveními zákona, jež nemají donucovací účinky.

    2. Pokud Smluvní strany nevyřeší jakýkoli spor smírnou cestou do 30 dnů od zahájení jednání mezi Smluvními stranami, bude takový spor, včetně otázek platnosti, výkladu, vypořádání či ukončení práv vzniklých z této Zpracovatelské smlouvy, řešen věcně a místně příslušným českým soudem dle sídla Správce, pokud zvláštní předpis nestanoví příslušnost výlučnou.


  1. Trvání a zánik Zpracovatelské smlouvy

    1. Tato Zpracovatelská smlouva nabývá platnosti dnem podpisu obou Smluvních stran a účinnosti dnem uveřejnění smlouvy v Registru smluv na Portálu veřejné správy České republiky. Za uveřejnění Zpracovatelské smlouvy na Portálu veřejné správy České republiky odpovídá Správce. Smluvní strany prohlašují, že souhlasí se zveřejněním Zpracovatelské smlouvy v Registru smluv na Portálu veřejné správy České republiky.

    2. Tato Zpracovatelská smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.

    3. Tato Zpracovatelská smlouva zanikne ukončením účinnosti Smlouvy. Tím nejsou dotčeny povinnosti Zpracovatele, které dle této Zpracovatelské smlouvy či ze své povahy trvají i po jejím zániku.

    4. Tuto Zpracovatelskou smlouvu lze ukončit písemnou dohodou Smluvních stran.


  1. Závěrečná ustanovení

    1. Tato Zpracovatelská smlouva obsahuje úplnou dohodu Smluvních stran ve věci předmětu této Zpracovatelské smlouvy a nahrazuje veškeré ostatní písemné či ústní dohody učiněné ve věci předmětu této Zpracovatelské smlouvy.

    2. Je-li nebo stane-li se jakékoli ustanovení této Zpracovatelské smlouvy neplatným, či nevymahatelným, nebude to mít vliv na platnost a vymahatelnost ostatních ustanovení této Zpracovatelské smlouvy. Smluvní strany se zavazují nahradit neplatné nebo nevymahatelné ustanovení novým ustanovením, jehož znění bude odpovídat úmyslu vyjádřenému původním ustanovením a touto Zpracovatelskou smlouvou jako celkem.

    3. Tato Zpracovatelská smlouva se řídí rozhodným právem Smlouvy.

    4. Tuto Zpracovatelskou smlouvu lze doplňovat, měnit či upravovat výhradně ve formě písemných dodatků podepsaných oběma Smluvními stranami.

    5. Tato Zpracovatelská smlouva je vyhotovena a podepsána ve čtyřech vyhotoveních v českém jazyce. Každá Smluvní strana obdrží po dvou vyhotoveních Zpracovatelské smlouvy.

    6. Smluvní strany tímto výslovně prohlašují, že si tuto Zpracovatelskou smlouvu před jejím podpisem přečetly, že byla uzavřena po vzájemném projednání a že vyjadřuje jejich pravou a svobodnou vůli, na důkaz čehož připojují níže své podpisy.


V Brně dne________________________


V_________________dne_____________

za Správce:


za Zpracovatele:







xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D.

rektorka Mendelovy univerzity v Brně



…………………………………………………………….

Xxx. Xxxxx Xxxxxx, DiS.

kvestor Mendelovy univerzity v Brně




Document Metadata

Filed: March 18th, 2023