Objednávky
Objednávky
Objednávky je aplikace v modulu Prodej. Jedná se o kompletní seznam všech objednávek, které vznikly přes e-shop nebo byly v této aplikaci ručně založeny.
Každá objednávka má přehledně zpracovaný detail, ve kterém naleznete všechny potřebné informace o zákazníkovi, objednaných produktech i zvoleném způsobu zaplacení a doručení.
Pro vyřízení objednávky je potřeba objednávku odeslat do skladu. A to buď pomocí tlačítka „Odeslat do skladu“ v panelu nástrojů, nebo automatizovaně (dle Nastavení e-shopu).
Aby došlo ke zdárnému doručení objednávky zákazníkovi, je v okamžiku odeslání objednávky do skladu vytvořen nový záznam – její zásilka. S tou je pak pracováno ve skladu. Zásilka je zabalena do jednoho nebo více balíků, které jsou předány doručovací službě nebo nachystány k osobnímu odběru.
Rezervace produktů
Pokud pracujete se skladovou zásobou produktů, jsou v okamžiku vzniku objednávky na produkty vytvořeny rezervace; ty jsou uvolněny s vyřízením objednávky (a jsou odepsány ze skladu) nebo s jejím zrušením (je pouze zrušena rezervace, takže jsou produkty opět dostupné ke koupi). Rezervace je možné zrušit i z detailu objednávky (tab Produkty) nebo z detailu skladu v modulu Produkty.
Odeslání objednávky na sklad
Zkontrolovanou objednávku je potřeba odeslat na sklad pomocí tlačítka „Odeslat do skladu“. Tím dojde k založení zásilky (v aplikaci Zásilky), se kterou pracují osoby, které jsou zodpovědné za nachystání a zabalení objednávky. Na základě vzniklé zásilky tak nachystají balíky, které poté předají doručovací službě či k osobnímu odběru.
Pokud je v Nastavení e-shopu (modul Administrace) vypnuto nastavení Ruční potvrzení odeslání do skladu, zásilka se zakládá automaticky, jakmile je možné objednávku zpracovat (zaplacená objednávka nebo dobírka či platba na fakturu).
Manuální vytvoření objednávky
Většina objednávek e-shopu vzniká přes web. Takovéto objednávky se automaticky objevují v aplikaci Objednávky. Může se však stát, že potřebujete vytvořit objednávku ručně (vytvoření objednávky místo zákazníka dle jeho požadavku, reklamace a podobně).
1. Jděte do aplikace Objednávky a klikněte na tlačítko „Nový“.
2. Objeví se nové okno, ve kterém můžete vyhledat již existujícího zákazníka (již nakupoval, má založený vlastní účet), takže dojde k předvyplnění jeho údajů. Pokud zákazník v systému ještě neexistujte, jednoduše vyberte e-shop, přes který chcete objednávku vytvořit, cílovou zemi, kam bude objednávka zaslána (nebo kde bude vyzvednuta), jazyk (ovlivňuje e-maily a faktury) a také měnu, ve které bude objednávka účtována. Jednotlivé nabízené hodnoty jsou ovlivněny zvoleným nastavením e-shopu. Stiskněte tlačítko „Pokračovat“.
3. Otevře se nové okno, ve kterém na prvním tabu vyplníte fakturační a dodací údaje
zákazníka. Také vyberte konkrétní typ objednávky:
a. Nákup – jedná se o typickou objednávku (objednávka z e-shopu). Ve většině případů budete používat tento typ.
b. Likvidace – používá se v případě, že potřebujete ze skladu odepsat zboží, které je
poškozené nebo znehodnocené.
c. Požadavek dodavatele – tento typ se používá v případě, že potřebujete expedovat produkty ze skladu zcela mimo e-shop (nejedná se tedy o objednávku jako takovou, ale spíš o požadavek na expedici produktů).
d. Promo – objednávka vytvořená za účelem odeslání reklamního zboží (propagace).
e. Reklamace – objednávka, která se vytváří v případě uznané reklamace, kdy odesíláte nový produkt výměnou za původní.
Nastavení Dočasně rezervováno znamená, že budou produkty z objednávky dočasně rezervovány, a tedy nedostupné pro nákup na e-shopu (dojde k ovlivnění dostupné skladové zásoby). Objednávku s tímto příznakem pak můžete bez problému zpracovat klasickým způsobem.
4. Na druhém tabu Produkty přidejte všechny položky objednávky. Stisknutím tlačítka „Pĭidat“ vyhledejte konkrétní produkt (pomocí jeho kódu, názvu nebo EANu) a zadejte jeho cenu, množství a případně i slevu. Opakujte, dokud na zásilce nejsou všechny produkty, které do objednávky patří.
5. Na tabu Slevy můžete přidat slevu, která se aplikuje na celou objednávku. Pokud chcete aplikovat slevu jen na určitý produkt, musíte slevu nastavit přímo na daném produktu (předchozí bod).
6. Tab Platba a doručení slouží k výběru platební a dodací metody. Pro ručně vytvořené
objednávky nedochází k automatickému odesílání e-mailů a generování dokumentů.
7. Jakmile jste hotovi, stiskněte tlačítko „Vytvořit“ a dojde k založení nové objednávky
v aplikaci Objednávky.
8. Se vzniklou objednávkou pracujete stejně jako s objednávkou, jež vznikla na e-shopu. Rozdíl je pouze v tom, že nedochází k automatickému odeslání e-mailů zákazníkům ani k automatické tvorbě dokumentů (v případě, že máte na e-shopu automatické odesílání e- mailů a generování dokumentů nastavení). Vždy je nutné vše vyřešit ručně.
Odeslání e-mailů a tvorba dokumentů k objednávce
Pro objednávky, které byly vytvořeny zákazníkem přes e-shop, dochází k automatickému odesílání e-mailů a generování dokumentů následovně (jedná se o standardní nastavení, které je možné změnit v Nastavení e-shopu v modulu Administrace):
• Online platba kartou: automaticky se odesílá e-mail o zaplacení objednávky, automaticky se vygeneruje faktura.
• Bankovní převod: automaticky se odesílá e-mail s potvrzením o vzniku objednávky, automaticky se do něj vloží vygenerovaná zálohová faktura. Po zaplacení (spárování platby) dojde k odeslání e-mailu s potvrzením o zaplacení objednávky.
• Osobní odběr: automaticky se odesílá e-mail s potvrzením o vzniku objednávky.
• Dobírka: automaticky se odesílá e-mail s potvrzením o vzniku objednávky.
O tom, že byl e-mail odeslán, se můžete přesvědčit v detailu objednávky na tabu „Log“, kde je soupis všech změn, kterými objednávka prošla.
Pro ručně vytvořené objednávky je nutné všechny e-maily vždy odesílat ručně.
Signálem pro odeslání e-mailu o expedici objednávky (nebo její připravenosti na osobní odběr) je Stav vyřízení objednávky – konkrétně stisk tlačítka Odesláno v aplikaci Zásilky. Jakmile je zásilka předána dopravci (odeslána), uvidíte tento stav přímo na objednávce nebo v seznamu objednávek.
Ruční odesílání e-mailů
V detailu objednávky je v panelu nástrojů tlačítko „Odeslat e-mail“. Po kliku se objeví nové okno, ve
kterém nastavíte, jaký e-mail se má odeslat:
1. V Typu e-mailu vyberte, jaký e-mail chcete odeslat. Pro informaci o expedici vyberte typ
„Zvolte šablonu e-mailu“ a v položce „Vyberte šablonu“ zvolte šablonu „Zpráva pro expedici“.
2. Dále můžete upravit pole pro předmět, odesílatele, příjemce a kopie (e-mailové adresy, na které bude tento e-mail také odeslán).
3. V Obsahu vidíte aktuální náhled e-mailu dle šablony. Text e-mailu můžete upravit.
4. V sekci Pĭílohy můžete přiložit i soubory ze svého počítače. V Nastavení e-shopu (modul Administrace) na tabu E-maily je možné e-mailu přidat jako přílohu například fakturu nebo jiný dokument.
Generování dokumentů
Pro e-shop je možné vytvářet 5 typů dokumentů – objednávku, zálohovou fakturu, fakturu, opravný daňový doklad a dodací list. Tyto dokumenty jsou přístupné v detailu objednávky na tabu Dokumenty.
Zde můžete vidět aktuálně existující dokumenty. Pokud chcete vytvořit dosud neexistující zálohovou fakturu, normální fakturu nebo dodací list, klikněte na tlačítko „Pĭidat“ a zvolte konkrétní typ (následně můžete zadat datum vystavení, splatnosti i datum uskutečnění zdanitelného plnění). Jestliže daný dokument není možné vytvořit, znamená to, že není nastaven v Nastavení e-shopu (modul Administrace). Je tedy potřeba jít do tohoto nastavení a generování dokumentu zde nastavit.
Pokud již dokumenty existují a v objednávce došlo k nějaké změně, je nutné existující dokumenty přegenerovat pomocí tlačítka „Pĭegenerovat“, které se nachází v panelu nástrojů pro tab Dokumenty.
Objednávka je dokument, který se v BizBoxu neukládá a pokaždé je vytvářen znovu. Proto ho není
nutné přegenerovávat.
Opravný daňový doklad vzniká refundací objednávky, ke které již existuje faktura (případně jejím zrušením, pokud se jedná o objednávku na dobírku, ke které již existuje faktura).
Stavy objednávek
Objednávky mají dva stavy:
• Stav – aktuální status platby
• Stav vyřízení – aktuální status doručení objednávky
Stavy se pro některé objednávky mění automaticky (platba kartou, bankovní převod), pro jiné (dobírka, platba v hotovosti) je nutné měnit je ručně (případně automaticky spárováním nahrané platby do BizBoxu, což je typické pro dobírku).
Pokud v detailu objednávky přiřazujete ručně platbu, můžete povolit nastavení Zaplatit, které objednávku automaticky označí za zaplacenou a provede další návazné akce (odeslání e-mailu, vygenerování faktury) dle nastavení.
Stav vyřízení se mění automaticky dle stavu zásilky. Stav zásilky se mění v aplikaci Zásilky
(vytvořeno, čeká se, balí se, zabaleno, odesláno, doručeno).
Ruční změna stavu na objednávce („překliknutí“ stavu) na sebe nemá navázány žádné akce. Pokud tedy objednávce pouze změníte stav na „Zaplaceno“ bez přidání platby na tabu Platby, nedojde k žádným návazným akcím.
Detail objednávky
Detail objednávky se skládá z několika tabů:
Tab obecné – Na prvním tabu jsou informace o zákazníkovi, ceně objednávky a zvolených metodách platby i dodání. Též je zde uvedeno trackovací číslo objednávky (pokud je dostupné). Trackovací číslo se ke konkrétnímu balíku zadává v aplikaci zásilky (pro konkrétní zásilku dané objednávky; případně se přidá automaticky v případně přímého napojení na dopravce).
Tab produkty – Na druhém tabu jsou informace o objednaných produktech.
Tab platby – Třetí tab zobrazuje platby, které jsou s objednávkou spárovány. Pokud chce zákazník vědět, zda byla jeho platba již uhrazena (typicky u platbě předem), není ani nutné zobrazovat detail objednávky a stačí se podívat přímo v Objednávkách do sloupce „Stav“, kde můžete vidět, zda je objednávka již zaplacená. Na tomto tabu lze platbu vložit i ručně a případně ji oznámit do EET.
Tab dokumenty – Na čtvrtém tabu jsou dokumenty (PDF objednávky, zálohová faktura, faktura, dodací list a případně opravný daňový doklad). Tyto dokumenty je možné stáhnout a uložit. Dále je zde možno dokumenty vytvářet v případě, že dosud neexistují a přegenerovávat je, pokud na objednávce došlo k nějakým změnám (výměna produktů, úprava adresy zákazníka).
Tab zásilky – Na tomto tabu najdete seznam zásilek, které jsou spojené s danou objednávkou. Jedná se o informativní tab, na kterém neprobíhají žádné úpravy. Zásilky jsou spravovány skladem a zde je pouze jejich evidence. Tento tab je dostupný pouze v případě, že používáte aplikaci Zásilky.
Tab trackování – Zde můžete přiřazovat trackovací čísla balíčků objednávky. Tento tab je dostupný pouze v případě, že nepoužíváte aplikaci Zásilky (v opačném případě trackovací čísla zadáváte v aplikaci Zásilky, nebo jsou přenášena automaticky, pokud je BizBox s daným dopravcem přímo propojen).
Tab přílohy – Zde se zobrazují všechny přílohy, které zákazník k objednávce nahrál.
Tab poznámky – Tato část slouží pro poznámky k objednávce. Jedná se o čistě interní záležitost,
zákazníkovi informace zde uvedené nikdy zobrazeny nejsou. Sem je možné uvádět všechny změny,
které byly na objednávce provedeny (typicky se jedná o refundy nebo úpravy v objednaných
produktech či dodacích údajích).
Tab log – Zde jsou evidovány veškeré změny, kterými objednávka prošla. Lze tu také zjistit, zda byla zásilka již uhrazena. Jinak je zde možno sledovat životní cyklus objednávky a osoby, které změny provedly.
Stavy objednávek
Stavy objednávek (platby):
• Připraveno – Pro nově vzniklé ruční objednávky
• Čekající – objednávky, které čekají na platbu (typicky bankovní převod)
• Rezervováno – ruční stav
• Dobírka – pro objednávky, které jsou hrazeny dobírkou (a ještě k úhradě nedošlo)
• Fakturováno – pro objednávky, které jsou hrazeny fakturou (a ještě k úhradě nedošlo)
• Částečně zaplaceno – pro objednávky, které byly uhrazeny pouze z části
• Zaplaceno – pro zaplacené objednávky
• Vráceno – pro objednávky, za které byly zákazníkovi vráceny peníze (ruční stav)
• Zrušeno – pro zrušené objednávky
• Zrušená platba – pro objednávky, kterým byla na straně platební brány zrušena platba
• Chyba při platbě – stav posílaný z platební brány, kdy došlo k chybě platby
Stavy vyřízení:
• Vytvořeno – pro nově vytvořené objednávky
• Čeká se – pro objednávky, kterým byla vytvořena zatím nezpracovaná zásilka
• Čekající – stav nastavený na úrovni skladu (zásilka je ve stavu, kdy se na něco čeká)
• Probíhá balení – stav nastavený na úrovni skladu (zásilka se aktuálně balí)
• Zabaleno – stav nastavený na úrovni skladu (zásilka byla zabalena)
• Vyřízeno – stav nastavený na úrovni skladu (zásilka byla odeslána)
• Doručeno – zásilka byla doručena zákazníkovi
• Zrušeno – pro zrušené objednávky
• Vráceno – pro případ, kdy dojde k vrácení zásilky zákazníkem
Další možnosti objednávek
V rámci objednávek můžete využít i další funkcionality:
Tagování objednávek
V panelu nástrojů se nachází tlačítko Xxxx, pomocí kterého přidáte zvolené objednávce barevný štítek. Pokud zatím žádné tagy vytvořené nemáte, můžete kliknout na tlačítko Správce tagů (v okně, které se objeví po kliku na tlačítko Xxxx) a tagy si přidat. Následně je můžete přiřadit na objednávku.
V objednávkové aplikaci si pak můžete přidat sloupec Tagy, ve kterém se jednotlivé tagy přiřazené objednávce zobrazují, a můžete podle nich i filtrovat. Jinak jsou tagy také zobrazeny v detailu objednávky na tabu Obecné.
Klasifikace zákazníka
Pokud rušíte objednávku (v jejím detailu je k dispozici tlačítko Zrušit), můžete rovnou změnit klasifikaci zákazníka. Pokud zatím žádnou klasifikaci na účtu založenou nemáte, můžete pomocí Správce jednotlivé klasifikace vytvořit. Typicky se jedná třeba o klasifikace typu „rizikový zákazník“ nebo „věrný zákazník“ – tato klasifikace se pak danému kontaktu nastaví a bude jím označena každá další objednávka tohoto kontaktu.
Klasifikaci zákazníka můžete nastavit i v detailu kontaktu na tabu Obecné.
Obchodní dohody
V detailu kontaktu můžete nastavit obchodní dohody na stejnojmenném tabu. Obchodní dohoda je nějaká informace, která se objeví v detailu příští objednávky daného kontaktu (případně v každé další, nebo jen v určitém časovém úseku).
Náklady
U objednávek je možné počítat náklady – k tomu je potřeba mít nastavené nákupní ceny produktů (buď přímo na produktu nebo na příjemkách při naskladnění produktů do systému) a případně i doprav a plateb (ty se nastavují v modulu Ceny v aplikaci Ceníky na tabech Doručovací/Platební metody v detailu konkrétní metody na tabu Náklady).
S těmito informacemi se pak pracuje také v modulu Reporty.
Zásilky a sklady
Aplikace Zásilky slouží ke správě zásilek, které vznikají k jednotlivým objednávkám. Zásilka se může skládat z jednoho i více fyzických balíků, které sklad předá doručovací službě nebo je nachystá pro osobní odběr.
Novou zásilku je možné vytvořit ručně přímo v aplikaci nebo automaticky přes aplikaci objednávky, kdy je pro objednávku zásilka vytvořena po jejím odeslání do skaldu tlačítkem „Odeslat do skladu“ v detailu objednávky (případně vzniká zásilka automaticky dle nastavení e-shopu).
Se zásilkami pracuje primárně skladník, tedy osoba, která má za úkol zásilku zabalit a předat dopravci nebo nachystat pro osobní odběr.
1. Spusťte modul Prodej a zde aplikaci Zásilky. Zobrazí se všechny aktuálně existující zásilky. Standardně osoba, která je odpovědná za správu objednávek, zakládá jednu zásilku pro jednu objednávku. Sklad poté takto vytvořenou zásilku převezme a zpracuje.
Pokud chcete vytvořit novou zásilku ručně, klikněte na tlačítko „Nový“ a vyhledejte objednávku, pro kterou chcete zásilku vytvořit. Není možné vytvořit zásilku bez spárování s konkrétní objednávkou. Dále vyberte výchozí stav této zásilky, počet balíků, ze kterých se bude skládat, a datum expedice v případě, že zásilka již byla odeslána. Vyplnit můžete také pole Můžete zde přidat vlastní hmotnost, která bude použita prioritně před součtem hmotností jednotlivých produktů. Tato informace typicky slouží pro dopravce; pokud zde není hmotnost uvedena, použije se součet hmotností produktů z objednávky. Pokud
pro propojené dopravce a Balíkobot.
hmotnost produktů uvedena není, pošle se 1 kg – platí
Klikněte na tlačítko „Pĭidat“ a vytvoří se nová zásilka.
2. Otevřete existující zásilku, kterou chcete vyřídit (zabalit a předat dopravci) a klikněte na tlačítko „Detaily“ v panelu nástrojů. Zásilka se otevře v novém tabu.
3. Na prvním tabu vidíte základní informace o zásilce, stav objednávky, adresu zákazníka, identifikátor, počet balíků, osobu, jež jako poslední zásilku upravila a případně i trackovací číslo. Každá zásilka se zakládá jako jednobalíková, pokud potřebujete údaj o počtu balíků změnit, klikněte na tlačítko „Upravit“ v panelu nástrojů.
4. Druhý tab Trackování slouží k zadání trackovacího čísla (nebo čísel v případě více balíků),
které se zobrazí v detailu objednávky. Toto číslo vám poskytne dopravce.
5. Na posledním tabu se nachází výpis produktů, které mají být součástí zásilky (mají být
zabaleny do balíku a odeslány zákazníkovi).
6. Během zpracovávání zásilky je vhodné měnit její stavy pomocí tlačítek v panelu nástrojů. Změny stavů se automaticky propisují k Stavu vyřízení u objednávek (čeká se, balí se, zabaleno, odesláno a následně doručeno) a jsou vidět i v detailu objednávky na webu.
7. Jakmile je zásilka, které má být předána dopravci, připravena, je možné ji odeslat do systému dopravce. K tomu slouží tlačítko „Odeslat dopravci“ v panelu nástrojů. Informace o zvolených (označených) objednávkách (nebo objednávce) se odešlou do systému dopravce. Pokud následně na zásilkách provedete nějaké změny, pomocí tlačítka „Odeslat změny“ je propíšete i do systému dopravce.
8. Pro objednávku, která je odeslaná do systému dopravce, je možné vytisknout její štítek. K tomu slouží tlačítko „Vytisknout štítky“. Tento štítek nalepíte na připravený balík.
9. Jakmile máte všechny balíky hotové a již pouze čekáte na dopravce, označíte všechny objednávky a kliknete na tlačítko „Svoz zásilek“. Objeví se nové okno, ve kterém vyberete konkrétní doručovací službu a též zásilky, které se mají odeslat (dle označených zásilek). Pamatujte, že aby byla zásilka součástí svozu, musí splňovat tyto podmínky:
a. Její doručovací metoda musí odpovídat doručovací metodě zvolené pro svoz.
b. Zásilka musí být odeslaná dopravci.
x. Xxxxxxx již nesmí být součástí jiného svozu.
Nevyhovující zásilky nebudou do svozu zahrnuty, takže můžete pohodlně označit „všechny“
zásilky v aplikaci.
10. Pokračujte na druhou stranu svozu tlačítkem „Pokračovat“. Zobrazí se přehled všech zásilek, které budou součástí svozu. Objednávky je nutné překontrolovat, jednou uzavřený svoz již nejde upravit. Všechny zásilky ze svozu musí mít vytisknutý štítek.
11. Uzavĭete svoz a budete vyzváni k uložení PDF souboru s jednotlivými zásilkami. Tento soubor můžete uložit a vytisknout. Vygenerované PDF se svozem je možné v případě potřeby znovu zobrazit kliknutím na malou šipečku u tlačítka „Svoz zásilek“, kde vyberete možnost „Znovu vytisknout“.
12. Jakmile dopravce přijede, předejte mu balíky spolu s vytištěním svozovým listem (PDF
soubor z předchozího kroku).
Pokud zrušíte již vyřízenou zásilku, dojde k naskladnění produktů zpět.
Exporty dat
V aplikacích pro objednávky i zásilky (a také faktury, zálohové faktury a opravné daňové doklady) je možné využívat vlastní (uživatelské) exporty. Ty se nastavují v modulu Administrace v aplikaci Exporty. Pomocí nich si můžete nastavit téměř libovolný export dat v jednom z následujících formátů: CSV, XML, ISDOC, JSON, XLSX nebo XML.
Pokud dle návodu níže v aplikacích uživatelské exporty nenajdete, je potřeba si je založit v aplikaci Exporty nebo s požadavkem kontaktovat náš suport na e-mailové adrese xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.
Uživatelské exporty jsou dostupné v aplikaci Objednávky, Zásilky, Faktury, Zálohové faktury,
Opravné daňové doklady a dále v modulu Produkty v aplikacích Příjemky, Výdejky a Převodky.
Jděte tedy do konkrétní aplikace a klikněte na tlačítko Export v panelu nástrojů. V poli Typ Exportu vyberte Vlastní export a v poli níže šablonu, dle které se bude exportovat (nastavení v aplikaci Exporty).
Dále je nutné si zvolit rozsah dat, který bude exportován. Standardně se exportují ta data, která jste v aplikaci označili myší. Další možnosti jsou pouze ty záznamy, které jsou vyfiltrované, pouze nové od posledního exportu, pouze zobrazené v přehledu, všechny nebo vlastní export dle dalších nastavení.
Hromadné stažení PDF faktur
Pro hromadné stažení PDF faktur stačí jít do aplikace Objednávky a kliknout na tlačítko Export (ten druhý export zleva). V okně, které se objeví, následně jako Typ exportu vyberete „Faktury – PDF“. Podobně můžete vyexportovat opravené daňové doklady nebo PDF objednávek.
BizBox, s.r.o.
Roubalova 13
602 00 Brno
Česká republika
IČO 293 52 568
DIČ CZ 293 52 568
x000 000 000 000