Příloha č. 1 zadávací dokumentace ve veřejné zakázce „Rozšíření městského informačního systému Portál úředníka“ Technická specifikace předmětu zakázky (Technický list)

Příloha č. 1 zadávací dokumentace ve veřejné zakázce „Rozšíření městského informačního systému Portál úředníka“

Technická specifikace předmětu zakázky (Technický list)

Pozn. zadavatele: Dodavatelé v nabídce předloží níže uvedené tabulky obsahující popis požadavků zadavatele na předmět plnění veřejné zakázky. Dodavatelé dále předloží popis nabízeného plnění (viz požadavek kap. 6.7, bodu 3) zadávací dokumentace.

1. TECHNICKÁ SPECIFIKACE

Předmětem plnění veřejné zakázky je zavedení portálu úředníka a systému DMS – řízená dokumentace do prostředí úřadu (a to včetně nedílně souvisejících požadavků typu provedení integračních prací, zaškolení, dodání licencí a zpracování dokumentace).

Rozšíření městského informačního systému o modul Portál úředníka, tj. pořízení nového informačního systému zahrnuje aplikace Dokumenty, Formuláře žádostí, Rezervace zdrojů, Vzdělávání, Ztráty a nálezy a Telefonní seznam, tj. dodávka modulu/ů zajišťujících elektronizaci výše uvedených agend. Podrobná specifikace dodávek a služeb je uvedena dále v textu.

Stávající řešení Portálu úředníka z roku 2007 je provozováno na platformě Microsoft Sharepoint Services 3.0, na serveru Microsoft Windows 2003 R2 Standard. Databáze portálu je provozována na databázovém serveru MS SQL 2005. Portál je dostupný z lokální sítě na adrese xxxx://xxxxxxxx. Struktura Portálu úředníka kopíruje organizační členění MěÚ Kolín. Slouží primárně jako rozcestník, nástroj pro sdílení dokumentů a skupinovou spolupráci.

Funkcionality stávajícího řešení nevyhovují požadavkům zadavatele a řešení bude úplně nahrazeno.

1. Technologické prostředí

Produkční prostředí zadavatele pro instalaci dodávky předmětu plnění veřejné zakázky:

• Doména 2008 (v době instalace bude pravděpodobně k dispozici aktuální doménové prostředí 2019).

• Windows server 2016-2019 ST.

• Virtuální prostředí VMware vSphere 6

• 3x virtualizační server

• All flash storage Dell 2x 10TB

• Konektivita cca 500 Mb/s duplex

2. DMS – Řízená dokumentace

Zadavatel požaduje dodávku nástroje pro podporu řízené dokumentace, který umožní schválení finálního dokumentu a následnou publikaci, včetně prokazatelného seznámení se koncových uživatelů s dokumentem. V rámci jednotlivých kroků workflow umožní uživatele průběžně informovat o stavu dokumentu k seznámení prostřednictvím e-mailových notifikací a současně upozorňovat na vykonání činností ve stanovených termínech.

1. Obecné požadavky na řešení

ID	Požadované funkcionality / parametry	Splňuje ANO / NE
01	Implementované řešení bude dostupné pro všechny zaměstnance úřadu (300 osob).
02	Česká lokalizace prostředí.
03	Webové rozhraní bez nutnosti instalace klientské části.
04	Možnost nastavení metadat / značek / kategorie pro jednotlivé dokumenty.
05	Kategorizace dokumentace na základě metadat.
06	Ukládání historických verzí dokumentů, možnost správy jednotlivých verzí dokumentu.
07	Centralizované řízení přístupu k dokumentaci – nastavení uživatelských oprávnění, přiřazení dokumentů v rámci odborů konkrétním uživatelům, nastavení oprávnění pomocí rolí.
08	Synchronizace uživatelských účtů a skupin s Active Directory.
09	Logování přístupu k dokumentům a prováděných operací.
10	Zobrazení metadat soubor – historie verzí, kdo a kdy provedl změny atd.
11	Možnost náhledů na dokumenty (MS Office), PDF a obrázky při vyhledávání.
12	Možnost pokročilého vyhledávání dokumentů (vyhledávání omezené na dokumentový typ, datum vzniku, název, hodnoty metadata atd.).
13	Fulltextové vyhledávání uvnitř dokumentů Microsoft Office a prohledávatelných dokumentů PDF.
14	Možnost přesunu dokumentu do archivu – dokument nebude v prezenční vrstvě přímo viditelný, ale bude dohledatelný (nejedná se o důvěryhodný archiv).
15	Možnost úprav a nastavování struktury / parametrizace a rozložení jednotlivých oblastí na administrátorské úrovni.
16	Otevřené řešení ve smyslu: definování typů dokumentů, definice dalších skupin uživatelů, a to na straně administrátorů na straně objednatele, možnost integrovat s dalšími aplikacemi, které budou využívat systém jako dokumentový sklad, možnost integrace dalších datových zdrojů prostřednictvím API nebo webových služeb.
17	Zamezení přístupu administrátorů systému k obsahu dokumentů (šifrovací mechanismy).

2. Funkční požadavky na řešení

ID	Požadované funkcionality / parametry	Splňuje ANO / NE
01	Vkládaní, editace a mazání dokumentů v systému.
02	Možnost definovat související dokumenty (např. naskenovaný, podepsaný dokument).
03	Možnost změny názvu dokumentu.
04	Možnost automatického číslování dokumentů – vzestupnou řadou, možnost změna typu názvu dokumentu.
05	Nastavení atributů typu platnost dokumentu od/do / účinnost dokumentu od/do.
06	Hlídání lhůt pro vybrané dokumenty, dle atributů platnost dokumentu od/do / účinnost dokumentu od/do.
07	Možnost sdílení dokumentu mezi uživateli.
08	Možnost vytvoření elektronického spisu jednotlivých dokumentů (minimální pojmenovaný spis např. zaměstnance a vzájemně provázání souvisejících dokumentů, např. smlouva a dodatky), kdy dokumenty v jednom spise mají propagovaná společná metadata.
09	Možnost dokumenty ukládat do adresářů a podadresářů rámci řešení.
10	Elektronická distribuce řízených dokumentů (např. interní směrnice, řády, metodiky, BOZP, nařízení).
11	Možnost definovat skupiny uživatelů, které se mají s dokumentem prokazatelně seznámit.
12	Elektronický proces povinného prokazatelného seznámení se s nově vydaným dokumentem: Uživatel má možnost se prokazatelně seznámit s publikovanými dokumenty i prostřednictvím mobilního zařízení Prokazatelné seznámení je řešeno jako plně responsivní webová aplikace Prokazatelné seznámení je realizována jako samostatná webová aplikace komunikující s DMS prostřednictvím API rozhraní Díky této nezávislé decoupled architektuře je možné v budoucnu snadno vyměnit DMS
13	Trvale dostupná historie prokazatelného seznámení pracovníků s dokumentem (verze, datum a čas seznámení).
14	Aplikace prokazatelného seznámení umožňuje zobrazit více jak 10 000 položek v rámci jednoho definovaného datového pohledu / zobrazení.
15	Aplikace prokazatelného seznámení umožňuje nastavit pokročilé na sobě závislé datové filtry.
16	Aplikace prokazatelného seznámení plní roli vzdělávání zaměstnanců prostřednictvím distribuce publikovaných dokumentů na dotčené zaměstnance a skupiny zaměstnanců.
17	Možnost nastavení termínů kdy, se musí oslovení seznámit s publikovaným dokumentem.
18	Možnost eskalace úkolu seznámení v případě, kdy se uživatel v termínu neseznámil (na něj samotného, na nadřízeného, na iniciátora procesu seznamování).
19	Aktualizovaný interní předpis – podle typu dokumentu a jeho příslušnosti možnost spustit hromadné seznámení všech (vybraných) zaměstnanců, kteří mají povinnost se s inovací seznámit.
20	Ochrana obsahu proti neoprávněnému přístupu prostřednictvím šifrování.
21	Řízený přístup k dokumentům dle oprávnění na jednotlivé role.
22	Řešení podporuje dvoufaktorové zabezpečení dokumentů.
23	Dokumenty jsou nad rámec zabezpečení pomocí přístupových oprávnění zabezpečeny i pomocí druhého faktoru, a to šifrováním 256bitovým klíčem.
24	Šifrování je provozováno jako služba. Je možné přes API / webové služby integrovat do šifrovacího mechanismu systémy třetích stran.
25	Šifrování využívá asymetrickou šifru, k šifrování jsou využívány certifikáty.
26	Pokusy o dešifrování dokumentů jsou logovány, dokumenty není schopen dešifrovat ani uživatel s přímým přístupem do databáze systému.
27	Šifrovací mechanismus podporuje zasílání jednorázového PIN code pro dešifrování dokumentu prostřednictvím SMS brány pověřenému uživateli.
28	Aplikace umožňuje synchronizaci zdrojových číselníkových hodnot ze systémů třetích stran: Synchronizaci je možné parametrizovat konfiguračním způsobem na úrovni aplikace DMS Podporované datové zdroje k synchronizaci do aplikace DMS jsou minimálně (možné řešit konfiguračně) tyto: Microsoft SQL Excel CSV data XML data Microsoft Active Directory

3. Portál Úředníka

Portál úředníka bude vytvořen a zprovozněn jako místo, které se stane hlavním přístupovým bodem k elektronické podobě interních informací a k interním elektronickým službám úřadu vůči jejím zaměstnancům. Přehledná úvodní stránka bude sloužit jako rozcestník s možností jednoduchého přesměrování (prokliku) na požadované informace nebo na další aplikace a služby.

1. Obecné požadavky na řešení

ID	Požadované funkcionality / parametry	Splňuje ANO / NE
01	Portál úředníka bude dodán a provozován na shodném aplikačním software jako DMS – řízená dokumentace.
02	Lokalizované uživatelské rozhraní v českém jazyce.
03	Webové rozhraní bez nutnosti instalace klientské části.
04	Intuitivní a v rámci portálu jednotné grafické uživatelské rozhraní umožňující snadné přijetí řešení do běžného užívání zaměstnanci.
05	Dodané řešení musí být schopné zajistit plynulou práci s portálem pro 300 konkurenčních uživatelů.
06	Nastavení rolí jednotlivých uživatelů a nastavení oprávnění pro přístup do jednotlivých oblastí portálu pomocí těchto rolí.
07	Možnost nastavení vizuálního stylu dle požadavků úřadu (min. na úrovni barevného provedení pozadí, jednotlivých oblastí portálu, použitého typu a velikosti písma, umístění loga), iniciální grafické schéma (barvy, fonty, velikost písma).
08	Vyhledávání v rámci webového obsahu portálu.
09	Přístup z lokální sítě.
10	Přístup do aplikace včetně integrovaného přihlašování do uživatelského prostředí (tj. se stejnou identitou jakou je uživatel přihlášený do počítače, která je ověřována vůči MS Active Directory).

2. Funkční požadavky na řešení

ID	Požadované funkcionality / parametry	Splňuje ANO / NE
01	Publikování obsahu – minimálně základní redakční systém pro přípravu, publikaci, editaci a mazání příspěvků.
02	Nastavení parametrů zobrazovaného obsahu – datum zveřejnění a odstranění obsahu, umístění obsahu ve struktuře portálu.
03	Možnost členění obsahu na úvodní titulek a tělo článku.
04	Možnost úprav a nastavování struktury portálu / parametrizace portálu a rozložení jednotlivých oblastí na administrátorské úrovni (přidávání složek, změna rozložení atd.).
05	Přímé otevření dokumentu ve formátu PDF, DOCX, XLSX.

3. Požadované struktura nastavení portálu úředníka

V rámci předmětu plnění bude portál zaměstnance dodán s nastavením následující struktury:

Oblast portálu	Popis
Obecné informace interní informace určené pro všechny zaměstnance	Domovská obrazovka portálu úředníka – aktuality z úřadu pro zaměstnance Informační stránky s dlouhodobou platností – kontaktní údaje o úřadu (adresa, IČO atd.) Obecná dokumentace (Dokumenty) – oblast sdílených prostorů pro informace a dokumenty všeobecného charakteru s možností ukládání dokumentů, šablon dokumentů, obrázků atd.
Odkazy na další aplikace / komponenty	Systém pro podporu řízené dokumentace Webové aplikace třetích stran
Formuláře žádostí	Sekce slouží pro ukládání formulářů úřadu (např. žádost o dovolenou, žádost o povolení služební cesty atd.) ve formátu PDF.
Vzdělávání	Sekce slouží pro řízení a evidence vzdělávacích plánů zaměstnanců.
Ztráty a nálezy	Sekce slouží pro evidenci ztrát a nálezů dle občanského zákoníku.
Rezervace zdrojů	Aplikace intranetového charakteru umožňující rezervovat sdílené prostředky úřadu (zasedací místnost, projektor, automobil apod.). Aplikaci je možné spravovat konfiguračním způsobem bez nutnosti znalosti programování.
Telefonní seznam	Aplikace intranetového charakteru zobrazující kontaktní informace o zaměstnancích úřadu. Jednotlivé atributy jsou synchronizované z MS Active Directory do seznamového zobrazení v portálu úředníka. Seznam kontaktů je možné upravovat konfiguračním způsobem bez nutnosti znalosti programování (nastavení filtrů, datových pohledů a seskupení).

4. Aplikační a databázové části systému

Instalace systému a jeho nastavení bude provedena na HW prostředky objednatele (viz informace uvedené v kap. 1.1. – Technologické prostředí. Pro potřebu nasazení a provozu dodávaného řešení budou dodavateli poskytnuty maximálně tyto licence a systémové prostředky:

• Aplikační část:

  • virtuální servery s operačním systémem Windows Server 2016 a novější, licence potřebných odlišných operačních systémů pro běh dodaných systémů musí být součástí dodávky,

  • s velikostí RAM max. 24 GB,

  • počet procesorových jader: 4

V rámci plnění zadavatel pro zachování plné kompatibility se stávajícím technologickým prostředím zadavatele požaduje dodávku následujících prostředků:

• Databázová vrstva:

  • Licence databázového software Microsoft SQL Standard server 2 x 2 core pro provoz portálu úředníka a DMS – řízená dokumentace.

5. Provedení integračních vazeb

V rámci předmětu plnění je požadováno vytvoření a zprovoznění integračních vazeb na následující okolní systémy:

Portál úředníka

• MS Active Directory.

• Poštovní server MS Exchange Server (zasílání notifikací, výzev k vyjádření se k dokumentu).

Nástroj DMS – řízená dokumentace

• MS Active Directory.

• Poštovní server MS Exchange Server (zasílání notifikací, výzev seznámit se s dokumentem).

6. Požadavek na rozsah licenčních oprávnění

Zadavatel požaduje licencování nabízeného softwarového řešení formou trvalé licence.

7. Požadavky na implementaci

Zadavatel požaduje v rámci plnění realizaci následujících dodávek a služeb:

ID	Požadované funkcionality / parametry	Splňuje ANO / NE
01	Dodávka požadovaných SW licencí.
02	Migrace obsahu (dokumenty včetně metadat) ze stávajícího portálového řešení postaveného na technologii SharePoint do nového nástroje DMS – řízená dokumentace.
03	Instalace řešení do technologického prostředí zadavatele.
04	Nastavení přístupových oprávnění do nově pořízených modulů a reportů.
05	Ověření funkčnosti dodaného řešení.
06	Zpracování dokumentace skutečného provedení v prostředí zadavatele.
07	Zaškolení administrátorů zadavatele na nástroj DMS – řízená dokumentace portál úředníka

8. Testovací provoz

Testovací provoz proběhne po dobu 2 týdnů, a to po provedení implementace. Zadavatel požaduje, aby dodavatel v rámci testovacího provozu zajistil odborný dohled a podporu IT administrátorů a uživatelů zadavatele a to formou (A) telefonické dostupnosti nebo (B) fyzické přítomnosti v místě plnění.

Cílem testovacího provozu je poskytnout metodické vedení a prostor IT administrátorům a klíčovým uživatelům zadavatele pro ověření funkcionalit a vlastní funkčnosti dodaného řešení a prostor pro dodavatele pro identifikaci a opravu případných chyb a neshod.

Testovací provoz bude ukončen formální předáním implementovaného systému do rutinního a podpisem akceptačního protokolu.

- 9 / 9 -