RÁMCOVÁ DOHODA níže uvedené smluvní strany uzavírají tuto rámcovou dohodu (dále jen „dohoda“) dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů Účastníci dohody

PŘÍLOHA Č. 3 K ZADÁVACÍ DOKUMENTACI

RÁMCOVÁ DOHODA

níže uvedené smluvní strany uzavírají tuto rámcovou dohodu (dále jen „dohoda“) dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů

1. Účastníci dohody

Objednatel:

Obec: město Kosmonosy

Sídlo: Debřská 223, 293 06 Kosmonosy

zastoupené: Ing. Xxxxx Xxxxxxxx, starostou

IČO: 00508870 DIČ: CZ00508870

Bankovní spojení: Komerční banka a.s., pobočka Mladá Boleslav

Číslo účtu: 00-0000000000/0100

Telefon: x000000000000

Datová schránka: 9b8bdin

Ve věcech smluvních je oprávněn jménem objednatele jednat a podepisovat Xxx. Xxxx Xxxxxx, starosta města.

Ve věcech technických je oprávněna jménem objednatele jednat Xxx. Xxxxx Xxxxxx, právník města.

a

Zhotovitel:

Obchodní firma:………….

Sídlo: …………………….

Zastoupený:………………

IČO:…………………….. DIČ:…………………

Obchodní rejstřík::………………….

Bankovní spojení: ………………….

Číslo účtu:………………………….

Telefon:……………………………

Datová schránka:

Ve věcech smluvních jsou oprávněni jménem zhotovitele jednat a podepisovat: …………………………

Ve věcech technických jsou oprávněni jménem zhotovitele jednat: ……………………………………

2. Úvodní ustanovení

   1. Smluvní strany prohlašují, že identifikační údaje specifikující smluvní strany jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření dohody. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů písemně oznámí druhé smluvní straně bez zbytečného odkladu. Při změně identifikačních údajů smluvních stran včetně změny účtu není nutné uzavírat ke smlouvě dodatek, jedině že o to požádá jedna ze smluvních stran.

   2. Tato rámcová dohoda s jedním dodavatelem je uzavřena na základě výsledku zakázky malého rozsahu s názvem „Nastavení procesů GDPR včetně zajištění služby externího pověřence z hlediska obecného nařízení pro ochranu osobních údajů“ (dále jen „zadávací řízení“), ve kterém byla nabídka zhotovitele vybrána jako ekonomicky nejvýhodnější. Účelem rámcové dohody je úprava podmínek pro zadávání dílčích veřejných zakázek a jejich následné plnění spočívající v poskytování služeb v souvislosti s nastavením procesů GDPR včetně zajištění služeb externího pověřence.

   3. Zhotovitel prohlašuje:

      1. že se detailně seznámil se všemi podklady k veřejné zakázce, s rozsahem a povahou předmětu plnění této dohody,

      2. že mu jsou známy veškeré podmínky nezbytné pro realizaci předmětu plnění této dohody,

      3. že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, aby předmět a podmínky této dohody splnil (zejména pak podmínky cenové, kvalitativní a časové).

3. Předmět a doba platnosti rámcové dohody

   1. Předmětem rámcové dohody je poskytnutí služeb k naplnění požadavků a cílů na základě nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č.2016 / 679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále také jen „nařízení“), které se stane přímo účinné a aplikovatelné ve všech členských státech Evropské unie ode dne 25. května 2018.

   2. Hlavním předmětem dohody je poskytnutí těchto níže uvedených služeb:

1. provedení systémové analýzy stávajícího stavu sběru, zpracování a nakládání s osobními údaji v souladu s požadavky Nařízení ohledně GDPR,

2. návrh vhodných organizačních opatření k dosažení a doložení souladu s Nařízením GDPR,

3. zajištění služby externího Pověřence pro ochranu osobních údajů (implementace).

pro město Kosmonosy (včetně Městské policie Kosmonosy) a pro jeho níže uvedené příspěvkové organizace:

1. Základní škola Kosmonosy, Xxxxxxxxxx 0, okres Mladá Boleslav, příspěvková organizace, IČO: 75031418, se sídlem Kosmonosy, Podzámecká 1, PSČ 29301

2. Mateřská škola Kosmonosy, Pionýrů 781, okres Mladá Boleslav, příspěvková organizace, IČO: 75031426, se sídlem Kosmonosy, Pionýrů 781, PSČ 29306

3. Zadání jednotlivých dílčích veřejných zakázek na základě této rámcové dohody (resp. na jednotlivé poskytované služby v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále také jen „nařízení“)) bude prováděno v souladu s touto rámcovou dohodou, a to na základě dílčích písemných objednávek vystavených podle potřeb a finančních možností objednatele v době plnění.

4. Podrobné údaje o poskytovaných službách:

1. provedení systémové analýzy stávajícího stavu sběru, zpracování a nakládání s osobními údaji v souladu s požadavky Nařízení ohledně GDPR.

1. analýza procesů správy, zpracování a nakládání s osobními údaji,

2. analýza rozsahu a potřebnosti spravovaných osobních údajů ve vazbě na vykonávané agendy,

3. analýza legislativních oprávnění pro nakládání s osobními údaji při výkonu svěřených agend,

4. analýza stávajících organizačních a technických opatření k zajištění ochrany osobních údajů,

5. analýza stávající dokumentace k ochraně osobních údajů jak pro elektronické, tak pro listinné zpracování,

6. analýza smluvních vztahů s dodavateli služeb ICT, tj. zpracovatel osobních údajů.

2. návrh vhodných organizačních opatření k dosažení a doložení souladu s Nařízením GDPR.

1. zhodnocení vnitřních procesů správy, zpracování a nakládání s osobními údaji a identifikace oblastí, jež jsou v rozporu s požadavky Nařízení GDPR,

2. zhodnocení stávajících organizačních a technických opatření a jejich dostatečnosti ve vztahu k požadavkům Nařízení GDPR,

3. zhodnocení stávající dokumentace nezbytné k ochraně osobních údajů a prokázání shody s požadavky dle Nařízení GDPR,

4. provedení rizikové analýzy ve vztahu ke spravovaným osobním údajům, posouzení (zhodnocení) rizik a posouzení vlivu na ochranu osobních údajů dle nařízení GDPR,

5. návrh organizačních, technických a optimalizačních opatření ke snížení rizik v oblasti GDPR (prevence, detekce, bezpečnost, odpovědnost, kontrolní činnost, aj.) včetně možných úprav dokumentace (tedy navrhne opatření k nápravě v případě, kdy stávající činnost obce je nesouladná s obecným nařízením o ochraně osobních údajů).

3. zajištění služby externího Pověřence pro ochranu osobních údajů (implementace).

1. z výsledků analytické a návrhové části zajištění souladu s Nařízením GDPR (přizpůsobení interních procesů dané organizace a veškeré její dokumentace),

2. implementace navržených technických a kybernetických opatření,

3. případná komunikace s dozorovým orgánem, tj. Úřadem pro ochranu osobních údajů,

4. případné konzultace se zaměstnanci všech dotčených organizací města Kosmonosy.

5. Hledisko úrovně ochrany osobních údajů v sobě pro účely systémové analýzy zahrnuje též vytipování slabých míst procesů z hlediska procesního řízení a bezpečnosti IT, posouzení úrovně řešení jednotlivých organizačních a technických opatření požadovaných obecným nařízením o ochraně osobních údajů a přehled splněných, resp. nesplněných, požadavků.

6. Zhotovitel zvolí takový postup plnění předmětu dohody, při němž nebude zapotřebí seznamovat se s utajovanými informacemi. Zpracovatel při zpracování systémové analýzy využije osobní kontakt svého zástupce se zástupcem objednatele a se zástupci dalších posuzovaných organizací města Kosmonosy.

7. Veškeré výstupy, ať už v analytické či návrhové části, budou zpracovány pro každou organizaci samostatně, a to min. ve 2 paré a min. 2x na CD. Jedná se také o výstupy, které bude zajišťovat externí pověřenec (např. písemný zápis o přizpůsobení interních procesů, komunikaci s Úřadem pro ochranu osobních údajů, apod.).

8. Tato rámcová dohoda se uzavírá do roku 2021 (cca 4 roky) počínaje dnem nabytí účinnosti této dohody.

1. Zadávání a plnění dílčích veřejných zakázek, místo a lhůty dodávek

   1. Jednotlivé dílčí služby budou uskutečňovány na základě dílčích smluv, resp. písemných objednávek objednatele, zaslaných zhotoviteli na kontaktní elektronickou adresu zhotovitele ………………………… Písemné objednávky se považují za návrh na uzavření dílčí smlouvy ze strany objednatele. Zhotovitel se zavazuje přijetí objednávky písemně potvrdit nejpozději do 3 pracovních dnů od jejího doručení a elektronicky zaslat zpět objednateli na elektronickou adresu: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.

   2. Písemné potvrzení objednávky ze strany zhotovitele se považuje za přijetí návrhu dílčí smlouvy, resp. dílčí smlouva bude tímto úkonem uzavřena a nabývá účinnosti.

   3. Každá dílčí služba uskutečněná na základě objednávky bude zahrnovat:

Poskytování služeb s požadovaným rozsahem plnění, jedná se zejména o služby externího pověřence. První objednávka bude mimo jiné obsahovat i zpracování systémové analýzy a návrhy vhodných organizačních opatření k dosažení a doložení souladu s Nařízením GDPR v souladu s bodem 4.6. této dohody.

Rozsah plnění externího pověřence bude určen:

• počtem hodin služeb externího pověřence určených u každé z  uvedených organizací dle článku 4.5. samostatně.

• předání výstupů z poskytovaných služeb externího pověřence od jednotlivých níže uvedených organizací samostatně.

4. Místem plnění poskytovaných služeb je:

a) Město Kosmonosy, Debřská 223, 293 06 Kosmonosy

b) Základní škola Kosmonosy, Xxxxxxxxxx 0, okres Mladá Boleslav, příspěvková organizace

c) Mateřská škola Kosmonosy, Pionýrů 781, okres Mladá Boleslav, příspěvková organizace

5. Objednatel předpokládá v jednotlivých obdobích platnosti rámcové dohody pořídit následující služby k nastavení procesů GDPR. Konkrétní rozsah bude upřesněn na základě dílčích smluv / objednávek, s tím, že:

• provedení systémové analýzy stávajícího stavu sběru, zpracování a nakládání s osobními údaji v souladu s požadavky Nařízení ohledně GDPR………… do 1 měsíce od nabytí účinnosti rámcové dohody,

• návrh vhodných organizačních opatření k dosažení a doložení souladu s Nařízením s GDPR………………………………………………………………………………. do 2 měsíců od nabytí účinnosti rámcové dohody,

• zajištění služby externího Pověřence pro ochranu osobních údajů (implementace)………………………………………………………………………od 25. května 2018 do konce roku 2021.

Období plnění	Předpoklad poskytnutých služeb
Rok 2018	Zpracování systémové analýzy dotčených subjektů
	Návrhy organizačních opatření dotčených subjektů
	Služby externího pověřence……………………150 hodin
Rok 2019	Služby externího pověřence……………………100 hodin
Rok 2020	Služby externího pověřence……………………50 hodin
Rok 2021	Služby externího pověřence……………………50 hodin

5. Předání a převzetí služeb

   1. Zhotovitel je povinen alespoň 2 pracovní dny dopředu vyzvat objednatele k převzetí dílčích služeb a výstupů z nich v místě plnění objednatele.

   2. Dílčí služba je splněna oboustranně podepsaným protokolem o předání a převzetí každého výstupu z poskytnutých služeb (systémové analýzy, návrhy organizačních opatření, výstupy externího pověřence, apod.), který bude vyhotoven při jejím předání v sídle objednatele. Předávací protokol musí obsahovat zejména:

• označení osoby zhotovitele včetně uvedení sídla a IČO,

• označení osoby objednatele včetně uvedení sídla a IČO,

• označení dohody / objednávky na základě které byla služba (výstupy z poskytnutých služeb) provedena včetně uvedení jejího evidenčního čísla,

• rozsah a předmět plnění,

• čas a místo předání,

• jména a vlastnoruční podpis osob pověřených k převzetí výstupů.

1. Objednatel je oprávněn odmítnout k převzetí výstupy z poskytnutých služeb. Oznámení o výhradách a oznámení o odmítnutí musí obsahovat popis vad a právo, které objednatel služeb dle článku III. této dohody uplatňuje.

2. Pro opětovné předání služeb / výstupů ze služeb se výše uvedený postup uplatní obdobně.

1. Práva a povinnosti smluvních stran

   1. Zhotovitel se zavazuje zajišťovat řádné plnění služeb dle článku III. této dohody.

   2. Zhotovitel je povinen po celou dobu účinnosti této rámcové dohody disponovat potřebnou kvalifikací, a to alespoň v rozsahu základní a profesní kvalifikace vymezené v podmínkách zadávacího řízení pro uzavření této rámcové dohody. Zhotovitel je na žádost objednatele dle § 136 ZZVZ povinen existenci skutečností prokazujících potřebnou kvalifikaci objednateli prokázat ve lhůtě stanovené objednatelem a způsobem dle požadavku objednatele.

   3. Zhotovitel se zavazuje neprodleně informovat objednatele o všech skutečnostech, které by mu mohly způsobit finanční, nebo jinou újmu, o překážkách, které by mohly ohrozit kvalitu nebo závazné lhůty služeb a výstupů z nich stanovené touto dohodou.

   4. Předmět dohody je zhotovitel oprávněn realizovat sám nebo prostřednictvím třetích osob (poddodavatelů).

   5. V případě, že zhotovitel prokazoval prostřednictvím třetí osoby (poddodavatele) splnění části kvalifikace v zadávacím řízení, jsou takové třetí osoby včetně uvedení jejich identifikačních údajů a věcného rozsahu uvedeny v Seznamu poddodavatelů, který je přílohou č. 2 této dohody. Taková třetí osoba (poddodavatel) se musí na plnění předmětu dohody podílet v rozsahu deklarovaném v písemném závazku poddodavatele, který zhotovitel předložil ve své nabídce podané v zadávacím řízení.

   6. Změna poddodavatele, prostřednictvím kterého prokazoval zhotovitel část kvalifikace v zadávacím řízení, je možná pouze z vážných objektivních důvodů za předpokladu, že nový poddodavatel prokáže splnění kvalifikace ve stejném rozsahu jako poddodavatel původní a bude se na plnění předmětu dohody v odpovídajícím rozsahu podílet. Změna rozsahu plnění poddodavatele, prostřednictvím kterého prokazoval zhotovitel část kvalifikace v zadávacím řízení, je možná také pouze z vážných objektivních důvodů a bude řešena obdobným způsobem. V případě změny poddodavatele bude seznam poddodavatelů aktualizován.

   7. Smluvní strany si výslovně sjednaly, že zhotovitel nese plnou odpovědnost za splnění všech závazků a povinností vyplývajících z této dohody i ze strany svých poddodavatelů.

2. Kupní cena a platební podmínky

   1. Zhotovitel se zavazuje účtovat objednateli za jednotlivé poskytnuté služby pouze ceny dle cenové nabídky, která je přílohou č. 1 této dohody (dílčí celkové ceny jednotlivých služeb).

   2. Dílčí ceny jednotlivých služeb (zpracování systémové analýzy, návrhy opatření) včetně jednotkové ceny za služby externího pověřence jsou ze strany objednatele brány jako závazné.

   3. Dílčí celkové ceny služeb zahrnují veškeré náklady související se zajištěním nastavení procesů GDPR v organizacích dle bodu 3.2. této dohody a musí zahrnovat též paušálně stanovenou náhradu režijních nákladů (zejm. telefon, administrativa, poštovné, poplatky, kopírování a tisk, cestovné, ztráta času na cestě, pojištění), které nebudou zvlášť účtovány.

   4. Platby budou probíhat v české měně na základě daňových dokladů (faktur). Podkladem pro vystavení daňového dokladu bude vždy písemný protokol o předání a převzetí konkrétních služeb vč. výstupů z nich podepsaný zástupci obou stran.

   5. DPH bude účtována ve výši odpovídající sazbě platné v době uskutečnění zdanitelného plnění.

   6. Faktura (daňový doklad) je splatná ve lhůtě 30 dnů od jejího doručení objednateli.

   7. Zálohy objednatel neposkytuje.

   8. Faktura (daňový doklad) musí obsahovat zejména:

• označení osoby zhotovitele včetně uvedení sídla a IČO (DIČ),

• označení osoby objednatele včetně uvedení sídla, IČO a DIČ,

• evidenční číslo faktury a datum vystavení faktury,

• rozsah a předmět plnění (nestačí pouze odkaz na evidenční číslo této dohody),

• den uskutečnění plnění,

• označení dílčí dohody/objednávky včetně uvedení jejího evidenčního čísla,

• lhůtu splatnosti dle odst. 7.6. této dohody,

• označení banky a číslo účtu, na který má být cena poukázána.

1. Kromě náležitostí uvedených v předchozím odstavci musí faktura (daňový doklad) obsahovat náležitosti dle příslušných právních předpisů.

2. Jestliže faktura (daňový doklad) nebude obsahovat dohodnuté náležitosti, nebo náležitosti dle příslušných právních předpisů, nebo bude mít jiné vady, je objednatel oprávněn ji vrátit zhotoviteli s uvedením vad. V takovém případě se přeruší lhůta splatnosti a počne běžet znovu ve stejné délce doručením opravené faktury (daňového dokladu).

3. Dohodnutou cenu uhradí objednatel na základě faktury (daňového dokladu), která obsahuje všechny náležitosti stanovené touto dohodou a příslušnými právními předpisy, bezhotovostním převodem na účet zhotovitele uvedený v čl. I této dohody.

1. Odpovědnost zhotovitele za vady

   1. Zhotovitel poskytuje záruku za služby po dobu min. 24 měsíců od jejich protokolárního předání objednateli. Záruční doba běží ode dne dílčího předání a převzetí služeb vč. výstupů z nich.

   2. Po dobu záruční lhůty má objednatel nárok na bezplatné odstranění jakékoli vady, kterou měla poskytnutá služba / výstupy ze služeb při předání a převzetí.

   3. Písemné oznámení vady musí obsahovat její popis a právo, které objednatel v důsledku vady uplatňuje. Za písemné oznámení se považuje i zpráva zaslaná e-mailem na adresu …………………………

   4. Po dobu záruční lhůty se zhotovitel zavazuje veškeré vady na díle bezplatně odstranit na vlastní náklady a v nejkratší možné lhůtě, max. však do 15 dnů od nahlášení vady objednatelem.

2. Dohoda o smluvní pokutě, úrok z prodlení, náhrada škody a započtení

   1. V případě, že zhotovitel nepředá služby a výstupy z nich v dohodnutém termínu v rozsahu na základě dílčí objednávky na dohodnuté místo, zavazuje se objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 500,- Kč za každý započatý den prodlení.

   2. V případě prodlení zhotovitele s odstraněním vad díla nebo jejich části ve lhůtě stanovené touto dohodou se zhotovitel zavazuje zaplatit objednateli sjednanou smluvní pokutu ve výši 500,- Kč za každý započatý kalendářní den prodlení.

   3. Smluvní pokuta je splatná ve lhůtě 10 dnů od jejího doručení zhotoviteli.

   4. Objednatel se zavazuje při prodlení se zaplacením faktury zaplatit zhotoviteli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z fakturované částky za každý den prodlení.

   5. Objednatel má právo na náhradu škody způsobené porušením jakékoli povinnosti zhotovitele vztahující se k této dohodě a k jejímu předmětu plnění.

10. Odstoupení od dohody

    1. Smluvní strany mohou odstoupit od této dohody z důvodů stanovených zákonem nebo touto dohodou.

    2. Objednatel je oprávněn od dohody odstoupit, pokud zhotovitel poruší jakoukoli svoji povinnost vyplývající z této dohody, pokud zhotovitel vstoupí do likvidace nebo je proti němu zahájeno insolvenční řízení.

    3. Objednatel může závazky vyplývající z této dohody vypovědět nebo od dohody odstoupit též v případech uvedených v § 223 ZZVZ.

11. Doručování písemností

    1. Zástupci smluvních stran, kteří jsou uvedeni v čl. I této dohody, jednají za smluvní strany ve všech věcech souvisejících s plněním této dohody, zejména podepisují zápisy z jednání smluvních stran a předávací protokol. Určený zástupce objednatele je též oprávněn oznamovat za objednatele vady služeb a výstupy z nich a činit další oznámení, žádosti či jiné úkony podle této dohody.

    2. Změna zástupců smluvních stran nevyžaduje změnu této dohody. Smluvní strana, o jejíhož zástupce jde, je však povinna takovou změnu bez zbytečného odkladu písemně sdělit druhé smluvní straně.

    3. Kromě jiných způsobů komunikace dohodnutých mezi smluvními stranami se za účinné považují osobní doručování, doručování doporučenou poštou, datovou schránkou, faxem či elektronickou poštou e-mailem. Pro doručování platí kontaktní údaje smluvních stran dle čl. I nebo kontaktní údaje, které si smluvní strany po uzavření této dohody písemně oznámily.

    4. Oznámení správně adresovaná se považují za uskutečněná v případě osobního doručování anebo doručování doporučenou poštou okamžikem doručení, v případě posílání faxem či elektronickou poštou e-mailem okamžikem obdržení potvrzení o doručení od protistrany při použití stejného komunikačního kanálu.

12. Závěrečná ustanovení

    1. Zhotovitel není oprávněn bez předchozího písemného souhlasu objednatele převádět jakékoliv pohledávky či práva nebo závazky vyplývající pro něj z této dohody na třetí osoby.

    2. Dohodu lze měnit nebo zrušit na základě dohody obou smluvních stran, a to pouze písemnou formou.

    3. Práva a povinnosti smluvních stran se řídí ustanoveními této dohody a ustanoveními občanského zákoníku. V případě konfliktu mají přednost ustanovení této dohody, pokud nejsou v rozporu s ustanoveními občanského zákoníku a dalšími právními předpisy.

    4. Tato dohoda je vyhotovena ve 3 vyhotoveních, z nichž 2 vyhotovení obdrží objednatel a 1 zhotovitel.

    5. Dohoda včetně všech jejích změn a dodatků bude uveřejněna v souladu s platnými právními předpisy

    6. Tato dohoda nabývá platnosti i účinnosti dnem jejího podpisu oprávněnými zástupci obou smluvních stran.

    7. Smluvní strany po přečtení dohody prohlašují, že souhlasí s jejím obsahem, že dohoda byla sepsána určitě, srozumitelně, na základě jejich pravé a svobodné vůle, bez nátlaku na některou ze stran. Na důkaz toho připojují své podpisy.

    8. Nedílnou součástí této dohody o dílo je:

Příloha č. 1: Cenová nabídka

Příloha č. 2: Seznam poddodavatelů (pouze v případě, že byla kvalifikace prokázána prostřednictvím poddodavatele)

Příloha č. 3: Seznam realizačního týmu osob, které se budou podílet na plnění dohody

V případě rozporu mezi zněním příloh této smlouvy a zněním této smlouvy platí ustanovení této smlouvy.

1/9