Contract
I. POŘADATEL
1. Výstaviště Praha, a. s. – IČO 25649329, se sídlem Xxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0 – Xxxxxxxxxx, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze, sp. zn. B 5231, provozovatel areálu Výstaviště Praha (dále jen „pořadatel“), a to na základě Smlouvy o zajištění správy a nájmu areálu Výstaviště Praha č. SPR/35/04/010655/2021, uzavřené s Hl. městem Prahou dne 11. ledna 2021, ve znění dodatku č. 1 ze dne 13. října 2021 a dodatku č. 2 ze dne 21. března 2022.
II. ÚČASTNÍK AKCE
1. Účastník je fyzickou nebo právnickou osobou, která se přihlásila k účasti na Akci písemným nebo elektronickým podáním přihlášky k účasti, a pořadatel účast písemně nebo elektronicky potvrdil.
2. Akce je událostí pořádanou pořadatelem v prostorách pořadatele, kterými se rozumí areál Holešovická tržnice a Výstaviště.
3. Účastí na Akci se rozumí fyzická přítomnost účastníka zajišťujícího služby či aktivity pro návštěvníky Akce.
III. PŘIHLÁŠENÍ K ÚČASTI, VZNIK SMLOUVY, PŘIDĚLENÍ PLOCHY
1. K účasti na Akci se lze přihlásit výhradně prostřednictvím závazné přihlášky k účasti (dále jen
„přihláška“), která se pokládá za návrh na uzavření smlouvy mezi účastníkem a pořadatelem.
2. Přihlásit na Akci se lze pouze na předepsaném formuláři, a to buď elektonicky v podobě interaktivního formuláře, nebo v listinné podobě osobně nebo poštou na adresu pořadatele, případně v naskenované podobě na elektronickou adresu pořadatele (podání přihlášky). Přihláška je podána okamžikem jejího dodání pořadateli. Naskenovaná přihláška musí být následně doplněna listinným nebo elektronickým originálem, jinak není považována za podanou.
3. Přihláška zpravidla obsahuje pořadatelem nabízené možnosti pronájmu výstavních ploch a služeb spojených s účastí na Akci, a to vč. cenové kalkulace. Podáním přihlášky účastník zároveň akceptuje cenové podmínky uvedené v přihlášce a tyto Všeobecné podmínky účasti na Akci.
4. Pořadatel posoudí podanou přihlášku do 7 pracovních dnů ode dne jejího řádného podání. Den podání přihlášky se do této lhůty nepočítá.
5. Pořadatel rozhoduje o přijetí nebo odmítnutí přihlášky k účasti na Akci, případné zamítnutí může učinit bez udání důvodu.
6. Smlouva (smluvní vztah) o účasti na Akci vzniká zasláním a doručením písemného potvrzení pořadatelem elektronickou cestou na kontaktní e-mail účastníka uvedený v řádně vyplněné přihlášce (přijetí přihlášky), jinak smlouva nevzniká.
7. Po přijetí přihlášky pořadatel provede rezervaci objednané plochy pro účastníka a rozhodne o jejím umístnění v místě pořádání Akce. Účastník bere na vědomí, že podáním přihlášky není možné objednat konkrétní úmístění stánku.
8. Po přijetí přihlášky pořadatel účastníkovi zašle zálohovou fakturu za služby objednané přihláškou včetně DPH, event. za další objednané služby (zálohová faktura).
9. Pořadatel může bez souhlasu účastníka rozhodnout o změně umístění jeho stánku nebo o tvaru požadované plochy podle aktuální situace. Pořadatel nemůže bez souhlasu účastníka objednanou plochu změnšit. O této skutečnosti účastníka neprodleně vyrozumí. Tyto změny provedené pořadatelem nemají vliv na platnost uzavřené smlouvy a účastník není oprávněn domáhat se jakékoli náhrady.
10.Účastník obdrží od pořadatele organizační pokyny Akce, a to písemnou formou nejpozději 5 dnů před zahájením přípravy Akce.
IV. PRONÁJEM PLOCHY A POJIŠTĚNÍ ODPOVĚDNOSTI
1. Cena účasti účastníka se odvíjí od výměry plochy a poptávaných služeb, které jsou uvedeny v přihlášce. Nejmenší možná velikost objednávané plochy je 9 m2(dále jen „plocha účastníka“). Každý započatý metr čtvereční se účtuje jako celý. Výjimky je možno sjednat s pořadatelem.
2. Účastník není oprávněn poskytnout objednanou plochu třetí osobě, může však plochu využít spolu
s dalším účastníkem. Účastník je oprávněn ploch využít nejdříve od doby oficiálního zahájení pro přípravy stánků, v průběhu Akce a nejpozději plochu upustí v určené době pro odstranění stánku. V ceně účasti e zahrnuta požární ochrana, obecná ostraha areálu, běžný úklid areálu, podíl na propagaci a produkci Akce.
3. Účastník je povinen být na vlastní náklady pojištěn na pojištění odpovědnosti za škody způsobené třetím osobám vlastní činností a předložit pořadateli kopii této smlouvy.
V. PLATEBNÍ A STORNOVACÍ PODMÍNKY
1. Veškeré ceny účasti, poplatků a služeb, uvedené v cenících pořadatele a ve formuláři přihlášky, které v návaznosti na podání přihlášky pořadatel přijetím přihlášky s účastníkem potvrdí, jsou uváděny bez DPH.
2. Zálohová faktura na cenu účasti a na poplatky za další objednané služby, zaslaná účastníkovi na základě přijetí přihlášky, je splatná v běžné lhůtě splatnosti v délce 14 dnů, nejpozději však 2 dny před konáním Akce.
3. Účastník se zavazuje uhradit veškerá finanční plnění řádně a včas ve lhůtách splatnosti stanovených v příslušných daňových dokladech (fakturách) nebo zálohových fakturách. Byl-li daňový doklad nebo zálohová faktura účastníkovi doručen méně než 5 dnů před splatností v něm uvedené nebo dokonce až po datu splatnosti, považuje se za den splatnosti takového daňového dokladu 5. den následující po doručení tohoto daňového dokladu účastníkovi, nejpozději však 2 dny před konáním Akce. Při bezhotovostní platbě se za den úhrady považuje datum připsání příslušné částky na bankovní účet pořadatele. Je-li účastník v prodlení s jakýmkoliv finančním plněním, vzniká pořadateli nárok na úrok z prodlení z dlužné částky v zákonné výši.
4. Prodlení účastníka s úhradou byť jen části zálohové faktury po dobu delší než patnáct dní se považuje za podstatné porušení smluvní povinnosti, v důsledku kterého pořadateli vzniká právo od smlouvy odstoupit. Odstoupení od smlouvy musí být účastníkovi doručeno písemnou formou poštou či elektronickou cestou na kontaktní e-mail účastníka uvedený v přihlášce, či do datové schránky. Odstoupení od smlouvy učiněné na e-mail účastníka je doručeno uložením na e-mailový server účastníka. V případě, že pořadatel takto odstoupí od smlouvy, vzniká mu zároveň nárok na smluvní pokutu ve výši odpovídající výši ušlé ceny účasti a poplatků za objednané služby.
5. Zrušení, odvolání účasti na Akci musí být doručeno pořadateli písemnou formou prokazatelným způsobem (stornování účasti). Účastník se zavazuje uhradit pořadateli stornovací poplatky takto:
- při stornování účasti více než 30 dnů před dnem zahájení Akce bez poplatku
- při stornování účasti nejpozději 15 dnů před dnem zahájení Akce stornovací poplatek ve výši 50 % ceny účasti dle podané přihlášky + 20 % ceny objednaných služeb pro stavbu stánku a jeho vybavení
- při stornování účasti méně než 15 a více než 7 dnů před dnem zahájení Akce stornovací poplatek ve výši 75 % ceny účasti dle podané přihlášky + 50 % ceny všech objednaných služeb, včetně služeb za stavbu stánku a jeho vybavení
- při stornování účasti nejpozději 7 a méně dnů před dnem zahájení Akce, nebo při nepřevzetí a neobsazení objednané a řádně zaplacené plochy, nebo neúčasti na Akci, je takový účastník povinen uhradit pořadateli 100 % ceny účasti dle podané přihlášky + 100 % ceny všech objednaných služeb, a dále škodu způsobenou pořadateli jeho neúčastí
Stornovací poplatky jsou splatné ve lhůtě 5 dnů ode dne stornování účasti, případně ode dne konání Akce při neobsazení objednané a řádně zaplacené plochy na Akci.
6. Podmínkou předání pronajaté plochy a účasti na Akci, je řádná úhrada všech zálohových faktur. Pokud účastník nepřevezme od pořadatele připravenou plochu tak, jak je stanoveno v organizačních pokynech Akce, považuje se tato skutečnost za stornování účasti 7 a méně dnů do dne zahájení Akce. Pořadatel je následně oprávněn s nepřevzatou plochou a objednanými službami volně nakládat.
7. Pořadatel je oprávněn započíst veškerá od účastníka již obdržená finanční plnění na jiné splatné pohledávky za účastníkem (např. na stornovací poplatky, smluvní pokuty, náhradu škody, úrok z prodlení atp.). Platnost tohoto ustanovení zůstává v platnosti i v případě odstoupení od smlouvy či v případě stornování účasti.
8. V případě, že účastník před nebo během Akce vstoupí do likvidace, nebo je na něj vyhlášen konkurz, nebo je v exekučním řízení, má pořadatel právo od smlouvy odstoupit v plném rozsahu, přičemž mu vzniká nárok na úhradu stornovacích poplatků dle tohoto článku Všeobecných podmínek účasti na Akci.
9. V případě, že se Akce neuskuteční, budou všechny přihlášky a přidělené plochy považovány za zrušené a účastníkům budou vráceny všechny již uhrazené platby snížené o skutečně vynaložené náklady spojené se zabezpečením Akce k datu zrušení Akce. Tyto náklady mohou být poměrně, částečně nebo úplně rozdělené mezi účastníky do výše maximálně 15 % z ceny účasti. Refundování plateb proběhne do 15 dnů ode dne, kdy bylo o zrušení Akce rozhodnuto. V takovém případě nepřísluší účastníkům žádný jiný nárok na úhradu dalších nákladů spojených s Akcí, než jak je v tomto bodu podmínek stanoveno.
10. Reklamace k účtovaným platbám a vystaveným daňovým dokladům musí účastník uplatnit písemně do 5 dnů po obdržení daňového dokladu.
VI. TECHNICKÁ REALIZACE STÁNKŮ, ORGANIZACE, PŘEDPISY A PROVOZ AKCE
1. Účastník se zavazuje prodávat výrobky a nabízet služby, které jsou v souladu s celkovým zaměřením Akce.
2. Účastník se zavazuje při účasti na Akci nepoužívat jednorázové nádobí a příbory vyrobené z plastu a naopak používat jednorázové nádobí a příbory z jiných, snadno recyklovatelných či přirozeně rozložitelných materiálů. Nedodržení této podmínky účasti na Akci je důvodem k zrušení účasti účastníka a jeho vykázání z plochy účastníka bez jakékoli finanční náhrady.
3. Účastník je povinen udržovat plochu účastníka v čistotě a bez volných obalových materiálů, zejména kartonových krabic, plastových přepravek apod. V případě, že bude na ploše účastníka potřeba uložení kartonových krabic a plastových přepravek (ať již plných či prázdných) apod. zavazuje se účastník k jejich estetickému uložení tak, aby pohledově nehyzdily plochu účastníka na Akci.
4. Účastník je povinen zajistit třídění odpadu a shromáždění a ekologickou likvidaci gastro odpadu (jestliže účastník takový odpad vytváří). Pořadatel poskytuje účastníkům třídící nádoby k uložení plastů, papíru, skla a směsného odpadu. Bude-li plocha účastníka znečitěna oleji, barvami, či dalšími obtížně odstranitelnými látkami, apod., je pořadatel oprávněn požadovat od účastníka finanční spoluúčast ve výši nejméně 5.000 Kč k odstranění takového znečištění.
5. Účastník a dodavatel stavby stánku (dále jen „realizátor“) se zavazují provádět montáž a demontáž stánků a dodržovat časové limity v souladu s organizačními pokyny. Účastník je povinen na své náklady zlikvidovat jím, nebo v souvislosti s jeho expozicí způsobený veškerý odpad, odvézt, nebo uskladnit obaly. Veškeré vícenáklady vzniklé pořadateli při opožděné montáži, demontáži, nevyklizení prostoru atp. budou přefakturovány účastníkovi.
6. V případě nedodržení konečného termínu pro opuštění prostoru účastníka je pořadatel oprávněn provést likvidaci expozice a vyklizení prostoru účastníka, a to na náklady účastníka. Účastník je zároveň povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 1.000 Kč za 1 m2 neuvolněné plochy, která je splatná okamžikem marného uplynutí konečného termínu pro opuštění prostoru účastníka.
7. Účastník Akce odpovídá pořadateli za škodu způsobenou třetími osobami, které ve prospěch účastníka a na jeho pokyn prováděly činnosti související s Akcí. Účastník je povinen obeznámit své dodavatele a pracovníky s Provozně bezpečnostním řádem areálu a dalšími bezpečnostními a požárními předpisy a
pokyny pořadatele, dále se Všeobecnými podmínkami účasti a organizačními pokyny vydanými pořadatelem, zavazuje se jimi řídit a zajistit, aby se jimi řídili i jeho dodavatelé a pracovníci.
8. Stavby prodejních ploch, jejich technické parametry a provedení, musejí být předem schváleny pořadatelem. Realizaci stavby nelze bez souhlasu pořadatele provádět.
9. Přípojky elektrického energie, včetně revize, revize elektroinstalací a přípojky vody musí účastník objednat výhradně u pořadatele s dostatečným časovým odstupem před zahájením montáže Akce.
00.Xx škody způsobené vadnou elektroinstalací či jinými technologiemi v prodejním prostoru odpovídá v plném rozsahu účastník.
11.Účastník ani jím pověřená osoba nesmí demontovat ani jinak likvidovat stánky před ukončením Akce ani vjíždět vozidly či odvážet vybavení stánku před skončením Akce. V případě porušení tohoto ujednání se tato skutečnost považuje za hrubé porušení smluvní povinnosti, za něž pořadteli náleeží smluvní pokuta ve výši ceny účasti. Účastník tuto smluvní pokutu zaplatí ve lhůtě 5 dnů od písemné výzvy pořadatele.
12.Účastník nesmí omezit či jinak narušit hlukem, zápachem, světlem, vibracemi a jiným nevhodným způsobem práva ostatních účastníků Akce, jinak bude z účasti na Akci pořadatelem vyloučen a jeho stánek bude odstraněn bez nároku na náhradu. Taková skutečnost se považuje za za hrubé porušení smluvní povinnosti, za něž pořadteli náleeží smluvní pokuta ve výši ceny účasti. Účastník tuto smluvní pokutu zaplatí ve lhůtě 5 dnů od písemné výzvy pořadatele.
13. Účastník nesmí propagovat své služby, nebo produkty na jiném místě Akce, než je prostor účastníka, pokud se s pořadatelem nedohodne jinak. Možnosti další propagace jsou zpoplatněny pořadatelem.
14.Účastník je povinen si vyžádat a zajistit schválení k užívání autorských práv u příslušných organizací (OSA, INTERGRAM) pro případnou hudební a vizuální projekci u svého stánku.
15.Účastník odpovídá za plochu účastníka a veškerá jím užívaná zařízení, včetně zařízení pronajatých od pořadatele, a po ukončení demontáže Xxxx je povinen vše předat v uklizeném a neporušeném stavu pořadateli. Předání plochy a její kontrola bude provedena pořadatelem a odevzdání prostoru účastníka bude stvrzeno předávacím protokolem, a to jak před Akcí, tak po skončení Akce před opuštěním plochy účastníkem.
VII. ZTRÁTY, POŠKOZENÍ STÁNKŮ
1. Účast na Akci je na vlastní riziko a zodpovědnost účastníka.
2. Pořadatel neodpovídá účastníkovi případně jeho spoluúčastníkovi za ztrátu, zničení, nebo poškození produktů, zařízení a vybavení stánku, zboží, obalů apod. během přípravy, průběhu a likvidace Akce.
3. V případě konání vícedenní akce, pořadatel zajistí všeobecnou noční ostrahu areálu. Účastník má možnost přiobjednat si u pořadatele individuální ostrahu svého stánku.
4. V případě zjištěného odcizení, poškození nebo zničení exponátů, produktů nebo zařízení stánku je účastník povinen nahlásit neprodleně tuto skutečnost na Policii ČR a pořadateli.
5. Účastníkovi se doporučuje uzavřít za účelem krytí škod podle tohoto článku vlastní vhodné pojištění svých produktů, zařízení stánku a dalšího materiálu.
VIII. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. V případě, že pořadatel v důsledku jím nezaviněných okolností (vis maior) nemůže Akci v plánovaném místě nebo čase konání nebo v plném rozsahu uspořádat, neprodleně o této skutečnosti uvědomí účastníky. Všechny závazky pořadatele ze vzniklé smlouvy v důsledku nemožnosti pořádat Akci z těchto důvodů zanikají. Účastníkovi nevzniká nárok na náhradu nákladů a škod.
2. Jakékoliv nároky nebo reklamace ze strany účastníka vůči pořadateli musí být uplatněny u odpovědného pracovníka pořadatele písemnou formou bezodkladně ihned po zjištění závady nebo okolností vedoucích k zániku závazků ze smlouvy o účasti, nebo části jejího plnění, nejpozději však do posledního dne konání Akce, jinak toto právo zaniká.
3. Smluvní vztahy a případné soudní spory mezi pořadatelem a účastníkem se řídí právním řádem České republiky.
4. Smluvní pokutou není dotčeno právo pořadatele na náhradu škody.
V Praze dne 10. ledna 2023