Statutární město Ústí nad Labem

Statutární město Ústí nad Labem

15. zasedání Zastupitelstva města Ústí nad Labem

dne: bod programu:

1. 2. 2021

8.

věc:

Vyhlášení veřejné zakázky "Poskytnutí služeb hybridní pošty formou uzavření veřejnoprávní smlouvy o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování“

důvod předložení:

zákon o obcích; vyhlášení VZ

dopad na rozpočet:

Ne

zpracoval:

Xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, referent, Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx, vedoucí právního odboru

předkládá:

PhDr. Xxx. Xxxx Xxxxxxxxxx, primátor

projednáno:

Xxx. Xxxxxx Xxxxxxx, vedoucí kanceláře tajemníka

přizváni k jednání:

Návrh na usnesení:

Zastupitelstvo města Ústí nad Labem po projednání

A) schvaluje

1. Zahájení jednacího řízení bez uveřejnění dle § 63 odst. 3 písm. b) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, na služby hybridní konverzní pošty, s předpokládanou hodnotou plnění ve výši 41.000.000,- Kč bez DPH.

B) pověřuje

Mgr. Xxxxxx Xxxxxxxx, vedoucí kanceláře tajemníka, zajistit zahájení jednacího řízení bez uveřejnění dle bodu A) odesláním výzvy k jednání dodavateli.

C) pověřuje

1. Bc. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, pověřenou vedením odd. veřejných zakázek právního odboru ke všem administrativním úkonům souvisejícím s předmětnou veřejnou zakázkou

2. Xx. Xxxxxx Xxxx, referenta odd. veřejných zakázek právního odboru ke všem administrativním úkonům souvisejícím s předmětnou veřejnou zakázkou, v případě nepřítomnosti Bc. Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Právní odbor ve spolupráci s KT připravil k vyhlášení nadlimitní veřejnou zakázku s názvem

„Poskytnutí služeb hybridní pošty formou uzavření veřejnoprávní smlouvy o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování“, a to formou jednacího řízení bez uveřejnění dle § 63 odst. 3 písm. b) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

V současné době využívá MmÚ služeb tzv. hybridní pošty, a to zejména s ohledem na vypravování velkého množství dokumentů na odboru přestupkových agend (výzvy provozovateli vozidla). Tato služba spočívá v převodu elektronických dokumentů do podoby listinné a doručení této podoby do rukou adresátů. Byť od prvopočátku bylo zřejmé (viz níže zdůvodnění vybraného typu VZ), že správně bychom měli využívat službu hybridní konverzní pošty (dále jen HKP), kdy dokument není do listinné podoby převáděn prostým vytisknutím, ale prostřednictvím tzv. autorizované konverze, služba HKP nebyla v té době na trhu nabízena s tím, že jediným subjektem, který jej v nejbližší době nabídne, bude Česká pošta s.p. Ta na podzim loňského roku oznámila, že službu HKP již může provádět a poskytla popis příslušného technického rozhraní. Magistrát tedy upravil odpovídajícím způsobem SW spisové služby a zavedl hromadné podepisování v systému Agendio. Předpokladem je možnost zavedení ostrého provozu služby HKP od 1.3.2021. Do té doby je potřeba uzavřít smlouvu s Českou poštou s.p. o poskytování služby HKP, jako s jediným poskytovatelem této služby v ČR. Z toho důvodu žádáme o vypsání jednacího řízení bez uveřejnění, v rámci kterého budeme jednat s Českou poštou s.p. o uzavření smlouvy o poskytování HKP, i když se v podstatě bude jednat o adhezní způsob uzavření smlouvy, kdy základní podmínky jsou určeny jednou ze smluvních stran (Česká pošta s.p.) nebo podle jejích pokynů, aniž by slabší strana (město) měla skutečnou příležitost obsah těchto základních podmínek ovlivnit.

Předmět plnění:

1. Provedení konverze dokumentů postupem automatizované autorizované konverze dle § 22 až 26 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZEÚ“), tj. převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze (dále jen „Doložka konverze“), je-li dokument ke konverzi způsobilý.

2. Kompletace konvertovaných dokumentů do zásilek (tj. obálkování a balení).

3. Příprava zásilek pro podání (třídění a svazkování zásilek).

4. Zabezpečení spotřebního materiálu pro provedení konverze dokumentů a následnou kompletaci dokumentů do zásilek včetně zajištění jeho skladování (tj. papírů, obálek, apod.).

5. Hromadné podání poštovních zásilek jménem a dle požadavků Správního orgánu, coby odesílatele a jejich doručení za podmínek stanovených uzavřenou poštovní smlouvou.

6. Předání elektronického potvrzení o doručení písemnosti nebo elektronického potvrzení o nemožnosti písemnost doručit (sken doručenky).

Popis služby:

1. Služba automatizované autorizované konverze umožňuje Správnímu orgánu předávat dokumenty určené ke konverzi prostřednictvím datové zprávy zaslané do vyhrazené Datové schránky automat. Dodavatel následně zajistí konverzi takto předaných dokumentů v souladu se zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi (dále jen ZEÚ), tisk do listinné podoby, podání zásilky do poštovní přepravy a dále předání informace o výsledku doručení zásilek (nejedná-li se o obyčejné zásilky).

2. U přijatých datových zpráv dojde k následujícímu automatizovanému zpracování:

a. Kontrola datových zpráv a formátu datových souborů zaslaných jako přílohy datových zpráv.

b. Dokumenty splňující technické požadavky budou konvertovány z elektronické do listinné podoby v souladu se ZEÚ (výsledkem je tiskový výstup s doložkou konverze).

3. Pro všechny datové zprávy odeslané Správním orgánem zařazené do zpracování bude v následující pracovní den zahájena kompletace tiskového výstupu do zásilek dle požadavku Správního orgánu a předání k poštovní přepravě.

5. Správní orgán jednou denně obdrží do své datové schránky souhrnnou datovou zprávu, která obsahuje informace o všech objednávkách za daný den se změnou stavu.

6. Změnou stavu objednávky se rozumí:

a. Vyřazení objednávky ze zpracování z důvodu nesplnění technických požadavků pro zpracování.

b. Vyřazení objednávky z důvodu nesplnění podmínek pro automatizovanou konverzi.

c. Vyřazení objednávky z důvodu nemožnosti realizace tiskového výstupu.

d. Zpracování objednávky a předání k poštovní přepravě.

e. Doručení zásilky.

f. Nedoručení zásilky dle číselníku důvodů nedoručení zásilky.

7. Detailní informace ke všem objednávkám (tj. přijatým nebo zamítnutým) budou Správnímu orgánu zasílány datovou zprávou do datové schránky.

8. Dokumenty budou předávány jednotlivě po zásilkách ve formátu XML, kdy každá zásilka může obsahovat jeden či více souborů ve formátu PDF.

9. Maximální celková velikost všech příloh datové zprávy je 20 MB.

11. Součástí smlouvy bude úprava vzájemných práv a povinností dodavatele a Správního orgánu při zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 obecného nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679, o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“), a to při všech činnostech dodavatele s výjimkou činností spočívajících v poskytování poštovních služeb.

12. Správní orgán pověřuje dodavatele zpracováním osobních údajů, které mu v rámci plnění předmětu Smlouvy předá, v rozsahu osobních údajů předaných v datových zprávách Správního orgánu za účelem poskytnutí služeb.

13. Xxxxxxxxx odpovídá za své zaměstnance, kteří v rámci plnění stanovených oprávnění a povinností přicházejí do styku s osobními údaji a jsou povinni v souladu s obecně platnými právními předpisy zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

14. Xxxxxxxxx provede vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, zejména přijme veškerá opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, jinému neoprávněnému zpracování jakož i jejich jinému zneužití.

Dodavatel je kontaktním místem veřejné správy a zároveň umí zajistit tisk a přípravu zásilek k doručování, stejně jako jejich následné doručení.

Doba a místo plnění veřejné zakázky:

Doba plnění – smlouva na dobu neurčitou

Místo plnění – Česká pošta, s.p., středisko Postservis České Budějovice, Nemanická 2208/16, 370 20 České Budějovice

Zdůvodnění zvoleného typu VZ:

V případě výzvy provozovateli vozidla vydané dle § 125 h zákona č. 361/2000 Sb., o provozu na pozemních komunikacích a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o silničním provozu“) správní orgán vystupuje ve vrchnostenské roli, a byť výzva provozovateli vozidla není rozhodnutím, nýbrž jiným úkonem správního orgánu, bude správní orgán povinen při jejím doručování postupovat dle

správního řádu.

V ustanovení § 19 odst. 3 správní řádu je stanoveno:

Není-li možné písemnost doručit prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky, může správní orgán zaslat písemnost do datové schránky kontaktního místa veřejné správy, které tuto písemnost převede autorizovanou konverzí dokumentů a doručí písemnost, která je jejím výstupem; odstavce 1 a 2 platí obdobně. Při zaslání písemnosti do datové schránky kontaktního místa veřejné správy správní orgán určí způsob doručení adresátovi. Kontaktní místo veřejné správy bezodkladně zašle správnímu orgánu doklad o doručení písemnosti, je-li pro řízení třeba, nebo potvrzení o nemožnosti písemnost doručit a důvody nedoručení. Pro účely postupu podle věty první přenese správní orgán výkon své působnosti v oblasti doručování na kontaktní místo veřejné správy. Působnost lze přenést veřejnoprávní smlouvou nebo dohodou mezi správními orgány podle § 160 odst. 3 s účinky pro budoucí doručování za předpokladu, že správní orgán v daném případě postup podle tohoto odstavce zvolí. K uzavření veřejnoprávní smlouvy nebo dohody podle předchozí věty není třeba souhlasu nadřízeného správního orgánu.

V ustanovení § 160 odst. 3 správní řádu je stanoveno:

Správní orgány, které jsou organizačními složkami státu, mohou ve vzájemných vztazích nebo ve vztazích s jinými orgány veřejné moci, popřípadě s jinými organizačními složkami státu použít ustanovení této části obdobně.

Podle § 158 odst. 1 správního řádu „Ustanovení této části se obdobně použijí i v případě, provádí-li správní orgán jiné úkony, které nejsou upraveny v části první, třetí, páté nebo šesté anebo v této části.“ Obdobně totéž stanovuje i § 177 odst. 2 správního řádu „V případech, kdy správní orgán provádí úkony, na které se nevztahují části druhá a třetí tohoto zákona, postupuje obdobně podle části čtvrté“.

Z hlediska právního režimu, se pro vydání tohoto jiného úkonů uplatní právní úprava obsažená v části čtvrté správního řádu, přičemž její ustanovení převážně odkazují na přiměřené či obdobné využití dalších ustanovení správního řádu – viz § 154 správního řádu, který zní „Jestliže správní orgán vydává vyjádření, osvědčení, provádí ověření nebo činí sdělení, která se týkají dotčených osob, postupuje podle ustanovení této části, podle ustanovení části první, obdobně podle těchto ustanovení části druhé:

§ 10 až § 16, § 19 až § 26, § 29 až § 31, § 33 až § 35, § 37, § 40, § 62, § 63, a obdobně podle těchto ustanovení části třetí: § 134, § 137 a § 142 odst. 1 a 2; přiměřeně použije i další ustanovení tohoto zákona, pokud jsou přitom potřebná.“

Termín obdobně je vymezen v čl. 41 legislativních pravidel vlády:

Použití slov „obdobně" a „přiměřeně"

(1) Slovo „obdobně" ve spojení s odkazem na jiné ustanovení téhož nebo jiného právního předpisu vyjadřuje, že toto ustanovení se vztahuje na vymezené právní vztahy v plném rozsahu. Používá se například obratu „Pro ...... se použije obdobně § ... odst. “.

(2) Slova „přiměřeně“ ve spojení s odkazem na jiné ustanovení téhož nebo jiného právního předpisu lze použít výjimečně; vyjadřuje volnější vztah mezi tímto ustanovením a vymezenými právními vztahy. Používá se například obratu „Pro ......se použije přiměřeně § ... odst. “.

„Hybridní pošta“ je upravena v § 19 odst. 3 správního řádu, toto ustanovení bude dle ust. § 154 odst. 1 správního řádu – viz výše aplikovatelné obdobně, tj. dle vymezení tohoto termínu v legislativních pravidle vlády v plném rozsahu i na úkony správního orgánu, které nejsou rozhodnutím.

Na základě výše uvedeného jsme přesvědčeni, že doručovat úkony správního orgánu, které nejsou rozhodnutím prostřednictvím „hybridní pošty“ je možné pouze na základě veřejnoprávní smlouvy uzavřené s Českou poštou a.s. Tento názor byl potvrzen ze strany MVČR (stanovisko, osobní konzultace na semináři s JUDr. Korbelem).

Důvod použití jednacího řízení bez uveřejnění pro věstník veřejných zakázek:

Tato veřejná zakázka je zadávána v jednacím řízení bez uveřejnění v souladu s ust. § 63 odst. 3 písm.

b) zákona, z technických a ekonomických důvodů, neboť službu hybridní konverzní pošty (dále jen HKP), kdy dokument není do listinné podoby převáděn prostým vytisknutím, ale prostřednictvím tzv. autorizované konverze, nabízí jediný subjekt, a to Česká pošta s.p. Ta na podzim loňského roku oznámila, že službu HKP již může provádět a poskytla popis příslušného technického rozhraní. Magistrát tedy upravil odpovídajícím způsobem SW spisové služby a zavedl hromadné podepisování v systému Agendio. Předpokladem je možnost zavedení ostrého provozu služby HKP od 1. 3. 2021. Do té doby je potřeba uzavřít veřejnoprávní smlouvu s Českou poštou s.p. o poskytování služby HKP, jako s jediným poskytovatelem této služby v ČR. Zadavatel bude využívat HKP na základě ust. § 19 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.

V souladu se stanovenými postupy předkládáme zastupitelstvu města ke schválení souhlas s vyhlášením nadlimitní veřejné zakázky s názvem „Poskytnutí služeb hybridní pošty formou uzavření veřejnoprávní smlouvy o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování“, a to formou jednacího řízení bez uveřejnění dle § 63 odst. 3 písm. b) zákona č. 134/2016 Sb, o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů.

Současně je zastupitelstvu města předložen návrh na uložení povinnosti Mgr. Romaně Habrové, vedoucí kanceláře tajemníka, zajistit zahájení jednacího řízení bez uveřejnění odesláním výzvy k jednání dodavateli, a pověření zaměstnaců odd. veřejných zakázek právního odboru k administrativním úkonům souvisejícím s průběhem zakázky (uveřejnění obligatorních dokumentů po ukončení jednacího řízení – uzavření smlouvy).