Smlouva o vedení účetnictví a mzdové agendy

Smlouva o vedení účetnictví a mzdové agendy

Jméno: Xxx. Xxxxx Xxxxxxx

s místem podnikání: Xxxxxxxxx 000/0, 000 00 Xxxx - Xxxxxx

IČ: 000 00 000

Telefon: x000 000 00 00 00

E-mail: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx

(dále jen „Účetní”)

a

Jméno: Základní škola Brno, nám. Míru 3, příspěvková organizace

se sídlem: nám. Míru 3, 602 00 Brno

IČ: 000 00 000

Telefon: x000 000 000 000

E-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Zastoupená: Mgr. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, ředitelkou

(dále jen „Klient”)

(Klient a Účetní společně též jako „Smluvní strany” nebo jednotlivě jako „Smluvní strana”)

uzavírají dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník”) tuto

Smlouvu o vedení účetnictví a mzdové agendy

(dále jen „Smlouva”)

Článek 1

Předmět smlouvy

1. Účetní se zavazuje poskytnout Klientovi služby v rozsahu, způsobem a za podmínek stanovených v této Smlouvě, za což se Klient zavazuje zaplatit Účetní sjednanou odměnu. Účetní poskytnuté služby spočívají ve

   1. zpracování účetnictví a mzdové agendy specifikované v Příloze č. 3;

   2. poskytnutí odborné konzultace v oblasti účetnictví a daní.

Článek 2

Povinnosti Smluvních stran

1. Účetní a Klient jsou povinni dodržovat všechny dohodnuté termíny, které jsou uvedeny v příloze této Smlouvy.

2. Účetní má povinnost formálně kontrolovat Klientem předané podklady a má povinnost bezodkladně Klienta upozornit na formální vady jím předaných podkladů.

3. Účetní má povinnost předat Klientovi veškeré zpracované podklady neprodleně po uplynutí termínu zpracování.

4. Účetní odpovídá za případné jí způsobené škody vzniklé v důsledku chybného zpracování předaných podkladů.

Článek 3

Způsob předání a vedení

1. Podklady v písemné podobě předá Účetní Klientovi v sídle Klienta. Podklady v elektronické podobě zašle Účetní Klientovi na e-mailovou adresu

2. Klient se zavazuje předávat podklady pro Účetní v písemné nebo elektronické podobě. Podklady v písemné podobě předá Klient Účetnímu v sídle Klienta. Podklady v elektronické podobě zašle Klient Účetní na e-mailovou adresu

3. Účetnictví je vedeno v účetním programu ACE-ÚČTO, jehož licenci vlastní Klient.

4. Mzdová agenda je vedena v mzdovém programu Solitea VEMA, jehož licenci vlastní Klient.

Článek 4

Zmocnění

1. Za účelem podávání přehledu o platbě pojistného na zdravotní a sociální pojištění zaměstnavatele podle Článku 1, odst. 1 b) této Smlouvy se Klient zavazuje udělit Účetní písemnou plnou moc spolu s uzavřením této Smlouvy. Plná moc zaniká bez dalšího spolu se zánikem účinnosti této Smlouvy.

Článek 5

Odměna

1. Odměnou se pro účely této Smlouvy rozumí fakturovaná částka, která je smluvně dohodnuta mezi Klientem a Účetní dle aktuálního ceníku, který je nedílnou součástí Této Smlouvy v Příloze č. 1

Článek 6

Platební podmínky

1. Všechny částky uvedené v této Smlouvě jsou uvedeny včetně DPH.

2. Odměna bude vyúčtována daňovým dokladem - fakturou za každý kalendářní měsíc, zpravidla k poslednímu dni v kalendářním měsíci, kterého se věcně týká.

3. Odměna je splatná do 14 kalendářních dnů ode dne vyhotovení daňového dokladu, nebude-li dohodnuto nebo na daňovém dokladu výslovně uvedeno jinak.

4. Účetní má povinnost vystavit na Odměnu řádný daňový doklad - fakturu, jejíž údaje budou shodné s údaji uvedenými v této Smlouvě, a takový daňový doklad - fakturu doručit Klientovi.

5. Účetní má právo doručit daňový doklad - fakturu i v elektronické podobě prostřednictvím e-mailové zprávy.

Článek 7

Důvěrnost

1. Účetní se zavazuje, že nezpřístupní ani nepoužije žádnou informaci obchodní a/nebo výrobní povahy, se kterou se seznámí v souvislosti s plněním této Smlouvy, zejména nezpřístupní ani nepoužije:

1. žádnou takovou informaci obsaženou v této Smlouvě,

2. databázi zákazníků Klienta ani kontakty na ně,

3. cenovou politiku Klienta,

4. informace o uzavřených smlouvách a dodavatelích Klienta,

5. způsob fungování podniku Klienta,

6. strategická rozhodnutí a podnikatelské záměry Klienta.

(dále společně jako „Důvěrná informace”).

2. Povinnost mlčenlivosti podle odstavce 1) tohoto Článku platí s výjimkou případů, kdy:

1. Klient udělil předchozí písemný souhlas s takovým zpřístupněním nebo použitím Důvěrné informace,

2. právní předpis nebo veřejnoprávní orgán stanoví povinnost zpřístupnit nebo použít Důvěrnou informaci,

3. takové zpřístupnění nebo použití Důvěrné informace je nezbytné pro realizaci této Smlouvy,

4. je to podle jakékoliv smlouvy nebo dohody uzavřené mezi Smluvními stranami dovoleno,

5. Mezi Důvěrné informace nepatří žádné informace, které jsou v době jejich zpřístupnění nebo použití běžně dostupné veřejnosti.

6. Klient tímto dává Účetní souhlas k tomu, aby jej uváděl jako svého zákazníka.

7. Účetní bere na vědomí, že Důvěrné informace tvoří obchodní tajemství Klienta.

8. Smluvní strany prohlašují, že za účelem ochrany osobních údajů při jejich zpracování Účetní, jakožto zpracovatelem, bude ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů a v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů GDPR) uzavřena zvláštní smlouva o zpracování osobních údajů.

Článek 8

Závěrečné ustanovení

1. Tato Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou, nabývá účinnosti a platnosti okamžikem jejího podpisu oběma Smluvními stranami. První měsíc zpracování účetnictví a mzdové agendy je červenec 2022.

2. Smlouvu lze vypovědět kdykoli bez udání důvodu. Výpovědní lhůta jsou tři měsíce, nedohodnou-li se Smluvní strany jinak. Výpovědní lhůta počíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícím po měsíci, ve kterém došlo k písemnému vyrozumění druhé Smluvní straně.

3. Tato Smlouva může být změněna nebo doplněna pouze písemnými dodatky podepsanými oběma Smluvními stranami.

4. Tato Smlouva je vyhotovena ve 2 stejnopisech. Každá Smluvní strana obdrží 1 stejnopis této Smlouvy.

5. Tato Smlouva se řídí právním řádem České republiky, zejména zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

6. Smluvní strany si tuto Smlouvu přečetly, souhlasí s jejím obsahem a prohlašují, že je ujednána svobodně, na důkaz čehož připojují své podpisy.

V Brně dne 1. 7. 2022 V Brně dne 1. 7. 2023

za Klienta za Účetní

Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxx. Xxxxx Xxxxxxx

Příloha č. 1

Ceník

Cena za 1 měsíc
Zpracování účetnictví	12 000 Kč
Zpracování mezd	11 000 Kč

Příloha č. 2

Seznam kontaktních osob Klienta a Účetní

Příloha č. 3

Podrobná specifikace rozsahu vedení účetní a mzdové agendy

1. Vedení účetnictví

Vedení účetní agendy zahrnuje zpracování a vedení účetní agendy Klienta ve smyslu vyhotovení účetních záznamů, zejména, nikoliv však výhradně:

• pořizování a zaúčtování účetních dokladů,

• po měsíčním zaúčtování účetních dokladů zaslání archivu pořízeného v účetním softwaru ACE-ÚČTO,

• vedení účetních knih, pořizování zápisů do účetních knih, jejich udržování a uzávěrka,

• sestavení účetní závěrky 4x ročně,

• kooperace při zpracovávání statistických a účetních výkazů, především:

  • Ohlášení plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců zaměstnavatele,

  • P1-04 Čtvrtletní výkaz o zaměstnancích a mzdových prostředcích v regionálním školství,

  • P 1c-01 Výkaz o evidenčním počtu zaměstnanců v regionálním školství podle stavu k poslednímu dni platného období,

• zpracování přiznání k dani z příjmů a právnických osob.

Účetní záznamy jsou prováděny ve sjednaných termínech do účetního informačního systému Účetní na základě podkladů dodaných Klientem.

Účetní závěrka

Sestavení účetní závěrky zahrnuje:

• přípravné práce a proúčtování závěrkových operací (zejména tvorbu a zaúčtování opravných položek, rezerv, časového rozlišení, dohadných položek, kurzových rozdílů, přecenění, dále proúčtování splatné daně, případně odložené daně, inventarizačních rozdílů a další),

• uzavření účetních knih (účetní uzávěrka),

• sestavení dokladových inventur rozvahových účtů,

• sestavení účetní závěrky v minimálním rozsahu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, tj. sestavení rozvahy, výkazu zisku a ztráty, zpracování přílohy k účetní závěrce, případně zpracování přehledu o peněžních tocích a přehledu o změnách vlastního kapitálu,

• předání účetní závěrky Klientovi v elektronické podobě,

• zatřídění účetní jednotky do příslušné kategorie účetních jednotek dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, na další období,

• dokladovou inventarizaci.

Sestavení účetní závěrky nezahrnuje zejména:

• výpočet daně z příjmu právnických osob ani odložené daně,

• sestavení výroční zprávy,

• vyhodnocení povinnosti statutárního auditu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,

• audit účetní závěrky/výroční zprávy.

2. Vedení mzdové agendy

Vedení mzdové agendy zahrnuje:

• měsíční výpočet mezd zaměstnanců, výpočet náhrady mzdy za dobu dočasné pracovní neschopnosti, výpočet příslušných odvodů ze mzdy, vedení mzdových listů, zasílání přehledů pojišťovnám, příprava hromadných příkazů k úhradě a výplatních pásek jednotlivým zaměstnancům,

• evidence nástupů a výstupů zaměstnanců,

• přihlašování a odhlašování zaměstnanců (Česká správa sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny),

• registrace cizinců na úřadu práce (přihlášení i odhlášení z registru ÚP),

• zpracování potvrzení zaměstnanců,

• hlášení o zaměstnávání poživatelů důchodu,

• roční zúčtování daně zaměstnancům,

• roční zpracování evidenčních listů důchodového pojištění,

• roční hlášení o zaměstnávání poživatelů invalidního důchodu,

• roční zúčtování daně ze závislé činnosti a srážkové daně,

• roční hlášení o zaměstnanosti (ZPS).

Příloha č. 4

Podrobná specifikace dokumentů nutných pro předání mzdové agendy

Základní doklady

• Pracovní smlouvy

• Platové výměry

• DPP a DPČ

• Prohlášení poplatníka + potvrzení o studiu

• Smlouvy o hypotékách, životních a penzijních pojistkách

• Zůstatky dovolené, průměry pro náhrady dovolené zaměstnanců

• Mzdové listy

• Předávací protokol

Další dokumenty

• ELDP za všechny předchozí kalendářní roky

• Přehled zaměstnanců na MD a RD s uvedením data od – do

• Evidence srážek ze mzdy – exekuce, půjčky (exekuční příkazy, smlouvy, dohody o srážkách, průběh srážení, zůstatky)

• Doklady pro účely uplatnění daňového zvýhodnění na děti a daňové slevy pro studenty + seznam zaměstnanců, kteří je uplatňují

• Doklady o zdravotním postižení zaměstnance, doklady o přiznaném důchodu zaměstnance

• Žádosti o peněžitou pomoc v mateřství

• Žádosti o rodičovskou dovolenou a rodné listy dětí

Další informace pro zpracování mezd

• Výplatní termín

• Bankovní spojení pro převody mezd, formát pro import do banky

• Číselník středisek (číslo + název)

• Názvy penzijních fondů a životních pojišťoven včetně bankovního spojení

• Variabilní symbol přidělený ČSSZ včetně bankovního spojení

• Kolektivní smlouva a interní mzdové směrnice a nároky zaměstnanců (roční nárok na dovolenou, poskytování placeného volna tzv. sick day, způsob výpočtu náhrady mzdy za svátek, způsob výpočtu pravděpodobného průměrného výdělku, poskytování příspěvků na penzijní a životní

• pojištění, apod.).

• Emailové adresy zaměstnanců v případě požadavku zasílat výplatní pásky prostřednictvím emailu

• Údaje o zdravotní pojišťovně zaměstnance

Příloha č. 5

Termíny

1. Výplatní den ZŠ je k 8. každého měsíce. Podklady pro platy se předávají dle domluvy tak, aby bylo dost času na zpracování.

2. Termín pro odvody je 12. den každého měsíce nebo dle domluvy.

3. Účetní závěrka se dělá každé čtvrtletí podle informací z MMB.

4. Výkazy P1-04 se nahrávají na UIV čtvrtletně (do 15.1., 15.4., 15.7. a 15.10.).