Servisní smlouva č. 18/Sp/2021
Servisní smlouva č. 18/Sp/2021
o servisní a materiálové podpoře a poskytnutí zařízení
Poznámka k návrhu servisní smlouvy: Zhotovitel souhlasí s obchodními podmínkami objednatele, uvedenými v Příloze č. 2 zadávací
dokumentace a zapracovanými do předloženého požadovaného návrhu této smlouvy zhotovitele.
Servisní smlouva je uzavřená v souladu se zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem, v platném znění, mezi těmito smluvními stranami:
1. Objednatel : Technické služby Moravská Ostrava a Přívoz, p. o.
Se sídlem : Ostrava, Moravská Ostrava, Harantova 3152/28, PSČ 702 00
Zastoupený : Xx. Xxxx Xxxxxx, tel: 000 000 000 Bankovní spojení : 71238761/0100, KB a. s. Ostrava IČ : 00097381
DIČ : CZ00097381
Zřizovací listina ze dne 14.09.2017
dále jen „objednatel“
a
2. Zhotovitel : ha-vel family s.r.o.
Se sídlem : Křišťanova 1049/15, 702 00 Moravská Ostrava
Zastoupený : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Bankovní spojení : XXXXXXXXXXXXXXX
IČ : 25902156
DIČ : CZ25902156
Zapsáno v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C, vložka 25113 dále jen „zhotovitel“.
I.
Předmět smlouvy
1. Předmětem této smlouvy je závazek zhotovitele provádět tiskové a kopírovací služby, tj. poskytování a zajištění servisních služeb a dodávek spotřebního materiálu k zařízení dle přílohy č. 1 a poskytnutí předmětného zařízení a závazek objednatele hradit zhotoviteli platby za poskytované služby a dodávky materiálu dle této smlouvy.
II.
Místo, termín a způsob plnění
1. Zhotovitel bude veškeré služby a dodávky zboží definované v rámci této smlouvy poskytovat dle potřeby
objednatele v místě instalace zařízení nebo sídle zhotovitele v závislosti na složitosti oprav.
2. Zhotovitel se zavazuje poskytnout objednateli zařízení dle příl.č.1 a udržovat je v dobrém provozuschopném stavu a poskytovat spotřební materiály k zařízení.
3. Zhotovitel se dále zavazuje:
a) provést zaškolení pověřených osob zadavatele, a to ve dvou úrovních – koncový uživatel a administrátor,
b) poskytnout (nainstalovat a plně implementovat) systém pro samoobslužný zabezpečený tisk/kopírování pomocí čtečky bezkontaktních karet a rovněž skenování,
c) provádět odečet dosaženého počtu výstupů ke konci fakturačního období automatizovaným systémem dálkové diagnostiky a monitoringu,
d) dodávat pro provoz stroje potřebný originální spotřební materiál, a to toner a odpadní nádoby pravidelnými a včasnými dodávkami na základě automatizovaného dálkového požadavku multifunkčního zařízení, dále MFZ (např. připojení přes modem),
e) pro přístup k MFZ po dobu platnosti a účinnosti této smlouvy využít objednatelem stanovenou
pracovní dobu v pracovních dnech od 06:00 do 14:30
4. Spotřební materiál bude dodáván zhotovitelem v předstihu (bez výzvy objednatele) na základě informací z automatizovaného systému dálkové diagnostiky a monitoringu. Doprava bude realizována vždy zhotovitelem přímo nebo zásilkovou službou, dopravné bude vždy na náklady zhotovitele. Počet výtisků skutečně zhotovených MFZ bude zjišťován automatizovaným systémem dálkové diagnostiky a monitoringu vždy měsíčně dle stavu počítadla MFZ, přičemž pro zjištění počtu zhotovených kopií je rozhodný stav počítadla při jeho převzetí objednatelem (počáteční stav počítadla) nebo jeho stav po provedení posledního odečtu
5. Servisní a materiálová podpora bude zajišťována zhotovitelem po celou dobu účinnosti této smlouvy, a to výlučně. Objednatel není proto oprávněn zajišťovat si servisní a materiálovou podporu na poskytnutém zařízení od třetích osob, vyjma dodávek xeropapíru, avšak vždy v minimální kvalitě doporučované zhotovitelem. Porušení tohoto závazku objednatelem je považováno za podstatné porušení této smlouvy a opravňuje zhotovitele od této smlouvy odstoupit.
6. Místem instalace zařízení je sídlo organizace: Ostrava, Moravská Ostrava, Harantova 3152/28. Místo instalace může být změněno pouze po předchozím písemném souhlasu zhotovitele. Přemístění poskytnutého zařízení bez předchozího písemného souhlasu zhotovitele opravňuje zhotovitele odstoupit od této smlouvy. Poskytnutí zařízení zhotovitelem objednateli se sjednává od 10.12.2021, na dobu v délce trvání 48 měsíců, počínaje prvním dnem následujícího měsíce po zveřejnění smlouvy v registru smluv.
7. Obě smluvní strany potvrdí převzetí zařízení v předávacím protokolu, a to oprávněnými osobami obou smluvních stran. Objednatel je povinen zařízení užívat v souladu s jeho určením (technické a jiné podmínky) a dle manuálu předaného mu zhotovitelem, v opačném případě zhotovitel neodpovídá za vady způsobené užíváním zařízení v rozporu s touto smlouvou.
8. Objednatel je oprávněn provádět změny, tj. modifikace, rozšíření apod. na zařízení jen s písemným souhlasem
zhotovitele. Náklady na případné změny budou hrazeny objednatelem.
9. V případě potřeby nepředpokládaného servisního zásahu nebo mimořádné dodávky spotřebního materiálu bude servisní a materiálová podpora poskytnuta po ohlášení dle této smlouvy na vyžádání objednatele v rozsahu a ve lhůtách stanovených touto smlouvou. Zhotovitel bude zajišťovat servisní zásahy v pracovní dny (pondělí až pátek) v servisních kategoriích Standard servis – zásah do 24 h v pracovní době. Express servis a Nonstop servis – zásah mimo pracovní dobu a ve svátky – není předmětem této smlouvy.
10. Objednatel je povinen zhotoviteli písemně oznámit každou škodu, poruchu či jiný nedostatek na zařízení, který nelze odstranit v rámci běžné údržby, a to ve lhůtě 7 dní poté, kdy uvedená skutečnost vznikla či byla objednatelem zjištěna. V případě poškození stroje, jeho zničení, zcizení a jiné podobné události týkající se poskytnutého zařízení, je objednatel povinen uhradit vzniklou škodu zhotoviteli. Její výši určí znalec generálního zastoupení značky v ČR.
V případě, že škoda na poskytnutém zařízení byla objednatelem způsobena úmyslně, nebo v důsledku hrubé nedbalosti, je zhotovitel oprávněn od této smlouvy odstoupit.
11. Ohlášení poruchy provede objednatel dle kategorie servisní služby, a to jedním z následujících způsobů:
a) v pracovní dny od 8.00 hod do 14.00 hod pro kategorii servisní služby Standard: telefonicky na číslo XXXXXXXXX nebo na email XXXXXXXXXXXXXX Osoby oprávněné jednat v technických záležitostech jménem objednatele:
Xxxxxxxx Xxxxx, tel.: XXXXXXXXX, e-mail: XXXXXXXXXXXXXXX
b) mimo pracovní dobu, o svátcích pro kategorii servisní služby Nonstop nebo Express:
není předmětem této smlouvy
12. Zhotovitel zajistí odstranění poruchy nebo náhradní zařízení nejpozději do 48 hodin od jejího průkazného ohlášení zhotoviteli. Bude-li závada nahlášena po 12:00, počítá se se servisním zásahem dopoledne v následujícím dni. MFZ bude opraveno nejpozději do konce druhého pracovního dne nebo do téže doby bude dodáno jiné MFZ stejné nebo vyšší kategorie.
13. Zhotovitel si vyhrazuje právo náhrady nedostupných původních náhradních dílů dostupnými díly stejné nebo
lepší kvality, zajišťujícími v plném rozsahu původní funkci.
14. Objednatel je povinen ve sjednané době umožnit zhotoviteli přístup k zařízení po celou dobu trvání této smlouvy za účelem provádění servisní činnosti a kontroly technického stavu. Pokud objednatel neumožní přístup
k zařízení, ačkoli byl písemně informován o termínu kontroly, a neučiní tak ani v náhradním termínu oznámeném
mu zhotovitelem, je povinen zaplatit zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč, a to i v opakovaných případech.
15. Objednatel bere na vědomí, že úmyslná manipulace s mechanismem počítadla kopií je závažným porušením této smlouvy. V takovém případě je objednatel povinen zaplatit zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 5 000,-Kč a zhotovitel je oprávněn od smlouvy odstoupit.
16. Objednatel odpovídá za řádné provádění elektro revizí, nakládání s odpady a užívání autorských práv dle
platné legislativy.
17. Servisní a materiálová podpora specifikovaná touto smlouvou se nevztahuje na systémové modifikace a
rozšíření (např. přídavná zařízení).
18. Podmínky servisní a materiálové podpory jsou garantovány při používání originálních dílů a materiálů dodaných zhotovitelem.
III.
Cena a platební podmínky
1. Cenou se rozumí částka hrazená objednatelem za služby vč. poskytnutí zařízení a dodávek dílů a materiálů
poskytovaných zhotovitelem dle této smlouvy.
2. Cenu tvoří následující položky:
a) cena za servisní a materiálovou podporu ve výši dle provedeného počtu kopií formátu A4 se specifikací uvedenou v následujících bodech aa):
aa) částka za kopii ve výši:
0,17 Kč/kopie bez DPH pro černobílé kopie 0,79 Kč/kopie bez DPH pro barevné kopie
zahrnuje:
- spotřební materiál a náhradní díly pro kopírovací stroje (bez xeropapíru)
- práci technika v režimu servisní kategorie Standard (zásah do 24 hod.)
- cestovné
předpoklad objemu kopií:
- cca 350 000 ks výtisků/kopií za dobu trvání smlouvy, tj. za 4 roky
- cca 45 000 ks výtisků/kopií za dobu trvání smlouvy, tj. za 4 roky
bb) měsíční poplatek ve výši 1.387,-- Kč bez DPH zahrnuje:
- za poskytnutí zařízení (MFZ) dle přílohy č. 1
b) cena za ostatní poskytnuté služby a dodávky zboží nespadající pod čl. III bod 2 a) této smlouvy (např. cena za práci při servisním zásahu mimo úkony sjednané smlouvou, např. IT podpora atd.).
Formáty větší, než A4 se počítají jako dvě kopie/dva výtisky A4, formáty menší, než A4 se počítají jako jedna kopie/jeden výtisk A4. Oboustranný tisk A4 se počítá jako dvě jednostranné kopie/výtisky formátu A4.
Částka za kopii (včetně kopií zahrnutých v měsíčním poplatku) odpovídá normovanému pokrytí výtisku ve výši 5
% na základě čehož je určena životnost tonerových složek spotřebního materiálu uváděná výrobcem, která je určující pro periodu dodávek tonerových složek. Při spotřebě tonerových složek vyšší o více než 20 % vzhledem k normě výrobce (např. černé kopie nebo průměru u barevné kopie) je zhotovitel oprávněn vyúčtovat nadnormativní dodávku tonerových složek.
V případě nutnosti nastavení barev (color management) z důvodu chyby stroje je tato práce poskytována zdarma. V případě požadavku na color management nebo nastavování barev spektrometrem pro jednotlivé zakázky z důvodu komerčních požadavků zákazníka je tato práce samostatně zpoplatněna.
V případě, že zařízení bude využíváno z více než 50 % celkového objemu počítadla skeneru pouze pro skenování (čili skeny bez výstupů kopií) má zhotovitel právo vyúčtovat objednateli servisní zásah za opravu skeneru a podavače skenovaných dokumentů, pokud stav skeneru a podavače stroje takovou opravu bude vyžadovat.
3. Ceny za služby a dodávky zboží nespadající pod čl. III bod 2 a) této smlouvy jsou účtovány dle případné jednotlivé objednávky objednatele.
4. Částka určená měsíčním poplatkem dle čl. III bod 2. této smlouvy bude fakturována vždy měsíčně na začátku kalendářního měsíce. Vyúčtování počtu kopií bude provedeno měsíčně s vystavením faktury do 15.dne následujícího měsíce. Cena určená součtem položek uvedených v čl. III bod 3. bude objednateli vyúčtována daňovým dokladem vždy po poskytnutí podpory, nejpozději do 15.dne následujícího měsíce.
5. Objednatel uhradí výše uvedenou cenu na základě daňového dokladu vystaveného zhotovitelem, a to převodem na účet zhotovitele do 14 dnů od data vystavení dokladu. Pokud objednatel neuhradí měsíční poplatek déle než do 30 dnů od data jeho splatnosti, je zhotovitel oprávněn od smlouvy odstoupit.
6. Pro případ ukončení smlouvy bude provedeno vyúčtování v nejbližším možném období.
7. K cenám uvedeným v této smlouvě bude připočteno DPH ve výši dle platných právních předpisů.
8. Nebude-li faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost nebo bude-li chybně vyúčtována cena nebo DPH, je objednatel oprávněn fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit zhotoviteli k provedení opravy s vyznačením důvodu vrácení. Xxxxxxxxxx provede opravu vystavením nové faktury a tuto doručí objednateli ve lhůtě do pěti (5) dnů. Vrácením vadné faktury zhotoviteli přestává běžet původní lhůta splatnosti. Nová lhůta splatnosti běží ode dne doručení nově vyhotovené faktury objednateli. Veškeré faktury budou vždy zasílány v elektronické podobě na tuto e-mailovou adresu: xxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
9. Veškeré platby dle smlouvy budou objednatelem placeny na účet zhotovitele, který musí být účtem zveřejněným správcem daně způsobem umožňujícím dálkový přístup. Objednatel provede úhradu ceny pouze na účet, který je účtem zveřejněným ve smyslu zákona o DPH. Pokud se kdykoliv ukáže, že účet zhotovitele, na který zhotovitel požaduje provést úhradu ceny, není zveřejněným účtem, není objednatel povinen úhradu ceny na takový účet provést; v takovém případě se nejedná o prodlení se zaplacením ceny na straně objednatele.
10. Objednatel uplatní institut zvláštního způsobu zajištění daně dle § 109a zákona o DPH a hodnotu plnění odpovídající dani z přidané hodnoty uvedené na faktuře uhradí v termínu splatnosti této faktury stanoveném dle smlouvy přímo na osobní depozitní účet zhotovitele vedeného u místně příslušného správce daně v případě, že:
a) bankovní účet zhotovitele určený k úhradě plnění uvedený na faktuře nebude správcem daně zveřejněn v aplikaci „Registr plátců DPH“, nebo
b) zhotovitel bude ke dni uskutečnění zdanitelného plnění zveřejněn v aplikaci „Registr plátců DPH“ jako
nespolehlivý plátce, nebo
c) zhotovitel bude ke dni uskutečnění zdanitelného plnění v insolvenčním řízení.
11. Objednatel nenese odpovědnost za případné penále a jiné postihy vyměřené či stanovené správcem daně
zhotoviteli v souvislosti s potenciálně pozdní úhradou DPH, tj. po datu splatnosti této daně.
IV.
Doba platnosti smlouvy
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou v délce trvání 48 měsíců, počínaje prvním dnem následujícího měsíce po zveřejnění smlouvy v registru smluv. Termín plnění dodávky MFZ započne nejpozději dnem 10.12.2021. Nejpozději k tomuto dni bude smlouva uveřejněna v registru smluv. Pokud bude smlouva uveřejněna v registru smluv později, pak nabývá účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv. Účtování poplatků započne od prvního dne následujícího měsíce po zveřejnění smlouvy v registru smluv.
2. Ukončením smlouvy se žádná ze smluvních stran nezbavuje již vzniklých závazků, které vznikly za dobu trvání této smlouvy vůči druhé straně. Obě strany jsou povinny vzájemné závazky vypořádat v řádných termínech.
3. V případě, že zhotovitel využije svého práva na odstoupení od této smlouvy, je objednatel povinen zhotoviteli zařízení vydat a uhradit mu veškeré doposud neuhrazené částky a smluvní pokutu ve výši odpovídající měsíčním poplatkům do konce účinnosti této smlouvy.
4. Při ukončení této smlouvy uplynutím doby uvedené v čl. IV. odst. 1 této smlouvy je objednatel povinen vrátit poskytnuté zařízení zhotoviteli nejpozději v den ukončení účinnosti této smlouvy, a to na základě předávacího protokolu. V případě ukončení této smlouvy je objednatel povinen vrátit zhotoviteli poskytnuté zařízení do 5 pracovních dní od ukončení této smlouvy, a to na základě předávacího protokolu.
5. Objednatel je oprávněn smlouvu vypovědět v případě, že zhotovitel prokazatelně opakovaně poruší své povinnosti dle smlouvy; takovéto porušení musí být objednatelem sděleno zhotoviteli písemnou formou. Výpovědní doba v tomto případě činí jeden měsíc a začne běžet dnem následujícím po doručení výpovědi zhotoviteli. V případě skončení smlouvy v průběhu kalendářního měsíce vzniká zhotoviteli nárok pouze na poměrnou část paušální měsíční platby a platba za k tomuto datu skutečně zhotovených výtisků.
V.
Sankce
1. V případě prodlení zhotovitele s poskytnutím plnění v rámci paušální měsíční platby je tento povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 500,00 Kč za každý i započatý den prodlení. V případě prodlení zhotovitele s provedením úkonu účtovaného hodinovou sazbou je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 500,00 Kč za každou i započatou hodinu prodlení. V případě prodlení zhotovitele s poskytnutím plnění v rámci paušální měsíční platby delším, než jeden týden je objednatel oprávněn zajistit poskytnutí služby třetí osobou a zhotovitel je povinen uhradit mu veškeré náklady s tím spojené. V případě prodlení zhotovitele s provedením úkonu účtovaného hodinovou sazbou delším než 24 hodin je objednatel oprávněn zajistit provedení úkonu třetí osobou a zhotovitel je povinen uhradit mu veškeré náklady s tím spojené. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok objednatele na náhradu újmy převyšující smluvní pokutu.
2. Pokud objednatel neuhradí zhotoviteli fakturu v termínu dle čl. III bod 5 této smlouvy, uhradí objednatel smluvní pokutu ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.
VI.
Závěrečná ustanovení
1. Tuto smlouvu lze měnit pouze formou písemných dodatků ke smlouvě podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
2. Právní vztahy neupravené touto smlouvou se řídí obecnými ustanoveními občanského zákoníku.
3. Práva vyplývající z této smlouvy nebo z jejího porušení se promlčují ve lhůtě 4 let ode dne, kdy mohla být
uplatněna poprvé.
4. Přijetí nabídky učiněné touto smlouvu, která bude obsahovat dodatky, výhrady nebo omezení, které budou měnit podmínky této smlouvy i nepodstatně, bude považováno za novou nabídku.
5. Tato smlouva tvoří úplné ujednání smluvních stran o jejich právech a povinnostech; nebude proto brán zřetel k obchodním zvyklostem obecně zachovávaným v odvětví nebo zavedené praxi stran.
6. Pro případ, že ustanovení této smlouvy oddělitelné od ostatního obsahu se stane neúčinným nebo neplatným, smluvní strany se zavazují bez zbytečných odkladů nahradit takové ustanovení novým. Případná neplatnost některého ustanovení této smlouvy nemá za následek neplatnost ostatních ustanovení.
7. Xxxxxxx je vyhotovena ve dvou vyhotoveních, v nichž není nic škrtáno, přepisováno ani dopisováno a z nichž každé má platnost originálu a každá strana obdrží jedno paré. Přílohy jsou nedílnou částí této smlouvy.
8. Tato smlouva vstupuje v platnost dnem podpisu zástupců obou smluvních stran a nabývá účinnosti dnem uvedeným v čl. IV této smlouvy.
9. Smluvní strany se dohodly, že smlouva neobsahuje žádné skutečnosti, které lze označit jako obchodní tajemství dle § 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník nebo jiných zákonů.
10. Zhotovitel souhlasí s uveřejněním smlouvy v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. 11. K projednání a rozhodování veškerých sporů vzniklých ze smlouvy nebo v souvislosti s ní jsou příslušné soudy České republiky.
12. Pro účel uveřejnění smlouvy v registru smluv a k archivaci poskytne zhotovitel smlouvu objednateli rovněž elektronicky ve strojově čitelném formátu.
13. Smluvní strany souhlasně konstatují, že smlouva je uzavřena na základě výběrového řízení vyhlášeného Objednatelem a provedeného dle zadávací dokumentace z 23. 11. 2021 pro veřejnou zakázku malého rozsahu s názvem „Tiskové a kopírovací služby 2021-2025“, v němž byl zhotovitel objednatelem vybrán. Zadávací podmínky, jakož i další podmínky zadávacího řízení vyhlášeného objednatelem a nabídka zhotovitele v tomto zadávacím řízení (v rozsahu, v jakém není v rozporu se zadávací dokumentací) jsou součástí povinností zhotovitele dle smlouvy a zhotovitel se výslovně zavazuje tyto podmínky dodržovat
Přílohy smlouvy: příloha č.1 - Specifikace kancelářské techniky
V Ostravě dne 07.12.2021 V Ostravě dne 07.12.2021
...................................................... ....................................................
za objednatele za zhotovitele
Příloha č. 1: Specifikace kancelářské techniky
Typ zařízení | Model | Výrobní číslo | Datum pořízení |
Kopírovací stroj | dle technické specifikace zadávací dokumentace, viz přiložená technická dokumentace bizhub C250i | dle předávacího protokolu | 12/2021 |
Příslušenství: | dle technické specifikace zadávací dokumentace | dle předávacího protokolu | 12/2021 |
Pozn.: objednatel bude používat vlastní xeropapír, ve stroji je doporučeno používat xeropapír minimálně jakosti B.