SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Stavební bytové družstvo Kralupy nad Vltavou
se sídlem: Štefánikova 720, 278 01 Kralupy nad Vltavou
IČ: 000 36 013
Zapsáno: v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, v oddíle DrXCVIII, vložka 64
Zastoupeno: Ing. Xxxxx Xxxxxxxxxx, předsedkyní představenstva a Xxxxxxx Xxxxxxxx, členem představenstva
(dále jen „ZPRACOVATEL“) na straně jedné a
Společenství vlastníků jednotek
se sídlem: ………………………………………
IČ: ………………………………………
Zapsáno: v rejstříku společenství vlastníků jednotek vedeném Městským soudem v Praze, v oddíle S, vložka …...
Zastoupeno: předsedou výboru a
………………………………..členem výboru (dále jen „SPRÁVCE“) na straně druhé
uzavřeli níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto Smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“) následovně:
Čl. I.
Účel Smlouvy, doba trvání
1. SPRÁVCE a ZPRACOVATEL uzavřeli dne ………. Příkazní/Mandátní smlouvu (dále jen
„Smlouva o správě“), na základě které ZPRACOVATEL vykonává pro SPRÁVCE činnosti správy domu a pozemku a činnosti související, jak jsou podrobněji popsány ve Smlouvě o správě. Činnost správy domu a pozemku zahrnuje také získávání a další zpracování osobních údajů, které jsou nezbytné pro poskytování právních, ekonomických a technických služeb při správě domu a pozemku, vedení účetnictví SVJ, vymáhání nároků SVJ, vedení personální a mzdové agendy SVJ apod.
2. Osobním údajem se rozumí kterákoli informace týkající se člena nebo smluvního partnera SPRÁVCE, která podléhá ochraně podle právních předpisů.
3. Zpracováním dle této smlouvy se rozumí jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo souborem osobních údajů, např. získávání, shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění, seřazení, zkombinování, omezení, výmaz, zničení apod.
4. Účelem této smlouvy je zmocnění ZPRACOVATELE SPRÁVCEM ke zpracování osobních údajů a úprava vzájemných práv a povinností, které vyplývají pro SPRÁVCE a
ZPRACOVATELE z právních předpisů ČR na ochranu osobních údajů, zejména z nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679, při plnění Smlouvy.
5. Odměna za činnosti dle této Smlouvy je již zahrnuta v odměně za správu domu a pozemku, jak byla sjednána ve Xxxxxxx o správě. Případný nárok ZPRACOVATELE na náhradu nákladů spojených s plněním této Smlouvy se řídí Smlouvou o správě.
Čl. II.
Rozsah zpracování, kategorie subjektů údajů a typ údajů
1. ZPRACOVATEL je oprávněn a zavazuje se zpracovávat osobní údaje dle této Smlouvy výlučně za účelem výkonu správy domu a pozemku v souladu se Smlouvou o správě a touto Smlouvou. Údaje budou zpracovávány v listinné a elektronické podobě.
2. SPRÁVCE uděluje tímto ZPRACOVATELI pokyn a zmocňuje ho ke zpracování osobních údajů v rozsahu a způsobem uvedenými v této Smlouvě.
3. ZPRACOVATEL zpracovává pro SPRÁVCE údaje týkající se členů SPRÁCE a smluvních partnerů SPRÁVCE, tj. následujících kategorií subjektů údajů:
a. vlastníci jednotek;
b. členové bytového družstva – nájemci,
x. xxxxxxxxx;
d. funkcionáři a zaměstnanci;
e. smluvní partneři (identifikační a kontaktní údaje fyzických osob a kontaktní údaje právnických osob).
4. ZPRACOVATEL zpracovává pro SPRÁVCE ohledně výše uvedených kategorií subjektů údajů následující typy údajů:
Identifikační údaje | Xxxxx, příjmení, rodné příjmení Xxxxxx Datum narození Členské číslo |
Kontaktní údaje | Adresa bydliště Adresa pro doručování Telefonní číslo (faxové číslo) E-mailová adresa Údaje o společném zástupci spoluvlastníků jednotky |
Ostatní údaje Užívání bytu /nebytového prostoru Rozúčtování služeb Platební údaje a informace o platbách | - číslo bytu /nebytového prostoru - počet členů domácnosti - podlahová plocha (podíl na společných částech) - údaje o nájemcích / podnájemcích - žádost člena o souhlas s podnájmem - náměry a odečty spotřeby tepla, teplé a studené vody - počet osob pro rozúčtování služeb - plocha a umístění bytu pro rozúčtování služeb - předpis příspěvků na správu domu a pozemku - celkový předpis záloh na služby - evidence plateb, přeplatků a nedoplatků z vyúčtování záloh - bankovní účet - SIPO |
Vymáhání pohledávek: Údaje pro výplatu odměn funkcionářů a zaměstnanců SPRÁVCE a stanovení a odvod daní a pojistného Členské údaje: Převody bytů do vlastnictví | - evidence pohledávek a příslušenství - údaje o insolvenčním řízení (zahájení, zrušení, schválení oddlužení, prohlášení konkurzu) - údaje o exekuci (nařízení výkonu rozhodnutí nebo exekuce) - upomínky - dohody o splátkách - rozhodnutí soudů - výše mzdy (odměny) - zdravotní pojišťovna - den vzniku a zániku funkce (pracovního poměru) - rodinný stav a údaje o manželce (manželovi) a dětech - údaje pro stanovení daně z příjmů (dary, příspěvky na penzijní pojištění, stavební spoření) - den nástupu do zaměstnání - druh práce - místo výkonu práce - rozsah pracovní doby - předešlý zaměstnavatel - evidence docházky, čerpání dovolené, překážek v práci - údaje o zdravotním stavu (změněné pracovní schopnosti) - informace o poskytnutí důchodu - den a způsob vzniku a zániku členství - výše a rozsah splnění členského vkladu - údaj o spoluvlastnictví družstevního podílu (údaj o spoluvlastníkovi) - údaj o společném jmění (rozšíření, zúžení společného jmění manželů) - rodné číslo - prostředky určení k vypořádání - výše nesplacených úvěrů připadajících na byt (úvěr na DBV nebo komerční úvěr) |
5. ZPRACOVATEL je oprávněn zpracovávat v minimálním rozsahu další osobní údaje, které nezbytně nutně potřebuje k výkonu Smlouvy o správě nebo k plnění povinnosti vyplývající ze Smlouvy o správě stanovené právními předpisy.
Čl. III.
Práva a povinnosti ZPRACOVATELE
1. ZPRACOVATEL zaručuje SPRÁVCI, že při zpracování OSOBNÍCH ÚDAJŮ provádí taková technická a organizační opatření, která zajistí dodržení veškerých zásad zpracování stanovených právními předpisy. Za tímto účelem ZPRACOVATEL:
a. minimalizuje počet osob, které mají přístup k Osobním údajům (uděluje k jednotlivým druhům Osobních údajů přístup jen určitým osobám se specifickým uživatelským oprávněním a nosiče s údaji uchovává v zabezpečených prostorách);
b. provádí školení svých funkcionářů a zaměstnanců;
c. provádí kontroly plnění povinností zaměstnanců a funkcionářů vyplývajících z předpisů na ochranu Osobních údajů a z organizačních opatření ZPRACOVATELE;
d. při zpracování Osobních údajů se řídí svými vnitřními předpisy;
e. provádí taková technická opatření pro ochranu Osobních údajů, která odpovídají příslušnému riziku pro práva subjektů údajů a vychází přitom z aktuálního stavu techniky,
nákladů na provedení opatření, povahy, rozsahu, kontextu a účelů zpracování a tato opatření průběžně testuje a kontroluje;
f. prověřuje technická a organizační opatření u dalších zpracovatelů, xxxx Xxxxxx údaje poskytuje.
2. ZPRACOVATEL se zavazuje:
a. poskytnout SPRÁVCI na jeho žádost informace potřebné k doložení splnění povinností dle právních předpisů a informace o úrovni zabezpečení OSOBNÍCH ÚDAJŮ a
b. jestliže se na tom SPRÁVCE a ZPRACOVATEL dohodnou, poskytne SPRÁVCI součinnost při:
i. plnění povinností SPRÁVCE, které vyplynou z případných žádostí subjektů údajů o výkon jejich práv vyplývajících z právních předpisů na ochranu osobních údajů;
ii. ohlašování případů porušení zabezpečení Osobních údajů dozorovému úřadu nebo subjektu údajů;
iii. plnění informační povinnosti SPRÁVCE;
3. ZPRACOVATEL je povinen:
a. chránit Osobní údaje, jakož i nosiče, na nichž jsou údaje uloženy, před zneužitím;
b. bránit náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zpřístupnění Osobních údajů a nosičů, na nichž jsou uloženy;
c. zajistit, aby Osobní údaje zpracovávaly pouze osoby, které se zavázaly k mlčenlivosti nebo pro něž povinnost mlčenlivosti vyplývá z právních předpisů;
d. zpracovávat Osobní údaje pro jiné účely než stanovené touto Smlouvou pouze po předchozím souhlasu SPRÁVCE a případně po zajištění souhlasu subjektů údajů.
4. ZPRACOVATEL je oprávněn:
a. prověřit zpracováním Osobních údajů další zpracovatele (za podmínek uvedených v čl.
V. této Smlouvy;
b. odmítnout provedení pokynu SPRÁVCE, pokud by byl v rozporu s právními předpisy na ochranu osobních údajů. Na tento rozpor pokynů s platnou právní úpravou ZPRACOVATEL SPRÁVCE upozorní.
Čl. IV.
Práva a povinnosti SPRÁVCE
1. SPRÁVCE prohlašuje, že je správcem Osobních údajů podle příslušných právních předpisů, tj. osobou, která určuje účel a prostředky zpracování Osobních údajů.
2. SPRÁVCE je povinen:
c. zajistit, aby byly Osobní údaje získávány a zpracovány v souladu s právními předpisy;
d. plnit informační povinnost vůči subjektům údajů vyplývající z příslušných právních předpisů;
e. ZPRACOVATELI předávat a zajistit předání Osobních údajů, které jsou přesné, aktuální a které odpovídají plnění Smlouvy o správě;
f. předávat ZPRACOVATELI Osobní údaje včas a poskytnout ZPRACOVATELI součinnost potřebnou pro plnění této Smlouvy.
3. SPRÁVCE je povinen při zpracování Osobních údajů provádět taková technická a organizační opatření, která zajistí dodržení veškerých zásad zpracování stanovených právními předpisy. Za tímto účelem SPRÁVCE:
a. minimalizuje rozsah Osobních údajů, které zpracovává;
b. minimalizuje počet osob, které mají k Osobním údajům přístup;
c. provádí taková technická opatření pro ochranu Osobních údajů, která odpovídají příslušnému riziku pro práva subjektů údajů a vychází přitom z aktuálního stavu techniky, nákladům na provedení opatření, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování.
Čl. V.
Další zpracování
1. SPRÁVCE pověřuje ZPRACOVATELE tím, aby plněním závazků ze SMLOUVY O SPRÁVĚ, které jsou spojeny i se zpracováním OSOBNÍCH ÚDAJŮ, pověřil další zpracovatele.
2. ZPRACOVATEL je výslovně oprávněn předat Osobní údaje za výše uvedeným účelem ke zpracování následujícím zpracovatelům:
- Xxx. Xxxxxxx Xxxxx (AK Šaman) za účelem vymáhání pohledávek Správce
- Xxxxxxx, s.r.o. za účelem tvorby a správy počítačových programů
- CNS a.s. za účelem správy počítačové sítě
- ASPEKT HM s.r.o. za účelem účetního a daňového poradenství,
- XXXx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, notářská kancelář za účelem sepsání notářských zápisů,
- za účelem rozúčtování nákladů na teplo, teplou a studenou vodu příslušnou firmu, se kterou má SPRÁVCE uzavřenu smlouvu o rozúčtování nákladů (např. ISTA Česká republika s.r.o., ENERGIE – REALITY s.r.o.)
3. V případě, že se ukáže potřeba předání Osobních údajů dalším zpracovatelům nebo změna dosavadních zpracovatelů, oznámí ZPRACOVATEL tuto skutečnost SPRÁVCI a vyzve ho, aby se k dalšímu zpracování Osobních údajů vyjádřil. Neobdrží-li vyjádření (námitku) SPRÁVCE do 5 pracovních dnů, má se za to, že SPRÁVCE se změnou nebo s pověřením dalšího zpracovatele souhlasí.
Čl. VI.
Další ujednání
1. SPRÁVCE a ZPRACOVATEL se zavazují:
x. xxxxxxxxxx mlčenlivost o zpracování Osobních údajů a o přijatých bezpečnostních opatření a
b. informovat se včas navzájem o veškerých okolnostech důležitých pro plnění této Smlouvy a pro ochranu Osobních údajů.
Čl. VII.
Doba trvání a ukončení Smlouvy
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu účinnosti Smlouvy o správě.
2. Po ukončení smluvního vztahu na základě Smlouvy o správě je ZPRACOVATEL oprávněn zpracovávat osobní údaje v rozsahu a způsobem stanoveným touto Smlouvou, pokud takové zpracování nesnese odkladu.
3. Po ukončení této Smlouvy ZPRACOVATEL na základě pokynů SPRÁVCE buď Osobní údaje vymaže, nebo je předá SPRÁVCI. Povinnosti ZPRACOVATELE týkající se bezpečnosti a ochrany Osobních údajů trvají až do likvidace údajů nebo do jejich předání SPRÁVCI.
Čl. VIII.
Závěrečná ustanovení
1. ZPRACOVATEL nepředává Osobní údaje do třetích zemí (vyjma Slovenské republiky) a pokud by tak chtěl učinit, musí si vyžádat předchozí písemný souhlas SPRÁVCE.
2. Předmětem zpracování dle této Smlouvy nejsou žádné citlivé údaje.
3. Tato Smlouva a práva a povinnosti z ní vyplývající se řídí právními předpisy České republiky.
4. Tuto Smlouvu lze měnit a doplňovat pouze písemně.
5. Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem, kdy je podepsána oběma smluvními stranami.
6. Tato Smlouva se vyhotovuje ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom.
7. Smluvní strany prohlašují, že si tuto Xxxxxxx před jejím podpisem přečetly, že byla sepsána podle jejich svobodné a vážně míněné vůle, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek, na důkaz čehož připojují své podpisy.
V Kralupech nad Vltavou dne …………….
ZPRACOVATEL
Stavební bytové družstvo Kralupy nad Vltavou
………………………………………….. ............................................................
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
předsedkyně představenstva člen představenstva
SPRÁVCE
Společenství vlastníků ……….…………………………………………………………
………………………………………….. ............................................................
předseda výboru člen(ka) výboru