SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB
SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB
Číslo smlouvy Poskytovatele: SMLO20240031
Číslo smlouvy Objednatele: S-0014/43755054/2024
Uzavřená ve smyslu ustanovení § 1746 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen
„smlouva“) mezi následujícími smluvními stranami:
DYNATECH s.r.o.
sídlo: Xxxxxx 000/0, 000 00 Xxxx
IČ: 25501003
DIČ: CZ25501003
Číslo datové schránky: wfu2n8y
Spisová značka C 28196/KSBR Krajský soud v Brně
Zastoupená: Mgr. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx, jednatelem
na straně jedné
(dále jen „Poskytovatel“)
a
Gymnázium Čelákovice
sídlo: X.X. Xxxxxxxxxx 414, 25088, Čelákovice
IČ: 43755054
Číslo datové schránky: ng7x6ks
Zastoupená: Mgr. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, ředitelkou na straně druhé
(dále jen „Objednatel“)
(Poskytovatel a Objednatel dále společně jen jako „smluvní strany“ nebo jednotlivě jen „smluvní
strana“)
Preambule
1. Objednatel na základě licence poskytnuté mu jeho Zřizovatelem aktuálně provozuje moduly IS
CROSEUS Cloud v rozsahu Řídící kontrola, Registr smluv a Archiv.
2. Objednatel na základě licence poskytnuté mu Poskytovatelem aktuálně provozuje moduly IS
CROSEUC Cloud v rozsahu Platby a Účetnictví.
3. Účelem této smlouvy je poskytování služeb Poskytovatelem tak, aby bylo možné realizovat platby schválené řídící kontrolou bankou a pokladnou a dále vést finanční účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, jeho prováděcí vyhlášky č. 410/2009 Sb., českých účetních standardů pro vybrané účetní jednotky a Objednatelem předaných souvisejících řídících dokumentů jeho i jeho Zřizovatele.
Čl. I
Úvodní ustanovení
1. Tato smlouva je uzavřena podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „NOZ“).
2. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v záhlaví této smlouvy odpovídají skutečnosti v době uzavření smlouvy. Změny údajů se zavazují bez zbytečného odkladu oznámit druhé smluvní straně.
3. Smluvní strany prohlašují, že jsou způsobilé uzavřít tuto smlouvu, stejně jako způsobilé nabývat
v rámci právního řádu vlastním právním jednáním práva a povinnosti.
4. Poskytovatel prohlašuje, že je odborně způsobilý k zajištění předmětu této smlouvy.
5. Poskytovatel prohlašuje, že není nespolehlivým plátcem DPH a že v případě, že by se jím
v průběhu trvání smluvního vztahu stal, tuto informaci neprodleně sdělí Objednateli.
6. Objednatel prohlašuje, že není nespolehlivým plátcem DPH a že v případě, že by se jím
v průběhu trvání smluvního vztahu stal, tuto informaci neprodleně sdělí Poskytovateli.
Čl. II
Předmět smlouvy
1. Předmětem této smlouvy je závazek Poskytovatele poskytnout Objednateli, toto plnění:
a. Služba vedení finančního účetnictví dle podmínek stanovených v příloze č.1 této
smlouvy;
Čl. III
Místo a způsob plnění a harmonogram realizace.
1. Místem plnění smlouvy je sídlo Objednatele.
2. Poskytovatel je oprávněn poskytovat plnění prostřednictvím technických prostředků vzdálenou
formou (MS Teams, HelpDesku Poskytovatele, telefonicky, případně e-mailem).
3. Harmonogram realizace je uveden v příloze č.2 této smlouvy.
Čl. IV
Doba trvání a zánik smlouvy
1. Smlouva se uzavírá na dobu určitou od 1.10.2024 do 30.9.2025
2. Smluvní strany se dohodly, že platnost smlouvy může být ukončena:
a. písemným odstoupením od smlouvy v případě podstatného porušení povinností ze smlouvy některou ze smluvních stran. Odstoupení je účinné ode dne, kdy bude doručeno druhé smluvní straně.
3. Za podstatné porušení se pro případ této smlouvy považuje zejména některá z těchto situací:
a. Objednatel je v prodlení s úhradou platby déle než 60 dnů;
b. Objednatel neposkytuje součinnost potřebnou pro řádné plnění služby;
c. Opakované prodlení Poskytovatele s plněním závazků delším než 10 pracovních dnů, přes písemné upozornění na takové prodlení;
d. Porušení povinností týkajících se nakládání s důvěrnými informacemi a povinností mlčenlivosti dle článku VI. této smlouvy.
Čl. V
Odměna, zvláštní odměna a platební podmínky
1. Na základě dohody smluvních stran se Objednatel zavazuje Poskytovateli uhradit za služby poskytnuté dle této smlouvy a následující kalkulace:
a. Služba vedení finančního účetnictví – měsíční platba
Pol. | Popis položky | Cena | DPH | Cena s DPH |
1. | Vedení finančního účetnictví | 17 330 Kč | 3 639 Kč | 20 970 Kč |
Celkem | 17 330 Kč | 3 639 Kč | 20 970 Kč |
Smluvní strany se dohodly, že Objednatel je povinen zaplatit Poskytovateli odměnu ve výši 49.800 Kč bez DPH plus DPH ve výši 10.458 Kč, tj. celkem s DPH 60.258 Kč po skončení příslušného kvartálu na základě příslušného daňového dokladu (faktury) vystaveného Poskytovatelem bez zbytečného odkladu po akceptaci služeb implementace ve smyslu čl. V, odstavce 1. Splatnost daňového dokladu (faktury) činí 14 kalendářních dnů ode dne doručení daňového dokladu (faktury) Objednateli.
2. DPH bude dopočítána a uhrazena ve výši dle právních předpisů účinných ke dni uskutečnění zdanitelného plnění.
3. Faktura musí obsahovat:
a. náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
ve znění pozdějších předpisů,
b. číslo a název Smlouvy a označení případných dodatků Smlouvy,
c. popis plnění Poskytovatele.
4. Fakturu, která neobsahuje tyto náležitosti nebo jsou-li uvedeny nesprávně či neúplně, popř. obsahuje-li jiné chyby či nedostatky, je Objednatel oprávněn do konce doby splatnosti vrátit. Po doručení řádně vystavené faktury začne běžet znovu sjednaná doba splatnosti.
5. Bude-li k datu uskutečnění zdanitelného plnění Poskytovatel nespolehlivým plátcem ve smyslu
§ 106a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZoDPH), nebo bude-li na faktuře uveden bankovní účet nezveřejněný v souladu s § 109 odst. 2 písm. c) ZoDPH, je Objednatel oprávněn postupovat dle § 109a ZoDPH, tj. uhradit část Ceny (víceprací) odpovídající výši vypočtené daně z přidané hodnoty přímo na bankovní účet příslušného správce daně (jako úhradu daně za poskytovatele zdanitelného plnění z takového zdanitelného plnění), přičemž se tímto považuje daná část Ceny za uhrazenou.
6. Poskytovatel je oprávněn navýšit Cenu za služby o průměrnou roční míru inflace za předchozí kalendářní rok, a to do 30 dnů po jejím zveřejnění Českým statistickým úřadem.
Čl. VI
Podmínky využívání služeb IS CROSEUS CLOUD
1. IS XXXXXXX® je dílo, které podléhá ochraně podle zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), v platném znění. Jde o kolektivní autorské dílo zaměstnanců Poskytovatele, kteří jej vytvořili ke splnění svých povinností vyplývajících z pracovněprávního vztahu k Poskytovateli. V souladu s autorským zákonem je Objednatel oprávněn dílo užívat výhradně pro své potřeby, v souladu s touto smlouvou a jen na území České republiky. Poskytovatel garantuje, že toto plnění bude prosto majetkových práv třetích stran.
2. Objednatel není oprávněn a neumožní ani třetí osobě
a. IS CROSEUS® kopírovat, prodávat, poskytovat podlicence, distribuovat, přenášet, měnit, přizpůsobovat, překládat, dekompilovat, převádět ze strojového kódu,
b. připravovat IS XXXXXXX® odvozená díla nebo se jinak pokoušet z něj odvodit zdrojový kód;
c. podnikat činnost vedoucí k obcházení či maření pravidel bezpečnosti a používání obsahu, která byla poskytnuta, nasazena nebo vynucena jakoukoli funkcí obsaženou v IS CROSEUS®;
d. využívat IS CROSEUS® ani měnit žádné doložky o autorských právech společnosti DYNATECH s.r.o., ochranné známky nebo jiné doložky o vlastnických právech připojené k IS CROSEUS®, obsažené v softwaru nebo zpřístupněné pomocí softwaru.
3. Objednatel je povinen předat Poskytovateli veškeré věci a/nebo informace potřebné k zajištění služeb implementace IS CROSEUS®, o které byl požádán, a to ve lhůtě uvedené v žádosti. Jestliže bude Objednatel v prodlení se splněním své povinnosti předat Poskytovateli věci a/nebo informace podle tohoto odstavce smlouvy po dobu delší než tři měsíce, je Poskytovatel oprávněn od této smlouvy odstoupit písemným oznámením doručeným Objednateli. Poskytovatel má v takovém případě právo na přiměřenou část ceny služeb implementace IS CROSEUS®. Jestliže je pro řádné poskytnutí služeb implementace IS CROSEUS® podle této smlouvy zapotřebí součinnosti třetí osoby a/nebo je součástí implementace IS CROSEUS® integrace softwarového či jiného obdobného produktu třetí osoby s IS CROSEUS®, je Objednatel povinen na své náklady zajistit součinnost takové třetí osoby v termínech a v rozsahu požadovaném Poskytovatelem. Jestliže bude Objednatel v prodlení se zajištěním požadované součinností třetí osoby a/nebo bude třetí osoba v prodlení s poskytováním součinnosti v požadovaném rozsahu po dobu delší než tři měsíce, je
Poskytovatel oprávněn od této smlouvy odstoupit písemným oznámením doručeným Objednateli. Poskytovatel má v takovém případě právo na přiměřenou část ceny služeb implementace IS CROSEUS®.
4. Objednatel je povinen používat IS CROSEUS® v souladu s podmínkami stanovenými v uživatelské, metodické, či technické dokumentaci a touto smlouvou.
Čl. VII.
Odpovědnost za škodu
1. Poskytovatel neodpovídá za škodu vzniklou nesprávným provozováním IS CROSEUS® v rozporu
uživatelskou či technickou dokumentací a podmínkami této smlouvy.
2. Každá ze smluvních stran nese odpovědnost za způsobenou škodu v rámci platných právních předpisů a této Smlouvy. Obě strany se zavazují vyvíjet maximální úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod.
3. Žádná ze stran neodpovídá za škodu, která vznikla v důsledku neúplného, věcně nesprávného nebo jinak chybného zadání, které obdržela od druhé strany. Žádná ze smluvních stran není odpovědná za nesplnění svého závazku v důsledku prodlení druhé smluvní strany nebo v důsledku nastalých okolností vylučujících odpovědnost.
4. Smluvní strany se zavazují upozornit druhou smluvní stranu bez zbytečného odkladu na vzniklé okolnosti vylučující odpovědnost bránící řádnému plnění této smlouvy. Smluvní strany se zavazují vyvíjet maximální úsilí k odvrácení a překonání okolností vylučujících odpovědnost.
5. Jestliže Smluvní strana poruší povinnosti v oblasti GDPR, je protistrana oprávněna požadovat úhradu smluvní pokuty ve výši 1.000, - Kč bez DPH za každé zjištěné porušení.
Čl. VIII.
Sankce
1. Jestliže se dostane Poskytovatel do prodlení s poskytováním služeb dle této smlouvy, je Objednatel oprávněn požadovat úhradu smluvní pokuty ve výši 0,05 % z odměny podle čl. V této smlouvy za každý den prodlení.
2. Jestliže se dostane Objednatel do prodlení se splněním své povinnosti zaplatit fakturu podle čl. V této smlouvy řádně (tj. v plné výši) a v uvedeném termínu splatnosti, je povinen zaplatit Poskytovateli smluvní pokutu ve výši 0,05 % z celkové částky uvedené na příslušné faktuře za každý den prodlení.
3. Ustanovení dle tohoto článku se vztahují na každý jednotlivý případ porušení.
4. Ustanovením o smluvní pokutě není dotčeno právo na náhradu škody.
Čl. IX
Ochrana důvěrných a osobních informací (GDPR)
1. Smluvní strany sjednávají, že za důvěrné informace se považují veškeré informace o skutečnostech týkajících se smluvních stran a jejich činnosti, jejichž zveřejnění by se mohlo závažným způsobem dotknout jejich zájmů nebo jejich dobrého jména, získané v souvislosti s plněním Smlouvy v jakékoli formě, s výjimkou informací všeobecně známých. Za důvěrné informace se považují i veškeré obchodní a technické informace, které byly jednou ze smluvních stran sděleny jiné smluvní straně a jsou předmětem obchodního tajemství.
2. Obě smluvní strany se zavazují, že budou zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích, o nichž se dozví v souvislosti s plněním Smlouvy, a to po skončení účinnosti Smlouvy, pokud se důvěrné informace nestanou veřejně známými bez zavinění některé ze smluvních stran.
3. Smluvní strany se zavazují, že důvěrné informace nepoužijí k jiným účelům než k plnění dle Xxxxxxx a v souladu s právními předpisy a že budou zajišťovat jejich ochranu přiměřeným způsobem. V případě, že Poskytovatel využije k realizaci plnění Smlouvy třetí stranu, odpovídá za takové plnění, jako by plnil sám.
4. Poskytovatel má pro účely ochrany osobních údajů postavení zpracovatele ve smyslu ustanovení čl. 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Poskytovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu nezbytně nutném pro naplnění účelu této Smlouvy a v souladu s podmínkami zpracování osobních údajů, které tvoří Přílohu č. 7 této Smlouvy.
5. Smluvní strany se zavazují v rámci uzavřeného smluvního vztahu dodržovat Nařízení Evropského parlamentu o Rady {EU) 2016/679 ze dne 27.4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušeni směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR"). V případě porušení povinností vyplývajících z GDPR odpovídá za tato porušeni ta ze smluvních stran, jejímž jednáním či opomenutím k porušení GDPR došlo. Smluvní strany souhlasí s uvedením osobních údajů ve smlouvě tak, jak jsou tato ve smlouvě uvedena a prohlašují, že nakládání se smlouvou obsahuje osobní údaje bude odpovídat povinnostem vyplývajícím z GDPR.
X.
Ostatní ustanovení
1. Práva a povinnosti smluvních stran v této smlouvě neupravená a z této smlouvy vyplývající se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Není-li takových ustanovení, posoudí se taková práva nebo povinnosti dle principů spravedlnosti a zásad, na nichž spočívá zákon č. 89/2012 Sb.
2. Nastanou-li u některé ze smluvních stran skutečnosti bránící řádnému plnění této smlouvy je povinna to ihned bez zbytečného odkladu oznámit druhé smluvní straně a vyvolat jednání zástupců oprávněných k podpisu smlouvy, jinak se těchto skutečností nemůže dovolávat.
3. Jakákoliv oznámení ve smyslu ustanovení této smlouvy, která má předat jedna smluvní strana druhé, mohou být předána osobně, datovou schránkou, nebo zaslána doporučeně poštou. Doručovací adresy jsou uvedeny v záhlaví této smlouvy. Změna adresy musí být neprodleně písemně oznámena druhé smluvní straně.
4. Smlouva může být měněna jen písemnými po řadě číslovanými dodatky, podepsanými oprávněnými zástupci pro smluvní záležitosti.
5. V případě, že jakékoli ustanovení této smlouvy je nebo se stane, ať již z části nebo zcela neplatným, platnost zbylých ustanovení a celé této smlouvy tím nebude nijak dotčena. Neplatná ustanovení nahradí smluvní strany platnými, jež budou nejblíže odpovídat úmyslu sledovanému smluvními stranami.
6. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv dle § 6 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb. o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). Uveřejnění v registru smluv provede Poskytovatel.
7. Tato smlouva byla sepsána podle pravé a svobodné vůle, ve 2 vyhotoveních, z nichž jedno obdrží
Objednatel a jedno Poskytovatel.
Seznam příloh:
Příloha č. 1 Služba vedení finančního účetnictví Příloha č. 2 Harmonogram realizace
Příloha č. 3 Ochrana osobních údajů
V Brně, dne ………………… ………………………………… Poskytovatel: DYNATECH s.r.o. Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxx Jednatel společnosti | Ve Čelákovicích dne ………………….. ......…….……………….……… Objednatel: Gymnázium Čelákovice Xxxxxxx Xxxxxxxxx Ředitelka |
Příloha č. 1 Služba vedení finančního účetnictví
Nezbytná součinnost Objednatele pro řádné poskytování služby:
• Řádný výkon Řídící kontroly všech finančních a majetkových operací prostřednictvím IS CROSEUS Cloud dle právní regulace, metodických pokynů a stanovisek CHJ MF a metodických pokynů Poskytovatele;
• Vedení majetkové agendy a předávání všech podkladů nezbytných pro zaúčtování prostřednictvím
IS CROSEUS Cloud;
• Vedení mzdové (platové) agendy a předávání všech podkladů nezbytných pro zaúčtování prostřednictvím IS CROSEUS Cloud;
• Realizace všech hotovostních operací schválených řídící kontrolou prostřednictvím IS CROSEUS Cloud modul Platby;
• Realizace všech bezhotovostních operací prostřednictvím IS CROSEUS Cloud modul Platby.
• Průběžná kontrola realizovaných hotovostních a bezhotovostních operací prostřednictvím IS CROSEUS Cloud – doklad „Párování platebních transakcí“.
Příloha č. 2 Harmonogram realizace
V rámci poskytování služby budou zaúčtovány všechny účetní případy schválené řídící kontrolou
s datumem uskutečnění plnění od 1.10.2024
Příloha č. 3 Podmínky zpracování osobních údajů (GDPR)
Objednatel dále pro účely této přílohy označovaný jako „Správce“ a Poskytovatel dále pro účely této přílohy označovaný jako „Zpracovatel“ se v souladu s čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále také jako „Nařízení“) dohodli na následujících podmínkách zpracování osobních údajů při plnění této Smlouvy:
1. ÚČEL A PŘEDMĚT TĚCHTO PODMÍNEK ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.1. Plnění předmětu Smlouvy, jejíž přílohou jsou tyto podmínky zpracování osobních údajů, zahrnuje činnosti, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů Zpracovatelem pro Správce („dále také jako „Osobní údaje“).
2.1. Tyto podmínky zpracování osobních údajů vymezují vzájemná práva a povinnosti při zpracování Osobních údajů, ke kterému dochází v důsledku výkonu činností vymezených ve Smlouvě a v těchto podmínkách zpracování osobních údajů („dále také jako „Zpracování“).
3.1. Zpracovatel prohlašuje, že je schopen řádně a včas splnit Xxxxxxx při zachování všech svých povinností podle těchto podmínek zpracování osobních údajů a při zajištění úplného souladu Zpracování s právními předpisy, zejména s Nařízením. Tyto podmínky zpracování osobních údajů nijak neomezují povinnosti nebo odpovědnost Zpracovatele podle Xxxxxxx a Zpracovatel se těchto podmínek zpracování osobních údajů nemůže dovolávat, aby omezil svoji odpovědnost za řádné a včasné splnění Smlouvy. Za plnění těchto podmínek zpracování osobních
údajů nenáleží Zpracovateli odměna, neboť plnění těchto povinností bylo zohledněno při sjednání odměny podle Xxxxxxx.
2. VYMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ
1.1. V souladu s účelem těchto podmínek zpracování osobních údajů se Smluvní strany dohodly na následujícím vymezení Zpracování Zpracovatelem:
Předmět a doba trvání Zpracování: | Osobní údaje jsou uchovávány k předmětu plnění smlouvy po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování a po dobu nezbytné archivace. |
Povaha Zpracování: | Schvalování dokladů vymezené řídící kontrolou |
Účel Zpracování: | Ochrana a zabezpečení dat včetně osobních údajů |
Typ Osobních údajů: | Všechny včetně citlivých |
Kategorie subjektů Osobních údajů: | Zaměstnanci Správce; smluvní partneři Správce – fyzické osoby |
3. PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
1.1. Zpracovatel se zavazuje zpracovávat Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce a pro výše uvedený účel. Za doložené pokyny Správce se považují veškeré pokyny předané Správcem Zpracovateli v souladu s čl. 4 těchto podmínek zpracování osobních údajů, ledaže by se Smluvní strany ve vztahu k jednotlivým pokynům dohodly jinak.
2.1. Zpracovatel se zavazuje vykonat doložené pokyny Správce ve lhůtě stanovené v pokynu podle čl. 4 těchto podmínek zpracování osobních údajů, ledaže by se Smluvní strany následně ve vztahu k jednotlivým pokynům dohodly jinak.
3.1. Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností Zpracovatel výslovně bere na vědomí, že není oprávněn ve vztahu k Osobním údajům určovat účely jejich zpracování a není oprávněn zpracovávat Osobní údaje nad rámec vymezený v těchto podmínkách zpracování osobních údajů. Prostředky Zpracování je Zpracovatel oprávněn určovat pouze v míře, ve které nejsou stanoveny těmito podmínkami zpracování osobních údajů a/nebo pokyny Správce, a to přiměřeně s ohledem na povahu Zpracování a v žádném případě tak, aby bylo Zpracování v rozporu s těmito podmínkami zpracování osobních údajů a/nebo pokyny Správce. Zpracovatel bere výslovně na vědomí, že v případě porušení tohoto ujednání bude Zpracovatel považován za správce Osobních údajů se všemi důsledky z toho plynoucími, zejména důsledky plynoucími z Nařízení.
4.1. Zpracovatel informuje neprodleně Správce v případě, že podle jeho názoru určitý pokyn Správce porušuje tyto podmínky zpracování osobních údajů nebo právní předpis, zejména právní předpis týkající se ochrany osobních údajů.
5.1. Zpracovatel se zavazuje zohledňovat pravidelně při plnění svých povinností dle těchto podmínek zpracování osobních údajů, zejména pak při stanovování technických
a organizačních opatření na ochranu Osobních údajů, povahu Zpracování. Při
určování povahy Zpracování Zpracovatel zohlední zejména rozsah a kategorie zpracovávaných Osobních údajů, postavení subjektů Osobních údajů, kontext Zpracování a z toho plynoucí rizika pro práva a svobody fyzických osob.
6.1. Zpracovatel se zavazuje zajistit, že veškeré osoby oprávněné jeho jménem zpracovávat Osobní údaje budou před tím, než jim budou Osobní údaje zpřístupněny, zavázány k mlčenlivosti ve vztahu ke zpracování Osobních údajů a s ohledem na veškeré zpracovávané Osobní údaje, ledaže by se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti minimálně ve stejném rozsahu.
7.1. Zpracovatel se zavazuje poskytnout Správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti Zpracovatele stanovené v těchto podmínkách zpracování osobních údajů. Zpracovatel umožní Správci nebo jiné osobě, kterou Správce pověřil („dále také jako „Pověřený auditor“), provádět audity na zpracování Osobních údajů, včetně inspekcí, a k těmto auditům přispěje tak, aby mohl Správce a/nebo Pověřený auditor plně ověřit soulad Zpracovatele s jeho povinnostmi vyplývajícími z těchto podmínek zpracování osobních údajů, Nařízení a/nebo z jiných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. Správce a Zpracovatel se dohodli na následujících podmínkách poskytování informací a součinnosti při auditech Zpracovatelem:
a) Zpracovatel se zavazuje poskytovat informace vyžádané Správcem bez zbytečného odkladu, nejpozději do 3 dnů od doručení žádosti Správce, a ve stejné lhůtě také odpovídat na dodatečné dotazy a poskytovat dodatečně vyžádaná upřesnění či podklady;
b) Zpracovatel se zavazuje vést evidenci o informacích, které poskytuje Správci, minimálně v následujícím rozsahu: datum doručení žádosti Správce, identifikace osob, které se na zpracování odpovědi pro Správce podílely, přesné znění, resp. kopie, a datum odeslání odpovědi poskytnuté Správci;
c) Komunikace mezi Zpracovatelem a Správcem ve věci poskytování informací a sjednávání auditů probíhá způsobem dle čl. 4 těchto podmínek zpracování osobních údajů, neurčí-li Správce v konkrétním případě jinak;
d) Správce může provádět audity u Zpracovatele jednou ročně, nebo častěji, pokud to Správce shledá opodstatněným, zejména v případě podezření na porušení povinností Zpracovatele dle těchto podmínek zpracování osobních údajů;
e) Zpracovatel se zavazuje poskytnout Správci při provádění auditu veškerou potřebnou součinnost, zejména poskytnout odpovídající prostory a kancelářskou techniku a podporu, určit primární kontaktní osobu, na kterou se Správce bude moci ve věci auditu obracet, a zajistit dostupnost zástupců Zpracovatele;
f) Veškeré náklady, které v souvislosti s prováděním auditu vzniknou Zpracovateli, nese
Zpracovatel; a
g) Zpracovatel se zavazuje komunikovat a poskytovat součinnost při provádění auditu Pověřeným auditorem ve stejném rozsahu a za stejných podmínek jako v případě, že audit provádí Správce.
8.1. Zpracovatel se dále zavazuje být Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle obecných předpisů týkajících se ochrany osobních údajů, a to při zohlednění povahy Zpracování a informací, jež má Zpracovatel k dispozici, a to zejména následovně:
a) přijetím odpovídajících technických a organizačních opatření dle odst. 3.10 těchto podmínek zpracování osobních údajů;
b) přijetím odpovídajících interních procesů k ohlášení porušení zabezpečení Osobních údajů dle článku 3.11 těchto podmínek zpracování osobních údajů;
c) poskytnutím veškeré potřebné součinnosti, informací a podkladů, které bude Správce odůvodněně požadovat v souvislosti s vypracováním posouzení vlivu zamýšlených operací Zpracování na ochranu Osobních údajů dle čl. 35 Nařízení a s konzultací s dozorovým úřadem dle čl. 36 Nařízení, aktivní spoluprací se Správcem při komunikaci s dozorovým úřadem, přičemž jakákoliv přímá komunikace Zpracovatele s dozorovým úřadem týkající se Zpracování musí být předem odsouhlasena Správcem.
9.1. Zpracovatel je povinen bezodkladně informovat Správce také o jakýchkoliv okolnostech významných pro plnění povinností Zpracovatele stanovených těmito podmínkami zpracování osobních údajů, například o plánovaném zavádění nového informačního systému užívaného ke Zpracování či jiných změnách v interních procesech týkajících se Zpracování, plánované odstávce systémů či počítačové techniky nebo nedostupnosti kontaktní osoby Zpracovatele. Odst. 3.10.4 těchto podmínek zpracování osobních údajů není tímto ujednáním dotčen.
10.1. Technická a organizační opatření
1.10.1. Zpracovatel se při Zpracování Osobních údajů zavazuje přijmout taková technická
a organizační opatření, aby zajistil soulad Zpracování s těmito Podmínkami zpracování osobních údajů a s obecnými předpisy týkajícími se ochrany osobních údajů, zejména tak, aby s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům Zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku.
2.10.1. Zpracovatel se v každém případě zavazuje přijmout minimálně následující technická a organizační opatření:
a) Řízení přístupů k Osobním údajům – Zpracovatel se zavazuje přijmout taková opatření, která zabezpečí, že k Osobním údajům budou moci přistupovat pouze oprávnění uživatelé a tito uživatelé budou mít přístup pouze k okruhu Osobních údajů v jejich kompetenci; uvedené se Zpracovatel zavazuje zabezpečit zejména následujícími opatřeními:
- systém autorizovaných uživatelů;
- používání hesel pro přístup do systémů;
- systém automatického odhlašování;
- systém rozdílných profilů a přístupových dle oprávnění jednotlivých uživatelů;
- šifrování;
- používání bezpečných nosičů.
b) Kontrola přenosu Osobních údajů – Zpracovatel se zavazuje přijmout taková opatření, která zabezpečí, že Osobní údaje nebudou moct být čteny, kopírovány, pozměňovány či mazány v průběhu jejich přenosu, přepravy či skladování – uvedené se Zpracovatel zavazuje zabezpečit zejména následujícími opatřeními:
- systém bezpečné přepravy – používání bezpečného hardwarového zařízení, přepravního prostředku a zapojení způsobilých a proškolených zaměstnanců;
- šifrování.
c) Logování – používání systémů, které umožní jednoznačně a kdykoli, i zpětně, identifikovat, které osoby k jednotlivým Osobním údajům přistoupily, kým, kdy a jak byly jednotlivé Osobní
údaje změněny či kdy a kým byly jednotlivé Osobní údaje smazány – uvedené Zpracovatel zabezpečí používáním systémů, do kterých se jednotliví uživatelé přihlašují a které umožňují exportovat příslušné reporty.
d) Vnitřní audit – pravidelným vyhodnocováním plnění povinností Zpracovatele dle těchto podmínek zpracování osobních údajů; Zpracovatel se zavazuje provést vyhodnocování minimálně jednou ročně, umožnit Správci účastnit se průběhu vyhodnocování o výsledcích vyhodnocení vypracovat písemnou zprávu a tuto zpřístupnit Správci.
e) Školení – pravidelným školením zaměstnanců Zpracovatele na téma ochrany osobních údajů.
f) Vnitřní předpis – Zpracovatel se zavazuje mít vnitřní předpis závazný pro veškeré osoby oprávněné jeho jménem zpracovávat Osobní údaje, který stanoví pravidla standardní v souladu s Nařízením.
3.10.1. Zpracovatel bude nápomocen Správci a poskytne Správci veškerou potřebnou a bezodkladnou součinnost pro splnění Správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů.
4.10.1. Zpracovatel není oprávněn měnit technická a organizační opatření uvedená v čl. 3.10.2 těchto podmínek zpracování osobních údajů bez předchozího písemného souhlasu Správce. Za souhlas Správce dle předchozí věty se považuje pokyn předaný Správcem Zpracovateli v souladu s čl. 4 těchto Podmínek zpracování osobních údajů, ledaže by se Strany ve vztahu k jednotlivým změnám dohodly jinak.
11.1. Porušení zabezpečení Osobních údajů
1.10.1. Zpracovatel ohlásí Správci jakékoliv porušení zabezpečení Osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 24 hodin od okamžiku, kdy se o porušení zabezpečení Osobních údajů dozví.
2.10.1. Ohlášení porušení zabezpečení bude učiněno písemně (e-mailem) a to v souladu s pravidly pro komunikaci dle čl. 4 těchto podmínek zpracování osobních údajů. Jakékoliv ohlášení porušení zabezpečení Osobních údajů učiněné dle těchto podmínek zpracování osobních údajů musí obsahovat alespoň následující informace:
a) datum porušení zabezpečení, pokud je známo;
b) datum zjištění porušení;
c) datum ohlášení Správci;
d) povahu porušení;
e) příčinu porušení, pokud je známa;
f) přibližný počet dotčených subjektů, pokud je znám;
g) kategorii dotčených subjektů;
h) přibližné množství dotčených záznamů Osobních údajů, pokud je známo;
i) popis pravděpodobných důsledků porušení; a
j) popis přijatých opatření nebo opatření navržených k přijetí s cílem vyřešit předmětné porušení.
3.10.1. Ve smyslu odst. 3.10.1 těchto podmínek zpracování osobních údajů tímto Zpracovatel prohlašuje, že má ke dni podpisu Smlouvy zavedena odpovídající technická a organizační opatření k zajištění včasné identifikace a ohlášení porušení zabezpečení Osobních údajů. Tato opatření se Zpracovatel výslovně zavazuje mít zavedena po celou dobu trvání Smlouvy i těchto podmínek zpracování osobních údajů o a jejich
zavedení se Zpracovatel výslovně zavazuje kdykoliv na žádost Správce doložit ve smyslu čl. 3.7 těchto Podmínek zpracování osobních údajů.
12.1. Zapojení dalších zpracovatelů
1.10.1. Zpracovatel se zavazuje dodržovat podmínky zapojení dalšího zpracovatele do Zpracování, jak jsou uvedeny dále v tomto článku.
2.10.1. Pokud Zpracovatel zapojí dalšího zpracovatele, aby jménem Xxxxxxx provedl určité činnosti Zpracování, uloží tomuto dalšímu zpracovateli stejné povinnosti na ochranu Osobních údajů, jaké jsou dohodnuty mezi Správcem a Zpracovatelem. Jedná se zejména o poskytnutí dostatečných záruk zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování Osobních údajů splňovalo požadavky právních předpisů a pravidla a podmínky Zpracování, které se Strany zavázaly dodržovat. Zpracovatel se zavazuje splnění těchto podmínek u dalších zpracovatelů pravidelně vyhodnocovat a z vyhodnocení vypracovat písemné zprávy, které na žádost zpřístupní Správci.
13.1. Předání Osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím
1.10.1. Zpracovatel může předat Osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní
organizaci pouze:
k) na základě pokynů Správce dle čl. 4 těchto podmínek zpracování osobních údajů, nebo
l) pokud Zpracovateli toto předání ukládají právní předpisy, které se na Zpracovatele vztahují, přičemž v takovém případě Zpracovatel Správce informuje o takovém právním požadavku před zpracováním, ledaže by právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu.
K jakémukoli předání do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím dle tohoto článku může dále dojít pouze tehdy, splní-li Zpracovatel podmínky stanovené pro takové předání v kapitole V Nařízení.
2.10.1. Smluvní strany výslovně potvrzují, že při uzavření Smlouvy není vydán žádný pokyn Správce, který by Zpracovatele opravňoval předávat Osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím.
4. KOMUNIKACE STRAN
1.1. Smluvní strany se dohodly, že ve věcech týkajících se těchto podmínek zpracování osobních údajů, které mají vliv na práva a povinnosti Smluvních stran vyplývající z těchto podmínek zpracování osobních údajů, budou komunikovat formou emailů, a to prostřednictvím dále uvedených emailových adres osob oprávněných zastupovat Strany.
2.1. Osoby oprávněné zastupovat Smluvní strany ve věcech souvisejících s těmito podmínkami zpracování osobních údajů jsou:
Kontaktní osoba Správce:
Kontaktní osoba Správce: [Doplní Objednatel]
emailová adresa: [Doplní Objednatel] telefonní číslo: [Doplní Objednatel] Kontaktní osoba Zpracovatele:
jméno, příjmení, pozice: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxx, jednatel
emailová adresa: xxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xx
telefonní číslo: 00420 608 828 800
Změna údajů týkající se kontaktní osoby Smluvní strany je možná pouze po písemném oznámení změny s uvedením data účinnosti takové změny. Datum účinnosti může nastat nejdříve uplynutím 10. dne od doručení oznámení druhé Smluvní straně.
5. ODPOVĚDNOST
1.1. Zpracovatel se zavazuje nahradit Správci veškerou újmu způsobenou porušením těchto podmínek zpracování osobních údajů. Zpracovatel se zavazuje zejména odškodnit Správce za jakékoli Správci vzniklé náklady, výdaje nebo sankce, které mu vznikly nebo byly uloženy jakýmkoli úřadem či soudem, včetně s tím souvisejících nákladů a výdajů právního zastoupení ve sporech spojených s porušením ochrany osobních údajů, pokud je takovéto porušení způsobeno Zpracovatelem nebo je mu přičitatelné na základě pochybení osoby zpracovávající osobní údaje jménem Zpracovatele nebo na základě těchto podmínek zpracování osobních údajů.
6. PORUŠENÍ A DOBA ZÁVAZNOSTI PODMÍNEK ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.1. Pokud Zpracovatel pokračuje z jakéhokoli důvodu ve zpracování osobních údajů nebo výsledků tohoto zpracování i po skončení existence smluvního vztahu dle Smlouvy, zůstávají tyto podmínky zpracování osobních údajů ve vztahu k těmto činnostem Zpracovatele v účinnosti. Tyto podmínky zpracování osobních údajů pozbývají platnosti teprve v okamžiku, kdy dojde k úplnému ukončení zpracování jakýchkoli Osobních údajů nebo výsledků zpracování získaných Zpracovatelem v souvislosti se Smlouvou, ne však dříve než tehdy, kdy o takovém ukončení zpracování Zpracovatel písemně Správce informuje.
2.1. V případě důvodného podezření Správce na jakékoliv porušení těchto podmínek zpracování osobních údajů Zpracovatelem je Správce oprávněn požadovat po Zpracovateli přiměřené omezení zpracování Osobních údajů, a to do doby, než bude porušení odstraněno, případně než nedojde ke shodě Smluvních stran o tom, že k porušení povinností Zpracovatele nedošlo. Zpracovatel omezí Zpracování:
a) neprodleně po tom, co mu bude doručena výzva Správce k omezení Zpracování, a
b) v rozsahu a způsobem uvedeným ve výzvě Správce k omezení Zpracování.
3.1. V případě podstatného porušení těchto podmínek zpracování osobních údajů ze strany Zpracovatele je Správce oprávněn ukončit Smlouvu, a to doručením písemného odstoupení Zpracovateli. Za podstatné porušení Xxxxxxx se považuje vedle porušení ve Smlouvě uvedených též porušení jakékoliv povinnosti stanovené v následujících článcích těchto podmínek zpracování osobních údajů: 3.1., 3.6., 3.7.a, 3.7.b, 3.7.e, 3.8.a, 3.8.b, 3.11., 3.12. a 3.13. Odstoupením od Xxxxxxx nejsou dotčena ta ujednání těchto podmínek zpracování osobních údajů, která mají ze své povahy a smyslu mezi Smluvními stranami platit i nadále, ani jakékoli nároky Správce, které vznikly před ukončením Smlouvy.
4.1. Zpracovatel všechny Osobní údaje vrátí Správci bezodkladně po ukončení Smlouvy, ledaže by ve vztahu k příslušným Osobním údajům Správce stanovil jinak nebo v případě, že právní předpisy po Zpracovateli požadují archivaci předmětných Osobních údajů. Zpracovatel vymaže Xxxxxx údaje a zničí existující kopie Osobních údajů bezodkladně poté, co bude Zpracovateli doručeno potvrzení Správce o
obdržení vrácených Osobních údajů a výslovný pokyn Správce k výmazu Osobních údajů, resp. zničení existujících kopií Osobních údajů.
7. ZÁVĚREČNÁ UJEDNÁNÍ
1.1. Není-li v těchto podmínkách zpracování osobních údajů stanoveno jinak, mají pojmy uvedené v těchto podmínkách zpracování osobních údajů význam jim určený Smlouvou nebo obecnými právními předpisy týkajícími se ochrany osobních údajů, zejména Nařízením.