Smlouva o poskytování a správě zaměstnaneckých výhod „Cafeteria systém“

Smlouva o poskytování a správě zaměstnaneckých výhod „Cafeteria systém“

Uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku v souladu s ustanovením § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník“).

Číslo smlouvy objednatele: DOD20220105

Číslo smlouvy poskytovatele: ………………

Název firmy

se sídlem: …………………………………………………

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u ………… soudu v ………, oddíl……, vložka ……

zastoupená: …………………………………………………

e-mail: …………………………………………………

tel. kontakt: …………………………………………………

IČ: …………………………………………………

DIČ: …..……………………………………………..

Bankovní spojení: …………………………………………..……..

číslo účtu: …………………………………………..……..

dále jako zhotovitel, poskytovatel

a

Dopravní podnik Ostrava a.s.

se sídlem: Xxxxxxxxxxx 000/0, Xxxxxxx x Xxxxxxxx Xxxxxxx, PSČ: 702 00,

Společnost zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 1104

zastoupená: Xxx. Xxx Xxxx, personální ředitel

e-mail: Xxx.Xxxx@xxx.xx

tel. kontakt: x000 000 000 000

osoba pověřená jednat za správu a administrativu:

jméno: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx

e-mail: Xxxxxx.Xxxxxxxxx@xxx.xx

tel. kontakt: 00 000 0000, x000 000 000 000

IČ: 000 00 000

DIČ: CZ61974757

Bankovní spojení: Komerční banka a.s., hlavní pobočka Ostrava

Číslo účtu: 5708761/0100

dále jako objednatel, uživatel

Objednatel rozhodl o uzavření této smlouvy dle výsledku zadávacího řízení o veřejné zakázce malého rozsahu pod evidenčním číslem NR-26-22-PŘ-Ta.

1. Předmět smlouvy

1. Předmětem smlouvy je závazek zhotovitele provést dílo na poskytování uceleného benefitního systému v oblasti kultury, sportu, rekreace, zdraví a vzdělávání, implementovat a spustit tzv. „Cafeteria systém“, který slouží pro nepeněžité odměňování zaměstnanců objednatele dle požadavků a specifikace objednatelem, který se zavazuje řádně provedené a dohodnutým způsobem předané dílo převzít a zaplatit cenu sjednanou touto smlouvou. Současně předmětem smlouvy je úprava práv a povinností smluvních stran při zpracování osobních údajů poskytnutých objednatelem nebo vzniklých v rámci poskytování plnění, které zajišťuje zhotovitel.

2. Účelem této smlouvy je dohoda o podmínkách, za kterých budou smluvní strany spolupracovat, tedy zejména o podmínkách, za kterých bude Cafeteria systém vytvořen, implementován a spuštěn u objednatele.

3. Smluvní strany se dohodly na tom, že jejich závazkový vztah se bude řídit touto smlouvou a ve věcech neupravených touto smlouvou příslušnými ustanoveními občanského zákoníku, zák. č. 89/2012 Sb. ve znění pozdějších předpisů, ustanoveními o smlouvě dílo dle § 2586 a následujícími a dalšími platnými právními předpisy vztahujícími se k provedení díla.

4. Plnění zhotovitele zahrnuje poskytování komplexní služby Cafeterie systému, na základě požadavků popsaných v příloze č. 4 této smlouvy – Specifikace plnění. Xxxxxxxxxx je povinen provést dílo vlastním jménem, na vlastní odpovědnost a na své nebezpečí. Zhotovitel je oprávněn zvolit si způsob provedení díla tak, aby bylo v souladu se zadávací dokumentací veřejné zakázky a požadavky jednotlivých plnění. Věci potřebné k provedení díla je povinen opatřit zhotovitel.

5. Xxxxxxxxxx provádí dílo sám, nebo prostřednictvím třetích osob. Za činnosti prováděné třetími osobami (subdodavateli) odpovídá vždy Zhotovitel, jako by prováděl dílo sám.

6. Zhotovitel prohlašuje a ke smlouvě připojenými doklady ve shodě se zadávacím řízením o veřejné zakázce prokazuje, že je odborně způsobilý k provedení díla, které je předmětem smlouvy.

7. Předmětem plnění je také provedení úvodního školení zaměstnanců objednatele před akceptací provedeného díla, které zhotovitel provede na své náklady. Školení bude provedeno v prostorách objednatele.

2. Distribuce a doručení benefitních karet

1. Distribuce objednaných benefitních karet,

1. Benefitní karta vydána na jméno pro konkrétního zaměstnance:

• benefitní kartu si bude zaměstnanec prostřednictvím osobního účtu Cafeteria systému objednávat sám na základě své objednávky, kde bude uvedena identifikace zaměstnance (jméno, příjmení, osobní číslo),

• benefitní karta bude obsahovat (jméno, příjmení, osobní číslo a logo společnosti Dopravního podniku Ostrava a.s.),

• benefitní kartu si zaměstnanec může stáhnout do aplikace, eventuálně vytisknout,

2. Benefitní karta vydána bez jména:

• benefitní kartu bude objednávat objednatel prostřednictvím objednávky e-mailem na adresu ……………….. zhotovitele,

• benefitní karta bude obsahovat logo společnosti Dopravního podniku Ostrava a.s.,

• objednané benefitní karty budou doručeny na adresu objednatele, a to do 10 pracovních dnů od zaslání objednávky,

• způsob doručení neaktivované benefitní karty: v zalepené obálce s uvedeným jménem hlavního administrátora objednatele, a to doporučeně,

• fakturace za vydání benefitních karet se řídí uzavřenou smlouvou a ceníkem.

3. Správa Benefitů a úprava a rozvoj cafeteria systému

1. Celková správa benefitů je samostatně nastavena v IS Cafeteria, včetně podrobného seznamu benefitů, které jsou konkrétnímu objednateli (či jednotlivým zaměstnancům) k dispozici.

2. Úprava a rozvoj systému zohledňující individuální potřeby objednatele nad rámec základní implementace bude řešen na základě smluvního ujednání mezi stranami dodatkem ke smlouvě.

4. Místo plnění

1. Vzhledem k charakteru poskytovaných služeb je místem plnění adresa/sídlo objednatele. Avšak zhotovitel může činnosti, které přímo nevyžadují fyzickou přítomnost zhotovitele v sídle objednatele, provádět odkudkoliv na území Evropské unie.

2. Zhotovitel zajistí dostupnost poskytovaných služeb „Cafeteria systému“ u poskytovatelů dle jeho nabídky, včetně plnění realizovaného prostřednictvím elektronického poskytování služeb.

5. Doba plnění

1. Práce na realizaci předmětu smlouvy budou započaty ihned po podpisu této smlouvy.

2. Předání plně funkčního systému „Cafeteria systému“ objednateli bude provedeno zhotovitelem nejpozději do 40 dnů od účinnosti smlouvy.

3. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou.

6. Ukončení smluvního vztahu

1. Tento smluvní vztah může být ukončen dohodou. Dohoda o ukončení smluvního vztahu musí být podepsána osobami oprávněnými k podpisu smluvních ujednání.

2. Tento smluvní vztah může být také ukončen písemným odstoupením jedné nebo druhé smluvní strany v případě, že dojde k podstatnému porušení smlouvy. Za podstatné porušení této smlouvy smluvní strany považují zejména opakované porušení povinností Zhotovitele stanovené v ustanoveních čl. I. a servisní smlouvy, která tvoří přílohu č. 2 této smlouvy, kdy Xxxxxxxxxx neprovedl nápravu ani ve lhůtě jemu Objednatelem dodatečně poskytnuté, nebo pokud je Objednatel opakovaně v prodlení s úhradou jeho závazků vůči Zhotoviteli.

3. V písemném odstoupení od smlouvy musí odstupující smluvní strana uvést, v čem spatřuje důvod odstoupení od smlouvy, a připojit k tomuto úkonu doklady prokazující tvrzené důvody.

4. Po uplynutí 2 let od uzavření této smlouvy může objednatel i zhotovitel smluvní vztah ukončit písemnou výpovědí bez udání důvodu, a to s tříměsíční výpovědní dobou s tím, že výpovědní doba začíná plynout od prvního dne měsíce následujícího po dni doručení výpovědi druhé smluvní straně.

5. Ukončením smluvního vztahu není dotčeno právo na zaplacení smluvní pokuty a na náhradu škody.

7. Cena díla

1. Cena za jednotlivé služby a dodávky je stanovena v ceníku Cafeterie systému (příloha č. 1 smlouvy), který je nedílnou součástí této smlouvy.

2. K cenám bez DPH uvedeným v ceníku Cafeterie systému bude ke dni uskutečnění zdanitelného plnění účtována platná sazba DPH. Zhotovitel odpovídá za to, že sazba daně z přidané hodnoty bude stanovena v souladu s platnými právními předpisy.

3. Cena zahrnuje veškeré předpokládané náklady zhotovitele nutné k provedení požadované služby.

4. Součástí ceny jsou všechny náklady zhotovitele spojené s provedením díla (pracovní výkon, cestovné, použitá technika a nástroje apod.).

8. Platební podmínky

1. Zálohy nejsou sjednány.

2. Podkladem pro úhradu smluvní ceny je daňový doklad označený jako faktura (dále jen „faktura“), která bude mít platné náležitosti daňového dokladu, dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů:

1. obchodní firma, sídlo, příp. místo podnikání, IČ a DIČ zhotovitele,

2. název, sídlo IČ a DIČ objednatele, označení útvaru objednatele (úsek personální),

3. číslo a datum vystavení faktury.

3. Faktura musí kromě náležitostí stanovených platnými právními předpisy pro daňový doklad obsahovat i tyto údaje:

1. číslo smlouvy,

2. číslo objednávky,

3. lhůtu splatnosti faktury,

4. označení banky a číslo účtu, na který musí být zaplaceno,

5. označení osoby, která fakturu vyhotovila, vč. jejího podpisu a kontaktního telefonu.

4. Zhotovitel vystaví fakturu pravidelně každý měsíc nejpozději do 15. dne měsíce následujícího za poskytnuté služby v předchozím měsíci. Dnem uskutečnění zdanitelného plnění bude vždy poslední kalendářní den fakturovaného měsíce.

5. Faktura bude zpracována v souladu s vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu.

6. Nebude-li faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost, bude-li nesprávně vyúčtována cena nebo nesprávně uvedeno DPH, je objednatel oprávněn fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit druhé smluvní straně k provedení opravy. K vrácené faktuře uvede důvod vrácení. Xxxxxxxxxx provede opravu vystavením nové faktury. Od doby odeslání vadné faktury přestává běžet původní lhůta splatnosti. Celá lhůta splatnosti běží opět ode dne doručení nově vyhotovené faktury objednateli.

7. Objednatel je oprávněn provést kontrolu vyfakturovaných prací a činností. Poskytovatel je povinen oprávněným zástupcům objednatele provedení kontroly umožnit.

8. Poskytovatel doručí fakturu do 15. dne v měsíci objednateli elektronicky ve formátu pdf. a to na adresu xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx .

9. Strany se dohodly, že platba bude provedena na číslo účtu uvedené zhotovitelem. Za správnost údajů o svém účtu odpovídá zhotovitel. Bankovní účet, na který bude objednatelem placeno, musí být vždy bankovním účtem zhotovitele.

10. Povinnost zaplatit je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu objednatele.

9. Provádění díla

1. Zhotovitel je povinen provádět veškeré činnosti spojené s realizací předmětu díla tak, aby byl zajištěn plně funkční systém po celou dobu plnění smlouvy.

2. Zjistí-li zhotovitel při provádění díla skryté překážky bránící řádnému provedení díla, je povinen to bez odkladu oznámit objednateli a navrhnout mu další postup.

3. Zhotovitel je povinen uvést kontaktní osobu, která bude k dispozici min. pro telefonní kontakt, a to v pracovní dny v době od 07:00 do 16:00 hod.

Xxxxx a příjmení: ………………………………. (Pozn.: Doplní poskytovatel. Poté poznámku vymažte.)

Telefonní číslo: +420 ………………………… (Pozn.: Doplní poskytovatel. Poté poznámku vymažte.)

10. Zpracovávání osobních údajů

1. Objednatel jako správce osobních údajů shromažďuje a zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců. Poskytovatel je při nakládání s těmito osobními údaji v postavení zpracovatele osobních údajů ve smyslu ustanovení čl. 4 odst. 8 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení“).

2. V souvislosti s poskytováním zaměstnaneckých výhod prostřednictvím „Cafeteria systému“ dle této smlouvy budou ze strany objednatele předávány poskytovateli osobní údaje (identifikační, kontaktní) zaměstnanců objednatele, a to zejména v rozsahu:

• jméno, příjmení a osobní identifikační číslo zaměstnance objednatele.

3. Osobní údaje budou zhotovitelem zpracovávány výhradně za účelem plnění předmětu této smlouvy, zejména za účelem vytvoření osobního účtu zaměstnance v „Cafeteria systému“, nahrání přidělených bodů objednatelem a eventuální zřízení benefitní karty.

4. Poskytovatel se zavazuje zpracovávat osobní údaje v souladu s Nařízením, obecně závaznými právními předpisy a ustanoveními této smlouvy, a rovněž se zavazuje zpracovávat osobní údaje výhradně za účelem uvedeným v odst. 3 tohoto článku smlouvy a na základě doložených pokynů správce.

5. Poskytovatel nebude zpracovávat v pozici zpracovatele žádné osobní údaje zvláštních kategorií ve smyslu článku 9 Nařízení.

6. Poskytovatel se zavazuje uchovávat osobní údaje výhradně na technických prostředcích umístěných na území Evropské unie.

7. Osobní údaje konkrétního zaměstnance objednatele budou zpracovávány pouze po dobu poskytování předmětu smlouvy ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci objednatele. Po ukončení poskytování předmětu smlouvy ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci (např. zrušení vstupu do on-line cafeterie konkrétního zaměstnance objednatele), případně na základě sdělení objednatele, budou osobní údaje takovéhoto zaměstnance objednatele bezpečně zničeny (vymazány), pokud právo Evropské unie nebo členského státu nepožaduje uložení daných osobních údajů.

8. Poskytovatel je oprávněn zajistit zcela nebo z části plnění svých povinností podle smlouvy prostřednictvím třetích osob (dále jen „subdodavatelů“) pouze za předpokladu, že s těmito uzavře smlouvu, ve které zaváže subdodavatele k zajištění ochrany osobních údajů minimálně v rozsahu a míře stanovené touto smlouvou.

9. Poskytovatel se převedením svých povinností na subdodavatele nezbavuje své odpovědnosti vůči objednateli, kterému je tak přímo odpovědný za jakékoliv porušení smlouvy ze strany subdodavatele. Poskytovatel objednatele informuje o zapojení dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení, a poskytne tak objednavateli příležitost vyslovit vůči tomuto námitky.

10. Poskytovatel bere na vědomí, že uživatelé svého on-line cafeteria účtu mají právo na přístup k jejich osobním údajům, na jejich opravu, výmaz nebo blokování a právo na námitku, jsou-li splněny podmínky dle Nařízení pro uplatnění takovéhoto práva. S ohledem na to se poskytovatel zavazuje umožnit uplatnění těchto práv ze strany uživatelů a nevytvářet technické a organizační překážky znemožňující uplatnění takovýchto práv uživatelů on-line cafeteria účtu.

11. Poskytovatel (zpracovatel) prohlašuje, že je subjektem, který poskytuje dostatečné záruky v oblasti organizačních a technických opatření, které jsou v souladu s Nařízením (zejména čl. 32) a jsou dostatečně účinné, k zajištění zabezpečení osobních údajům a ochránit je před jejich zneužitím. Poskytovatel prohlašuje, že je schopen zabezpečit, aby přístup k osobním údajům byl umožněn pouze pověřeným osobám, které zaváže povinnosti mlčenlivosti o osobních údajích. O jakémkoliv narušení zabezpečení osobních údajů je povinen poskytovatel objednatele neprodleně informovat.

12. Poskytovatel se zavazuje, že osobní údaje nebude zpracovávat pro vlastní obchodní a marketingové potřeby a ani pro tyto potřeby poskytovat třetím osobám.

13. V případě ukončení smlouvy je poskytovatel povinen bezodkladně bezpečně zničit (vymazat) předané osobní údaje, příp. tyto vrátit objednateli, pokud o to nejpozději od skončení smlouvy do 10 dnů objednatel požádá.

14. Poskytovatel je povinen umožnit objednateli (příp. auditorovi pověřenému správcem) kontrolu dodržování povinností poskytovatele stanovených touto smlouvou.

15. Poskytovatel a objednatel jsou povinni vzájemně si poskytnout potřebnou součinnost pro splnění zákonných požadavků a požadavků kontrolních orgánů. Zejména je poskytovatel nápomocen reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů a při zajišťování souladu s povinnostmi podle článku 32 až 36 Nařízení.

16. Poskytovatel je povinen nahradit objednateli veškeré škody, pokuty a sankce, které mu vzniknou nebo budou předepsány a uloženy v souvislosti s tím, že poskytovatel, případně jeho subdodavatel, nesplní řádně své povinnosti stanovené Nařízením, vnitrostátní právní normou nebo touto smlouvou.

11. Sankční ujednání

1. V případě nedodržení termínu předání díla dle čl. V., bod 2. je objednatel oprávněn požadovat po zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 10.000,00 Kč za každý den prodlení.

2. Sankce za nedodržení termínů v rámci servisní podpory jsou stanoveny v Servisní smlouvě, která tvoří přílohu č. 2 této smlouvy.

3. V případě nedodržení termínu doby splatnosti faktury objednatelem má zhotovitel nárok na úroky z prodlení v zákonné výši.

4. Smluvní pokuty sjednané touto smlouvou zaplatí povinná strana nezávisle na zavinění a na tom, zda a v jaké výši vznikne druhé straně škoda, kterou lze vymáhat samostatně.

5. Smluvní pokuty se nezapočítávají na náhradu případně vzniklé škody.

6. Smluvní pokuty je objednatel oprávněn započíst proti pohledávce zhotovitele.

12. Závěrečná ujednání

1. Smluvní strany prohlašují, že předmět smlouvy není plněním nemožným, a že smlouvu uzavřely po pečlivém zvážení všech závazků jimi přijatých a možných důsledků.

2. Vše, co bylo dohodnuto před uzavřením smlouvy, je smlouvou nahrazeno a mezi smluvními stranami platí jen to, co je dohodnuto v této písemné smlouvě.

3. Zhotovitel se zavazuje akceptovat a dodržovat pravidla sociální odpovědnosti, která jsou Přílohou č. 3 Smlouvy. Porušení kteréhokoliv pravidla sociální odpovědnosti, nebude-li bezodkladně napraveno v souladu s Přílohou č. 3 Xxxxxxx, se považuje za podstatné porušení této Smlouvy.

4. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v titulu smlouvy a taktéž oprávnění k podnikání jsou v souladu se skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí bez prodlení druhé smluvní straně.

5. Strany prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny.

6. Tato Smlouva nabývá platnosti dnem jejího uzavření, tj. dnem jejího podepsání poslední smluvní stranou. Účinnosti smlouva nabývá dnem jejího zveřejnění na Portálu veřejné správy v Registru smluv. Toto zveřejnění zajistí Objednatel, přičemž o tom bude informovat zhotovitele, a to na e-mailovou adresu ………. (Pozn.: Doplní poskytovatel. Poté poznámku vymažte.) nebo do jeho datové xxxxxxxx.

7. Zhotovitel nemůže bez souhlasu objednatele postoupit svá práva a povinnosti plynoucí ze smlouvy třetí osobě.

8. Pro případ, že kterékoliv ustanovení této smlouvy oddělitelné od ostatního obsahu se stane neúčinným nebo neplatným, smluvní strany se zavazují bez zbytečných odkladů nahradit takové ustanovení novým. Případná neplatnost některého z takovýchto ustanovení této smlouvy nemá za následek neplatnost ostatních ustanovení.

9. Písemnosti se považují za doručené i v případě, že kterákoliv ze stran její doručení odmítne či jinak znemožní.

10. Smluvní strany shodně prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly, a že byla uzavřena po vzájemném projednání podle jejich pravé a svobodné vůle určitě, vážně a srozumitelně, nikoliv v tísni za nápadně nevýhodných podmínek, a že se dohodly o celém jejím obsahu, což stvrzují svými podpisy.

11. Zhotovitel je povinen poskytovat objednateli veškeré informace, doklady, apod. písemnou formou.

12. Smlouva je vyhotovena ve dvou číslovaných stejnopisech s platností originálu, podepsaných oprávněnými zástupci smluvních stran, přičemž objednatel obdrží jedno vyhotovení a zhotovitel také jedno vyhotovení.

13. Zhotovitel podpisem této smlouvy bere na vědomí, že Dopravní podnik Ostrava a.s. je povinným subjektem v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, a v souladu a za podmínek stanovených v tomto zákoně je povinen tuto smlouvu, příp. informace v ní obsažené nebo z ní vyplývající, zveřejnit. Podpisem této smlouvy dále bere zhotovitel na vědomí, že Dopravní podnik Ostrava a.s. je povinen za podmínek stanovených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru  smluv,  zveřejňovat smlouvy na portálu veřejné správy v Registru smluv.

14. Dojde-li mezi smluvními stranami ke sporu a tento bude řešen soudní cestou, pak místně příslušným soudem bude soud objednatele a rozhodným právem české právo.

Přílohy, které jsou nedílnou součástí smlouvy:

Příloha č. 1 – Ceník

Příloha č. 2 – Servisní smlouva

Příloha č. 3 – Pravidla sociální odpovědnosti

Příloha č. 4 – Specifikace plnění

Příloha č. 5 – Realizační tým

V …………….. dne: V Ostravě dne:

zhotovitel objednatel

……………………………… ……………………………………

……………………………... Xxx. Xxx Xxxx

…………………………….. personální ředitel

1