Podklady pro prˇedbeˇžˇne´ tržˇní´ konžultace
Podklady pro prˇedbeˇžˇne´ tržˇní´ konžultace
Veřejná zakázka: Platforma pro integrované knihovní služby Univerzity Karlovy
Níže uvedené podklady jsou připraveny pro předběžné tržní konzultace. Na základě těchto konzultací bude vytvořeno závazné zadání veřejné zakázky.
1 Předmět veřejné žakážky
Předmětem zakázky „Platforma pro integrované knihovní služby Univerzity Karlovy“ (z anglického
termínu Library Services Platform) je poskytnutí licence k používání služby a nasazení a provoz služby, která zcela svými funkcionalitami nahradí současné systémy pro správu knihovních a elektronických zdrojů (konkrétně systémy Aleph, Verde, SFX, EDS a PEZ1 - níže v textu bude dále vysvětleno) ve
formě hostované služby - SaaS – Software as a Service. Služba bude všechny své funkcionality
zpřístupňovat v rámci jednotného rozhraní (Platforma pro knihovní služby). Služba musí být nasazena do provozu tak, aby byla funkční ve všech dílčích knihovnách a dalších součástech Univerzity Karlovy používajících tuto službu a aby ji mohli používat všichni oprávnění uživatelé-knihovníci i uživatelé-
čtenáři Knihovny UK. Protože termín služba není v českém jazyce pro typy knihovních systémů běžně používán, budeme v zadávací dokumentaci i v těchto podkladech nadále používat termín „systém“.
Od nové Platformy pro integrované knihovní služby („systému“) očekáváme umožnění správy všech zdrojů na UK v jednotném prostředí bez ohledu na formát (např. elektronické či tištěné) či druh dokumentu (např. knihy, seriály, hudebniny, veškeré elektronické zdroje ať už na úrovní e-knih a e- časopisů či celých souborů elektronických informačních zdrojů), bez ohledu na způsob akvizice (zda jsou zdroje nakupovány nebo zda jsou pouze dočasně zpřístupňovány či předpláceny) a bez ohledu na to, jakým způsobem jsou tyto zdroje následně koncovými uživateli-čtenáři používány (např. zda jsou lokálně půjčovány, zda jsou zpřístupňovány online pro určenou skupinu uživatelů). Systém umožní akvizici, zpracování (katalogizaci a správa metadat) a zpřístupnění těchto zdrojů (včetně výpůjčního procesu) – viz funkcionality systému. Předpokládáme, že integrální součást takové
Platformy pro knihovní služby tvoří discovery systém, který umožňuje vyhledávání a zpřístupňování veškerých zdrojů koncovým uživatelům-čtenářům (zdroje zpřístupňované v elektronické formě i zdroje z lokálních bází UK jako je současný knihovní katalog včetně záznamů jednotek, metadata z
repozitářového řešení DSpace či metadata ze systému Kramerius – viz níže) a nahrazuje v současnosti provozovaný OPAC (webový Online Public Access Catalogue) i se čtenářským kontem.
2 Struktura knihoven Univerzity Karlovy
Univerzita Karlova se člení na 17 fakult a ostatní univerzitní pracoviště (viz např. xxxxx://xxxx.xx/XX- 765.html). Jednotlivé univerzitní součásti sídlí na různých místech Prahy, dvě z pěti z lékařských fakult
1 Dokumentace k systému Aleph: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxx Dokumentace k systému Verde: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxx Dokumentace k linkserveru SFX: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/XXX
Dokumentace k systému EDS: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxx
Systém PEZ viz: xxxxx://xxxxxxx.xxxx.xx/
v Plzni a Hradci Králové a Farmaceutická fakulta též v Hradci Králové. Větší fakulty mohou mít i několik budov, které jsou od sebe vzdáleny (např. Filozofická fakulta).
Statistiky univerzity za rok 2018 uvádějí celkový počet studentů - 48 475, z toho necelých 7 000 doktorandů. Počet akademických pracovníků, vědeckých pracovníků (přepočteno na úvazky) bylo evidováno 3 835 plných úvazků. Počet dalších zaměstnanců (přepočteno na úvazky) dosáhl 3 559 plných úvazků.
Z rozmanitosti členění Univerzity Karlovy vyplývá i poměrně komplikovaná struktura knihoven Univerzity Karlovy. Na univerzitě najdeme fakultní knihovny či různě velké oborové knihovny.
Některé fakulty nemají jen jednu fakultní knihovnu, ale provozují několik knihoven, které v některých případech spadají pod jedno metodické a koordinační fakultní centrum, v některých případech fungují zcela samostatně. Z toho plynou rozdílné nároky na fungování a provoz celého knihovního systému. Podle čl. 1 Knihovního a výpůjčního řádu Univerzity Karlovy se “systém tvořený Ústřední
knihovnou Univerzity Karlovy a knihovnami, ústavy vědeckých informací, středisky vědeckých
informací fakult a dalších součástí (dále jen „dílčí knihovny“) souhrnně označuje jako Knihovna UK”.
Na UK je centrálně spravována většina knihovních aplikací (dále viz Role Ústřední knihovny). Centrálně je zavedena jednotná matice výpůjček a jednotná registrace (plánované spuštění 1. 12. 2019). Některé elektronické informační zdroje jsou pořizovány a spravovány centrálně. Jinak dílčí knihovny fungují poměrně samostatně. Jak již bylo řečeno výše, dílčí knihovny se liší velikostí. V
některých pracují jen 2 zaměstnanci, jiné kromě stálých zaměstnanců využívají i výpomoc ze strany studentů (vyškolených jen na některou dílčí činnost). Takové knihovny tudíž preferují větší členění uživatelských oprávnění, kdy část pracovníků má omezená oprávnění (např. někteří mohou pouze půjčovat a vracet, jiní mohou mít vyšší práva - např. mohou vybírat poplatky od čtenářů, jiní
pracovníci mají pouze oprávnění na editaci bibliografických záznamů, někteří pracovníci mohou pracovat jen s jednou pobočkou v rámci fakultní knihovny apod.). S ohledem na poměrně velké
množství zaměstnanců, kteří pracují s knihovním systémem, potřebujeme sofistikovaný nástroj pro správu uživatelských oprávnění, který umožní v rámci knihovního systému i velmi jemné členění. S
velkým množstvím pracovníků souvisí i fakt, že potřebujeme nástroj, který umožňuje kontroly v rámci různých částí systému a který zabrání činnostem, které není možné ošetřit v rámci uživatelských
oprávnění (např. půjčení vyřazených dokumentů nebo uložení záznamu vyřazeného exempláře bez
data odpisu).
Rámcový počet zaměstnanců knihoven se pohybuje kolem 400 profesionálních i neprofesionálních knihovníků, z toho přibližně 250 osob, které pracují s knihovním systémem.
Některé větší knihovny pracují na bázi pobočkového systému, v rámci celku univerzity ovšem pobočkový systém zaveden není. Pouze poplatky se mohou platit v kterékoliv knihovně UK (plánované spuštění decentralizace plateb 1. 1. 2020), ale stornovat pouze v té knihovně, které poplatek náleží.
Své služby dílčí knihovny ve většině případů nabízejí nejen studentům a zaměstnancům Univerzity Karlovy, ale též široké odborné veřejnosti.
2.1 Role Ústřední knihovny
Úkolem Ústřední knihovny je metodicky a technicky zabezpečit hlavní knihovní služby, které jsou
koncovým uživatelům zprostředkovávány právě v jednotlivých dílčích knihovnách po celé univerzitě. Ústřední knihovna spravuje Centrální katalog Univerzity Karlovy v systému Aleph od firmy Ex Libris (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxx/), licence nákupů či
předplatných elektronických informačních zdrojů (dále jen EIZ; i ve smyslu nákupu elektronických informačních databází a předplatných elektronických seriálů a knih) v systému Verde od firmy Ex Libris (xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxx/Xxxxxxx_Xxxxxxxxxxxxx). EIZ i záznamy z
Centrálního katalogu se zpřístupňují pro vyhledávání v discovery systému UKAŽ, který běží v systému EDS od firmy EBSCO (xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/x/xx-xx/xxxxxxxx-x-xxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx- service/eds). Dále je možné si elektronické zdroje zobrazit a vyhledat přes Portál elektronických
zdrojů (PEZ, portál je vytvořen na míru UK - xxxxx://xxxxxxx.xxxx.xx/), linkování zdrojů probíhá pomocí systému SFX linkserveru od firmy Ex Libris (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx- discovery-service/sfx-link-resolver/). Správa tolika systémů naráz je neefektivní, činnosti se často
dělají multiplicitně, aby se všechny potřebné informace dostaly k uživatelům knihoven. Pod
technickou správou Ústřední knihovny je také projekt Geografická bibliografie ČR (xxxxx://xxx.xxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxx), která je vedena jako samostatná báze v systému Aleph. Metodicky je řízena Knihovnou geografie Přírodovědecké fakulty. Do této báze
přispívají knihovny mimo UK (např. Masarykova univerzity, Univerzita J. E. Purkyně).
2.1.1 Katalogizace
Katalogizace veškerých tradičních druhů dokumentů je sdílená na úrovni bibliografických záznamů, záznamy exemplářů si administrují dílčí knihovny samostatně a nemají právo pro změny záznamů
exemplářů jiných knihoven. Stahování záznamů z externích zdrojů probíhá pomocí protokolu z39.50. K obohacení záznamů se využívá soubor Národních autorit Národní knihovny (s denní aktualizací), pro předmětová hesla se kromě Národních autorit využívá tezaurus MeSH, Teologický tezaurus, Eurovoc a některé knihovny budují i vlastní tezaury. Pro klasifikační třídění se využívá MDT a Konspekt, uvažuje se i o využití Deweyho desetinného třídění. Autority, hesla a znaky předmětových třídění se vybírají z předem připravených slovníků. V současné chvíli se dokumenty zpracovávají dle pravidel
RDA ve formátu Marc21. Pro jednotlivá pole formátu MARC21 se tvoří online nápovědy. Pro některá pole a podpole jsou nastaveny nepřekonatelné kontroly, jiné slouží jen jako informativní. Každý měsíc se spouští kontroly shodné s kontrolami Souborného katalogu České republiky. Nové záznamy, které projdou kontrolami, jsou odeslány do Souborného katalogu České republiky. Bibliografické záznamy v rámci Centrálního katalogu zahrnují dokumenty v nejrůznějších jazycích a písmech, podpora pro jiné znakové sady je pro UK poměrně dost důležitá.
Do OPAC zobrazení záznamů se připojují služby Xxxxxx.xxx (xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/) a Obálky knih
(xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/).
Exempláře si každá knihovna eviduje a spravuje samostatně. Dílčí knihovny se obvykle dělí do dalších
celků (sbírek). Fyzické fondy obsahují nejrůznější druhy dokumentů, knihy a seriály, hudebniny,
kartografické dokumenty a mnoho dalších. V systému Aleph jsou pro výpůjčky evidovány ale i např. klíčky od šatny, kufry, tašky nebo histologické vzorky.
V roce 2018 počet bibliografických záznamů dosáhl 3 milionů. Počet exemplářových záznamů bylo za rok 2018 evidováno necelých 3,5 milionů.
2.1.2 Akvizice
Část knihoven využívá knihovní systém pro evidenci nákupů dokumentů (v současné chvíli především tištěných/fyzických). K tomu potřebují efektivní nástroj pro evidenci dodavatelů a slev, které u jednotlivých dodavatelů mají (u každé knihovny se výše slev může lišit). S tím souvisí mj. správa
rozpočtů, objednávek či faktur. Rozpočty jednotlivých knihoven se mohou členit do několika dílčích
rozpočtů a podrozpočtů. Objednávky často obsahují mnoho titulů a exemplářů, kdy každý titul může být placen z několika různých rozpočtů, ale všechny náleží k jedné objednávce. Knihovní systém je používán i pro administraci předplatných seriálů, kde je nutné rozlišovat předplatná dle jednotlivých knihoven.
2.1.3 Výpůjční protokol
Běžně veškeré dílčí knihovny univerzity používají výpůjční protokol. Samozřejmostí jsou automatické notifikace čtenářům upozorňující na rezervace, prodlevy ve výpůjčkách, připravené objednávky ze skladišť apod. Část knihoven využívá knihovní systém pro správu výpůjček v rámci meziknihovní výpůjční služby (MVS) a to jak příchozí žádosti, tak ty, které se žádají pro uživatele knihoven UK. Ze systému se odesílají žádosti v elektronické podobě do knihoven. Dokumenty se evidují jako výpůjčky s vlastní předem nastavenou délkou výpůjční lhůty. Systém pak hlídá MVS výpůjčky stejně jako ostatní výpůjčky.
Do výpůjčních služeb zejména pro vracení knih jsou na některých fakultách zapojena samoobslužná zařízení (selfchecky). V některých dílčích knihovnách se ve výpůjčních službách využívá RFID technologie.
Celkový počet výpůjček za rok 2018 přesáhl 129 tisíc. V roce 2018 bylo evidováno více než 64 tisíc koncových uživatelů-čtenářů knihoven UK.
2.2 Elektronické informační ždroje
Univerzita Karlova zpřístupňuje velké množství elektronických informačních zdrojů (EIZ), pro které potřebuje efektivní nástroj pro jejich správu. EIZ se nakupují i předplácejí buď pro celou Univerzitu Xxxxxxx nebo jen pro některou fakultu či dokonce i menší součást. Komplikovanost akvizice EIZ, administrace licencí a zpřístupňování oprávněným skupinám koncových uživatelů klade vysoké nároky na jejich správu. Nastavení různých uživatelských oprávnění pro správu EIZ je zásadní.
Oddělenost jednotlivých nástrojů pro správu EIZ a zároveň oddělení od knihovního katalogu v
současnosti přináší problémy zpřístupňování všech zdrojů v rámci discovery systému, kdy
elektronické zdroje, které nejsou součástí znalostní báze, se musí importovat přes knihovní katalog. Aktualizace ovšem není okamžitá, ale systémy se synchronizují pouze 3x týdně. Díky složité struktuře knihoven UK se aktualizace nemusí vždy zdařit. Nepříjemný pro koncové uživatele je fakt, že konto
čtenáře není propojené s discovery systémem. Čtenář je tedy nucen používat kromě discovery systému i klasický knihovní OPAC namísto toho, aby měl sdružené všechny funkce na jednom místě.
Do discovery systému musí být možné připojit i další lokální zdroje UK, tedy především obsah
repozitářů DSpace a Kramerius, které budou nadále provozovány samostatně a jsou řízeny Ústřední knihovnou UK. Obsahují metadata a plné texty digitalizátů a digital-born dokumentů univerzity.
Počet elektronických knih: 489 453
Počet elektronických časopisů: 157 323
2.3 Statistiky
Pro efektivní správu a vyhodnocování veškerých pořizovaných informačních zdrojů potřebuje UK nejrůznější statistické údaje, a to ze všech částí, které spadají pod správu knihoven, tedy nejen z knihovního systému (počet čtenářů, výpůjček, počet exemplářů, počet rezervací apod.), ale také statistiky elektronických zdrojů. Statistiky EIZ jsou v současnosti k dispozici v různých formátech, špatně se získávají, velmi komplikované je i vyhodnocování využití trialů.
2.4 Popis stávajících systémů
Hlavní knihovní systém Aleph od firmy Ex Libris slouží k veškeré správě knihovnických procesů:
akvizice (nákup, předplatné veškerých dokumentů kromě EIZ), katalogizace (tvorba bibliografických, autoritních a jednotkových záznamů veškerých dokumentů kromě EIZ), meziknihovní výpůjční služba, výpůjční proces – správa čtenářských kont, cirkulace dokumentů, statistiky z tohoto systému,
administrace apod). Vyhledávání v katalogu je umožněno uživatelům skrze webový OPAC, jehož součástí je čtenářské konto. Databáze elektronických zdrojů (plnotextové, bibliografické i
faktografické) a další odborné elektronické databáze jsou v současnosti spravovány v systému Verde od firmy Ex Libris (xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxx/Xxxxxxx_Xxxxxxxxxxxxx), jehož podpora byla již ukončena. EIZ i záznamy z Centrálního katalogu se zpřístupňují pro vyhledávání v
discovery systému UKAŽ, který běží v systému EDS od firmy EBSCO (xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/x/xx- cz/produkty-a-sluby/ebsco-discovery-service/eds). Dále je možné si elektronické zdroje zobrazit a vyhledat přes Portál elektronických zdrojů (PEZ - portál je vytvořen na zakázku pro UK - xxxxx://xxxxxxx.xxxx.xx/), linkování zdrojů probíhá pomocí systému SFX linkserveru od firmy Ex Libris (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxx/xxx-xxxx-xxxxxxxx/). Správa
digitálních knihoven digitálizátů UK a digital-born dokumentů i nadále poběží v současných
systémech – Dspace2 a Kramerius3. V rámci veřejné zakázky tyto systémy nahrazovat nebudeme, ale potřebujeme je napojit na nový systém tak, aby mohla být komunikována minimálně metadata, a ta mohla být prohledávána novým systémem a zpřístupňována uživatelům-čtenářům v discovery službě i uživatelům-knihovníkům v neveřejné části systému.
2.5 Formáty migrovaných dat
2.5.1 Ze systému Aleph
Bibliografická data – v současnosti se používá zejména formát MARC 21 obohacený o lokální pole, která jsme schopni specifikovat a nadefinovat pro migraci – cca 2 milionu záznamů
Autoritní data – formát MARC 21 – přibližně 72 tisíc
Jednotková data – cca 3,5 milionu záznamů – export v csv nebo xml
Data o čtenářích, jejich výpůjčkách, rezervacích, prolongacích apod. – export v csv - za rok 2018 počet výpůjček více než 129 tisíc, cca 64 tisíc koncových uživatelů-čtenářů knihoven UK
2 Viz např.: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/
3 Viz např.: xxxxx://xxxxxx-xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-x-xxxxxxxxx/
2.5.2 Ze systému SFX
- Data a nastavení pro EIZ, linky do kolekcí, tituly EIZ – export ve více formátech, např. xml – jsou vyexportovány ze systému linkovacího serveru SFX
- Celkem e-monografií - objektů: 489 453 (včetně open access)
- Celkem e-časopisů - objektů: 157 323 (včetně open access)
(1 objekt = 1 titul časopisu; započítány jsou i časopisy, které již nevychází; pokud časopis změnil název, je každý název chápán jako jeden titul – objekt;
Vzhledem k možnostem exportu nejsme schopni zjistit přesný počet titulů periodik a knih,
které zpřístupňujeme skrze různé kolekce; dochází totiž k významným duplicitám/překryvům. V současnosti máme evidováno přes 300 EIZ kolekcí.)
2.5.3 Ze systému Verde
- Formát csv – informace o akvizici, licencích, objednatelích EIZ - řádově
2.5.4 Formáty dat DSpace a Kramerius
- Nový systém bude harvestovat repozitáře DSpace a Kramerius v pravidelných intervalech, pomocí protokolů OAI-PMH.
2.5.5 Další externí systémy
- Do OPAC jsou v současnosti připojeny aplikace: Xxxxxxxxxx.xx a Xxxxxx.xxx. Žádná data se migrovat do nového systému nebudou, pouze potřebujeme API rozhraní pro komunikace mezi novým systémem a těmito službami.
2.6 Zkušenosti že žahraničí
Náš cíl implementace nové Platformy pro integrované knihovní služby Univerzity Karlovy vychází ze zahraničních zkušeností a praxe implementace takových platforem – v angličtině Library Services
Platform, které již posledních deset let postupně nahrazují současné integrované knihovnické systémy (viz blíže např. Breeding: xxxxx://xxxxxxxx.xxx.xxx/xxxxx.xxx/xxx/xxxxx/xxxxXxxxx/000/000).
3 Kvalifikace dodavatele
Vzhledem k tomu, že předmětem veřejné zakázky je systém, u něhož je kvalita plnění bezprostředně závislá na zkušenostech dodavatele s realizací obdobných projektů, je zásadní kvalifikací dodavatele, zda již obdobný systém implementoval v obdobném typu instituce za poslední tři roky. Obdobným
typem instituce rozumíme zejména knihovnu, která se dělí na deset a více oddělení či poboček, příp. další součásti. Knihovna obsluhuje alespoň 10 000 koncových uživatelů-čtenářů a v databázi je
uloženo a spravováno min. 1 mil. bibliografických záznamů a 500 tis. autoritních záznamů.
Dodavatel musí mít zkušenost minimálně s třemi obdobnými implementacemi včetně migrace dat (bibliografických, autoritních, jednotkových, metadat elektronických zdrojů) a zároveň musí být systém implementován alespoň 3x v EU.
Dodavatel musí disponovat systémem helpdesku. Používaný systém helpdesku musí umožňovat zadávání hlášení (chyb/dotazů/požadavků), sledování stavu jejich řešení ze strany dodavatele i objednatele, podporu celého životního cyklu jednotlivých hlášení a obsahovat možnost nastavení
notifikací o událostech v systému (zejména o změnách stavů jednotlivých hlášení) a možnost eskalace např. v případě neřešení některého hlášení. Dodavatel v čestném prohlášení uvede název tohoto
systému, název či označení jeho výrobce (může jít o komerční systém, open source nebo systém vytvořený dodavatelem) a dobu, po kterou daný systém využívá.
3.1 Vybraný dodavatel v rámci plnění předmětu veřejné žakážky žajistí žejména:
• poskytnutí licencí k používání systému,
• pokrytí požadovaných oblastí funkcionalitou systému (požadavky jsou uvedeny v příloze
„Minimální technické požadavky“),
• implementaci nového systému;
• integraci na systémy třetích stran,
• školení administrátorů, metodiků a systémových knihovníků,
• migraci dat ze stávajících systémů, migraci aktuálních i historických dat,
• nastavení konfigurace systému;
• otestování systému v konfiguraci;
• zvýšenou podporu při zkušebním provozu – viz dále;
• rozvoj, podporu a údržbu řešení;
• dodání dokumentace pro užívání a provoz systému
• producent zajistí při prvním spuštění hromadnou aktivaci migrovaných EIZ kolekcí, a to jak v interní evidenci, tak zpřístupnění pomocí discovery a link resolveru.
4 Předpokládaná hodnota žakážky
Plánovaná hodnota zakázky vychází z těchto parametrů
položka | částka bez DPH | částka včetně DPH | |
A | cena za implementaci, školení a konverzi dat | 4 700 000,00 | 5 687 000,00 |
B | roční cena za provoz | 5 000 000,00 | 6 050 000,00 |
C | celková cena zakázky (implementace + 4 roky provozu) | 24 700 000,00 | 29 887 000,00 |
5 Rámcové hodnocení
Nabídky budou hodnoceny dle následujících dílčích hodnotících kritérií, kterým budou přiřazeny procentuální váhy (předběžný návrh):
Kritérium | Název kritéria | Váhy |
1 | Celková nabídková cena bez DPH včetně ceny za implementaci a fixace ceny předplatného za provoz | 30% |
2 | Funkční požadavky na systém, které jsou součástí hodnocení – viz příloha | 40% |
3 | Zkušenosti dodavatele s obdobnými projekty | 10% |
4 | Rozsah, kvalita a technické parametry systému – viz kap. 5.1.1. | 15% |
5 | Spokojenost stávajících zákazníků se systémem | 5% |
5.1.1 Rožsah, kvalita a technické parametry systému
Budou hodnoceny:
a) Možnosti parametrizace rozhraní: lépe bude hodnoceno takové řešení, které umožní realizovat změny v rozhraních jen pomocí parametrizace systému administrátorem, bez nutnosti programování.
b) Způsob zabezpečení rozhraní: lépe bude hodnoceno řešení, které poskytne největší míru zajištění ochrany dat jak před jejich zneužitím, tak z hlediska ochrany před výpadkem/nedostupností rozhraní, a poskytne adekvátní prostředky pro
bezpečnostní audit (logování a monitorování přenášených dat).
c) Hodnocení funkcionalit vyhledávání: lépe bude hodnoceno řešení, které nabízí lepší relevanci vyhledaných výsledků a rychlejší odezvy.
d) Vyhledávání II.: Též lépe bude hodnoceno řešení, které nabízí při vyhledávání našeptávač, pracuje s flexí slov, či další sémantické nástroje, které usnadňují vyhledávání.
e) Hodnocení deduplikace v discovery systému: lépe je hodnoceno takové řešení, které umožňuje deduplikaci záznamů při zobrazení v discovery systému, a které umožňuje deduplikaci konfigurovat administrátorům systému na UK.
f) Hodnocení API: lépe je hodnoceno takové řešení, které umožňuje širší rozsah funkcí a nelimituje počet volání API.
g) Hodnocení odezvy: lépe je hodnoceno takové řešení, v němž nedochází k delším
prodlevám při jednotlivých požadavcích uživatele (doba od okamžiku vstupu tohoto požadavku na firewall hostingového centra do okamžiku výstupu odpovědi na tento požadavek na firewallu hostingového centra). Dodavatel navrhne způsob a metodiku měření, zadavatel ji musí akceptovat.
h) Hodnocení jednotného rozhraní: lépe je hodnoceno takové řešení, které nabídne knihovně správu veškerých zdrojů a dat v jednotném prostředí tak, že nebude
docházet ke zbytečným duplicitám úkonů (v současnosti probíhá např. multiplicitně správa EIZ pro linkování, pro akvizici a pro discovery služby).
i) Hodnocení rychlosti aktualizace ukládaných dat v rozhraní discovery: lépe je hodnoceno takové řešení, v němž dochází k okamžité aktualizaci změn v discovery rozhraní – nejlépe je hodnoceno řešení do 10 min.
j) Připojení samoobslužných zařízení k novému systému. V současnosti obsluhujeme 7 zařízení. Lépe bude hodnoceno takové řešení, které umožní připojení většího počtu zařízení bez navýšení poplatků za systém.
5.1.2 Celkové hodnocení nabídek
Celkové hodnocení nabídek provede hodnotící komise tak, že jednotlivá bodová hodnocení nabídek dle dílčích kritérií vynásobí vždy vahou příslušného kritéria uvedenou v tabulce. Takto získané hodnoty hodnotící komise sečte pro každou nabídku a stanoví pořadí úspěšnosti dodavatelů tak, že nejúspěšnější nabídkou se stane nabídka, která dosáhla nejvyšší bodové hodnoty a je tedy nabídkou ekonomicky nejvýhodnější.
5.1.3 Stručné odůvodnění hodnocení
Zadavatel výše v rámci hodnocení bude posuzovat takové parametry navrhovaného řešení, které mají prokazatelný vliv na kvalitu nabízeného plnění a které zadavatel zároveň považuje pro své potřeby za nejpotřebnější a nejužitečnější.
6 Předběžný harmonogram prací
Konverze a spuštění systému musí proběhnout v průběhu 6 měsíců od uzavření smlouvy. Jednotlivé kroky přechodu na nový systém musejí následovat v logické posloupnosti.
1) Nabytí účinnosti smlouvy
2) Plánování (1,5 měsíce)
Jednotlivé kroky | Vysvětlivka | Kdo zajistí |
Analytické schůzky | vyjasnění konverzí, typů dat | Dodavatel ve spolupráci se zadavatelem |
Definování a nastavování dat pro migraci | Zadavatel ve spolupráci s dodavatelem | |
Přípravy a konfigurace nového systému | Dodavatel | |
Analýza systémů třetích stran pro integraci | Zadavatel dodá informace | |
Přístup do testovacího prostředí | Dodavatel zajistí pro zadavatele | |
Školení administrátorů systému | Administrátoři systému budou vyškoleni tak, aby mohli obsluhovat nový systém, kontrolovat migrovaná data a nastavení | Dodavatel zajistí pro zadavatele |
Na konci této etapy musejí být připravena data z UK pro migraci a musí být jasné, jak nastavit systém tak, aby byl integrován se systémy třetích stran.
Administrátoři musejí získat základní znalosti a dovednosti orientace v systému.
3) Implementace (4,5 měsíce)
Jednotlivé kroky | Vysvětlivka | Kdo zajistí |
Migrace dat | Dodavatel ve spolupráci se zadavatelem | |
Revize migrovaných dat | Zadavatel ve spolupráci s dodavatelem | |
Dle potřeby 2. testovací migrace | Dodavatel ve spolupráci se zadavatelem | |
Revize migrovaných dat | Zadavatel ve spolupráci s dodavatelem | |
Integrace se systémy třetích stran | Dodavatel ve spolupráci se zadavatelem |
Ladění konfigurací | Dodavatel ve spolupráci se zadavatelem | |
Školení administrátorů a zpřístupnění systému administrátorům | školení proběhne až poté, co bude provedena první migrace dat | Xxxxxxxxx zajistí pro zadavatele |
Školení systémových knihovníků fakult | školení proběhne až poté, co bude provedena první migrace dat | Xxxxxxxxx zajistí pro zadavatele |
Ostrá migrace a nasazení systému | Dodavatel |
Na konci této etapy musejí být veškerá data namigrována v novém systému, administrátoři musejí být vyškoleni tak, aby mohli spravovat nový systému a získali veškerá oprávnění od dodavatele.
Systémoví knihovníci fakult musejí být vyškoleni.
4) Nasazení systému do ostrého provozu (od 6. měsíce)
o Zvýšená podpora ze strany dodavatele při nasazení do ostrého provozu
o Uzavření projektu a přechod do režimu podpor
7 Předběžné rámcové obchodní podmínky
Obchodní podmínky budou přesně definovány ve smlouvě.
Předběžná smlouva a obchodní podmínky budou dodány na vyžádání a konzultovány během Předběžných tržních konzultací.
8 Otážky pro dodavatele pro osobní jednání v rámci předběžné tržní konžultace
• Je toto předběžné zadání srozumitelné?
• Je navrhovaný harmonogram realizovatelný v uvedeném čase?
• Je nasazení systému realizovatelné za uvedenou cenu?
• Je realizovatelná migrace veškerých uvedených typů dat?
• Není kvalifikace na dodavatele diskriminační?
• Nepovažujete některé funkční požadavky za diskriminační?
• Jaké podklady požadujete k součinnosti ze strany zadavatele?
• Je hodnocení srozumitelné?
• Nepovažujete za diskriminační zapojení požadovaných páteřních zdrojů – viz příloha
„Minimální technické požadavky“?