Obec …………… Vnitřní směrnice č. …/…… Uveřejňování smluv, objednávek a faktur na Portále veřejné správy (http://portal.gov.cz/)
Obec ……………
Vnitřní směrnice č. …/……
Uveřejňování smluv, objednávek a faktur
na Portále veřejné správy (xxxx://xxxxxx.xxx.xx/)
I. Předmět úpravy
Tato vnitřní směrnice upravuje uveřejňování smluv, objednávek a faktur na Portále veřejné správy vedeném na internetové adrese: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/ (dále jen „Portál“).
II. Uveřejňované dokumenty
Uveřejňují se:
smlouvy, jejichž smluvní stranou je obec …………… (dále jen „obec“), vyjma smluv uzavíraných dle zákoníku práce (pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, dohody o sjednaných pracovních podmínkách, dohody o smluvním platu, kolektivní smlouvy) a smluv o pronájmu hrobového místa;
objednávky vystavené obcí, jejichž předmětem je dodávka zboží, služeb či prací, a hodnota plnění činí více než 25 tis. Kč bez DPH;
faktury o výši plnění větší než 25 tis. Kč bez DPH.
III. Uveřejnění – odpovědnost, lhůty
1) Uveřejnění smluv na Portále zajišťuje osoba určená vedoucím úřadu. (dále jen „odpovědná osoba“). Smlouvy se uveřejňují před datem jejich účinnosti v datově čitelném formátu .pdf.
2) Obecní úřad (případně jeho věcně příslušný odbor), je povinen smlouvu před datem její účinnosti předat odpovědné osobě ve znění schváleném příslušným orgánem obce, resp. oprávněnou osobou. Smlouva musí obsahovat schvalovací doložku.1
3) Smlouva se odpovědné osobě zasílá na e-mailovou adresu ……………… v elektronické podobě ve formátech: .doc, .docx, .rtf. Není-li možné předat smlouvu v elektronické formě ve výše uvedených formátech, předává se smlouva odpovědné osobě v tištěné podobě.
4) Uveřejnění objednávek na Portále zajišťuje obecní (případně jeho věcně příslušný odbor). Objednávky se uveřejňují v den jejich vystavení.
5) Uveřejnění faktur zajišťuje obecní úřad (případně jeho věcně příslušný odbor), a to v den úhrady faktury.
XX. Xxxxxxx osobních údajů2 a obchodního tajemství
1) U smluv uzavíraných s fyzickými osobami při jejich nepodnikatelské činnosti (nájemní smlouvy – byty, pozemky; smlouvy o výpůjčce; darovací smlouvy; smlouvy o zřízení věcných břemen; kupní smlouvy apod.) se neuveřejňují osobní údaje těchto osob (jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození, rodné číslo, telefonní číslo, e-mail, číslo účtu, podpis apod.), a to ve všech částech dokumentu. Výše uvedené údaje je nutné vymazat/zakrýt. Pro označení druhé smluvní („partner“) na Portále se uvedou iniciály fyzické osoby (např. Xxxxx Xxxxx = J. N.)
2) U smluv uzavíraných s fyzickými osobami při jejich podnikatelské činnosti se uveřejňují osobní údaje v rozsahu3: jméno a příjmení/obchodní označení (firma), adresa/místo podnikání, IČ, DIČ. Ostatní údaje je třeba vymazat/zakrýt (např. tel. číslo, e-mail, číslo účtu, podpis).
3) Vymazání/zakrytí údajů dle odst. 2 je třeba zajistit i při uveřejňování vystavených objednávek a uhrazených faktur.
4) U smluv, objednávek a faktur, kde jako jedna ze stran vystupuje právnická osoba (a.s., s.r.o., o. s. apod.), je její název a kontaktní údaje (včetně čísla účtu) a údaje o statutárním zástupci možné uveřejnit.
5) V případě, že se ve smlouvě, objednávce či faktuře vyskytují osobní údaje jiných fyzických osob, je třeba i takové údaje vymazat/zakrýt. Postupuje se způsobem popsaným v odst. 1 a 2.
6) V případě, že jsou některá ustanovení smluv obchodním tajemstvím4, jsou taková ustanovení před uveřejněním smlouvy vymazána/zakryta.5
V. Závěrečná ustanovení
Tato vnitřní směrnice nabývá platnosti dnem podpisu a účinnosti dne ………….
Tato vnitřní směrnice byla schválena radou obce dne ………… usnesením č. ………….
V ………… dne ………………
…………………………….
……………, starosta
1 Pro zveřejnění není rozhodující podpis a razítko na smlouvě.
2 K definici pojmu „osobní údaj“ např. rozhodnutí NSS ČR 9 As 34/2008 – 68 ze dne 12.2.2009, Stanovisko ÚOOU č. 3/2012.
3 Stanovisko ÚOOÚ č. 3/2011.
4 § 17 a násl. zák. č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů; § 504 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník – účinnost od 1. 1. 2014.
5 Tímto ustanovením není dotčeno poskytování informací dle § 9 odst. 2 zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.
2