S M L O U V A O OCHRAŇOVÁNÍ STÁTNÍCH HMOTNÝCH REZERV

Smlouva o ochraňování – vzor:

Surový měkký rostlinný olej řepkový

Příloha č. 2 zadávací dokumentace k veřejné zakázce

„Surový měkký rostlinný olej řepkový“

S M L O U V A O OCHRAŇOVÁNÍ STÁTNÍCH HMOTNÝCH REZERV

č………….

Obchodní firma:

se sídlem:

zastoupena:

IČ :

DIČ:

bankovní spojení:

číslo bankovního účtu : NSK:

tel.: fax:

e-mail:

(dále jen „ochraňovatel“)

a

Česká republika – Správa státních hmotných rezerv

se sídlem: Šeříková 616/1, 150 85 Praha 5

zastoupena: Ing. Zbyňkem Raichlem, CSc.,

ředitelem Odboru veřejných zakázek a nákupů

IČ: 48133990

DIČ: CZ48133990

tel.: 000 000 000

bankovní spojení: Česká národní banka Praha, pobočka 701

č. účtu: 3949 - 85508881/0710

správce smlouvy: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxx, obchodní pracovník

tel.: 000 000 000, mobil: 000 000 000, e-mail: xxxxxx@xxxx.xx

(dále jen „ukladatel“)

(dále také společně „smluvní strany“)

se dohodly, že jejich závazkový vztah se řídí zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a podle ustanovení 269, odst. 2, dále za přiměřeného použití § 527 a násl. citovaného zákona a s přihlédnutím k § 3 zákona č. 97/1993 Sb., o působnosti Správy státních hmotných rezerv, ve znění pozdějších předpisů uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto

S M L O U V U

O OCHRAŇOVÁNÍ STÁTNÍCH HMOTNÝCH REZERV

Předmět smlouvy

1. Předmětem této smlouvy je ochraňování zásob 400 tun surového měkkého rostlinného oleje řepkového (dále též rostlinný olej) ve státních hmotných rezervách ukladatele (dále též SHR), které je vlastnictvím České republiky a se kterými je ukladatel příslušný hospodařit.

2. Ochraňovatel zajišťuje činnosti uvedené v odst. 3., 4. a 5. tohoto článku a je zároveň

• prodávající (dodavatel) 400 tun rostlinného oleje,

• obměňovatel (obměna, tj. včasné vyskladnění a naskladnění za účelem dodržení normy obměny.

3. Ochraňováním SHR rostlinného oleje se pro účely této smlouvy rozumí odborná péče
   v rozsahu a v souladu s podmínkami stanovenými touto smlouvou; jeho skladování, obměna (tj. včasné vyskladnění a naskladnění).

4. Skladováním se pro účely této smlouvy rozumí uložení SHR rostlinného oleje do vhodných skladovacích kapacit a dále veškerá manipulace při naskladnění, uložení a vyskladnění včetně vedení materiálové evidence (dle Přílohy č. 1 této smlouvy).

5. Obměnou se pro účely této smlouvy rozumí vyskladnění rostlinného oleje a jeho naskladnění tak, aby byla dodržena stanovená norma obměny.

6. Kód NIPEZ (CPV): 63100000-0 Manipulace s nákladem a skladování.

7. Hmotnostní tolerance: ± 1 tuna (v množství 400 tun).

8. Jakost: Rostlinný olej pro výživu musí obsahovat max. 2% volných masných kyselin. Rostlinný olej musí splňovat vyhlášku MZe č. 77/2003 Sb., kterou se stanoví požadavky pro mléka a mléčné výrobky, mražené krémy a jedlé tuky a oleje, ve znění pozdějších předpisů.

9. Místo skladování

Majitel skladu:

Adresa:

Kontaktní osoba včetně telefonického a elektronického spojení:

Místo skladování musí být na území ČR.

Cena naskladnění

Prvotní naskladnění rostlinného oleje bude provedeno na základě samostatné kupní smlouvy, kterou spolu smluvní strany uzavřou. Cena, za kterou je rostlinný olej nakoupen, je i cenou rostlinného oleje pro účely obměny a skladové evidence.

Cena vyskladnění a prodeje

1. Kupní cena rostlinného oleje, která je definovaná a stanovená v příslušných ustanoveních uvedené kupní smlouvy a za kterou byl rostlinný olej naskladněn, je současně cenou prodejní.

2. Za takto stanovenou prodejní cenu je ochraňovatel povinen tento rostlinný olej před ukončení tohoto ukončení smluvního vztahu s ukladatelem od ukladatele v celém množství v průběhu posledních šesti měsíců trvání této smlouvy odkoupit. Na základě písemného souhlasu ukladatele vydaného na základě žádosti ochraňovatele lze tuto lhůtu pro odkup stanovit odlišně.

Norma obměny

1. Norma obměny SHR rostlinného oleje je maximálně 1 rok.

2. Ochraňovatel se zavazuje, že část zásoby SHR rostlinného oleje, u které by mělo dojít k překročení normy obměny, ochraňovatel ihned nahradí ve stejném množství a druhu. Zároveň je však ochraňovatel povinen dodržet minimální množství ochraňované zásoby SHR rostlinného oleje (tj. 400 t).

Uložení hmotných rezerv

1. Rostlinný olej musí být skladovaný v pevných nádržích.

2. Ochraňováním SHR rostlinného oleje se rozumí odborná péče v  rozsahu a v souladu s podmínkami stanovenými v této smlouvě; jejich skladování, obměna, tj. včasné vyskladnění a naskladnění za účelem dodržení normy obměny.

3. Skladováním se rozumí uložení SHR rostlinného oleje do vhodných skladovacích kapacit a dále veškerá manipulace při naskladnění, uložení a vyskladnění včetně vedení materiálové evidence.

4. Zásoby SHR rostlinného oleje musí být uloženy samostatně nebo společně, s provozními zásobami ochraňovatele. Uložení samostatně nebo společně, předpokládá možnost skladování buď v jednom samostatném skladovacím prostoru, kde nebudou jiné zásoby, než ty, které jsou ve vlastnictví SSHR, nebo společně to znamená, že v jednom společném skladovacím prostoru budou jak zásoby ve vlastnictví SSHR, tak i zásoby ochraňovatele. Předmět veřejné zakázky musí být uložen v České republice. Ukladatel trvá na uskladnění celého ochraňovaného množství na jednom místě. Sklad musí odpovídat požadavkům dlouhodobého skladování. Adresu skladu předloží uchazeč jako součást nabídky a dále tento údaj doplní do návrhu kupní smlouvy a návrhu smlouvy o ochraňování státních hmotných rezerv.

5. Ochraňovatel se zavazuje, že zásoby SHR rostlinného oleje uskladní ve  vlastních prostorách vhodných pro dlouhodobé skladování rostlinného oleje nebo prostorách, které má ochraňovatel pro potřeby dlouhodobého skladování a ochraňování rostlinného oleje smluvně zajištěny. Skladovat SHR rostlinného oleje v jiných objektech, než jak je uvedeno, je možné jen s písemným souhlasem ukladatele.

6. Množství stanovené pro SHR rostlinného oleje není ochraňovatel oprávněn v rámci prováděných obměn bez písemného souhlasu ukladatele převýšit. V případě úmyslu ochraňovatele naskladnění rostlinného oleje, kterým dojde k převýšení celkového stanoveného množství pro dané zboží, je ukladatel oprávněn převzetí tohoto množství odmítnout. Hmotnostní tolerance je stanovena ve výši ± 1 tuna.

7. Zásoby SHR rostlinného oleje musí být uloženy samostatně nebo společně s provozními zásobami ochraňovatele.

8. Zavedení nového skladovacího místa a ukončení skladování v místě užívaném musí být na základě písemného požadavku ochraňovatele ukladatelem písemně odsouhlaseno. Ochraňovatel hradí veškeré případné náklady spojené se změnou skladu.

9. Dodávky rostlinného oleje musí při naskladnění provázet obvyklá dokumentace, jako je osvědčení jakosti, potvrzení o původu zboží atp.

Náklady na ochraňování

1. Náklady za ochraňování 400 t rostlinného oleje činí ……………Kč /měsíc bez DPH,
   tj. cena za 1 t ochraňování rostlinného oleje za měsíc činí……………Kč bez DPH.

V případě, že ochraňované množství zásob SHR rostlinného oleje klesne pod 400 t nebo v důsledku naskladňování nedosáhne 400 tun, bude ukladatel hradit cenu, která se vypočte jako součin ceny za jednici 1t rostlinného oleje a průměrného měsíčního stavu zásob SHR rostlinného oleje.

2. Průměrný měsíční stav se vypočte pro běžný kalendářní měsíc jako aritmetický průměr skutečných stavů zásob ochraňovaných SHR k poslednímu dni předchozího kalendářního měsíce a k poslednímu dni běžného kalendářního měsíce.

3. Ochraňovatel ztrácí nárok na náhradu nákladů na ochraňování za neoprávněně použité množství SHR po celou dobu neoprávněného použití SHR rostlinného oleje.

Povinnosti ochraňovatele

1. Odpovídá za kvalitativní a kvantitativní přejímku SHR rostlinného oleje ukladatele.

2. Odpovídá u SHR rostlinného oleje za jakost, množství, včasné obměňování, připravenost k vyskladnění, přístupnost, kontrolu a ochranu podle příslušných předpisů; rostlinný olej naskladňovaný do zásob SHR musí odpovídat jakosti uvedené v článku I. této smlouvy, musí splňovat požadavky na dlouhodobé skladování.

3. Provádí obměnu SHR rostlinného oleje tak, že ze SHR vyskladňuje rostlinný olej a naskladňuje do SHR rostlinný olej tak, aby byla dodržena norma obměny.

4. Provádí a zajišťuje obměnu SHR rostlinného oleje, aby množství rostlinného oleje odpovídalo množství dle článku I. této smlouvy. Výjimečné nedodržení toho ustanovení povoluje na základě písemné žádosti ochraňovatele písemně ukladatel.

5. Vyskladňuje a naskladňuje SHR rostlinný olej mimo obměny jen na základě písemných dispozic vydaných ukladatelem.

6. Provádí a zajišťuje obměnu SHR rostlinného oleje tak, že vyskladňuje SHR rostlinného oleje a naskladňuje čerstvý rostlinný olej do zásob SHR tak, aby byly dodrženy lhůty obměny, stanovené v článku IV. této smlouvy. Ochraňovatel může provést obměnu jiným způsobem jen se souhlasem ukladatele.

7. Kontroluje jakost uložené SHR rostlinného oleje. Uchovává doklady potřebné při naskladnění (dodací list, atd.) a to až do úplného vyskladnění SHR rostlinného oleje.

8. Zajišťuje skladové kapacity pro uložení SHR rostlinného oleje. Uložení SHR rostlinného oleje musí odpovídat platným předpisům (podniková norma, technické podmínky skladování atd.).

9. Ukládá SHR rostlinného oleje v objektech a skladech vhodných pro dlouhodobé skladování, vydává provozní řády nebo provozní předpisy, v nichž musí být uveden způsob zajišťování protipožární ochrany a dalších bezpečnostních opatření k ochraně SHR rostlinného oleje tak, aby nedocházelo ke zničení, jakémukoliv snížení kvality, poškození, ztrátě či odcizení SHR rostlinného oleje ukladatele.

10. Vede skladovou evidenci SHR rostlinného oleje odděleně od evidence vlastních zásob
    a to dle Metodických pokynů pro vedení operativní evidence materiálů SHR, které jsou přílohou č. 1 této smlouvy. Ukladatel si vyhrazuje právo případné změny těchto pokynů. Změna Metodického pokynu nemá vliv na znění této Smlouvy o ochraňování.

11. Nejméně 1x ročně provádí inventarizaci SHR rostlinného oleje na základě pokynu ukladatele a to stejným způsobem jako u svých provozních zásob. Na základě požadavku ukladatele provede mimořádnou inventarizaci. Zprávu o výsledku inventury předkládá ukladateli do data uvedeného v pokynu.

12. Vykazuje stavy a pohyby zásob ukladateli (příjemka, výdejka), jiným orgánům než orgánům Správy stavy zásob SHR rostlinného oleje nevykazuje.

13. Zabezpečí, že s údaji o stavech zásob SHR rostlinného oleje, jejich rozmístění
    a inventurami v hmotnostním, sortimentním a finančním vyjádření bude zacházeno jako s údaji důvěrného charakteru, k nimž mají přístup pouze odpovědní zaměstnanci ochraňovatele a osoby zákonem oprávněné ke kontrole SHR.

14. Je povinen uchovávat veškerou dokumentaci skladové evidence po dobu 10 let od ukončení smlouvy v souladu s Metodickými pokyny (Příloha č. 1 této smlouvy).

15. Hradí škody, které vzniknou na SHR rostlinného oleje a to tak, že chybějící, ztracený, znehodnocený, zničený, či poškozený materiál nahradí stejným materiálem ihned po zjištění škody bez nároku vůči ukladateli.

16. Umožní a zajistí odpovědným pracovníkům ukladatele vstup do objektu k provedení kontroly zásob SHR rostlinného oleje na základě předchozího písemného či telefonického oznámení.

17. Označuje zásoby SHR rostlinného oleje a skladovou evidenci znakem „555“.

18. Určí a nahlásí ukladateli jména pracovníků odpovědných za dodržování zásad ochraňování a evidování SHR rostlinného oleje vyplývajících z této smlouvy a tato jména průběžně opravuje, dochází-li ke změnám.

19. Ochraňovatel je povinen, v případě ukončení této smlouvy, v souladu s ustanovením čl. III. této smlouvy, odkoupit ochraňovanou zásobu SHR rostlinného oleje od ukladatele a to za cenu uvedenou dle čl. III. této smlouvy.

20. Hradí veškeré náklady spojené s obměnami SHR rostlinného oleje (např. doprava, manipulace aj.)

21. Provádí kontrolu a písemně odsouhlasuje pohyby, stavy a finanční hodnotu SHR rostlinného oleje na základě sestav zaslaných ukladatelem.

Povinnosti ukladatele

1. Hradí náklady spojené s ochraňováním SHR rostlinného oleje ve výši a způsobem stanoveným v této smlouvě v článku VI. této smlouvy.

2. Písemně dává souhlas k naskladnění SHR rostlinného oleje do jiných skladů na základě písemného návrhu ochraňovatele.

3. Ukladatel je oprávněn kdykoliv snížit nebo dočasně snížit ochraňované množství SHR rostlinného oleje. Ukladatel se zavazuje, že o snížení nebo dočasném snížení ochraňovaného množství SHR rostlinného oleje bude ochraňovatele předem písemně informovat.

4. Kontroluje dodržování této smlouvy u ochraňovatele.

Platební podmínky

1. Ukladatel neposkytuje zálohu na úhradu nákladů za ochraňování.

2. Všechny platby týkající se této smlouvy budou prováděny bezhotovostním způsobem na účty uvedené v záhlaví smlouvy.

3. Ochraňovatel měsíčně vystaví příslušný daňový doklad (dále jen faktura) ve dvojím vyhotovení a ukladatel se zavazuje tuto fakturu ve lhůtě splatnosti zaplatit. Lhůta splatnosti faktury je 21 dnů ode dne vystavení. Faktura musí být prokazatelně odeslána ukladateli nejpozději druhý pracovní den po jejím vystavení. Faktura musí obsahovat náležitosti daňového dokladu ve smyslu zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění, náležitosti ust. § 13a zákona č. 513/1991 Sb., obchodník zákoník, v platném znění a výrazné označení v pravém horním rohu „OHR“, dále číslo smlouvy a její název. Bankovní spojení uvedené na faktuře musí korespondovat s bankovním spojením uvedeným v hlavičce této smlouvy (není-li písemně oznámena změna).

4. Nebude-li faktura obsahovat náležitosti dle předchozího bodu smlouvy, je druhá smluvní strana oprávněna fakturu vrátit k přepracování. Oprávněným vrácením faktury přestává platit původní lhůta její splatnosti a celá lhůta splatnosti 21 dnů bude počítána znovu ode dne vystavení opravené nebo nově vyhotovené faktury.

5. Dohodou smluvních stran se sjednává splatnost faktury na 21 dnů ode dne vystavení. Faktura je zaplacena dnem připsání platby na účet druhé smluvní strany. V případě prodlení povinné smluvní strany si smluvní strany sjednávají úrok z prodlení dle zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Další závazná ujednání

1. Zásoby SHR rostlinného oleje uloženého u ochraňovatele nejsou určeny k běžnému použití ochraňovatelem a jejich použití bez vědomí nebo předchozího písemného souhlasu ukladatele je zásadně nepřípustné a posuzuje se jako neoprávněné použití státních hmotných rezerv.

2. Na základě ochraňovatelem včas předložené žádosti o půjčku SHR rostlinného oleje, může ukladatel umožnit ochraňovateli dočasně snížit množství ochraňovaných zásob. Schválení žádosti o půjčku je plně v kompetenci ukladatele.

3. Poklesne-li stav zásob SHR rostlinného oleje pod stanovené množství uvedené v čl. I. této smlouvy v  důsledku právních úkonů či opatření ukladatele, nejedná se ze strany ochraňovatele o neoprávněné použití zásob SHR rostlinného oleje.

Smluvní pokuty

1. Při neoprávněném použití SHR rostlinného oleje ochraňovatel zaplatí tyto smluvní pokuty:

1. jednorázově 20% z ceny neoprávněně použitých zásob SHR rostlinného oleje,

2. 10% z ceny neoprávněně použitých SHR rostlinného oleje za každý i započatý měsíc neoprávněného použití SHR rostlinného oleje (nejvýše však 100% ceny neoprávněně použitých zásob SHR),

3. jednorázově 10% z ceny vadného plnění při vadné dodávce (naskladnění) rostlinného oleje do zásob SHR.

Ukladatel je oprávněn uložit smluvní pokuty uvedené v odst. 1 písm. a) a písm. b) tohoto článku zároveň.

2. Podkladem pro výpočet ceny neoprávněně použitých SHR rostlinného oleje nebo vadné dodávky je cena pro naskladnění uvedená v článku II. této smlouvy.

3. Výše uvedenými smluvními pokutami není dotčen postih podle ustanovení § 7 odst. 1 zák. č. 97/1993 Sb., o působnosti Správy státních hmotných rezerv, ve znění pozdějších předpisů.

4. Smluvní strany si dále sjednávají tyto smluvní pokuty:

• pokud ochraňovatel v případě ukončení této smlouvy nesplní povinnost na základě požadavku ukladatele odkoupit ochraňovanou SHR rostlinného oleje, je povinen uhradit ukladateli smluvní pokutu ve výši ceny neodebraného rostlinného oleje.

• pokud ochraňovatel ve stanovené lhůtě normy obměny SHR rostlinného oleje neprovede obměnu, je povinen uhradit ukladateli smluvní pokutu ve výši ceny neobměněné SHR rostlinného oleje.

5. Podkladem pro výpočet ceny neodebrané SHR rostlinného oleje je cena pro vyskladnění rostlinného oleje uvedená v článku III. této smlouvy.

6. Při neplnění povinností stanovených touto smlouvou, mimo neoprávněné použití státních hmotných rezerv, je ukladatel oprávněn snížit ochraňovateli měsíčně hrazené náklady na ochraňování (článek VI. této smlouvy) a to až o 50% a to po dobu neplnění povinností stanovených touto smlouvou (nejméně však po dobu jednoho měsíce).

Další ujednání

1. Veškeré dokumenty týkající se této smlouvy, musí být doručovány na adresy smluvních stran, které jsou uvedeny v záhlaví této smlouvy, není-li písemně oznámena změna adresy. Obě smluvní strany jsou povinny zajistit řádný příjem poštovních zásilek doručovaných na adresy pro doručování uvedené v záhlaví  této smlouvy.

2. V případě změny doručovací adresy v průběhu provádění díla je dotčená smluvní strana povinna toto neprodleně písemně oznámit druhé straně.

3. Smluvní strany sjednávají pravidla pro doručování vzájemných písemností tak, že písemnost se v případě pochybností či nedoručitelnosti považuje za doručenou nejpozději pátým pracovním dnem po jejím odeslání na adresu uvedenou v záhlaví této smlouvy, nedoručí-li druhá strana písemné oznámení o změně adresy, a to bez ohledu na to, zda se adresát na této adrese zdržuje a zda zásilku vyzvedne.

4. Nastanou-li u některé ze stran skutečnosti bránící řádnému plnění smlouvy, je povinna to ihned bez zbytečného odkladu písemně oznámit druhé straně a vyvolat jednání osob oprávněných k podpisu smlouvy, vedoucí k odstranění nastalých skutečností.

5. Pokud dojde k porušení povinností vyplývajících z této smlouvy, pak uvedený postup nezbavuje ochraňovatele povinnosti uhradit sjednané smluvní pokuty.

6. Veškeré nároky stran musí být uplatněny písemně a doporučenou zásilkou.

7. Kontaktní osoba ve věcech smluvních:
   Xxx. Xxxx Xxxxxxx, vedoucí oddělení přípravy a realizace,
   tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxxx@xxxx.xx

Kontaktní osoba ve věcech technických:
Xxx. Xxxxxx Xxxxx, pověřený řízením oddělení ochraňování hmotných rezerv,

tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxx@xxxx.xx 

 Změna smlouvy

Tuto smlouvu lze měnit pouze písemným oboustranně potvrzeným ujednáním, výslovně nazvaným dodatek ke smlouvě podepsaným oprávněnými zástupci obou smluvních stran. Jiné zápisy, protokoly apod. se za změnu smlouvy nepovažují. Dodatky budou vzestupně číslovány.

Zvláštní a závěrečná ujednání

1. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou 48 měsíců od data podpisu této smlouvy.

2. Tuto smlouvu lze vypovědět v uvedených případech:

a) pokud ochraňovatel ztratí objektivně oprávnění k provozování činnosti, která je předmětem této smlouvy a z tohoto důvodu nemůže v plnění smlouvy dále pokračovat,

b) pokud budou ustanovení této smlouvy jednou ze smluvních stran vědomě a opakovaně porušena,

V těchto případech činí výpovědní lhůta tři měsíce a takto stanovená lhůta začne běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.

3. V případě ukončení smlouvy je ochraňovatel povinen, na základě požadavku ukladatele, odkoupit ochraňovanou SHR rostlinného oleje za ceny uvedené v článku III. této smlouvy.

4. V případě vzniku mimořádných událostí, které se týkají státních hmotných rezerv, je ukladatel oprávněn činnost dle této smlouvy pozastavit nebo jinak změnit. Podle závažnosti případu je ukladatel povinen tyto změny ochraňovateli oznámit, nebo s ním projednat.

5. Smluvní strany se dohodly, že ukladatel je od této smlouvy oprávněn odstoupit, pokud nebude schválena částka ze státního rozpočtu následujícího roku, která je potřebná
   k úhradě plnění poskytovaného podle této smlouvy v následujícím roce. Ukladatel prohlašuje, že do 30 dnů po vyhlášení zákona o státním rozpočtu ve Sbírce zákonů oznámí ochraňovateli, že nebyla schválena částka ze státního rozpočtu následujícího roku, která je potřebná k úhradě plnění poskytovaného podle této smlouvy v následujícím roce. Tím není dotčena povinnost ochraňovatele rostlinného oleje od ukladatele odkoupit dle této smlouvy.

6. V případě, že dojde u ochraňovatele ke změně bankovního spojení, je ochraňovatel povinen změnu neprodleně oznámit ukladateli a to písemnou formou.

7. Všechny právní vztahy, které vzniknou při realizaci závazků vyplývajících z této smlouvy, se řídí platným právním řádem České republiky. Právní vztahy neupravené touto smlouvou se řídí ustanoveními zák. č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů.

8. Ochraňovatel souhlasí s tím, že tato smlouva, včetně případných dodatků, bude uveřejněna na internetových stránkách ukladatele. Údaje ve smyslu § 147a odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů budou znečitelněny (ochrana informací a údajů dle zvláštních právních předpisů). Ochraňovatel prohlašuje, že žádnou informaci uvedenou v jakékoliv části smlouvy nepovažuje a nebude považovat za citlivou informaci a že žádnou část smlouvy nepovažuje a nebude považovat za jakékoliv obchodní tajemství.

9. Smlouva je sepsána ve čtyřech (4) stejnopisech jazyce českém, z nichž ukladatel obdrží tři (3) výtisky stejnopisu a ochraňovatel jeden (1) výtisk stejnopisu

10. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podepsáním přečetly, jeho obsahu porozuměly a souhlasí s ním, a že byl uzavřen podle jejich pravé a svobodné vůle, vážně a srozumitelně, což níže potvrzují svými podpisy.

11. Tato smlouva nabude platnosti a účinnosti dnem, kdy podpis připojila smluvní strana, která ji podepsala jako druhá v pořadí.

Přílohy: Příloha č. 1 - Metodické pokyny pro vedení operativní evidence materiálů státních hmotných rezerv u ochraňovatelských organizací.

V Praze dne: 2013                       V dne: 2013

Za ukladatele:                                                           Za ochraňovatele:

……………………………………                                ……….…..…………………………………

       Xxx. Xxxxxx Xxxxxx, XXx.                         jméno, příjmení, pozice
ředitel Odboru veřejných                            (razítko, podpis)
     zakázek a nákupů

Příloha č. 1

“Smlouvy o ochraňování státních rezerv č. ………. „

M e t o d i c k é p o k y n y

pro vedení operativní evidence materiálů státních hmotných rezerv u ochraňovatelských organizací.

Operativní evidenci materiálů hmotných rezerv (dále jen “HR“) tvoří prvotní doklady
a skladová evidence. Operativní evidenci materiálů HR vedou ochraňovatelé odděleně od evidence o vlastních zásobách.

Čl. I.

Prvotní doklady

1. Prvotní doklady pro materiály HR tvoří příjemky a výdejky, jejichž tiskopisy poskytuje na vyžádání Správa státních hmotných rezerv (dále jen “Správa“). Příjemky a výdejky je možné rovněž vyhotovovat prostředky výpočetní a jiné techniky, které umožňují výstup údajů v písemné formě.

2. Postup vyplňování příjemek a výdejek a vyhotovování opravných dokladů je uveden v příloze č.1 těchto pokynů.

3. Příjemky se vyhotovují ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál s první kopií se zasílá nejpozději druhý den po příjmu (naskladnění) Správě, druhá kopie se zakládá
   u ochraňovatele spolu s průvodními a technickými doklady o zásilce (např. osvědčení
   o jakosti, certifikáty, nákladní list, dodací list, soupis palet apod.).

4. Výdejky se vyhotovují ve třech vyhotoveních (originál + 2 kopie). Originál s první kopií se zasílá nejpozději druhý den po vyskladnění Správě, druhá kopie se ukládá u ochraňovatele.

5. Další kopie výdejek nebo příjemek je možné vyhotovit pouze se souhlasem Správy.

6. Archivace prvotních dokladů se provádí po dobu 5 let od data vyskladnění příslušného materiálu. Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

Čl. II.

Skladové evidence

1. Skladová evidence se vede na skladových kartách. Skladová karta se vyhotovuje pro každý druh materiálu HR, kterému přísluší samostatné číselné označení v rámci užívaných číselníků Správy.

2. Skladovou evidenci je možné vést souběžně pomocí výpočetní techniky. Je třeba však zamezit rozšiřování údajů o stavech a pohybech zásob HR mimo okruh osob odpovědných za agendu HR.

3. Skladové karty musí být před zařazením do používání zapsány do rejstříku použitých skladových karet. Rejstřík karet musí být veden tak, aby nebylo možno v něm provádět dodatečné zápisy (např. autentizovaný sešit).

4. Skladová karta musí obsahovat tyto závazné údaje:

• název organizace ochraňovatele (razítko),

• místo uložení a číslo sladu přidělené Správou (v případě potřeby se uvádí též druh skladu),

• pořadové číslo skladové karty (dané rejstříkem skladových karet),

• název HR materiálu a znak “555“,

• číselný kód materiálu podle užívaného číselníku Správy,

• měrná jednotka; přitom se použije jednotek soustavy SI a jejich násobků, pokud smlouvou o ochraňování (skladování) není dohodnuto jinak,

• cena za měrnou jednotku při naskladnění materiálu (podle kupní smlouvy příp. cenové dohody mezi Správou a dodavatelem),

• zápisy o pohybu materiálu (datum pohybu, číslo příjemky nebo výdejky, množství přijaté, vydané a konečná zásoba).

5. Zápisy do skladové karty se provádějí bezprostředně po realizaci pohybu materiálu prostředkem zaručujícím trvanlivost zápisu.

6. Při převodech materiálu HR z jedné skladové karty na další se na staré kartě uvede číslo karty navazující a na kartě nové číslo karty předcházející.

7. Skladové karty, které jsou vynulovány (bez zásoby), se vyřadí z karet běžných a zařadí se do skupiny karet vynulovaných a tato skutečnost se vyznačí v rejstříku karet.

8. Archivace skladových karet se provádí po dobu 10 let od data vyskladnění příslušného materiálu (vynulování skladní karty). Lhůta pro skartaci začíná běžet prvním dnem roku následujícího po roce, ve kterém proběhlo vyskladnění materiálu HR.

9. Materiál HR se ve skladech označuje znakem 555 a dále vhodným způsobem tak, aby bylo možno identifikovat příslušnost daného materiálu ke konkrétní skladové kartě. V uzavřených skladech se materiál označuje štítky s údaji, které jednoznačně identifikují jednotlivé partie (kupy, tavby apod.) materiálu. Materiály v ostatních skladech (volných úložištích, silech, nádržích apod.) se označují způsobem dohodnutým smlouvou
   o ochraňování nebo jiným písemným dokladem. U zásob HR kovů se připouští popis nesmytelnou barvou přímo na materiál nebo obal.

10. Skladové karty a inventurní soupisy zásob materiálů HR se ukládají do uzamykatelných skříní (příp. trezorů) a přístup k nim mají odpovědní zaměstnanci ochraňovatele.

Čl. III.

Inventarizace zásob HR

1. Inventarizace zásob HR provádí ochraňovatel podle ustanovení § 29 a 30 zákona č. 63/1991 Sb., o účetnictví a podle vnitřních předpisů Správy.

2. Záznam o provedení inventury se vyznačí na skladovou kartu zápisem, obsahujícím datum provedení inventury, výše zásoby zjištěné inventurou a podpisem osoby odpovědné za provedení inventarizace.

3. Zprávu o provedení inventury předkládá ochraňovatel Správě.

4. Ochraňovatel je povinen prokázat provedení inventarizace u zásob materiálů HR po dobu pěti let po jejím provedení.

Příloha č. 1

k „Metodickým pokynům pro vedení operativní evidence materiálů státních hmotných rezerv u ochraňovatelských organizací“.

Příjem do hmotných rezerv

Příjemka se vystavuje vždy pro každou obměnu zásob HR zvlášť a musí obsahovat následující údaje:

1. ochraňovatel – název a sídlo ochraňovatele a razítko,

2. sklad – název a sídlo podle skladu uložení materiálu,

3. hlavička příjemky musí osahovat následující údaje v tomto pořadí:

SKLAD DOKLAD POHYB SMLOUVA NOM

číslo x) xx) xx) xx) xx)

x) číslo skladu vyplňuje ochraňovatel

xx) ostatní údaje v hlavičce vyplňuje Správa

4. číslo příjemky – příjemky se číslují pořadově od 1 do x v každém kalendářním roce. Pořadové číslo se lomí konečným dvojčíslem příslušného roku,

5. datum naskladnění materiálu – pod políčko označující číslo měsíce se doplní den naskladnění,

6. druh pohybu – obměna, půjčka, doplnění, apod.,

7. materiálová položka -NÁZEV- název materiálu včetně jakostních znaků a dalších potřebných údajů,

8. číselný kód materiálu podle číselníku Správy – 12 míst,

9. číslo položky – 4 místa,

10. číslo partie – 4 místa – označuje rok (měsíc) vzniku materiálu, sklizeň apod.,

Bod 8), 9), 10) – pokud nejsou některé z těchto údajů ochraňovateli známy, vyžádá je od Správy.

11. manipulační jednotky – vyplňují se jen u vybraných druhů materiálů HR, stanovených Správou. Uvádí se na 3 desetinná čísla,

12. znak měrné jednotky – uvádí se v zkratkách:

t = tuna tks = tisíc kusů

kg = kilogram m² = metr čtvereční

hl = hektolitr m³ = metr krychlový

13. množství - naskladněné množství materiálu se uvádí na 5 desetinných míst v jednotkách obvyklých či dohodnutých se Správou, např. 2000t = 200,00000 t,

14. součet za množství materiálu, pokud příjemka obsahuje více řádku,

15. převzal do HR – strojem vyplněné jméno zaměstnance, podpis, datum

vyhotovil –

zkontroloval –

P O Z O R!

Chybná a již odeslaná příjemka se opraví vystavením nové příjemky se stejnými údaji jako původní chybné a celý záznam se dá do červeného rámečku. Současně se vystaví nová příjemka se správnými údaji. Obě příjemky se nově očíslují.

Výdej z hmotných rezerv

Výdejka se vystavuje vždy na každou obměnu zásob zvlášť a musí obsahovat následující údaje:

1. ochraňovatel – název, sídlo ochraňovatele a razítko,

2. sklad – název a sídlo skladu podle uloženého materiálu,

3. hlavička výdejky musí obsahovat následující údaje v tomto pořadí:

SKLAD DOKLAD POHYB SMLOUVA NOM

číslo x) xx) xx) xx) xx)

x) číslo skladu vyplňuje ochraňovatel

xx) ostatní údaje v hlavičce vyplňuje Správa

4. číslo výdejky – výdejky se číslují pořadově od 1 do x v každém kalendářním roce. Pořadové číslo se lomí konečným dvojčíslím příslušného roku,

5. datum vyskladnění materiálu – pod políčko označující číslo měsíce se napíše den vyskladnění,

6. druh pohybu – např. půjčka, obměna apod.,

7. materiálová položka -NÁZEV- název materiálu včetně údajů o jakosti, výrobci apod.,

8. číselný kód materiálu podle číselníku Správy. Číselné označení materiálu musí být shodné s číselným kódem, uvedeným při naskladnění tohoto materiálu na příjemce,

9. číslo položky – čtyřmístné číselné označení musí být shodné s číslem podpoložky, uvedeném při naskladnění,

10. číslo partie – čtyřmístný číselný znak – určuje rok (měsíc) vzniku materiálu, rok sklizně apod.,

11. manipulační jednotky – vyplňuje se u vybraných materiálů HR stanovených Správou a uvádí se na 3 desetinná místa,

12. znak měrných jednotek se uvádí ve zkratkách. Zkratky jsou uvedeny v “Příjem do HR“,

13. množství – vyskladněné množství materiálu se uvádí na 5 desetinných míst v jednotkách obvyklých či dohodnutých se Správou, např. 1000hl = 1000,00000 hl,

14. součet za množství materiálu, pokud výdejka obsahuje více řádků. Nesčítají se obaly s materiálem!

15. vydal – strojem vyplněné jméno, podpis, datum

vyhotovil –

zkontroloval –

P O Z O R!

Chybně vyplněná a již odeslaná výdejka se opraví vystavením nové výdejky se stejnými údaji jako původní chybné a celý záznam se dá do červeného rámečku. Současně se vystaví nová výdejka se správnými údaji. Obě výdejky se nově očíslují.

Stránka 15/15