PŘÍLOHA 4: ŠABLONA DOHODY MEZI PŘÍJEMCEM GRANTU A ÚČASTNÍKEM1 DOHODA O DOBROVOLNICKÉ ČINNOSTI – EVROPSKÝ SBOR SOLIDARITY Projekt [uveďte číslo] – [uveďte název]
PŘÍLOHA 4: ŠABLONA DOHODY MEZI PŘÍJEMCEM GRANTU A ÚČASTNÍKEM1
DOHODA O DOBROVOLNICKÉ ČINNOSTI – EVROPSKÝ SBOR SOLIDARITY
Projekt [uveďte číslo] – [uveďte název]
PREAMBULE
Tuto dohodu (dále jen „dohoda“) mezi sebou uzavírají tyto strany:
na jedné straně
organizace (dále jen „organizace“):
[úplný oficiální název podpůrné organizace / hostitelské organizace]
[oficiální právní forma]
[oficiální identifikační číslo]
[úplná oficiální adresa]
[číslo OID],
zastoupená pro účely podpisu této dohody panem/paní [jméno a příjmení, funkce],
a
na straně druhé
účastník:
[jméno a příjmení, se sídlem na adrese [úplná oficiální adresa],
[telefonní číslo]
[e-mailová adresa]
[státní příslušnost]
[pohlaví: muž/žena/jiné]
[datum narození: dd/mm/rrrr]
[PRN2]
[číslo pojištěnce účastníka – uveďte číslo přidělené poskytovatelem pojištění].
Výše uvedené strany se dohodly na uzavření dohody za níže uvedených podmínek.
PODMÍNKY
KAPITOLA 1 OBECNÁ USTANOVENÍ
ČLÁNEK 1 – PŘEDMĚT DOHODY
Tato dohoda stanoví práva a povinnosti a podmínky, které se vztahují k podpoře udělené na realizaci akce „Dobrovolnická činnost v rámci programu Evropský sbor solidarity“.
ČLÁNEK 2 – DEFINICE
Pro účely této dohody platí tyto definice:
Akce – činnost, která se provádí v rámci této dohody.
Finanční podpora – finanční podpora udělená v rámci této dohody.
Účastníci – jednotlivci, kteří se plně podílejí na projektu a mohou získat část grantu Evropské unie na úhradu svých nákladů na účast.
Podvod – podvod ve smyslu článku 3 směrnice EU 2017/13713 a článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, vypracované aktem Rady ze dne 26. července 19954, jakož i jakékoli jiné neoprávněné nebo protiprávní klamavé jednání, jehož cílem je získání finančního nebo osobního prospěchu.
Nesrovnalosti – jakýkoli druh porušení (regulačních či smluvních) povinností, který by mohl mít dopad na finanční zájmy EU, včetně nesrovnalostí ve smyslu čl. 1 odst. 2 nařízení EU č. 2988/955.
KAPITOLA 2 AKTIVITA
ČLÁNEK 3 – AKTIVITA
Podpora se poskytuje účastníkovi na provedení dobrovolnické činnosti, která probíhá v [uveďte úplnou adresu místa činnosti] v rámci programu Evropský sbor solidarity, jak je popsáno v tomto článku.
[Popište úlohu a úkoly, které bude mít účastník v organizaci]
ČLÁNEK 4 – DOBA TRVÁNÍ A DATUM ZAHÁJENÍ
Dohoda vstupuje v platnost dnem, kdy ji podepíše poslední z obou smluvních stran.
Období činnosti začíná dnem [datum]6 a končí dnem [datum]7.
KAPITOLA 3 GRANT
ČLÁNEK 5 – FINANČNÍ A NEFINANČNÍ PODPORA
Účastník obdrží finanční podporu z prostředků EU po dobu [uveďte počet] dnů ve formě kapesného. Celková částka kapesného na období činnosti se určí vynásobením počtu dnů činnosti sazbou platnou na den pro danou hostitelskou zemi, včetně jednoho dne na cestu před zahájením činnosti a jednoho dne na cestu po skončení činnosti, a až čtyř dodatečných dnů pro účastníky, kteří obdrží finanční podporu na ekologicky šetrnou cestu.
Organizace může poskytnout finanční podporu na cestovní výdaje a jiné uznatelné mimořádné náklady v souladu s Příručkou k programu Evropský sbor solidarity.
Organizace může případně poskytovat nefinanční podporu na cestu, inkluzi, mentorství a jazykové vzdělávání.
ČLÁNEK 6 – UZNATELNÉ A NEUZNATELNÉ NÁKLADY
Platí tyto podmínky uznatelnosti:
náklady musí vzniknout v souvislosti s prováděním akce uvedené v článku 3 a během období uvedeného v článku 4 a musí být k tomuto provádění nezbytné;
musí být v souladu s platnými vnitrostátními daňovými a pracovněprávními předpisy a právními předpisy v oblasti sociálního zabezpečení;
úhrada skutečných nákladů vzniklých v souvislosti se zvláštními potřebami musí být založena na dokladech, jako jsou faktury, stvrzenky atd.; tyto náklady musí být identifikovatelné a ověřitelné;
nesmějí být použity k pokrytí podobných nákladů, které již byly financovány z fondů Evropské unie.
KAPITOLA 4 PROVÁDĚNÍ DOHODY
ČLÁNEK 7 – POVINNOSTI ÚČASTNÍKA A ORGANIZACE
7.1 Povinnosti účastníka
Účastník plně zodpovídá organizaci za realizaci akce uvedené v článku 3 v souladu s ustanoveními dohody, jakož i s veškerými zákonnými povinnostmi vyplývajícími z platného práva EU, mezinárodního i vnitrostátního práva.
Účastník musí dohodu provádět podle svých nejlepších schopností a v dobré víře.
Účastník nesmí během období uvedeného v článku 4 vykonávat jinou dobrovolnickou činnost v rámci Evropského sboru solidarity, Evropskou dobrovolnou službu nebo dobrovolnickou činnost v rámci programu Erasmus+, v jejímž důsledku by jeho účast byla nezpůsobilá (v souladu s výjimkami uvedenými v Příručce k programu Evropský sbor solidarity).
Účastník je povinen před příjezdem do hostitelské země získat evropský průkaz zdravotního pojištění, je-li zdarma.
V případě kontroly, přezkumu a auditu podle článku 13 musí účastník náležitě spolupracovat a v požadované lhůtě poskytnout veškeré informace k ověření souladu s dohodou.
Účastník bude na začátku aktivity obeznámen s obsahem souboru informací o Evropském sboru solidarity (InfoKit).
Bude-li k tomu vyzván, zúčastní se účastník [Varianta pro přeshraniční dobrovolnickou činnost: přípravy před odjezdem], přípravy po příjezdu, [Varianta pro dlouhodobou dobrovolnickou činnost: hodnocení v polovině období] a výročního setkání.
[Varianta pro případy, kdy činnost bude probíhat v jednom z jazyků, na které se vztahuje on-line jazyková podpora: Účastník absolvuje on-line jazykovou přípravu v [uveďte jazyk], aby se mohl připravit na činnost v zahraničí. Účastník okamžitě informuje dotyčnou organizaci, pokud není schopen zúčastnit se on-line jazykového kurzu.]
[Varianta pro případy, kdy není poskytnuta on-line jazyková podpora:
Popište povinnosti účastníka, pokud jde o jazykovou podporu poskytovanou v souvislosti s projektem.]
[Popište další práva a povinnosti účastníka činnosti, pokud jde o bydlení, praktická opatření, pravidla chování atd. Vezměte prosím na vědomí, že úloha a úkoly účastníka musí být podrobně popsány v článku 3.]
V případě, že účastník poruší kteroukoli ze svých povinností vyplývající z této dohody, může být finanční podpora pozastavena nebo ukončena (viz kapitola 5).
7.2 Povinnosti organizace
Organizace zajistí účastníkovi bezpečné a důstojné životní a dobrovolnické podmínky.
Organizace zajistí účastníkovi odpovídající podporu při učení a rozvoji v souladu se standardy kvality uvedenými v Příručce k programu Evropský sbor solidarity.
Před zahájením aktivity zašle organizace účastníkovi soubor informací o Evropském sboru solidarity (InfoKit).
[Varianta pro relevantní případy, v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy: Organizace musí zajistit, aby účastník obdržel odpovídající schválení pro práci se zranitelnými skupinami.]
[Varianta v případě vnitrostátní dobrovolnické činnosti: Organizace musí zajistit, aby byl účastník pojištěn pro případ úrazu a nemoci, a to buď prostřednictvím vnitrostátního systému zdravotní péče, nebo prostřednictvím systému soukromého pojištění. Organizace musí zajistit, aby měl účastník pojištění odpovědnosti.]
[Varianta v případě přeshraniční dobrovolnické činnosti:
Organizace musí zajistit, aby byl účastník zaregistrován do systému pojištění Evropského sboru solidarity.
Organizace musí účastníka řádně informovat o tom, jak tento systém pojištění funguje, a o povinnosti získat před příjezdem do hostitelské země evropský průkaz zdravotního pojištění, pokud je bezplatný.]
[Varianta pro případy, kdy činnost bude probíhat v jednom z jazyků, na které se vztahuje on-line jazyková podpora:
S výjimkou rodilých mluvčích může organizace účastníkovi zpřístupnit dva on-line testy jazykových znalostí: jeden před zahájením činnosti a jeden na konci činnosti.]
[Dále popište povinnosti organizace v rámci činnosti, které se týkají bydlení, praktických opatření, pravidel chování atd. Uveďte kontaktní údaje všech partnerských organizací zapojených do činnosti a jejich povinnosti.]
ČLÁNEK 8 – ETIKA A HODNOTY
Aktivita musí být realizována v souladu s nejvyššími etickými normami a platným právem EU, mezinárodním a vnitrostátním právem o etických zásadách.
Účastník se musí zavázat k dodržování základních hodnot EU (jako je úcta k lidské důstojnosti, svoboda, demokracie, rovnost, právní stát a lidská práva, včetně práv menšin) a jejich dodržování zajistit.
V případě, že účastník poruší některou ze svých povinností podle tohoto článku, nemusí být finanční podpora vyplacena (viz kapitola 5).
ČLÁNEK 9 – OCHRANA ÚDAJŮ
Za zpracování veškerých osobních údajů v rámci této dohody bude odpovědný správce údajů uvedený v prohlášení o ochraně soukromí v souladu s platnými právními předpisy o ochraně údajů, zejména nařízením (EU) 2018/17258 a souvisejícími vnitrostátními zákony o ochraně údajů a pro účely stanovené v prohlášení o ochraně soukromí, které je k dispozici na adrese xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxx-xxxxxxxx-xxxx.
Tyto údaje budou zpracovávány výhradně v souvislosti s prováděním dohody a následnými opatřeními ze strany organizace, národní agentury a Evropské komise, aniž by byla dotčena možnost jejich předání subjektům odpovědným za kontrolu a audit v souladu s právními předpisy EU (Účetní dvůr nebo Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF)).
Účastník může na základě písemné žádosti získat přístup ke svým osobním údajům a opravit jakékoli informace, které jsou nepřesné nebo neúplné. Veškeré dotazy týkající se zpracování jeho osobních údajů by měl směřovat na organizaci a/nebo národní agenturu9. Pokud jde o využívání údajů Evropskou komisí, může účastník podat stížnost na zpracování svých osobních údajů evropskému inspektorovi ochrany údajů.
ČLÁNEK 10 – UCHOVÁVÁNÍ ZÁZNAMŮ
Účastník musí uchovávat podklady po dobu trvání činnosti, aby prokázal její řádné provádění.
Tyto záznamy a podpůrné dokumenty musí být na vyžádání nebo v rámci kontrol, přezkumů, auditů nebo vyšetřování (viz článek 13) zpřístupněny.
Jedná-li se o probíhající kontroly, přezkumy, audity, vyšetřování, soudní spor či jinou formu vymáhání nároků vyplývajících z této dohody, musí účastník uchovávat tyto záznamy a další podpůrnou dokumentaci až do skončení těchto procesů či řízení.
Účastník musí uchovávat originály dokumentů. Digitální a digitalizované dokumenty se považují za originály, povolují-li to platné vnitrostátní právní předpisy. Organizace může akceptovat dokumenty jinak než ve formě originálu, pokud poskytují srovnatelnou úroveň záruky.
ČLÁNEK 11 – ZPRÁVA ÚČASTNÍKA
Účastník vyhotoví zprávu v [uveďte jazyk] nejpozději 30 dnů po skončení období činnosti prostřednictvím on-line dotazníku poskytujícího zpětnou vazbu ohledně věcných a kvalitativních prvků období činnosti, jakož i související přípravy a následných opatření.
Pokud účastník zprávu nepředloží, nevydá organizace osvědčení o účasti.
ČLÁNEK 12 – PLATBY A PLATEBNÍ UJEDNÁNÍ
[Uveďte v tomto oddíle popis platebních ujednání, která hodláte zavést, jako jsou zálohy, náhrady za jízdenky atd.]
[Uveďte podrobný popis platebních ujednání týkajících se finanční podpory (musí být upřesněna data, částky a měna každé platby).]
ČLÁNEK 13 – KONTROLY, PŘEZKUMY, AUDITY A VYŠETŘOVÁNÍ
Účastník se zavazuje, že bude s náležitou péčí spolupracovat a že poskytne veškeré informace, které si vyžádají Evropská komise, národní agentura [země], organizace nebo jiný externí subjekt pověřený Evropskou komisí nebo národní agenturou [země] k ověření, zda projekt a ustanovení dohody jsou či byly řádně prováděny.
Pokud o to tyto orgány požádají, musí účastník poskytnout úplné, přesné a kompletní informace v požadovaném formátu a lhůtě.
Jakákoli zjištění týkající se dohody mohou vést k žádosti o vrácení, zadržení plateb nebo k dalším právním krokům v souladu s platnými vnitrostátními právními předpisy.
KAPITOLA 5 NÁSLEDKY PORUŠENÍ POVINNOSTÍ
ČLÁNEK 14 – POZASTAVENÍ DOHODY
Dohoda může být z podnětu účastníka nebo organizace pozastavena, pokud výjimečné okolnosti, zejména vyšší moc (viz článek 17), znemožňují nebo nadměrně ztěžují její provádění. Dohoda může být pozastavena vždy se souhlasem druhé strany a ke dni dohodnutému oběma stranami na základě dodatku a může být následně obnovena.
Pozastavení nabývá účinku dnem, na kterém se strany dohodnou.
Organizace může dohodu kdykoli pozastavit, pokud se účastník dopustil nebo je podezřelý z toho, že se dopustil:
závažných chyb, nesrovnalostí či podvodu nebo
závažného porušení povinností vyplývajících z této dohody nebo při řízení o udělení grantu (včetně nesprávné realizace akce, předložení nepravdivých informací, neposkytnutí požadovaných informací, porušení etických pravidel (v příslušném případě) atd.).
Pozastavení nabývá účinku dnem po odeslání oznámení.
Jakmile okolnosti umožní obnovení provádění, musí se strany neprodleně dohodnout na datu obnovení (první den po dni ukončení pozastavení). Pozastavení bude zrušeno s účinkem ode dne ukončení pozastavení.
Během pozastavení nebude účastníkovi vyplácena žádná finanční podpora.
Účastník nemůže požadovat náhradu škody v důsledku pozastavení ze strany organizace.
Pokud se účastník domnívá, že je platba neoprávněně zadržena, může danou situaci předložit příslušné národní agentuře poté, co se pokusí získat od organizace vysvětlení a/nebo pokud spor nelze vyřešit smírnou cestou.
Pozastavení finanční podpory nemá vliv na právo organizace finanční podporu ukončit (viz článek 15).
ČLÁNEK 15 – UKONČENÍ ZE STRANY ORGANIZACE NEBO ÚČASTNÍKA
Dohoda může být z podnětu účastníka nebo organizace ukončena, pokud výjimečné okolnosti, zejména vyšší moc (viz článek 17), znemožňují nebo nadměrně ztěžují její provádění.
V případě ukončení z důvodu vyšší moci bude mít účastník nárok alespoň na částku finanční podpory odpovídající skutečnému trvání období činnosti. Veškeré zbývající prostředky musí být vráceny.
V případě závažného porušení povinností uvedených v této dohodě jsou strany oprávněny dohodu ukončit prostřednictvím formálního oznámení druhé straně.
Organizace může dohodu ukončit, pokud se účastník dopustil závažných pochybení, nesrovnalostí, podvodu, korupce nebo je zapojen do zločinného spolčení, praní peněz, trestných činů souvisejících s terorismem (včetně financování terorismu), dětské práce nebo obchodování s lidmi.
Pokud účastník ukončí dohodu před ukončením činnosti, bude muset vrátit částku finanční podpory, která mu byla vyplacena předem, odpovídající neaktivním dnům.
Organizace si vyhrazuje právo zahájit soudní řízení, není-li požadovaná náhrada dobrovolně poskytnuta ve lhůtě oznámené účastníkovi doporučeným dopisem.
Ukončení nabývá účinku dnem po odeslání potvrzujícího oznámení (nebo k pozdějšímu datu uvedenému v oznámení; dále jen „datum ukončení“).
Účastník nemůže požadovat náhradu škody v důsledku ukončení ze strany organizace.
Po ukončení dohody nadále platí povinnosti účastníka (zejména podle článku 11 (předkládání zpráv) a 13 (kontroly, přezkumy, audity a vyšetřování)).
ČLÁNEK 16 – NÁHRADA ŠKODY
Každá strana této dohody zprošťuje druhou stranu občanskoprávní odpovědnosti za škody, které strana nebo její zaměstnanci utrpěli v důsledku plnění této dohody, za předpokladu, že takové škody nejsou způsobeny vážným a úmyslným pochybením druhé strany nebo jejích zaměstnanců.
Národní agentura [země], Evropská komise nebo jejich zaměstnanci nenesou odpovědnost v případě uplatnění nároku podle dohody v souvislosti se škodou způsobenou při výkonu činnosti. Národní agentura [země] ani Evropská komise proto nevyhoví žádné žádosti o náhradu škody, která je s tímto nárokem spojena.
ČLÁNEK 17 – VYŠŠÍ MOC
Nelze mít za to, že strana, které vyšší moc brání ve splnění jejích povinností vyplývajících z této dohody, tyto povinnosti porušuje.
„Vyšší mocí“ se rozumí jakákoli situace nebo událost, která:
brání některé ze stran ve splnění jejích povinností vyplývajících z této dohody,
byla nepředvídatelná a výjimečná a mimo kontrolu stran,
nebyla způsobena chybou nebo nedbalostí stran (nebo dalších zúčastněných subjektů zapojených do akce) a
ukáže se jako nevyhnutelná navzdory vynaložení veškeré náležité péče.
Jakýkoli případ vyšší moci je potřeba neprodleně oficiálně oznámit druhé straně a uvést jeho povahu, pravděpodobnou dobu trvání a předpokládané důsledky.
Strany musí okamžitě učinit všechny nezbytné kroky k omezení škod způsobených vyšší mocí a vynaložit veškeré úsilí, aby bylo možné realizaci akce co nejdříve obnovit.
KAPITOLA 6 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
ČLÁNEK 18 – KOMUNIKACE MEZI STRANAMI
18.1 Formy a prostředky komunikace
Sdělení podle dohody (informace, žádosti atd.) musí být provedeno písemně, není-li v dohodě uvedeno jinak.
Oficiální oznámení se zasílají doporučeně s dodejkou (dále jen „oficiální oznámení v tištěné podobě“).
Oficiální oznámení však mohou být zasílána elektronicky, a to zejména s potvrzením o doručení, pokud to platné vnitrostátní právní předpisy dotčeného členského státu umožňují.
18.2 Datum sdělení
Má se za to, že sdělení je učiněno v okamžiku, kdy je odesláno zasílající stranou (tj. v den a čas, kdy je odesláno).
Má se za to, že oficiální oznámení v tištěné podobě zaslané doporučeně s dodejkou je učiněno buď:
v den doručení zaznamenaný poskytovatelem poštovních služeb, nebo
v den, kdy uplyne lhůta pro vyzvednutí zásilky na poště.
18.3 Užitečné informace pro komunikaci
[V případě, že jsou do dobrovolnické činnosti zapojeny jiné subjekty nebo organizace, uveďte všechny, které se týkají dobrovolníka:
Jiné subjekty/organizace zapojené do projektu:
[celý oficiální název]
[oficiální právní forma]
[oficiální identifikační číslo]
[úplná oficiální adresa]
[telefonní číslo]
[e-mailová adresa]
[úloha v dobrovolnickém projektu]
Sdělení těmto subjektům/organizacím musí směřovat na výše uvedenou adresu.]
Národní agentura pro tento projekt je:
[celý oficiální název]
[úplná oficiální adresa]
[telefonní číslo]
[e-mailová adresa]
Sdělení národní agentuře musí směřovat na výše uvedenou adresu.
ČLÁNEK 19 – DODATKY
Dohoda může být změněna, pokud dodatek nevyžaduje podstatné změny dohody. V takovém případě musí být podepsána nová dohoda.
O dodatek může požádat kterákoli ze stran.
Dodatek k dohodě musí být proveden písemně a včas.
Dodatek vstupuje v platnost dnem, kdy jej podepíše přijímající strana.
Dodatek nabývá účinku dnem vstupu v platnost nebo jiným dnem uvedeným v dodatku.
ČLÁNEK 20 – ROZHODNÉ PRÁVO A ŘEŠENÍ SPORŮ
Tato dohoda se řídí vnitrostátním právem [uveďte zemi národní agentury]. Výlučnou pravomoc rozhodovat spory mezi organizací a účastníkem, jež se týkají výkladu, uplatňování či platnosti této dohody a jež nelze urovnat smírnou cestou, má příslušný soud určený v souladu s platným vnitrostátním právem.
ČLÁNEK 21 – VSTUP V PLATNOST
Dohoda vstoupí v platnost dnem, kdy ji podepíše organizace.
PODPISY
Za účastníka Za organizaci
[jméno/příjmení] [jméno/příjmení/funkce]
[podpis] [podpis]
Datum a místo Datum a místo
1 Tuto šablonu může doplnit národní agentura nebo účastnická organizace. Tento dokument je povinný pouze pro individuální dobrovolnické činnosti, nikoli pro dobrovolnické týmy, i když se doporučuje.
2 Osobní referenční číslo (Personal Reference Number) z Evropského portálu pro mládež.
3 Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/1371 ze dne 5. července 2017 o boji vedeném trestněprávní cestou proti podvodům poškozujícím finanční zájmy Unie (Úř. věst. L 198, 28.7.2017, s. 29).
4 Úř. věst. C 316, 27.11.1995, s. 48.
5 Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 2988/95 ze dne 18. prosince 1995 o ochraně finančních zájmů Evropských společenství (Úř. věst. L 312, 23.12.1995, s. 1).
6 Datem zahájení činnosti je první den, kdy účastník musí být přítomen v hostitelské organizaci.
7 Datem ukončení činnosti je poslední den, kdy účastník musí být přítomen v hostitelské organizaci.
8 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými právními subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES.