Číslo smlouvy: bude doplněno Smluvní strany:
Číslo smlouvy: bude doplněno
Smluvní strany:
Česká republika – Ministerstvo zemědělství
se sídlem: Těšnov 65/17, 110 00 Praha 1 – Staré město
IČO: 00020478
DIČ: CZ00020478
zastoupená: Mgr. Xxxxxx Xxxxxxxx, ředitelem Odboru vnitřní správy
(dále jen „Objednatel“)
a
[DOPLNÍ UCHAZEČ]
se sídlem: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
IČO: [DOPLNÍ UCHAZEČ], DIČ: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném [DOPLNÍ UCHAZEČ],
spisová značka [DOPLNÍ UCHAZEČ]
bankovní spojení: [DOPLNÍ UCHAZEČ], číslo účtu: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
zastoupená: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
(dále jen „Poskytovatel“)
dnešního dne uzavřely tuto smlouvu v souladu s ustanovením § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“)
(dále jen „Smlouva“).
Smluvní strany, vědomy si svých závazků v této Smlouvě obsažených a s úmyslem být touto Smlouvou vázány, dohodly se na následujícím znění Smlouvy:
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1.1 Objednatel provedl v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), otevřené zadávací řízení na veřejnou zakázku s názvem „Archivní služby pro Ministerstvo zemědělství“. Cenová nabídka Poskytovatele ze dne [DOPLNÍ UCHAZEČ] byla v uvedeném zadávacím řízení vyhodnocena jako nejvýhodnější a tvoří přílohu č. 1 této smlouvy (dále jen „nabídka“ nebo „příloha č. 1“).
1.2 Objednatel je organizační složkou státu ve smyslu zákona č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů.
Poskytovatel prohlašuje, že:
splňuje veškeré podmínky a požadavky v této Smlouvě stanovené a je oprávněn a způsobilý tuto Smlouvu uzavřít, disponuje živnostenským oprávněním prokazujícím oprávnění podnikat dle zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů, v oboru činnosti „vedení spisovny“, a řádně plní závazky z této Smlouvy, a
že se v plném rozsahu seznámil s rozsahem a povahou předmětu Xxxxxxx, disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou k provedení předmětu Smlouvy nezbytné, a
ke dni podpisu této Smlouvy není v úpadku ani v likvidaci,
a zavazuje se udržovat tato prohlášení v pravdivosti a Objednatele bezodkladně informovat o všech skutečnostech, které mohou mít dopad na jejich pravdivost, úplnost nebo přesnost.
ÚČEL SMLOUVY
Účelem této Smlouvy je zajištění kvalifikovaného a bezpečného uložení písemností Objednatele po dobu stanovených skartačních lhůt a zajištění odpovídající úrovně jejich správy dle platné legislativy, a to v souladu s požadavky Objednatele definovanými touto Smlouvou a zadávací dokumentací Veřejné zakázky ve znění případných změn nebo doplnění (dále jen „Zadávací dokumentace“) a dále v souladu se zásadami činnosti Objednatele.
Poskytovatel touto Smlouvou garantuje Objednateli splnění zadání Veřejné zakázky a všech z toho vyplývajících podmínek a povinností podle Zadávací dokumentace a platné legislativy.
PŘEDMĚT SMLOUVY
Poskytovatel se touto Smlouvou zavazuje poskytovat Objednateli služby specifikované v příloze č. 2 této Smlouvy (dále jen „Služby“).
Objednatel se zavazuje zaplatit Poskytovateli dohodnutou cenu za řádně a včas poskytnuté Služby, a to za podmínek touto Smlouvou dále stanovených.
DOBA A MÍSTO PLNĚNÍ
Služby budou poskytovány po dobu trvání této Smlouvy dle odst. 16.2 Smlouvy.
Poskytovatel se zavazuje poskytovat Služby ve lhůtách nebo termínech uvedených v příloze č. 2 této Smlouvy.
Místem plnění je sídlo Objednatele, externí spisovny Objednatele uvedené v příloze č. 2 a dále pak místo externí spisovny Poskytovatele, která se musí nacházet na území České republiky, a to v dojezdové vzdálenosti do maximálně 90 minut od sídla Objednatele na adrese Xxxxxx 00/00, 000 00 Xxxxx 1.
Externí spisovna Poskytovatele se nachází na adrese [DOPLNÍ UCHAZEČ].
POVINNOSTI POSKYTOVATELE
Poskytovatel se zavazuje poskytovat Služby a vykonávat činnosti vyplývající pro něj z této Smlouvy řádně, včas, v požadované kvalitě a postupovat v souladu s platnými právními předpisy, zejména pak v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví“), a dalšími právními předpisy, zejména pak právními předpisy uvedenými v příloze č. 2 Smlouvy.
Poskytovatel se dále zavazuje:
převzaté písemnosti uskladnit v prostorách k tomu určených (spisovna) a pečovat o ně v souladu s platnými právními předpisy;
nejsou-li právními předpisy stanoveny jiné postupy, postupovat při poskytování Služeb v souladu s normou ČSN ISO 11799 (010169): Informace a dokumentace – Požadavky na ukládání archivních a knihovních dokumentů, případně normou, která tuto normu nahradí;
neprodleně oznámit písemnou formou Objednateli překážky, které mu brání v plnění předmětu Smlouvy a výkonu dalších činností souvisejících s plněním předmětu Smlouvy;
i bez pokynů Objednatele provést nutné úkony, které, ač nejsou předmětem této Smlouvy, budou s ohledem na nepředvídané okolnosti pro plnění Smlouvy nezbytné pro zamezení vzniku škody;
neumožnit nahlédnutí či jakoukoliv jinou manipulaci s uloženými materiály jiným než oprávněným osobám ve smyslu odst. 11.2. Smlouvy;
umožnit pověřeným zaměstnancům Objednatele nebo jimi pověřeným osobám navštívení spisovny za účelem kontroly plnění této Smlouvy nebo přístupu k uloženým materiálům;
poskytovat své plnění v souladu s obecně závaznými právními předpisy;
splnit požadavky na kvalitativní a bezpečnostní parametry spisovny uvedené v příloze č. 2 Smlouvy.
Poskytovatel se zavazuje, že ke dni podpisu a po celou dobu plnění Smlouvy bude mít řádné dispoziční právo (na základě vlastnického práva nebo nájemního vztahu) k nemovitostem, ve kterých bude umístěna spisovna využívaná Poskytovatelem k poskytování Služeb dle této Smlouvy a dále se zavazuje zajistit, že přístup do prostor spisovny nebude omezen. V případě, že Poskytovatel bude v postavení nájemce k nemovitostem (a to i k jejich části), ve kterých bude umístěna spisovna k poskytování Služeb, Poskytovatel prohlašuje, že nájemní smlouva s vlastníkem těchto nemovitostí bude uzavřena na dobu neurčitou s výpovědní dobou vlastníka minimálně 12 měsíců. Poskytovatel se zavazuje předat Objednateli doklady prokazující jeho řádné dispoziční právo k nemovitostem v rozsahu výše uvedeném, ve kterých bude umístěna spisovna využívaná Poskytovatelem k poskytování Služeb, do tří (3) pracovních dnů ode dne doručení žádosti Objednatele.
Poskytovatel je povinen poskytovat Služby i prostřednictvím osob, které uvedl v seznamu členů odborného týmu za účelem prokázání kvalifikace v rámci své nabídky na plnění Veřejné zakázky. Seznam členů odborného týmu je uveden v příloze č. 3 této Smlouvy. Změna těchto osob je přípustná pouze s předchozím písemným souhlasem Objednatele, přičemž nový člen realizačního týmu musí disponovat požadovanou kvalifikací. V odůvodněných případech může být realizační tým s předchozím písemným souhlasem Objednatele rozšířen o další osoby. Případná změna tohoto seznamu osob není změnou Xxxxxxx a nebude tedy předmětem dodatku ke Smlouvě.
Poskytovatel prohlašuje, že si je vědom skutečnosti, že Objednatel má zájem na realizaci Xxxxxxx zakázky v souladu se zásadami společensky odpovědného zadávání veřejných zakázek. Poskytovatel se zavazuje po celou dobu trvání smluvního poměru založeného Xxxxxxxx zajistit dodržování veškerých právních předpisů, s důrazem na legální zaměstnávání, (spravedlivé odměňování a dodržování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci), a to vůči všem osobám, které se na plnění zakázky podílejí a bez ohledu na to, zda bude předmět veřejné zakázky prováděn Poskytovatelem či jeho poddodavatelem. Poskytovatel se dále zavazuje zajistit po celou dobu plnění veřejné zakázky převoz dokumentů vozidly splňujícími emisní normy v kategorii dle roku výroby vozidla v souladu s nařízením vlády č. 280/2020 o stanovení pravidel pro zařazení silničních motorových vozidel do emisních kategorií a o emisních plaketách (dále jen „nařízení vlády č. 280/2020“).
Ve smlouvách s poddodavateli je Poskytovatel povinen zajistit srovnatelnou úroveň s podmínkami této Smlouvy. Poskytovatel odpovídá za sjednání a dodržování nediskriminačních smluvních podmínek se svými subdodavateli, včetně poskytování řádných plateb za provedené práce těmto svým subdodavatelům.
Poskytovatel je povinen při výkonu administrativních činností souvisejících s plněním předmětu Smlouvy používat, je-li to objektivně možné recyklované nebo recyklovatelné materiály, výrobky a obaly.
Poskytovatel bude povinen zajistit po celou dobu účinnosti Smlouvy převoz dokumentů vozidly splňujícími emisní normy v kategorii dle roku výroby vozidla v souladu s nařízením vlády č. 280/2020.
Objednatel je oprávněn průběžně kontrolovat dodržování povinností Poskytovatele dle odst. 5.5 až 5.8. tohoto článku Smlouvy, a to i přímo u pracovníků vykonávajících předmět Smlouvy, přičemž Poskytovatel je povinen tuto kontrolu umožnit, strpět a poskytnout Objednateli veškerou nezbytnou součinnost k jejímu provedení.
PŘEDÁNÍ A PŘEVZETÍ PLNĚNÍ
Předání a převzetí písemností
Předání a převzetí písemností proběhne v souladu s postupy stanovenými v příloze č. 2 této Smlouvy.
Výkaz plnění
Po uplynutí měsíce, ve kterém byly Služby poskytovány, Poskytovatel Objednateli předloží ke schválení výkaz obsahující vyhodnocení rozsahu Služeb poskytnutých v předmětném období a cenu stanovenou v souladu s přílohou č. 1 této Smlouvy (dále jen „Výkaz služeb“).
Objednatel se zavazuje do pěti (5) pracovních dnů po obdržení návrhu Výkazu služeb vznést své připomínky, nebo potvrdit správnost Výkazu služeb.
V případě, že Objednatel vznese k návrhu Výkazu služeb své připomínky, zavazují se smluvní strany v dobré víře jednat za účelem vypořádání připomínek.
V případě, že Výkaz služeb byl schválen pouze částečně, Poskytovatel není oprávněn do vyřešení připomínek požadovat zaplacení ceny rozporovaného plnění, je však oprávněn Výkaz služeb použít jako podklad pro fakturaci v rozsahu, který nebyl Objednatelem zpochybněn.
CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY
Smluvní strany se dohodly na cenách za poskytování Služeb uvedených v příloze č. 1 této Smlouvy.
K ceně bude připočtena DPH v souladu s příslušnými právními předpisy. Jednotkové ceny uvedené v příloze č. 1 jsou cenami maximálními. Veškeré platby budou probíhat v korunách českých. Splatnost faktur je 30 kalendářních dnů ode dne jejich doručení Poskytovatelem Objednateli.
Inflační doložka
Ceny Služeb podléhají možnému ročnímu navýšení o přírůstek průměrného ročního indexu spotřebitelských cen (dále jen „míra inflace“) vyhlášený Českým statistickým úřadem za předcházející kalendářní rok. Poskytovatel je oprávněn zvýšit cenu plnění nejdříve s účinností od 1. dubna následujícího kalendářního roku od podpisu této Smlouvy.
Poskytovatel je oprávněn zvýšit cenu pouze v případě, že míra inflace oficiálně vyhlášená Českým statistickým úřadem překročí výši 2 % za uplynulý kalendářní rok, aniž by byl dotčen odst. 7.3.1. Smlouvy.
Poskytovatel je oprávněn poprvé zvýšit cenu po uplynutí druhého kalendářního roku, ve kterém byly Služby poskytovány.
Zvýšení ceny podle předchozích odstavců je účinné od okamžiku doručení písemného oznámení Poskytovatele o zvýšení ceny Objednateli. Oznámení musí obsahovat míru inflace, zvýšenou cenu a podrobnosti výpočtu zvýšení. Nebude-li oznámení o zvýšení ceny doručeno Objednateli do 31. března kalendářního roku, právo na uplatnění zvýšení ceny v daném kalendářním roce zanikne. Toto zvýšení ceny není změnou dle odst. 18.2 této Smlouvy a je tedy změnou bez nutnosti uzavírání dodatku ke Smlouvě.
Cena Služeb bude hrazena na základě faktur Poskytovatele, které je Poskytovatel oprávněn vystavit za podmínek stanovených v této Smlouvě.
Poskytovatel je oprávněn vystavit fakturu obsahující vyúčtování Služeb dle této Smlouvy vždy poté, co bude zástupci Objednatele schválen příslušný Výkaz plnění, kterým Objednatel potvrdí řádné poskytnutí Služeb.
Fakturace bude prováděna vždy zpětně jednou měsíčně, jejímž obsahem budou všechny služby za dané období dle schváleného příslušného Výkazu plnění.
Cena za služby bude fakturována měsíčně, a to po uplynutí kalendářního měsíce. Objednatel preferuje zaslání elektronické faktury Poskytovatelem do datové schránky Objednatele ID DS: yphaax8 nebo na mailovou adresu xxxxxxxxx@xxx.xx, ve strukturovaných formátech dle Evropské směrnice 2014/55/EU nebo ve formátu ISDOC 5.2 a vyšším. Faktura musí obsahovat jméno kontaktní osoby Objednatele. Podkladem pro úhradu ceny budou faktury vystavené Poskytovatelem Objednateli se správně vyplněnými údaji v souladu s ust. § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Každá faktura bude obsahovat vyčíslení měsíční fakturované částky. Přílohou faktury bude kopie Objednatelem odsouhlaseného Výkazu služeb.
Nebude-li faktura obsahovat stanovené náležitosti či přílohy, nebo v ní nebudou správně uvedené údaje dle této Smlouvy, je Objednatel oprávněn ji vrátit ve lhůtě její splatnosti Poskytovateli. V takovém případě se přeruší běh lhůty splatnosti a nová lhůta splatnosti, která bude činit třicet (30) dní, počne běžet doručením opravené faktury.
Platby se provádí bankovním převodem na účet druhé smluvní strany uvedený ve faktuře.
V případě prodlení kterékoliv smluvní strany se zaplacením peněžité částky vzniká oprávněné straně nárok na úrok z prodlení ve výši jedné setiny procenta (0,01 %) z dlužné částky za každý i započatý den prodlení. Tím není dotčen ani omezen nárok na náhradu vzniklé škody.
PODDODAVATELÉ
Poskytovatel se zavazuje poskytovat Služby sám, nebo s využitím poddodavatelů. Smluvní strany výslovně uvádějí, že při poskytování Služeb prostřednictvím jakékoliv třetí osoby má Poskytovatel odpovědnost, jako by Služby poskytoval sám. Seznam poddodavatelů tvoří přílohu č. 4 Smlouvy.
Jakákoliv zamýšlená změna osoby poddodavatele nebo rozsahu plnění svěřeného poddodavateli musí být předem písemně oznámena Objednateli, ledaže by plnění původně svěřené poddodavateli realizoval Poskytovatel sám. Změna poddodavatele musí být řádně odůvodněna a může být uskutečněna pouze s předchozím písemným souhlasem Objednatele. Případné odmítnutí schválení změny poddodavatele Objednatelem musí být odůvodněno a neprodleně musí být zahájeno jednání obou stran k vyřešení celé situace.
OCHRANA INFORMACÍ
Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost ohledně důvěrných informací, které se v souvislosti s plněním předmětu této Smlouvy dozví. Poskytovatel se zavazuje nezpřístupnit důvěrné informace třetí osobě bez předchozího souhlasu Objednatele a nevyužívat je pro jiné účely než pro plnění této Smlouvy.
Za důvěrné informace se považují veškeré skutečnosti uvedené v písemných materiálech předaných Poskytovateli ke správě a dále údaje uvedené v evidenčním programu/aplikaci, které se budou týkat plnění této Smlouvy. Za důvěrné se považují i další informace, které se Poskytovatel dozví v souvislosti s plněním předmětu této Smlouvy a které Objednatel označí jako důvěrné.
Veškeré důvěrné informace zůstávají výhradním vlastnictvím Objednatele i po jejich předání Poskytovateli.
Bez ohledu na výše uvedená ustanovení se za důvěrné nepovažují informace:
které se staly veřejně známými, aniž by jejich zveřejněním došlo k porušení povinností Poskytovatele,
které měl přijímající strana prokazatelně legálně k dispozici před uzavřením této Smlouvy, pokud takové informace nebyly předmětem jiné, dříve mezi smluvními stranami uzavřené smlouvy o ochraně informací.
Ustanovení tohoto čl. 9. Smlouvy nebrání žádné smluvní straně zpřístupnit třetím osobám důvěrné informace, jejichž zpřístupnění je vyžadováno zákonem či jiným právním předpisem včetně práva EU nebo závazným rozhodnutím soudu nebo oprávněného orgánu veřejné moci. Poskytovatel je dále oprávněn zpřístupnit důvěrné informace svým poddodavatelům, budou-li zavázáni k mlčenlivosti alespoň v rozsahu stanoveném v této Smlouvě.
Poruší-li Poskytovatel povinnosti vyplývající z této Smlouvy ohledně ochrany důvěrných informací, je povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 100.000,- Kč za každé porušení takové povinnosti.
Bez ohledu na jiná ustanovení této Smlouvy je Objednatel oprávněn dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů nebo zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o registru smluv“), uveřejnit:
tuto Smlouvu včetně všech jejích změn a dodatků,
výši skutečně uhrazené ceny za plnění Xxxxxxx xxxxxxx.
Smluvní strany jsou si plně vědomy zákonné povinnosti uveřejnit dle zákona o registru smluv tuto Smlouvu včetně všech případných dohod, kterými se tato Smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší, a to prostřednictvím registru smluv. Smluvní strany se dále dohodly, že tuto Xxxxxxx zašle správci registru smluv k uveřejnění prostřednictvím registru smluv Objednatel.
Ukončení účinnosti této Smlouvy z jakéhokoliv důvodu se nedotkne ustanovení tohoto článku 9.. Smlouvy a jejich účinnost přetrvá i po ukončení účinnosti této Smlouvy.
ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vzhledem k tomu, že Poskytovatel bude v souvislosti s plněním předmětu této Smlouvy provádět zpracování osobních údajů pro Objednatele, je tento článek Smlouvy ve smyslu čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) a v souladu se zák. č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Pojmy použité v tomto čl. 10. Smlouvy budou vykládány v souladu s jejich významem uvedeným v GDPR.
Pro účely tohoto čl. 10. Smlouvy je Objednatel považován za správce osobních údajů dle čl. 4 odst. 7 GDPR a Poskytovatel je považován za zpracovatele osobních údajů dle čl. 4 odst. 8 GDPR.
Informace ohledně zpracovávaných osobních údajů:
-
Předmět zpracování
Shromažďování, přejímání, ukládání, evidence, ochrana, odborné zpracování a využívání uložených písemností Ministerstva zemědělství pro potřeby Objednatele.
Zajištění vedení přehledové evidence množství a druhu 11550 běžných metrů dokumentů Ministerstva zemědělství (počet běžných metrů je uveden ke dni podpisu Smlouvy, v průběhu trvání Smlouvy může být tento rozsah běžných metrů ze strany Objednatele měněn).
Zajištění samostatného průběžného vyhledávání informací z těchto dokumentů pro potřeby a dle pokynů Objednatele
Sledování skartačních lhůt uvedených jednotlivými původci dokumentů, popřípadě příslušnými právními předpisy a po uplynutí skartačních lhůt zajišťovat skartační řízení s příslušným archivem v součinnosti s Objednatelem.
Předávat dokumenty Objednatele podle jednotlivých protokolů o skartačních řízeních příslušnému archivu, ostatní dokumenty za archiválie nevybrané po nabytí právní moci skartačního protokolu a v souladu s ním fyzicky zničit v součinnosti s Objednatelem.
Doba trvání zpracování
Na dobu neurčitou, v případě ukončení Smlouvy odstraněním veškerých osobních údajů ve smyslu odst. 15.2. Smlouvy.
Povaha zpracování
Shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, vyhledání, nahlédnutí, použití, seřazení, zničení.
Účel zpracování
Poskytování archivní služby tj. shromažďování, přejímání, ukládání, evidence, ochrana, odborné zpracování a využívání uložených písemností Ministerstva zemědělství v rozsahu cca 11550 běžných metrů (počet běžných metrů je uveden ke dni podpisu Smlouvy, v průběhu trvání Smlouvy může být tento rozsah běžných metrů ze strany Objednatele měněn)
Typ osobních údajů
Jméno, příjmení, rodné příjmení, datum narození, rodné číslo, rodinný a obdobný poměr, osobní číslo, adresa, profesní zařazení, osobní spis zaměstnance např.: pracovní smlouva, pobíraná mzda, mzdové údaje např.: platová třída, stupeň, zařazení, srážky ze mzdy, půjčky, zaměstnavatel, lékařské záznamy ve věci pracovní neschopnosti, údaje o ekonomické a společenské identitě, např.: údaje o dotacích, účast ve statutárních a dozorčích orgánech, atd.
Kategorie subjektů údajů
Adresní a identifikační údaje, popisné údaje, údaje o jiné osobě, údaje o zdravotním stavu., údaje ekonomické a společenské povahy.
V případě, že se v průběhu plnění Smlouvy ukáže, že Poskytovatel bude zpracovávat i další osobní údaje, Poskytovatel se zavazuje uzavřít s Objednatelem dodatek k této Smlouvě, který upraví podmínky zpracování osobních údajů v souladu se zamýšleným zpracováním.
Při zpracování osobních údajů je Objednatel povinen dodržovat práva subjektů údajů, která vyplývají zejména z čl. 12 až 22 GDPR, a to při dodržení zákonného způsobu zpracování osobních údajů dle čl. 6 GDPR a v souladu se zásadami zpracování osobních údajů uvedených v čl. 5 GDPR.
Povinnosti a práva zpracovatele:
Zpracovatel prohlašuje, že je v souladu s čl. 28 odst. 1 GDPR schopen pro zpracování osobních údajů jménem správce na základě této smlouvy poskytnout dostatečné záruky, zejména pokud jde o odborné znalosti, spolehlivost a zdroje, a že zavede technická a organizační opatření, která budou splňovat požadavky GDPR, včetně požadavků na bezpečnost zpracování, a to tak, aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů.
Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů správce, včetně v otázkách předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládají právní předpisy EU nebo ČR (popř. jiné členského státu EU), které se na správce vztahují; v takovém případě zpracovatel správce informuje o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu.
Zpracovatel zajišťuje, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti.
S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, provedou správce a zpracovatel vhodná technická a organizační opatření, aby zajistili úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, případně včetně:
pseudonymizace a šifrování osobních údajů;
schopnosti zajistit neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování;
schopnosti obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů;
procesu pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.
Při posuzování vhodné úrovně bezpečnosti se zohlední zejména rizika, která představuje zpracování, zejména náhodné nebo protiprávní zničení, ztráta, pozměňování, neoprávněné zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo neoprávněný přístup k nim.
Správce a zpracovatel přijmou opatření pro zajištění toho, aby jakákoliv fyzická osoba, která jedná z pověření správce nebo zpracovatele a má přístup k osobním údajům, zpracovávala tyto osobní údaje pouze na pokyn správce, pokud jí jejich zpracování již neukládají právní předpisy EU nebo ČR (popř. jiné členského státu EU).
Zpracovatel nezapojí do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení správce. V případě obecného písemného povolení zpracovatel správce informuje o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení, a poskytne tak správci příležitost vyslovit vůči těmto změnám námitky.
Pokud zpracovatel zapojí dalšího zpracovatele, aby jménem správce provedl určité činnosti zpracování, musí být tomuto dalšímu zpracovateli uloženy na základě smlouvy nebo jiného právního aktu podle právních předpisů EU nebo ČR (popř. jiné členského státu EU) stejné povinnosti na ochranu údajů, jaké jsou uvedeny v této v tomto článku smlouvy uzavřené správcem a zpracovatelem, a to zejména poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky tohoto nařízení. Neplní-li uvedený další zpracovatel své povinnosti v oblasti ochrany údajů, odpovídá správci za plnění povinností dotčeného dalšího zpracovatele i nadále plně prvotní zpracovatel.
Zpracovatel zohledňuje povahu zpracování, je správci nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených v kapitole IIIGDPR (čl. 12 až 23 GDPR).
Zpracovatel je správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má zpracovatel k dispozici.
Zpracovatel v souladu s rozhodnutím správce všechny osobní údaje buď vymaže, nebo je vrátí správci po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním, a vymaže existující kopie, pokud právní předpisy EU nebo ČR (popř. jiného členského státu EU) nepožadují uložení daných osobních údajů.
Zpracovatel poskytne správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v čl. 28 GDPR, a umožní audity, včetně inspekcí, prováděné správcem nebo jiným auditorem, kterého správce pověřil, a k těmto auditům přispěje. Pokud nastane situace dle předchozí věty a pokud dle názoru zpracovatele určitý pokyn porušuje GDPR nebo jiné právní předpisy EU nebo ČR (popř. jiného členského státu EU) týkající se ochrany osobních údajů, zpracovatel o tomto neprodleně informuje správce.
Aniž jsou dotčeny čl. 82, 83 a 84 GDPR, pokud zpracovatel poruší GDPR tím, že určí účely a prostředky zpracování, považuje se ve vztahu k takovému zpracování za správce
SOUČINNOST A VZÁJEMNÁ KOMUNIKACE
Smluvní strany se zavazují vzájemně spolupracovat a předávat si veškeré informace nezbytně nutné pro řádné plnění svých závazků. Smluvní strany jsou povinny informovat druhou smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění této Smlouvy.
Komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat zejména, nikoli však výlučně, prostřednictvím následujících oprávněných osob:
Oprávněné osoba Objednatele:
Jméno a příjmení: Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx
Tel.: 000000000, 000000000
E-mail: xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Nebo
Xxxxx a příjmení: Xxxxxx Xxxxxxxxx
Tel.: 000000000, 000000000
E-mail: xxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx
Oprávněná osoba Poskytovatele:
Jméno a příjmení: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
Tel.: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
E-mail: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
Centrální kontaktní místo:
Tel.: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
E-mail: [DOPLNÍ UCHAZEČ]
Změna, příp. rozšíření oprávněných osob bude provedena písemným oznámením druhé smluvní straně bez nutnosti uzavírání dodatku ke Smlouvě. V případě nutnosti zajištění okamžitého vstupu jiných osob Objednatele než osob oprávněných, které budou jednat v zastoupení oprávněné osoby, bude oprávnění zajištěno prostřednictvím plné moci vystavené oprávněnou osobou Objednatele.
Veškeré písemnosti, tj. jakékoliv dokumenty (pokyny, oznámení, žádosti, záznamy, korespondence aj.) vzniklé na základě této smlouvy mezi stranami, nebo v souvislosti s ní, budou vyhotoveny v písemné formě a doručeny osobně, doporučenou poštou nebo v elektronické podobě prostřednictvím datové schránky či elektronickou poštou k rukám a na doručovací adresy oprávněných osob dle této smlouvy.
Písemnosti správně adresované se považují za doručené:
dnem fyzického předání písemnosti, je-li doručována osobně; nebo
dnem doručení potvrzeným na doručence, je-li písemnost zasílána doporučenou poštou; nebo
dnem, o němž tak stanoví zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDS“), je-li písemnost zasílána prostřednictvím datové zprávy do datové schránky ve smyslu ZDS; nebo
dnem doručení do elektronické pošty, je-li písemnost zasílána elektronickou poštou.
Poskytovatel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou služeb z veřejných výdajů.
Smluvní strany se zavazují, že v případě změny své poštovní adresy, telefonního čísla, e-mailové adresy aj. budou o této změně druhou smluvní stranu informovat nejpozději do tří (3) pracovních dnů.
POJIŠTĚNÍ
Poskytovatel se zavazuje udržovat v platnosti a účinnosti po celou dobu poskytování Služeb pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou Poskytovatelem třetí osobě (Objednateli), a to tak, že limit pojistného plnění vyplývající z pojistné smlouvy, nesmí být nižší než 10.000.000,- Kč a výše spoluúčasti nesmí být vyšší než 10 %. Na požádání je Poskytovatel povinen předložit Objednateli takovou smlouvu nebo pojistku ve smyslu § 2775 občanského zákoníku nejpozději pět (5) pracovních dnů po doručení žádosti Objednatele o poskytnutí předmětné smlouvy.
NÁHRADA ŠKODY
Každá ze stran je povinna nahradit způsobenou škodu v rámci platných právních předpisů a této Smlouvy.
Poskytovatel odpovídá za újmu způsobenou neoprávněným poškozením, zničením, zcizením či ztrátou převzatých písemností od okamžiku jejich převzetí.
Každá ze smluvních stran je oprávněna požadovat náhradu škody i v případě, že se jedná o porušení povinnosti, na kterou se vztahuje smluvní pokuta, a to v celém rozsahu.
Poskytovatel odpovídá za dodržování zákona o archivnictví a předpisů souvisejících s účelem této Smlouvy, v případě porušení budou případné pokuty hrazeny Poskytovatelem příslušnému správnímu úřadu.
SANKCE
Smluvní strany se dohodly, že:
v případě prodlení Poskytovatele s provedením svozu na objednávku ve lhůtě stanovené v příloze č. 2 této Smlouvy (dle čl. 5.2.5. přílohy č. 2) má Objednatel právo na úhradu smluvní pokuty ve výši 500,- Kč za každý započatý pracovní den prodlení;
v případě prodlení Poskytovatele s uložením převzaté písemnosti do skladových prostor externí spisovny Poskytovatele ve lhůtě stanovené v příloze č. 2 této Smlouvy Smlouvy (dle čl. 5.3.2. přílohy č. 2) má Objednatel právo na úhradu smluvní pokuty ve výši 500,- Kč za každý započatý den prodlení;
v případě prodlení Poskytovatele s pořízením a zasláním kopie, výpisu nebo výtahu Objednateli v digitální podobě až do formátu A0 ve lhůtě stanovené v příloze č. 2 této Smlouvy (dle čl. 5.5.4. přílohy č. 2) má Objednatel právo na úhradu smluvní pokuty ve výši 1.000,- Kč za každý započatý den, resp. hodinu prodlení;
v případě prodlení Poskytovatele s vyhledáním, resp. předáním dopravci, resp. doručením dokumentu/spisu ve lhůtě stanovené v příloze č. 2 této Smlouvy (dle čl. 5.6.4. přílohy č. 2) má Objednatel právo na úhradu smluvní pokuty ve výši 1.000,- Kč za každý započatý den prodlení, resp. hodinu prodlení;
v případě zjištěné nedostupnosti centrálního kontaktního místa (telefon, e-mail) pro zajištění komunikace k plnění Služeb v průběhu požadované doby dostupnosti stanovené v příloze č. 2 této Smlouvy (dle čl. 5.3.4. přílohy č. 2) se Poskytovatel zavazuje uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každý případ porušení jeho povinnosti;
v případě porušení povinnosti Poskytovatele mít po celou dobu plnění Smlouvy řádné dispoziční právo (na základě vlastnického práva nebo nájemního vztahu) k nemovitostem, ve kterých bude umístěna spisovna využívaná Poskytovatelem k poskytování Služeb dle této Smlouvy a zajistit, že přístup do prostor spisovny nebude omezen, zavazuje Poskytovatel uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 200.000,- Kč za každé jednotlivé porušení předmětné povinnosti;
v případě prodlení Poskytovatele s předáním dokladů prokazujících jeho řádné dispoziční právo k nemovitostem, ve kterých bude umístěna spisovna využívaná Poskytovatelem k poskytování Služeb dle odst. 5.3 této Smlouvy, se Poskytovatel zavazuje zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč, a to za každý i započatý den prodlení.
v případě porušení povinnosti Poskytovatele zajistit dostupnost člena nebo členů odborného týmu dle odst. 5.4 této Smlouvy se Poskytovatel zavazuje uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každý případ porušení jeho povinnosti;
v případě prodlení Poskytovatele s poskytnutím pojistné smlouvy nebo pojistky v termínu uvedeném v odst. 12.1 Smlouvy se Poskytovatel zavazuje zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč, a to za každý i započatý den prodlení.
v případě porušení některé z povinností vyplývajících z článku 10, je Poskytovatel povinen uhradit smluvní pokutu ve výši 100.000 Kč za každé jednotlivé porušení. V případě, že bude Objednateli v důsledku porušení povinností Poskytovatele udělena pokuta nebo obdobná sankce ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů (popř. jiného dozorového orgánu ČR nebo EU, do jehož působnosti patří kontrola zpracování osobních údajů), je Poskytovatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši takové sankce, a to i vedle smluvní pokuty udělené dle předchozí věty.
V případě porušení povinnosti vyplývající z odst. 15.2. Smlouvy je Poskytovatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 100.000 Kč za porušení povinnosti odstranění veškerých osobních údajů.
Zaplacení smluvní pokuty nezbavuje povinnou smluvní stranu povinnosti splnit své závazky ani poskytnout náhradu způsobené újmy v plné výši.
Smluvní pokuty jsou splatné 15. den ode dne doručení písemné výzvy oprávněné smluvní strany k jejich úhradě povinnou smluvní stranou, není-li ve výzvě uvedena lhůta delší.
SOUČINNOST PŘI UKONČENÍ SMLOUVY
V případě, že dojde k ukončení této Smlouvy, zavazuje se Poskytovatel poskytovat Objednateli nebo jím určeným třetím stranám veškerou součinnost potřebnou pro účely plynulého a řádného poskytování služeb obdobných Službám či jejich příslušné části novým poskytovatelem, pokud bude naplnění tohoto cíle záviset na činnosti Poskytovatele. Poskytovatel se zavazuje tuto součinnost poskytovat s odbornou péčí, bez zbytečného odkladu a zodpovědně. Realizace předání a převzetí písemností proběhne v souladu s postupy stanovenými v příloze č. 2 této Smlouvy (část vyskladnění písemností).
Poskytovatel se zavazuje, že v případě ukončení Smlouvy dle čl. 16. odstraní veškeré osobní údaje (zničit v případě listinných a vymazat u elektronických) dle čl. 10 získané ze všech databází jak listinných, tak elektronických, a to včetně pořízených kopií nejpozději do 60 dní od okamžiku převozu písemností do jiné externí spisovny v rámci ukončení smluvního vztahu a vyhotoví písemné potvrzení, které je též povinen ve výše uvedené lhůtě z tohoto odstavce předat Objednateli.
PLATNOST A ÚČINNOST SMLOUVY
Tato Xxxxxxx nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv. dle ust. § 6 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Poskytovatel svým podpisem níže potvrzuje, že souhlasí s tím, aby obraz Smlouvy včetně jejích příloh a případné dodatky a metadata k nim byla uveřejněna v registru smluv v souladu se zákonem o registru smluv. Smluvní strany se dohodly, že podklady dle předchozí věty odešle za účelem jejich uveřejnění správci registru smluv Objednatel; tím není dotčeno právo Poskytovatele k jejich odeslání.
Tato Xxxxxxx se uzavírá na dobu neurčitou.
Objednatel je oprávněn odstoupit od této Smlouvy z důvodů stanovených právními předpisy a dále v následujících případech:
prodlení Poskytovatele s poskytováním Služeb po dobu delší než třicet (30) dnů oproti termínu plnění stanovenému podle této Smlouvy,
porušení povinnosti ochrany důvěrných informací dle této Smlouvy ze strany Poskytovatele,
porušení povinnosti Poskytovatele, či kterékoliv osoby, která je k plnění této Smlouvy vázána společně a nerozdílně s jinými osobami na straně Poskytovatele, udržovat prohlášení dle odst. 1.3.1 této Smlouvy v pravdivosti a Objednatele bezodkladně informovat o všech skutečnostech, které mohou mít dopad na jejich pravdivost, úplnost nebo přesnost;
pozbytím živnostenského oprávnění uvedeného v odst. 1.3.1. nebo omezením živnostenského oprávnění uvedeného v odst. 1.3.1. v takovém rozsahu, že by mohl být omezen účel Smlouvy uvedený v čl. 2 Smlouvy;
na majetek Poskytovatele je prohlášen úpadek nebo Poskytovatel sám podá dlužnický návrh na zahájení insolvenčního řízení;
Poskytovatel vstoupí do likvidace;
v případě významné změny kontroly nad Poskytovatelem nebo změny kontroly nad zásadními aktivy využívanými Poskytovatelem k plnění dle Smlouvy.
Poskytovatel je oprávněn odstoupit od této Smlouvy v případě prodlení Objednatele se zaplacením jakékoliv nesporné splatné částky dle této Smlouvy po dobu delší než šedesát (60) dnů, pokud Objednatel nezjedná nápravu ani v dodatečné přiměřené lhůtě, kterou mu k tomu Poskytovatel poskytne v písemné výzvě ke splnění povinnosti, přičemž tato lhůta nesmí být kratší než patnáct (15) dnů od doručení takovéto výzvy. Následná realizace předání a převzetí písemností proběhne v souladu s postupy stanovenými v příloze č. 2 (část vyskladnění písemností) této Smlouvy.
Ukončením této Smlouvy nejsou dotčena ustanovení Smlouvy týkající se licencí, záruk, nároků na náhradu škody a nároky ze smluvních pokut, ustanovení o ochraně informací a ustanovení o povinnostech Poskytovatele dle odst. 15.1 této Smlouvy, ani další ustanovení a nároky, z jejichž povahy vyplývá, že mají trvat i po zániku této Smlouvy.
V případě odstoupení Xxxxxxx zaniká dnem doručení písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.
Objednatel i Poskytovatel je oprávněn smlouvu bez jakýchkoliv sankcí vůči jeho osobě písemně bez udání důvodu z části nebo v celém rozsahu vypovědět. Výpovědní doba v případě výpovědí ze strany Objednatele činí 90 kalendářních dnů a výpovědní doba v případě výpovědi ze strany Poskytovatele činí 180 kalendářních dnů a počíná běžet ode dne následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.
Po doručení výpovědi je Poskytovatel povinen učinit veškerá opatření potřebná k tomu, aby se zabránilo vzniku škody hrozící Objednateli nedokončením služeb podle této smlouvy.
ROZHODNÉ PRÁVO A ŘEŠENÍ SPORŮ
Práva a povinnosti smluvních stran touto Smlouvou výslovně neupravené se řídí občanským zákoníkem a dalšími právními předpisy České republiky.
Veškeré spory vyplývající z této Smlouvy budou řešeny soudy České republiky, přičemž v případě, že Poskytovatel má sídlo/bydliště mimo území České republiky (spory s mezinárodním prvkem), bude věcně a místně příslušným soudem vždy soud určený podle sídla Objednatele.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Objednatel jako správce osobních údajů dle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a platného nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), tímto informuje ve smlouvě uvedený subjekt osobních údajů, že jeho údaje uvedené v této smlouvě zpracovává pro účely realizace, výkonu práv a povinností dle této smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že při správě a zpracování osobních údajů budou dále postupovat v souladu s aktuálními platnými právními předpisy. Postupy a opatření se Objednatel zavazuje dodržovat po celou dobu trvání skartační lhůty ve smyslu § 2 písm. s) zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Tato Smlouva představuje úplnou dohodu smluvních stran o předmětu této Smlouvy. Tuto Smlouvu je možné měnit pouze písemnou dohodou smluvních stran ve formě číslovaných dodatků této Smlouvy.
V případě rozporu mezi ustanoveními čl. 1 až čl. 18 Xxxxxxx a jakoukoli přílohou Smlouvy se použijí přednostně ustanovení čl. 1 až čl. 18 Smlouvy.
Veškerá práva a povinnosti vyplývající z této Smlouvy přecházejí, pokud to povaha těchto práv a povinností nevylučuje, na právní nástupce smluvních stran.
Poskytovatel není oprávněn postoupit pohledávky za Objednatelem vyplývající z této Smlouvy na třetí osobu bez předchozího písemného souhlasu Objednatele.
Poskytovatel přebírá podle § 1765 občanského zákoníku riziko změny okolností v souvislosti s plněním této Smlouvy.
Bude-li v jakékoliv příloze Smlouvy uveden pojem „zadavatel“ nebo „Ministerstvo zemědělství“, má se tím na mysli Objednatel definovaný v záhlaví této Smlouvy. Bude-li v jakékoliv příloze Smlouvy uveden pojem „dodavatel“, má se tím na mysli Poskytovatel definovaný v záhlaví této Smlouvy.
Tato Xxxxxxx je sepsána ve 4 vyhotoveních, ze kterých každá smluvní strana po jejím podpisu obdrží 2 vyhotovení.
Nedílnou součást Smlouvy tvoří tyto přílohy:
Příloha č. 1 Cenová nabídka/vyplní uchazeč ve své nabídce v příloze č. 3 ZD
Příloha č. 2 Specifikace předmětu plnění
Příloha č. 3 Seznam členů odborného týmu/vyplní uchazeč ve své nabídce ve formuláři nabídky
Příloha č. 4 Seznam poddodavatelů/v případě využití poddodavatelů vyplní uchazeč ve své nabídce, v opačném případě bude údaj o poddodavateli ze smlouvy odstraněn
Smluvní strany prohlašují, že si tuto Smlouvu přečetly, že s jejím obsahem souhlasí a na důkaz toho k ní připojují svoje podpisy.
Objednatel V _____________ dne _____________
|
Poskytovatel V ____________ dne__________________
|
________________________________ Česká republika – Ministerstvo zemědělství Xxx. Xxxxx Xxxxxx |
________________________________ [DOPLNÍ UCHAZEČ] |
ředitel odboru vnitřní správy