SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ TISKOVÝCH SLUŽEB
SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ TISKOVÝCH SLUŽEB
k veřejné zakázce „Zajištění komplexních tiskových služeb a reprografického střediska“
(dále jen „Smlouva“)
dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen jako „OZ“)
uzavřená mezi stranami:
Objednatel: Městská část Praha 10
IČO: 00063941
DIČ: CZ00063941
se sídlem Xxxxxxxxxxx 0000/000, 000 00 Xxxxx 00 Bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s.
Číslo účtu: 9021-2000733369/0800
zastoupená Ing. arch. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, starostou městské části Oprávněný zástupce ve věcech smluvních: Xxx. Xxxxx Xxxxxxx, vedoucí odboru
informatiky
Oprávněný zástupce ve věcech technických: Xxx. Xxxxx Xxxxxxx, vedoucí odboru
informatiky
(dále také jen jako „Objednatel“)
a | |
Zhotovitel: | […] |
se sídlem: | […] |
IČO: | […] |
DIČ: | […] |
zastoupený: | […] |
bankovní spojení: | […] |
zapsaný v OR: | […] |
(dále také jen jako „Poskytovatel“)
(dále jednotlivě také jen jako „Smluvní strana“ a společně také jen jako „Smluvní strany“)
I. PREAMBULE
1.1. Tato smlouva o poskytování tiskových služeb se uzavírá na základě výsledku zadávacího řízení Objednatele na nadlimitní veřejnou zakázku na služby s názvem
„Zajištění komplexních tiskových služeb a reprografického střediska“ (dále jen
„Veřejná zakázka“), zadávanou v otevřeném řízení dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“) a za účelem naplnění předmětu Veřejné zakázky.
1.2. Při výkladu obsahu této Smlouvy jsou Smluvní strany povinny přihlížet k zadávacím podmínkám vztahujícím se k zadávacímu řízení na Veřejnou zakázku a k účelu daného zadávacího řízení. Ustanovení právních předpisů o výkladu právního jednání tím nejsou nijak dotčena.
1.3. Objednatel prohlašuje, že služby dle této smlouvy budou poskytovány v rámci akce
„Zajištění komplexních tiskových služeb a reprografického střediska“.
II.
PROHLÁŠENÍ SMLUVNÍCH STRAN
2.1. Poskytovatel prohlašuje, že se v plném rozsahu seznámil s obsahem a povahou předmětu plnění dle této Smlouvy a že je způsobilý k řádnému a včasnému provedení plnění dle této Smlouvy.
2.2. Poskytovatel prohlašuje, že jsou mu známy veškeré technické, kvalitativní a jiné nezbytné podmínky potřebné k bezchybnému plnění Smlouvy a že disponuje takovými kapacitami, znalostmi a prostředky, které jsou třeba k řádnému plnění předmětu této Smlouvy.
2.3. Právo Poskytovatele pověřit provedením plnění nebo části plnění dle této Smlouvy jinou osobou je omezeno podmínkami uvedenými v zadávací dokumentaci na Veřejnou zakázku a prohlášením Poskytovatele učiněným ohledně poddodavatelů. Pokud Poskytovatel, byť částečně, provede plnění dle této Smlouvy prostřednictvím třetích osob (poddodavatelů), má za provedení takového plnění (případně takových částí plnění) stejnou odpovědnost, jako by takové plnění (případně části plnění) prováděl sám.
2.4. Poskytovatel prohlašuje, že není v úpadku, není předlužen, že proti němu není vedeno, ani nehrozí žádné soudní (včetně insolvenčního řízení) nebo správní řízení, které by bylo jakýmkoliv způsobem způsobilé ohrozit plnění dle této Smlouvy.
2.5. Poskytovatel prohlašuje, že vůči němu není vydáno žádné, byť nepravomocné rozhodnutí soudu či správního orgánu nebo rozhodnutí rozhodce na plnění, které by mohlo být důvodem soudního výkonu rozhodnutí či vedení exekučního řízení ohledně majetku Poskytovatele, nebo by mohlo jakkoliv negativně ovlivnit schopnost Poskytovatele dostát svým závazkům z této Smlouvy. Zároveň Poskytovatel prohlašuje, že vůči němu nebylo zahájeno jakékoliv řízení, které by mohlo negativně ovlivnit závazek Poskytovatele dostát svým závazkům ze Xxxxxxx.
2.6. Smluvní strany prohlašují, že veškeré identifikační údaje uvedené v této Smlouvě odpovídají aktuálnímu stavu a že jakékoliv změny údajů uvedených v této Smlouvě, jež nastanou v době účinnosti této Smlouvy, jsou Smluvní strany povinny bez zbytečného odkladu písemně sdělit druhé Smluvní straně.
III.
PŘEDMĚT SMLOUVY A SPECIFIKACE DÍLA
3.1. Poskytovatel se zavazuje za podmínek dále uvedených v této Smlouvě zajistit pro Objednatele komplexní tiskové služby na pronajatých tiskových zařízeních Poskytovatele a personální zajištění služeb reprografického střediska a Objednatel se zavazuje za tyto služby zaplatit Poskytovateli sjednanou cenu.
3.2. Předmětem této Smlouvy je komplexní zajištění tiskových služeb na pronajatých zařízeních Poskytovatelem, včetně:
a. servisu a údržby zařízení;
b. zajištění dodávek náhradních dílů a veškerého tiskového spotřebního materiálu (vyjma kancelářského papíru a sponek do sešívacích finišerů);
c. zajištění výměny a doplňování veškerého spotřebního materiálu a jiných komponent
do tiskových zařízení (včetně doplňování kancelářského papíru zakoupeného
Objednatelem);
d. ekologické likvidace použitého materiálu pro provoz kopírovacích strojů a tiskových zařízení;
a personálního zajištění služeb reprografického střediska v sídle Objednatele na adrese
Xxxxxxxxxxx 0000/000, 000 00 Xxxxx 00.
Konkrétně je předmět této Smlouvy blíže specifikován v technické specifikaci tiskových zařízení, která tvoří Přílohu č. 1 této smlouvy (dále jen „Technická specifikace“) a ve formuláři nabídkové ceny, který tvoří Přílohu č. 2 této smlouvy (dále jen „Formulář nabídkové ceny“) (dále souhrnně také jen jako „Tiskové služby“).
3.3. Poskytovatel se zavazuje provádět veškeré nezbytné výkony či činnosti související
s řádným zajištěním služeb dle této Smlouvy.
3.4. Poskytovatel se zavazuje řídit se při zajišťování Tiskových služeb dle této Smlouvy pokyny Objednatele. Toto se nedotýká povinnosti Poskytovatele upozornit Objednatele na nevhodnou povahu pokynů daných mu Objednatelem k poskytnutí plnění Tiskových služeb dle této Smlouvy.
IV.
POVINNOSTI POSKYTOVATELE
4.1. Poskytovatel je povinen do 30 dnů ode dne účinnosti této Smlouvy dodat Objednateli požadovaná tisková zařízení do místa plnění dle této Smlouvy a tato zařízení plnohodnotně zprovoznit a zajistit dle Objednatele jejich požadovaný stav.
4.2. Poskytovatel odpovídá za dodání tiskových zařízení a realizaci služeb v požadované kvalitě, dle zadávacích podmínek příslušné veřejné zakázky a v souladu s požadavky objednatele a ve stanovených termínech.
4.3. Poskytovatel se zavazuje udržovat předmět smlouvy v řádně fungujícím stavu v souladu s jeho specifikací, včetně pravidelných prohlídek, sad servisních dílů a náhradních dílů a služeb nezbytných pro výměnu uvedených součástí a materiálu.
4.4. Poskytovatel se zavazuje dodávat spotřební materiál pro tisková zařízení průběžně kdykoliv vznikne potřeba dodávky materiálu nebo dle informace od Objednatele. Poskytovatel se zavazuje, že nedojde k výpadku použitelnosti žádného zařízení v důsledku chybějícího spotřebního materiálu. (vyjma kancelářského papíru a sponek do sešívacích finišerů).
4.5. Poskytovatel je povinen oznámit Objednateli změny poddodavatelů podílejících se na plnění Smlouvy oproti osobám uvedeným v nabídce podané Poskytovatelem v rámci veřejné zakázky s tím, že Poskytovatel je povinen písemně Objednatele požádat a zdůvodnit potřebu změny, event. rozšíření okruhu těchto osob.
4.6. Poskytovatel je povinen tisková zařízení dle jejich Technické specifikace obměňovat každých 60 měsíců.
V.
POVINNOSTI OBJEDNATELE
5.1. Objednatel je povinen tisková zařízení po sjednanou dobu užívat řádně a v souladu s účelem, pro který jsou určena. V této souvislosti je Objednatel povinen užívat zařízení podle instrukcí obsažených v návodu pro použití a v souladu s Technickou specifikací zařízení. Objednatel je povinen pro zařízení používat pouze spotřební materiál a tonery dodané Poskytovatelem (vyjma kancelářského papíru a sponek do sešívacích finišerů). Papír a sponky do finišeru pak v souladu s návodem k použití a technickou specifikací předmětu.
5.2. Objednatel je povinen zařízení chránit před poškozením, ztrátou nebo zničením. Objednatel nese plnou odpovědnost za škodu na zařízení vzniklou v důsledku jeho poškození, ztráty nebo zničení, bez ohledu na to, zda škoda byla způsobena Objednatelem nebo třetími osobami, ledaže by ke škodě došlo v důsledku nepředvídatelné a neodvratitelné události (vyšší moc) anebo v důsledku konání Poskytovatele.
5.3. Objednatel se zavazuje poskytnout Poskytovateli potřebnou součinnost při dodávkách a instalacích tiskových zařízení, zejména přístup do prostor Objednatele, funkční elektrické a síťové zásuvky a v nezbytném rozsahu též přístup k pracovním stanicím pracovníků Objednatele.
5.4. Při ukončení smluvního vztahu nebo při obměně tiskových zařízení dle čl. 4. odst. 4.6. této Smlouvy je Objednatel povinen vrátit zařízení Poskytovateli ve stavu, v jakém jej převzal, s přihlédnutím k obvyklému opotřebení. Náklady na přepravu a/nebo zajištění nových tiskových zařízení nese Poskytovatel.
VI.
TECHNICKÉ PODMÍNKY PŘEDMĚTU PLNĚNÍ
6.1. Poskytovatel se zavazuje, že Tiskové služby splňují tyto technické podmínky:
a) Všechna pronajatá zařízení jsou nová, nepoužitá, nerepasovaná, od jednoho výrobce
a bude se jednat vždy o aktuální model, který je na trhu dostupný pro každou kategorii.
b) Tiskárny jsou založeny na tiskové technologii Laser nebo LED, a to zejména z důvodu větší trvanlivost a odolnosti tisku vůči blednutí a vlhkosti vzhledem k archivaci některých dokumentů.
c) Tiskárny se skenerem, viz specifikace (B-G), podporují skenování s odesíláním dokumentů jako přílohy e-mailové zprávy i skenování přímo do sdílené složky (podpora protokolů SMTP a SMB) – výstupní formáty souborů typu JPEG, TIFF, PDF/A.
d) Tiskárny podporují autentizaci a autorizaci zabezpečení na protokolu IEEE 802.1X (RADIUS server MS NPS).
e) Tiskárny, viz specifikace (C-E), mají integrovanou čtečku bezkontaktních čipových identifikačních karet s podporou Mifare S50 13,56 Mhz.
f) Tiskárny jsou kompatibilní se všemi výrobcem podporovanými operačními systémy koncových stanic – Microsoft (Windows), Apple (macOS, iOS a další).
g) Poskytovatel dodá Objednateli pronajatá zařízení, napojí je na tiskový systém Objednatele (Y Soft SafeQ) a bude na nich zajišťovat komplexní servis a údržbu certifikovanými servisními techniky (tj. techniky, kteří mají oprávnění výrobce zařízení servisní služby provádět).
h) Objednatel poskytne Poskytovateli v systému Y Soft SafeQ adekvátní oprávnění pro zajištění správy pronajímaných tiskáren a možnost odečtu stavů.
i) Po 60 měsících od předání zařízení do pronájmu se Poskytovatel zavazuje na své náklady obměnit tisková zařízení za zařízení nová k dalšímu pronájmu na dobu 60 měsíců. Kategorie dalšího pronajatého zařízení bude dodržena, avšak konkrétní pronajaté zařízení bude dodáno v aktuálním posledním modelu dostupném na trhu nebo modelu vyšším či srovnatelným, který splňuje požadavky na technickou specifikaci tiskového zařízení dané kategorie dle Přílohy č. 1 této Smlouvy.
6.2. Poskytovatel se zavazuje, že bude provádět veškeré servisní práce, opravy a činnosti preventivní údržby na pronajatých tiskových zařízeních a bude na ně dodávat veškeré originální náhradní díly a spotřební materiál, zejména, nikoli však výhradně:
• obrazové jednotky;
• vývojnice;
• fixační jednotky;
• přenosové pásy;
• odpadní nádoby;
• optické válce;
• originální tonery.
6.3. Poskytovatel bere na vědomí, že nákup kancelářského papíru zajišťuje Objednatel a
jeho doplňování do tiskových zařízení zajišťuje Poskytovatel.
6.4. Vzhledem k tomu, že Objednatel disponuje komplexním řešením pro správu tiskových služeb a zabezpečený tisk systémem Y Soft SafeQ, je nezbytné, aby Poskytovatel zajistil, že všechna pronajímaná tisková a multifunkční zařízení budou plně kompatibilní s tímto systémem, kdy Objednatel má na systém Y Soft SafeQ zajištěnou také SLA podporu.
6.5. Poskytovatel je povinen zajistit tuto úroveň služeb (SLA) pro bezproblémový a řádný provoz služeb ve kterémkoli předmětu plnění této Smlouvy:
- Reakční doba: do 1 pracovní hodiny od nahlášení požadavku;
- Zahájení servisního zásahu: do 4 pracovních hodin od nahlášení požadavku;
- Vyřešení požadavku/dokončení opravy: do 8 pracovních hodin od nahlášení požadavku (požadavek lze dočasně vyřešit tzv. „workaroundem“ – zařízením, které splňuje alespoň základní parametry původního zařízení – barevný/černobílý tisk, A3 – A6, skenování);
- V případě vyřešení požadavku „workaroundem“ je vyžadováno uvedení do plnohodnotného stavu do 40 pracovních hodin od nahlášení požadavku;
- Pracovními hodinami pro účely poskytování servisu se rozumí:
o Pondělí: 7:30 – 18:00 hod.
o Úterý: 7:30 – 15:00 hod.
o Středa: 7:30 – 18:00 hod.
o Čtvrtek: 7:30 – 15:00 hod.
o Pátek: 7:30 – 14:00 hod.
- Komunikační kanály pro hlášení požadavků Objednatelem:
o HelpDesk / ServiceDesk Objednatele
o Email: [doplní účastník]
o Telefon: [doplní účastník]
6.6. Objednatel si vyhrazuje právo jednou ročně přezkoumat vhodnost a efektivitu aktuálně využívaných kategorií tiskových zařízení v daném počtu, a to v souladu s měnícími se potřebami a požadavky Objednatele. Na základě této revize může Objednatel rozhodnout o změně počtu tiskáren v dané kategorii, a to v rámci mezí stanovených v tabulce uvedené níže. Tabulka specifikuje minimální a maximální možný počet zařízení, se kterými může Objednatel operovat v rámci dané kategorie. Tato flexibilita umožní Objednateli přizpůsobit infrastrukturu tiskových zařízení jeho aktuálním potřebám a optimalizovat tak provoz a náklady.
Kategorie zařízení | Aktuálně požadovaný počet | Minimální počet | Maximální počet |
A | 57 ks | 40 ks | 80 ks |
B | 81 ks | 60 ks | 110 ks |
C | 15 ks | 10 ks | 30 ks |
D | 24 ks | 20 ks | 40 ks |
E | 22 ks | 20 ks | 40 ks |
F | 1 ks | 0 ks | 5 ks |
G | 1 ks | 0 ks | 5 ks |
Celkem | 201 ks | Min. 150 ks | Max. 310 ks |
6.7. Poskytovatel se zavazuje, že zajištění provozu reprografického střediska bude splňovat tyto technické podmínky:
a) Poskytovatel reprografické středisko vybaví tiskovými zařízeními kategorie F a G v předepsaném požadovaném počtu.
b) Poskytovatel poskytne adekvátní technické vybavení, které umožní realizaci všech níže specifikovaných činností v reprografickém středisku.
c) K zajištění bezproblémového provozu reprografického střediska a k obstarání všech přidružených činností se Poskytovatel zavazuje k zařazení minimálně jednoho pracovníka plynule česky mluvícího (1 FTE, maximálně 2 FTE).
d) Mezi činnosti reprografického střediska patří zejména, nikoliv však výhradně: základní servis všech tiskáren (zaseklý papír apod), výměna a doplňování tiskového spotřebního materiálu na všech pronajímaných tiskárnách, doplňování kancelářského papírů do všech pronajímaných tiskáren, závoz kancelářských papírů dle požadavků uživatelů v rámci místa plnění zakázky, kopírování fyzicky doručených úředních dokumentů předaných zaměstnancem Objednatele, kopírování elektronicky doručených úředních dokumentů předaných zaměstnancem Objednatele, skenování dokumentů dle požadavků od zaměstnanců Objednatele, zajištění potisku obálek všech standardizovaných typů a velikostí dle požadavků zaměstnanců Objednatele, kompletace dokumentů: sešívání (alespoň 50 listů), vazby (alespoň drátěná a plastová), 2 a 4otvorové děrování, zajišťování tisku na papír o gramáži v rozsahu minimálně 60–250 g/m2, doručování kopií dokumentů včetně originálu žadatelům v rámci místa plnění zakázky, evidence tiskových zakázek. Pro výše uvedené činnosti lze Poskytovatelem využít systém (HelpDesk / ServiceDesk) Objednatele.
e) Objednatelem požadovaná provozní doba reprografického střediska je:
o Pondělí: 7:30 – 18:00 hod.
o Úterý: 7:30 – 15:00 hod.
o Středa: 7:30 – 18:00 hod.
o Čtvrtek: 7:30 – 15:00 hod.
o Pátek: 7:30 – 14:00 hod.
6.8. Poskytovatel se zavazuje poskytovat službu v uvedené provozní době nepřetržitě. Nesmí dojít k nepřítomnosti pracovníka na dobu delší než 30 minut s výjimkou zákonné přestávky v práci na stravu a oddych.
6.9. Poskytovatel se zavazuje realizovat uživatelské požadavky a předat zakázky žadatelům co nejdříve od přijetí požadavku (nejpozději do 2 hodin od přijetí požadavku, případně dle dohody s žadatelem).
6.10. Poskytovatel se zavazuje poskytovat službu reprografického střediska výhradně prostřednictvím kvalifikovaných pracovníků plynně ovládajících český jazyk. Při dodržení všech uvedených požadavků může funkci pracovníka reprografického střediska i servisu plnit jedna osoba.
6.11. Poskytovatel se zavazuje na odůvodněnou žádost Objednatele vyměnit pracovníka či pracovníky poskytující služby v rámci reprografického střediska nebo servisu, a to nejpozději do 30 pracovních dnů od doručení takové žádosti.
6.12. Poskytovatel se dále zavazuje zajistit:
a) Monitoring stavu zásob kancelářského papíru. V případě, že zásoby kancelářského papíru klesnou pod domluvenou mez, informuje o tom Objednatele a ten zajistí jeho nákup.
b) Monitoring stavu a pravidelné doplňování kancelářského papíru v pronajatých zařízení umístěných ve společných prostorech (zejména chodbové tiskárny).
c) Donášku papíru zaměstnancům Objednatele v rámci místa plnění zakázky na základě požadavku uživatele v servisním systému Zadavatele (HelpDesk / ServiceDesk).
d) Výdej papíru zaměstnancům Objednatele v rámci kanceláře reprografického střediska.
e) Evidenci vydaného (počet balení, osoba) a doplněného (počet balení, tiskárna) papíru pro účely sledování spotřeby. Lze využít systém (HelpDesk / ServiceDesk) Objednatele.
f) Doplňování a výdej papíru v rámci provozní doby reprografického střediska.
VII.
MÍSTO A DOBA POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB
7.1. Místem plnění je sídlo Objednatele na adrese Xxxxxxxxxxx 0000/000, 000 00 Xxxxx 00.
7.2. Poskytovatel prohlašuje, že se dostatečně seznámil s faktickým a technickým stavem místa poskytování služeb a že nezjistil žádné překážky, které by mu bránily v uzavření této Smlouvy a/nebo které by vedly k nemožnosti plnění dle této Smlouvy.
7.3. Tato Xxxxxxx nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami a účinností dnem uveřejnění v registru smluv v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů.
7.4. Tato smlouva je uzavřena na dobu neurčitou.
VIII.
CENA PLNĚNÍ A PLATEBNÍ PODMÍNKY
8.1. Cena za poskytování služeb Poskytovatelem Objednateli dle této Smlouvy je stanovena dohodou Smluvních stran na základě nabídky Poskytovatele v rámci příslušné Veřejné zakázky.
8.2. Smluvní strany se dohodly, že Zhotoviteli náleží za předmět plnění dle této Smlouvy cena, která je stanovena součtem těchto tří segmentů:
a) Sumou součinů počtu využívaných tiskových zařízení dané kategorie a
jednotkové ceny za zařízení dané kategorie;
b) Sumou součinů počtu vytištěných/naskenovaných stran A4 dané kategorie a jednotkové ceny za výtisk/sken dané kategorie;
c) Cenou za zajištění provozu služeb reprografického střediska.
Ceny uvedené Poskytovatelem ve Formuláři nabídkové ceny prací obsahují veškeré náklady související s poskytováním Tiskových služeb.
8.3. Cena se skládá z ceny za pronájem tiskových zařízení dle jednotlivých kategorií těchto tiskových zařízení a počtu reálně pronajatých tiskových zařízení dle těchto kategorií, dále z ceny za výtisk jedné strany barevného a černobílého tisku a za sken jedné strany vynásobené počtem vytištěných, resp. naskenovaných stran, kdy tato cena zahrnuje veškeré náklady na veškeré služby s tím spojené, a to včetně nákladů na servis, údržbu, toner a jiný spotřební materiál, případně další provozní náklady a dále z ceny za provoz reprografického střediska a s ním souvisejících služeb, jak je blíže specifikováno ve Formuláři nabídkové ceny.
8.4. Cena za 1 ks výtisku strany A3 odpovídá ceně za 2 ks výtisku strany A4.
8.5. U ceny za sken jedné strany je bez významu její formát a zda se jedná o černobílý nebo barevný sken.
8.6. Cena za kopii jedné strany je dána součtem ceny za sken jedné strany a ceny za výtisk jedné strany.
8.7. Cena za provoz reprografického střediska je stanovena tak, aby zahrnovala veškeré náklady spojené s poskytováním služeb v reprografickém středisku, a to zejména personálnímu zajištění (náklady na kvalifikované zaměstnance, kteří budou schopni efektivně řešit všechny požadavky a činnosti spojené s provozem reprografického střediska) a technickému vybavení (náklady na pořízení a údržbu technického vybavení nezbytného pro provoz reprografického střediska).
8.8. Smluvní strany se výslovně dohodly na tom, že smluvní cena zároveň zahrnuje veškeré služby, dodávky, instalace náklady, poplatky, výkony, dopravné a balné, servis, školení obsluhy a další činnosti nutné pro řádné provedení plnění dle této Smlouvy včetně takových, které nejsou v této Smlouvě výslovně uvedeny, avšak Poskytovatel jako odborník jednající s náležitou péčí o nich ví nebo by vědět měl a mohl, že jsou nezbytné pro řádné provedení díla dle této Smlouvy.
8.10. Objednatel zaplatí Poskytovateli cenu na základě skutečně provedených tisků a skenů dle odebraných služeb za ceny uvedené v příloze č. 2 této Smlouvy. Jednotlivé platby se budou skládat z měsíční ceny pronájmu tiskových zařízení, ceny za tisk a skenování za daný kalendářní měsíc a ceny za zajištění provozu reprografického střediska za daný kalendářní měsíc.
8.11. Podkladem pro vydání faktury musí být soupis Poskytovatelem skutečně provedených tisků a skenování za příslušný měsíc, soupis počtu pronajatých tiskových zařízení za daný měsíc a ceny za provoz reprografického střediska odsouhlasený a podepsaným osobou oprávněnou jednat za Objednatele. K prokazování finančního objemu Poskytovatelem poskytnutých dodávek a služeb bude sloužit Formulář nabídkové ceny.
8.12. Poskytovatel doručí Objednateli fakturu – daňový doklad vystavenou na základě skutečně realizovaných služeb. Faktura bude vystavena za uplynulý kalendářní měsíc nejpozději do 10. dne měsíce následujícího. Přílohou faktury bude přehled, kde budou pro jednotlivá zařízení za fakturované období rozepsány ceny za nájem, cena za měsíční zajištění provozu reprostřediska a cena za skutečně provedené tisky (členění černobíle
/ barevně) a skenování včetně uvedení jejich počtů dle stavu jednotlivých služeb odebraných z tiskových zařízení.
8.13. Faktura musí splňovat veškeré náležitosti podle příslušných účetních a daňových předpisů. V případě, že faktura doručená Objednateli bude mít vady, je Objednatel oprávněn vrátit takovou fakturu Poskytovateli a takováto faktura není považována za doručenou. Lhůta splatnosti v takovém případně neběží, přičemž nová lhůta splatnosti počíná běžet až od doručení opravené či doplněné faktury.
8.14. Splatnost Poskytovatelem vystavené faktury nesmí být kratší než 30 dnů ode dne
doručení příslušné (v souladu s touto Smlouvou) vystavené faktury Objednateli. Úhrada
faktur se bude provádět převodem fakturované částky z účtu Objednatele na účet
Poskytovatele.
8.15. Objednatel a Poskytovatel se výslovně dohodli na tom, že Objednatel je oprávněn započíst smluvní pokutu, na kterou Objednateli vznikne dle této smlouvy nárok, proti fakturované částce.
8.16. Poskytovateli nebude poskytována záloha.
8.17. Cena plnění bude vždy k datu 1. března každého kalendářního roku automaticky změněna dle roční míry inflace, vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen za uplynulý kalendářní rok, a to na základě Indexu spotřebitelských cen vydávaným Českým statistickým úřadem, avšak nejdříve po dvou letech od nabytí účinnosti této Smlouvy, tj. nejdříve od 1. 3. 2027.
IX.
DALŠÍ UJEDNÁNÍ
9.1. Smluvní strany jsou povinny při zajištění předmětu plnění dle této Smlouvy vzájemně spolupracovat, poskytovat si vzájemně součinnost nutnou při poskytování služeb dle této Smlouvy a vzájemně se informovat o skutečnostech, které jsou nebo mohou být významné pro poskytování služeb dle této Smlouvy.
9.2. Poskytovatel se zavazuje poskytovat služby dle této Smlouvy svým jménem a na svůj náklad, vlastní odpovědnost a na své nebezpečí ve stanovených termínech.
9.3. Poskytovatel je povinen po celou dobu platnosti této Smlouvy udržovat v platnosti
pojištění Poskytovatele.
9.4. Poskytovatel prohlašuje, že má s pojišťovnou: […], a.s., se sídlem […], IČO: […] uzavřenu smlouvu o pojištění odpovědnosti za újmu způsobenou při podnikání. Pojištění v základním rozsahu je sjednáno s limitem plnění minimálně ve výši 10.000.000 Kč.
9.5. Poskytovatel je povinen Objednateli oznámit jakoukoli skutečnost, která by mohla mít, byť i částečně, vliv na schopnost Poskytovatele plnit své povinnosti vyplývající z této Smlouvy. Takovým oznámením však Poskytovatel není zbaven povinností vyplývajících z této Smlouvy.
9.6. Poskytovatel se zavazuje zajistit pro plnění této Smlouvy odborně způsobilý tým v dostatečném počtu. Vybrané činnosti bude Poskytovatel vykonávat osobami, které jsou k tomu oprávněny, mají příslušný průkaz/osvědčení, popřípadě jsou k příslušným činnostem autorizovány dle zvláštního předpisu.
9.7. Poskytovatel se zavazuje, že neužije žádný z výsledků jeho činnosti vzniklý při poskytování Xxxxxxxxx služeb dle této Smlouvy ani jakákoli data shromážděná v souvislosti s poskytováním Tiskových služeb dle této Smlouvy k jiným účelům než ke
splnění této Smlouvy, a žádný z těchto výsledků neposkytne k užití žádné třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu Objednatele.
9.8. Poskytovatel se zavazuje, zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví od Objednatele v souvislosti s plněním této Smlouvy, a to zejména ohledně obchodního tajemství ve smyslu § 504 OZ a důvěrných informací ve smyslu § 1730 OZ. Tyto informace nesmí žádná ze Smluvních stran poskytnout třetí osobě či použít v rozporu s jejich účelem pro své potřeby. V případě porušení této povinnosti vznikne Smluvní straně, která ji poruší, povinnost nahradit druhé Smluvní straně tím způsobenou újmu. Ustanovením tohoto odstavce není dotčeno právo ani povinnost Smluvních stran uveřejnit informace v případech stanovených závazným právním předpisem, zejména ZZVZ, zákonem č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů či zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů.
9.9. Poskytovatel si je vědom toho, že informace, které Objednatel tiskne či kopíruje mohou obsahovat osobní či jiné neveřejné nebo důvěrné údaje a informace. Poskytovatel se zavazuje neuchovávat obsah tištěných či kopírovaných dokumentů nad rámec nezbytný k provedení tiskových či kopírovacích prací a v žádném případě tento obsah nezpřístupní žádné třetí osobě. Ukončení účinnosti této Smlouvy z jakéhokoliv důvodu se nedotkne ustanovení tohoto článku a jeho účinnost přetrvá i po ukončení účinnosti této Smlouvy.
X.
NÁHRADA ŠKODY, SMLUVNÍ POKUTY
10.1. Poskytovatel odpovídá za veškeré škody způsobené porušením povinností vyplývajících
mu z této Smlouvy.
10.2. V případě nezajištění dodávky tonerů Poskytovatelem ve stanoveném termínu, náleží Objednateli smluvní pokuta ve výši 5.000 Kč za každý, byť i započatý den prodlení, ve kterém nebyly Objednateli tonery k dispozici v dostatečném množství pro řádný provoz tiskových zařízení.
10.3. V případě prodlení Poskytovatele s definovanou úrovní služeb SLA dle článku VI. odst.
6.5 této Smlouvy, vznikne Objednateli nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 500 Kč za každou i započatou Pracovní hodinu prodlení s vyřešením takového požadavku, a to bez ohledu na parametr SLA (reakční doba, zahájení servisního zásahu, vyřešení požadavku, uvedení do plnohodnotného stavu).
10.4. V případě, že nepřítomnost pracovníka Poskytovatele v Reprografickém středisku přesáhne přípustnou dobu dle článku VI. odst. 6.8 této Smlouvy (v případě, že nepůjde o zákonnou přestávku v práci na jídlo a oddech) o více než 30 minut, vznikne Objednateli nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 500 Kč za každou i započatou hodinu nepřítomnosti pracovníka Poskytovatele v Reprografickém středisku nad rámec přípustné doby nepřítomnosti.
10.5. V případě, že Poskytovatel nedodrží dobu pro realizaci uživatelských požadavků dle článku VI. odst. 6.9 této Smlouvy, vznikne Objednateli nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 300 Kč za každou i započatou hodinu prodlení s realizací zakázky, pokud nebylo s žadatelem dohodnuto jinak. Výjimkou jsou případy, kdy není z objektivních důvodů možné termín dodržet (časová náročnost zakázky, souběh většího množství zakázek a podobně).
10.6. V případě, že Poskytovatel nezajistí služby dle článku VI. odst. 6.12 této Smlouvy, vznikne Objednateli nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 1.000 Kč za každý jednotlivý případ porušení. Výjimkou jsou případy, kdy k porušení došlo z důvodu nezajištění součinnosti Objednatele.
10.7. V případě, že Poskytovatel poruší mlčenlivost nebo nezajistí dostatečnou ochranu neveřejných nebo důvěrných údajů a informací dle článku IX ods t. 9.8. a/nebo 9.9. této Smlouvy, vznikne Objednateli nárok na zaplacení smluvní pokuty ve výši 100.000 Kč za každý jednotlivý případ porušení.
10.8. V případě prodlení s plněním ostatních smluvních povinností Poskytovatele, které způsobí nemožnost využití tiskových služeb stanovených způsobem, či ve stanovené rozsahu, náleží Objednateli smluvní pokuta ve výši 5.000 Kč za každý, byť i započatý den prodlení.
10.9. V případě, že Poskytovatel ve shora stanoveném termínu dle čl. IV. odst. 4.1. této Smlouvy nedodá Objednateli požadovaný počet tiskových zařízení a nezajistí jejich provozuschopný stav, je Poskytovatel povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 1.000 Kč za každé takové chybějící a/nebo neprovozuschopné zařízení a za každý den takového prodlení.
10.10. Smluvní pokuty se sčítají.
10.11. Výše uvedenými smluvními pokutami není dotčeno právo Objednatele na náhradu jakékoliv škody. Objednatel je oprávněn požadovat náhradu škody v plné výši bez ohledu na sjednanou smluvní pokutu.
10.12. Smluvní pokuty sjednané touto smlouvou jsou splatné do 30 dnů ode dne doručení výzvy k jejich zaplacení povinné smluvní straně.
XI.
UKONČENÍ SMLOUVY
11.1. Smluvní strany mohou od této Smlouvy odstoupit v zákonem stanovených případech, zejména v případě podstatného porušení této Smlouvy.
11.2. Objednatel může od této Smlouvy odstoupit, nejsou-li Poskytovatelem plněny řádně jeho povinnosti, zejména pokud Poskytovatel neprovádí dodávku kvalitně, včas a v souladu s podmínkami této Smlouvy a po předchozí výzvě Objednatele ve stanovené lhůtě nezajistil nápravu.
11.3. Odstoupení od této smlouvy musí být odstupující smluvní stranou učiněno písemně, doručeno druhé smluvní straně, přičemž účinky odstoupení nastávají dnem doručení písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně. V případě odstoupení od Smlouvy není dotčeno právo Objednatele na náhradu škody podle platných právních předpisů.
11.4. Tuto smlouvu lze jednostranně vypovědět ze strany Objednatele i ze strany Poskytovatele, a to i bez udání důvodu, avšak nejdříve po uplynutí čtyř (4) let od zahájení plnění ze strany Poskytovatele dle této Smlouvy. V případě výpovědi ze strany Poskytovatele činí výpovědní lhůta 9 měsíců a běží ode dne následujícího po doručení písemné výpovědi druhé Smluvní straně a v případě výpovědi ze strany Objednatele činí výpovědní lhůta 3 měsíce a běží ode dne následujícího po doručení písemné výpovědi druhé Smluvní straně.
XII.
UJEDNÁNÍ O NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJI
12.1. Smluvní strany se zavazují zajistit povinnost mlčenlivosti všech svých pracovníků či jiných osob, jež budou přicházet do styku s osobními údaji, a to v tomto rozsahu:
a) zachovávat mlčenlivosti o poskytnutých osobních údajích i o způsobu jejich zabezpečení;
b) nezneužít osobní údaje ve prospěch svůj ani třetích osob;
c) nevystavit osobní údaje přístupu neoprávněných osob ani nebezpečí jejich ztráty;
d) zajistit povinnosti mlčenlivosti ohledně osobních údajů i po skončení plnění podle této
Smlouvy.
12.2. Smluvní strany berou na vědomí, že
a) každá ze Smluvních stran je správcem osobních údajů (dále jen „správce“) získaných od pracovníků Smluvních stran v souvislosti s uzavřením této Smlouvy;
b) subjektem údajů se pro účely této Smlouvy rozumí zaměstnanci Objednatele, osoby podílející se za Poskytovatele na plnění předmětu Smlouvy a kontaktní a oprávněné osoby, jejichž osobní údaje si strany poskytují v souvislosti s uzavřením této Smlouvy;
c) osobní údaje získané v souvislosti s uzavřením této Smlouvy budou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení
o ochraně osobních údajů, dále také jen „GDPR“) a souvisejícími právními předpisy, výhradně za účelem realizace závazků z této Smlouvy;
d) osobní údaje získané v souvislosti s uzavřením této Smlouvy nebudou poskytovány třetím osobám (příjemcem osobních údajů jsou výlučně Smluvní strany navzájem a nebudou předávány třetím osobám ani příjemci ve třetí zemi nebo mezinárodní organizaci);
e) osobní údaje získané v souvislosti s uzavřením této Smlouvy budou správcem uloženy po dobu nezbytně nutnou pro realizaci závazků z této smlouvy a pro splnění povinností správce plynoucích v souvislosti s uzavřením této Smlouvy z platných právních předpisů.
12.3. Smluvní strany prohlašují a nesou odpovědnost za to, že jejich pracovníci stanovení Smluvními stranami jako kontaktní a oprávněné osoby a členové realizačního týmu podílející se na plnění předmětu Smlouvy, byli poučeni:
a) o tom, že smluvní strany si vzájemně předávají jejich osobní údaje v rozsahu: titul, příp. vědecká hodnost, jméno, příjmení, adresa elektronické pošty a telefonní číslo v rámci plnění této Smlouvy, a to za účelem realizace závazků z této Smlouvy;
b) o veškerých právech subjektu údajů, která mohou uplatnit vůči druhé Smluvní straně, zejména právo na přístup k osobním údajům, které jsou o nich zpracovávány, právo na jejich opravu nebo výmaz nebo omezení zpracování, vznést námitku proti zpracování, jakož i uplatňovat další práva v mezích GDPR a právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
12.4. S ohledem na skutečnost, že při realizaci této Smlouvy bude docházet ke zpracování osobních údajů Poskytovatelem jako zpracovatelem ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a ve smyslu GDPR, jsou Smluvní strany povinny ještě předtím, než k faktickému zpracování osobních údajů Poskytovatelem jako zpracovatelem bude docházet, uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů, kterou budou upravena práva a povinnosti Smluvních stran při zpracování osobních údajů Poskytovatelem jako zpracovatelem. Text zpracovatelské smlouvy připraví Objednatel.
XIII.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
13.1. Tato Smlouva se řídí právním řádem České republiky, zejména OZ.
13.2. Pro spory z této Smlouvy nebo spory vzniklé v souvislosti s ní sjednávají Smluvní strany výslovně pravomoc soudů České republiky.
13.3. Smluvní strany se dohodly na tom, že nastane-li zcela mimořádná nepředvídatelná okolnost, která plnění z této Smlouvy podstatně ztěžuje, není kterákoliv Smluvní strana oprávněna požádat soud, aby podle svého uvážení rozhodl o spravedlivé úpravě ceny za plnění dle této Smlouvy, anebo o zrušení Smlouvy a o tom, jak se strany vypořádávají. Tímto Smluvní strany přebírají ve smyslu ustanovení § 1765 a násl. OZ nebezpečí změny okolností.
13.4. Poskytovatel není oprávněn jakoukoli svou pohledávku či jiné právo z této Smlouvy postoupit na třetí stranu nebo dát do zástavy třetí straně bez předchozího písemného souhlasu Objednatele.
13.5. Případná neplatnost některých ustanovení této Smlouvy nezpůsobuje neplatnost celé Smlouvy. Pokud bude soudem shledána neplatnost některého ustanovení této Smlouvy, Smluvní strany jej nahradí novým platným ustanovením, které svým obsahem bude nejvíce odpovídat účelu ustanovení neplatného.
13.6. Tato Smlouva může být mezi Smluvními stranami uzavřena elektronicky. V případě, že bude Smlouva uzavřena v listinné podobě, tato bude vyhotovena ve čtyřech stejnopisech s platností originálu, z nichž Objednatel obdrží dva stejnopisy a Poskytovatel dva stejnopisy.
13.7. Podepsáním této Smlouvy Smluvní strany výslovně souhlasí s tím, aby byl celý text této Smlouvy, případně její obsah a veškeré skutečnosti v ní uvedené ze strany Městské části Praha 10 uveřejněny, a to i v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany též prohlašují, že veškeré informace uvedené v této Smlouvě nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu § 504 OZ a udělují svolení k jejich užití a uveřejnění bez stanovení jakýchkoliv dalších podmínek.
13.8. Tato Smlouva může být měněna a doplňována pouze písmeně, formou smluvního
dodatku po dohodě obou Smluvních stran.
13.9. Smluvní strany si smlouvu přečetly, jejímu obsahu porozuměly, souhlasí s ním a na důkaz toho připojují své podpisy.
13.10. Součástí této smlouvy jsou následující přílohy:
- Příloha č. 1 – Technická specifikace;
- Příloha č. 2 – Formulář nabídkové ceny.
13.11. Doložka dle ustanovení § 43 odst. 1 zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů, potvrzující splnění podmínek pro platnost právního jednání Městské části Praha 10. Uzavření této smlouvy bylo schváleno rozhodnutím RMČ Praha 10, a to usnesením ze dne [vyplní Objednatel] č. [vyplní Objednatel].
V Praze dne [vyplní Objednatel] V […] dne […]
za Městskou část Praha 10
Xxx. Xxxxx Xxxxxxx, vedoucí odboru informatiky
za […]
[…],
[…]